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INSTRUCTIVO PARA DESARROLLAR LA PLANIFICACIN OPERATIVA ANUAL PARA EL AO 2013

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INSTRUCTIVO PARA DESARROLLAR LA PLANIFICACIN OPERATIVA ANUAL (POA) 2013 1. INTRODUCCIN El Plan Operativo Anual es el documento de trabajo en el cual se concreta y define de manera especfica los programas, proyectos y actividades prioritarias, que ejecutarn las diferentes Unidades Administrativas del Hospital de Atencin Integral del Adulto Mayor (HAIAM) en el perodo de un ao, en relacin directa con lo establecido en el Plan Estratgico Institucional (PEI). Es un instrumento importante para la gestin, al permitir y facilitar la ejecucin del PEI, el seguimiento al cumplimiento de las actividades, la administracin eficaz de los recursos y la adecuada ejecucin del presupuesto. Los planes operativos anuales tienen como propsito fundamental orientar la ejecucin de los objetivos gubernamentales; convirtindolos en pasos claros y en objetivos y metas evaluables a corto plazo. Una de las utilidades que ofrece la planificacin operativa es el reajuste de los objetivos, metas, programas, proyectos, acciones y actividades, a las condiciones y circunstancias que se presentan cada ao y a los cambios no previstos. 1.1. MARCO LEGAL

La Constitucin de la Repblica dispone que el Sistema Nacional de Planificacin (SNP) fije los objetivos nacionales permanentes en materia econmica y social, determine en forma descentralizada las metas de desarrollo a corto, mediano y largo plazo, y oriente la inversin con carcter obligatorio para el sector pblico y referencial para el sector privado. De igual forma, establece que el Sistema Nacional de Planificacin est a cargo de un organismo tcnico dependiente de la Presidencia de la Repblica. Para cumplir con el mandato constitucional, se expidi el Decreto Ejecutivo No. 1372 del 20 de febrero del 2004, que crea la Secretara Nacional de Planificacin y Desarrollo (SENPLADES), cuya competencia, entre otras, es apoyar la elaboracin de los diversos procesos de planificacin por parte de las entidades nacionales.

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La Ley de Responsabilidad, Estabilizacin y Transparencia Fiscal, establece en su artculo 2, la obligacin para cada institucin del sector pblico de elaborar el Plan Plurianual Institucional para cuatro aos y Planes Operativos Anuales que servirn de base para la Programacin Presupuestaria. El Reglamento Sustitutivo al Reglamento a la Ley de Responsabilidad, Estabilizacin y Transparencia Fiscal, seala en el Art. 3.- "Los planes de las entidades y organismos del sector pblico no financiero evidenciarn las relaciones costo beneficio de los gastos mediante indicadores que relacionen la valorizacin de productos, resultados, metas o beneficios esperados de la ejecucin de programas y proyectos, con el monto de recursos que se emplearn para lograrlos o con sus costos. Estas relaciones debern estar de acuerdo con la metodologa que establezca SENPLADES, lo cual se verificar en los respectivos procesos de evaluacin". 1.2. QUINES ELABORAN EL PLAN OPERATIVO ANUAL POA-2013?

La formulacin del POA-2013, debe realizarse dentro de un proceso de interaccin institucional interno, entre sus diferentes instancias orgnicas (Director, Coordinadores, Lderes, Asistentes Operativos, Miembros de Equipo y Auxiliares Operativos), su coordinacin estar a cargo de la Gestin de Planificacin. 2. ORIENTACIONES GENERALES La formulacin del POA-2013 es el proceso que permite articular y coordinar adecuadamente la ejecucin de las actividades de cada proceso del Hospital para el logro de sus objetivos. El POA-2013 debe plantear el logro de los objetivos a corto plazo basndose en los objetivos estratgicos contenidos en el Plan Estratgico Institucional. La elaboracin del POA-2013 debe ser participativa entre todos los miembros que conforman las Unidades Administrativas del Hospital, siguiendo el esquema planteado en la Matriz diseada para el efecto (Anexo 1) Siendo la programacin de actividades el momento en el que los proyectos planteados se traducen en acciones concretas, su formulacin deber considerar:

