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UNIVERSIDAD VERACRUZANA FACULTAD DE INGENIERÌA “ BITACORA ELECTRONICA, SU IMPORTANCIA EN LA CONSTRUCCION ” MONOGRAFIA QUE

UNIVERSIDAD

VERACRUZANA

FACULTAD DE INGENIERÌA

BITACORA ELECTRONICA, SU IMPORTANCIA EN LA CONSTRUCCION

MONOGRAFIA

QUE PARA OBTENER EL TÍTULO DE

INGENIERO CIVIL

P R E S E N T A

Liliana Macedonio Martínez

DIRECTOR DE MONOGRAFÍA: M.I.A. Manuel Deckar Vidal Cruz

COATZACOALCOS, VER.

JUNIO/2011

1

ÍNDICE

INTRODUCCION

7

OBJETIVO GENERAL

8

OBJETIVOS PARTICULARES

9

JUSTIFICANTE

10

ANTECEDENTE

11

CONCLUSIONES

107

BIBLIOGRAFIA

108

CAPITULO I BITÁCORA DE OBRA

  • 1.1 Definiciones

49

  • 1.2 Forma de la Bitácora

50

  • 1.3 Reglas Generales para el Uso de la Bitácora

51

  • 1.3.1 Apertura

51

  • 1.3.2 Anotaciones del Contratista o su Representante

57

  • 1.3.3 Recomendaciones Especiales

58

  • 1.3.4 Custodia

59

  • 1.3.5 Cierre de Bitácora

60

1.4

Reglas de Aplicación de la Bitácora

60

CAPÍTULO II BITÁCORA ELECTRÓNICA DE OBRA PÚBLICA

  • 2.1 Bitácora Electrónica de Obra Pública

64

  • 2.2 Beneficios de la Bitácora Electrónica de Obra Pública

64

  • 2.3 Modelo de Operación

65

  • 2.4 El Administrador de la Dependencia

80

  • 2.5 El Administrador Local

80

  • 2.6 Usuarios Finales

81

  • 2.6.1 Residente de Obra

81

  • 2.6.2 Superintendente de Construcción (Contratista)

82

  • 2.6.3 Supervisor de Obra

82

  • 2.7 Consideraciones Importantes para el Informe de Datos

83

  • 2.8 Los Cinco Pasos que debe Realizar el Administrador Local.

84

CAPÍTULO III

TERMINOS Y CONDICIONES DE USO DE LA BITACORA ELECTRONICA DE OBRA PÚBLICA

  • 3.1 Consideraciones Importantes

86

  • 3.2 Obtención del Certificado Original

88

  • 3.2.1 Habilitación en el Sistema

88

  • 3.2.2 Adiestramiento

90

  • 3.3 Uso de la Bitácora

91

CAPÍTULO IV ESPECIFICACIONES GENERALES

  • 4.1 Especificaciones Generales

96

  • 4.1.1 Objetivo

96

  • 4.1.2 Alcances

96

  • 4.1.3 Portada

97

  • 4.1.4 Notas

97

  • 4.1.5 Control de Notas

98

  • 4.1.6 Reportes

99

  • 4.1.7 Firma Electrónica

99

  • 4.1.8 Seguridad

99

4.1.9

Disponibilidad

100

  • 4.1.10 Documentación

101

  • 4.1.11 Especificaciones Técnicas

101

  • 4.1.12 Ambiente de Desarrollo

102

  • 4.1.13 Accesibilidad

103

TABLAS Y FIGURAS

TABLAS

Tabla No. 1

Instructivo de llenado para Bitácora de Obra

76

FIGURAS

Figura No. 1 Ingreso al Sistema

65

Figura No. 2 Cambio de Contraseña

65

Figura No. 3 Panel del Administrador

66

Figura No. 4 Definir la Empresa Contratista

66

Figura No. 5 Definir la Empresa Contratista

67

Figura No. 6 Registro de Personas

67

Figura No. 7 Cuentas de Usuarios

68

Figura No. 8 Cuentas de Usuarios

69

Figura No. 9 Cuentas de Usuarios

69

Figura No. 10 Registros de Contrato

70

Figura No. 11 Registro de Contrato

71

Figura No. 12 Asignación de Usuarios Finales al Contrato

72

Figura No. 13 Asignación de Usuarios Finales al Contrato

72

Figura No. 14 Asignación de Usuarios Finales al Contrato

73

Figura No. 15 Asignación de Usuarios Finales al Contrato

74

Figura No. 16 Herramienta de Monitoreo

75

Figura No. 17 Herramienta de Monitoreo

75

Figura No. 18 Herramienta de Monitoreo

77

Figura No. 19 Monitoreo de Sesiones

78

Figura No. 20 Monitoreo de Sesiones

78

Figura No. 21 Dónde Buscar Ayuda

79

Figura No. 22 Hardware

89

Figura No. 23 Software

90

Figura No. 24 Libro de Obra

104

Figura No. 25 Informe de Obra

105

Figura No. 26 Presupuesto

106

INTRODUCCIÓN

La bitácora es para efecto de la ley, un medio oficial y legal de comunicación, además de ser un instrumento técnico de control durante el desarrollo de los trabajos de construcción o de prestación de servicio, regulando y controlando la ejecución de los mismos. En ella deben registrarse los asuntos relevantes que se presenten, considerando los acontecimientos que resulten diferentes a los establecidos en el contrato y sus anexos, así como dar fe del cumplimiento de eventos significativos en tiempo o situaciones ajenas a la responsabilidad de la contratista.

La bitácora de obra es la herramienta en la que el supervisor y el contratista apuntalan su actuación. Por ello debe evitar los problemas relacionados con registros insuficientes e incluso ausencia de la misma, ya que repercuten finalmente en la recepción de la obra y en el cierre del contrato.

Para enfrentar esta problemática con una posición y actitud de prevención, se ha considerado importante mostrar la relevancia y el significado de la bitácora y establecer los criterios a aplicar en su elaboración.

Su relevancia está inscrita en la diferencia que exista entre una solución ágil, transparente e incontrovertida y un proceso de alegatos infructuosos.

Su significado se enfatiza en el hecho de que constituye un instrumento legal de apoyo y respaldo de cualquier diferencia relacionada con lo establecido en el contrato.

Para apoyar el esfuerzo de la supervisión en la confección diaria de la bitácora, se han establecido guías que definen las pautas a seguir en sus anotaciones.

OBJETIVO GENERAL

El objetivo de este trabajo sobre: “Bitácora Electrónica y su Importancia en

la Construcción” es crear conciencia sobre el buen uso de la misma y dejar

en claro que sustituye a la Bitácora de Obra Física Tradicional usada en campo, ambas forman parte del sistema de control para el buen desarrollo de las obras, por su carácter legal que, para efectos técnicos, tiene la misma legalidad que el contrato de obra. Este sistema permitirá al usuario final, agregar, compartir y obtener información oportuna, confiable y veraz; optimiza el uso de tecnología, sistemas informáticos y accesos remotos además de facilitar el control y aprovechamiento de la información.

Está creado por módulos de acuerdo al proceso de la información, tales como: bitácoras, notas, ayuda y catálogos.

Así, el uso de este instrumento debe llevarse a cabo, con la mayor responsabilidad, pulcritud, veracidad y objetividad tomando en consideración todos los programas relacionados con la obra, las especificaciones del proyecto ejecutivo, las observaciones de calidad de la obra tanto en materiales como en mano de obra, la fuerza de trabajo que se está desplegando para el cumplimiento oportuno de los objetivos previstos, y los agentes internos y externos de diversa índole que en forma directa o indirecta pueden afectar el total cumplimiento de las diversas etapas constructivas.

OBJETIVO PARTICULAR

El objetivo de este trabajo denominado “Bitácora electrónica, su importancia en la construcción”, es dar a conocer el uso, manejo y control de la Bitácora Electrónica en la supervisión de cualquier construcción que se desarrolle en los organismos de gobierno, así como plantear mi experiencia como supervisora de obra pública y la manera como se lleva la Bitácora Electrónica en la ejecución de los trabajos en los cuales fungí como supervisor. En este trabajo se muestran los pasos a seguir desde el alta del usuario responsable de la supervisión de la Construcción de los proyectos que se ejecutan en las instituciones de Gobierno, en mi caso en el departamento de Obra Publica, el uso e importancia de la misma, hasta el cierre de esta.

JUSTIFICACIÓN

El desarrollo de mi cargo en la supervisión de Obra Publica, me ha llevado a aplicar mis conocimientos adquiridos como estudiante, en la modernidad técnica en cuanto al control de la supervisión de la construcción, actualmente ha llevado a tener modificaciones en muchos aspectos, uno de los más importantes es el de la modernización de la Bitácora de Obra Pública, ya que anteriormente se llevaba sólo el desarrollo de las obras que estaban en construcción desde su apertura de la misma hasta la terminación de ésta en un libro, en el cual se desarrollaba día a día el avance de los trabajos ahí desempeñados, lo cual en nuestros tiempos se ha implementado un sistema digitalizado de la Bitácora, en forma electrónica, con lo cual se esta buscando tener mejor transparencia de todos los recursos que el gobierno emite para el desarrollo de las obras municipales en toda la República Mexicana, esto me llevo a tomar el curso con el cual se me permitió tener una clave de acceso para tener la información requerida por el gobierno de una manera más clara y constante por este medio electrónico. En este trabajo denominado “BITÁCORA ELECTRÓNICA, SU IMPORTANCIA EN LA CONSTRUCCIÓN”, se muestra paso a paso todos los puntos importantes para llevar la Bitácora de Obra en forma electrónica, desde cómo darse de alta, hasta el cambio o el anexo de nuevos supervisores o nuevos cargos, en donde sólo se permite que el Residente de Obra o Superintendente de Obra tengan acceso a este medio, la importancia que tiene la misma en cuanto al desarrollo de la Construcción de cualquier proyecto y saber cómo llevarla.

ANTECEDENTE BITÁCORA DE OBRA

Si definimos a la bitácora como un libro pequeño de apuntes, de entrada le estaremos restando la importancia que se merece, por lo que le llamaremos “Libro de Bitácora”, ya que es un volúmen encuadernado que bien llevado finalmente instruye.

Tomando como base lo anteriormente mencionado debemos tener

presente que la Bitácora es un libro foliado y encuadernado, que se utiliza

para “prescribir teóricamente” y corregir las desviaciones que por incidentes

o accidentes sucedan en la obra que por dichas circunstancias no se termine en tiempo. En ella se anotarán las prescripciones que hagan en sus visitas de supervisión el Responsable de Obra, los Corresponsables en Seguridad Estructural, Instalaciones y Diseño Urbano y Arquitectónico, se ordenarán las normas que deben cumplir los materiales empleados para fines estructurales o de seguridad, procedimientos de construcción y de control de calidad; así como la certificación de cada uno de ellos; Se autorizarán todas las etapas constructivas de la obra, modificaciones y ampliaciones, siempre y cuando cumplan con el Reglamento de Construcción y las Normas Técnicas Complementarias. Los nombres y las firmas autorizadas para asentar notas en la Bitácora se registrarán al inicio de la Bitácora, así como los datos de la Licencia de Construcción, como son: No. de Licencia, Descripción detallada, Ubicación, Vigencia, Uso Autorizado, M2. De Construcción, Altura máxima, No. de Cajones autorizados, Área libre, etc.

Teóricamente, la Bitácora de Obra, es un medio Oficial y Legal de comunicación entre las partes que suscriben una Manifestación de Construcción.

Está vigente durante el desarrollo de la obra y su último objetivo, es el de

oficializar que todos los posibles cambios cumplan con el Reglamento de Construcción y sus Normas Técnicas Complementarias, para la Manifestación de Terminación de Obra y Autorización de Uso y Ocupación. Así mismo en caso de un conflicto, es el único documento legal que

funciona para deslindar responsabilidades. Dada la seriedad que debe tener la bitácora, es importante señalar que su uso debe limitarse a asuntos importantes relacionados con la obra. Desgraciadamente ocurre con demasiada frecuencia que se utilice como

una especie de “Buzón de Quejas” o “Guión de una Telenovela” anotando

en ella, asuntos no sólo intrascendentes, sino de carácter personal, cuya situación se pretende evitar con la estrategia que adelante se plantea.

ESTRATEGIAS

1.- FORMATO QUE DEBE CUMPLIR UNA BITÁCORA DE OBRA

1.- Hojas originales foliadas 2.- Original y dos copias 3.- Hojas copias desprendibles 4.- En la primera hoja, espacio para datos generales de la licencia, propietario D.R.O. y Corresponsables

5.- Espacio en cada hoja para datos del inmueble 6.- Pastas duras 7.- Tamaño adecuado

2.-REGLAS PARA UN USO ADECUADO (PRIVADO) DE LA BITÁCORA

1.- Apertura y Cierre de Bitácora 2.- Seriado de Notas 3.- Fechado 4.- Escritura 5.- Errores 6.- Tachaduras o Enmendaduras 7.- Sobre posiciones o Adiciones 8.- Firmas

• Responsables Manifestación de Construcción • Inspectores D. D. F. • Representantes

9.- Inutilización de espacios sobrantes 10.- Retiro de Copias 11.- Notas apremiantes 12.- Cantidad de Notas 13.- Frecuencia de las Notas 14.- Seriedad 15.- Compromiso de Uso de Bitácora 16.- Redacción 17.- Ortografía 18.- Cerrado de los asientos en la Bitácora 19.- Custodia de la Bitácora 20.- Bitácora Unitaria por Licencia 21.- Hábito de lectura

3.- APERTURA DE LA BITÁCORA

4.- CIERRE DE LA BITÁCORA

5.- CLASIFICACION DE UNA NOTA DE BITÁCORA

1.- Órdenes 2.- Certificaciones 3.- Autorizaciones 4.- Informes 5.- Recomendaciones

6.- ESTRUCTURAS DE UNA NOTA DE BITÁCORA

1.- Orden 2.- Certificación 3.- Clasificación 4.- Autorización 5.- Informes 6.- Recomendaciones 7.- Asunto o problema 8.- Ubicación 9.- Causa 10.- Solución 11.- Plazo 12.- Prevención 13.- Croquis explicativo 14.- Referencia al Reglamento

7.- REGLAMENTO DE LA BITÁCORA DE OBRA

1.- Disponibilidad 2.- Firmado 3.- Retiro de copias 4.- Inviolabilidad de los asientos 5.- claridad de las copias

6.- Instrumentos de escritura

8.- REGLAMENTACIÓN DE LA OBRA POR LA BITÁCORA

FORMATO QUE DEBE CUMPLIR UNA BITÁCORA.

