LA IMPLEMENTACIN DE UN SISTEMA DE CONTABILIDAD

La implementacin de un sistema de contabilidad dentro de las empresas es fundamental, ya que esta es la que permite llevar un control de las negociaciones mercantiles y financieras y adems de satisfacer la imperante necesidad de informacin para as obtendr mayor productividad y aprovechamiento de los recursos Sistemas de Contabilidad: Son sistemas que apoyan al proceso de las actividades mercantiles que obtienen como producto final, la presentacin de estados financieros. Un sistema contable se integra de mtodos, procedimientos, polticas y recursos utilizados por una entidad para seguir el proceso de las actividades financieras y resumirlas en forma til y comprensible con el objetivo de servir de base para quienes toman las decisiones. El sistema de contabilidad es el que provee informacin financiera til, aplicando procedimientos de control interno para asegurar la confiabilidad de los datos, por medio de estados financieros que son utilizados por la administracin, los propietarios, los acreedores y dems usuarios internos y o externos. Las empresas mercantiles tanto individuales como jurdicas siguen un procedimiento preestablecido de acuerdo a su actividad econmica, en el cual le permita medir el grado de productividad social y financiera tanto a nivel histrico como en relacin con otras de similar actividad. El objetivo final de la contabilidad es la utilizacin de registros e informes, su anlisis e interpretacin. Los contadores se ocupan de analizar e interpretar los estados financieros; buscan la relacin que existe entre los eventos comerciales y los resultados financieros; estudian el efecto entre diferentes alternativas, por ejemplo la compra o el arrendamiento de un nuevo edificio; y buscan las tendencias significativas que sugieren lo que puede ocurrir en el futuro a travs de proporcionar diferentes escenarios. Los gerentes, inversionistas, acreedores o empleados gubernamentales para darle un uso eficaz a la informacin contable, se hace necesario tener un conocimiento acerca de cmo obtuvieron esas cifras y lo que ellas significan. Un gerente comercial u otra persona que est en posicin de tomar decisiones y que carezca de conocimientos de contabilidad, probablemente no apreciar hasta qu punto la informacin contable se basa en estimativos ms que en mediciones precisas y exactas.

IMPORTANCIA DE LOS SISTEMAS DE CONTABILIDAD Su importancia se deriva de la necesidad de llevar un adecuado control de las operaciones y transacciones financieras. As como la de obtener y analizar informacin y emprender alguna accin basada en su interpretacin. La informacin contable debe servir fundamentalmente para: Predecir flujos de efectivo. Apoyar a los administradores en la planeacin, organizacin y direccin de los negocios. Tomar decisiones en materia de inversiones y crdito. Evaluar la gestin de los administradores de la empresa. Ejercer control sobre las operaciones de la empresa. Fundamentar la determinacin de cargas tributarias, precios y tarifas. Ayudar a la conformacin de la informacin estadstica nacional. Contribuir a la evaluacin del beneficio o impacto social que la actividad econmica representa para la comunidad. Muchas personas todava creen que la contabilidad es una tcnica de recopilacin de informacin y solo basa sus fundamentos en un proceso rutinario de registrar, clasificar y resumir la informacin de cada una de las transacciones efectuadas por la empresa. Pero esto no es verdad, la contabilidad es mucho ms que eso, se constituye en la actualidad como una de las herramientas fundamentales del desarrollo de las organizaciones. La contabilidad se encarga de analizar y valorar los resultados econmicos que obtiene la empresa agrupando y comparando resultados, tambin planifica y recopila los procedimientos a seguir en funcin del control y el cumplimiento de los objetivos empresariales, adems registra y clasifica las operaciones de la empresa, para as informar los hechos econmicos en forma pertinente, permitiendo ejecutar las tareas segn los procedimientos preestablecidos todo bajo control y supervisin del contador

Parte

esencial

de

las

organizaciones

El departamento de contabilidad es el rea de la empresa donde se clasifican, se registran e interpreta toda la informacin financiera, para la toma de decisiones. En la actualidad la contabilidad es la herramienta que mejor muestra la realidad econmica de las empresas, es por ello que su correcta implementacin dentro de las organizaciones es de vital importancia para la toma de decisiones en todo lo referente a su actividad productiva.

