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Instituto Tecnolgico Superior de Ptzcuaro

Materia: Administracin Financiera

Tema: Investigacin: Evaluacin de herramientas computacionales para registros contables y de anlisis financieros.

Profesor: Miriam E. Aguirre Arias

Alumna: Flores Prez Elia

Semestre: Sptimo

Grupo: Lin-04

Especialidad: Licenciatura en Informtica

ndice

Contenido
Justificacin: ................................................................................................................................... 2 Introduccin ....................................................................................................................................... 3 6.- Evaluacin de herramientas computacionales para registros contables y anlisis financiero.......................................................................................................................................... 4 6.1.- Identificacin de las herramientas computacionales disponibles .......................... 6 6.2.- Evaluacin de los procesos de operacin de las herramientas desde la perspectiva de la contabilidad y las finanzas. ................................................................................................... 8 6.3 Registro y actualizacin de empresas cuentas transacciones movimientos de almacn ............................................................................................................................................................. 9 6.4 Tipos de reportes emitidos Balance diario mayor anlisis financieros nomina .... 9 6.5 Seguridad en la herramienta .............................................................................................. 13 6.5.1 Proceso de acceso......................................................................................................... 13 6.5.2 Proceso de respaldo empleado .................................................................................. 23 6.5.3 Utilizacin de tcnicas de proteccin de datos criptografa canal seguro .... 24 6.6 Caractersticas adicionales de la herramienta............................................................... 28 6.7 Evaluacin social................................................................................................................... 29 6.7.1 Capacidad para trabajar en red .................................................................................. 30 6.7.2 Numero de empresas operadas simultneamente ................................................ 36 6.7.3 Problemas ms comunes que presenta ................................................................... 37 Conclusin ....................................................................................................................................... 38 Bibliografa ....................................................................................................................................... 39

Justificacin:
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Hoy en da la tecnologa nos ayuda a la toma de decisiones por lo tanto, no s queda por detrs algo muy importante como lo es la contabilidad y la administracin. Claro aclarando no solamente en esas reas sino en muchas ms. Pero Para qu utilizar software en la administracin financiera? Simple, es una herramienta que nos facilita la decisin correcta para la toma de decisiones en base a los resultados del software. Adems que con el uso de l ayuda a minimizar tiempos para las operaciones de trabajo. Esta investigacin nos ayudara a conocer un poco ms acerca de lo necesario que son las herramientas de computacin, as como de algunas opciones de software que ayudara al aprendizaje del anlisis financiero de forma simple y automtica. En s el motivo de esta investigacin es dar a conocer la importancia que tienen las herramientas de cmputo hoy en da, tanto en la toma de decisiones de las empresas, como tambin en trabajos personales ya sea la escuela, esto con el fin de tomar decisiones ms exactas y obtener resultados en menos tiempo. Tambin es necesaria esta investigacin para conocer ms acerca de los beneficios y de lo que implica utilizar hoy en da una herramienta de software.

Introduccin
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En la siguiente investigacin se abarcaran temas que en la actualidad estn dando de qu hablar, como es la tecnologa pero si como una herramienta de mejora tanto para las pequeas empresas como las grandes. Mencionare herramientas que pueden utilizar, que tanto son aceptadas hoy en da porque la diferencia en tan poco tiempo. Sin duda cabe reconocer que si no fuera por ellas, tendramos ms descontrol, tanto en nuestros tiempos como en la resolucin de problemas con los clientes. Considero que es necesario saber cmo se relaciona la computacin con las dems reas por realmente no existe suficiente informacin ya que la tecnologa va cambiando constantemente y no solamente influye en un rea especializada si no en muchas, pero en esta investigacin slo se hablara de la importancia que toma en la administracin y estados contables.

6.- Evaluacin de herramientas computacionales para


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registros contables y anlisis financiero.


Simplemente hoy el da el software es una herramienta para la toma de decisiones por su capacidad de dar respuesta en tan poco tiempo y con mucha exactitud. Como dice en un libro llamado administracin de la funcin informtica (AFI), la gran tendencia que hoy ocupa el software es una gran oportunidad de entrar en el mercado as como de seguir en l. Al momento de utilizar un software, s pensara que es costoso, pero hay que pensarle, a la larga, muchas cosas se hacen a travs de l y no solamente lo que se le conoce como operaciones sino tambin las llamadas transacciones que no son otra cosa ms que una operacin de intercambio de dinero a travs de un software. El computador facilita a los tomadores de decisiones, la obtencin, anlisis y evaluacin de enormes cantidades de informacin en forma rpida y exacta. La mayora de las herramientas analticas de procesamiento de la informacin se pueden programar en aplicaciones, con el objeto de proporcionar datos transformados en informacin estratgica provechosa. a) Sirven para ampliar y mejorar nuestra capacidad de juicio,

b) Se considera como un marco que permite que la ciencia y la capacidad de juicio, se combinen y se vuelvan ms explcitas; y no solo como proveedores de soluciones, c) Es el carcter concreto a la estructura y el aporte a los ejecutivos, en cuanto al anlisis y modificacin de alternativas hipotticas, d) Es un valioso instrumento que permite la posibilidad de ampliacin y de juicio.

La Tecnologa de Computadores, ha invadido todos los sectores de la sociedad. Los sistemas de procesamiento de palabras, el correo y los archivos electrnicos, las redes de comunicacin electrnicas, los computadores tipo escritorio, la transferencia electrnica de fondos, las pginas electrnicas para simulacin y los sistemas de apoyo a decisiones estratgicas, son algunas de las muchas aplicaciones exitosas de los computadores al campo de los negocios.

6.1.- Identificacin de las herramientas computacionales disponibles


A continuacin se enlistan algunos software para ayuda en administracin financiera. Una pequea descripcin y vista grfica al siguiente documento. Programas Los ms populares: Microsoft Money Essentials. Microsoft tiene en el mercado una lnea muy completa de programas informticos para organizar las finanzas Personal Finances. Se trata de un programa sencillo y eficaz para organizar las finanzas domsticas. Otro muy popular es el de Excel. Quien no ha utilizado Excel considero es una herramienta de gran ayuda para los anlisis financieros y estados contables, adems que es fcil de usar.

Paquetes gratuitos: PIM Xtreme. Es un software libre creado por Opensource que sirve para gestionar la informacin personal. Incluye una serie de funciones en las que se combinan la agenda y las finanzas. Ace Money Lite. Esta versin gratuita ayuda a organizar y administrar las finanzas personales. Se pueden administrar cuentas diversas y capturar datos de cuentas de ahorro, tarjetas de crdito, etctera. Castle Keep. Esta aplicacin es muy agradable a la vista. Se utiliza para guardar datos sobre nuestros bienes agregando imgenes en diferentes formatos (BMP, GIF, JPG, o PCX). Los datos pueden protegerse con contrasea. Loan Calculator. Este sencillo programa permite calcular los intereses de un prstamo en relacin a los pagos. Mortage Calculator. Este paquete est orientado al clculo de pagos en intereses al momento de amortizar una hipoteca. The Share Tracker. Sirve para llevar un recuento histrico de las variaciones en los precios de las acciones del mercado. Financial Helper 2001. Es gratuito en su versin de prueba y le permite hacer un balance de sus activos y pasivos. Car Expense Tracker. Este programa se enfoca en los gastos del automvil. Sirve para calcular los gastos que implica cualquier vehculo motorizado teniendo en cuenta el gasto promedio de gasolina, revisiones peridicas, impuestos anuales, entre otros.

Paquetes en espaol: EBP Cuentas personales 2009. Se trata de un programa muy sencillo para todo tipo de usuarios. No es necesario conocer de informtica ni ser experto en finanzas para manejarlo. Sirve para planear entradas y salidas de dinero con ayuda de grficas. Administra los datos de los estados de cuenta bancarios y ayuda a detectar errores. Permite realizar simulaciones de crdito calculando los intereses a corto, mediano y largo plazo. Se pueden introducir gastos e ingresos fijos o peridicos. Contahogar. Este programa permite llevar las cuentas del hogar de manera muy prctica y fcil. Se utiliza principalmente para crear presupuestos mensuales con grficas ilustrativas que nos motiven a apegarnos a stos. Se puede utilizar en combinacin con Microsoft Money. Este programa puede encontrarse de forma gratuita como "shareware". EBP Contabilidad bsica. Este paquete est diseado para micro y pequeas empresas, o bien para contadores aficionados. Su manejo es sencillo y prctico. Aunque est adaptado al plan de contabilidad de Espaa, cuenta con herramientas intercambiables con nuestro sistema. Slo existe una versin y tiene costo.