1).- Las hojas originales deben estar foliadas en orden consecutivo y tener por lo menos dos copias con el mismo número cada una 2).- Se debe contar con un original para el propietario y al menos dos copias una para el Responsable de Obra y otra para la Dependencia del Gobierno a la que se esté trabajando. 3).- Las hojas copias deben ser desprendibles, no así la original y de preferencia que cada una sea de un color diferente. 4).- En las primeras hojas debe haber espacio para anotar los datos indicativos de la Licencia de Construcción. El mínimo de datos requeridos son: nombres del Propietario, Responsable de Obra, Constructor y Corresponsables en su caso; fecha de expedición y vencimiento de la Licencia, superficie y niveles autorizados; Dirección de la Obra, No. de Registros. 5).- En el margen izquierdo deberá existir una columna para anotar el número de la nota y la fecha, si no tenemos un formato con estas características, se puede utilizar a la derecha el número de nota y a la izquierda la fecha o viceversa.

6).- Sobre el margen derecho conviene destinar un espacio para dibujar un croquis explicativo, cuando así lo requiera la nota. En caso de que no se cuente con una bitácora con este formato el croquis explicativo se puede dibujar en la hoja de Bitácora correspondiente, cuidando que sea lo más clara y entendible posible. 7).- En la parte superior de cada hoja es recomendable que hayan dos renglones, para anotar la Dirección de la obra y número de Licencia ya que

la copia de la bitácora que corresponde al Departamento puede extraviarse debido al manejo de tanta información y esto facilita su identificación. 8).- Si ello fuera posible, sería muy conveniente que si se trata de bitácoras mandadas a hacer exprofeso, se hagan con el papel especial que no requiere del papel carbón (como el utilizado en las fichas de depósito en los Bancos). Comprendemos que debe tratarse de un material costoso, pero debe comprenderse a su vez, la dificultad que representa el manejar papel carbón en una obra. 9).- El tamaño de los libros de bitácora constituye un problema. En ocasiones son insuficientes y en otras quedan muchas hojas sobrantes. En

el primer caso será necesario abrir otro u otros libros e indicar en cada una de las hojas, justo antes del número, la leyenda correspondiente: “Libro 2º.”, “Libro 3º.”, etc. Aquellos que manejen obras de tamaño similar

repetidamente, deberán ordenar su fabricación de acuerdo a la necesidad que les indique su experiencia, de manera que siempre se use un solo libro. 10).- Las pastas deben ser duras y resistentes al mal trato, y de preferencia de algún material capaz de resistir a la humedad.

Nota:

Los siguientes puntos se refieren a prohibiciones respecto a las libretas de bitácora. Como Responsables de obra y Corresponsables profesionales, no debemos permitir que se ponga en entredicho nuestra principal herramienta de control. En este sentido deberemos ser muy estrictos.

11).- El foliado de las hojas debe revisarse antes de empezar a utilizarlas, ya que puede haber errores de imprenta, en cuyo caso es conveniente desechar la bitácora. Si fuese posible foliarla a mano, se procederá a realizar esto por triplicado y con tinta indeleble, cuidando de no omitir ningún número.

12).- En el caso que se utilice una libreta de bitácora improvisada, es conveniente, para proteger los asientos, que en la parte inferior de cada nota firmen las partes autorizadas. Propietario, Constructor y Responsable de Obra, y validar estas notas en el Libro de Bitácora Oficial. 13).- Previo al inicio de la Obra es conveniente que se cuente con la Bitácora. En caso de no haberse recibido oportunamente por cualquier razón, será válido iniciar con una libreta improvisada que reúna las condiciones mencionadas y después, cuando se reciba la bitácora oficial, hacer el traspaso de una a la otra, poniendo especial cuidado en asentar una nota final en la bitácora improvisada, mediante la cual se realiza el traspaso, e inutilizar el resto de las hojas.

De acuerdo a la experiencia lograda durante mucho tiempo en la revisión de infinidad de terminaciones de obra, con más frecuencia de la deseable, hemos encontrado bitácoras, que no cumplen con los mínimos requisitos. Reflexionando al respecto llegamos a la conclusión de que en muchas ocasiones la bitácora no recibe la debida importancia, empezando por un manifiesto descuido en lo más elemental, como es el formato mismo. Por lo tanto, consideramos fundamental recalcar su importancia y despertar conciencia al respecto, sobre todo las consecuencias que traería el no aprovechar las ventajas de este instrumento de trabajo.

REGLAS PARA UN BUEN USO DE LA BITÁCORA

Bajo este título haremos una lista de una serie de reglas indispensables para el uso adecuado de la Bitácora de Obra. La intención es facilitar a los Responsables de Obra, el uso correcto y el pleno aprovechamiento de la misma. Ya que la bitácora es manejada por los representantes del propietario y del Responsable de Obra, en muchas ocasiones y desconocen el uso apropiado que se le debe dar:

. 1º. APERTURA Y CIERRE. Dos cosas que no deben faltar nunca es una Bitácora de Obra, que sean abiertas con una nota especial al caso. Nos limitaremos a señalar esta regla como básica; los detalles de cómo hacerlo los describiremos más adelante. El cierre de la bitácora es igualmente importante, por lo tanto, también le dedicaremos nuestra atención en particular en su debida oportunidad. Por lo pronto, únicamente indicaremos la necesidad de realizarlo.

2º. SERIADO DE NOTAS. Todas las notas deben seriarse

consecutivamente, respetando el orden sin excepción. Esta regla tiene por objeto su identificación inequívoca al momento que se requiera. No debe existir nota sin número.

3º. FECHADO. Todas las notas de bitácora deben estar fechadas en el día en que se efectúa el asiento

4º. ESCRITURA. Los asientos deben efectuarse con tinta indeleble, nunca a máquina o con tinta que pueda borrarse, mucho menos con lápiz. Es importante además tener cuidado en escribir con letra de molde que sea fácilmente legible y sin abreviaturas.

5º. ERRORES. Cuando se comete un error de redacción, de intención o de ortografía, la nota debe anularse acompañada de una leyenda que diga “Esta nota se anula por tener error”. De inmediato se abre la siguiente nota repitiendo lo asentado, esta vez sin errores. En lo posible se debe evitar el tener que proceder como se indica, pero llegado el caso es imprescindible hacerlo.

6º TACHADURAS O ENMENDADURAS. En la bitácora se aplican las mismas reglas que para la expedición de un cheque bancario. Una nota con tachaduras o enmendaduras es automáticamente nula, con todas las consecuencias que puede acarrear el hecho. No hay que correr riesgos. Si por alguna razón se precisa tachar algo se debe proceder de acuerdo a lo indicado en el punto No. 5, de esta relación.

7º. SOBREPOSICIONES O ADICIONES. No está permitido sobreponer

ni añadir nada a las notas de bitácora, ni entre renglones, ni en los márgenes, ni en ningún otro sitio. Si hubiere la necesidad de agregar algo, se abre otra nota haciendo referencia a la de origen.

8º. FIRMAS. Haremos tres consideraciones respecto a quienes deben firmar en la bitácora. Primera: Es necesario legalmente que las primeras firmas sean las de las personas que firman la Licencia de Construcción o el Contrato.

Esta importante condición se requiere para vincular la Licencia y/o Contrato con la bitácora. Se habrá observado que es requisito firmar los planos y anexos técnicos por las mismas personas autorizadas para firmar la licencia, con objeto de que dichos anexos formen parte integral. Por idéntica razón, la legalidad de la bitácora debe fincarse en el reconocimiento oficial de quienes están jurídicamente facultados para hacerlo. Al lado de sus firmas indicarán a quien trasmiten la autoridad para continuar con el manejo de la bitácora de obra. Esta indiscutible condición por desgracia es muy desatendida, y

consideramos que ha llegado el momento de exigir su observancia por principio de orden La segunda consideración se refiere a, aquellos que son representantes de cualquier institución de gobierno que pueden ser inspectores de los municipios correspondiente o de la Comisión de Admisión de Responsables de Obra, quienes tienen la obligación de

anotar en bitácora, las observaciones de su visita, así como la fecha y su firma, así mismo son los facultados para autorizar una sustitución de un Responsable de Obra o Corresponsable. Se recomienda que su participación en la bitácora se restrinja exclusivamente a estas funciones, con el objeto de evitar contradicciones. La tercera y última consideración, y la más importante, se refieren a los representantes del Responsable de Obra, y del propietario que generalmente es el Constructor, directos ejecutores del proyecto autorizado por la dependencia de Gobierno. Son ellos quienes usarán cotidianamente la Bitácora de Obra y quienes se valdrán de ésta para controlar la obra en todos sentidos. Serán los celosos guardianes del orden en la misma y todos aquellos ajenos, que no tengan su firma registrada, deben procurar de abstenerse de intervenir directamente en el libro, pues si lo hacen atentan contra el orden establecido.

Reiteramos que el Responsable de Obra, y el Constructor, en representación del propietario son los únicos que deben manejar la Bitácora, teniendo toda la libertad y la consiguiente responsabilidad.

9º. INUTILIZACION DE ESPACIOS SOBRANTES. Al completarse el llenado de cada una de las hojas de la bitácora, es indispensable cancelar todos los espacios sobrantes. Esto se logra cruzándolos con rayas diagonales una línea o una paloma invertida, para inutilizarlos.

10º. RETIRO DE COPIAS. Inmediatamente que se ha llenado cada una de las hojas de la bitácora, y después de que hayan pasado 48 horas de su asiento, (en ningún lugar se establece en que tiempo se validan las notas, sin embargo es una regla no escrita) es menester retirar las copias y entregarlas a quien corresponda para su resguardo. Esta práctica evita que por un extravío, por descuido o pérdida intencional del Libro de Bitácora, se pierda el control de la obra. Por esto mismo se revela que es necesario que

las copias sean

legibles

y

por

tanto

el Responsable de

Obra,

y

el

Constructor, deben vigilar que así sea. Hacemos hincapié en esto, porque

es muy frecuente encontrar bitácoras con todos los originales y copias, como si únicamente se tratará de un documento sin importancia.

11º. VALIDACIONES. Como sabemos, existen diversos medios de comunicación y de transmisión de órdenes y de información. Los más comunes son: Los oficios, las minutas de las juntas, los memorándums las circulares y las comunicaciones telefónicas. Ahora bien, ninguno de estos medios tiene la validez oficial y legal respecto, al proyecto autorizado, a pesar de su importancia, sólo tienen una validez relativa, respecto a la bitácora de obra. Por este motivo, es importante validar cualquiera de los medios mencionados, cuando así se requiera, por medio de una nota de

bitácora en la cual citamos el medio utilizado y lo convertimos en parte integral de la bitácora. De acuerdo a la importancia del tema y a nuestro propio criterio, procederemos a únicamente mencionar el documento y su tema central, o bien a anexar copia por triplicado al original y

copias de la bitácora, o en caso extremo, transcribir todo el documento en el libro: En esta forma quedará manejada apropiadamente toda la información generada en torno a la obra.

12º. NOTAS APREMIANTES. Cuando sea necesario escribir una nota de particular importancia y que, por sus características, es preciso dar conocimiento de ella al propietario, se procederá a anular el resto de la hoja correspondiente para retirar de inmediato las copias y poder remitirlas con carácter de urgente.

13º. CANTIDAD DE NOTAS. Algunos colegas expresan preocupación por saber que cantidad de notas es conveniente o recomendable asentar en la

bitácora. Algunos piensan que si se hacen muchos asientos es síntoma de que se puso especial empeño en el control de la obra. Otros argumentan que si hay pocas notas significa que la obra se ha realizado en orden y no ha sido necesario utilizar la bitácora. Es

indudable que ambos criterios están equivocados. La bitácora de obra no es un espacio para demostrar mucho trabajo, ya que no se paga por hoja llenada, ni tampoco en medidor de problemas. Tal como hemos explicado al principio que le dan razón de existir, por lo tanto su extensión será determinada por factores definidos por las situaciones que, durante el desarrollo de la obra, y su magnitud se logre una obra con el menor número de cambios y calidad de construcción.

14º. FRECUENCIA DE

LAS

NOTAS

DE

BITÁCORA.

A

las

consideraciones mencionadas en el punto anterior añadiremos que es

común

encontrar bitácoras que

casi

no

han

sido utilizadas. Estamos

seguros de que en estos casos, sólo se toma la bitácora como un

“engorroso requerimiento” y no se ha descubierto su utilidad, para el control efectivo de la obra.

15º. SERIEDAD. Todos los puntos anteriores hacen comprender la seriedad que se requiere para manejar una bitácora de obra. Por consiguiente recomendamos que, antes de hacer un asiento, se medite sobre la necesidad de hacerlo. Si decidimos hacerlo, debemos pensar cuidadosamente lo que queremos decir. Por ningún motivo consideramos apropiado escribir la nota directamente en la bitácora. Es necesario primero hacer un borrador de ella, para asegurarnos, que estamos diciendo precisamente lo que queremos dejar asentado. La bitácora nunca debe utilizarse para asuntos intrascendentes, insensateces y mucho menos para ventilar agravios o hacer agresiones.

La bitácora no

es

el sitio

para desarrollar pleitos personales, y es muy

frecuente encontrar asentada en ella, agresiones personales y sus

respuestas.

16º. COMPROMISO DE USO DE LA BITÁCORA DE OBRA. Tanto el Responsable de Obra como el Constructor, están comprometidos a utilizar la bitácora. De ninguna manera, deberá permitirse que se evada la responsabilidad de realizar asientos para no comprometerse, ésta condición es indispensable, ya que el reglamento establece su uso y sanciona a quien no la presenta en su momento. Es conveniente aclarar

que si una de las partes, observa que la contraparte elude el uso de la bitácora, es prudente no hacer nada y considerar que una nota es válida aún cuando no está firmada por la contraparte, después de 48 hrs.

Pero si el objetivo primordial, es hacer que la obra se ejecute lo mejor posible, será válido intentar por los debidos conductos que esta actitud se modifique, por el bien de la obra misma.

17º. REDACCIÓN. Este es un asunto de vital importancia. Hemos tenido ocasión de observar, una vez que se ha acabado la obra, que a una de las partes se le interroga sobre un asiento que hizo en la bitácora y las respuestas más frecuentemente dadas, son de que se intentaba decir otra cosa, que se olvidó el hacer una aclaración o de que “hay varias formas de interpretar lo escrito”. Estas respuestas y otras, en el mismo talante, están motivadas por errores de redacción, y todas dan como resultado alteraciones económicas, a veces muy costosas para cualquiera de las partes. Debemos considerar por tanto, que no podemos ser profesionales en nuestro trabajo, si presentamos deficiencias en este sentido.

18º. ORTOGRAFÍA. El Responsable de Obra, que se precie debe ser Profesional, está obligado a manejar bien la ortografía. Aunque puede

considerarse que este tema es un asunto de segunda importancia, hacemos especial énfasis en él, pues significa mucho para la imagen que proporciona de quien escribe con faltas ortográficas, y recordemos que algunos asientos serán leídos por mucha gente.

19º. CERRADO DE ASIENTOS EN LA BITÁCORA DE OBRA. Todas y cada una de las notas deben quedar cerradas, esto es, resueltas.

