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MUNICIPIO DE FREDONIA Alcalda Municipal de Fredonia Centro Administrativo Orlando Durango Hernndez Fredonia

PLAN DE COMUNICACIONES
ESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LNEA ADMINISTRACIN MUNICIPAL DE FREDONIA

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JUSTIFICACIN

El Plan de Comunicaciones se enmarca en el cumplimiento del Decreto 1151 de 2008 y en el Manual para la Implementacin de Gobierno en lnea, los cuales indican a las entidades contribuir con la construccin de un Estado ms eficiente, transparente y participativo, y que preste mejores servicios a los ciudadanos y a las empresas mediante el aprovechamiento de las TIC. Adicionalmente, la informacin del Estado debe ser entendida como un bien pblico y un derecho de los ciudadanos. Es un deber que orienta las acciones del Estado a suplir las necesidades informacionales de cada colombiano en cuanto a las actividades, trmites y servicios que ejecuten las entidades. A travs de los Planes de Comunicacin se determinarn la estrategia y sus respectivas acciones que se implementarn en temas concernientes con la comunicacin, divulgacin y uso de la Estrategia de Gobierno en lnea, tanto en la esfera interna y externa del municipio.

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OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL Armonizar los medios de comunicacin que ms se utilicen al interior y exterior de la administracin municipal, en funcin de la Estrategia de Gobierno en lnea del orden territorial y, particularmente, para la fase de Interaccin y las herramientas habilitadas.

OBJETIVOS ESPECFICOS Integrar y alinear a los funcionarios de las entidades territoriales con los objetivos y alcance de las fases la Estrategia de Gobierno en lnea. Permitir que los ciudadanos y empresas de las entidades territoriales, conozcan y entiendan el alcance y funcionalidad de las herramientas de interaccin que puedan usar por medio del sitio web. Generar apropiacin conceptual, funcional y tcnico por parte de los servidores pblicos en la implementacin de la Estrategia de Gobierno en lnea.

El diseo del Plan de Comunicaciones tiene en cuenta los dos tipos de destinatarios: internos y externos, a los cuales la administracin municipal pretende involucrar en el uso y apropiacin de la Estrategia de Gobierno en lnea.

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1. DIAGNSTICO
Diagnstico de imagen y comunicacin de GELT en la entidad. Este insumo se desarroll con base en las encuestas a Servidores Pblicos que con anterioridad se enviaron a las entidades. Estos son los datos que arroj el formato: - Se identificaron cuatro medios de comunicacin: correos directos, publicacin en la web, mensajes publicitarios y materiales impresos. - Los medios de comunicacin recibieron una calificacin baja en general, siendo las publicaciones web las de ms alto valor con un promedio de tres (3) y los mensajes publicitarios los de ms bajo valor con un promedio de dos (2). - El medio ms usado por los servidores pblicos para informarse acerca de los avances de GELT es el correo electrnico. - Los medios ms usados por la entidad para informar a los ciudadanos son el sitio web de la entidad y el programa radial del Alcalde que se transmite semanalmente. - En cuanto a la informacin que a los servidores les gustara ampliar, no se obtuvo una respuesta especfica. - La periodicidad preferida es mensual.

2. DEFINICIN Y EJECUCIN DE LA ESTRATEGIA - NIVEL INTERNO


Teniendo en cuenta que la administracin municipal es la responsable de implementar la Estrategia de Gobierno en lnea y de lograr que los ciudadanos se involucren y utilicen los servicios ofrecidos, es importante que al interior de la entidad se desplieguen actividades que permitan generar en los servidores pblicos las competencias necesarios en el uso y manejo de las diferentes aplicaciones que permiten prestar un mejor servicio. Destinatarios Internos: Servidores pblicos: alcalde, equipo de gobierno, contratistas y de carrera administrativa.

