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SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN. ESTRUCTURA DOCUMENTAL


DECLARACIONES ESTRATGICAS Misin Visin Poltica Integrada de calidad Objetivos Integrados de calidad Principios MANUAL RESOLUCIN PROCESO DOCUMENTO DE APOYO DOCUMENTO EXTERNO FORMATO

REGISTRO

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PRESENTACIN La mejor estrategia para garantizar que el Sistema Integrado de Gestin de la Corporacin Politcnico Marco Fidel Surez sea adecuado, conveniente y eficaz ha sido involucrando desde el comienzo a todos los empleados en la documentacin y mejora continua de los procesos a travs de las reformas en caracterizaciones, procedimientos, instructivos y formatos, ya que son los empleados quienes tienen el conocimiento y aplican los procedimientos documentados. La Institucin tiene estratgicamente Lideres y equipos de trabajo consolidados para la Gestin efectiva de los procesos, quienes son responsables de mejorar continuamente los documentos que luego sern sometidos a la aprobacin por parte de la Direccin del Sistema Integrado de Gestin quien analizar las modificaciones solicitadas y avalar o negar las modificaciones solicitadas de acuerdo a la pertinencia de estas. Es necesario entender la Institucin como un Sistema relacionado entre procesos en interaccin y no como un conjunto de reas funcionales separadas. Esto representa en primera instancia, un cambio de cultura para los empleados y directivos, porque hace que se sientan parte de una cadena, que rompe las barreras funcionales de las Unidades y que se orientan en funcin de la satisfaccin del cliente. Un resultado deseado (objetivo), se alcanza ms eficientemente cuando las actividades y los recursos relacionados se gestionan como un todo. El Manual de la Calidad de la Corporacin Politcnico Marco Fidel Surez, es una herramienta de navegacin para la Institucin, en l se referencian los documentos que dan respuesta a los requerimientos de la NTC- ISO 9001:2008, NTC-ISO 14001:2004, NTC-OHSAS 18001:2007 y los necesarios por la Organizacin para el buen desempeo y el cumplimiento de la Misin Institucional. Las actividades de documentacin, adopcin, implementacin y evaluacin del Sistema de Gestin de Calidad permiten que los ejecutores de los procesos describan lo que hacen, hagan lo que escribieron, verifiquen lo que hicieron y mejoren sus resultados, de esta manera estn aportando sus conocimientos y contribuyendo a un mejoramiento continuo del Sistema Integrado de Gestin. De acuerdo al numeral 4.2.2 de la norma el manual de la calidad de la Corporacin Politcnico Marco Fidel Surez incluye tres elementos importantes que son: a. El alcance del Sistema Integrado de Gestin, incluyendo los detalles y la

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Justificacin de cualquier exclusin. b. Los procedimientos documentados establecidos para el sistema de gestin de calidad o una referencia a los mismos. c. Una descripcin de la interaccin entre los procesos del sistema de gestin Integrado

1 OBJETIVO Describir el Sistema Integrado de Gestin de la Corporacin Politcnico Marco Fidel Surez para asegurar el logro de la Misin y los objetivos Institucionales. 2 ALCANCE Prestacin de servicios educativos en programas tcnicos y tecnolgicos con perfil de formacin para el trabajo y el desarrollo humano en las reas administracin, salud, ingeniera y humanidades. El alcance del Sistema Integrado de Gestin aplica para todos los procesos estructurados en el mapa de procesos de la Corporacin Politcnico Marco Fidel Surez. 3 REFERENCIAS NORMATIVAS NTC-ISO 9001-2008 NTC-ISO 14001:2004. NTC-OHSAS 18001:2007. Requisitos definidos en las caracterizaciones de cada proceso.

