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UNIDAD I LAS FINANZAS EN LA EMPRESA 1.1 LAS FINANZAS Y EL EFECTIVO En las empresas, independiente a su giro mercantil, requieren de la utilizacin de efectivo para realizar sus operaciones propias y normales, referentes al pago de gastos, costos y pasivos contratados, este efectivo proviene de las ventas de contado de sus bienes o servicios, de financiamientos obtenidos o de las aportaciones de los socios, a este respecto el administrador financiero, requiere conocer las diferentes herramientas de control para el buen manejo del efectivo, el cual podr lograrse con la utilizacin de fondos fijos de efectivo (para realizar los gastos menores) o el uso de una cuenta de cheques (para todos los gastos mayores). Referente a la cobranza que se reciba de los clientes ver la posibilidad de operar con las instituciones bancarias, mediante el manejo de rdenes de pago. Las operaciones antes descritas, las reporta el banco en un estado de cuenta bancario mensualmente, por lo que se tiene que formular una conciliacin bancaria para tener la certeza de que en contabilidad se registraron todas las operaciones y al conocer el efectivo final, tomar la alternativa de realizar inversiones temporales para que estas generen un rendimiento que permita su comparacin contra el rendimiento que se obtendra al realizar un descuento por pronto pago a sus clientes o la obtencin de un descuento al pagar anticipadamente las deudas. 1.1.1 FONDOS FIJOS Es la cantidad de dinero que la empresa debe mantener para cumplir con sus diversos compromisos que surgen por motivos de la operacin del negocio. Este fondo es la cantidad de dinero que debe tener disponible, de manera que pueda ser utilizado en forma inmediata para cumplir con sus diversos compromisos. En ocasiones tambin los acreedores diversos de las empresas sealan la cantidad de dinero que debe existir en las cuentas de caja y bancos de las empresas. Estos casos normalmente son, cuando el acreedor es un ente econmico muy influyente en el destino de la empresa, es el caso de los bancos que fijan la cantidad mnima que las empresas que deben mantener en su fondo. El clculo del fondo fijo que la empresa debe mantener, se realiza normalmente mediante la cuantificacin de recursos monetarios que se necesitan para el pago de sus obligaciones contradas por la operacin de su ciclo econmico productivo. Motivos para mantener efectivo en caja y bancos El dinero es un activo preciado porque puede cambiarse por otros activos capaces de producir utilidades. En s mismo, no produce utilidades. Por qu una empresa debe mantener dinero?, el dinero fluye constantemente a medida que se realizan las actividades comerciales y los clientes pagan sus cuentas. No es acaso razonable convertir nuevamente ese dinero en activos productivos que puedan, a su vez, generar ms capacidad de ganancias? En general, stos son argumentos atractivos, y un FINANZAS I Pgina 1

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aspecto de la administracin de caja es asegurarse de que el dinero no permanezca improductivo, pero existen cuatro razones bsicas para mantener cierto nivel de dinero en caja: 1. Operaciones normales. Compra de inventario, compra de artculos estacinales, pago de nminas, servicios que utiliza la empresa para la realizacin de las operaciones propias de su giro. 2. Operaciones imprevistas. Corresponde a los diferentes pagos que tendra que realizar la empresa, cuando se presentan contingencias tales como descomposturas del equipo y maquinaria, eventos naturales como inundaciones, incendios, campaas imprevistas de publicidad, etc. 3. Actividades Especulativas. Consistentes de oportunidades de rebajas o descuentos por volumen, o por pronto pago. 4. Reciprocidad en los bancos. Las instituciones bancarias, cuando las empresas o personas fsicas hacen la apertura de una cuenta de cheques, les exigen que mantengan un saldo mnimo en esa cuenta, para tener derecho a los servicios que ofrecen las instituciones o para evitar el pago por el manejo de la cuenta. 1. Operaciones normales 2. Operaciones imprevistas 3. Actividades Especulativas 4. Reciprocidad en los bancos Razones bsicas para tener dinero en caja

Cuando se estudian las finanzas de las empresas, uno de los primeros temas que se analiza es la composicin del estado de situacin financiera. El primer rengln de inversiones dentro de los activos lo ocupa generalmente la tesorera que est conformada por los saldos en efectivo en la caja, ms los saldos en cuenta de cheques y las inversiones temporales de fcil convertibilidad a efectivo. 1.1.2 EFECTIVO MINIMO DISPONIBLE Para estar en condiciones de poder determinar el efectivo mnimo disponible, es necesario que las empresas conozcan cuantas operaciones de compraventa, pago de gastos, pago de otros servicios, necesita realizar y stos se convierten a efectivo, apareciendo como una medida complementaria el calcular un colchn de seguridad, para hacer frente a los gastos o pagos imprevistos, al cual, con la experiencia de la empresa, se aplica un porcentaje del total de los gastos a realizar.

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Con la informacin anterior se puede calcular por un mes completo, se tienen los elementos para aplicar las siguientes frmulas: Rotacin de Caja: Desembolsos de efectivo mensuales / saldo promedio de efectivo (en el mes), el resultado indicar el nmero de vueltas que se le da al saldo de efectivo en un mes. Efectivo mnimo requerido: (Desembolsos de efectivo mensual / Rotacin de efectivo) + Margen de seguridad. Con el resultado que se determina, se est en condiciones de tener la determinacin del efectivo mnimo que se debe mantener en la cuenta de efectivo. Ejemplo: La empresa El Solar S.A. determina que la informacin sobre los gastos realizados es la siguiente: Total de Gastos y compras en efectivo que se realizan por mes Saldo promedio del efectivo durante el mes Por experiencia de aos anteriores, se conoce el monto de los gastos y compras en efectivo que han variado en un Se desea conocer el efectivo mnimo que debe tener la empresa. Rotacin del efectivo $ 490,600.00 / $ 85,456.00 = 5.74 En das 30/5.74 = 5.22 das Margen de seguridad $ 490,600.00 x 6.50 % = $ 31,889.00 Efectivo mnimo disponible $ 490,600.00 / 5.22 das + $31,889.00 = $ 125,874.00 Con base en la informacin anterior, se observa lo siguiente: Rotacin del efectivo 5.74, indica que durante el mes se logra una rotacin de 5.74 veces al mes, que convertida a das (30 das / rotacin 5.74) = 5.22 das, o sea que cada 5.22 das se le da la rotacin al efectivo y conociendo el total de desembolsos, se determin que la empresa requiere mantener como efectivo la cantidad de $ 125,874.00 $490,600.00 $ 85,456.00 6.50%

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Para poder controlar adecuadamente el efectivo, es necesario conocer en primer lugar, cul es ciclo del flujo de efectivo, el cual podr cambiar dependiendo si la actividad es de empresa comercial, de servicios o industrial, y si las operaciones se realizan de contado o a crdito. Se muestra un flujograma para mostrar el movimiento del efectivo.

Conociendo el ciclo del flujo del efectivo, es necesario formular un Flujo de Caja, que nos permitir conocer por cada uno de los meses cules sern los ingresos y cules las salidas del efectivo, lo que proporciona informacin para la toma de decisiones en relacin a inversiones, por los excedentes de efectivo y en qu momento ser necesario tramitar algn financiamiento, para hacer frente a sus compromisos. Lo anterior, adems de permitirnos conocer el momento en que se deben presentar los eventos, nos indica el monto del efectivo sobrante o faltante. Elementos que forman el flujo de efectivo: Saldo inicial. Comprende el efectivo que se tiene en el rubro de caja y bancos al inicio del flujo de efectivo, al cual se le adicionarn los ingresos esperados calendarizados por cada uno de los meses que comprender el flujo. Ingresos esperados Calendarizados: Cobro a clientes por las cuentas a crdito. a) b) c) d) e) f) g) Ventas de Contado Aportaciones de los socios Prstamos bancarios obtenidos Intereses ganados sobre inversiones Ventas de desperdicio Ventas de Activos fijos Otros ingresos

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A la suma del saldo inicial y de los ingresos esperados, se le restaran los egresos, los cuales se forman de: Egresos: a) b) c) d) e) f) g) h) i) j) Pago a Proveedores Compras de contado Disminucin de capital por retiro de socios Pago de prestamos bancarios Pago de intereses, comisiones bancarias y fluctuaciones cambiarias Pago de gastos de fabricacin, administracin y ventas Compras de activo fijo Pago de impuestos Pago a los acreedores diversos Otros

Con la informacin anterior, se procedera en la siguiente forma:

Saldo inicial Ms Ingresos de efectivo Suma Efectivo disponible Menos Salidas de efectivo Saldo final de efectivo

$ $

$ $

Como se indic en prrafos anteriores, al determinar el saldo final de efectivo, la empresa puede conocer, en forma oportuna si tendr excedentes de efectivo y por cuntos meses, situacin que puede aprovechar para realizar inversiones que le produzcan un inters; y en funcin al monto del efectivo disponible, podr seleccionar el invertir en Instituciones Bancarias, en Sociedades de Inversin o la Bolsa Mexicana de Valores. Si el saldo final es negativo, oportunamente, se podrn tramitar los financiamientos para obtener los recursos necesarios, seleccionando el tipo de financiamiento que sea ms recomendable para la empresa, en funcin al monto, tasa de inters, plazo y garantas.