En este contexto la creacin de un buen sistema contable surge de la necesidad de informacin por parte de todos los actores que componen el todo empresarial, ya que este sistema debe estar estructurado y hecho para clasificar todos los hechos econmicos que ocurren en el negocio. Es as que, la implementacin de sistemas en contabilidad, se constituye en la base para llevar a cabo los diversos procedimientos que conducirn a la obtencin del mximo rendimiento econmico que implica el constituir una empresa. Los sistemas de Contabilidad Dentro de una organizacin empresarial el sistema de contabilidad se constituye como una estructura ordenada y coherente mediante la cual se recoge toda la informacin necesaria de una entidad como resultado de sus actividades operacionales, valindose de todos los recursos que la actividad contable le provee y que al ser presentados a los directivos y accionistas le permitirn tomar las decisiones operativas y financieras que le ayuden a la gestin del negocio. Los datos aportados por la contabilidad son imprescindibles para obtener informacin de carcter legal, financiero y tributario Estos sistemas se basan en los principios, normas, reglamentaciones y procedimientos establecidos por la profesin para controlar las operaciones y suministrar informacin financiera de una empresa, por medio de la organizacin, clasificacin y cuantificacin de las informaciones administrativas y financieras. La eficiencia y eficacia en la implementacin de un sistema de contabilidad depende de su implementacin dentro de la empresa. Este debe estar hecho con base en los objetivos organizacionales y debe estar ligado con los programas y procedimientos que integran el esquema funcional de la empresa.

Pasos para implementar un sistema contable eficaz y eficiente:

El conocimiento de los objetivos organizacionales es indispensable. Preparar y analizar la informacin referente a la razn social, ubicacin fsica, actividad, cantidad de empleados, equipos, capital etc. Elaborar un informe preliminar de la situacin de la empresa. Verificar la aplicacin de las normas legales Instaurar (Si no existe) un catalogo de cuentas y los manuales de procedimientos respectivos Implementar metodologas de recoleccin de informacin Buscar que la informacin se aproxime lo mayor posible a la realidad econmica de la empresa. Preparar los informes pertinentes Registrar las operaciones en los libros correspondientes Elaborar los informes financieros

La implementacin de un sistema de contabilidad que sea confiable para la gerencia es uno de los puntos claves en la conformacin de la empresa como tal, este le permite en cualquier momento evaluar su desenvolvimiento, su gestin, su control y determinar su posicin financiera.
Sistemas de contabilidad para el anlisis de los resultados econmicos El empleo de los diferentes sistemas de contabilidad con los que puede contar una empresa suelen ser herramientas fundamentales, ya que los mismos permiten mantener un cierto

control de todas las negociaciones comerciales y financieras que se realicen en la empresa, adems de cumplir con el requerimiento de informacin para lograr obtener un mayor
aprovechamiento de todos los recursos disponibles. En la actualidad, an hay mucha gente que cree que los sistemas de contabilidad solo se limitan a la recoleccin de informacin fundamentada en un proceso de registro, clasificacin de resumen de dicha informacin correspondiente a cada transaccin que ha sido realizada por la empresa, pero debemos considerar que los sistemas de contabilidad constituyen un proceso que va mucho ms all de ello. Los sistemas de contabilidad representan una de las herramientas ms importantes y esenciales para lograr el desarrollo de las compaas. A su vez, los sistemas de contabilidad son los encargados de de analizar y valorar todos aquellos resultados econmicos que suele obtener una empresa mediante la agrupacin y la comparacin de resultados, permitiendo as,

que todas las tareas de la compaa sean ejecutadas bajo control y con la supervisin de un contador. Ahora bien, teniendo en cuenta la relevancia de la contabilidad como herramienta para el desarrollo de una empresa, debemos destacar que la creacin de los sistemas contables eficientes surgi de la necesidad de informacin que los actores que componen la empresa necesitaban. En este sentido, un sistema debe encontrarse estructurado y especialmente diseado para que sea capaz de clasificar todas las acciones econmicas que implica la construccin y formacin de una empresa. En la implementacin de los sistemas de contabilidad, se encuentra la base para poder

realizar con xito todos los procedimientos que conducirn a la empresa al logro de sus objetivos.
Objetivos de los sistemas de contabilidad Dentro de la estructura organizacional de una empresa, los sistemas de contabilidad