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1.1. ELEMENTOS COMUNES PARA UN SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN


NTC ISO C.N.A 9001:2008 0 0.1 0.2 0.3 0.4 1 1.1 1.2 1 1 Diseo documento con los 10 factores de Acreditacin (Ley 30 de 1992) Aplicacin Introduccin Introduccin Lineamientos del Consejo Nacional de Acreditacin Generalidades Compatibilidad con otros sistemas de gestin 14001:2004 18001:2007 ASPECTOS DE INTEGRALIDAD

Requisitos Generales 4.1 5.5 5.5.1 4.1 4.1 Requisitos del Consejo Nacional de Acreditacin Las Alta Direccin debe definir y comunicar responsabilidades y autoridades para el buen desempeo del SGI. La Alta direccin debe definir una poltica que incluya compromiso con la prevencin de lesiones y enfermedades y la prevencin de Documento C.N.A 5.1 5.3 8.5.1 4.2 4.2 Introduccin: Avances en la construccin de una poltica integral de calidad: la Acreditacin Institucional La organizacin mejora continuamente la contaminacin ambiental. Factor 1: Misin y Proyecto Institucional

usando: Poltica integral, Objetivos SGI, Programas ambientales y S.S.O., Resultado auditorias integrales, Anlisis datos del SGI, Acciones correctiva y preventivas, Revisin de Alta Direccin.

5.4

4.3

4.3

Literal 9. Requisitos y condiciones iniciales para

Planificacin del Sistema Integrado: Mapa de Procesos, Caracterizaciones, Alcance,

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ingresar al sistema nacional de acreditacin Seguimiento y Medicin

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(Indicadores),

Normatividad, Criterios y mtodos de control, Disponibilidad Correctivas, de recursos, y de Acciones Mejora,

Preventivas

Cumplimiento de requisitos y objetivos de calidad.

Establecer y mantener Manual Integrado, que defina: El alcance: indicando detalles de cualquier exclusin de las normas,

Procedimientos documentados, Descripcin de interacciones, Recursos: presupuesto, estructura tecnologa, trabajo. 5.2 4.3.1 7.2.1 4.3.2 7.2.2 4.3.2 4.3.1 Factores 5 y 7, literal 2. Marco Legal Necesidades y expectativas de las partes interesadas, anlisis de los aspectos, organizacional, infraestructura, planta fsica, de

ambiente

impactos, peligros y riesgos para el sistema y cumplimiento de requisitos legales. Objetivos con metas que incluyan la

prevencin de lesiones y enfermedades y la prevencin de la contaminacin ambiental, segn requisitos legales aplicables a la institucin, 5.4.1 Factores 2 y 3, Literal 5. 5.4.2 8.5.1 4.3.3 4.3.3 Objetivos de la Acreditacin de Programas tecnolgicas, cuenta las considerando requisitos opiniones de sus opciones financieros, las partes

operacionales y comerciales y teniendo en

interesadas pertinentes. Establecer programas que definan:

actividades, responsables, plazos, medios y recursos; con el fin de hacer seguimiento al logro de los objetivos planteados desde las diferentes normas de integracin. Planificar, desarrollar, establecer y mantener procesos y 7 4.4 4.4 Factor 8: Recursos fsicos y financieros procedimientos, donde se

identifiquen los peligros y se valoren los riesgos en Seguridad y Salud Ocupacional y se identifiquen los aspectos que tengan impacto significativo en el medio ambiente e

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identificar requisitos legales aplicables a la institucin.

Determinar

controles

para

el

Sistema

Integrado de Gestin, con el fin de hacer seguimiento, mantenimiento y medicin. La alta direccin debe proporcionar evidencia y compromiso con del el desarrollo asignando e los

implementacin 5.1 5.5.1 5.5.2 6.1 4.4.1 4.4.1 Factor 8: Recursos fsicos y financieros

SGI,

recursos necesarios para su funcionamiento, tales como: humanos, habilidades especializadas, infraestructura, tecnolgicos y financiero, con el fin de aumentar la satisfaccin de las partes interesadas.