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Para comprender los conceptos anteriores, se presenta el siguiente ejemplo: La empresa El Solar S.A., tiene la siguiente informacin referente a las entradas y salidas de efectivo, realizadas durante el mes de enero del 2006:

CONCEPTO COBRO A CLIENTES VENTAS DE CONTADO APORTACION DE SOCIOS PRESTAMO DE BANCO INTERES GANADO VENTA DE DESPERDICIO VENTA DE ACTIVO FIJO OTROS SALDO INICIAL TOTAL

INGRESOS $ 10,000.00 $ 32,500.00 $ 5,000.00 $ 20,000.00 $ 510.00 $ $ 38,600.00 $ 100.00 $ 6,240.00 $ 113,950.00

CONCEPTO PAGO A PROVEEDORES COMPRAS DE CONTADO RETIRO DE SOCIOS PAGO A BANCOS PAGO DE INTERESES

EGRESOS $ 8,000.00 $15,000.00 $ $ $ 2,000.00

PAGO DE GATOS DE ADMINISTRACION VENTAS 1,000.00 Y FABRICACION

$31,000.00 COMPRA DE ACTIVO FIJO $10,000.00 PAGO DE IMPUESTOS $ 6,200.00 OTROS $ 50.00 TOTAL $72,250.00

Con la informacin anterior, se tiene que determinar cul es el saldo final del efectivo:

CONCEPTO SALDO INICIAL MAS INGRESOS EN EFECTIVO SUMA MENOS SALIDAS DE EFECTIVO SALDO FINAL DEL EFECTIVO

IMPORTE $ 6,200.00 $ 107,710.00 $ 113,910.00 $ 72,250.00 $ 41,660.00

Como se desprende del cuadro anterior, la empresa tiene un efectivo final de $41,660.00, el cual tendr que buscar la forma de invertirlo, para que le genere un inters, durante el tiempo que no se utilice en las operaciones propias y normales. Si el saldo fuera negativo, las opciones para obtener financiamientos son 1.-Prstamos con las Instituciones Bancarias. A corto Plazo Directo Quirografario Descuento de Documentos Prendario

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A Largo Plazo Refaccionario Habilitacin o Avo Hipotecario 2.-Prstamos con los Organismos Auxiliares del Crdito a) Arrendadoras Financieras b) Empresas de Factoraje Financiero c) Almacenes Generales de Depsito 1.1.3 MANEJO DE LAS CUENTAS BANCARIAS El administrador financiero, buscando un mayor control y seguridad en el manejo del efectivo, acude a operar el efectivo mediante el uso de una cuenta de cheques que apertura en una institucin bancaria, para lo cual requiere realizar los siguientes tramites: Apertura; se acude a la institucin bancaria, para llenar la solicitud y realizar la entrega de los siguientes documentos: a. Escritura constitutiva (en el caso de personas morales) b. Poder del Representante Legal c. Comprobante de domicilio d. El Registro Federal de Contribuyentes y para las personas fsicas el CURP (Cedula nica del Registro de Poblacin) e. Estados Financieros f. Tarjeta en la que se registran las firmas de los funcionarios autorizados para realizar la expedicin de los cheques, pudiendo ser firma individual o mancomunada g. Trmite para realizar las operaciones electrnicas h. Efectuar el primer depsito i. Recepcin de la chequera (algunas instituciones entregan una chequera provisional y posteriormente la chequera que tiene impreso el nombre y el RFC) Tipos de cuentas de cheques: 1. Existen cuentas en las que el banco marca un saldo mnimo que se tiene que mantener en la cuenta, para evitar que se les cobre por manejo de cuenta. 2. Cuentas que generan un inters sobre el saldo promedio que se mantenga durante el mes.

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3. Cuentas que permiten la elaboracin de un nmero indeterminado de cheques en el mes, sin cobrar comisin por ello. 4. Cuentas que permiten slo la expedicin de 10 o 20 cheques al mes. El administrador financiero requiere estudiar cul es la mejor alternativa para que la empresa pueda operar adecuadamente. Depsitos bancarios La empresa realizar los depsitos en funcin al efectivo recibido en el da y lo canalizar como deposito a la cuenta bancaria; lo puede realizar esto en forma directa, elaborando una ficha de depsito y entregado el efectivo a la institucin bancaria o contratando los servicios de una empresa de traslado de valores, la cual acudir directamente a la empresa a recibir el efectivo y ella se encarga de entregarlo a la institucin bancaria. Sobre el particular, la empresa tomara las decisiones en funcin del grado de riesgo que corra en el manejo del efectivo. La cuenta de cheques como una mecnica de control. El control interno se ver reforzado si el efectivo recibido es depositado ntegramente a la cuenta de cheques, evitando que se realicen gastos o pagos con el dinero recaudado. En relacin a los pagos por gastos, compras o reduccin de pasivos contratados con anterioridad, al realizarlos mediante la expedicin de un cheque se podrn calendarizar y aprovechar que se cumpla con las autorizaciones previas. Lo anterior permite que en la empresa se fije una fecha para recibir los documentos a revisin y marcar un da para entregar los cheques, haciendo ms transparente la operacin, principalmente cuando se utiliza el sistema de firmas mancomunadas, permitiendo apegarse a los datos reflejados en el flujo de efectivo. 1.1.4 Manejo y orden en los pagos La elaboracin de los cheques servir para realizar los siguientes pagos, los cuales se pueden agrupar en: a. Pagos de pasivos, provenientes de los servicios recibidos o de la adquisicin de materias primas o productos terminados, en los cuales se acord con los prestadores el precio y el plazo para realizar su pago. Se recomienda que antes de autorizar el pago se cuente con la autorizacin del rea que recibi el servicio o los materiales, con el visto bueno del rea de crdito y cobranza, en relacin al plazo autorizado y del rea de compras, para verificar los precios. b. Pago de los gastos propios y normales de la empresa, dentro de los que aparecen los sueldos, la renta, energa elctrica, etc.; partidas que tienen la caracterstica de ser repetitivas y cuyo vencimiento se conoce previamente, tal como sucede con los impuestos locales o federales.

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c. Pagos provenientes de financiamientos a largo plazo, dentro de los que aparecen los crditos bancarios y su carga financiera de intereses y otros gastos, la reduccin del capital social, por retiro de algn socio o el pago de sus dividendos. d. Pagos por la compra de activos fijos (activo no circulante), bien sea que se adquieran de contado o por los pagos para reducir el financiamiento recibido. 1.1.5 CONTROL DE EFECTIVO Una buena administracin del efectivo, tiene que partir del objetivo y de las polticas establecidas por la empresa, situacin que permitir evitar: 1) Gastos innecesarios. Lo cual se logra ejerciendo un estrecho control interno sobre las erogaciones a realizar. 2) Reduccin de gastos imprevistos. No obstante que son conceptos que es imposible eliminar, existe la posibilidad de adquirir plizas de seguro, contratos de mantenimiento sobre el equipo y maquinaria. 3) Inversiones. Es necesario contar con un presupuesto de inversiones, en el que se tengan programadas las inversiones en cuanto a importe y fecha de realizacin, para no desvirtuar la informacin del flujo de efectivo. 4) Aprovechamiento de descuentos. Es aconsejable que se anticipe el pago de las obligaciones que causen intereses o que signifiquen obtener un beneficio, slo cuando se cuente con excedentes de efectivo, situacin que permite aprovechar el costo de oportunidad. 5) Inversiones temporales. Estas tienen el objetivo de invertir los excedentes de efectivo para obtener un rendimiento, sin limitar la liquidez de la empresa, para lo cual se recomienda invertir en valores de renta fija (mercado de deuda) y que son a corto plazo. El saldo final de efectivo. Se debe guardar en la empresa en un lugar seguro, haciendo la separacin del efectivo de los fondos fijos, del efectivo de la caja general, el cual posteriormente se enviara al banco para depsito en las cuentas de cheques y las chequeras. Todo esto debe estar al cuidado de una persona responsable que podr ser el cajero general o el tesorero. 1.1.6 CONCENTRACION DEL EFECTIVO Una situacin que ofrece mejores beneficios es lograr la concentracin del efectivo, esto se logra acelerando la llegada del efectivo a la empresa y ms cuando se utiliza una sola cuenta de cheques. Cuando la empresa tiene varios puntos de venta o sucursales, el administrador financiero debe procurar que el efectivo recaudado en cada una de ellas, se deposite en una cuenta centralizadora y de ese importe proceder a realizar los pagos y las compras de mercanca.