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a) Criterios de priorizacin eligiendo las actividades ms representativas. b) Se deben considerar las actividades que requieren un egreso de recursos monetarios. Se integrarn los indicadores de desempeo que miden el logro de cada uno de los proyectos, sealndose las metas para los indicadores definidos y los medios de verificacin. Racionalidad y estricta priorizacin en el uso de los recursos que se consideren para el desarrollo de cada uno de los programas, proyectos y actividades. El POA-2013 debe establecer una escala de prioridades y un orden que facilite el cumplimiento de las actividades planteadas; los coordinadores y lderes de cada proceso, definirn las prioridades de los programas, proyectos y actividades que desarrollarn en sus reas. Para formular el POA-2013, previamente, se debe desarrollar las siguientes acciones: a. Evaluar el grado de cumplimiento del Plan Operativo del ao 2012 a efectos de determinar los programas, proyectos y actividades para el ao 2013. b. Analizar y proponer programas, proyectos y actividades concordantes con los objetivos estratgicos institucionales. c. Determinar la previsin del gasto para cada programa, proyecto o actividad en el orden de la escala de prioridad. Todo programa, proyecto o actividad establecida en el POA-2013 debe estar totalmente financiada y valorada con un presupuesto referencial. Para la determinacin del presupuesto referencial, se debe recabar y documentar la informacin que respalde dicho presupuesto (proformas o anlisis de costos), adems se debe consolidar la magnitud del gasto que se requiere para desarrollar dicha actividad o proyecto. El POA-2013 debe ser disciplinado, no susceptible de admitir cambios en ninguna en las diferentes etapas de su ejecucin, salvo por efecto de situaciones imprevistas debidamente justificadas.

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El POA 2013 debe contener: a) Acciones que se harn operativas a travs de las actividades regulares que se desarrollan en las distintas unidades administrativas. b) Programas y proyectos completamente financiados que se desarrollan con presupuesto del Hospital. c) Proyectos de Inversin que se desarrollarn en el prximo ao.

La estructura organizacional del Hospital establece la relacin y dependencia de las Unidades Administrativas; sobre esta base, en la etapa de elaboracin del POA, es deber del responsable de cada Seccin o Servicio remitir el Plan Operativo Anual a su inmediato superior, para que este lo consolide.

Los Coordinadores y Lderes de las diferentes Unidades Administrativas del Hospital deben analizar, priorizar y consolidar los programas, proyectos y actividades de todas las reas, Secciones y Servicios bajo su cargo.

Los Coordinadores y Lderes, deben presentar los formularios: Matriz del Plan Operativo Anual 2013 y Formulario de Requerimientos para el ao 2013 a la Gestin de Planificacin, hasta el 15 de noviembre del ao 2013, consolidando la informacin proporcionada por todos sus servicios y secciones.

La Gestin de Planificacin analizar y consolidar la informacin y la remitir al Gerencia del Hospital para su aprobacin, hasta el 21 de noviembre del ao 2013

La Gerente del Hospital, conjuntamente con el Director Asistencial aprobarn el POA 2013 y establecern la prioridad de los programas y proyectos, para ser remitidos al M.S.P. y a la SENPLADES.

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ORIENTACIONES ESPECFICAS

a) Funcionamiento Operativo del HAIAM Para el funcionamiento operativo del HAIAM, dentro de la programacin de las actividades, va a ser necesaria la provisin de bienes y servicios, como por ejemplo:

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Bienes de larga duracin: equipos, mobiliario, maquinaria, etc. Bienes de control administrativo: instrumental, utensilios, herramientas, etc. Bienes de consumo corriente: medicinas, insumos, alimentos, suministros, materiales, etc. Servicios: mantenimiento, capacitacin, etc. Contratacin de obras

b) Coordinacin con Servicios Institucionales La Gestin de Servicios Institucionales dentro de la administracin de bienes y servicios, seguir las mismas tendencias planificadoras, ya que su funcin bsica es procurar que se lleven a cabo los diferentes planes, programas y proyectos; y seguir muy de cerca los mecanismos adecuados para mantener un flujo constante de suministros, bienes y servicios que faciliten la ejecucin del POA 2013. c) Programacin de Adquisiciones Cada uno de los procesos debe remitir la informacin de produccin anual por servicios, ejemplo: No. de consultas, No. de atenciones odontolgicas, raciones alimenticias, etc. La Gestin de Servicios Institucionales debe remitir la informacin de consumos, clasificado por grupos, ejemplo: medicinas, suministros y materiales, material de aseo y limpieza, etc.