Las soluciones de administracin financiera de Epicor estn diseadas para automatizar y agilizar sus procesos financieros con herramientas y controles que soporten requerimientos legislativos complejos y generen valor a travs de un monitoreo financiero a tiempo que incluye: Administracin de cuentas por cobrar, caja de seguridad, crditos y cobranzas Cuentas por pagar, transferencia electrnica de fondos, cotejamiento de rdenes automatizadas Libro mayor, adjudicaciones, consolidaciones y eliminaciones Administracin de efectivo, conciliacin bancaria e interfaces de estados de cuenta Administracin de nmina, activo fijo e impuestos Presupuestos, pronsticos y planeacin Algunos de los mejores programas nicamente para el anlisis financiero.

Financiera del genoma: realiza un anlisis financiero exhaustivo, contando con las proyecciones, integrados estados financieros, las necesidades de financiacin y anlisis de la relacin. Competencia financiera: le ayuda a aprender sobre lo bsico de los estados financieros y la manera de analizar de manera eficaz a travs de los ratios financieros.

RMA Annual Statement Studies: Estudios RMA Anual de Declaracin: proporciona a la fecha, con respecto de los estados financieros y datos de la proporcin de empresas pequeas y medianas empresas e industrias. IRS Relaciones Corporativas de 2010: le ayuda a mejorar el informe de valoracin de su negocio a travs de ratios comparables recopilados a partir de declaraciones de impuestos. ReadyRatios : Es una calculadora de relacin automtica para las empresas de forma gratuita en el momento.

6.2.- Evaluacin de los procesos de operacin de las herramientas desde la perspectiva de la contabilidad y las finanzas.
El anlisis financiero es practicado por consultores y contables, que son responsables de determinar la salud financiera de una organizacin. Profesionales que el anlisis de la prctica tiene que ver con factores como la estabilidad, la gestin de riesgos, y las perspectivas de crecimiento. Muchos profesionales en este campo utilizan el software de anlisis financiero para reducir costes y mejorar la precisin de sus lecturas y proyecciones. Para elegir el mejor software de anlisis financiero, puede ser til tener en cuenta las caractersticas que requiere para un proyecto, la calidad del software, y que el modo de acceso que funciona mejor para sus necesidades. Elegir el mejor software de anlisis financiero a menudo es una cuestin de saber qu caractersticas que usted requiere. Los profesionales que se refieren principalmente a las inversiones complicadas que puede incluir un nmero de diferentes instrumentos financieros y los mercados pueden beneficiarse del software de la cartera. Estos son programas informticos que permiten a los usuarios controlar las colecciones de las inversiones a la vez. Un analista puede comparar el comportamiento de las diferentes inversiones y elegir cuales son ms rentables y que presentan el mayor riesgo. Los analistas que trabajan en ciertas industrias podran beneficiarse de un software que les proporciona conocimiento de la industria. Por ejemplo, un analista que presta servicio a empresas, principalmente de fabricacin puede beneficiarse del software de anlisis financiero que lo capacita para controlar la industria de fabricacin en tiempo real. La informacin obtenida de este anlisis puede ayudar a los gerentes a entender cul es su posicin competitiva. Esto puede ayudar a la gerencia en la determinacin de precios y volmenes de produccin.

Algunos tipos de software de anlisis financiero ayudar a los profesionales que trabajan en los bancos y otras instituciones que dan prstamos a los prestatarios. Estos programas informticos pueden ayudar a los analistas para seguir cumpliendo con las regulaciones. Algunos programas cuentan con interfaces que los prestatarios pueden utilizar para solicitar prstamos. Facilidad de uso y la precisin son dos factores importantes cuando se trata de la calidad del software financiero. Los analistas suelen utilizar este software, ya que puede ahorrar tiempo, reduciendo los costes operativos. Por esta razn, un programa debe ser fcil de aprender y fcil de usar, de lo contrario no puede servir a uno de sus principales objetivos. Software que no proporciona informacin precisa puede daar a una organizacin. No siempre se puede determinar la exactitud de un programa antes de usarlo. Muchos profesionales de optar por recibir recomendaciones colega. Otros usan las revistas especializadas e incluso asistir a ferias para conocer las novedades de software ms reciente.

6.3 Registro y actualizacin de empresas cuentas transacciones movimientos de almacn


Es un sistema de procesamiento de datos que sirve principalmente para manejar transacciones en el nivel operativo, pero no es un Sistema de Informacin Gerencial. Ejemplo: La informacin creada por computadora, esta informacin puede servir para control de operaciones, planeacin estratgica y a largo plazo, y a corto plazo, control administrativo y solucin de problemas especiales. Es un sistema computarizado, los programas de cmputo pueden monitorizar continuamente transacciones que entran y estn siendo procesadas para detectar en forma automtica circunstancias excepcionales que requieren la atencin del administrador.

6.4 Tipos de reportes emitidos Balance diario mayor anlisis financieros nomina
Los estados financieros son modelos econmicos de la empresa que muestran en forma resumida las transacciones econmicas efectuadas en cierto perodo, o el estado econmico resultante de dichas transacciones al final del perodo. Se plantean diferentes criterios sobre los denominados estados bsicos, algunos refieren dos y otros tres, o ms. Lo cierto es que para todos, los que nunca faltan son:
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1. Estado de Posicin Financiera o Balance de Situacin. 2. Estado de Resultado o Estado de Ingresos o Estado de Prdidas y Ganancias o tambin llamado Estado de Cuenta de Prdidas y Ganancia. Otro, algunas veces considerado es: 3. Estado de Cambio de Posicin Financiera o Estado de Origen y Aplicacin de Recursos. Segn Amat Salas (1987), el anlisis de los estados financieros, tambin conocido como anlisis econmico financiero, anlisis d balance o anlisis contable, es un conjunto de tcnicas para diagnosticar la situacin y perspectivas d la empresa con el fin de poder tomar decisiones adecuadas. De esta forma, desde una perspectiva interna, la direccin de la empresa puede ir tomando decisiones que corrijan los puntos dbiles que pueden amenazar al futuro, al mismo tiempo que saca provecho de los puntos fuertes para que la empresa alcance sus objetivos. Desde una perspectiva externa, estas tcnicas tambin son de gran utilidad para todas aquellas personas interesadas en conocer la situacin y evolucin previsible de la empresa. En otro momento Amat Salas, relaciona la incompetencia de los dirigentes con el mal uso o falta de diagnstico empresarial, y plantea la falta de diagnstico empresarial correcto es indicativo de incompetencia. El diagnstico ser til si: - Se basa en el anlisis de todos los datos relevantes. - Debe hacerse a tiempo. - Debe ser inmediatamente acompaado de medidas correctivas (solucionar los puntos dbiles y potenciar los fuertes) - Deben buscarse las causas que provoquen las desviaciones y actuar sobre ellas. - Debe ser realizado de forma continuada (diagnstico permanente) - Realizado no slo al rea Econmico Financiera, sino tambin a las reas de: Organizacin, Marketing y Comercial, Industrial y Tecnologa y al Factor Humano.