Naturalmente que nos referimos a notas que traten asuntos que deben atenderse. Es también fundamental cerrarlas a la brevedad posible dejando resueltos los problemas o situaciones que las motivaron. A nosotros, como Responsables de Obra, nos afecta mucho nuestro tiempo y nuestra concentración, el hecho de estar arrastrando asuntos pendientes de resolverse, una razón suficiente para que pongamos especial atención en cerrar las notas lo más pronto posible. El no atender a esto en forma, eficiente da como resultado que con el tiempo, es tal el número de problemas no solucionados, que acabamos bloqueados y perdemos de manera efectiva, el control de los eventos y, en consecuencia, el de la obra misma y la bitácora, deja de ser el principal instrumento de control para

convertirse en nuestro verdugo. Nunca dejemos hilos sueltos.

20º. CUSTODIA DEL LIBRO DE BITÁCORA. Por su carácter de instrumento de control y por las razones por las que fue creado, el Libro de Bitácora de Obra, debe quedar bajo la custodia del Responsable de Obra, sin embargo en la práctica el Responsable de Obra, no permanece durante todo el día en la obra, por lo anterior resultará más conveniente que la bitácora se dé a custodia del Constructor, con el compromiso de tenerla dispuesta en cualquier momento que se requiera.

Independientemente de quién la custodie, lo importante es que realmente

esté disponible para ambas partes y a este respecto es conveniente reglamentar en cada caso cómo, cuándo y en dónde, se encuentra el libro, para tener libre acceso a ella, en horas de trabajo, desde luego, en el mismo lugar en el que se desarrolla la obra. De hecho, es absolutamente incorrecto, sacar la bitácora de la obra, salvo en casos excepcionales, cuando no hay lugar para guardarla. Se debe tener en cuenta, que custodia, no quiere decir propiedad, y que es un asunto muy grave ocultar el libro, lo que afecta por igual, a cualquiera de las partes que intervienen en el proceso de construcción.

21º. BITÁCORA UNITARIA POR LICENCIA. Sólo está permitida una bitácora por cada licencia. No podrá existir un libro utilizado para dos licencias, aunque se trate del mismo constructor o propietario. Si las licencias son para una construcción pequeña, los libros habrán de ser pequeños, pero siempre unitarios.

22º. HÁBITO DE LECTURA. Debe hacerse una costumbre el leer cada día, lo anotado en el libro de bitácora. Esta regla deberá seguirse siempre, lo cual, nos evitará sorpresas desagradables. Queremos aprovechar la ocasión para hacer esta recomendación extensiva a toda documentación que se maneje relacionada con la obra, durante el desarrollo de la misma.

Uno de los aspectos más significativos de este tema es el que se

refiere a las especificaciones y control de calidad, pues de nada servirá, un excelente trabajo de integración de éstas, para que después, no se lean y por lo tanto, no se apliquen en la realización de los trabajos de campo. El

hábito de la lectura no es malo y lo consideramos imprescindible para cualquier profesionista que desee superarse.

APERTURA DE LA BITÁCORA DE OBRA.

La apertura de la bitácora, se realiza por un primer asiento en la cual se menciona el principio de la relación entre las partes (esto no significa que no coincida con el inicio de la obra, ya que regularmente la apertura se efectúa días antes del arranque de los trabajos y en pocos casos, en forma incorrecta pero preferente, la obra se inicia antes de que se designe al Responsable de obra). En otras palabras, la apertura de la bitácora indica el inicio de la relación entre los representantes del contratante y el personal de campo de la empresa constructora. De esta manera queda definida la “apertura”. En lo que respecta al contenido de este primer asiento, diremos que en él deben relacionarse los siguientes datos. En primer lugar se anotarán los datos de las personas autorizadas para firmar la bitácora con direcciones y teléfonos por parte del propietario, constructor y Responsable de Obra y/o Corresponsables; los datos de la obra como son: Dirección, Número de Licencia de Construcción, niveles autorizados, superficie del terreno y construcción, fecha de autorización y vencimiento de la Licencia. A continuación deben hacerse las primeras notas de bitácora que van a proteger y a enterar al propietario de las obligaciones que son necesarias de cumplir y que generalmente se omiten por desconocimiento.

En la primera nota de la bitácora deben asentarse los puntos siguientes:

Ordenar dónde deben colocar el letrero de la obra con los datos como son: Dirección, Número de Licencia de Construcción, fecha de expedición y vencimiento, número de niveles autorizados, superficie construida, nombre del Propietario, Responsable de Obra y Corresponsables en su caso señalar que de no colocarlo la Dependencia de Gobierno a la que se le trabaje puede sancionarlos.

Ordenar sacar una copia a la Licencia y planos autorizados por la Dependencia de Gobierno a quien se le trabaje los cuales serán certificados por el Responsable de Obra y deberán permanecer en la obra, durante todo el proceso constructivo, hasta aviso de Terminación de Obra y autorización de Uso y Ocupación.

En la obra el propietario o constructor debe proporcionar el servicio de un sanitario portátil, excusado o letrina, por cada veinticinco trabajadores, agua potable, extinguidor contra incendios, y un botiquín de primeros auxilios para cualquier emergencia.

Cuando sea necesario descargar materiales en la vía pública o cuando sea necesario sacar escombro de la construcción, se deberá tramitar un permiso a la Dependencia correspondiente, donde les autoricen el horario de carga y descarga.

La

bitácora debe permanecer en la obra durante

todo

el período

de

construcción

y

presentarla

a

los

inspectores

de

la

dependencia

de

Gobierno.

Todas las modificaciones que se pretendan realizar, deberán consultarse primero con el Responsable de la Obra y Corresponsables en su caso, para evaluar su magnitud y posibilidad de realizarse, y se indicará al propietario si es factible de efectuarse, advirtiéndole que tiene dos opciones: la primera es suspender la obra y presentar una solicitud de modificación del proyecto y continuar con la construcción una vez autorizada, y la segunda que se registre la modificación de proyecto con el pago de las sanciones correspondientes, al 10% de un avalúo bancario, siempre y cuando dichas modificaciones se ajusten a lo establecido en el Reglamento de Construcción.

CIERRE DE BITÁCORA DE OBRA

Cuando se ha terminado la obra, incluyendo las actividades correspondientes a la entrega de la misma y cuando ya no queda ningún pendiente, o sea que todas las notas sin excepción han sido cerradas, se procede a efectuar el asiento final o cierre de la bitácora. Esta última nota debe expresar que por medio de ella se da por finiquitada la relación técnica de campo, habiéndose cumplido en todo lo que en ella se consignó. Después se procede a firmar y anular todas las hojas sobrantes, inutilizándolas sin arrancarlas del libro y por conducto del Responsable de Obra, se anexa al Aviso de Terminación de obra y Autorización de Uso y Ocupación, para ser entregada al propietario para su trámite ante la Dependencia de Gobierno a la que se preste el servicio.

CLASIFICACIÓN DE UNA NOTA DE BITÁCORA

1º.- ÓRDENES: El uso más frecuente que el Responsable de Obra hace de la Bitácora, es para ordenar al constructor lo que debe realizar, señalando siempre la norma, especificaciones o artículo al que se debe apegar. Digamos que por medio de la bitácora el Responsable de Obra, ordena lo necesario para vigilar que la obra se efectué de acuerdo al Reglamento de Construcción en vigor, en cuanto a la Seguridad Higiene y Calidad. Cuando el contratista no atendió alguna instrucción dada con anterioridad y en el proceso constructivo existe alguna imperfección que se salga de las tolerancias establecidas, también se suele ordenar su corrección. La instrucción de orden se utiliza para corregir también alguna desviación que se observe en cuanto a calidad, tiempo o costo de la Obra. Resulta de suma importancia que estas órdenes se den apropiadamente, basadas

siempre en alguna nota que ya se haya anotado con anterioridad y hacer referencia de su incumplimiento. También este tipo de nota la utilizamos con frecuencia cuando es necesario acelerar algún proceso constructivo o incrementar la fuerza de trabajo cuando existe la necesidad de llegar a tiempo en una fecha determinada.

Consideramos conveniente aclarar que el Responsable de Obra,

nunca solicita, pide y mucho menos suplica por medio de la bitácora.

Cualquier palabra diferente a “ordenar” representa una distorsión, a la función que desempeña y no debe usarse, aunque se hieran susceptibilidades. Recordemos que el Director, está en la obra para ordenar, debe hacerlo con cortesía, pero siempre ordenando.

2º. CERTIFICACIONES. En el libro de bitácora el Responsable de Obra debe certificar o dar fe de situaciones o del cumplimiento de órdenes por iniciativa propia del Propietario o Constructor. Recordemos que siempre que se certifique algo es porque se tiene seguridad de que es exacta y precisamente como se escribe en la bitácora. No está permitido equivocarse cuando se está actuando prácticamente en calidad de notario. La responsabilidad en estos casos es enorme y se sugiere cotejar con las Normas Técnicas Complementarias, el Reglamento de Construcciones y las Normas de Construcción de las Dependencias así como las Especificaciones Particulares del Proyecto. También es frecuente que se de fé de trazos, y situaciones irregulares fuera del predio en donde se ejecuten los trabajos, como pueden ser: cimentaciones colindantes, estructuración deficiente de inmuebles, peligros aledaños etc. Al menos dos veces lo que se asevera y, de ser posible, se acumulen pruebas que respalden la certificación. Esto pueda hacerse por medio de fotografía y resultados por escrito de Laboratorio de Control de Calidad.

3º. AUTORIZACIONES. Es frecuente que el Responsable de Obra de autorizaciones por conducto de la bitácora. De hecho debe hacerse rutinariamente sobre aspectos críticos, como son autorizaciones de colados de concreto, compactaciones de rellenos, bancos de nivel, trazos para la fijación de vértices de los inmuebles y todo aspecto crítico de cada proyecto en particular. Este tipo de autorizaciones regulares en el desarrollo de los trabajos, requiere una cuidadosa revisión previa, para asegurarse de que todo está correcto. Si bien es cierto que tenemos la facultad para autorizar estas ejecuciones críticas, también es cierto que en el momento de autorizarlas, somos Corresponsables con el constructor en el resultado final de los trabajos. Por consiguiente estas revisiones deben efectuarse con un sistema o guía que nos garantice el haber cubierto toda eventualidad o irregularidad para ordenar su corrección antes de autorizar. Existen otros tipos de autorizaciones y estas son las que se refieren a aspectos no rutinarios, o sea que son asuntos que difieren de lo establecido previamente en los anexos técnicos. Si bien es cierto que somos los responsables de la bitácora y en ella emitimos las órdenes, también es cierto que no estamos facultados para modificar nada de lo autorizado en la Licencia de Construcción o en el Proyecto Ejecutivo. Por lo tanto, si actuamos transmitiendo una orden o modificación de un plano, nosotros a la vez requerimos imprescindiblemente que se nos autorice para poder hacerlo. De no proceder así estaremos tomando atribuciones que no nos corresponden y adquiriendo responsabilidades que no son nuestras, ya que si se le paga a un calculista estructural para diseñar y responsabilizarse por la estructura de la obra, no podemos nosotros, como Responsable de Obra, modificar alguna parte de dicha estructura por nuestra cuenta ya que en está forma nos volvemos automáticamente los únicos responsables de dicha estructura eximiendo al calculista de su responsabilidad. En caso de cualquier reclamación posterior el calculista podría argumentar con toda razón que no se construyó lo que él calculó.

Un asunto como el que descubrimos puede ser muy delicado y esperamos que sea lo suficientemente ilustrativo como para dejarnos como regla, el no tomar responsabilidades ajenas y que si transmitimos una orden o una autorización de un tercero a la bitácora, es porque contamos con autorizaciones firmadas y oficiales, que nos respaldan plenamente.

4º. RECOMENDACIONES. Otro tipo de Notas es el de recomendación y este lo utilizamos como consejo para mejorar un procedimiento constructivo para mejorar la calidad y tiempo, sin alterar el costo de la Obra. Las recomendaciones, generalmente se hacen basadas en la experiencia y con buenos resultados, sin embargo no se hace obligatorio su cumplimiento por parte del constructor.

5º. COMUNICACIONES. Este tipo de nota se refiere a aquellos, mediante las cuales se comunican por escrito y se requiere dejar algún antecedente legal en la bitácora, acerca de situaciones, cambio de personal, visita oficial revisión especial etc. También se utiliza para validar en la Bitácora de Obra:

Oficios, fax, memorándums, boletines y comunicados, así como visitas programadas o cambio en las reuniones periódicas.

6º. CONTROL POR BITÁCORA DE OBRA. Este tema que, como hemos dicho, es el central desde el enfoque del Responsable de Obra, en realidad comprende un poco de todos los temas que ya hemos tratado anteriormente, más un tanto de lo suyo propio. El control entonces se ejercerá, valiéndonos de todos los temas según las necesidades de cada momento del desarrollo. Cada Responsable de Obra, tendrá su estilo y criterio particulares para aprovechar lo expuesto dosificando debidamente las opciones. Lo único que nos restaría por tratar es el procedimiento que debe observarse cuando nos encontramos con un constructor o propietario que se niega a obedecer las órdenes o hace caso omiso de las mismas.

Sobre este tema hemos observado situaciones de todo tipo, pero desgraciadamente abundan aquellas en las que el Responsable de Obra, carece de recursos para manejar el problema. No olviden que como Responsables de Obra, y como representantes de la dependencia de Gobierno, son quienes tienen el mando y jamás debemos permitir el ser amedrentado por sus amenazas del Propietario o Constructor. Se proponen los siguientes pasos para llevar a cabo el buen control de la bitácora de obra:

PASO I Todo parte de una orden rutinaria o extraordinaria que se le da al constructor por medio de la Bitácora de Obra, precisa para que la orden proceda, del Responsable de Obra, debe mencionar en la nota un plazo razonable para su cumplimiento. Siempre se recomienda fundamentar en el Reglamento de Construcción y Normas Técnicas Complementarias, las ordenes que se den al constructor.

PASO II Una vez vencido el plazo concedido y habiendo comprobado que no se atendió la orden emitida, procedemos a asentar una segunda nota en la bitácora, haciendo referencia a la primera y concediendo un plazo, igual o menor que el anterior. Simultáneamente deberá informarse del asunto al propietario. Por último, se tratará de convencer con amabilidad al constructor para que cumpla con su obligación o nos exprese el motivo por el que se resiste a cumplirla. Si en su explicación encontramos argumentos sólidos y convincentes, debemos ser razonables y reconsiderar la orden, ya sea para ampliarle el plazo o bien, para buscar solución al problema en conjunto, para no dejar cabos sueltos. Cuando se presente un caso así, debemos tener mucho cuidado en que los argumentos sean realmente razonables.