La correcta administracin de las provisiones depende de dos factores fundamentales: cundo pedir y cunto pedir.
Estos dos factores contribuyen a que en las bodegas existan niveles adecuados y que se conozca un conjunto de factores, como son: consumo probable, costo de almacenamiento, costo de la preparacin de los pedidos y perodos de aprovisionamiento. Esos aspectos pueden mejorar las condiciones de abastecimiento y garantizar la marcha normal del POA 2013. Se deben considerar las situaciones imprevistas, para lo cual se requerir un fondo rotativo disponible, lo que dar mayor flexibilidad al sistema.

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d) Establecer Prioridades En muchos casos, cuando se prev la posibilidad de que los recursos no sern suficientes en relacin con las necesidades, se deber considerar dentro de la programacin en general, cules son las acciones que tendrn prioridad. e) Calidad de los bienes a adquirir La preparacin de las especificaciones tcnicas es una labor de especialidad que la deben realizar los procesos que van a utilizar el bien, en cooperacin con la Gestin Asistencial y Proveedura, tomando en cuenta las necesidades de salud de los usuarios. f) Cuanto Comprar Una gua en relacin con las cantidades de material de consumo es la experiencia que se haya adquirido en ejercicios anteriores, pero se deben evaluar y ajustar estas cantidades en vista de los cambios recientes y tendencias de consumo que consideren la supresin, expansin o inicio de un programa, la adquisicin de nuevos equipos o cualquier otro factor que puede afectar el consumo, como por ejemplo la implementacin de las Unidades de Media Estancia y de Cuidados Paliativos, as como la incorporacin de equipamiento nuevo. En cuanto se hayan hecho las estimaciones del consumo en forma satisfactoria se necesita ajustarlas tomando en cuenta los siguientes factores: Existencias en bodega, pues sern las que se utilicen en los primeros meses del siguientes ejercicio por lo que es necesario deducirlas del consumo estimado para el futuro. Plazo de entrega, ya que es muy posible que de muchos artculos existan

pequeas cantidades o estn totalmente agotados, y por tanto debern recibirse de inmediato en las unidades que se van a utilizar. En muchas ocasiones se hace necesario un clculo que prevea el consumo

durante el tiempo que tarde el trmite de adquisicin y entrega.

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Otro aspecto importante son los pedidos pendientes por recibir, que al fin de un

ejercicio pueden estar disponibles o considerarse en disponibilidad para el periodo siguiente, y por tanto se deducirn del estimado preparado. Otro ajuste se refiere a las cantidades comprometidas, es decir las ya

asignadas pero no entregadas al consumidor y que debern tomarse en cuenta en el cmputo mencionado.

INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIN DE LA MATRIZ DEL PLAN OPERATIVO ANUAL 2013 Este instructivo tiene como propsito dar a conocer a los miembros de la Institucin, algunos conceptos y formalidades que ayudarn a utilizar correctamente la Matriz del Plan Operativo Anual 2013 (Anexo 1) DATOS INSTITUCIONALES NOMBRE DEL PROCESO / SUBPROCESO.- En este casillero se anota la Unidad de Gestin o de Atencin, a la cual corresponde la informacin, de acuerdo al organigrama estructural del hospital. NOMBRE DEL COORDINADOR, LIDER O RESPONSABLE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA.- En este casillero se anota el nombre de la persona responsable de la Unidad Administrativa sealada anteriormente. OBJETIVO INSTITUCINAL.- Escriba el Objetivo Institucional al cual su programa, proyecto o actividad se encuentra alineado. Los Objetivos Institucionales del Hospital son: 1. Garantizar la equidad en el acceso y gratuidad de los servicios. 2. Trabajar bajo los lineamientos del Modelo de Atencin Integral de Salud de forma integrada y en red con el resto de la Unidades Operativas de Salud del Ministerio de Salud Pblica y otros actores de la red pblica y privada complementaria que conforman el sistema nacional de salud del Ecuador.