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Para lograr que funcione esta operacin de concentrar las operaciones, ser necesario determinar en qu forma llegara el efectivo por la cobranza o anticipos de clientes, para lo cual se puede utilizar: a. Que los diferentes puntos de venta o sucursales, realicen el depsito a la cuenta bancaria que se opera en la oficina central. b. Solicitar de los clientes que su pago lo realicen mediante una ficha de depsito a la cuenta bancaria que se opera en la oficina central. c. Que los clientes realicen sus pagos utilizando la banca electrnica o el sistema de SPEI (Sistema de Pagos Electrnicos Interbancarios), para agilizar la recepcin del efectivo. En relacin a las salidas de efectivo, que se realicen con la formulacin de cheques de la cuenta bancaria que se opera a nivel central, tendrn las siguientes ventajas: a. Al realizar las compras en forma centralizada, se podrn lograr mejores precios o mejores condiciones crediticias. b. Si se efectan los pagos en forma centralizada, se tiene la posibilidad de gestionar un descuento por pronto pago. c. Al realizar los gastos, bien sea por sueldos, rentas, etc., se podr modificar la fecha de pago, para estandarizar todas las reas. 1.1.7 LA IMPORTANCIA DE LAS CONCILIACIONES BANCARIAS Y SU DEPURACION Para tener la seguridad de que las operaciones registradas en la cuenta de cheques son correctas, es necesario practicar una conciliacin entre las cifras que reporta el banco y las que aparecen en la contabilidad de la empresa, para lo cual es necesario que la institucin bancaria proporcione un estado de cuenta que contenga todos los movimientos registrados en un mes. El proceso para efectuar la conciliacin es el siguiente: Al cierre del mes y/o el cierre del ejercicio, es necesario que toda empresa realice la conciliacin bancaria de sus partidas ya contabilizadas, tomando en consideracin los datos que presentan en los estados de cuenta bancaria. Conciliacin La mecnica a seguir es la siguiente: Saldo del banco (segn el estado de cuenta bancario) Ms: Cargos del banco no correspondidos en contabilidad $ $

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a. Comisiones b. Cheques devueltos c. Intereses cobrados d. Impuestos retenidos Cargos de contabilidad no correspondidos por el banco a. Depsitos en trnsito b. Cheques cancelados c. Inters ganado Menos Abonos del banco no correspondidos en contabilidad a. Cancelacin de cargos improcedentes b. Depsitos no identificados c. Inters sobre inversiones Abonos de contabilidad no correspondidos por el banco a. Cheques en trnsito (cheques expedidos y no cobrados) b. Cancelacin de depsitos c. Cancelacin de intereses Saldo segn contabilidad (del auxiliar del banco) $ $ $ $

De la informacin que se desprenda al realizar la conciliacin bancaria, es recomendable que las partidas que tengan una antigedad de 30 das, se proceda a su investigacin y en su caso a efectuar el registro contable. Cargos del banco no correspondidos, este rubro corresponde a las diferentes partidas que el banco le ha cargado a la empresa y que en la mayora de las ocasiones, se conocen hasta la revisin del estado de cuenta bancario, estas partidas tambin las ha reconocido la Secretaria de Hacienda y Crdito Publico y para aceptar la deduccin de ellas permite que se tenga nicamente el estado de cuenta bancario. Sin embargo, es recomendable que al conocer estos importes se acuda al banco para solicitar el comprobante con el que se efectu dicha operacin. Cargos de contabilidad no considerados por el banco. Normalmente corresponden a los depsitos que se efectuaron a la cuenta de cheques, pero que el banco los acepta posteriormente, estas FINANZAS I Pgina 11

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partidas son importantes en su investigacin, para determinar cul es la causa de que el banco no lo haya procesado. Abonos del banco no correspondidos por contabilidad. Estos conceptos estarn referidos a depsitos que el banco recibi y que la empresa no haba conocido, en la investigacin ser necesario solicitar la documentacin al banco, para que en contabilidad se pueda aplicar al cliente correspondiente. Abonos de contabilidad no correspondidos por el banco. Este rengln debera estar conformado por los cheques expedidos y que el beneficiario no se ha presentado al banco para realizar el cobro. Como se indico anteriormente, no se deben permitir partidas mayores a 30 das, sin proceder a su cancelacin. Ejercicio: Empresa ABC, tiene el siguiente movimiento para el mes en el libro banco: Saldo de apertura el 01/04/07: $1.000 Depsito por ingresos en efectivo de ventas con fecha 05/04/07: $300 Cheque 102 con fecha 10/04/07: $150 Cheque 103 con fecha 20/04/07: $300 Depsito por cobranza de cliente enviado al banco con fecha 29/04/07: $200 Cheque 104 con fecha 30/04/07: $350 Saldo de cierre al 30/04/07: $700 El estado del banco para esta cuenta muestra el siguiente movimiento: Saldo de apertura el 01/04/07: $1.250 Cheque 101 cobrado el 02/04/07: $250 Depsito abonado el 05/04/07: $300 Cheque 102 cobrado el 12/04/07: $150 Depsito abonado el 14/04/07: $50 Cheque 103 cobrado el 25/04/07: $300 Cargo por manejo de cuenta el 30/04/07: $10 Cargo por cheques el 30/04/07: $15 FINANZAS I Pgina 12

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Abono por intereses en la cuenta el 30/04/07: $5 Saldo de cierre al 30/04/07: $880 La conciliacin bancaria de la cuenta sera la siguiente:

CONCILIACION BANCARIA SALDO SEGN BANCO (Edo. De Cuenta) MAS: CARGOS DEL BANCO NO CORRESPONDIDOS EN CONTABILIDAD Cargos por Cheques 30/04/07 $ 15.00 Cargos por manejo de Cuenta 30/04/07 $ 10.00 CARGOS DE CONTABILIDAD NO CORRESPONDIDOS POR BANCO Deposito Cobro a Cliente 29/04/07 $ 200.00 TOTAL MENOS ABONOS DEL BANCO NO CORRESPONDIDOS CONTABILIDAD Deposito Abonado 14/04/07 $ 50.00 Abono por Intereses en la cuenta 30/04/07 $ 5.00 ABONOS DE CONTABILIDAD NO CORRESPONDIDOS POR BANCO CHEQUE 104 30/04/07 $ 350.00 SALDO SEGN CUENTA MAYOR BANCOS $ 700.00 TOTAL $ 880.00

$ 225.00 $ 1,105.00

$ 1,105.00

Cabe notar que la diferencia de $250 entre el saldo de apertura segn el banco y el saldo segn el libro banco al 01/04/07 corresponde al cheque 101 que fue girado el mes anterior y fue cobrado el 02/04/07. Este monto aparecera en la conciliacin bancaria al 31/03/07. Acciones por realizar: 1. Hay que comprobar que el depsito de $200 contabilizado el 29/04/07 aparece en el estado del banco el mes siguiente. 2. Al investigar el depsito el 14/04/07, se determina que fue una devolucin de un pago en exceso que se efectu a un proveedor. Hay que contabilizarlo, cargando la cuenta banco y abonando la cuenta que se carg originalmente cuando se efectu el pago al proveedor. 3. Se contabiliza el abono por los intereses sobre la cuenta bancaria ($5) con un cargo a la cuenta banco y un abono a cuenta de ingresos financieros. 4. Hay que comprobar que el cheque 104 por $350 aparece como cobrado en el estado de banco el mes siguiente. 5. Se contabilizan los cargos bancarios por $10 y $15 el 30/04/07. FINANZAS I Pgina 13

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1.1.8 INVERSIONES TEMPORALES Esta cuenta debe tener su origen en la aplicacin de los excedentes de efectivo que tenga la empresa, los cuales deben estar plasmados en el flujo de efectivo, documento que adems informar sobre el tiempo que la empresa contar con esos excedentes. Estos importes se deben invertir en valores que permitan una amplia liquidez, o sea, que se puedan convertir a efectivo en un corto plazo, situacin que en Mxico se utiliza para realizar las inversiones principalmente en Mesa de Dinero o, en su defecto, en Cetes. Mesa de Dinero. Es un instrumento que han diseado las instituciones bancarias y que permite traspasar los excedentes de efectivo para que generen un inters y el banco invierte los fondos recibidos en un portafolio de inversiones, tanto de renta fija como de renta variable y los rendimientos que reciben los entregan a los diferentes inversionistas. Este instrumento tiene la ventaja de ofrecer rendimientos atractivos y se puede tener una liquidez hasta de 24 horas, pero la desventaja aparece en que las instituciones bancarias solicitan la apertura de un contrato en el cual se exige como inversin mnima la cantidad de $ 1 o 2 millones de pesos. Cetes. Este instrumento es emitido por el Gobierno Federal cada semana y su colocacin se realiza en una subasta pblica, a la cual asisten los representantes de las instituciones bancarias y los representantes de las casas de bolsa, en esta subasta se acuerda el rendimiento que se cubrir al inversionista, dependiendo de si el vencimiento es a 28, 91, 182 o 364 das, este instrumento adems de tener un riesgo bajo y dar liquidez, los empresarios lo han considerado como una Tasa Lder, utilizada para medir el comportamiento de las empresas. La desventaja es que para poder adquirir estos instrumentos, se requiere contar con un contrato de una Casa de Bolsa, los cuales fluctan entre $ 1 y 2 millones de pesos. Contratos de valores en administracin. Estos instrumentos los emiten las instituciones bancarias y tienen un vencimiento de 30 a 360 das; dentro de sus ventajas est el que las inversiones se realizan en la misma institucin en la que se tienen las cuentas de cheques, la inversin requerida es de $ 10,000.00 en adelante, pero la desventaja es que ofrecen un rendimiento muy bajo. De las alternativas descritas, se requiere que la empresa determine cul es el monto del efectivo excedente, para poder tomar la decisin del instrumento en el cual invertir. Fundamento de la posesin de valores negociables. Segn Besley y Brighman, los valores negociables, o activos que son casi efectivo, son inversiones a corto plazo extremadamente lquidas que le permiten a la empresa obtener rendimientos positivos sobre el efectivo que no se necesita para pagar las facturas en forma inmediata, pero que se necesitar en algn momento a corto plazo, tal vez en das, semanas o meses. Aunque tales inversiones generalmente proporcionan rendimientos mucho ms bajos que los activos en operacin, casi todas las grandes empresas tienen este tipo de inversiones.