Ejemplo de algunos software:


COI Esta herramienta procesa, integra y mantiene actualizada la informacin contable y fiscal de la empresa en forma segura y confiable. Proporciona diversos reportes, documentos de trabajo y grficas que permiten soportar y evaluar el estado financiero de la organizacin, as como generar oportunamente las diferentes declaraciones fiscales e informativas como las correspondientes a IETU, IVA, ISR y DIOT. Calcula la depreciacin de los activos fijos. Mantiene interfaces con los sistemas de la lnea Aspel e interacta con hojas de clculo, lo que contribuye a lograr una eficiente administracin de la empresa. Beneficios: Mantener la contabilidad al da mediante la automatizacin en el registro contable. Conocer en cualquier momento la situacin financiera de tu empresa, departamentos, centros de costos o proyectos, por medio de las diferentes
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consultas y reportes que el sistema ofrece automticamente como el Balance General, Estado de Resultados, entre otros. Controlar si as se requiere los gastos, ingresos y presupuestos de cada entidad, en diferentes monedas, permitiendo tambin un riguroso y eficaz control de los recursos. Una oportuna y confiable presentacin de las declaraciones fiscales e informativas de tu empresa, ya que identifica automticamente los montos de los impuestos IVA e ISR (y sus retenciones), generando en cualquier momento: La Declaracin Informativa de Operaciones con Terceros (DIOT) lista para la carga batch. Los ingresos gravables y deducciones autorizadas para efectos de IETU. La Declaracin mensual de IVA e ISR, entre otras. La Declaracin anual de personas fsicas y morales. Controlar y llevar un seguimiento del presupuesto asignado a cada cuenta o departamento. Generar todos los reportes como estados financieros y documentos de trabajo sin capturar datos en las hojas de clculo de Microsoft Excel, con la ventaja de que al actualizar la informacin en Aspel-COI se actualizan automticamente las hojas de clculo relacionadas. Una integracin total de los procesos de la empresa, ya que intercambia informacin con los sistemas de la lnea Aspel-SAE, Aspel-NOI, Aspel-CAJA y Aspel-BANCO, eliminando as los posibles errores de captura y la duplicidad de actividades, mejorando as, la productividad de la empresa. Al estar integrado con Aspel-SAE ofrece el registro contable automtico que se requiere para el manejo de comprobantes fiscales digitales. Simplifica tus actividades: al realizar la captura de las Plizas, tambin generas la informacin para la DIOT y el clculo del IETU, con lo que sorprendentemente eliminas el trabajo extra. Las interfaces de los sistemas Aspel facilitan la integracin de procesos administrativos, a la vez que contribuyen a la disminucin de errores y tiempos de captura. NOI Automatiza el control de los aspectos ms importantes de la nmina, su fcil manejo y versatilidad ofrecen un clculo exacto de las percepciones y deducciones de los trabajadores atendiendo los requerimientos especficos de la empresa. Calcula la retencin de ISR, subsidio para el empleo y previsin social, entre otros, de acuerdo con la legislacin fiscal y laboral vigente. Beneficios
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Contar con un expediente del trabajador robusto para una eficiente administracin del capital humano. Un fcil, correcto y automatizado clculo de los impuestos y aportaciones de seguridad social, tanto de los trabajadores, como de la empresa. Comunicacin directa con el IMSS para el envo de movimientos afilia torios en lnea. Realizar la dispersin de la nmina con pagos oportunos y exactos a travs de las principales instituciones bancarias. Una rpida puesta en marcha del sistema, as como una eficiente alimentacin de los catlogos, gracias a las diversas herramientas de captura, como la interfaz con relojes checadores, la captura de movimientos a la nmina desde archivos en Microsoft Excel, entre otras. Para brindar una solucin integral, los conceptos del pago de la nmina podrn ser incorporados a la contabilidad y registros financieros de la empresa. SAE Es el Sistema Administrativo Empresarial que controla el ciclo de todas las operaciones de compra-venta de la empresa en forma segura, confiable y de acuerdo con la legislacin vigente; proporciona herramientas de vanguardia tecnolgica que permiten una administracin y comercializacin eficientes. La integracin de sus mdulos (clientes, facturacin, vendedores, cuentas por cobrar, compras, proveedores, cuentas por pagar y estadsticas) asegura que la informacin se encuentre actualizada en todo momento. Genera reportes, estadsticas y grficas de alto nivel e interacta con los dems sistemas de la lnea Aspel para lograr una completa integracin de procesos. Beneficios En su administracin tienen inmediatamente un mejor control sobre su negocio y una reduccin muy significativa en el tiempo invertido, ya que al automatizar los procesos se optimizan sus recursos humanos y tecnolgicos, facilitando la supervisin del estado real de la empresa en cualquier momento. Tambin, existen paquetes contables para realizar los clculos de impuestos, IMPAC, ISR, IVA, etc. que han facilitado mucho al rea fiscal, para as disminuir los errores y mejorar los resultados que se deben de dar de acuerdo a las leyes fiscales.

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6.5 Seguridad en la herramienta


Realmente no todos los software estn completos para un mejor manejo de anlisis financiero, pero la mayora de ellos son muy seguros y confiables. Como sabemos, la contabilidad registra los hechos del pasado y los resume en los estados financieros, para que mediante el anlisis financiero podamos basarnos en la informacin del pasado con el fin de planear el futuro. As pues, las cifras contenidas en los estados financieros pertenecen al pasado y, desafortunadamente, no se pueden modificar. Sin embargo, mediante el anlisis financiero se pueden tomar decisiones para remediar algunos errores del pasado. Definicin de anlisis financiero Los estados financieros proporcionan informacin del pasado de una empresa con el fin de facilitar la toma de decisiones para el futuro. El anlisis financiero. Consiste en el uso de ciertas herramientas y tcnicas que se aplican a los estados financieros para obtener algunas medidas y relaciones que facilitan la toma de decisiones. El anlisis financiero tiene varios propsitos, entre los cuales podemos mencionar los siguientes: Obtener una idea preliminar acerca de la existencia y disponibilidad de recursos para invertirlos en un proyecto determinado. Nos sirve para darnos una idea de la situacin financiera futura, as como de las condiciones generales de la empresa y de sus resultados. Podemos utilizarlo como una herramienta para medir el desempeo de la administracin o diagnosticar algunos problemas existentes en la empresa. Como sabemos, la mejor forma de evaluar el desempeo de la administracin de una empresa, es mediante el anlisis de las utilidades, las cuales pueden incrementarse a travs del manejo adecuado de los recursos que una empresa dispone, y esto solamente se puede medir mediante el anlisis financiero.

6.5.1 Proceso de acceso


El Tema puede quedar tan extenso como queramos por eso en este caso siento que se refiere a que tan rpidos son los software para su capacidad de respuesta. Para una explicacin slo tome en cuenta un programa: SAF es una moderna herramienta de informacin, diseada con tecnologa de orientacin de objetos para ambientes cliente/servidor. La flexibilidad de sus opciones permite segregar funciones de control sobre el manejo presupuestario,
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financiero

contable

de

la

empresa.

Tiene como propsito principal agilitar el proceso financiero y administrativo, eliminando los trmites innecesarios y facilitando mecanismos modernos de comunicacin interdepartamental, poniendo a disposicin de cada puesto de trabajo una funcin automatizada, que contempla desde la formulacin de presupuestos, hasta la obtencin de estados financieros finales. SAF est conformado por mdulos de funciones especficas y totalmente integradas, adaptados a la reglamentacin de administracin pblica actual. Los mdulos disponibles para el rea financiera son:

Pro forma Presupuesto Ejecucin Presupuestaria Cobros Pagos Bancos Facturacin Direccin Financiera Contabilidad Control de Stock Activos Fijos Consultas Roles-Presupuesto Seguridades

Caracteristicas generales:

El manejador de la base de datos soporte es "IBM DB2 Versin 8", que garantiza seguridad y consistencia de la informacin. Definicin de informacin personalizada, para habilitar las opciones del sistema de acuerdo a los procedimientos propios de negocio; por ejemplo: tipos de cobros a clientes. Integracin completa de todos los mdulos con Contabilidad, lo cual permite un registro automtico y permanente de las transacciones contables. Definicin de parmetros Generales de la empresa. Ajustado a la reglamentacin vigente en materia de control interno, de contabilidad gubernamental, de comercio y de recaudacin fiscal. Mdulo de Control de Acceso a las aplicaciones, que permite definir usuarios y roles, con funciones y autorizaciones especficas.