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3. Mejorar la accesibilidad y el tiempo de espera para recibir atencin, considerando la diversidad de gnero, cultural, generacional, socio econmica, lugar de origen y discapacidades. 4. Involucrar a los profesionales en la gestin del hospital, aumentando su motivacin, satisfaccin y compromiso con la misin del hospital. 5. Garantizar una atencin de calidad y respeto a los derechos de las y los usuarios, para lograr la satisfaccin con la atencin recibida. 6. Desarrollar una cultura de excelencia con el fin de optimizar el manejo de los recursos pblicos, y la rendicin de cuentas OBJETIVO ESTRATEGICOS.- Colocar el nombre en base a los 26 objetivos

estratgicos establecidos en el PEI y que estn identificados con un cdigo alfanumrico que corresponde al objetivo institucional, objetivo estratgico y lneas estratgicas, respectivamente. LINEAS ESTRATEGICAS.- Ingresar la descripcin de las estrategias identificadas con el cdigo alfa numrico sealado anteriormente adicionado de un segundo nmero ordinal que lo identifica ACTIVIDADES, PROGRAMAS Y PROYECTOS.Actividades.- Escriba el nombre de las actividades regulares que se van a realizar en el transcurso del ao. Programas y Proyectos.- .En base al listado de las actividades entregadas por todos los Procesos y Sub-Procesos, el equipo de Planificacin elaborar los Programas y Proyectos que sean pertinentes y necesarios. INDICADOR DE GESTIN.- Ponga el nombre que exprese el cumplimiento del logro o alcance de la actividad, deber seleccionarse el indicador de mayor relevancia; Como referencia se puede utilizar el cuadro de Principales Indicadores Operativos y Administrativos del HAIAM.

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META DE GESTIN.- Colocar el nmero que exprese el logro a alcanzar al final del ao, en base al indicador de gestin. TIEMPO PREVISTO PARA ALCANZAR LA META.- Escribir el tiempo en meses en el que se pretende alcanzar la meta, siendo el tope 12 meses. PROGRAMACIN CUATRIMESTRAL EN PORCENTAJE DE LA META.- Se deber programar el cumplimiento de la meta CUATRIMESTRALMENTE (EL AO TIENE 3 PERODOS DE CUATRO MESES) y se deber expresar de manera porcentual. Ej.: para el I cuatrimestre el 30%, II cuatrimestre 40%, y III cuatrimestre 30%, sumando en total 100%. MEDIOS DE VERIFICACIN.- Contiene las fuentes de donde se obtendrn datos e informaciones sobre la situacin, comportamiento y desempeo de cada indicador durante la ejecucin. PRESUPUESTO.- Detalle el valor total de la Matriz Formulario de Requerimientos Para Elaboracin del PAC-2013. RESPONSABLES.- Indique la persona responsable del cumplimiento de cada uno de las actividades propuestas, de acuerdo al nivel de responsabilidad establecido dentro de los procesos. OBSERVACIONES.- incluir informacin relevante. Al final se llenarn los casilleros: a) Fecha de Elaboracin, con la fecha en la cual se termin de llenar la matriz. b) Nombre y denominacin de quien elabor la matriz, con su firma de responsabilidad.

Elaborado por: Ing. Daniel Oramas GESTION DE PLANIFICACION

Revisado por: Dr. Washington Estrella APOYO TECNICO DE DIRECCION ASISTENCIAL

LA

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ANEXO: 1
Hospital de Atencin Integral del Adulto Mayor

MATRIZ PARA LA ELABORACION DEL PLAN OPERATIVO ANUAL 2013


NOMBRE DEL PROCESO: NOMBRE DEL COORDINADOR O LIDER: CODIGO: C C.3 C.3.6.
OBJETIVO INSTITUCIONAL: OBJETIVO ESTRATEGICO: LNEA ESTRATEGICA:
TIEMPO PREVISTO ACTIVIDAD, PROGRAMA O PROYECTO INDICADOR DE GESTION META DE GESTION PARA ALCANZAR LA META (en meses) I II III MEDIOS DE VERIFICACION PRESUPUESTO RESPONSABLE OBSERVACIONES PERIODOS

Fecha de Elaboracin:

Elaborado por: Nombre Denominacin

ANEXO: 2

Hospital de Atencin Integral del Adulto Mayor

DE REQUERIMIENTOS PARA ELABORACION DEL PAC-2013

NOMBRE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA: NOMBRE DEL COORDINADOR O LIDER:

ACTIVIDAD:

ORD.

NOMBRE DEL BIEN O SERVICIO

DESCRIPCION

ESPECIFICACIONES TECNICAS

CANTIDAD

PRESENTACION

V. UNITARIO REFERENCIAL

V. TOTAL REFERENCIAL

OBSERVACIONES

Elaborado por:

Nombre Denominacin