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Sesin 5. Consultas de seleccin

5.1. Qu es una consulta? Una consulta es una pregunta que se hace sobre las tablas. As, puede preguntar cuantos pantalones se vendieron en el mes de mayo, o cuanto se gasto cada cliente durante el ao. Estos datos son muy importantes para la buena gestin de una empresa y Access nos permite obtenerlos fcilmente. 5.2. Consultas simples con el asistente Vamos a empezar creando consultas simples para seleccionar los datos de una tabla. Imagine que quiere obtener una lista con los nombres, apellidos y nmeros de telfono de sus clientes para llamarlos y preguntarles si estn satisfechos con la atencin que recibe de nuestra empresa. 1. 2. Abra la base de datos Gestin. Haga clic en el botn Consultas en la zona izquierda de la ventana de base de datos.

3. 4. 5. 6. 7. 8.

En el botn Consultas puede ver como todava no hay ninguna consulta. Haga doble clic en el icono Crear una consulta utilizando el asistente. Se abre el asistente para consultas. El asistente le ayuda en el proceso de creacin de una consulta. Haga clic en la lista Tabla en la zona superior de la ventana. Como necesitamos los datos de los clientes, haga clic en Tabla: Cliente. Observe como en la lista de campos se muestran los campos de la tabla Cliente. Haga clic en el campo ApellidosCliente. Haga clic en el botn para aadir campo a la consulta, que contiene un smbolo > dentro de l. Observe como ahora se muestra el campo ApellidosCliente en la lista de campos seleccionados.

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@INTE ACADEMIA 9. Haga lo mismo con los campos NombreCliente y TelfonoCliente.

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10. Ya podemos seguir con la consulta. Haga clic en el botn Siguiente. 11. 12. Ahora debe especificar un nombre para la consulta. Escriba ConsTelClientes. Haga clic en el botn Finalizar.

13. Observe como se muestran los datos de la consulta con los campos que ha seleccionado. Cambie el tamao de las columnas de modo que los datos se vean completamente.

14.

Ahora haga clic en el botn Diseo, que es el primero de la barra de herramientas de Access.

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15. Lo que est viendo ahora es la ventana de diseo de consultas. En la zona superior puede ver las tablas que forman parte de la consulta y en parte inferior los campos que forman la consulta.

16.

Vamos a jugar un poco con la consulta. Suponga que necesita los clientes ordenados por apellidos. Haga clic en el cuadro Orden del campo ApellidosCliente.

17. Observe como se despliega. Haga clic en la opcin Ascendente.

18.

Haga clic en el botn Vista hoja de datos, que est a la izquierda de la barra de herramientas para ver ahora los datos. Observe como ahora estn ordenados por Apellidos.

Ejercicios. 1. Modifique la consulta anterior de modo que se ordenen los clientes por Nombre. 2. Cree una consulta con todos los datos de los artculos ordenados por la descripcin del artculo. 3. Cree una consulta con todas las facturas ordenadas por nmero de factura.

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@INTE ACADEMIA 5.3. Consultas simples creadas manualmente

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Vamos a aprender a crear consultas sobre una sola tabla sin usar el asistente. 1. 2. En el panel Consultas, haga doble clic en Crear una consulta en vista Diseo. Se abre una ventana donde se le permite introducir las tablas que desee en la consulta. Haga doble clic en Artculo para aadir la tabla Artculo a la consulta.

3.

Observe como se muestra la tabla Artculo en la nueva Consulta. Ahora vamos a poner los campos en la consulta manualmente. Haga clic en el campo DescripcinArticulo y, sin soltar el botn izquierdo del ratn, arrstrelo hasta la lnea Campo de la primera columna.

4.

Observe como se muestra ahora el campo DescripcionArticulo en la primera columna.

5.

Arrastre los campos PrecioArticulo y FamiliaArticulo a las columnas 2 y 3 de la consulta.

6.

Abra la consulta en vista Hoja de datos para ver los datos. 4/9 AINTE INFORMTICA S.L.

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Ahora haga lo necesario para ordenador los artculos por su descripcin. Vuelva a abrir la consulta en modo Hoja de datos para ver los datos ordenados. Vamos a cambiar el orden de las columnas. Haga clic en el cuadro gris sobre la columna FamiliaArticulo y arrstrelo hacia la primera posicin de la consulta.

10. Abra de nuevo la consulta en modo Hoja de datos. Observe como los artculos siguen ordenados por descripcin. 11. Ahora vamos a ordenador los artculos por familia en orden descendente, es decir, del mayor al menor. Haga clic en el cuadro Orden del campo FamiliaArticulo. 12. Seleccione la opcin Descendente. 13. Observe como ahora los artculos estn ordenados por Familia en orden descendente, aunque dentro de cada Familia de artculos, stos estn ordenados por Descripcin de menor a mayor. 14. Para terminar, vamos a introducir un criterio. Vuelva a la vista Diseo. 15. Haga clic en el primer cuadro Criterio del campo FamiliaArticulo. 16. Escriba falda. es porque es un campo de texto. 17. Pulse la tecla Intro. Al pulsar Intro, salen unas comillas alrededor de la palabra. Esto

18.

Haga clic en el botn de vista Hoja de datos y observe como ahora solo se muestran las faldas. Guarde esta consulta como ConsultaFaldas.