El Representante de la alta direccin debe 6.3 cumplir con las competencias requeridas para el Sistema Integrado, que promueva la toma de conciencia de los requisitos de las partes sistema. Brindar formacin en Seguridad y Salud Ocupacional y Ambiental. 6.2.1 4.4.2 6.2.2 4.4.2 Literal 4.4.2 Paradigmas en disciplinas, profesiones, ocupaciones y oficios Definir perfiles apropiados para el desempeo en Seguridad y Salud Ocupacional y Ambiental, para asignar funciones y responsabilidades. Establecer y mantener procedimientos para la toma de conciencia. Establecer, 5.5.3 4.4.3 7.2.3 4.4.3 Factor 8: Recursos fsicos y financieros implementar y mantener un interesadas, para la mejora del

sistema de comunicacin e informacin, tanto interno como a las partes interesadas

externas: comunidad educativa, proveedores, autoridades control. ambientales, organismos de

4.2.1

4.4.4

4.4.4

Literal 9: Requisitos y condiciones iniciales para ingresar al sistema nacional de acreditacin

Documentacin para el cumplimiento de requisitos. Controlar los documentos por: su versin,

4.2.3

4.4.5

4.4.5

Documentos asociados a las

actualizacin, asegurar el uso de ellos,

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caractersticas. Documento SACES

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establecer un listado maestro de creacin de documentos (versin), revisin y aprobacin.

4.2.4

4.5.4

4.5.4

Controlar los registros: su identificacin, Registros de Acreditacin de versin, almacenamiento, disposicin, Programas rotacin, recuperacin y retencin. Todos los factores de Acreditacin Diseo, realizacin y control del

4.4.6

4.4.6

producto/servicio. Establecer indicadores que permitan evaluar y analizar los impactos presentados de la

8.3

4.4.7 4.5.3

4.4.7 Literal 7: Criterios, de 4.5.3 evaluacin y seguimiento.

identificacin de los riesgos y aspectos ambientales, producidos por la actividad.

Establecer metodologa de anlisis a la solucin de problemas. 7.6 8.1 4.5.1 8.2.3 4.5.2 8.2.4 8.4 Planificar 8.2.2 4.5.5 4.5.5 Factor 6 un programa de auditoras 4.5.2 4.5.1 Autoevaluacin Institucional Equipos necesarios para medir variables de calidad, ambientales y de seguridad y salud ocupacional.

integradas, donde se tenga en cuenta la importancia ambiental y de seguridad y salud ocupacional en las actividades implicadas.

5.2 5.6 5.6.1 4.6 5.6.2 5.6.3 8.5.1 4.6 Factor 6

La alta direccin debe revisar el SGI a intervalos definidos para asegurar su

adecuacin, conveniencia y eficacia continua, incluyendo en su informacin de entrada para la revisin: Evaluaciones de cumplimiento de requisitos legales y otros requisitos que la institucin suscriba, Comunicacin de las partes interesadas, incluidas las quejas, Grado de cumplimiento de objetivos y metas, Cambios en el sistema, incluidos requisitos legales.

4.2.2

Manual de Calidad

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6.4 7.5.4 -

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Ambiente de Trabajo Propiedad del cliente Indagar en las encuestas de satisfaccin a

8.2.1

Factor 6

las partes interesadas, cmo perciben el sistema integrado, con el fin de hacer mejoras.

Para la integracin de estas normas con los requisitos del Consejo Nacional de Acreditacin C.N.A, se parte de la autoevaluacin institucional, que es el proceso por el cual la institucin identifica las necesidades de mejora e implementa los planes de mejoramiento. La autoevaluacin como proceso de acreditacin, aplica a todos los requisitos de norma de la ISO NTC 9001:2008; por tanto, los factores y las caractersticas se pueden agrupar de acuerdo a los requerimientos del Consejo Nacional de Acreditacin, con la metodologa de ISO 9001:2008; por lo cual se puede decir, que la acreditacin y la certificacin, pueden ser procesos simultneos y complementarios, que tienen como objetivo la mejora continua.

4 CLIENTES Educandos y partes interesadas. 5 EXCLUSIONES Los siguientes numerales de la norma NTC-ISO 9001:2008 no aplican para el Sistema Integrado de Gestin de la Corporacin politcnico Marco Fidel Surez. Numeral 7.6. Control de los equipos de Seguimiento y Medicin. La anterior exclusin no pone en riesgo la calidad de los servicios prestados o la responsabilidad de la organizacin por otorgarlos con base en los requisitos del usuario, los legales y los reglamentarios.