PASO III Si llegase a vencerse al segundo plazo concedido, procederemos a asentar una última nota en la bitácora, haciendo referencia a las notas anteriores, conminando a la atención inmediata del problema y señalando la sanción que marca el Reglamento de Construcción, en caso de incumplimiento. Si el constructor no actúa conforme a lo ordenado, se comunicará por escrito al propietario del incumplimiento del constructor, anexando la nota de bitácora y advirtiendo que en caso de incumplimiento se retirará la responsiva, y la Dependencia del Gobierno, procederá a suspender la obra con las consiguientes sanciones pecuniarias. Procederemos, de común acuerdo con el propietario a optar por alguna de las siguientes alternativas: citar a una reunión urgente con el constructor para tratar el asunto. Esta reunión debe convocarse para la fecha más próxima posible y es conveniente hacerlo, por escrito y con acuse de recibo. En esta reunión se tratará de resolver, por medio de la cordialidad, pero en forma inflexible, el problema. Encontramos en ella, además ocasión para poner al tanto de los acontecimientos a los propietarios, los cuales es común que solo tengan versiones deformadas de estos problemas, por parte del constructor, o bien actúan en total acuerdo con ellos indudablemente que la presión ejercida en la reunión, motivará un cambio en la resistencia ofrecida. En caso de que hubiera ignorancia de los hechos, se reclamará al constructor su actitud inconveniente y tendrá que someterse al orden establecido en la obra. Además, para el Responsable de Obra, quedará el precedente en contra del constructor y, en caso de repetirse un problema de esta naturaleza, quedará expuesto a solicitar su sustitución, ya que al propietario no le gustaría que le suspendieran la obra y le impongan sanciones económicas. Por último, en caso de que el Constructor y el Propietario no atiendan las instrucciones del Responsable de Obra y/o Corresponsables, se informará por escrito a la Dependencia de Gobierno correspondiente u Oficinas de Licencias en los Colegios de Ingenieros Civiles ó Arquitectos, con copia a la

Comisión de Admisión de Responsables de Obra y Corresponsables, del retiro de ser responsiva, indicando detalladamente los motivos de su retiro.

La segunda alternativa consiste en el mismo procedimiento, pero por medio de oficios. Ésta tiene efectos más limitados y más lentos, pero es también muy útil y tiene la ventaja de dejar huella por escrito. Si manejamos adecuadamente estos recursos, podemos estar seguros, de que no será necesario asentar más notas en la bitácora, exigiendo atención al problema cuyo desarrollo hemos analizado.

Para terminar con el tema del control de obra por medio de la bitácora,

diremos que su correcto uso y su aprovechamiento depende del conocimiento pleno del Reglamento de Construcción y las Normas

Técnicas Complementarias por parte del Responsable de Obra, así como de su criterio al que administrará el empleo de los citados recursos

en la forma y en el momento que sea más conveniente sin exagerar en ningún sentido.

Terminemos diciendo que es necesario que el Responsable de Obra, no sea ni ingenuo ni cándido. Lo complejo del control de obra, requiere destreza y experiencia, inteligencia y profesionalismo.

ESTRUCTURA DE UNA NOTA DE BITÁCORA

En este capítulo haremos un análisis del contenido que debe tener cada una de las notas más compleja. Se trata del orden de corrección de un elemento que ha sido ejecutado con defectos.

Partes imprescindibles que debe contener una nota de bitácora.

I.- CLASIFICACIÓN DE LA NOTA Las primeras palabras del asiento deben referirse a la finalidad de la nota. En este caso se tratará de una

orden. Entonces debe iniciarse diciendo: “se ordena”, “se certifica”, o bien “se autoriza”, etc.

II.- DESCIPCIÓN DEL ASUNTO. A continuación escribimos el asunto que

motivó la nota, la redacción sería por ejemplo: “Las pruebas de resistencia al concreto”, “corregir el armado de la obra”, se trata en estas partes de

expresar el motivo de la orden que se emite.

III.- UBICACIÓN: Consiste en mencionar la ubicación del elemento al que nos referimos. Lo delicado de esto parece cuando se trata de un elemento repetido muchas veces, por ejemplo, trabes y muros. Por lo relativo de la mención de estos elementos es preciso mencionar su ubicación con datos suficientes para que puedan localizarse sin equívocos. Es por tanto, indispensable indicar la ubicación en forma muy clara, de manera de que no se presente en ninguna forma a permitir eludir responsabilidades, al

argumentarse, por ejemplo: “Es que yo había entendido que era del otro lado”, o bien: “Como no está muy claro, yo creí que se trataba del otro edificio”, o a veces: “Pensé que era en el tercer nivel y no en el quinto”, etc.

Para evitar problemas indiquemos con toda claridad la ubicación.

IV.- CAUSAS DEL PROBLEMA. A continuación de la ubicación tenemos que mencionar las causas de la nota, en forma breve, paro abarcando con precisión al artículo e inciso del Reglamento de Construcción y Normas Técnicas Complementarias o en su defecto alguna con respecto al proyecto autorizado.

V.- SOLUCIÓN: Es muy importante señalar en esta parte que debemos establecer la solución al problema, para lo cual, nos debemos basar en el Reglamento de Construcción y las Normas Técnicas Complementarias.

VI.- PLAZO PARA LA EJECUCIÓN: Inmediatamente después de la solución descriptiva, se establece un plazo máximo para su ejecución. El plazo determinado debe ser factible de cumplirse considerando todos los pasos que implica el proceso. Recomendamos anotarlos señalando una fecha fija. En esta forma sabremos que para esa fecha el problema deberá estar resuelto. No recomendamos anotar cantidades al determinar los plazos, decir por ejemplo: “en 72 horas” o “para la semana próxima”, ya que nos obligamos a hacer cuentas, para saber cuando se vence el plazo.

VII.- PREVENCION: Se trata sin duda de la parte más importante de la

nota de bitácora. Desgraciadamente es la parte que menos se acostumbra considerar al hacer los asientos y podemos afirmar que por medio de ello la Dirección de una Obra crece y cumple realmente sus objetivos, ya que

actuando con carácter preventivo es como se presta un servicio eficiente y profesional. El espíritu que predomina en la acción preventiva del Responsable de Obra y/o Corresponsable, fundamenta en la siguiente reflexión: “Si hemos encontrado un error o defecto, hemos investigado las causas y determinado una solución para subsanarlo, ¿Por qué no aprovechamos la experiencia y tomamos las medidas necesarias para que no vuelva a presentarse otro caso igual?.

Ahorraremos dinero, evitaremos pérdidas de tiempo, no nos veremos en la necesidad de hacer remiendos y trabajaremos menos, todo en beneficio directo de la obra, del propietario, del constructor y del Responsable de Obra y/o Corresponsables. Como se puede constatar, todos los efectos son positivos y sanos. Asentar la parte preventiva de la nota de bitácora tiene

cierto grado de dificultad, debido a que es necesario meditar la forma en que es más conveniente realizar el trabajo que nos ocupa, requiriéndose analizar el proceso y quizás hasta observar ese proceso durante su ejecución, en busca de elementos que nos permitan perfeccionarlos y racionalizarlo. Es así mismo recomendable elaborar un plan entre el Constructor, Responsable de Obra y/o Corresponsables. El Constructor finalmente será el responsable de efectuar las medidas preventivas y nada sería mejor, que el que aceptará de antemano y que participe en la elaboración de la solución que habrá de dictarse.

VIII.- RESPONSABILIDAD DE LA NOTA Y CONSECUENCIAS

ECONÓMICAS. La última parte del texto de la nota de bitácora corresponde a señalar que en caso de incumplimiento de las ordenes giradas, es responsabilidad del constructor; los costos por modificaciones correcciones o sanciones, que imponga el Reglamento de Construcción, por incumplimiento de las ordenes giradas en Bitácora.

IX.- CROQUIS EXPLICATIVO: Se recomienda dibujar en la bitácora, uno o varios croquis que acompañen al texto como auxiliares para mejorar la comprensión. En situaciones especiales puede ser indispensable dibujar un croquis, de tal tamaño que no quepa en la hoja de bitácora. En tales circunstancias es correcto hacerlo en una hoja aparte; se valida después el dibujo con la firma de cada una de las partes, bajo un texto que debe decir: Este croquis forma parte de la nota “X” de la página No. “Y” de la Bitácora de Obra de la Licencia de Construcción No.; se tienen que sacar las copias que se necesiten. Una vez obtenidas se anexan a la bitácora que se adjunta el croquis respectivo engrapado a esa página. Siguiendo estos mismos lineamientos, podemos validar y anexar fotografías, en caso de requerirse, con la condición de tener las

reproducciones necesarias y firmar cada una de ellas antes de engraparlas a la bitácora.

X.- SEGUIMIENTOS: Los seguimientos se manejan fuera de la bitácora. Son indispensables puesto que se han concedido plazos a los que se debe vigilar que se cumplan en la fecha estipulada. Los seguimientos no competen directamente al constructor y lo más conveniente es llevarlos en el diario de obra destinándoles una sección del mismo, por medio de un separador que aísle unas cuantas hojas. En el margen izquierdo de éstas anotamos consecutivamente los números de las notas en las que se otorgó algún plazo, utilizando un renglón para cada una. Seguidamente se describirá, en la forma más breve, el elemento a revisar para tener

referencia al contenido de la nota. Finalmente se anota la fecha en que vence el plazo. El seguimiento se logra cuando adquirimos el hábito de leer todas las mañanas, que notas vencen ese día para verificar su cumplimiento. Si el resultado es positivo, escribiremos en la hoja de seguimiento

“Cumplido” y, a continuación, el número de nota de bitácora en el que

damos por finiquitado el asunto (Nota de cierre). Es caso de que no se haya realizado aún lo ordenado se escribirá “Pendiente, pasa a nota

número

...

y asentaremos el número correspondiente al siguiente asiento

en que reclamamos el incumplimiento, según el procedimiento descrito “Control por bitácora de obra”. Este seguimiento, llevado con orden, nos evita la posibilidad de olvidos cuyas consecuencias habremos de lamentar al término de la obra, o cuando pudiera tener algún problema la construcción. Los otros tipos de notas de bitácora quedan comprendidos parcialmente en lo descrito, debido a que se trata de asientos menos complicados. Por ejemplo, una certificación se reduce a considerar los puntos I, II, III, y IX del análisis precedente, con la particularidad de iniciarse diciendo “Se

certifica”. Una autorización de colado después de la revisión de armados y

cimbras es muy simple y puede reducirse a un texto igual o similar al

siguiente: “Se autoriza al colado de la losa ubicada en el cuerpo “W”, tercer nivel entre los ejes “A” y “D”, en sentido transversal una vez que se revisó la cimbra, encontrándose correctos los armados e instalaciones”.

Si hubiese alguna falla menor se indicaría que está diciendo por ejemplo:

“Antes de iniciar el colado deberán colocarse tres puntales sobre el eje “B”, repartidos proporcionalmente”, o bien “Antes de iniciar el colado deberán

calzar al armado, en el perímetro del vano para el domo central”. Si la falla o carencia fuese mayor y requiriera una nueva revisión, antes de autorizar el colado (por faltarle bastones el armado de la losa, o por estar incompleta la colocación de ductos eléctricos, o por algún otro asunto de importancia, que signifique riesgo sobre la calidad del producto), simplemente no autorizamos por bitácora, sino que lo anotamos en el diario de obra, como recordatorio y, una vez cumplimos todos los requisitos, entonces autorizamos. En lo que respecta a las notas de información, el único requisito consiste en iniciar el texto con las palabras “Se informa”, lo cual nos sirve para diferenciar e identificar las notas. En estos casos no existe estructura formal, lo que se hace es simplemente anotar la información.

Después de este análisis de las notas de bitácora y antes de presentar un ejemplo típico, queremos hacer una recomendación tan importante y significativa, que podemos considerarla norma fundamental: debido a que no se permite legalmente hacer tachaduras, enmendaduras, borrones o superposiciones en la libreta de bitácora, y con el fin de evitar la necesidad de hacer composturas, nunca hay que escribir directamente en la bitácora.

Nuestra sugerencia es añadir otra sección al diario de obra con páginas suficientes para anotar en borrador las notas. Ahí si se nos está permitido agregar y componer todo lo que se necesite y corregir la redacción hasta asegurarnos de que lo escrito, es precisamente lo que queremos decir.

Después, bastara con copiar esto a la bitácora. En el caso de que a pesar de las precauciones tomadas se comenta algún error en la transcripción, esa nota debe anularse, para lo cual procederemos de la siguiente manera: interrumpimos la escritura en el momento en que comentamos o detectemos la equivocación, después

utilizando los dos o tres renglones inferiores escribimos la leyenda: “Esta nota se anula por tener error” trazando las palabras diagonalmente, con

objeto de que destaquen y llamen la atención. A continuación se procede a transcribir correctamente la nota para firmarla pues, como es obvio, el asiento erróneo no se firma.

REGLAMENTO DE LA BITÁCORA DE OBRA

Debido a que el "Libro de Bitácora" es manejada por personas que representan a intereses distintos, es necesario reglamentar su uso para evitar malos entendidos y manipulaciones que distorsionen la buena marcha de la obra y lesionen la labor de control de la misma, en perjuicio

de quien es el Responsable de Obra. El establecimiento de este reglamento y su correspondiente validación, se efectúa en el mismo Libro de Bitácora, inmediatamente después de la nota de apertura y registro de firmas. En esta forma se logra oficializar e integrar las reglas que lo componen. Para que el constructor acepte y firme estas reglas, es conveniente comentarlo primero y lograr su convencimiento antes de anotarlos. En caso de existir oposición, recordemos que tenemos conductos para forzar la aceptación, si ésta no se otorga por un simple afán u oposición y sin esgrimir razones válidas. Conforme a nuestra experiencia, no habrá

impugnación en la mayoría de los casos, debido a que al principio de la relación existe entre las partes cordialidad y expectativas, sobre la manera en que se desarrollarán dichas relaciones, en consecuencia habrá disponibilidad para firmar este reglamento ya que es coherente, equilibrado y bien intencionado, y tiende siempre a la calidad total den la obra. En lo que respecta a la elaboración del reglamento proporcionaremos algunas reglas que consideramos que nunca deben faltar. Cada Responsable de Obra, podrá complementarlas, con más puntos de su propia experiencia, por las condiciones y tipo de obra que tiene a su cargo. Con el tiempo enriquecerá su acervo con reglas que ira deduciendo, conforme a las experiencias vividas en la obra inmediata anterior. Al paso de los años se llega a manejar un reglamento adaptable a diversos tipos de Construcción. Uno de los vicios incide más en la Industria de la Construcción, es el desaprovechamiento de las experiencias anteriores. Tanto a nivel personal como colectivo en las Empresas, Instituciones o Dependencias, la explotación de la experiencia es deleznable. Cuanto se beneficiaria la construcción si los errores se cometieran una sola vez y si se le diese una difusión suficiente a la solución de determinados problemas. Volviendo al reglamento de la bitácora de obra, procederemos a en listar las reglas básicas que nos servirán para iniciar nuestra primera aplicación.