Acciones a emprender- Nivel interno

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Objetivo: Generar apropiacin conceptual, funcional y tcnica por parte de los servidores pblicos en la implementacin de la Estrategia de Gobierno en lnea. Acciones Responsable Indicadores Tcticas y recursos Informar a los servidores Responsable del N de contenidos Toda la informacin de estas pblicos de la entidad rea de publicados en actividades se publicar a los diferentes medios en Comunicaciones/p los medios de travs del sitio web del lnea disponibles para rensa/divulgacin comunicacin municipio. Se impulsar dicho interactuar con los o el que ejerza las medio a fin de que todos los ciudadanos. funciones de servidores de Fredonia se informar informen a travs del sitio web internamente. administrado por la entidad y la herramienta de Gobierno en lnea. Para ello, se tendrn en cuenta los siguientes medios como vehculo informativo que lleve el mensaje de uso y apropiacin de GELT: - Entrega de materiales impresos (manuales, folletos, instructivos) que sirvan de gua. - Uso del correo electrnico para que los servidores conozcan los medios en lnea disponibles para interactuar con los ciudadanos. El mensaje tambin debe tener el link que lleve a GELT. - Uso de los medios de comunicacin internos de la entidad (carteleras, emisora, intranet, reuniones peridicas) para informar de fechas, horario y temas de las actividades sealadas. - Publicacin de estos temas en las redes sociales. Contextualizar y Lder de Gobierno N de servidores Realizar evento de presentacin presentar a los en lnea con el pblicos del sitio web de la entidad. Para servidores pblicos el apoyo del capacitados y tal fin, se recomiendan las

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sitio web de la Entidad.

administrador del apropiados. Sitio Web y el encargado de comunicaciones

Actualizar a los servidores pblicos acerca de los ltimos avances de la Estrategia en el municipio

Lder de Gobierno en lnea con el apoyo del administrador del Sitio Web y el encargado de comunicaciones.

siguientes acciones: - Disear presentacin. - El Alcalde del municipio es el que debe hacer la presentacin del sitio web. - Invitar a los servidores a travs de correos electrnicos. Debe incluir un link que lleve a la herramienta, en el sitio web del municipio. - Para ms informacin, los miembros del Comit GELT apoyarn la presentacin. - Se debe redactar un comunicado de prensa de la presentacin del sitio web y difundirse a travs de los medios de comunicacin internos de la entidad. N de servidores - Invitar a los servidores pblicos pblicos, a travs de una capacitados y campaa de apropiados. concienciacin, para que peridicamente estn revisando la pgina web del municipio y as se enteren de los ltimos avances de la Estrategia. - Actualizar constantemente los medios internos del municipio con los ltimos avances de la Estrategia (carteleras, intranet, boletn informativo, correos electrnicos, banner de la pgina del municipio).

Informar a los servidores Lder de Gobierno N de servidores Se monitorear por parte del pblicos acerca de los en lnea con el pblicos Comit GELT los avances que ha avances que ha tenido apoyo del capacitados y tenido la ciudadana en el uso de

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la ciudadana en el uso administrador del apropiados. de la Estrategia Sitio Web y el encargado de comunicaciones

la Estrategia. Esta informacin ser transmitida a los servidores pblicos a travs de los medios internos de la entidad (carteleras, intranet, boletn informativo, correos electrnicos, banner de la pgina del municipio).

3. DEFINICIN Y EJECUCIN DE LA ESTRATEGIA - NIVEL EXTERNO.


Partiendo que la Estrategia de Gobierno en lnea busca acercar al ciudadano al Estado, se definieron a travs del Plan de Comunicacin acciones que permitirn divulgar a los ciudadanos los beneficios y servicios que la administracin municipal ofrece. Destinatarios Externos:

Ciudadanos y organizaciones. Acciones a emprender- Nivel Externo

Objetivo: Involucrar y motivar a los pblicos externos en el uso e implementacin de la Estrategia. Acciones Responsable Indicadores Recursos Monitorear y divulgar Responsable de N de El principal medio para informar a los ciudadanos a Administrar el sitio contenidos estos avances ser la pgina web travs del sitio web, Web y rea de publicados en del municipio. Se motivar a los los diferentes eventos Comunicaciones/p los medios de ciudadanos, a travs de otros y servicios que a rensa/divulgacin. comunicacin medios locales, a visitar la pgina travs de la a fin de que se enteren de las Estrategia de novedades: Gobierno en lnea se . prestan. - Toda la informacin se publicar en el sitio web y se promocionar a travs de banner. - Se reforzar el mensaje a travs de redes sociales, emisora local, publicacin en carteleras en lugares concurridos y correos electrnicos para el caso de organizaciones.

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Atender a los ciudadanos a travs del Servicio de Atencin en lnea. Chat. Informar fechas, actividades, requisitos, beneficios y resultados de los eventos, que pueden ser: - Matrculas escolares. - Jornadas de salud. - Fiestas patronales y del municipio. - Pago de impuestos. - Brigada de Salud Hospital Santa Luca-Municipio de Fredonia. - Entrega de subsidios. - programa nacional Familias en Accin - Entrega del complemento MANA.