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NOTA: se solicita excluir del mapa de procesos, el procesos de gestin financiera. 6 PRESENTACIN INSTITUCIONAL 6.1 Resea Histrica La Corporacin Politcnico Marco Fidel Surez, nace como propuesta desde el aspecto local con el propsito de fomentar la educacin tecnolgica para la formacin de competencias acadmico-laborales, que les permitiera a los bachilleres acceder al medio productivo de manera coherente con las demandas del medio socioeconmico; es por lo anterior que surge la propuesta por iniciativa del presbtero Gustavo Calle, Rector del Instituto Jess de la Buena Esperanza, la misma que fue acogida por el entonces gerente de Cotrafa, Alberto Piedrahita Muoz, los presidentes de los consejos de Bello, Copacabana y Barbosa, Coopantex, Electrobello, Transportes Bellanita, Transportes Hato Viejo, Club Rotario y posteriormente respaldada por la administracin del Municipio de Bello. La Corporacin Politcnico Marco Fidel Surez se cre como una Institucin de Educacin Superior, de carcter privado sin nimo de lucro, para ofrecer y servir programas en el nivel tcnico y tecnolgico, con domicilio principal en el municipio de Bello, al Norte del Valle de Aburr. Los primeros estatutos se aprobaron en la Asamblea de Constitucin, realizada el 7 de noviembre de 1985 en la Sala Mltiple de la Cooperativa de Trabajadores de Fabricato, Cotrafa, del mismo municipio. Cinco personas jurdicas y treinta y seis personas naturales rubricaron el acta de constitucin, conformndose as la Sala de Fundadores, quienes eligen a sus representantes al Consejo Superior como el organismo de mximo poder de decisin dentro de la estructura organizacional en la Institucin, el cual es presidido actualmente por la Doctora Beatriz Hernndez. Luego de los trmites de orden legal ante el ICFES y el Ministerio de Educacin Nacional, y despus de obtener la licencia de funcionamiento en febrero de 1987, el Politcnico inici actividades acadmicas en el primer semestre, ofreciendo los programas de Tecnologa en Supervisin de Industria y Comercio, la cual posteriormente asume el nombre de Tecnologa en Gestin Empresarial, y Tecnologa en Diseo Industrial, cuyos primeros egresados obtuvieron su ttulo en el segundo semestre de 1990.

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La alcalda del Municipio de Bello facilit al Politcnico iniciar actividades transitoriamente en el local anexo Liceo Fernando Vlez. Posteriormente decidi entregarle en comodato las instalaciones de la Escuela Olaya Herrera, ubicada en la esquina de la calle 48 con la carrera 50. Poco a poco, ladrillo a ladrillo, se fue construyendo el edificio que hoy ocupa. En 1994 se inician la Tecnologa en Sistemas y la Tcnica Profesional en Contabilidad Sistematizada, programa ste, que ms adelante se convirti en Tecnologa Financiera y Contable. As mismo, se abren inscripciones para la Tcnica Profesional en Enfermera y la Tecnologa en Secretariado Ejecutivo Bilinge y en 1995 se inicia la Tcnica Profesional en Procedimientos Judiciales. En el ao de 1996, es aceptada por el ICFES la solicitud de transformacin del programa Supervisin de Industria y Comercio en Tecnologa en Administracin, tal como se conoce actualmente. Tambin, en este mismo ao, se crean el Centro de Investigaciones y el Colegio Monseor Gustavo Calle Giraldo, Institucin de educacin de nivel Media Tcnica, con diferentes especialidades. En 1997 se comienza la implementacin de tres tecnologas bajo la metodologa semipresencial: Administracin, Financiera y Contable, y una nueva denominada Evaluacin de Proyectos. Luego, en 1999 se inici la Tecnologa en Electrnica, y se obtienen los cdigos, por parte de lCFES, para las tecnologas en Administracin Pblica y en Procedimientos Judiciales. En su corta historia, el Politcnico Marco Fidel Surez, ha ampliado su oferta educativa y ha pasado de ofrecer de dos programas tecnolgicos, a Diez de esta naturaleza; Tres programas tcnicos y convenios acadmicos para los ciclos de profesionalizacin con Universidades; adems, nuestra institucin ofrece el Ciclo Complementario en Tcnica Profesional en Enfermera para Auxiliares en Enfermera.