Caracteristicas tecnicas:

Desarrollado en 1996 y puesto en ejecucin en Agosto de 1997. El sistema ha sido desarrollado ntegramente por personal de la ESPOL. Actualmente
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se le da mantenimiento continuo para adaptarlo a las necesidades internas y externas dictadas por reglamentos y regulaciones de ley. Su diseo es Cliente/Servidor. Las aplicaciones han sido desarrolladas con "el software IBM Visual Age SmallTalk", herramienta de desarrollo orientada a objetos. En las estaciones del cliente en ambiente Windows XP. Se utiliza un servidor de base de datos, instalado con "IBM DB2". En Mayo de 2006, se actualiz el software de administracin de base de datos a la ltima versin (Versin 8) y se adquiri un nuevo servidor marca SUN modelo FIRE T2000.

DESCRIPCION DE LOS MODULOS Proforma: La principal funcin de este mdulo es la elaboracin anual de la pro forma presupuestaria. El sistema se encarga de la generacin automtica de valores de las partidas presupuestarias. El mtodo implementado es una proyeccin anual de valores en base a los montos registrados en el ao anterior ms un incremento porcentual definido por el usuario. Esto es aplicable en el presupuesto de Ingresos y el de Egresos. Presupuesto: Este mdulo permite la definicin de los principales componentes del presupuesto:

Centros de Costos Partidas presupuestarias Tipos de presupuestos Tipos de financiamientos Ao de ejecucin presupuestaria Nmero de periodos presupuestarios Estado del presupuesto

Adems, incluye los procesos automticos para cubrir las siguientes instancias del control presupuestario:

Modificaciones y reformas al presupuesto: Permite el ingreso de cambios al presupuesto original. Estos cambios implican aumentos y disminuciones entre partidas presupuestarias. Liquidacin del Presupuesto: Consiste en el cierre definitivo del presupuesto de un ao. Generacin de informes y reportes de control presupuestario.

Ejecucin presupuestaria:

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Este es el mdulo se registran los movimientos de gastos que se debitan del presupuesto de Egresos vigente. Los valores que deben ser pagados con cargo al presupuesto deben ser primeramente registrados como compromisos presupuestarios, a fin de certificar la existencia de la disponibilidad presupuestaria, antes de proceder al pago propiamente dicho. Dependiendo de la naturaleza del gasto, se elabora un documento de compromiso respectivo. Las partidas consignadas en un compromiso disminuyen la disponibilidad presupuestaria de la partida y registra un gasto como pendiente de pago. Con este documento se autorizan los siguientes egresos:

Pago de honorarios profesionales Pago de servicios comunes como telfono, etc. Liquidacin de Fondos Internos rdenes de Compra Consumos internos Viticos Reembolso de Valores Contratos por servicios Otros

Este mdulo enva todos los compromisos aprobados a Tesorera para efectuar el procedimiento de pago respectivo. Direccion financiera: Este mdulo visualiza los pagos generados desde Presupuesto (compromisos) y Contabilidad (rdenes de pago), una vez que estn aprobados por esos departamentos. En este mdulo el Director Financiero verificar la disponibilidad de fondos en las cuentas corrientes consignadas para cada pago, antes de su aprobacin. El mdulo genera la documentacin que requiere el trmite tal como el comprobante de pago y la contabilizacin automtica del documento. Este mdulo incluye la siguiente funcionalidad:

Autorizacin de pagos pendientes. Control de fondos disponibles por cuenta corriente, factor habilitante para que se pueda efectuar pagos desde una cuenta corriente determinada. Emisin de comprobantes de pagos, cheques o transferencias, con afectacin automtica de los registros presupuestarios. Control de saldos actualizados en cuentas corrientes. Generacin automtica de documentos de retencin. Contabilizacin automtica de comprobantes de pago.
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Consultas y reportes.

Este mdulo tambin permite la anulacin de pagos que no proceden su ejecucin, permitiendo el sistema reversar la afectacin presupuestaria que se haya realizado. Pagos: En este mdulo, el personal de Tesorera se encarga del control e impresin de los documentos requeridos de un pago. El mdulo emite los siguientes documentos:

Comprobantes de pago Uno o ms cheques por comprobante de pago Formulario de retencin de impuesto a la renta Genera archivo para realizar transferencias bancarias

Bancos: Realiza el registro y control de las transacciones bancarias de las cuentas corrientes de la Institucin. Se incluye movimientos como:

Depsitos Notas de crdito Notas de dbito Ajuste de movimientos

Ofrece las siguientes opciones:


Definicin de Bancos, cuentas corrientes, chequeras y monedas de uso frecuente de la Institucin. Control de saldos efectivos y por efectivizar de cada cuenta corriente. Manejo de movimientos bancarios, tales como: depsitos, transferencias, notas de dbito, crdito y ajustes bancarios. Registro histrico de estado de cada cheque. Conciliacin bancaria. Contabilizacin automtica de movimientos bancarios. Registro de movimientos con afectacin a los presupuestos de ingresos y egresos. Reportes y consultas.

Cobros:

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Se encarga de manejar todas las transacciones de ingresos por Caja. Permite la definicin de distintos tipos de cobros con o sin afectacin presupuestaria, y en diferentes modalidades de cobro:

Cobros en efectivo Cobros con tarjetas de crdito Cobros con cheques

Por cada tipo de cobro a efectuar, el sistema le permite predefinir la cuenta corriente a depositar y un detalle del centro de costo y partidas de ingreso que debern ser actualizadas con el movimiento registrado. Por lo que, de manera automtica, todos los valores recaudados son inmediatamente reflejados en los presupuestos correspondientes a cada unidad. Este mdulo ofrece la siguiente funcionalidad:

Automatizacin de las funciones de caja, tales como el registro de cobros, planillas, facturas, etc. Actualizacin de saldos en cuentas corrientes. Diferentes modalidades de cobro: en efectivo, cheque y tarjeta de crdito. Definicin de plantillas de cobros y su correspondiente afectacin presupuestaria. Contabilizacin automtica de todos los cobros efectuados. Proceso de cierre diario de caja. Emisin de comprobante diario de caja. Control de valores a depositar por cuenta corriente. Anulacin de recibos de cobro. Reingreso de valores no pagados bajo dos modalidades: para registro de cuentas por pagar y por anulacin de pago. Consultas y reportes.

El mdulo de cobros funciona integrado con varios sistemas:


Con la informacin acadmica, para el cobro de registros Con Contabilidad, para la generacin automtica del registro contable Con facturacin, para el cobro de facturas Con Presupuesto, para el registro en el presupuesto de Ingresos

Facturacin: Permite el registro y control de contratos que constituyan cuentas por cobrar de la ESPOL. El sistema de facturacin brinda las opciones para:

Registro de contratos por servicios prestados


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Control de facturas pendientes de pago Generacin de Facturas Anulacin de Facturas Impresin de Facturas Consultas y reportes

Contabilidad: Es el mdulo integrador de la informacin, recibe automticamente la informacin generada de los dems mdulos instalados y en funcionamiento, permitiendo la afectacin contable inmediata. Este mdulo permite el cierre por periodos menores a un ao, lo cual contribuye a mejorar los niveles de control y disponer de informacin contable actualizada, emitiendo estados financieros en cualquier momento que se requiera. Este mdulo incluye lo siguiente:

Definicin de parmetros contables de acuerdo a las polticas de la empresa. Definicin de cdigos de cuentas en 4 niveles: Grupo, Subgrupo, Cuenta y Auxiliar. Mantenimiento del Plan de cuentas. Creacin de Tipos de comprobantes de diario. Registro en lnea de asientos contables (jornalizacin). Control de comprobantes de diarios de acuerdo a estados: cuadrados, descuadrados, mayorizados, para revisin (generados automticamente). Mayorizacin por rangos. Generacin de plantilla para asientos de contabilizacin automtica. Contabilizacin automtica. Procesos automticos de cierre de perodos. Consultas y Reportes.