Administrador del N ciudadanos Sitio Web. atendidos Encargado de comunicaciones.

Asimismo, se propone el uso de medios tradicionales como televisin y perifoneo, entre otros. - Se invitar al Alcalde o miembros del Comit GELT para que en eventos informen de los avances y resultados de la estrategia en el municipio. - Disponibilidad funcional de la aplicacin. - Invitar a travs de la pgina web. - Invitar a travs de Facebook. Se divulgar a travs de la pgina toda la informacin pertinente a los eventos mencionados (fecha; hora; requisitos para proveedores, clientes, visitantes; calendario de actividades; entre otros). Se reforzar el mensaje de visitar la pgina para enterarse de todos los detalles de los eventos del municipio a travs de otros medios usados por el municipio como emisora y carteleras en medios concurridos como la Alcalda, Iglesia, Estacin de Polica, entre otros. Adems se propone usar tambin Facebook, canal local, perifoneo, avisos parroquiales y publicidad. Se realizar un calendario de estos eventos, que debe hacer parte del men de la pgina del municipio o en la herramienta de Gobierno en lnea, de acuerdo con

Encargado de Ciudadanos comunicaciones y impactados. administrador de la pgina web.

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disponibilidad. En el banner, se le har especial atencin al evento de la fecha. Publicar foros peridicamente con temticas que permitan que los ciudadanos opinen en las temticas de la entidad. Publicar encuestas a los ciudadanos peridicamente. Administrador del N de foros Sitio Web. publicados y de Encargado de comentarios. comunicaciones. Disponibilidad funcional de la aplicacin. Temticas definidas y aprobadas por el Comit GEL. Redes sociales.

Administrador del N de encuestas Sitio Web. publicadas. Encargado de comunicaciones.

Disponibilidad funcional de la aplicacin. Temticas definidas y aprobadas por el Comit GEL. Redes sociales. Divulgar informacin de visitas a travs del Sitio Web del municipio. Publicar resultados de esas visitas en el Sitio Web, en las redes sociales y escribir comunicados de prensa que sern difundidos a travs de los medios de comunicacin regionales. Realizacin de entrevista. Transmitir entrevista a travs de los medios locales, as como de redes sociales. Poner a disposicin de la ciudadana el audio y video de la entrevista en la pgina del municipio, o en su caso, la entrevista escrita. Identificar instituciones que apoyen las capacitaciones. Identificar los ciudadanos que requieran de capacitacin. Publicar informacin de capacitaciones a travs del Sitio Web.

Visitar peridicamente una institucin educativa u organizacin (Fundaciones, juntas de accin comunal, Concejo, veredas, etc.) e informar los servicios ofrecidos Realizar entrevistas al con el Alcalde o Servidores Pblicos en los medios de comunicacin locales, para que informen sobre los servicios y novedades de Gobierno en lnea. Capacitar a los ciudadanos en el uso bsico de ingreso y participacin de los servicios de Gobierno.

Integrantes del N de visitas Comit de Gobierno en lnea y encargado de comunicaciones.

Integrantes del Comit de Gobierno en lnea y encargado de comunicaciones.

N de entrevistas emitidas en los medios locales

Integrantes del N de Comit de ciudadanos Gobierno en lnea capacitados. y encargado de comunicaciones.

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Uso de los medios locales para informar acerca de las capacitaciones, especialmente en medios escritos. Publicar en el Sitio Web informacin acerca de las fechas en las que se harn las rendiciones de cuenta. Despus del evento, publicar los resultados tambin. Redactar comunicados de prensa que deben ser transmitidos a travs de los medios de comunicacin locales con la invitacin a la rendicin de cuentas, y posteriormente, los resultados. Divulgacin de evento a travs del sitio web. Cuas radiales con informacin del evento. Uso de otros medios comunes en el municipio (canal comunitario, perifoneo, avisos parroquiales, carteleras en entidades pblicas, etc.) Redes sociales (foros, chat, comentarios, publicacin de fotos).

Informar, a travs del Alcalde, gabinete y Ciudadanos del evento de Rendicin encargado de municipio. de cuentas a los comunicaciones. ciudadanos, las gestiones adelantadas en los temas de Gobierno en lnea.

Evento de Alcalde, Comit Ciudadanos presentacin del Sitio GELT y encargado impactados Web de comunicaciones

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