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Muy bien!!! Ha hecho su primera consulta con criterios. En el prximo apartado las estudiaremos en profundidad. 5.4. Consultas con criterios Vamos a realizar ahora algunas consultas ms con distintos criterios. 1. 2. 3. 4. 5. 6. Cree una consulta nueva en vista Diseo. Agregue la tabla Factura. Arrastre los campos NFactura y FechaFactura. Guarde esta consulta como ConsFactura. Escriba en la primera fila de Criterios de la columna NFactura lo siguiente: 00032006 Abra la consulta en la vista hoja de datos y observe como solo se muestra la factura 3 del 2006.

7. 8. 9.

Borre este criterio. Haga clic en la primera fila de criterios del campo FechaFactura. Escriba lo siguiente: 14/02/2006

10. Observe como al salir del cuadro, se colocan automticamente unos smbolos de almohadilla alrededor de la fecha: Access detecta que se trata de una fecha y lo marca de este modo. 11. Vea la consulta en modo Hoja de datos. Observe como solos se muestra la factura que tiene la fecha 14/02/2006.

12.

Ahora escriba lo siguiente en el cuadro de la primera fila de criterios del campo Fecha. >14/02/2006

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13. Abra la vista Hoja de datos. Observe como se muestran las facturas posteriores al 14 de febrero de 2006. 14. Vuelve a la vista Diseo y escriba lo siguiente en el cuadro de la primera fila de criterios del campo Fecha. <=14/02/2006 15. Observe como ahora se muestran las facturas con fechas anteriores o iguales al 14 de febrero de 2006. 5.5. Consultas sobre varias tablas Hasta ahora hemos realizado consultas con datos de una sola tabla. Ahora vamos a realizar consultas sobre datos de varias tablas. 1. 2. Cree una nueva tabla en vista Diseo. Agregue las tablas Cliente y Factura.

3.

Observe como se agrega tambin la relacin que hay entre las dos tablas. Arrastre los campos NFactura, FechaFactura, CodClienteFactura, ApellidosCliente y NombreCliente.

4.

Abra la consulta en vista Hoja de datos y compruebe como se muestran todos los datos: ahora puedo ver a que cliente corresponde cada factura sin tener que buscar su cdigo.

5.

Ahora vamos a dar algn orden a las facturas. Arrastre el campo FechaFactura al primer lugar de la consulta.

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6. 7. 8.

Haga clic en el cuadro Orden del campo FechaFactura y seleccione orden Ascendente. Abra la consulta en vista Hoja de datos y observe como la consulta est ahora ordenada por fecha. Para terminar, vamos a buscar las facturas de algunos clientes. Haga clic en la primera fila de criterios del campo ApellidosCliente y escriba lo siguiente: Lpez

9. 10.

Abra la consulta en vista Hoja de datos y observe como solo se muestran las facturas de los clientes cuyos apellidos sean Lpez. Ahora haga clic en la primera fila de criterios de la columna FechaFactura y escriba lo siguiente: >01/06/2006

11.

Abra la consulta en vista Hoja de datos. Observe como solo se muestra una factura: aquella del cliente con apellido Lopez que tiene una fecha posterior al 1 de Junio de 2006. Si especificamos dos criterios en la misma fila, se muestran solo aquellos registros que cumplen las dos condiciones a la vez.

12. Imagine que queremos saber, adems de las facturas que tiene el cliente Lpez despus del 1 de Junio, las facturas que tiene el cliente Ramrez posteriores al 1 de septiembre de 2006. Haga clic en el cuadro de la segunda fila de criterios del campo Fecha y escriba lo siguiente: >01/09/2006 13. Haga clic en el segundo cuadro de criterios de la columna ApellidosCliente y escriba lo siguiente: Ramrez

14.

Ahora abra la consulta en vista Hoja de datos. Observe como ahora se muestran adems las facturas de Ramrez posteriores a 1/9/2006. Si especificamos distintos criterios en distintas filas, los resultados se aaden a la consulta. 8/9 AINTE INFORMTICA S.L.

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Ejercicios. Realice las siguientes consultas sobre la base de datos Gestin 1. 2. Haga una consulta que muestre el nombre del Artculo, la fecha de compra, la cantidad y el precio de todos los artculos comprados antes del 15 de Junio de 2006. Haga una consulta que muestre el nombre del Artculo, la fecha de compra, la cantidad y el precio de todos los artculos comprados entre el 1 de marzo de 2006 y el 1 de Julio de 2006. (Pista: use como criterio: Entre 1/3/2006 Y 1/7/2006). 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Haga una consulta que muestre los nombres, el precio y las unidades de los artculos comprados por el cliente Lpez. Haga una consulta que muestre en que fechas se compraron artculos de la familia Falda. Haga una consulta que muestra en que fechas y con que precios se vendieron Jerseys de punto naranja. Haga una consulta que muestre los artculos de las familias Faldas y Pantalones. Haga una consulta que muestre las fechas en las que se vendieron artculos de las familias Camisa y Jersey. Haga una consulta que muestre las facturas de Enero, Junio y Marzo. Haga un consulta que muestre los nombres de los clientes y los artculos que han comprado con las unidades ordenados primero por apellidos del cliente y luego por cantidad del artculo. 10. Haga una consulta que muestre las lneas de factura de la primera mitad del ao ordenadas por familias.

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