Estados Financieros:

Balance General Estado de Resultados Balance de Comprobacin Estados comparativos

Controles del sistema:


Control de correccin comprobantes mayorizados del perodo actual Mayorizacin de comprobantes con estado "cuadrado" Generacin automtica de nmeros de comprobantes

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rdenes de Pago: Incluido dentro de las opciones del Mdulo de Contabilidad, permite el registro y autorizacin de pagos sin afectacin presupuestaria. Est enlazado a los dems mdulos del rea de Tesorera, por lo que automticamente todas las rdenes de pago aprobadas se visualizan entre los pagos a ser emitidos posteriormente. Retenciones: El sistema de Contabilidad incluye la informacin del COA, de acuerdo a las indicaciones impartidas por SRI. El sistema permite la generacin automtica de la informacin que se enva peridicamente al SRI. Activos fijos: Este mdulo permite el registro y control de los activos fijos que posee la Institucin. Todas las transacciones ingresadas al mdulo tienen una afectacin en lnea con el mdulo de Contabilidad, por lo que valoracin exacta de los activos de la empresa puede ser precisada en cualquier instante. El registro automatizado de cada activo fijo incluye la informacin referente a su historia como tambin un registro pormenorizados de sus componentes. Incluye las exigencias contables de depreciacin y correccin monetaria. Las funciones cubiertas son las siguientes:

Vinculacin automtica con la recepcin del bien en Bodega Registro de edificaciones como activos fijos Mantenimiento de informacin individual de activos Composicin de los activos (activos como parte de otros activos) Registro de nombres genricos Adiciones y disminuciones sobre activos Control de custodios Constatacin fsica Registro de prstamos y devolucin de activos fijos Proforma de venta de activos Egresos por baja Contabilizacin automtica de movimientos Control de ubicaciones fsicas Generacin de actas de recepcin, baja y traspaso de bienes Consultas y reportes Clculo y aplicacin de correccin monetaria de activos fijos Clculo y aplicacin de depreciacin de activos fijos

CONTROL DE STOCK:
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Permite realizar una administracin automatizada del inventario de suministros en stock para consumo interno de la Institucin. Se incluyen opciones para el registro de los items adquiridos hasta el despacho de las solicitudes de artculos. Sus funciones principales son:

Control de Stock Recepcin de Bodega

Control de Stock: Integrado totalmente con el mdulo de Presupuesto, la solicitud de artculos es elaborada desde cada centro de costo mediante la elaboracin de un compromiso presupuestario. La lista de artculos solicitados se recibe en Bodega, y una vez despachada las unidades requeridas se efectan un dbito automtico de las partidas de gasto. Control de Stock Incluye opciones para distribuir artculos en varias bodegas, y tambin los procesos de clculo y aplicacin de correccin monetaria. Calcula mensualmente el consumo registrado por cada centro de costo. Las funciones del mdulo de stock incluyen:

Definicin de una o varias bodegas Ingreso de stock Bajas por prdida, robo o conversin Devolucin al proveedor Despacho de Consumo Interno Devolucin a bodega Control de Kardex Inventario fsico anual Consulta de Diferencias Ajuste automtico de diferencias Contabilizacin automtica de movimientos Consultas y reportes Proceso de correccin monetaria de artculos

Recepcin de Bodega: En cuanto a la recepcin de bodega, se provee el ingreso de tems adquiridos ya sea mediante la elaboracin de un compromiso de Orden de Compra, o mediante Fondos Internos. En cualquiera de los casos, el bodeguero certifica el ingreso de los tems y registra en el sistema su recepcin. Esta funcin permite la afectacin presupuestaria inmediata por los tems recibidos y la generacin de obligaciones para pago al Proveedor.
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Simultneamente a esto, se registran los movimientos de Bodega que posteriormente pueden ser visualizados en Contabilidad para su contabilizacin automtica. Los movimientos permitidos para las funciones de recepcin de bodega son:

Ingreso de Bienes adquiridos por orden de compra Ingreso de Bienes adquiridos por fondos internos Ingreso de artculos adquiridos por orden de compra Ingreso de artculos adquiridos por fondos internos

Consultas: Este mdulo incluye reportes y consultas de todos lo mdulos, con la finalidad de que puedan ser utilizados por las distintas reas. Roles-presupuesto: El sistema de Roles de Pago es un mdulo independiente del SAF que se encarga de la emisin mensual de las diferentes nminas de pago para el personal docente y administrativo, para los diferentes regmenes laborables, tales como: en relacin de dependencia, Honorarios Profesionales, Ayudantas acadmicas y de actividades varias. ste sistema contempla la transferencia de informacin desde las nminas emitidas hacia el sistema financiero de forma automtica, para que las nminas sean registradas presupuestaria y contablemente, adems de emitir el archivo con informacin requerida para que se realice la transferencia de valores a las cuentas individuales del personal. Seguridades: Este mdulo permite la definicin de los usuarios del sistema financiero, sus atribuciones y opciones a las que tienen acceso de forma individual. Los permisos de acceso a las opciones del sistema estn agrupados por los perfiles definidos previamente en este mdulo.

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6.5.2 Proceso de respaldo empleado


Clasificacin de respaldos Copias de Informacin (Backups). Estos respaldos son slo duplicados de archivos que se guardan en "Tape Drives" de alta capacidad. Los archivos que son respaldados pueden variar desde archivos del sistema operativo, bases de datos, hasta archivos de un usuario comn. Existen varios tipos de Software que automatizan la ejecucin de estos respaldos, pero el funcionamiento bsico de estos paquetes depende del denominado archive bit. Este archive bit indica un punto de respaldo y puede existir por archivo o al nivel de "Bloque de Informacin" (tpicamente 4096 bytes), esto depender tanto del software que sea utilizado para los respaldos as como el archivo que sea respaldado. Este mismo archive bit es activado en los archivos (o bloques) cada vez que estos sean modificados y es mediante este bit que se llevan a cabo los tres tipos de respaldos comnmente utilizados: Respaldo Completo ("Full"): Guarda todos los archivos que sean especificados al tiempo de ejecutarse el respaldo. El archive bit es eliminado de todos los archivos (o bloques), indicando que todos los archivos ya han sido respaldados. Respaldo de Incremento ("Incremental"): Cuando se lleva a cabo un Respaldo de Incremento, slo aquellos archivos que tengan el archive bit sern respaldados; estos archivos (o bloques) son los que han sido modificados despus de un Respaldo Completo. Adems cada Respaldo de Incremento que se lleve a cabo tambin eliminar el archive bit de estos archivos (o bloques) respaldados. Respaldo Diferencial ("Differential"): Este respaldo es muy similar al "Respaldo de Incremento, la diferencia estriba en que el archive bit permanece intacto.

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6.5.3 Utilizacin de tcnicas de proteccin de datos criptografa canal seguro


A continuacin se hace una descripcin de las diferentes tcnicas utilizadas, no solamente en el software para la administracin y contabilidad sino para todos los sistemas a los cuales se les dese implementar una manera de tener una confiabilidad de los datos, as de tambin tener su informacin segura de terceras personas que quieran hacerles daos a su informacin. Criptologa: es la ciencia que incorpora la criptografa y el criptoanlisis. En su sentido ms amplio, la criptografa abarca el uso de mensajes encubiertos, cdigos y cifras.