En la actualidad la Corporacin Politcnico Marco Fidel Surez oferta ocho programas de los cuales cinco son acreditados en alta calidad por el Consejo Nacional de Acreditacin (CNA) que equivalen al 62.5% de los programas ofrecidos. Los programas acreditados son: Tecnologa en Financiera y Contable, Tecnologa en Sistemas, Tecnologa en Gestin Empresarial, Tcnica Profesional en Enfermera y la Tcnica Profesional en Procedimientos Judiciales, todos los programas cuentan con Registro Calificado; en el ao 2010 recibe la certificacin

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por parte del ICONTEC de los proceso Misionales del Sistema de Gestin de la Calidad y en el 2011 recibe la renovacin por cuatro aos del certificado FENALCO de Responsabilidad Social. La Corporacin Politcnico Marco Fidel Surez asume el compromiso de acreditarse institucionalmente ya que la mayora de sus programas estn acreditados, es de destacar que algunos programas no han tenido este reconocimiento ya que no tienen las suficientes cohortes de egresados.

Durante el mes de marzo del ao 2012, la Corporacin recibe el reconocimiento por parte del CEMEFI Centro Mexicano para la Filantropa, como empresa ejemplar en Responsabilidad Social a nivel de Amrica Latina, luego de haber sido postulado por la Corporacin FENALCO SOLIDARIO.

6.2 Marco Filosfico 6.2.1 Misin La Corporacin Politcnico Marco Fidel Surez, es una institucin de educacin superior, sin nimo de lucro, que ofrece programas de educacin para el trabajo y el desarrollo humano, tcnicos profesionales y tecnolgicos de alta calidad, a travs de una educacin competitiva, pertinente, con responsabilidad social, ambiental y laboral. 6.2.2 Visin Para el ao 2017, ser una Institucin lder en Educacin Superior, reconocida por su Sistema Integrado de Gestin, con rentabilidad financiera, comprometida con el mejoramiento continuo de sus procesos, que aporte a la disminucin: del impacto ambiental y de los riesgos laborales. 6.2.3 Poltica del Sistema Integrado de Gestin. La Corporacin Politcnico Marco Fidel Surez, como institucin de Educacin Superior, declara su compromiso con el desarrollo integral de las personas, la gestin y el mejoramiento continuo de sus procesos, el medio ambiente, la rentabilidad social, la salud y seguridad de su comunidad educativa, el

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cumplimiento de los requisitos legales y la satisfaccin de los clientes y de sus partes interesadas; a travs de planes y programas 6.2.4 Objetivos del Sistema Integrado de Gestin Implementar la mejora continua de los procesos, que conlleven al desarrollo integral de la Comunidad Acadmica. Evaluar el impacto de la poltica de mejoramiento continuo de los procesos. Desarrollar acciones que conlleven a prevenir y disminuir los impactos ambientales, generados por las actividades de la Institucin. Fortalecer los proyectos desarrollados por la Institucin, que generan impacto social en el rea de influencia. Ejecutar acciones que permitan la promocin y prevencin de la salud y la seguridad de la comunidad educativa. Evaluar permanente la satisfaccin de las partes interesadas en el desarrollo de los procesos institucionales.

PRINCIPIOS

COHERENCIA: Correspondencia entre la filosofa y la misin, entre lo que se hace y los resultados obtenidos, de acuerdo a las metas propuestas. AUTONOMA Y RESPONSABILIDAD: Autorregulacin y responsabilidad por las consecuencias de actos u omisiones. PARTICIPACIN: Asegura la toma de conciencia de la realidad institucional y el compromiso de todos, con el plan de mejoramiento. OBJETIVIDAD: Ser capaz de valorar desde fuera, perteneciendo a... y siendo actor de... IDENTIDAD: Evaluamos nuestra Institucin. PERTINENCIA. PROACTIVIDAD: Nos mueve a anticiparnos a los hechos: reaccin ante oportunidades y amenazas (Plan de mejoramiento).