Estas reglas no tienen ningún orden prioritario y se dan únicamente en calidad de ejemplo:

RECORRIDOS DE OBRA. Es conveniente que siempre se haga un recorrido de Obra en compañía de todos los involucrados en la obra y/o firmantes de la Licencia de Construcción o cuando lo acuerde el Responsable de Obra en su contrato con el propietario, en este recorrido el constructor planteará al R.O. las dudas acerca del proyecto, Autorización de Modificación en los Procesos Constructivos, Autorización de

Modificaciones de Proyecto, Autorización de Ampliaciones, Autorización de Inicio de las diferentes etapas constructivas, certificación de ejecución de pruebas de control de calidad etc. El R.O. y los Corresponsables irán graduando las especificaciones, Normas Técnicas Complementarias y Artículos del Reglamento de Construcción y otras Leyes que deberá cumplir el constructor, de acuerdo a la etapa constructiva en la que se encuentre. JUNTA DE TRABAJO. Una vez recorrida la obra por todos los firmantes en la Licencia de Construcción y/o sus representantes, se procederá a realizar una reunión de trabajo en la que se irán asentando las Notas de Bitácora, una vez que se hayan acordado, siempre en beneficio de la obra. Las Notas serán siempre en forma preventiva, para dar tiempo a su cumplimiento sin provocar ningún retraso a la obra.

DISPONIBILIDAD. El Libro de Bitácora estará disponible en las oficinas de la obra los días hábiles, de 8.00 a 18.00, excepto los sábados, cuando el horario será de 8.00 a 15.00 horas. Cualquier cambio temporal o definitivo, se comunicará en el mismo Libro de Bitácora, con 24 horas de anticipación

FIRMADO. Todas las notas de bitácora, deberán ser firmadas por El Responsable de Obra, el Constructor y el Propietario. La emisora (indistintamente cualquiera de las partes) como responsable del asiento, y las receptoras, de enteradas o conformes. En caso de inconformidad se contestara en la siguiente nota, por lo tanto, se concede un plazo de 48 horas para firmar. (Debemos suponer que todas las notas deben ser asentadas de común acuerdo y que solo en casos excepcionales se presentará esta situación). En caso contrario se acepta automáticamente, el contenido del asiento en cuestión, perdiéndose el derecho a la inconformidad y aceptación bajo protesta.

RETIRO DE COPIAS. Las hojas originales de la bitácora deberán estar siempre adheridas al libro y pertenecen al propietario y por consiguiente al constructor, durante la obra. Queda estrictamente prohibido desprenderlas. Las copias serán destinadas de la siguiente manera: la primera para el Responsable de Obra y la segunda para la Dependencia de Gobierno (puede haber bitácoras con más copias, cada una de las cuales llevará impreso al pie, su destinatario). Los interesados deberán retirarla una vez que estén completas y firmadas, si no se ha cumplido el plazo de 48 horas (ver párrafo anterior). No se admitirán quejas de ninguna de las partes por no tener en su poder las copias respectivas, después de 48 horas de emitido el último asiento en la hoja. Durante la obra el propietario deberá resguardar las hojas de Bitácora que correspondan a la Dependencia de Gobierno que serán entregadas a la Terminación de la Obra en el expediente que le corresponda.

INVIOLABILIDAD DE LOS ASIENTOS. Está prohibido escribir en la bitácora sobre cualquiera de las notas ya firmadas, aun cuando éstas, hayan sido emitidas por el mismo que las altera.

CLARIDAD DE LAS COPIAS. Es Responsabilidad de quien escribe una nota en la bitácora, cerciorarse de que las hojas al carbón, están colocadas correctamente, así como de que hasta en la última hoja, pase con claridad lo asentado. La letra debe ser de molde y fácilmente legible

INSTRUMENTOS DE ESCRITURA. Los asientos en el libro de bitácora deberán hacerse obligatoriamente con bolígrafo. No se deberá escribir con plumón y lápiz, ni pluma fuente. El color de la tinta deberá ser preferentemente negro, no se recomienda la tinta de color azul, cuando la bitácora va a ser fotocopiada y el rojo, cuando va a ser microfilmada.

El hacer el reglamento de bitácora, con al menos las reglas que mencionamos nos evitará problemas y discusiones innecesarias. No hay razón para no aprovechar las ventajas que esto representa. Si se invierte un poco de tiempo al inicio de la obra, se pueden evitar dificultades y un ahorro de tiempo que puede sumar varias horas al finalizar la obra. Para evitar que el día que se asiente alguna nota en la Bitácora, no se cuente con un bolígrafo con las características recomendadas, es práctico encadenar de alguna manera un bolígrafo aceptado a la bitácora.

REGLAMENTACIÓN DE LA OBRA POR BITÁCORA

Sirviéndonos de la "Bitácora de Obra" podemos reglamentar muchas de las labores cotidianas de la obra. Todos los involucrados en ésta obtendremos las ventajas que representa el Orden y el Responsable de Obra, saldrá particularmente beneficiado, al facilitársele en forma significativa el control de los eventos. Para lograr esto integraremos un reglamento que anotaremos en la bitácora a continuación del reglamento de la misma. La intención de este reglamento es regular toda actividad repetitiva de carácter administrativo técnico interno, como las siguientes: Revisión de trazos, solicitud de revisiones de armados, cimbras, curados de concreto, resultados de mecánica de suelos y control de calidad, prueba de instalaciones, etc. También podrán adicionarse reglas respecto a seguridad e higiene, o a necesidades del Director Responsable de Obra para ejercer el control de la obra, o requerimientos indispensables para cumplir con la obligación de

rendir información periódica. La reglamentación de todos estos aspectos obliga al constructor a entender oportunamente las necesidades que tenemos para cumplir nuestro cometido, y también nos obligan, a respetar un orden que nosotros mismos estamos estableciendo. Este reglamento puede ser algo extenso. No debemos preocuparnos por tal motivo. Cada regla que quede formalizada, nos evitará el tener que decidir,

al momento que surja un problema, como vamos a resolverlo o que procedimiento vamos a emplear. Ante la imposibilidad de describir todos los aspectos que requieren de una regla, sobre todo, por lo variado de los tipos de obra, solo citaremos algunos ejemplos aislados, para ilustrar la manera en que deben realizarse.

REVISIÓN DE TRAZOS. Para el inicio de los trabajos el Responsable de Obra, debe revisar el trazo de los ejes, antes de cualquier excavación, para lo cual se informará a esté, en el teléfono que se asentó en la apertura de la bitácora.

REVISIÓN DE COLINDANCIAS. En las áreas circundantes a los centros de las ciudades generalmente existen las construcciones más antiguas y muchas de ellas carecen de cimentaciones bien estructuradas y pueden tener daños si no se toman las debidas precauciones, por lo que es recomendable verificar las cimentaciones colindantes y hacer las observaciones necesarias para su protección al ejecutar las excavaciones.

REVISIÓN DE EXCAVACIONES. Dependiendo de la zona en que se localice el inmueble será necesario tomar todas las medidas preventivas para evitar cualquier caída en la excavación que provoque algún accidente. Para ello es necesario basarse en las Normas Técnicas Complementarias, y el constructor tendrá la obligación de cumplir.

REVISIÓN DE ARMADOS. Para poder colocar losas, trabes, contratrabes, columnas o zapatas, será necesaria la autorización del Responsable de Obra y/o Corresponsable en Seguridad Estructural. Esta se otorgara previa revisión de cimbras y armados y la revisión se llevará a cabo, solo por solicitud en bitácora, indicando la ubicación, precisa del

elemento por colar, esta solicitud deberá presentarse con un mínimo de 24 horas de anticipación. El Responsable de Obra o Corresponsable en Seguridad Estructural, se obliga a certificar como máximo dos horas antes del inicio.

CONTROL DE CALIDAD. A todos los materiales sin excepción, deben aplicarse las pruebas de control de calidad que establecen las Normas Técnicas Complementarias y asentar los resultados en la bitácora, una vez que el laboratorio las entregue.

PRUEBAS DE INSTALACIONES HIDRÁULICAS. Una vez terminado un tramo de instalación hidráulica, el constructor, deberá preparar lo necesario para su prueba y avisar con 24 horas de anticipación al Responsable de Obra y/o Corresponsable en Instalaciones, para que asista al momento de cargar la instalación y colocar los manómetros correspondientes, los cuales no podrán ser retirados hasta que el Responsable de Obra y/o Corresponsable mismo lo ordene y certifique por bitácora la aceptación el trabajo. Insistimos en que estos puntos solo se proporcionan en calidad de ejemplos de la inmensa variedad de casos, que deben reglamentarse. Son las condiciones y las circunstancias de cada obra las que determinan la extensión del reglamento

CONCLUSIÓN:

Como especialistas, hemos considerado que nuestras ordenes,

autorizaciones, certificaciones y recomendaciones, que realizamos en las obras que tenemos bajo nuestra responsabilidad, se cumplan al pie de la letra, sin embargo la realidad es muchas veces decepcionante, ya que no

acostumbramos hacerlas en el único documento

legal de

la

obra

y

el

Constructor o Propietario no las realiza. Espero que estas

recomendaciones le hagan reflexionar un poco más y recordemos que elaborar una bitácora adecuadamente y lograr que en ésta se asienten los mayores datos técnicos posibles, puede salvarnos de un problema en un futuro.

CAPÍTULO I BITÁCORA DE OBRA

1.1

DEFINICIÓN

La bitácora es un instrumento técnico de control durante el desarrollo de los trabajos de construcción o de prestación de servicio, controlando el ejercicio de los mismos. En ella deben registrarse los asuntos relevantes que se presenten, considerando los acontecimientos que resulten diferentes a los establecidos en el contrato y sus anexos; así como dar fe del cumplimiento de eventos significativos en tiempo o situaciones ajenas a la responsabilidad de la contratista.

La bitácora para los efectos de la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas (LOPSRM) en el artículo 46°, es el medio oficial y legal de comunicación entre las partes que firman el contrato y estará vigente durante el desarrollo de los trabajos. Su uso es obligatorio en todas las obras y servicios, por lo que la residencia y la supervisión, deberán prever que los órganos internos de control vigilarán el uso y seguimiento de la misma.

Por lo anterior, es de resaltar la importancia que resulta el esfuerzo que debe realizar la Supervisión en su elaboración, para asentar oportuna, sistemática y detalladamente los acontecimientos relevantes, lo que nos permite confirmar el orden originalmente planeado, así como los incidentes que lo interrumpen o modifican. Los argumentos que se asienten deben ser fidedignos y respaldados con los datos claramente expresados, que permitan descubrir cualquier situación pasada.

1.2

FORMA DE LA BITACORA

El formato de la bitácora se ajustará a las necesidades de cada proyecto pero en todos los casos deberá cumplir, como mínimo con lo siguiente:

  • A) Utilizar una bitácora por cada contrato.

  • B) La bitácora de la Obra consistirá en una o más libretas de pastas duras y

resistentes. En la pasta principal aparecerá el nombre de Cliente u Organismo Subsidiario y espacios para indicar el área responsable de la ejecución de los trabajos, según sea el caso, el número del Contrato, la Descripción de la Obra y la identificación Bitácora de Obra y un Renglón para el número de libreta.

  • C) Las primeras hojas incluirán una guía de uso de la bitácora de obra, la

cual no irá foliada.

  • D) Cada libreta debe contar con una hoja original para la entidad y al menos

dos copias, una para el contratista y otra para la residencia de obra o

supervisión, en su caso.

  • E) Cada juego de original y copias debe estar siempre foliado con números

consecutivos y en la parte superior de las hojas se indicará el número del

contrato de que se trata.

  • F) Las hojas de copias deben ser desprendibles no así las originales que

permanecerán fijas en la libreta de la Bitácora. La primera copia desprendible deberá ser para el Contratista o su Representante debidamente acreditado y la otra para el residente de obra o el Supervisor, en su caso.

  • G) El primer folio de la primera libreta deberá iniciar con la nota de apertura

y en seguida la nota de validación del uso de la bitácora.

H) El contenido de cada nota debe precisar: número, clasificación, fecha, descripción del asunto, ubicación, causa, solución, prevención, consecuencia económica, responsabilidad si la hubiere y fecha de atención, así como la referencia, en su caso, a la nota que se contesta.

  • 1.3 REGLAS GENERALES PARA EL USO DE LA BITÁCORA

La residencia de obra y la supervisión, así como el contratista deberán observar las siguientes reglas generales para el uso de la bitácora.

1.3.1 Apertura.

Su apertura se hará previamente al comienzo de los trabajos y deberá iniciar con una nota especial (nota de apertura), relacionando como mínimo lo siguiente: fecha de apertura, datos generales de las partes involucradas, nombre y firma del personal autorizado, domicilios y teléfonos, datos particulares del contrato y alcances descriptivos de los trabajos y las características del sitio donde se desarrollarán, así como la inscripción de los documentos que identifiquen oficialmente al personal técnico que estará facultado como representante de la contratante y del contratista, para la utilización de la bitácora, indicando a quien o a quienes se delega esa facultad.

Para los datos particulares del contrato, en la nota de apertura se deberá de anotar como mínimo lo siguiente:

Nombre de la dependencia, que supervisará la obra, indicando la dirección del proyecto, activo o la región a la que pertenece.

Número del contrato.

Título de la obra y su localización.

Nombre o razón social del contratista.

En el caso de supervisión por terceros, anotar los datos del contrato respectivo y el nombre de la empresa de supervisión.

Nombre, firma, dirección y teléfono del residente o supervisor.

Nombre, firma, dirección y teléfono del superintendente de construcción del contratista.

Número del proyecto o su equivalente.

Número de partida presupuestal.

Importe del contrato.

Plazo de ejecución de la obra.

Fecha de iniciación programada.

Fecha de terminación programada.

Valor y fecha programada de los anticipos.

1.- Numeración y fechado de notas.

Todas las notas deberán numerarse en forma seriada y fecharse (en el día en el que se efectúe el asiento) consecutivamente respetando sin excepción el orden establecido; cerrándolas con nombre y firmas del residente y/o supervisor y del superintendente de construcción del contratista.

2.- Redacción y escritura.

Las notas o asientos deberán efectuarse claramente, con tinta indeleble preferentemente de tinta negra, letra de molde legible, sin abreviaturas y utilizando papel carbón o autorreproducible para las copias.

3.- Errores

Cuando se cometa algún error de escritura, de intención o redacción, la nota deberá anularse por quien la emita, abriendo de inmediato otra nota con el número consecutivo que le corresponda y con la descripción correcta.

4.- Tachaduras y enmendaduras.

Una nota cuyo original y copias aparezca con tachaduras y enmendaduras, será nula.

  • 5.- Sobre posiciones.

No se deberá sobreponer ni añadir texto alguno a las notas de bitácora, ni entre renglones, márgenes o cualquier otro sitio, de requerirse, se deberá abrir otra nota haciendo referencia a la de origen.

6.- Inutilización de espacios.

Se deberán cancelar los espacios sobrantes de una hoja al completarse el llenado de las mismas.

  • 7.- Retiro de copias.

Una vez firmadas la(s) nota(s) de la bitácora, llena(s) la(s) hoja(s) o cancelados los renglones correspondientes, los interesados podrán retirar sus respectivas copias.

8.- Validaciones.

Se podrán validar oficios, minutas, memoranda, circulares y cualquier otro documento, refiriéndose en notas de bitácora el contenido de los mismos o bien anexando copias.

  • 9.- Frecuencia y cantidad de notas.

Éstas se definen por cada caso en particular, por las situaciones que durante el desarrollo de los trabajos resulten distintas a las previstas originalmente en el contrato.