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Razones que justifican la posesin de valores negociables a) Las inversiones temporales, sirven para no tener inversiones improductivas, de ah que los autores las denominen Cuasi-dinero, por la facilidad para su conversin a efectivo. b) Los valores negociables tambin se utilizan como una inversin temporal para: Financiar las operaciones estacionales o cclicas y Acumular los fondos que servirn para satisfacer ciertas necesidades financieras en el futuro cercano.

1.1.9 APLICACIN PRCTICA DE TASA DE DESCUENTO Y RENDIMIENTO. Tasa de Rendimiento La tasa de rendimiento de una inversin es aquella que se genera por el hecho de comprar un bien a un precio y venderlo a otro, que puede ser mayor o menor. Esta tasa resultara de aplicarla al valor inicial. Una tasa de rendimiento es diferente que una tasa de inters puesto que cuando una persona compra un bien cualquiera, y lo vende a un precio diferente, no est recibiendo intereses. Solo existe una diferencia entre precios. Por ejemplo si una persona invierte $100.00 a una tasa de rendimiento de 8% anual a 1 ao, entonces obtendr lo siguiente: 100 (1 +0.08) = 108

Por lo tanto esta recibiendo $8 sobre $100 de inversin inicial o capital. $8 / $100 = 0.08 = 8% Si en lugar de que reciba los $8 sobre $100 de inversin inicial cobra anticipadamente los $8 y solo entrega la diferencia ($92), para obtener $100 al final del ao, tendra lo siguiente: 100 (1 0.08)= 100 (0.92)= $92 8/92=0.86957 = 8.6957%

Por lo tanto, la tasa de descuento es sobre el Valor final o futuro o Vo. Nominal y la tasa de rendimiento es sobre el valor inicial o capital. En el ejemplo, al descontar anticipadamente $8 sobre el valor final de $100, entonces la tasa de descuento ser de 8% anual, mientras que la tasa de rendimiento sobre el valor inicial ser de 8.6957% anual.

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Formulas: r= 1d d*n 360 d = 1r d*n 360 Donde: r= tasa de rendimiento anual d= tasa de descuento n= plazo en das Ejercicio: Una empresa desea hacer un prstamo de $10,000.00 a un empleado a una tasa de descuento del 12% anual a 185 das A que tasa de rendimiento equivale el prstamo? r= 1d d*n 360 r= 10.12 0.12*185 360 r = 12.7886% Por lo tanto el empleado estar pagando una tasa de rendimiento de 12.7886% anual. En cada caso ya sea que se tome la tasa de rendimiento o la de descuento, la cantidad que recibe el empleado ser la siguiente: C= M 1+i*t C= 10000 1 +(0.12786* 185/360) C= $9,383.45 El empleado recibir esta cantidad y en 185 das tiene que pagar los $10,000.00 FINANZAS I Pgina 16

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Descuento Bancario o Comercial Es el descuento calculado mediante la formula de inters simple en la que tasa de inters (i), se sustituye por una tasa de descuento (td) quedando de la siguiente manera: Dc = M * td+ t Ejemplo: Hallar el descuento comercial simple sobre una deuda de $1,500.00 con vencimiento en 9 meses a una tasa de descuento de 6% Cul es el Valor Presente de la deuda? Dc= M*td*t Dc=1500 * (0.06 * 9/12) Dc= 1500 * (0.45) D= $67.50 Valor Presente de la Deuda = Valor OriginalDescuento Vo. Presente de la D= 150067.50 Vo. Presente de la D= $1,432.50 Ejercicio. Datos: Cetes Valor Nominal Tasa de Descuento Tiempo $10.00 16% 90 das Donde: Dc=Descuento comercial, M=Monto, td= tasa descuento, t=tiempo

D= M*td*t= 10*(0.16*90/360))=10*0.040=$0.40 Precio de Compra = Vo. Nominal Descuento Precio de Compra = $10.00 -- $.040 Precio de Compra= $9.60

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Descuento Real o Justo Es la diferencia entre el valor nominal y el actual Formula: Dr = M M 1+i*t Diferencia entre Descuento Comercial y Descuento real Ejercicio: Se tiene un documento con valor nominal de $50,000.00 y una tasa de descuento del 2.5% mensual. TIEMPO DESCUENTO COMERCIAL Dc= M*d*t 1,250.00 2,500.00 5,000.00 7,500.00 15,000.00 DESCUENTO REAL Dr = M M 1 + i*t 1,219.51 2,380.95 4,545.45 6,521.74 11,538.46

1 mes 2 meses 4 meses 6 meses 1 ao

INTERS Llamamos INTERS al beneficio que produce un CAPITAL, al diferir su disponibilidad un cierto TIEMPO. El inters puede ser simple o compuesto. Se llama inters simple cuando no se capitaliza, cuando los intereses devengados no se acumulan al capital para producir nuevos intereses en los aos sucesivos, mientras dura el prstamo. Y es inters compuesto cuando, por el contrario los intereses se acumulan al capital peridicamente para producir con l nuevos intereses. Inters simple

Es evidente que el inters simple que produce un capital C, durante t aos a la tasa i, est dado por:

I=C*i*t
Donde:

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I = Inters C= Capital i = tasa de inters t= tiempo. Ejemplo: Qu inters produce un capital de $40,000.00 en 1 ao 7 meses y 21 das al 24% anual? I=? C=$40,000.00 I= 24% anual= 0.24 anual t= 1 ao * 360 das = 360 das 7 meses * 30 das = 210 das 21 das= 21 das Total de das= 591 Por lo tanto, t=591/360 aos I=C*i*t=40 000*0.24* (591/360)= $15,760.00 Calcular el inters simple comercial de $2,500.00 en 8 meses al 8% anual. Sustituyendo en la formula: I= C*i*t= 2500*0.08*8/12=133.33 Se concede un prstamo de $5,000.00 a dos aos, con una tasa de inters del 15% anual. Calcule el inters a los dos aos. I=C*i*t= 5000 * 0.15 * 2 I= $1,500 Esto quiere decir que en el segundo ao se pag esta cantidad, pero adems en el primer ao tambin se pago esta misma cantidad y no se acumul al capital. Si se hubiera acumulado entonces se conocera como monto.

Se ha demostrado la utilidad que representa el manejo de las formulas matemticas aplicadas para el calculo del inters. Las cuales sirven para calcular el costo financiero de los financiamientos que obtenga la empresa o el clculo de los rendimientos sobre las inversiones que se realicen, para la toma de decisiones.

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1.2 LAS FINANZAS DE LAS CUENTAS POR COBRAR El objetivo es mostrar las diferentes acciones a seguir, para tomar la decisin sobre la conveniencia de otorgar crdito a los clientes y conocer las diferentes alternativas que se tienen para lograr el cobro de estas cuentas y cual es el costo financiero de cada una de ellas. 1.2.1 LAS DECISIONES DE OTORGAR CRDITO Las empresas para realizar sus operaciones y ganar un mercado, otorgan crdito a sus clientes para lo cual realizan una investigacin y al final de ella fijan el monto del crdito que le ofrecern a su cliente, el cual nicamente firmara la factura de venta para indicar que recibi la mercanca o servicio y que acepta el crdito. Las cuentas por cobrar representan en toda organizacin, el crdito que concede la empresa a sus clientes, sin ms garantas que la promesa de un pago a un plazo determinado. El concepto de Crdito corresponde a tener confianza, indicando que se tiene confianza en que el cliente liquidar su adeudo. Esta situacin se presenta en todas las empresas y el cambio obedece al tipo de producto que se comercializa y al capital de trabajo que tenga la empresa para sustentar el crdito otorgado. En forma adicional a otorgar el crdito a los clientes, aparece el cobro de los intereses sobre el financiamiento o sobre los crditos morosos, generando un ingreso adicional a la empresa. Con el otorgamiento del crdito surge el riesgo de: Que el cobro de las cuentas se retrase, afectado el flujo de efectivo Que las cuentas por cobrar se conviertan en incobrables, afectando el flujo de efectivo y los resultados del ejercicio en que esto ocurra.

Con los conceptos anteriores surgen las siguientes preguntas: Cuanto invertir en cuentas por cobrar Monto mximo de crdito por cliente Plazos de crdito por cliente Sistema de control y recuperacin de la cobranza Para dar solucin a las preguntas planteadas veremos los siguientes subtemas. 1.2.2. LAS POLITICAS DE CREDITO Las polticas de crdito son un conjunto de decisiones que comprenden las normas de crdito de una empresa, los trminos de crdito, los mtodos empleados para cobrar las cuentas de crdito y los procedimientos para controlar el crdito. Es necesario contar con las polticas de crdito, para establecer los procedimientos que se deben seguir cuando se valora el otorgamiento del crdito y con ello aumentar la probabilidad de recuperarlo.