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PENSAMIENTO ESTRATGICO Y DE CONTROL


PLAN DE DESARROLLO Misin Visin P.E.I. Modelo Pedaggico P.E.U. P.E.P.
10 tareas diarias

Plan de Accin B.S.C. C.M.I.

Indicadores

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R 03. 04/07/2011 VECTORES ESTRATGICOS 2011-2017 V.E.1 AUTOEVALUACININVESTIGACIN V.E.2 FINANCIEROVIRTUALIDAD V.E.1

G.D.C.A

G.R.F

G.T.H

C.O.I

S.I.G

G.T.I X

.P.S

A.R

OBJETIVOS ESTRATGICOS

PERSPECTIVAS

Fortalecer el compromiso con la comunidad a travs del desarrollo sostenible. Mantener un ambiente de trabajo seguro y saludable para los empleados de la Institucin Establecer acciones ambientales, de seguridad y Salud ocupacional, que permita a la Institucin, disminuir los impactos negativos al medio ambiente la identificacin y prevencin de los peligros y riegos para la comunidad educativa Optimizar los recursos institucionales Incrementar la rentabilidad institucional Fortalecer la infraestructura organizacional Lograr la sostenibilidad financiera en el corto, mediano y largo plazo Gestionar eficazmente el presupuesto institucional Satisfacer las expectativas de la Comunidad Educativa

SOCIAL

V.E.1

V.E.2

V.E.1 V.E.2 V.E.1 V.E.2 V.E.2 V.E.2

x X

X X X

X X

X X

X X

X X X X

FINANICERA

X X X

G.F

P.E

F.I

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R 03. 04/07/2011 Fidelizar a nuestros usuarios Disear y desarrollar programas con calidad y pertinencia Generar nuevas polticas para la retencin de estudiantes Incrementar el nivel de satisfaccin de los empleados Fortalecer y mejorar continuamente los procesos Acreditar la Institucin ante el CNA Certificar la Institucin en Sistemas Integrados de Gestin (NTC ISO 14001OSHAS18001-NTCISO 5555Responsabilidad Social) Fortalecer el mercadeo y la promocin Institucional Consolidar una cultura institucional de aprendizaje y mejoramiento continuo Fortalecer los sistemas de informacin (software, hardware, bases de datos) Afianzar las competencias y habilidades del personal V.E.1 V.E.2 V.E.2 X x x X V.E.1 X X X X X X X X x X

PROCESOS INTERNOS

PERSPECTIVAS

CLIENTES

X V.E.1 V.E.2 V.E.2 X X

X X X X X X

DESARROLLO Y APRENDIZAJE

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7 ORGANIZACIN, RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD 7.1 Estructura Organizacional