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Criptoanlisis es la ciencia (y arte) de recobrar o forzar criptogrficamente informacin segura sin saber su clave

Tan bien para hacer lo que es la criptografa se utilizan los que son algoritmos para poder cifrar la informacin Algoritmo. Es lo que se emplea para cifrar un mensaje (o lo que sea), resultando un cdigo incomprensible que slo se puede llegar a entender si se sabe cmo se ha cifrado. La criptografa es la ciencia que trata el enmascaramiento de la comunicacin de manera que solo es entendida por la persona que posee la o mtodo para averiguar el significado oculto, mediante el criptoanlisis. En su sentido ms amplio, la criptografa abarca el uso de mensajes encubiertos, cdigos y cifras y la criptoanlisis es la ciencia y arte de recobrar o forzar criptogrficamente informacin segura sin saber su clave. Tiene que tener dos principios fundamentales la de redundancia de mensajes, estos deben contener redundancia para que los mensajes, o sea informacin no necesaria para entender el mensaje de quien debe conocer el mensaje, ya que si fuera muy simple y concreta es muy fcil de descifrar por otros intrusos, a los que no debe ni interesa hacer llegar al mensaje. Y la de actualizacin es cuando los mensajes deben descartarse vlidos, debe verificar que este actualizado es decir que los mensajes sean enviando muy recientemente, evitando que intrusos enven mensajes antiguos y modifique la informacin. Existen dos tipos de mtodos para aplicar la criptografa, la que cuenta con la clave privada (simtrica) y la clave pblica (asimtrica). Los principales problemas de seguridad que resuelve la criptografa son: la privacidad, la integridad, la autenticacin y el no rechazo. La criptografa simtrica Se refiere al mtodo que permiten tener comunicacin segura entre las partes, siempre y cuando se hayan intercambiado la clave correspondiente (clave simtrica). La simetra se refiere a que las partes tienen la misma llave tanto para cifrar (utiliza claves) como para descifrar, tanto los que mandan el mensaje como los que lo reciben deben conocer esa clave para descifrar el mensaje enviado. La clave debe ser secreta para garantizar plenamente la confidencialidad de los datos cifrados.
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En teora de informacin, se denomina as al medio fsico a travs del cual se propaga el mensaje convenientemente codificado. La idea es aplicar diferentes funciones al mensaje que se quiere de tal forma, que, solo conociendo una clave pueda aplicarse de forma inversa para descifrarla.

Fig.2

Este puede dividir en dos: en cifras de la corriente y cifras del bloque, las primeras se refieren a que cifran los pedacitos del mensaje uno a la vez, y las segundas toman un nmero de pedacitos y los cifran como sola unidad. Una ventaja es que tiene una copia de la clave de cada extremo y as esta no se pierde, por lo tanto son ms lentos, aunque son ms seguros. Ejemplo de este mtodo es el siguiente sistema Sustitucin Este sistema que utiliza una llave simtrica(es la misma clave la que se utiliza para codificar y para descodificar). La clave consiste en una tabla de equivalencias de caracteres, utilizando esta clave podemos cifrar el mensaje y substituirla. Permutacin Esto consiste en alterar el orden de las letras de acuerdo a una regla que se detenida. Este implementa una tabla de un tamao determinado en la que se
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escribe un texto, que posteriormente el cual ser transformado mediante la sustitucin de las columnas por las filas. La criptografa asimtrica

Este utilizan llaves diferentes (relacionadas entre s), para realizar la encriptacin y des-encriptacin. Esta metodologa se usa normalmente para la firma digital, como tambin para el intercambio de llave simtrica al principio de una sesin. El emisor enva un mensaje al receptor, para esto l debe conocer su clave privada para poder encriptar el mensaje en la misma, al recibir el mensaje el receptor lo desencriptar con la clave pblica del emisor, por tanto el emisor y el receptor tendrn que mantener y gestionar dos claves diferentes. Y al revs el mensaje que esta encriptado con la clave pblica del emisor, el receptor necesitar la clave privada del emisor para desencriptarlo. Lo cual hace ms complejo y lento el sistema.

El recuadro de arriba describe una semejanza alice representa el emisor, eve cualquier persona o intruso que desea daar o saber su informacin y bob la persona a quien le tiene que llegar el mensaje. Para m la forma ms segura de enviar es utilizar un tcnica asimtrica que es de canal seguro, esto se refiere a que es ms segura esta forma de encriptar tu informacin. Algunos ejemplos de sistemas utilizados para la criptografa

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RSA Es usado, para la firma digital (para identificar quien lo enva y a quien de tal forma que solo sea conocido por ellos). DSS (Digital Signature Standard) Tambin se usa slo para firma digital ECC (Elliptic Curve Cryptosystem) Matemticamente ms complicado que RSA y menos procesamiento e igual tamao de claves que RSA. Como un sistema nunca es seguro, lo que se busca es que el precio por romper el mensaje del sistema encriptado sea mucho ms caro que el valor de la informacin y tambin se busca que el tiempo de romperlo sea ms largo que el tiempo en que dure la informacin. La criptografa tiene un lugar muy importante dentro de la informtica, ya que con ella se evita que dae o alguien ms haga mal uso de la informacin. Para entender primeramente que es criptografa les dejo los siguientes anexos, para que entiendan ms detalladamente sobre el tema y ms tcnicas. Criptografa

6.6 Caractersticas adicionales de la herramienta Adems de ver anteriormente que tan buenas son las herramientas habladas anteriormente se da un panorma general en la siguiente tabla de lo contrae consigo hoy el uso de la herramienta.

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6.7 Evaluacin social Con frecuencia, el uso de la tecnologa de informacin para la globalizacin y la reingeniera de procesos empresariales da como resultado el desarrollo de sistemas de informacin que ayudan a una empresa a darle ventaja competitiva en el mercado, utilizndolos para desarrollar productos, servicios, procesos y capacidades que dan a una empresa una ventaja estratgica sobre las fuerzas competitivas que enfrenta una empresa. Estrategias de costo, por ejemplo, utilizando sistemas de manufactura asistidos por computadora para reducir los costos de produccin, o crear sitios Web en Internet para comercio electrnico (ebusiness), con el fin de reducir los costos del marketing. Estrategias de diferenciacin, como desarrollar maneras de utilizar la tecnologa de informacin para diferenciar productos o servicios de una empresa, de los de sus competidores, de manera que los clientes perciban los productos o servicios como poseedores de atributos o beneficios nicos. Por ejemplo, suministrar servicios rpidos y completos de soporte al cliente por medio de un sitio Web en Internet, o utilizar sistemas de marketing como objetivo para ofrecer a clientes individuales los productos y servicios que le atraen. Hoy en da, no se puede concebir una buena administracin empresarial, sin hacer uso de la herramienta fundamental como lo es la Informtica; podemos afirmar que en un futuro inmediato, a todo administrador, cualquiera que sea su sector econmico, que pretenda competir de manera eficaz e imaginativa, le ser absolutamente imposible hacerlo sin contar con los recursos que, hoy ya tiene a su disposicin con la imagen, la informtica y las tecnologas modernas de la comunicacin.

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Y es cierto la gente antes tema confiar en una herramienta de cmputo hoy es muy aceptada, considerando la competencia en el mercado, todos buscan mayores incrementos econmicos y se tiene que basar en soluciones confiables y exactas que hoy en da se da con el uso del software. 6.7.1 Capacidad para trabajar en red Se recomienda utilizar los software en red para tener mejor disponibilidad para las al momento de utilizarlos eso facilita la comunicacin de los recursos. Existen redes las cuales podemos utilizar una de ella es Internet que es un red global, el problema con ella que tienes que estar utilizando tcnicas porque cualquier intruso en esta red es capaz de robarte informacin y la otra es Intranet, es una red interna dentro de tu propia compaa donde se establecen protocolos (reglas de comunicacin) a propiados a su manera de tal forma que si desean comunicar su informacin slo lo hace entre su propia empresa, sin tener que navegar por otros sitios. Y tambin a trabajar en red se refiere a aquellos procesos que utilizan base de datos en este caso como es en red distribuidas, cualquier software lo puede usar, la forma de comunicarlo ya depende de la instalacin de su red. Visin Tcnica Una definicin con enfoque tcnico, sostiene que "intranet es un conjunto de Sitios Web que estn instalados en la red interna de una institucin o empresa y que permiten mostrar datos o documentos a cualquiera de los computadores conectados a ella" (Ryan Bernard, 1996). Esto es, un computador con categora de servidor de sitios Web dentro de la empresa, y que alberga informacin que slo puede utilizar quien est definido como usuario vlido de la intranet. Esta definicin, siendo vlida, es muy similar a lo que entendemos por LAN o WAN, tan slo sustituyendo el concepto "Sitio Web" por el de "Servidor". La diferencia radica en el uso de una interfaz comn, que es independiente del computador desde el cual el usuario se conecta al servidor, utilizando para ello, ya sea un PC-compatible, una Workstation o un Macintosh. La interfaz ser la misma y el usuario podr obtener o ingresar informacin del mismo modo. De hecho, esta interfaz es un software de interpretacin desarrollado para cada sistema operativo y que trae al usuario la informacin organizada utilizando un lenguaje estandarizado como HTML, Java o ActiveX, sin ser excluyentes entre s. La comunicacin entre los equipos, independiente de la plataforma utilizada, se realiza sobre un protocolo de comunicaciones estndar como TCP/IP u otro
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diferente, siempre que todos los equipos que se comuniquen a la intranet utilicen el mismo protocolo. El concepto de intranet tambin considera una visin funcional.

