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PASO A PASO

Carlos Acua, director de la consultora PM Certifica, dice que a la hora de implementar un proyecto dentro de una empresa el error ms frecuente es no definir un plan y tratar de realizar el trabajo sirvindose simplemente de la intuicin. Presentamos pautas para aumentar las posibilidades de xito de su iniciativa.

Antes de tomar la decisin de implementar un proyecto, debe asegurarse de que este sea necesario para la empresa. Lo ms recomendable es elaborar un documento que incluya un anlisis de costo y beneficio. Esto consiste en hacer un anlisis de la inversin que se desea realizar versus la rentabilidad que generar el producto implementado. Una vez que se cuenta con la justificacin, se deben definir los objetivos y los criterios de xito relacionados: en cunto tiempo se desea terminar el proyecto y cul es su presupuesto. Esta primera etapa concluye con la designacin del responsable o director del proyecto y la identificacin de los interesados, es decir, aquellas personas que sern afectadas por el proyecto (usuarios o clientes, equipo de trabajo y proveedores). El responsable elegido debe contar con habilidades de comunicacin y habilidades directivas para que pueda mantener siempre informados a los interesados y ejecutar el proceso adecuadamente.

SELECCIONAR LA MEJOR OPCIN

Cmo ejecutar un proyecto en la empresa

lado, las mtricas de calidad son los indicadores de desempeo del proyecto y del producto (ndices de desempeo de costos y tiempos, y el nmero de partes del proyecto defectuosos en relacin con el nmero de partes producidos). Estos documentos deben ser integrados en un plan de proyecto, el cual se convertir en la gua a seguir.

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PLANIFICAR EL PROYECTO
Dividir el proyecto en partes ms pequeas y manejables es un inicio importante. Se puede empezar estableciendo las fases de trabajo. Cada fase debe ser planificada teniendo en cuenta cuatro documentos importantes: 1) la definicin de las etapas (productos entregables) del proyecto, 2) la estimacin de los recursos, tiempos y costos especificados en un cronograma y un presupuesto, 3) el anlisis del riesgo detallado en un registro de riesgos y 4) las mtricas de calidad especificadas en un plan de gestin de calidad. El registro de riesgos incluye las oportunidades y amenazas que se presentan durante el proyecto, y debe ser actualizado permanentemente por el director. Por otro

Implementar el proyecto siguiendo el plan elaborado en la etapa previa. Se generarn ciertos resultados que debern ser comparados con el plan de direccin para verificar si se estn logrando los objetivos de costo, tiempo y alcance. El xito se mide por el cumplimiento de los objetivos. Durante este anlisis comparativo se debe definir si se requieren tomar algunas acciones preventivas o correctivas. Por ejemplo, si se tena comprometido acabar una fase al segundo mes y el trabajo recin es entregado al tercero, se tiene que identificar la causa de la demora y tomar las acciones correctivas necesarias para tratar de recuperar ese mes de atraso. Un factor crtico de xito en esta etapa es verificar si durante el proyecto los interesados han sido informados de los avances y cambios realizados en toda la ejecucin del trabajo.

EJECUTAR Y CONTROLAR

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Una vez que se cumplieron los productos entregables del plan, se debe cerrar el proyecto teniendo en cuenta dos factores: la transferencia del producto o el servicio final al rea de operaciones y mantenimiento, que de ahora en adelante se encargar del producto o servicio, y el archivo de la documentacin del proyecto, incluidas las lecciones aprendidas. Esta documentacin ser valiosa para futuros trabajos. Trate de que estos datos sean almacenados en un sistema de informacin que permita que en aos posteriores pueda revisarse fcilmente.

CERRAR EL PROYECTO

VCTOR SANJINEZ

EL DATO

La planificacin debe documentar la forma de entrega del trabajo y los acuerdos alcanzados entre los interesados del proyecto.