RECTORIA

Vicerrectora Acadmica

Vicerrectora Administrativa

Secretaria General

Direccin de calidad

Admisiones y Registro

Contabilidad

Unidad de Gestin del Talento Humano Unidad de Nomina

Unidad de Planeacin y Control Interno

Direccin Investigaciones y Emprendimiento Direccin Escuela

Unidad de Recursos Fsicos Unidad de Tecnologa e Informtica Unidad de Tesorera

Oficina Internacionalizacin Unidad de Comunicaciones Unidad de Recepcin

Unidad de Bienestar y proyeccin Social

Centro de Idiomas

Unidad de Cartera

Unidad de Servicios Generales Unidad Gestin Documental

Unidad de Biblioteca y medios Educativos Unidades Acadmicas

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Comits Existen siete comits legalmente constituidos que apoyan las polticas y directrices para una buena gestin de la Corporacin Politcnico Marco Fidel Surez, cuyas funciones e integrantes estn descritos en cada acto administrativo, stos son:
Comit de Archivo Resolucin Rectoral N 01 del 29 de enero del 2007 Comit Directivo de Calidad Resolucin Rectoral N 30 del 21 de Julio de 2008. Comit de Planeacin Resolucin Rectoral N 31 del 21 de Julio de 2008. Comit de Formacin Integral Resolucin Rectoral N 32 del 21 de Julio de 2008. Comit Financiero Resolucin Rectoral N 33 del 21 de Julio de 2008. Comit de Gestin de Talento Humano y Resolucin Rectoral N 05 del 27 comunicaciones de Marzo del 2009. Comit de Apoyo para la obtencin y renovacin de Resolucin Rectoral N 09 del 24 registros calificados de Mayo de 2010

8 MODELO DE OPERACIN POR PROCESOS En el Modelo de Operacin por Procesos, se identific tres niveles de procesos a travs de los cuales se cumple con el P.H.V.A, estos son: 8.1 Nivel Estratgico Define y emite las polticas, planes y directrices por lo cuales se rige la Institucin. Los procesos que contiene son: - Planeacin estratgica - Administracin y Mejoramiento del Sistema de Gestin de la Calidad. - Comunicaciones.

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8.2 Nivel Misional Encargado de dar cumplimiento a la misin Institucional. Los procesos que lo conforman son: - Formacin Integral. - Admisiones y Registro. - Bienestar y Proyeccin Social. 8.3 Nivel de Apoyo Proporcionan los recursos y herramientas necesarias para el desarrollo y consecucin de los objetivos de cada uno de los procesos de los otros niveles. Los procesos que lo conforman son: Gestin del Talento Humano Gestin Financiera Gestin de Recursos Fsicos Gestin Documental, Correspondencia y Archivo Gestin de Tecnologa e Informtica

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9. DOCUMENTOS A continuacin se relacionan los procesos por niveles de la Corporacin Politcnico Marco Fidel Surez.

DOCUMENTO /PROCESOS

PROCEDIMIENTOS/INSTRUCTIVOS

CDIGO

VERSIN

FECHA DE MODIFICA CIN DD MM AA

RESOLUCIN

Planeacin Estratgica

Formulacin y Evaluacin de Planes, Polticas y Directrices Caracterizacin Control de Documentos y Registros

P-PE C-SIG P-SIG-CDR P-SIG-AC P-SIGACPM SIG-CDRF1 P.SIGPSNC P-C-COI I-C-ES C-AR P-AR

6 7 6 6 3 2 3 5 2 6 5

7 12 12 12 12 7 12 26 26 28 7

4 4 4 4 4 4 4 4 4 3 4

11 12 12 12 12 11 12 12 12 12 11

3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3

Auditorias de Calidad Administracin y mejoramiento Acciones Correctivas, Preventivas y del Sistema de Gestin de la de Mejora Calidad Normograma Institucional Producto o Servicio no Conforme Comunicaciones Comunicacin Organizacional Informativa. Evaluacin de la Satisfaccin Caracterizacin Admisiones y Registro Procedimiento Admisin Matricula y Trmites

Admisiones y Registro

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I-AR-AMTG P-FI-A P-FI-DC I-FI-ADC-R P-FI-B I-P-CI C-IEP-FI-IE Caracterizacin Bienestar y Comunicaciones Procedimiento Bienestar Evaluacin y Vinculacin de Personal Gestin Talento Humano Formacin y Capacitacin Liquidacin de nmina y Prestaciones Sociales Gestin Financiera Direccionamiento Financiero Caracterizacin Gestin de Recursos Fsicos Gestin Documental Corresp. y Archivo Compras e inventarios Caracterizacin Preservacin de Documentos Institucionales C-BIC P-BI P-GTH-EV P-GTH-FC P-GTHLNPS P-GF-DF C-GRFP-GRF-CI C-GDCA P-GDCAPDI 7 6 6 1 1 1 6 6 6 6 6 6 6 4 6 4 6 5 4 4 4 8 12 30 12 12 26 26 10 10 10 7 27 7 27 7 11 4 4 10 3 4 3 3 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 11 12 12 10 2 12 12 12 12 12 12 12 12 11 12 11 12 11