Visin Funcional Una definicin desde el punto de vista funcional, sostiene que intranet es un sistema para la gestin de informacin, desarrollado principalmente sobre las potencialidades del mundo World Wide Web, y que es de acceso limitado a la institucin o empresa que lo crea o a quien ella autorice. Bajo esta concepcin, la intranet no slo se desarrolla para quienes trabajan dentro de la empresa, sino tambin para aquellos que usan servicios de informacin que esta empresa produce y pone a disposicin del usuario externo. La informacin se mantiene dentro de la institucin; los que trabajan en ella, generan u obtienen datos para su trabajo cotidiano, pero tambin los clientes pueden acceder a ciertos servicios autorizados. Hay bancos que tienen sitios Web desde donde es posible obtener el estado de cuenta en su calidad de cliente. La informacin del cliente est a resguardo; slo personal autorizado puede acceder a sus datos, pero tambin el cliente puede consultar informacin de su inters usando una clave de acceso otorgada por la institucin financiera. El cliente usa recursos de la intranet, pero no participa ni en la generacin ni en la administracin de dicha informacin, y sin embargo, es parte de ella. De hecho, es posible otorgar al cliente atributos para modificar datos simples como su Direccin, fono o fax, con lo que l tambin participa en el proceso de generar informacin en la intranet. Concluimos que para establecer una intranet, las consideraciones funcionales son tan importantes como las tcnicas y que en definitiva, las tcnicas estn condicionadas a los requerimientos funcionales definidos por la organizacin. Esto, porque la concepcin de una intranet no slo considera el uso de cierta tecnologa disponible en el mercado, sino tambin el re-pensar los procesos de generacin y administracin de los recursos informacin. Como todo replanteamiento del proceso, la primera pregunta es por qu. Es decir, por qu es necesaria una intranet dentro de una institucin o empresa. Por qu usar intranet El uso de una intranet o ms bien la creacin de ella, implica pensar de nuevo las cosas que en la empresa se hacen y ver el beneficio de implantar un nuevo esquema.

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Aglutinar el acceso a la Informacin Una intranet permite aglutinar la informacin que generan los distintos departamentos o secciones de la organizacin. Esto implica la posibilidad de consultar por un dato que puede estar localizado en distintas fuentes de informacin que la empresa posee. Por ejemplo, si la empresa es una multitienda y el vendedor quiere saber si hay en stock un producto, la intranet no slo puede dar informacin de stock en bodega. Tambin puede dar: La situacin de bodega de otras sucursales. * Fecha de prxima entrega de la bodega central. * Fecha de arribo de prximo embarque desde la aduana con el producto solicitado. * Producto de similares caractersticas al solicitado. * Precio oferta asignado al producto. Cada dato podra estar en bases de datos distintas, en computadores centrales distintos, e incluso localizados en distintas ciudades o pases. Vemos entonces la ventaja de aglutinar informacin por sobre la posibilidad de centralizarla. Al centralizar, todos los datos se almacenan en una mquina con una ruta de acceso. Si la mquina o la ruta de acceso fallan en ese momento, el vendedor no sabr el stock y eventualmente perder la venta. Adems, el centralizar requiere el crecimiento progresivo del computador central y una inversin monetaria sostenida para mantenerlo eficiente. Es cierto que puede haber ms de un equipo con parte de los datos y hacer que stos converjan en la pantalla del vendedor de manera transparente, pero ello requiere tener, la mayora de las veces, el mismo tipo de equipo con el mismo tipo de base de datos para lograr un buen resultado. La distribucin de los datos en distintas mquinas permite invertir fuerte slo en aquellas con informacin de alta demanda, disponer de distinto tipo de servidores y sistemas operativos con distintos tipos de bases de datos a distintos precios, y lograr obtener de todos ellos el dato necesario en la pantalla del vendedor. De hecho, muchas de las intranets instaladas hoy en da, han desarrollado un conjunto de rutinas que permiten consultar las bases de datos existentes en la empresa evitando rehacer todo de nuevo. Esta es una de las ventajas ms significativas, no obstante se deba invertir en programacin para el bloqueo efectivo de los datos en escritura Identificar los flujos de informacin El uso de una intranet ayuda a identificar quin genera y quin usa la informacin que maneja la empresa. Las empresas saben quin produce informacin til para su gestin. Rara vez son capaces de identificar a la persona responsable de la
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calidad y confiabilidad del dato. Por otro lado, las quejas de los clientes siempre son vagas al momento de definir cul parte del servicio que la empresa ofrece no funciona; para l, simplemente se le ofrece un mal servicio. El uso de intranet, permite una visin concentrada y organizada de los flujos de informacin, acotando los requerimientos del usuario. Esto es, determinar el rango de accin de cada grupo de usuarios respecto a qu, cmo, cundo, desde dnde y sobre qu puede participar de la intranet. Con esta definicin de responsabilidades, el gerente de la empresa podr saber lo que sucede en trminos de flujo de informacin y apoyar efectivamente aquellos procesos que son dbiles. Economizar recursos a la empresa Las empresas que sustentan su gestin en sistemas de computacin, estn conscientes de la importancia y costo que implica el capacitar a su personal en el uso de las aplicaciones computacionales para la produccin y control de sus productos y/o servicios. Esto adquiere vital relevancia en los procesos administrativos y de gestin en los que usualmente el personal utiliza diversos programas con diferentes comandos para el logro de sus funciones. El uso de una intranet permite economizar recursos de entrenamiento de personal, cuando es capaz de ofrecer una interfaz estandarizada que incorpore y homologue la mayor parte de las aplicaciones computacionales requeridas para la gestin de la empresa. Esto reduce el nmero de personas que necesitan tener dominio en el manejo de diversos programas y aplicaciones. Del mismo modo, reduce el costo de adquisicin de licencias para las aplicaciones afectadas por la intranet. Por otro lado, los costos de papelera en la produccin y distribucin de instrucciones y documentos necesarios para la gestin, slo son comparables a los recursos destinados por la misma empresa en papelera destinada a la promocin de sus productos o servicios La produccin de papelera administrativa se reduce con el uso de la intranet porque se fomenta el uso de la red para consultar o comunicar instrucciones necesarias para el trabajo cotidiano. Como es una red privada, los comunicados que se distribuyen tienen claramente identificado al destinatario y el emisor. A pesar de esto, sigue vlido que este punto depender del cambio de mentalidad que se tenga respecto de utilizar el formato electrnico por sobre el tradicional de papel. Existe tambin un ahorro en la configuracin de los equipos, porque el programa que se instala para acceder a la intranet suele ser uno y las aplicaciones de apoyo (lase plugins, applet, rutinas en Java o ActiveX) se instalan una vez o se descargan automticamente al computador. De hecho, los problemas que puedan existir se reducen a pocas alternativas, las que son aprendidas y manejadas correctamente por la unidad de soporte que posee la empresa o la que contrata.
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Actualizar la informacin La actualizacin de la informacin es otra de las razones por la que las intranets son adoptadas en las organizaciones. El uso de una interfaz que permita a los miembros de la empresa generar y consultar informacin en tiempo real, otorga credibilidad al proceso administrativo y de gestin de la institucin. Esto tambin permite dar una imagen corporativa al cliente, por cuanto l percibe que los datos con los que el interlocutor de la empresa trabaja, son actuales y por tanto confiables. Mejorar la Gestin de Recursos Humanos Quien administra personal, sabe que el logro de sus objetivos son el resultado de los acuerdos que adquiere con sus subalternos. Esto es, el acordar con ellos el logro de ciertos objetivos en determinado plazo de tiempo, lo que naturalmente depender de ciertas variables de las cuales son responsables ellos mismos y otras personas que tambin trabajan en la empresa o que tienen una relacin con ella. Al existir una actualizacin rpida de los datos, el administrador puede mejorar la gestin de sus recursos humanos porque puede monitorear lo que el trabajador de la empresa est haciendo para el logro de los acuerdos definidos. Tambin el trabajador puede administrar mejor su tiempo porque tiene una nocin real del estado de avance de las variables que lo afectan y con ello la oportunidad de sacar el mejor provecho de ellas. Fortalecer la comunicacin El punto anterior provoca un fortalecimiento de la comunicacin en la empresa porque la informacin se sistematiza y fluye. Especifica quin, cmo y cundo corresponde, no dependiendo de subjetividades, sino de los privilegios que el usuario de la intranet tiene respecto de ella. Estos privilegios son fruto de fronteras previamente definidas por los jefes o gerentes de la empresa. Favorecer y fortalecer los Grupos de Trabajo En la organizacin existen Grupos de Trabajo formales e informales para llevar a cabo sus tareas. Los primeros son fciles de identificar, ya que generalmente estn ligados a la estructura organizacional de la empresa. Los segundos son ms complejos ya que lo forman personas que se asocian para obtener un beneficio comn con la informacin que pueda generar o recibir de otro miembro de este grupo. Generalmente no existe una relacin formal por cuanto la estructura organizacional de la empresa se complicara mucho tratando de formalizar dichas relaciones. As entonces, surgen sobre la base de acuerdos tomados por la iniciativa propia de quienes lo conforman.