  • 10.- Compromiso de uso.

El compromiso

es

de

ambas

partes

y

no

puede evadirse esta

responsabilidad. Asimismo, deberá utilizarse la bitácora para asuntos trascendentes que deriven del objeto de los trabajos en cuestión.

11.- Anotaciones de la supervisión

Informes sobre cualquier circunstancia anormal que pueda influir sobre el desarrollo de la obra, sobre los precios unitarios establecidos en el contrato, o la recepción satisfactoria de la obra.

A continuación se enuncian algunas situaciones que se consideran

relevantes para su registro en bitácora, en forma enunciativa, limitativa:

más no

  • a) Relativas a los documentos de la obra

Constancia de entrega al contratista de los planos, instrucciones o especificaciones de la obra.

  • b) Instrucciones de los trabajos adicionales y/o extraordinarios, solicitándole

el programa.

Constancia de acuerdos y soluciones que se van generando en el proceso de la obra.

  • c) Relativas al plazo y programa de la obra

    • Modificaciones del programa de obra.

    • Estado del tiempo que influya en la obra.

    • Avance de los trabajos, tiempos perdidos por diversas causas y demoras respecto al programa.

    • Describir con detalle las causas que puedan originar ampliaciones en el plazo.

    • Cuando se efectúen cambios en especificaciones de ingeniería y alcances.

    • Cuando el inmueble en que deberá ejecutarse la obra, o la información, o los accesos necesarios para realizar el trabajo, no estén disponibles.

    • Atraso en la contestación de aclaraciones.

    • Atraso con respecto a la entrega de ingeniería y/o especificaciones.

    • Atraso en la entrega de materiales y equipo que deba suministrar el cliente.

d) Relativas a la ejecución de la obra

  • En su caso, inicio de cada una de las fases de la obra.

  • Órdenes para que el representante del contratista se presente en la obra y reuniones periódicas, así como de los acuerdos y compromisos pactados en dichas reuniones.

  • En caso de no cumplir con el programa establecido, equipos de proceso proporcionados por el contratista, fecha de llegada, instalación, interconexión y pruebas.

  • Materiales y equipos proporcionados por el cliente, su fecha de llegada, así como su estado, comparado con lo señalado en el contrato.

  • Órdenes de corrección por defectos de obra.

  • Equipo descompuesto o inapropiado.

  • Incidentes internos y externos que afecten el desarrollo de la obra.

  • Condiciones de inseguridad, daños al medio ambiente, falta de higiene en alguna(s) área(s) de trabajo.

  • Accidentes presentados en la obra.

  • Observaciones sobre el cumplimiento e incumplimiento de las actividades críticas, enunciando razones y/o motivos así como su terminación.

  • Advertencias al contratista por falta de recursos en la obra sobre personal, equipo, materiales, herramientas, almacenamientos inadecuados y fallas de calidad.

  • Notificaciones al contratista de faltas de cumplimiento del programa y sanciones que se aplicarán, de acuerdo al contrato.

  • Registro de visitas a la obra, enunciando el motivo de su visita.

  • Constancia de la fecha de recepción de las estimaciones presentadas por el contratista o su representante para su revisión.

  • Órdenes de suspensión de la obra, si es el caso, indicando la causa y órdenes de reiniciación de la misma.

  • Constancia de devolución de los materiales sobrantes a los almacenes del Cliente, producto de modificaciones y cancelaciones.

  • Cambio de supervisor del Cliente.

  • Cambio de representante del contratista.

  • Fecha de la puesta en operación y fecha del acta de recepción de la obra.

  • e) Sobre anotaciones hechas con anterioridad

    • Avisos de incumplimiento de órdenes dadas al contratista

    • Comentarios sobre las anotaciones hechas previamente por el contratista o su representante.

    • Cancelación o cambio de órdenes o instrucciones.

1.3.2 Anotaciones del contratista o su representante.

Observaciones en relación a las órdenes que haya recibido del supervisor, inconformidad con las mismas y cualquier circunstancia que a su juicio influya en la ejecución de la obra o modifique las condiciones pactadas en el contrato en particular las que se indican a continuación:

  • a) Relativas a los documentos de la obra

    • Solicitudes de información faltante, licencias, permisos, liberación de bancos o tramos, estudios de factibilidad, planos o croquis de la obra y cualquier otro faltante que sea necesario para el cumplimiento del alcance del contrato.

    • Acuse de recibo de planos, especificaciones y croquis de la obra.

  • b) Relativas al plazo y programa de la obra:

    • Acuse de recibo de órdenes relativas al programa de obra, o modificaciones al mismo.

    • Causas de demora no imputables al contratista y solicitudes de ampliación de plazo y/o modificaciones del programa de obra.

    • Aclaraciones e inconformidades respecto a observaciones hechas por la supervisión sobre demoras y falta de cumplimiento del programa.

  • c) Relativas a la ejecución de la obra

    • Acuse de recibo u observaciones de órdenes de la supervisión relativas a corrección de defectos, procedimientos de construcción y suministro de personal, equipo y materiales.

    • Constancias de mal tiempo, falta de materiales y equipo que debía entregar el Cliente, si es el caso, paros obligados y otras circunstancias que, a juicio del representante del contratista, se aparten de lo previsto en el contrato.

    • Solicitudes de estudio de cada uno de los precios unitarios adicionales o extraordinarios que generen cambios o modificaciones al respecto.

  • 1.3.3 Recomendaciones especiales

    • a) Instrucciones que deben referirse en la bitácora

    Los cambios del proyecto, con sus trabajos adicionales y/o extraordinarios, cambio de supervisor, notificaciones de retraso en los trabajos, con aplicación de sanciones, suspensiones, reiniciaciones, terminaciones anticipadas y rescisión.

    b) Seguimiento de notas e indicaciones

    Debe darse seguimiento a las notas o indicaciones para que no se queden pendientes y finiquitarlas con una nota de cierre, para evitar la posibilidad de olvidos que puedan tener consecuencia en el cierre del contrato.

    c) Cuando aplique, llevar a cabo el control de los pagos provisionales establecidos en el artículo 78 del Reglamento de la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas.

    1.3.4 Custodia.

    Será responsabilidad del residente de obra la custodia y permanencia de este instrumento en la obra, y

    1.- Durante la ejecución de la obra

    Desde la fecha de iniciación, la bitácora deberá estar permanentemente en la obra a la disposición del supervisor de la obra y del contratista para anotaciones y consultas así como para revisión de los auditores y funcionarios que se presenten en la obra debidamente acreditados.

    2.- En suspensiones de la obra por causas diversas

    Al presentarse una suspensión de la obra por afectaciones, cierre de accesos y/o secuestros de instalaciones, equipo o maquinaria, el supervisor de la obra deberá considerar la situación para determinar si recoge la bitácora, en cuyo caso se llevará a las oficinas de la residencia, para que una vez resueltas las situaciones descritas, se regrese a la obra

    .

    3.- Al término de la obra o por suspensión definitiva

    Al terminarse la obra o suspenderse en forma definitiva, la bitácora será entregada a la oficina del Cliente que resguarda el contrato original, para su custodia.

    1.3.5 Cierre de bitácora.

    Será con una última nota especial, en la que se dará por finiquitada la relación técnica de campo. Después se procede a firmar y a anular todas las hojas sobrantes, inutilizándolas sin arrancarlas de la libreta y ésta, por conducto de la supervisión se anexa al finiquito de la obra.

    1.4.- REGLAS DE APLICACIÓN DE LA BITÁCORA

    Para cada uno de los tomos de la bitácora se deberá reglamentar y validar el uso de este instrumento, precisando como mínimo los siguientes aspectos, los cuales deberán asentarse inmediatamente después de la nota de apertura.

    1.- Disponibilidad.

    Horario en que se podrán asentar notas, el que deberá coincidir con las jornadas de trabajo de campo.

    2.- Firmas.

    Las

    notas de

    la bitácora deberán

    ser firmadas por ambas partes.

    Previendo

    que alguna de las dos partes no firme, se establecerá en la

    apertura de la bitácora, un plazo máximo para la firma de los interesados,

    acordando en caso del vencimiento del plazo, la aceptación del asunto en cuestión.

    3.- Inviolabilidad.

    Se deberá enfatizar la prohibición de modificar cualquiera de las notas ya firmadas, así sea por el responsable de la anotación original; y

    4.- Actividades periódicas.

    Es recomendable

    regular

    en

    las

    actividades

    de

    carácter técnico

    administrativo, lo relativo a la autorización y revisión de estimaciones, números generadores, obra extraordinaria, así como lo relativo a las normas de seguridad e higiene que deban implementarse.

    En este sentido, en la apertura de la bitácora de cada contrato se deberá establecer cual será la documentación soporte de las estimaciones, así como la indicación de que si alguno de los documentos que deben acompañar a alguna estimación ha sido previamente entregado por el contratista, será suficiente con hacer referencia a él en la propia estimación, sin que exista la obligación de volver a entregarlo.

    • A) Archivo de bitácora

    Durante tres años posteriores a la recepción de la obra, la bitácora se conservará en caja numerada de fácil localización en archivo que designe la dependencia del cliente que tuvo a su cargo la supervisión de la obra.

    • B) Bitácora de servicios

    Por lo que se refiere a contratos de servicios, se debe abrir una bitácora por cada contrato respetando las mismas reglas y obligaciones para su utilización estipuladas en este instructivo.

    C) Marco Normativo

    • Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos

    • Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas (LOPSRM).

    • Reglamento de la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionadas con las Mismas (RLOPSRM)

    • Políticas, Bases y Lineamientos en Materia de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas, para Petróleos Mexicanos, Organismos Subsidiarios y Empresas Filiales.

    CAPÍTULO II

    BITÁCORA ELECTRÓNICA DE OBRA PÚBLICA

    2.1- BITÁCORA ELECTRÓNICA DE OBRA PÚBLICA

    Programa informático autorizado por la Secretaría de la Función Pública que representa el instrumento jurídico que, por medios remotos de comunicación electrónica, constituye el medio de comunicación entre las partes de un contrato de obra pública o de servicios relacionados con la misma, en donde se registran los asuntos y eventos importantes que se presentan durante la ejecución de los trabajos.

    2.2.-

    BENEFICIOS

    DE

    OBRA PÚBLICA

    LA BITÁCORA ELECTRÓNICA DE

    • Información en tiempo real de lo que sucede en una obra

    • Seguridad de manejo de información

    • Implementación de Firma Electrónica avanzada para garantizar la autenticidad de la información.

    • Información veraz, oportuna y clasificada

    • Las Dependencias o Entidades pueden respaldar su información de manera digital e impresa

    2.3.- MODELO DE OPERACIÓN INGRESO AL SISTEMA

    2.3.- MODELO DE OPERACIÓN INGRESO AL SISTEMA Figura No. 1 CAMBIO DE CONTRASEÑA En el menú

    Figura No. 1

    CAMBIO DE CONTRASEÑA

    En el menú vertical, seleccionar cambiar contraseña para actualizar su código o bien la de los usuarios finales.

    2.3.- MODELO DE OPERACIÓN INGRESO AL SISTEMA Figura No. 1 CAMBIO DE CONTRASEÑA En el menú

    Figura No. 2

    PANEL DEL ADMINISTRADOR

    PANEL DEL ADMINISTRADOR Figura No. 3 DEFINIR LA EMPRESA CONTRATISTA Buscar la empresa contratista antes de

    Figura No. 3

    DEFINIR LA EMPRESA CONTRATISTA

    Buscar la empresa contratista antes de ingresar una nueva o bien proceder a darla de alta.

    PANEL DEL ADMINISTRADOR Figura No. 3 DEFINIR LA EMPRESA CONTRATISTA Buscar la empresa contratista antes de

    Figura No. 4

    DEFINIR LA EMPRESA CONTRATISTA

    Datos necesarios para el alta de la empresa contratista

    DEFINIR LA EMPRESA CONTRATISTA Datos necesarios para el alta de la empresa contratista Figura No. 5

    Figura No. 5

    REGISTRO DE PERSONAS

    Verificar la existencia de las personas que desea dar de alta

    DEFINIR LA EMPRESA CONTRATISTA Datos necesarios para el alta de la empresa contratista Figura No. 5

    Figura No. 6

    CUENTAS DE USUARIOS

    CUENTAS DE USUARIOS Figura No. 7 68
    CUENTAS DE USUARIOS Figura No. 7 68

    Figura No. 7

    CUENTAS DE USUARIOS

    La información relativa a las áreas estará disponible de acuerdo a la dependencia a la que pertenece el Administrador local.

    CUENTAS DE USUARIOS La información relativa a las áreas estará disponible de acuerdo a la dependencia

    Figura No. 8

    CUENTAS DE USUARIOS

    Debe crear una cuenta de usuario para cada persona. Únicamente puede crear dos cuentas para una misma persona cuando ésta se desempeñe como Residente de una Obra y otra como Supervisor en otra.

    CUENTAS DE USUARIOS La información relativa a las áreas estará disponible de acuerdo a la dependencia

    Figura No. 9

    REGISTRO DEL CONTRATO

    Datos necesarios para el alta del contrato

    REGISTRO DEL CONTRATO Datos necesarios para el alta del contrato Figura No. 10 70

    Figura No. 10

    REGISTRO DEL CONTRATO

    Datos necesarios para el alta del contrato.

    Ingresar nuevo contrato.

    REGISTRO DEL CONTRATO Datos necesarios para el alta del contrato. Ingresar nuevo contrato. Figura No. 11

    Figura No. 11

    ASIGNACIÓN DE USUARIOS FINALES AL CONTRATO

    Seleccionar el contrato en la opción de catálogos y a continuación presione clic en Asignar Usuario.

    ASIGNACIÓN DE USUARIOS FINALES AL CONTRATO Seleccionar el contrato en la opción de catálogos y a

    Figura No. 12

    ASIGNACIÓN DE USUARIOS FINALES AL CONTRATO

    Seleccionar el icono correspondiente a cada tipo de usuario para agregar cuantos sean necesarios.

    ASIGNACIÓN DE USUARIOS FINALES AL CONTRATO Seleccionar el contrato en la opción de catálogos y a

    Figura No. 13

    ASIGNACIÓN DE USUARIOS FINALES AL CONTRATO

    Realizar la búsqueda por nombre o apellido de la persona.

    ASIGNACIÓN DE USUARIOS FINALES AL CONTRATO Realizar la búsqueda por nombre o apellido de la persona.

    Figura No. 14

    ASIGNACIÓN DE USUARIOS FINALES AL CONTRATO

    Presionar el botón terminar para concluir el proceso.

    ASIGNACIÓN DE USUARIOS FINALES AL CONTRATO Presionar el botón terminar para concluir el proceso. Figura No.

    Figura No. 15

    Con esto ha terminado el ciclo del Administrador local. A continuación, el residente de obra debe aperturar la bitácora con el uso de su cuenta de usuario.

    HERRAMIENTA DE MONITOREO

    Acceda al panel del Administrador y seleccione la opción de Monitoreo.