Grados Acadmico Diseo Curricular Acreditacin de Programas y Renovacin Formacin Integral Biblioteca Centro de Idiomas Investigacin y Emprendimiento

3 3 3 15 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3

Bienestar y Proyeccin Social

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Gestin de Tecnologa e Informtica Reglamento interno de trabajo

Infraestructura Tecnolgica

P-GTI-IT

11

Gestin Talento Humano

GTH-SP

15

10

10

Rgimen Acadmico y Disciplinario

Formacin Integral/Admisiones

RCS

15

11

12

08

Estatuto Docente Plan de desarrollo

Talento Humano Institucional

RSC RSC

11 Ac

30 29

06 9

10 10

3 4

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10 TERMINOS Y DEFINICIONES DEL MANUAL Declaraciones Estratgicas Son los enunciados emitidos y aprobados por el Comit Directivo a travs de los cuales se direcciona la Organizacin hacia el cumplimiento de su misin. Manual Libro en el que se resume lo ms sustancial del sistema de Gestin de la Calidad para el caso del Manual de Calidad. Resolucin Documento que tipifica los actos administrativos que tienen la virtualidad de crear, aclarar, modificar, o extinguir situaciones de carcter general o particular, en materia propia de competencia segn el cargo. . Proceso Conjunto de actividades y recursos interrelacionados, que transforman entradas (insumos) en salidas (producto). El proceso contiene subprocesos. Su contenido bsico lo estipula la presente gua. Caracterizacin Documento que describe las caractersticas generales del proceso, estos son los rasgos diferenciadores del mismo. Procedimiento Forma especfica de realizar una actividad o proceso. Instructivo Es una serie de explicaciones e instrucciones que son agrupadas, organizadas y expuestas de diferente manera para darle a un individuo la posibilidad de actuar de acuerdo a cmo sea requerido para cada situacin. Documento Externo

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Son aquellos que no son generados por la Organizacin, pero son importantes para el efectivo desempeo de la misma y funcionamiento del Sistema de Gestin de la Calidad, por lo tanto es necesario garantizar un adecuado control sobre ellos. Formato Es un documento propio de un proceso y/o subproceso que diligenciado se convierte en un registro (se dan tres tipos de registros: Registro con Cdigo, Registros Sin Cdigo (R.S.C.) y Papel de trabajo), evidenciando la ejecucin de una actividad o control. Contiene los siguientes aspectos: Los formatos estn ligados al documento que los origina asumiendo la misma versin. Aspecto Ambiental Elemento de las actividades, productos, o servicio de una organizacin que puede interactuar con el medio ambiente. Impacto Ambiental Cualquier cambio en el medio ambiente ya sea adversos o beneficioso con resultados total o parcial de los aspectos ambientales. Peligro Fuente, situacin o acto con potencial dao en trminos de enfermedad o lesin a las personas, o una combinacin de estos. Riesgo Combinacin de la probabilidad de que ocurra un evento o exposicin, peligro y la severidad de la lesin o enfermedad que puede ser causadas por eventos o exposiciones Aseguramiento de la Calidad Gestin que orienta el aumento de la capacidad del cumplimiento de los requisitos.

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Auditora Interna Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoria. y evaluarlas de manera objetiva, con el fin de determinar la extensin en que se cumplan los criterios de auditora. Auditor Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoria. Auditado Organizacin que es auditada. Accin Preventiva Accin tomada para eliminar la causa de incumplimiento de una necesidad o expectativa establecida, generalmente implcita u obligatoria potencial u otra situacin potencialmente indeseable. Accin Correctiva Accin tomada para eliminar la causa de incumplimiento de una necesidad o expectativa establecida generalmente implcita u obligatoria detectada u otra situacin indeseable. Producto Resultado del servicio prestado. Producto/Servicio no conforme Incumplimiento de un requisito. Sistema Integrado de Gestin. Orden que la organizacin sigue para garantizar y controlar la prestacin del servicio y su mejora.