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Las polticas de crdito se establecen en funcin a los siguientes factores: El periodo del crdito, que se refiere a la longitud del plazo en tiempo que se confiere al comprador para realizar el pago de la deuda generada por las adquisiciones realizadas a la empresa. Aqu se establecen los descuentos por pronto pago que se le otorgan a los clientes cuando pagan antes del plazo original de vencimiento. Las normas de crdito se refieren a la solidez y a la dignidad crediticia que un cliente debe exhibir para aspirar a que se le conceda el crdito. Entre los factores que se utilizan estn: la capacidad financiera mnima que deben tener los clientes de crdito para ser aceptados y el monto del crdito disponible para distintos tipos de clientes. La poltica de cobranza de la empresa, la cual se mide por la rigidez o elasticidad en el seguimiento de las cuentas de pago lento. Cualquier descuento concedido por pronto pago, incluyendo el periodo de descuento y monto. Las empresas Micro y Pequeas, deben realizar un estudio antes de ofrecer crdito a sus clientes, indicando que se tienen que estudiar las 5 C del crdito que consisten en: 1) Conducta 2) Capacidad de pago histrica 3) Capacidad de endeudamiento 4) Capacidad de pago proyectada 5) Condiciones macroeconmicas Rasgo Conducta Concepto Consiste en evaluar la calidad moral y su capacidad administrativa, considerando que se refiere al estudio cualitativo del prospecto del cliente, en relacin a como se ha comportado y que se espera que en esa forma contine comportndose. En este rengln se pretende determinar como se ha comportado el prospecto de cliente para obtener los recursos y cubrir sus compromisos. En esencia se revisa si los flujos de efectivo han provenido de sus operaciones propias y normales o si ha tenido que acudir a la obtencin de financiamientos de terceras personas o a la aportacin de los socios Al revisar la informacin financiera, se puede observar si la empresa es solida financieramente, si la proporcin de sus activos y pasivos permitira incrementar la contratacin de deudas. Al prospecto de cliente ser necesario solicitarle estados financieros proyectados (Pro Forma), para analizarlos y determinar si con sus proyecciones ser capaz de generar los flujos de efectivo para hacer frente a sus compromisos. En este aspecto, ser necesario conocer cual es el comportamiento que se espera de la economa del pas, de la industria y del sector al que pertenece el prospecto del cliente, resaltando los conceptos siguiente: Riesgo del Pas Actividad de la Industria Actividad del sector al que pertenece el prospecto del cliente Posicionamiento del prospecto de cliente en el mercado

Capacidad de pago histrica

Capacidad de endeudamie nto Capacidad de pago Proyectada Condiciones Macroecon micas

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La informacin y actividades que frecuentemente se utilizan para realizar la evaluacin de los solicitantes de crdito son principalmente los siguientes datos: a) Solicitar que los Estados Financieros bsicos principales, en el caso que estos se encuentren dictaminados se debe dar especial atencin a las notas a los estados financieros. b) Inspeccin fsica de la empresa c) Solicitar como requisito indispensable el historial crediticio, emitido por el Bur de Crdito, los certificados de libertad de gravamen al Registro Publico de la Propiedad y de Comercio d) Referencias comerciales e) Avales que se puedan otorgar f) Fijar el lmite mximo de inversin en Cuentas por Cobrar g) Establecimiento de lmites mximos por clientes h) Establecimiento de condiciones del crdito en forma clara i) Evitar al mximo contar con una cartera vencida j) Abatir costos de cobranza k) Evitar que el otorgamiento de descuentos por pronto pago se convierta en una carga adicional a los egresos por concepto de cobranza, dando como resultado que sea un costo no controlable; para evaluar la conveniencia del otorgamiento de los descuentos por pronto pago se debe realizar un anlisis de costo-beneficio. La tcnica que auxilia al administrador financiero para la toma de decisiones en cuanto al otorgamiento del crdito, es el Anlisis Financiero, el cual se realiza con la aplicacin de las Razones Financieras, que es la proporcin que guardan los diversos rubros de los estados financieros. Forman parte de ellos: Estabilidad. Consiste en determinar que parte de sus activos estn financiados con capital ajeno y cual, por los accionistas, para tal efecto se pueden utilizar las razones financieras siguientes: Estabilidad = ACTIVO CAPITAL Estabilidad = ACTIVO PASIVO

El resultado indica que por cada $1.00 de Capital que han aportado los accionistas, cuanto se tiene invertido en el activo total de la empresa, mostrando por diferencia los financiamientos obtenidos. Capacidad de Pago. Consiste en determinar la suficiencia o insuficiencia de los recursos de la empresa para hacer frente a sus obligaciones a corto plazo y se puede calcular con base en lo siguiente: FINANZAS I Pgina 22

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Capacidad de Pago a Corto Plazo = Activo Circulante / Pasivo a corto plazo Esta razn nos indica que por cada $1.00 de pasivo que ha contratado la empresa, cuanto tiene invertido en el activo circulante, para hacer frente a ello y permitira conocer si se tiene la capacidad de contratar pasivos adicionales. Prueba Severa o de Liquidez Prueba de Liquidez = Activo de Inmediata disponibilidad / Pasivo a Corto Plazo El resultado indica que una situacin extrema, si se consideran nicamente los activos de inmediata disponibilidad y se comparan contra el pasivo contratado, indicando que por cada $1.00 de pasivo a corto plazo contratado tenemos tanto de activo de inmediata disponibilidad o convertibilidad al efectivo, es decir cuantas veces podemos cubrir con nuestro activo de inmediata disponibilidad nuestros pasivos a corto plazo. Este anlisis se puede efectuar, tanto en forma interna por personal de la empresa, como por agencias dedicadas al anlisis e investigacin del crdito, con la ventaja de contar con la informacin que se obtiene de dichas agencias. Costo de Investigacin y Cobranza. Se refiere a todas aquellas erogaciones necesarias sin las cuales no se podra otorgar el crdito y su recuperacin, tales como sueldos a empleados, papelera, depreciacin, y todos los gastos necesarios para el control y recuperacin de la cobranza. Costo de Capital. Es aquel que la empresa eroga principalmente por intereses, descuentos, dividendos, etc., originados por los financiamientos que recibe, mientras recupera la cartera. Costo de Morosidad. Es aquel que se tiene por los retrasos en el pago por parte del cliente, adicionando los gastos por trmites de recordatorios que hacen a los clientes, consistentes en telegramas, cartas, llamadas telefnicas, gastos de abogados, etc. Costo de Incobrabilidad. Se refiere a la suma de los tres anteriores, ms el costo de la mercanca objeto de la venta, y que no se pudo recuperar. Como se observa los costos antes descritos representan los costos potenciales de otorgar crdito a los clientes, mismos que es necesario evaluar para estimar el impacto que tendrn en las utilidades de la empresa en un momento dado. 1.2.3 LOS ESTADOS DE CUENTA

Es necesario verificar peridicamente la informacin que se genera en el rea contable, con la informacin que tiene cada uno de los clientes, para proceder a investigar oportunamente la diferencia y tomar las decisiones oportunamente. Para facilitar este proceso, una herramienta la representan los Estados de Cuenta que se le envan al cliente, buscando que este reporte las diferencias que surjan por pagos o descuentos no considerados por la empresa. FINANZAS I Pgina 23

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En muchas ocasiones, se proporcionan los Estados de Cuenta de los saldos de los clientes, va telefnica, mediante correo electrnico, incluso estableciendo una pagina web en la que se proporciona un numero de cuenta o de identificacin con el cual se realizan las consultas de manera personalizada y mas rpida por cada cliente, situacin que permite utilizar la tecnologa y ahorrar costos, pero se tendr que tomar en consideracin que no habr un comprobante de la entrega de dicho estado de cuenta al cliente. 1.2.4 EL MANEJO DE LA COBRANZA En toda empresa se requiere tener control sobre la cobranza, el cual podr ser: 1. Archivo con cada una de las facturas de los clientes, que servirn de referencia del nmero de operaciones que ha realizado el cliente, copia de la documentacin del crdito autorizado, cartas, recordatorios o tramites legales. 2. Archivo de fechas de vencimiento, que permita conocer cuales facturas se vencen en determinado tiempo. 3. Control de las facturas entregadas al cobrador, para hacer su revisin y verificar el efectivo que logr cobrar. 4. Control del rea contable, de la cuenta del cliente.

Teniendo el control de cobranza anteriormente descrito, el encargado del rea de crdito y cobranza tendr un expediente por cada uno de los clientes, con cada uno de los siguientes documentos: a) b) c) d) e) f) g) h) i) j) k) Solicitud de crdito Investigacin Estados financieros Garantas Lnea de crdito autorizada y la fecha de autorizacin Documentos pendientes de cobro Cartas de primer, segundo y tercer recordatorio de su vencimiento. Envo al abogado de las facturas y documentos pendientes de cobro Documentacin referente a los tramites realizados por el abogado Cobro realizado por el abogado Solicitud de cancelacin de la cuenta, por ser incobrable segn datos enviados por el abogado.

En funcin de los controles anteriores y dependiendo del numero de clientes, ser necesario que se contrate mayor numero de cobradores o de abogados, en su caso y al final de cada mes se debe solicitar al encargado del rea, que rinda un reporte al rea de finanzas, mostrando las actividades realizadas en el periodo, y cual es el valor de: Cuentas cobradas Cuentas pendientes Cuentas con atraso mayor de 30 das FINANZAS I Pgina 24

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Cuentas con atraso mayor de 60 das Cuentas con atraso mayor de 90 das Cuentas en poder del abogado Estimacin para cuentas que se convertirn en incobrables.