representan un orden coherente mediante el cual se recopila toda la informacin que de necesita con respecto a la entidad empresarial como resultado de todas las actividades que se
llevan a cabo en la misma, y en este sentido debemos destacar que los datos que recogen los sistemas de contabilidad son imprescindibles para poder adquirir la informacin legal, financiera y tributaria de la compaa. La eficiencia que debe aportar la implementacin de estos sistemas de contabilidad dependern de la manera con la cual sean empleados los mismos y este debe ser un hecho cuya base debe estar situada y enfocada en los objetivos de la empresa, vinculndose a su vez con todos los programas de procedimiento que suelen encontrarse dentro del esquema funcional de una entidad comercial. Si hablamos ms especficamente de las caractersticas que poseen los sistemas de contabilidad debemos decir que las mismas se concentran en los objetivos para los cuales son empleados. El principal de ellos es el conocimiento de los objetivos ya que mediante esto, los sistemas de contabilidad podrn llevar a cabo el anlisis que hace referencia a la razn social, la actividad, la ubicacin fsica, y los recursos totales que utilizar la empresa. En segundo lugar tiene como tarea la elaboracin de un informe preliminar acerca de la situacin en la cual se encuentra la empresa, verificando la aplicacin de las normas legales correspondientes e implementando diferentes metodologas para lograr una mejor y ms eficiente recopilacin de la informacin, buscando que la misma se acerque lo mas que le sea posible a la realidad econmica correspondiente a la empresa. El tercer y ltimo objetivo por el cual las empresas emplean los diferentes sistemas de contabilidad es la preparacin de los informes pertinentes, como por ejemplo, aquellos que registran todas las operaciones que se encuentran en los libros, elaborando informes financieros. No queremos dejar de mencionar el hecho de que implementar los sistemas de contabilidad

ms adecuados para la empresa representaran un grado de confianza para la

gerencia, siendo este uno de los puntos claves en la organizacin de una compaa comercial, ya
que los mismos le permiten a la empresa que pueda evaluar el desenvolvimiento, el control, la gestin y a su vez, determinar su posicin y situacin financiera en el momento que la empresa lo desee y necesite. La contabilidad es el rea de la empresa donde se clasifican, registran e interpretan la informacin financiera en la actualidad, la contabilidad es una de las herramientas que mejor muestra la realidad de la empresa. Es por ello que su implementacin dentro de las organizaciones es de gran importancia para la toma de cualquier decisin referente a su actividad productiva. La creacin de un buen sistema contable surge de la necesidad de informacin por parte del componente empresarial, ya que este sistema debe estar estructurado para clasificar todos los hechos econmicos que ocurren en el negocio, es as como la implementacin de sistemas en contabilidad se constituye para llevar acabo los diversos procedimientos, que conducirn a la obtencin econmico que implica mantener una empresa. Un sistema de contabilidad dentro de una organizacin se constituye como una estructura ordenada y coherente donde se escoge toda la informacin necesaria de una entidad como resultado de sus actividades operacionales. Estas se valen de todos los recursos que la actividad contable le provea y que al ser presentados a los directivos y accionistas de la empresa le permitirn decidir. Los sistemas contables son los encargados de analizar y valorar todos aquellos resultados econmicos que suelen obtener una empresa mediante la agrupacin y la comparacin de resultados permitiendo as, que todas las tareas de la compaa sean ejecutadas bajo control y supervisin de un contador. Los sistemas de contabilidad tanto las organizaciones como las empresas estn estructuradas y ordenadas mediante la informacin que esta tenga almacenada, la contabilidad se vale de todos los recursos (datos, archivos, resultados de operaciones), que la empresa ha guardado.