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La intranet no slo permite fomentar y fortalecer la interrelacin dentro de los Grupos Formales, sino que tambin a los sistematizar y fortalecer las interacciones informales por cuanto ofrece la posibilidad de aunar esfuerzos para generar informacin til a miembros de la empresa aun cuando no pertenezcan al departamento o seccin desde donde se gener dicha informacin. Volviendo al ejemplo de la multitienda, el vendedor se puede beneficiar de la aglutinacin de datos en la pantalla con informacin que proviene de distintas bases pertenecientes a distintos departamentos de la empresa. Si la oferta de venta en cuotas no es atractiva a los clientes, l puede informar de ello a gente de finanzas quienes pueden ver otra forma de crear un crdito. Esta informacin difcilmente circula por canales formales, ya que se supone que la funcin del vendedor es precisamente vender un producto y no informar sobre el grado de aceptacin de los precios; este dato lo provee el vendedor a un miembro de su grupo informal quien puede hablar con su grupo formal respecto al tema. Podemos deducir que la intranet, al sistematizar los flujos de informacin, posibilita y fortalece la participacin e interaccin efectiva de los Grupos Formales y por ende dinamiza los procesos de la empresa. Estas han sido algunas razones por las cuales es til desarrollar una intranet, veamos ahora quines se benefician con esta forma de trabajar. A quin beneficia una intranet Una intranet: Beneficia a la empresa porque optimiza sus recursos humanos y materiales al ahorrar tiempo y dinero en capacitacin, soporte o apoyo tcnico y adquisicin peridica de software y hardware. Tambin permite reorientar los procesos que generan informacin y productos, para que trabajen considerando los intereses de cada parte de la empresa y no slo los propios. Beneficia al cliente con informacin oportuna y pertinente, fruto de la actualizacin constante de los datos con que la empresa trabaja y la convergencia de dichos datos mediante una sola interfaz, aunque provengan de distintas fuentes. Beneficia a las personas que trabajan en la empresa, porque les permite contar con la informacin oportuna y confiable que requieren para su trabajo y tienen certeza que la informacin que generan, contribuye con otros dentro de la organizacin. En definitiva, se siente partcipe y comprometido con el proceso. Plataformas y elementos de seguridad

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Conforme vimos en el punto anterior, el nuevo concepto de intranet potencia el rea de gestin de una empresa aprovechando las capacidades de infraestructura computacional y conexiones a redes que ella tenga o adquiera para estos propsitos. En esta parte, nos referiremos a las caractersticas y requerimientos de esa infraestructura para su instalacin y desarrollo. Una intranet puede funcionar sobre redes distribuidas o centralizadas de datos, dependiendo de los sistemas operativos que las soporten. Esto determinar la forma de almacenamiento de datos a que se puede acceder mediante ella. Existen diversas alternativas para clasificar una intranet, esto determina la existencia de diversos tipos que se describen a continuacin. Tipos de intranets

El objetivo de la fase de evaluacin de la administracin de operaciones es valorar las capacidades y desafos actuales de la organizacin.

Otro ejemplo y su descripcin es la vinculacin al siguiente software Abaco

6.7.2 Numero de empresas operadas simultneamente


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Los rganos reguladores y firmas de auditora interceden por la necesidad de una mejor gobernabilidad financiera. Sin embargo, muchos negocios siguen lidiando con fuentes disparejas de informacin financiera. Mientras que hojas de clculo departamentales y sistemas anticuados pueden proveer una fiel contabilidad en estos tiempos, la necesidad de informacin financiera centralizada y visualizacin, rpidamente dejan de ser viables. El software de administracin financiera de Epicor sustenta la necesidad de visualizacin financiera independientemente del tamao de la empresa. Compaas Mltiples, Divisas Mltiples, Multinacionales Con el paso del tiempo, las compaas exitosas crecen. Ya sea por fusin o crecimiento orgnico, ms y ms compaas estn luchando con las complejidades de administrar negocios en mltiples entidades. Epicor comprende que administrar unidades de negocio dispersas, comnmente globales, representa retos y oportunidades nicas con respecto a controles ms estrictos, costos de operacin limitados, acuerdos multinacionales y consolidaciones financieras para una visibilidad completa de la organizacin. Para apoyar estas necesidades, la aplicacin de administracin financiera de Epicor ofrece operaciones robustas para compaas mltiples, plantas mltiples o almacenes mltiples, as como para procesamiento de transacciones inter-compaas, y cubre las necesidades de una fuerte administracin financiera en bases globales.

6.7.3 Problemas ms comunes que presenta 1. El riesgo se asocia con incertidumbres derivadas de acciones. 2. Constituyen las bases para la existencia de riesgo, la inseguridad, la duda, el insuficiente conocimiento y prdidas. Se refiere a la posibilidad de prdida, al grado de probabilidad de prdida y la cantidad de posible prdida. 3. En el mbito financiero el riesgo debe entenderse como el grado de incertidumbre de rendimientos esperados en el futuro. Los problemas ms comunes que eh notado a lo largo de mi carrera, por lo que no utilizan las herramientas de cmputo (Sistemas ERP Planeacin de Recursos Empresariales, 1985)son las siguientes. El precio La confianza hacia un software nuevo o simplemente usar por primera vez un software La falta de conocimientos sobre l.

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Cuando un software no est bien diseado la falta de exactitud para tomar decisiones. La aceptacin al 100% de las personas.

Conclusin
La peor desventaja que veo, es que, los que se ven mejor grficamente y fcil de usar son de paga, adems estar en ingls y entonces si se requiere de ayuda, necesitas buscar manuales de ingls o que te asesoren los expertos, pero eso sale costo, pero bueno si es para inversin dentro de la empresa considero que son de gran ayuda. Tambin aunque hoy en da se est volviendo indispensable el uso de la computadora y software como herramienta de mejora en los procesos administrativos quedan personas que necesitan creer que el software est

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tomando fuerza en los negocios y que si no lo utilizan quedarn rezagados en la competencia. Ahora que estuve investigando me di cuenta que existen demasiados software especializado para cada cosa unos para nminas, otros para balances, estados proforma, etc. Aunque no eh utilizando ninguno ms que Excel, veo que por sus caractersticas son apropiados para realizar diferentes tareas dentro del rea de administracin y contabilidad y que tambin existen otros software que no son precisamente para resolver problemas administrativos ni contables, pero que son de gran ayuda para establecer y planear nuestros tiempos como la grfica de Gantt que se puede hacer en el software Visio. Y que aunque existen demasiados programas uno sencillo de usar, en espaol y que tiene varias funcionalidades siempre y cuando hay que saber las frmulas para los procesos de la administracin financiera, es Excel.

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