Modelos Prcticos de Cobranza. A continuacin se presentan algunos modelos de utilizacin prctica que pueden ser aplicables en las empresas. A) MODELO BOLTEN Establece como elementos los siguientes: UT= Utilidad Total P= Precio de Venta C= Costo de Ventas U= Unidad a Vender CC= Costo de Cobranza K= Costo de Capital d=Descuento Otorgado por Pronto Pago M=Morosidad m= Costo Promedio de Morosidad u = Unidades Adicionales a vender debido al descuento por pronto pago. %V= Porcentaje de Ventas no Pagadas I= Incobrabilidad %I= Porcentaje de Ventas Incobrables ppp= Neto con Descuento por Pronto pago Para la obtencin de la mejor poltica a fijar, establece las siguientes formulas: Ventas de Contado UT = PU-CU-CC Neto a 30 das UT30= PU-CU-CU(K)-CC(U)

Neto con descuento dentro de los 10 primeros das: UTppp30=UT30+(1-d)PU-CU-(CU(K/3))-CC(U) Morosidad M= m(U+u) %V

Incobrabilidad I=C(U+u) %I El propsito que se busca con este modelo es maximizar la utilidad de la empresa y el conocimiento de los costos que se afectan por la cobranza, a fin de abatirlos y por otro lado identificar la poltica idnea para la empresa.

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Caso Prctico: Si la empresa actualmente vende 20 maquinas de contado, y establece la poltica de ventas a crdito de 30 das, se estima que alcanzara un nivel de venta de 63 unidades, y si otorga adems un descuento por pronto pago del 5% vendera 75 unidades. Su costo de ventas es de $6,860.00 por unidad y su precio de venta de $13,720.00. Se desea conocer el impacto de la utilidad para decidir, cual ser la mejor estrategia, estimando que su costo de cobranza es $1,300.00 pesos por unidad vendida a crdito y el descuento que se considera otorgar es del 5% solo procedera ante pagos durante los diez das siguientes a la operacin. En caso de cuentas por cobrar a crdito la empresa tendr que financiarse con prstamos, los cuales causaran intereses a razn del 18% anual. Suponiendo que el costo de morosidad seria de $3,900.00.00 y la probabilidad de clientes morosos seria del 5% sobre ventas. En caso de incobrabilidad se estima no poder recuperar el 1% de las ventas. Desarrollo

DATOS
CONTADO 20 Unidades Costo de Ventas Precio de Ventas Costo de Cobranza Descuento por P.P. PRESTAMO Costo Morosidad Clientes Morosos Incobrabilidad CRDITO 30 DAS 63 Unidades CRDITO P.P. 5% 75 Unidades

$ 6,860.00 $ 13,720.00 $ 1,300.00 por unidades vendidas a crdito 5% Descuento a 10 das sigtes a la operacin. i=18% Anual $ 3,900.00 5% sobre ventas 1%

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1.- VENTAS DE CONTADO UT=PU-CU-CC UT= 13720(20)-6860(20)-0 UT=274,400-137,200-0 UT=$ 137,200.00 2.- NETO A 30 DAS UT30=PU-CU-CU(K)-CC(U) UT30= 13720(63)-6860(63)-6860(63)(0.18)-1300(63) UT30=864360-432180-77792.40-81900 UT30=$ 272,487.60 3.- NETO A 30 DAS CON DESCUENTO EN 10 PRIMEROS DAS UTppp30= UT30+(1-d)PU-CU-(CU*K/3)-CC(U) UTppp30=272487.60+(1-0.05)13720(12)-6860(12)-6860(12)*(0.18/3)-1300(12) UTppp30=272487.60+(0.95)164640-82320-82320*0.06-15600 UTppp30=272487.60+156408-82320-4939.20-15600 UTppp30=$ 326,036.40 4.- MOROSIDAD NETO A 30 DAS M=m(U+u)%V M= 3900(63+0)0.05 M=$12,285.00 5.- INCOBRABILIDAD NETO A 30 DAS I=C(U+U)%I I=6860(63+0)0.01 I=$4,321.80 ANALISIS DE LA MEJOR POLITICA UTILIDAD UTILDAD TOTAL MENOS: MOROSIDAD INCOBRABILIDAD CONTADO $ 137,200.00 $ $ $ 137,200.00 30 DAS $ 272,487.60 $ 12,285.00 $ 4,321.80 $ 255,880.80 30 DAS PPP $ 326,036.40 $ 14,625.00 $ 5,145.00 $ 306,266.40 MOROSIDAD 30 DAS CON PPP M=m(U+u)%V M=3900(63+12)0.05 M=$14,625.00 INCOBRABILIDAD 30 DAS CON PPP I=C(U+U)%I 6860(63+12)0.01 I=$5,145.00

Con base en los resultados, la alternativa que maximiza la utilidad es la de fijar la poltica de ventas a 30 das con descuento por pronto pago, permitiendo con esto bajar costos. B) Modelo Gitman Este modelo esta basado principalmente en la evaluacin de polticas de cobro y cambio de los planes. FINANZAS I Pgina 27

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Alternativas para reducir las cuentas por cobrar: 1.- Modificar los precios de venta, para que el cliente reciba un beneficio al comprar al contado. 2.- En las operaciones a crdito, fijar un precio mayor al que se maneja de contado adems de un inters sobre el monto de la operacin. 3.- Fijar el cobro de un inters moratorio, cuando el cliente se extienda del plazo autorizado. 4.- Reducir montos y plazo de crdito 5.- Realizar convenios con los bancos para usar su campaa de venta a meses sin intereses con tarjetas de crdito. El Administrador Financiero, tiene que evaluar estas alternativas, para decidir cual es la ms recomendable para tener un costo financiero menor y que permita la recuperacin del efectivo en menos tiempo. 1.2.5 COBRANZA EXTRAJUDICIAL La Cobranza Extrajudicial consiste en utilizar los diferentes mecanismos para lograr que el cliente cubra el importe de su adeudo. Elementos de la Cobranza Extrajudicial a) Cheques posfechados, corresponde a cheques que expide el cliente pero con una fecha posterior a la actual. Esto permite convencer al cliente para que nos facilite el cheque que cobraremos posteriormente, la desventaja es que no tenga fondos pero la ventaja es que si no se puede cobrar el abogado tendr elementos para gestionar ante juicio mercantil o penal el cobro del documento. b) Cobro de Inters Moratorio c) Recepcin de Pagars, se debe implementar la poltica de que todo cliente que reciba crdito deber amparar el monto del crdito con un pagare. d) Aumentar el numero de cobradores e) Utilizar los Servicios de Agencias especializadas dedicadas a las funciones de cobranza. 1.2.6 COBRANZA JUDICIAL En este procedimiento, las cuentas no recuperadas se envan al abogado para que este inicie las gestiones judiciales y logre su recuperacin. Este procedimiento tiene la ventaja de poder recuperar el efectivo del crdito otorgado, la desventaja, el tiempo y la prdida del cliente. Se recomienda que una cuenta no debe ponerse en manos de un abogado o agencia de cobranzas, hasta que ya hayan agotado todas las medidas necesarias, puesto que si se mandan al abogado hay que tener en cuenta que se le tienen que cubrir peridicamente gastos al abogado y al final cubrir sus honorarios, que normalmente se fijan sobre un porcentaje de la cobranza. Pgina 28

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1.2.7 LOS CONVENIOS DE PAGO

Este procedimiento de puede presentar para que el cliente realice los pagos en funcin al convenio realizado entre empresa y cliente. Este tipo de operaciones se presenta: a) Cuando el cliente tiene problemas financieros y se le apoya para que pueda seguir trabajando. b) En la venta de bienes de consumo duradero en los cuales se da financiamiento a los clientes por 36 meses o mas (venta de inmuebles, automviles, maquinaria, etc.) Al realizar el convenio se estipula el monto del crdito, la carga de intereses y las fechas de pago, adems de indicar cuales sern las garantas que el cliente ofrece. Cuando existen ventas de inmuebles, se puede operar con un Contrato de Compra-Venta, con reserva de dominio, mediante el cual cuando el cliente termina de pagar, el vendedor le escritura la propiedad. En la venta de automviles o maquinaria, el proveedor conserva la factura original de venta mientras el cliente termina de pagar su adeudo. Lo recomendable en estos casos es que la empresa registre el contrato de convenio de pagos, para darle la formalidad al documento y poder ejercer las acciones pertinentes cuando sea necesario. Crdito en Ventas a Plazos Tambin se le conoce como ventas en abonos. En los primeros aos de las ventas a plazos, la durabilidad del producto era la primera consideracin en la venta de bienes del plan a plazos, pero los vendedores pusieron poca atencin al crdito ofrecido; la actitud del vendedor se limitaba a: si el cliente no hacia sus pagos al vencimiento, el vendedor recuperaba sus artculos y los revenda y no perda en la transaccin, pero sin embargo de esa manera no se recupera la totalidad de la cuenta por cobrar. Las condiciones de un Contrato de Venta a Plazos constan de 4 elementos bsicos: El enganche Pagos peridicos iguales El recargo El vencimiento de la deuda

El riesgo que puede sufrir el vendedor se reduce mediante un fuerte enganche, pagos peridicos considerables y corto vencimiento. La carga del comprador es facilitada por tener enganche reducido, los pagos peridicos pequeos y el vencimiento prolongado; pero a mayor periodo, mayor recargo. Cuesta mas al vendedor llevar una cuenta durante un periodo prolongado aunque los recargos sean elevados. Las tiendas que ofrecen un plan de plazos amplio compiten por que obtienen un gran volumen de ventas.