El Sistema Contable El establecimiento de un sistema de contabilidad en una entidad es un proceso complejo que si no est bien elaborado puede influir negativamente en los resultados de la gestin empresarial, por eso hoy en da el sistema contable debe instalarse y ser operado por personal calificado. El primer paso que tiene que dar el contador de una organizacin es el establecimiento del sistema contable, es decir planificar y poner en funcionamiento la forma en que va a fluir la informacin dentro de la empresa

Se trata de establecer clasificacin de cuentas, libros a utilizarse, formas, procedimientos y controles que sirvan para contabilizar y controlar los bienes, las obligaciones, ingresos, gastos y los

resultados de las transacciones, lo cual va ha plasmarse en normas y mtodos diseados en los manuales. Por eso el contador o el responsable de la implementacin del sistema contable debe: 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Estudiar la naturaleza del negocio. Analizar el tipo de operaciones que deben ocurrir. Disear y seleccionar formas y registros necesarios para anotar las operaciones. Estimar los costos de dichos registros. Tener dominio de los equipos a utilizar Reclutar y seleccionar el personal as como proceder a su adiestramiento y compenetracin con el sistema a instalar

Una vez diseado el sistema contable se debe proceder a la estructuracin del mismo pasando al registro de las transacciones contables y realizando peridicamente la verificacin o auditoria de los asientos en los libros, garantizando su veracidad, para un posterior anlisis e interpretacin de los resultados por parte de la administraciones de la organizacin. Todas estas tareas las debe realizar el contador el responsable, participar de forma activa en cada una de ellas. Procesar la informacin contable significa recopilar, organizar y procesar informacin y comunicarla a los usuarios, es decir no es ms que valerse de la ciencia y la tcnica para desarrollar la contabilidad como ciencia en s. Gran parte del procesamiento de esta informacin se realiza a travs de las computadoras, no obstante el propsito de un sistema contable es elaborar los estados financieros y los dems informes usados por los gerentes, acreedores y personas interesadas en la informacin financiera del negocio. Para poder aplicar esta tcnica a la rama de la contabilidad se necesita conocer profundamente el sistema contable que se est aplicando en la empresa. El sistema contable es la combinacin del personal, los registros y los procedimientos que usa un negocio para cumplir con sus necesidades rutinarias de informacin financiera. Para administrar y evaluar un negocio es importante tener una comprensin bsica de los sistemas de contabilidad. Como gerente quiz se sienta tentado a contestar, siempre puedo contratar a un especialista para que disee el sistema de informacin y lleve la contabilidad. Quiz, pero estar en mejor posibilidad de comunicarse con los integrantes de su organizacin si comprende cmo opera el sistema contable. Elaborar un sistema contable y perfeccionarlo es aplicar la ciencia al desarrollo de la contabilidad, el sistema contable es el pegamento que mantiene juntas las diversas partes de una organizacin. Ayuda a los gerentes a cumplir exitosamente con sus responsabilidades.

Debido a que cada negocio tiene necesidades de informacin diferentes, cada uno usa un sistema contable distinto. Por ejemplo, las empresas pblicas, las comercializadoras, las agrcolas y las productoras necesitan sistemas contables diferentes. La instalacin del sistema contable es parte de la aplicacin de la tcnica en la contabilidad, e incluye seleccionar y capacitar a los empleados para operar el sistema, probarlo y modificarlo segn sea necesario. Con frecuencia la instalacin resulta ms difcil de lo que se haba planificado. Incluso con un estudio cuidadoso durante la fase del diseo se pueden presentar dificultades imprevistas. En el mundo de hoy no se concibe un gerente, administrador o directivo de una organizacin empresarial que no est a tono con el uso de las nuevas tcnicas que permiten desarrollar las ciencias econmicas ya que el negocio para poder hacerlo eficiente al mximo es necesario dominar, no slo el arte de registrar los hechos econmicos sino el de analizarlos para tomar a la misma velocidad con que se mueve el desarrollo de la tcnica, las decisiones pertinentes para lograr la realizacin plena de nuestra satisfacciones materiales. Es muy importante para los directores de las organizaciones, que tengan un mnimo de conocimiento tanto de contabilidad como de informtica, comprender que las empresas del futuro tienen que estar dirigidas por gerentes de vanguardia en los conocimientos econmicos y tecnolgicos. Una organizacin tiene que ser dirigida por una autoridad central capaz de controlar el trabajo de cada uno de sus miembros para evitar que no se produzcan desviaciones de los planes trazados. La fuerza para conseguir esos resultados se llama control administrativo y los medios para lograrlo son los instrumentos de control, de ah que para tener un control eficaz de las operaciones de la organizacin se deben crear las relaciones adecuadas entre las diversas funciones del negocio y los resultados finales de operacin, de lo contrario sera imposible lograr el buen funcionamiento del sistema contable montado en la entidad.