    HERRAMIENTA DE MONITOREO Acceda al panel del Administrador y seleccione la opción de Monitoreo. Figura No.

    Figura No. 16

    HERRAMIENTA DE MONITOREO

    En el menú vertical, seleccione cambiar contraseña para actualizar su código o bien la de los usuarios finales. La opción de notas por Usuarios mostrara el número de notas que hayan asentado los usuarios que creo el Administrador local.

    HERRAMIENTA DE MONITOREO Acceda al panel del Administrador y seleccione la opción de Monitoreo. Figura No.

    Figura No. 17

     

    INSTRUCTIVO DE LLENADO PARA BITÁCORA DE OBRA

     

    AYUNTAMIENTO:

    Se anotará el nombre del Ayuntamiento correspondiente.

     

    OBRA:

    Se anotará el nombre representativo que describe claramente la obra.

    NO. CONTRATO:

    Aquí se anotará el Número de Contrato.

     

    HOJA NO.:

    Número de hoja Foliado.

     

    FIRMAS

    Espacio destinado

    para

    que firme

    las

    Notas

    de

    Bitácora el

    Personal

    autorizado tanto de la Dependencia Contratante como de la Empresa contratista.

    FECHA:

    Se anotará la fecha en que se hace la Nota.

     

    NO. NOTA:

    Número consecutivo de cada Nota.

     

    NOTA:

    Espacio destinado para hacer las notas de bitácora.

     

    CROQUIS:

    Espacio para Croquis o dibujo para ilustrar la Nota (Opcional).

     

    Tabla 1

    HERRAMIENTAS DE MONITOREO

    La opción de notas por Área: mostrará el número de notas de acuerdo a la adscripción del Administrador local.

    HERRAMIENTAS DE MONITOREO La opción de notas por Área: mostrará el número de notas de acuerdo

    Figura No. 18

    MONITOREO DE SESIONES

    Se presentan las sesiones por orden cronológico. Si desea el detalle de un registro presione Clic sobre la clave de sesión.

    También, puede realizar consultar de usuarios específicos mediante una búsqueda por clave de usuario.

    MONITOREO DE SESIONES Se presentan las sesiones por orden cronológico. Si desea el detalle de un

    Figura No. 19

    MONITOREO DE SESIONES

    Ejemplo del detalle de consulta de una sesión.

    MONITOREO DE SESIONES Se presentan las sesiones por orden cronológico. Si desea el detalle de un

    Figura No. 20

    DÓNDE BUSCAR AYUDA

    DÓNDE BUSCAR AYUDA Figura No. 21 79
    DÓNDE BUSCAR AYUDA Figura No. 21 79

    Figura No. 21

    2.4.- EL ADMINISTRADOR DE LA DEPENDENCIA

    Servidor Público designado por el Titular de la Dependencia o Entidad de la APF.

    Es responsable de la operación del mismo al interior de la Dependencia.

    Habilita las cuentas y contraseñas de los administradores locales.

    Monitorea el uso de sus usuarios.

    Es el canal de comunicación con el Administrador Global para proponer mejoras al sistema.

    • 2.5.- EL ADMINISTRADOR LOCAL

    Es el servidor público designado por el administrador de la Dependencia o Entidad como responsable de administrar y controlar los accesos al programa informático por parte del residente de obra, supervisor de obra y superintendente de construcción.

    Corresponde al Administrador Local:

    a) Capturar, verificar y, en su caso, validar en el Programa Informático de la BEOP:

    o

    Los datos generales de los contratos de obras públicas y de servicios relacionados con los mismas, y

    o

    La información relativa a las altas, finales.

    bajas y cambios de los usuarios

    b) Habilitar o deshabilitar en el Programa informático de la BEOP a los usuarios finales, mediante la entrega o cancelación de las claves de usuario y contraseñas generadas en el programa informático de la BEOP y,

    c) Solicitar a la UCAOP el servicio técnico que requieran para el uso del Programa Informático de la BEOP.

    d) Monitorea sesiones sobre el asentamiento de notas y uso del sistema.

    2.6.- USUARIOS FINALES

    Los usuarios finales son: el residente de obra, el supervisor de obra y el superintendente de construcción.

    Lo anterior, de acuerdo a los lineamientos para regular el uso del programa informático para la elaboración control y seguimiento de la bitácora de obra pública por medios remotos de comunicación electrónica, emitidos por la Secretaría de la Función Pública

    2.6.1.- RESIDENTE DE OBRA

    • Servidor Público designado por la Dependencia,

    • Responsable de asentar las notas de bitácora relativas a su apertura y validación,

    • Supervisa, vigila, controla y revisa los trabajos de las obras

    • Crea, abre, cierra y firma notas de bitácora, y

    • Configuración de servicios de alerta y mensajes de las bitácoras de su propiedad.

    2.6.2.- SUPERINTENDENTE DE CONSTRUCCIÓN

    (CONTRATISTA)

    • Es el representante del Contratista ante la Dependencia o Entidad para cumplir con los términos y condiciones pactadas en el contrato, en lo relacionado con la ejecución de los trabajos,

    • Responsable de asentar notas de bitácora, y

    • Abre, cierra y firma notas de bitácora.

    2.6.3.- SUPERVISOR DE OBRA

    • Es un servidor público designado por la Dependencia o Entidad, o persona física o el representante legal de una persona moral externa nombrada por contrato,

    • Realiza las mismas funciones que el Residente con la Salvedad de no poder iniciar bitácoras,

    • Vigila y da seguimiento a la bitácora electrónica,

    • Crea, abre, cierra y firma notas de bitácora, y

    • Configuración de servicios de alerta y mensajes de las bitácoras de obra.

    2.7.- CONSIDERACIONES IMPORTANTES PARA EL INGRESO DE DATOS

    Antes de efectuar el registro de información relacionada con la empresa contratista, las personas, las cuentas de usuario y el contrato hay que verificar lo siguiente:

    1.- Que la persona no esté dada de alta en el sistema, de lo contrario sólo agregue una nueva cuenta de usuario para el rol que desempeñará.

    2.- Cuando agregue una cuenta de usuario, únicamente visualizará las Áreas de Trabajo de su adscripción.

    3.

    Cada usuario final que agregue debe contar con Firma Electrónica

    Avanzada expedida por Agencia o Autoridad Certificadora.

    4.

    Realice una búsqueda de la empresa contratista por su nombre o RFC.

    5.

    Las Áreas disponibles en el Catálogo, son las registradas en el sistema

    Compranet de la Secretaría de la Función Pública.

    6.

    Los datos del contrato deben coincidir con el registro en Compranet.

    7.

    Una vez iniciada la bitácora por el residente de obra, el administrador

    local,

    es el responsable de agregar nuevos usuarios que se deseen

    incorporar.

    8.

    Si se asignó un residente de obra a un contrato y éste no concluyó la

    apertura o bien no firmó electrónicamente las mismas, debe darse de alta un nuevo residente.

    9.

    Puede agregar un supervisor de obra aún cuando la bitácora ya haya

    iniciado, o bien reemplazar un residente de obra.

    10. Si se agrega un nuevo usuario de tipo Superintendente de construcción a un contrato, automáticamente la cuenta del usuario anterior quedará deshabilitada.

    2.8.-

    LOS

    CINCO

    PASOS

    QUE

    ADMINISTRADOR LOCAL

    DEBE

    REALIZAR

    EL

    Proceso para la creación de Bitácoras:

    1.- Crear o seleccionar la empresa contratista.

    2.- Registrar las personas que participaran en la obra.

    3.- Crear las cuentas de usuario de acuerdo a su rol.

    4.- Registrar los datos del contrato.

    5.- Asignar al contrato los usuarios finales responsables de dar seguimiento a la bitácora.

    CAPÍTULO III

    TÉRMINOS Y CONDICIONES DE USO DE LA BITÁCORA ELECTRÓNICA DE OBRA PÚBLICA BEOP

    3.1- CONSIDERACIONES IMPORTANTES

    1.- Administrador local: El servidor público designado por el administrador de la dependencia o entidad responsable de administrar y controlar los accesos al programa informático por parte del residente de obra, supervisor de obra y superintendente de construcción.

    2.- Autoridad certificadora: Las dependencias y entidades y los prestadores de servicios de certificación que, de conformidad con las disposiciones jurídicas aplicables, tengan reconocida esta calidad, y cuenten con la infraestructura tecnológica para la emisión, administración y registro de certificados digitales, así como para proporcionar servicios relacionados con los mismos.

    3.- BEOP: La bitácora electrónica de obra pública que, por medios remotos de comunicación electrónica, constituye el medio de comunicación entre las partes de un contrato de obra pública o de servicios relacionados con la misma, en la que se registran los asuntos y eventos importantes que se presentan durante la ejecución de los trabajos.

    4.- Certificado digital: La constancia digital emitida por una autoridad certificadora que garantiza la autenticidad de los datos de identidad del titular del certificado.

    5.- Contratista: La persona que celebre contratos de obras públicas o de servicios relacionados con las mismas.

    6.- Firma electrónica avanzada: El conjunto de caracteres que permite la identificación del firmante en los documentos electrónicos o en los mensajes de datos, como resultado de utilizar su certificado digital y clave privada, la cual es creada bajo su exclusivo control por medios electrónicos.

    7.-

    Ley:

    La

    Ley

    de

    Obras Públicas y Servicios Relacionados con las

    Mismas.

     

    8.- Medios remotos de comunicación electrónica: Los dispositivos tecnológicos para efectuar la transmisión de datos e información a través de computadoras, líneas telefónicas, enlaces dedicados, microondas, vías satélites y similares.

    9.- Notas de bitácora: El formato electrónico en que se registran los asuntos y eventos importantes que se presentan durante la ejecución de los trabajos.

    10.- Perfil: Las características específicas que distinguen a los usuarios del programa informático, de acuerdo con el rol que desempeñan.

    11.- Programa informático BEOP: El sistema informático diseñado y autorizado por la Secretaría para la elaboración, control y seguimiento de la BEOP el cual garantiza la inalterabilidad de la información que en él se registre, mediante el uso de la firma electrónica avanzada.

    12.- Reglamento: El Reglamento de la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas.

    13.- Residente de obra: El servidor público designado por escrito por la dependencia o la entidad de que se trate, para llevar la administración y

    dirección

    de

    los

    trabajos

    y

    cuyas

    funciones

    son

    las

    que

    señala

    el

    Reglamento. 14.- Secretaría: La Secretaría de la Función Pública.

    15.- Superintendente de construcción: El representante del contratista ante la dependencia o la entidad de que se trate para cumplir con los términos y condiciones pactados en el contrato, en lo relacionado con la ejecución de los trabajos.

    16.- Supervisor de obra: El servidor público designado por la dependencia o la entidad de que se trate, o bien, la persona física, incluso el representante legal de una persona moral, nombrada por contrato, y cuyas funciones específicas son las que establece el Reglamento.

    17.- Usuarios finales: El residente de obra, el supervisor de obra y el superintendente de construcción.

    3.2.- OBTENCIÓN DE CERTIFICADO DIGITAL

    El Cliente y Contratista se obligan a obtener el certificado digital ante la agencia o autoridad certificadora, en los términos del Acuerdo, los certificados digitales (firma electrónica avanzada) del Residente de Obra y del Superintendente de Construcción, así como del personal técnico que faculten para utilizar la bitácora electrónica, al menos con cinco días hábiles de anticipación al inicio de los trabajos, en el entendido de que en caso, de que el contratistano cumpla con esta obligación el cliente podrá dar inicio al procedimiento de rescisión del contrato.

    3.2.1.- Habilitación en el Sistema

    Una vez que “el contratista” cuente con los certificados digitales de su Superintendente, así como del personal técnico que faculte para utilizar la Bitácora, deberá comunicarlo por escrito al cliente, suministrando la información de las personas que hayan sido habilitadas con su certificado digital, a efecto de que PEP instruya al Administrador Local del programa informático BEOP y proporcione a “el contratista” las claves de usuario y contraseñas de acceso de su personal autorizado.

    La información que debe proporcionar “el contratista”, en los términos del párrafo que antecede, consiste de lo siguiente:

    • a) Nombre, denominación o razón social de “el contratista”, domicilio (que

    deberá coincidir con el proporcionado en la cláusula relativa del contrato), clave del Registro Federal de Contribuyentes, nombre de su representante legal, número telefónico y dirección de correo electrónico.

    • b) Nombres de las personas habilitadas con su firma electrónica que funjan

    como Superintendente de Construcción y del personal técnico que haya sido facultado para utilizar la BEOP; claves de su Registro Federal de Contribuyentes; CURP (en su caso), profesiones y cargos que desempeñarán dentro del contrato; número telefónicos donde podrán localizarse; direcciones de correo electrónico, así como datos de los documentos en los que conste su designación oficial por parte del representante de “el contratista”.

    A efecto de encontrarse “el contratista” en condiciones de hacer uso del sistema BEOP, se obliga a contar, con tres días hábiles de anticipación a la fecha pactada para el inicio de los trabajos, al menos con la infraestructura tecnológica siguiente:

    Hardware:

    La información que debe proporcionar “ el contratista ”, en los té rminos del párrafo que

    Figura No. 22

    Software:

    Software: Figura No. 23 3.2.2 Adiestramiento El material desarrollado por la Secretaría de la Función Pública

    Figura No. 23

    3.2.2 Adiestramiento

    El material desarrollado por la Secretaría de la Función Pública incluye un tutorial de capacitación y el manual de operación del sistema, estas herramientas permiten proporcionar el adiestramiento necesario para el

    Residente de Obra y para el Superintendente de Construcción de “EL CONTRATISTA”, así como del personal técnico que faculten para operar el Sistema de Bitácora Electrónica.

    La cuestiones técnicas relacionadas con la operación del sistema BEOP, se contienen en el Manual que como Apéndice I de este Anexo forma también parte integrante de este Contrato, por lo que agotado el adiestramiento referido en el párrafo que antecede, “el contratista” no podrá aducir el desconocimiento de la forma de utilizar la Bitácora durante la ejecución de los trabajos de la obra materia del Contrato.

    3.3.- USO DE LA BITÁCORA

    El cliente y “el contratista”, se obligan durante la ejecución de los trabajos a utilizar invariablemente el sistema de bitácora electrónica a que se refiere el contrato y este anexo, ajustándose a las condiciones siguientes:

    1.- Deberán efectuarse, en los términos de la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas y su Reglamento, en forma enunciativa y no limitativa, las anotaciones siguientes:

    a) La apertura de la Bitácora, a cargo del Residente de Obra.

    Nota 1 Se iniciará con una nota especial relacionando la fecha de apertura, datos generales de las partes involucradas, nombre y firma del personal autorizado, domicilios y teléfonos, datos particulares del contrato y alcances descriptivos de los trabajos y de las características del sitio donde se desarrollarán, así como la inscripción de los documentos que identifiquen oficialmente al personal técnico que estará facultado como representante de la contratante y del contratista, para la utilización de la Bitácora, indicando a quién o a quiénes se delega esa facultad. Adicionalmente deberá preverse la circunstancia de que se dé apertura a diversas bitácoras cuando por las características, complejidad y magnitud de los trabajos, sea necesario asignarlas a diversos frentes de trabajo.