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Lmite de Crdito a Plazos. As como del monto que tiene de ingreso el cliente, normalmente las empresas recurren al Bur de Crdito para verificar los antecedentes de cumplimiento de pago. Por lo tanto se establecen las Condiciones de pago y vencimiento a 12 o 24 meses. Cada vez que se hace una compra a plazos, el cliente va a la oficina de crdito y arregla las condiciones de pago. Sin embrago el limite de un crdito a plazos no tiene el mismo tratamiento que el del crdito para una cuenta regular que para una cuenta renovada. El archivo de crdito es revisado cada vez que se hace la compra. Todo depende tambin de: Tipo de Bienes. Bajo una firme poltica de crdito a plazos, el tipo de bienes vendidos afectara la fecha de vencimiento del contrato, lgicamente los bienes delicados que duran solo unos cuantos meses serian vendidos a menos plazo que el mobiliario de mayor durabilidad. Enganche. Las empresas para garantizar la operacin, solicitan a sus clientes el pago de un enganche, que consiste en que el cliente realiza un pago parcial antes de recibir la mercanca o el servicio. Esta operacin se solicita normalmente cuando es un cliente nuevo o cuando la mercanca se tiene que fabricar especficamente para el cliente, lo anterior permite que la empresa vendedora reduzca el riesgo de la cobranza.

Al realizar una venta, es necesario que la empresa vendedora tome en consideracin ciertos eventos que podrn afectar las ventas futuras o la recuperacin de las ventas realizadas, dentro de los que aparecen: Riesgos Indeseables Tendencia Econmica. Las condiciones econmicas generales son un factor importante al analizar el riesgo del crdito. Las tendencias econmicas tienen una influencia decisiva en las condiciones de crdito a plazos por el tiempo involucrado. Cuando las situaciones de pobreza en los negocios parecen ser inminentes, el vendedor a plazos se inclina por solicitar unidades de pago mas grandes adelantando al fecha de vencimiento, a fin de evitar serios problemas de cobro si el cliente es afectado por una baja repentina en las condiciones de los negocios. Cargos por Servicios. Los recargos por servicios en una venta a plazos involucran muchos gastos que provienen de la caja y cargos regulares de ventas, como por ejemplo las investigaciones, cobros de cheques, sueldos de personal de contabilidad y cobranza, timbres, papelera y frecuentemente alcanzan los mismos importes si se trata de una pequea venta tanto como una de un monto considerable. Las perdidas de una cuenta incobrable deben tambin ser consideradas. Adems, el capital del comerciante es obstruido o retenido durante un periodo prolongado. Obviamente, un establecimiento que opera a plazos no tendr xito si no hace un presupuesto de estos costos y los aprueba sobre el crdito del cliente, de una u otra manera. FINANZAS I Pgina 30

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Algunos almacenes aconsejan no cargar al crdito, pero ellos deben valorar sus bienes para cubrir los gastos extra. Algunas tiendas imponen un recargo redondo por servicios sobre todas las ventas a plazos. La practica mas comn es aumentar un cierto porcentaje, usualmente cerca del 1% por mes, sobre el precio de venta menos el enganche. Este cargo se suma al saldo y el total se divide entre las unidades de pago. Por ejemplo: Si un cliente compra $200.00 en mercanca y paga el 15% de contado $30.00, el saldo que adeuda despus del enganche es de $170.00. Para un termino de 12 meses, un recargo del 1% mensual ($170 * 12 * 1%=20.40) da un saldo de crdito de $190.40. los pagos sern de $15.87 por mes. Sin embargo, si el cliente desea pagar el saldo en 6 meses, el recargo seria solamente de $10.20 ($170* 6 * 1%=10.20) y el pago mensual ascendera a $30.03 1.2.8 EL SALDO MAXIMO DE LAS CUENTAS POR COBRAR La decisin de ofrecer crdito le corresponde a la gerencia. Las empresas grandes tiene Gerentes de Crdito que juegan un papel muy importante en fijar las condiciones comerciales y verificarlas, a fin de que las condiciones reales se ajusten a lo planeado o sin son mas favorables.

Porcentaje de Cuentas Por Cobrar en Relacin a Ventas

Existen varias maneras de evaluar las condiciones reales del crdito en determinadas empresas. Una de ellas es examinar la cantidad de cuentas por cobrar en relacin con las ventas a crdito, una de ellas es la utilizacin de las razones financieras: % de Ctas. x Cobr. en relacin con ventas= Cuentas por cobrar/Ventas a Crdito*100 Ejemplo: La empresa Cristal, S. A. realizo ventas por $6,000,000.00 y si al final del ao tenia cuentas por cobrar por $600,000.00 su porcentaje de cuentas por cobrar con relacin a ventas ser: 600,000/6,000,000*100= 10% o Rotacin de las cuentas por cobrar 10 veces al ao Periodo de Cobranza Este porcentaje solo no proporciona mucha informacin, pero es posible considerarlo en funcin del ao; un 10% del ao es: 360 das * 10/100= 36 das es el periodo de cobranza.

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Por lo tanto si la empresa Cristal, S.A. tiene condiciones comerciales de 30 das netos, el periodo real de cobranza de la cartera se ha extendido en 6 das, en promedio. Esta cifra indica que los clientes se toman 36 das para pagar. Para efectos de pronstico, es mejor trabajar con el periodo real de cobranza que con el periodo ofrecido en las condiciones comerciales.

1.2.9

LAS OTRAS CUENTAS POR COBRAR

Formando este rubro, aparecen importes que son a cargo de: a. b. c. d. Funcionarios y empleados Deudores diversos Empresas Filiales Impuestos pendientes de recuperar

a. Funcionarios y Empleados: corresponde a los prstamos o pagos por cuenta de los empleados y funcionarios. En este rubro en particular, se debe contar con la poltica de realizar prestamos a los empleados hasta por el equivalente a 3 meses de sueldo y efectuar los descuentos en la nomina, cada quincena segn sea el caso. Si algn empleado tuviera un saldo a su cargo al momento de liquidarlo por separacin de sus labores, se debe efectuar el descuento del importe que recibir el empleado. b. Deudores Diversos: este rubro se conforma principalmente de las siguientes cuentas; 1) Anticipos a prestadores de servicios 2) Anticipo para la compra de activos fijos Estos dos puntos corresponden a salidas de efectivo que la empresa realiza y que tienen que estar amparados en los contratos de prestacin de servicios o en la cotizacin presentada por la casa que vender los activos fijos. 3) Reclamaciones a la Compaa de Seguros y Fianzas El concepto de seguro aparece cuando alguno de los bienes asegurados sufre un accidente o es robado se presenta la reclamacin a la compaa de seguros y el administrador financiero debe estar vigilando que se logre la recuperacin del importe o cuando se cancela una pliza de seguro por baja del bien sujeto del seguro, por lo que no tiene razn de seguir manteniendo la pliza de seguro vigente. c. Empresas Filiales: estas empresas son compaas que tienen socios en comn o en las que una empresa es accionista de la otra. En ambos casos se realizan

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1.2.10 LA ESTIMACION PARA CUENTAS INCOBRABLES Historia de la Cuenta de los clientes Como parte de los reportes con los que debe contar el encargado del rea de Crdito y Cobranzas, la cual tiene la responsabilidad de aceptar o rechazar las lneas de crdito para los clientes, existe el reporte de Antigedad de Saldos. Este reporte tiene el objetivo de presentar informacin de las cuentas de los clientes pendientes de cobro al cierre del ejercicio, indicando adems cuales saldos tienen una antigedad de 30, 60, 90, o ms das. Con la informacin antes descrita el responsable del rea tendr que analizar lo siguiente: Saldo a cargo del cliente. Esta informacin le permitir verificar el lmite de crdito autorizado y comprobar si no se han respetado los lmites, en caso contrario, comentarlo con el cliente y estrictamente suspender futuras ventas hasta que se nivele con los lmites autorizados. Determinar los saldos de Vencimiento de 30, 60, 90 o ms das y tomar decisiones pertinentes. Reporte de cuentas que se enviaron al abogado Cuentas Cobradas Cuentas no Cobradas CUENTAS INCOBRABLES Corresponden a las cuentas que no se podrn cobrar a los clientes, por diferentes razones por ejemplo fallecimiento del cliente, cambio de domicilio, quiebras, incendios, etc., estos importes se tienen que cancelar de los registros contables, situacin en la que tiene que estudiarse cual es el impacto fiscal, ya que la SHCP autoriza la deduccin de cuentas como incobrables de acuerdo a la Ley de ISR en el articulo 31 fraccin XVI. ESTIMACION PARA CUENTAS INCOBRABLES Es una cuenta complementaria de Activo, su presentacin es en el Balance General, en el Activo Circulante, disminuyendo el saldo de la cuenta de Clientes. Su saldo indica, el importe que la empresa espera recibir como quebrantos de sus cuentas de clientes. Razn Financiera de Cuentas Incobrables Importe de Cuentas Incobrables / Importe de Ventas a Crdito Por cada $1.00 de ventas a Crdito cunto representa el quebranto por cuentas incobrables o qu % representan las cuentas incobrables de las ventas realizadas a crdito.

