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RESUMEN 8 Modelo del contenido para un manual de induccin A la organizacin.

Organizacin: (nombre de la institucin) Departamento: (departamento a cargo de la induccin) Fecha: Estimado/a, (nombre del nuevo integrante) le damos la bienvenida a nuestra organizacin (colocar el nombre de la organizacin). Queremos compartir con usted algunos procedimientos administrativos de nuestra organizacin que facilitar su integracin a la misma. Para ello deseamos que conozca el: Propsito y estructura de la organizacin

Misin de la organizacin Historia de la organizacin Organigrama (mostrando las lneas de autoridad que incluyen a todo el personal) Grados y niveles Descripciones cortas de las funciones del personal clave (tomadas de la seccin de resumen de las descripciones de cargos)

Normas de personal

Permisos Horarios de trabajo Polticas de gastos de viaje y cuentas de gastos Evaluaciones del desempeo Normas para manejo de quejas y reclamos y normas de despido

Procedimientos administrativos

Almacenamiento, uso e inventarios de recursos materiales Compras (requisiciones, rdenes de compra, etc.) Informes de trabajo y gastos Gastos menores Procedimientos financiera de administracin

Manual: Un manual es una recopilacin en forma de texto, que recoge en una forma minuciosa y detallada todas las instrucciones que se deben seguir para realizar una determinada actividad, de una manera sencilla, para que sea fcil de entender, y permita a su lector, desarrollar correctamente la actividad propuesta, sin temor a errores. Proceso: Es la secuencia de pasos necesarios para realizar una actividad. Si al hablar del manual, decamos que recopilaba las instrucciones para realizar una actividad, podemos definir de manera global que el manual es una recopilacin de procesos. Procedimiento: Para definirlo tcnicamente, el procedimiento es la gestin del proceso. Es como cuando hablamos de administracin y gestin administrativa; la administracin es el conjunto de pasos y principios, y la gestin es la ejecucin y utilizacin de esos principios. MANUALES DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS El manual de procesos y procedimientos es mas importante de lo que aparenta ser, ya que no es simplemente una recopilacin de procesos, sino tambin incluye una serie de estamentos, polticas, normas y condiciones que permiten el correcto funcionamiento de la empresa. Los manuales de procedimientos, son comparables con la constitucin poltica de nuestra patria, ya que al igual que en esta, el manual de procedimientos rene la normas bsicas (y no tan bsicas) de funcionamiento de la empresa, es decir el reglamento, las condiciones, normas, sanciones, polticas y todo aquello en lo que se basa la gestin de la organizacin. Para hablar de manera concreta, podramos decir que en una empresa en donde no se aplique correctamente (o para nada) el uso de los manuales de procesos y procedimientos, se presentarn seguramente uno o varios sntomas mencionados aqu como los ms comunes: Confusin en las responsabilidades: Al no existir una definicin y delimitacin clara de las responsabilidades de cada departamento, no enfrentaremos a serios problemas de abuso de autoridad, irresponsabilidad e inclusive hostilidad entre departamentos y trabajadores, ya que si no hay nada definido, todo el mundo buscar el mximo de provecho con el mnimo esfuerzo (simulacin de trabajo por ejemplo) y al momento de reclamos por incompetencia, todo el mundo le echar la culpa al vecino. No habr normas establecidas: Lo cual representa una grave desventaja en el uso de la

autoridad frente a la incompetencia o irresponsabilidad de los trabajadores. Por ejemplo, el trabajador que llegue tarde, y si en el reglamento no especifica la hora de la llegada y la sancin por retrasos, el holgazn seguramente alegar falta de reglas, y dir que l no saba. No hay un control eficaz de las actividades: El manual de procedimientos permite controlar de manera gil todos los procesos y procedimientos que se llevan a cabo en la empresa, lo cual facilita la toma de correctivos en el momento de presentarse una falla, porque enumera uno a uno los pasos que se realizan, lo cual simplifica al mximo e proceso de bsqueda del factor deficiente (el que causa la falla) y corregirlo. Cuando este no es aplicado, los procesos son vistos como un solo paso, y si algo sale mal seguramente deber optarse por cambiar todo el proceso. No hay un procedimiento establecido: Podramos referirnos a la administracin cientfica de Taylor que en resumidas cuentas dice que al analizar el proceso de produccin y aplicar la administracin cientfica, se puede obtener el mximo de bienestar. Al no existir un procedimiento pre-establecido, (es decir al concepto de cada trabajador) habr un gran desperdicio de recursos (unos trabajadores usarn demasiados y otros muy pocos) y una gran deficiencia en cuanto a efectividad (los distintos mtodos utilizados por cada trabajador pueden no ser los ms efectivos). El manual de procedimientos debe poseer en su contenido, los conceptos claros de: Misin, visin, estrategia, polticas, valores, principios, objetivos, funciones, productos o servicios.