    Nota 2 En forma inmediata a siguientes:

    la

    nota de apertura, se precisarán

    los aspectos

    1.- El horario durante el cual podrán asentarse notas y consultarse la Bitácora, que deberá coincidir con las jornadas de trabajo de campo.

    • 2. Plazo máximo para firma de la notas, acordando

    las

    partes que se

    tendrán por aceptadas vencido el plazo convenido.

    • 3. Las notas firmadas electrónicamente serán inmodificables.

    • 4. La regulación de forma de autorizar y revisar estimaciones, números

    generadores, cantidades adicionales o conceptos no previstos en el contrato, así como lo relativo a las normas de seguridad, higiene y protección al ambiente que deban implementarse.

    a)

    La

    formulación

    de

    instrucciones que formule el Residente al

    Superintendente de Construcción, así como la recepción de solicitudes que éste haga a aquél.

    b) Los avances y aspectos relevantes que se susciten durante la ejecución de la obra, como pueden ser, las suspensiones, las modificaciones, los avances técnico financieros, aclaraciones, atrasos en la ejecución, penalizaciones, entre otros.

    c) En su caso, la toma de decisiones técnicas que tenga que adoptar el Residente de Obra para la adecuada ejecución de los trabajos, así como la resolución de consultas, aclaraciones, dudas o autorizaciones que formule

    el Superintendente de Construcción o Supervisor de Obra con relación a los derechos y obligaciones del contrato.

    • d) Las fechas en

    las que se presentan

    las estimaciones, así como el

    registro del atraso en el programa de ejecución por la falta de pago de las estimaciones.

    • e) La notificación que haga, en su caso, “el contratistaal cliente, cuando se

    percate de la imposibilidad de cumplir con el programa de ejecución convenido.

    • f) La autorización que, en su caso, conceda la residencia de obra para la

    ejecución de cantidades adicionales o conceptos no previstos en el catálogo original del contrato, y/o las órdenes de trabajo correspondientes.

    • g) El control diario de los conceptos respecto de trabajos realizados a

    precios unitarios no considerados en el catálogo original, sobre todo cuando no sea posible, dentro del término establecido, la conciliación y autorización

    de precios extraordinarios.

    • h) La terminación anticipada del contrato en caso de suscitarse.

    • i) En su caso, la notificación de terminación de los trabajos.

    • j) El cierre de la bitácora, la que se consignará en una nota que dé por terminados los trabajos.

    k) Los demás aspectos e incidencias que se requiera hacer constar en el desarrollo de los trabajos, de conformidad con la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas y su Reglamento, así como con el presente contratos y sus anexos.

    2.- El contenido de cada nota precisará, según las circunstancias de cada caso: número, clasificación, fecha, descripción del asunto, y en forma adicional ubicación, causa, solución, prevención, consecuencia económica, responsabilidad si la hubiere, y fecha de atención, así como la referencia, en su caso, a la nota que se contesta.

    3.- Las notas aparecerán numeradas y fechadas consecutivamente, en forma ordenada y los asientos deberán efectuarse sin abreviaturas.

    4.- Cuando resulte necesario se podrán validar oficios, minutas, memoranda y circulares, refiriéndose en la nota respectiva al contenido de los mismos.

    5.- Todas las notas deberán quedar cerradas y resueltas, o especificarse que su solución será posterior, debiendo en este último caso, relacionar la nota de resolución con la que le dé origen.

    6.- Cada nota deberá firmarse en forma electrónica.

    7.- Todas las bitácoras que se abran en los diversos frentes de trabajo que las partes estimen necesario asignar, se sujetarán a los términos y condiciones del presente anexo, para lo cual invariablemente se deberá tomar como referencia la fecha de inicio de los trabajos del frente que corresponda.

    CAPÍTULO IV

    ESPECIFICACIONES

    GENERALES

    4.1- ESPECIFICACIONES GENERALES

    4.1.1- Objetivo

    Proveer de una herramienta informática eficiente que apoye durante el desarrollo de las Obras Públicas en su supervisión, vigilancia, control y revisión, permitiendo a las personas autorizadas, llevar a cabo en ella registros y consultas de manera transparente, fácil, moderna, completa, veraz, ordenada e inmediata.

    4.1.2.- Alcances

    El desarrollo de la bitácora electrónica de obra se adecuará a los requisitos de la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas y su Reglamento, a fin de sustituir a la bitácora de obra física tradicional en las obras que se realicen en Dependencias del Gobierno y sus Organismos Subsidiarios.

    Para su desarrollo se deberá de realizar el diseño del sistema, desarrollo del prototipo, pruebas del prototipo, construcción, pruebas e implantación y documentación del sistema, incluyendo el desarrollo e implementación de la firma electrónica en el sistema, obteniendo un sistema único para toda Dependencia del Gobierno.

    4.1.3.- Portada

    Cada bitácora electrónica deberá de tener una portada donde aparecerá el nombre de la empresa “Dependencia del Gobierno”, el del Organismo

    Subsidiario, y el del área responsable de la ejecución de los trabajos, número de contrato, descripción de la obra, nombre de la contratista y la

    identificación “Bitácora de Obra”.

    4.1.4.- Notas

    Para las notas se propone cumplan con las siguientes características:

    El encabezado de cada hoja deberá de contener el número de contrato y número de folio.

    Cada nota contendrá número, descripción del asunto y si es el caso, la referencia a otra(s) nota(s).

    Las notas podrán guardarse en forma preliminar, y será hasta que se firmen electrónicamente cuando se agregue a la bitácora, asignándole el número de nota y fecha que será dado automáticamente.

    No se podrá modificar una nota una vez firmada por una de las partes.

    Clasificar las notas en base a un catálogo (fase, tema, procedimiento, si requiere respuesta, etc.), a fin de facilitar el seguimiento y consulta.

    Que el usuario pueda adicionar más datos al catalogo de clasificación de notas.

    Relacionar o hacer referencia a notas anteriores.

    Revisión de ortografía y de gramática.

    Adjuntar archivos de cualquier tipo: Power Point, Word, Acrobat, JPG, etc en caso de que se requiera apoyar a la nota con mayor información.

    ...

    ,

    Envío de avisos por correo, en los siguientes casos:

    • De las notas del día, con la opción de que sea al final de la jornada, en determinado tiempo o fecha.

    • Cuando este por vencer el plazo para firmar una nota de la otra parte.

    Incluir notas guías (formatos) consideradas en la normatividad como anotaciones obligatorias en bitácora así como incluir notas guías con base en la experiencia, con la finalidad de que apoyen a la supervisión en el llenado de las mismas, y evitar alguna omisión de datos.

    Las notas guías deberán de cumplir con las características anteriores además de lo siguiente:

    • a) Incluir Tips que ayuden al supervisor y al superintendente en recordar que tiempos o algún requisito debe de cumplir.

    • b) Cuando sea el caso, ligar a los procedimientos administrativos para la obra pública y/o a la normatividad.

    • c) Sección para hacer anotaciones libres.

    4.1.5.- Control de notas

    1.- Avisos cuando vaya a vencer el plazo para autorizar la nota, con base al plazo establecido en la validación del instrumento.

    2.- Relación de las notas pendientes de cerrarse (requieren respuesta)

    3.- Incluir una sección de recordatorios, donde cualquiera de las partes puedan dejar recordatorios de.algún pendiente para determinada fecha.

    4.1.6.- Reportes

    Los reportes se visualizarán en pantalla con opción de imprimirse, se proponen los siguientes:

    • Bitácora completa

    Notas:

    • Por rango de fechas.

    • Por tipo de clasificación.

    • Abiertas (sin concluirse)

    • Vencidas y por vencerse el plazo para autorizarse.

    • Sin autorización

    4.1.7.- Firma electrónica

    Este instrumento es el que da la pauta para poder sustituir a la bitácora tradicional con la bitácora electrónica, el cual debe de cumplir con los lineamientos que establezca la Secretaría de la Función Pública.

    4.1.8 Seguridad

    Acceso al sistema en dos niveles: de consulta y los autorizados para hacer anotaciones en la bitácora (Residente, Supervisor, Superintendente de construcción), estos últimos independientemente a la firma electrónica que deberán de tener para dar autenticidad al contenido.

    El usuario de consulta podrá acceder a varias bitácoras dependiendo del ámbito de su competencia.

    Validar el acceso al sistema según los horarios establecidos en la nota de validación de este instrumento (bitácora).

    Deberá de contar con un módulo de auditoria donde se registre la fecha y hora de entrada al sistema de los usuarios y las acciones realizadas por ellos.

    Para el caso de que se requiera tener acceso desde Internet, se deberá de contemplar el esquema para que solo determinadas direcciones de red puedan accesar al sistema, independientemente de las restricciones implementadas por los administradores de las redes corporativas de la Dependencia de Gobierno.

    4.1.9.- Disponibilidad

    Además de que el sistema se instale en un servidor central, este deberá de poderse instalar en una computadora en un ambiente local con Windows 2000 o superior, con la opción de poder sincronizar los datos de la computadora local con el servidor central y viceversa vía Internet, intranet, conexión telefónica, etc ...

    Considerar planes de contingencia en caso de problemas con el sistema, caídas de comunicaciones, base de datos, servidor de aplicaciones, etc ...

    Para el caso de las bitácoras en una computadora local, considerar los esquemas de respaldo de la información (disco compacto, disco externo,

    etc ...),

    así como la sincronización con el servidor central.

    4.1.10.- Documentación

    La documentación deberá estar formada por tres manuales (manual del usuario, manual técnico del sistema y manual de administración de la base de datos), mismos que se deberán llevar a cabo a lo largo del proyecto.

    4.1.11.- Especificaciones Técnicas

    Ambiente de Producción

    A continuación se listan los requisitos software para las versiones local y servidor:

    • a) REQUERIMIENTOS MÍNIMOS EN EL SERVIDOR

    Sistema Operativo:

    o

    Windows 2000 Server o

    o

    Windows XP Profesional con SP 2 o Windows Server 2003 Standard Edition con SP 1

    o o IIS (Internet Information Server) 5.0 o superior. Si no tiene instalado el

    o

    IIS elija: Inicio > Panel de Control > Agregar o quitar Programas > Agregar o quitar Componentes de Windows > Servidor de Aplicaciones > Detalles > Debe activar ASP. Net,

    o

    Internet Information Services (IIS).

    o

    En la opción del IIS > Detalles > Debe tener activado:

    • Archivos Comunes

    • Front Page 2002 Server Extensions

    • Internet Information Services Manager

    • SMTP

    • www

    o

    SQL Server 2000 Standard Edition

    o

    Total Espacio en disco duro estimado: 4GB

    b)

    INSTALACIÓN DEL .NET FRAMEWORK 1.1

    o

    Si el servidor no tiene instalado el .NET Framework, este se deberá instalar ejecutando el archivo DOTNETFX.EXE que viene en el CD de instalación de la aplicación

    o

    NOTA: En Windows 2003 el .NET Framework ya esta instalado. No será necesario realizar este paso.

    c)

    REQUERIMIENTOS MÍNIMOS EN EL CLIENTE

    1.- Internet Explorer 6.0 o posterior. 2.- El PLUGIN de FLASH. 3.- El Acrobat Reader versión 6.0 o mayor. 4.- El componente segurisign.ocx ó GenKey.ocx, dependerá de acuerdo a la versión del certificado emitido.

    4.1.12.- Ambiente de desarrollo

    A)

    El sistema y reportes deberán ser desarrollado en ambiente WEB utilizando la infraestructura VISUAL STUDIO .NET y la base de datos para almacenar la información deberá de ser SQL_SERVER; o en alguna otra herramienta que este de acuerdo con las políticas institucionales que son determinadas por el área de Tecnología de Información.

    • B) Para el análisis, recabar los requerimientos del usuario y documentar el sistema.

    • C) Seguir estándares de diseño, se recomiendan las herramientas de Macromedia.

    • D) Establecer estándares de codificación donde se detalle el formato de comentarios, nombres de variables, archivos y objetos.

    • E) Mantener un control de versiones de código.

    • F) Los equipos que usarán el sistema de Bitácora, deberán tener instalado el Internet Explorer 6.0 o posterior, acceso a la intranet de la dependencia, instalar localmente el componente “.ocx” para firma electrónica, PLUGIN de FLASH y el Acrobat Reader versión 6.0 o mayor.

    4.1.13.- Accesibilidad

    En todos los procesos del sistema, se debe seguir el principio de permitir que el usuario haga más con menos clics. Para lo cual se debe cuidar que la interfaz sea amigable y fácil de usar.

    Por lo que, en la medida de lo posible se deben cumplir con las normas de accesibilidad de aplicaciones web establecidas por la World Wide Web Consortium.

    LIBRO DE OBRA

    LIBRO DE OBRA Figura No. 24 104

    Figura No. 24

    INFORME DE OBRA

    INFORME DE OBRA Figura No. 25 105

    Figura No. 25

    PRESUPUESTO

    PRESUPUESTO Figura N. 26 106

    Figura N. 26

    CONCLUSIONES

    Mi experiencia en el uso de la BITACORA ELECTRONICA, me ha dejado un conocimiento importantísimo en el manejo adecuado de la información que prevalece durante la ejecución de una obra. Los puntos importantes que hay que tomar en cuenta para anotarlos en ella, como lo son las fechas de apertura, modificaciones al contrato, modificaciones de ingeniería, paro de actividades por problemas de orden natural, término de obra, etc.

    Este programa facilita el acceso a la información, apoya la transparencia, el control y seguimiento en la ejecución de la obra pública. Se diseñó un curso denominado “Introducción al Sistema de Bitácora Electrónica de Obra Pública para la Administración Pública Federal (BEOP), en el cual participe, y me sirvió para identificar los elementos básicos del marco normativo y regulatorio de la BEOP, y manejar el Sistema de la Bitácora Electrónica de Obra Pública como Administrador de Dependencia, Administrador Local y Usuario Final (Residente, Superintendente de Construcción y Supervisor de Obra) en esta materia y la metodología para su ejecución, en el ámbito de la Administración Pública Federal.

    BIBLIOGRAFÍA

    Secretaria de la Función Pública

    funcionpublica.gob.mx

    Petróleos Mexicanos

    Cámara Nacional de la Industria de la Construcción

    Cámara Nacional de Empresas de Contraloría

    CEMIC Curso: Introducción al Uso de la Bitácora Electrónica en Obra Publica Federal.

    Reglamento de la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas, Título Tercero De las Obras y Servicios por Contrato Capítulo Cuarto La Ejecución, Sección II Bitácora

    Reglamento de la Ley de Obras Públicas art. 93, Edición 2010

    IMCYC Instituto Mexicano del Cemento y del Concreto, A.C. Revista Construcción y Tecnología Julio 2000 Todos los derechos reservados

    Reglamento de la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados

    con las mismas:

    art. 10, art. 73, art. 74. Art. 77, art. 54, art. 103, art.

    86, art. 97, art. 214, art. 78, Edición 2010