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Ejemplo: La Empresa El Sol S.A., realiz ventas a crdito anuales en 2005 por $23,458,900.00 y se presentaron cuentas incobrables por un importe de $689,000.00, si se aplica la razn financiera descrita anteriormente tendramos: 689,900.00/23,458,900.00=$0.0293 2.93% Interpretacin: por cada $1.00 de ventas a crdito realizadas en el 2005, la empresa tuvo quebrantos por cuentas incobrables de $0.0293; expresado en porcentaje se dira que la empresa tiene quebrantos por cuentas incobrables del 2.93% La informacin anterior se tiene que obtener por lo menos en una historia de 5 aos y obtener la media aritmtica.

AO 2000 2001 2003 2004 2005 TOTAL PROMEDIO ANUAL PROMEDIO MENSUAL

VENTAS A CRDITO $ 8,596,325.00 $ 12,171,685.00 $ 15,460,850.00 $ 19,258,700.00 $ 23,458,900.00 $ 78,946,460.00

CUENTAS PROPORCION PROPORCION INCOBRABLES EN $ EN % $ 380,256.00 $ 268,458.00 $ 158,900.00 $ 458,158.00 $ 689,000.00 $ 1,954,772.00 0.0442 0.0221 0.0103 0.0238 0.0294 0.1297 0.0259 0.0022 4.423 2.206 1.028 2.379 2.937 12.973 2.595 0.216

$ 15,789,292.00 $ 390,954.40 $ 1,315,774.33 $ 32,579.53

Para el siguiente ao 2006 en Enero hay ventas a crdito por $2,258,700.00 * 0.216%= $4,878.79, lo que seria como el importe de Estimacin para cuentas Incobrables para el mes de Enero de 2006. 1.2.11 VALOR DEL DINERO EN EL TIEMPO El concepto de inters surge del reconocimiento del valor del dinero a travs tiempo. El capital, siendo un recurso escaso, tiene, como todo factor de produccin un valor o costo. El concepto de valor o costo es relativo y representa simplemente una medida destinada a evaluar la prioridad de un recurso dentro del esfuerzo econmico. El inters es pues el costo de capital y este costo varia de acuerdo con la importancia del dinero, como recurso productivo, en cada situacin. El inters puede definirse como la suma pagada por el uso de dinero prestado o ms ampliamente, como el retorno obtenido de una inversin productiva. Aunque una inversin sea financiada por fondos internos y sin recurrir a crdito externo, es necesario reconocer que el capital o inversin tiene un costo de utilizacin ya que, alguna utilidad FINANZAS I Pgina 34

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podra percibirse de l, de destinarlo a otros fines; en este caso el costo de capital es un costo de oportunidad. Tasa de Inters La Tasa de Inters es por definicin, la diferencia entre la suma que el deudor paga al final del periodo y la suma que recibe en prstamo, denominada principal dividida por el principal. La tasa de inters se expresa usualmente como porcentaje y se refiere a un periodo de tiempo como el ao, el semestre, el trimestre o el mes. Ejemplo: Calcular la tasa de Inters involucrada en prestar $100 hoy, si se reciben $112 despus de transcurrido un ao. De los $112 recibido despus de un ao, la diferencia entre lo recibido y lo inicialmente prestado constituye el inters devengado. En este ejemplo, el recibo por concepto de intereses equivale a $12 y la tasa anual de inters es del 12% (12*100). Dicha tasa ser nominalmente equivalente a una tasa semestral del 6% o a una mensual del 1%. La cantidad que posea el prestamista al comienzo del periodo $100 se denomina el principal. Tipos de Intereses El inters puede ser simple o compuesto. Esto depende de si el inters acumulado al comienzo de un periodo es considerado para el clculo del inters al final del mismo periodo.

a) Inters Simple En este tipo de inters la cantidad de inters por periodo es calculado con base en el principal que se posee al comienzo del periodo y no se tiene en cuenta el posible inters acumulado al comienzo. Ejemplo: Qu cantidad de dinero se poseer despus de prestar $100 al 6% de inters simple anual durante 2 aos? Al final del primer ao el prestamista poseera la suma principal ($100) mas el inters ganado por el principal durante el ao ($100*0.06=$6). Al segundo ao el inters se computara con base en el principal ($100) y no en la suma total que posea el prestamista al final del primer ao ($106). Al final del segundo ao la suma total que se detecta ser el principal ($100), mas los intereses correspondientes al primer ao ($6), mas los intereses del segundo ao($6); en total poseer $112. Lo anterior se resume en el cuadro siguiente:

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Intereses Total del Dinero que Recibidos al Final del Ganados se tiene al final del final del Ao al 6% ao ao 0 1 2 6 6 100 106 112 0 0 112

Formula: Inters Simple $= (Valor Base de estudio/ Valor anterior)-1*100 b) Inters Compuesto Bajo este esquema la cantidad de inters por periodo se computa con base en el principal ms cualquier suma de inters acumulada al principio del periodo. Ejemplo: Qu cantidad de dinero poseer despus de prestar $100 al 6% de inters compuesto anual, durante 2 aos? Al final del primer ao el clculo del inters es idntico al del ejemplo anterior de inters simple, puesto que al comienzo del primer periodo no existe ningn inters acumulado. La suma que se tiene al final del primer ao es de $106. Para el segundo ao varia, pues los intereses devengados durante este periodo se calculan en base de los $106 que se posean al comienzo del periodo y no solo en los $100 del principal. Los intereses obtenidos en el segundo ao son $106 *0.06= $6.36. La suma que posee al final del segundo ao es, $106+$6.36=$112.36. Lo anterior se resume e la siguiente tabla:

Final del Ao 0 1 2
Formula: Vf=vp*(1+i)n i=( n vf/vp ) -1 vf= Valor futuro vp= Valor Presente i= tasa de inters n=numero de periodos FINANZAS I

Intereses Total del Dinero que Recibidos al Ganados al se tiene al final del final del 6% ao ao 6 6.36 100.00 106.00 112.36 0 0 112.36

i= (vf/vp) 1/n -1

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1.2.12 LA FACTORIZACION DE LA CARTERA Es un instrumento financiero que se basa en la cesin, de forma parcial o total, de la cartera de cobros de clientes de una empresa a una entidad financiera o de crdito (factor). Esta entidad se encarga de todas las actividades que tendra que realizar la empresa (cliente) que comprenden las tareas de gestionar el cobro de crditos cedidos, evitando que la empresa tenga que destinar una parte de su capital a los medios materiales y humanos para conseguir la gestin y el abono del cobro. El factoraje tiene un carcter asegurador; asume el riesgo de insolvencia dando, de esta forma, una garanta frente los clientes insolventes y, adems, mejorando la liquidez de la empresa al producir una entrada de dinero, ya que una vez hecha la cesin de los crditos, la empresa podr disponer de forma inmediata de efectivo para hacer frente a sus deudas y obligaciones. En el factoraje suelen participar tres partes: a) Vendedor, cliente o cedente b) Empresa de factoraje, factor o cesionario c) Deudor o cedido En algunas modalidades de factoraje (principalmente en el factoraje de exportacin) pueden participar otras partes, como compaas aseguradoras o terceros encargados de gestiones de cobranza.

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En los contratos de factoraje financiero, existes diferentes tipos: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. Con recurso Sin recurso Con recurso anticipado Con recurso vencido Puro A proveedores Cien Nuevo estilo Con cobranza delgada Internacional (exportacin-importacin) A continuacin se explicaran tres de los principales tipos de Factoraje: Factoraje con Recurso El cedente se obliga solidariamente con el deudor, a responder del pagopuntual y oprtuno de los derechos de crdito transmitidos al factor. Lo anterior quier decir que el factor tiene el derecho de cobrarle al cedente el importe de lo documentos cuyo cobbro no haya podido logar. Factoraje sin Recurso Tambin conocido como factoraje puro, en esta modalidad el cedente no queda obligado con el factor a resarcir las cuentas que no pueda recuperar en la cobranza, esta operacin corresponde realmente a una venta de la cartera. Factoraje Internacional Para evitar correr los riesgos que se presentan tanto en las ventas de exportacin como en las compras de importacin, referente a la cobranza o el cumplimiento de los contratos de compra, se debe aprovechar a la empresa de factoraje que realice operaciones en el extranjero. Se trata de evitar los riesgos de no lograr que el cliente radicado en el extranjero realice el pago del adeudo, si esto sucediera, obligara a la empresa a iniciar un juicio en el extranjero para lograr el cobro de la mercanca, actividad que generara gastos adicionales.

1.2.13 LA ADMINISTRACION DE CUENTAS POR COBRAR POR TERCEROS Cuando una empresa desea reducir los gastos administrativos, y de investigacin y cobranza, podr utilizar los servicios de terceras personas. No obstante que se tendr que pagar comisiones a estas personas, se reduce la carga fija por los sueldos y prestaciones FINANZAS I Pgina 38

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sociales que tiene que cubrir a los empleados que en forma interna realizaran los servicios de investigacin, control y cobranza. Una ventaja adicional que se obtiene al manejar la cobranza de terceras personas, es que los clientes no saben si se trata de una agencia de cobranza o de un abogado, razn por la cual tratar de cubrir sus adeudos oportunamente. En el desarrollo de los subtemas anteriores, se presentan las diferentes tcnicas aplicables para la administracin de las cuentas por cobrar, buscando que las empresas al otorgarle crdito a sus clientes, no reciban un quebranto financiero al no lograr recuperar la cartera o lograr su recuperacin con varios das o meses de retraso, situacin que se reflejara en una reduccin a su flujo de efectivo.

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