3.

2 Caractersticas de diseo El diseo de una aplicacin de groupware debe contemplar los aspectos que se explican a continuacin [Oravec 1996]:

Una adecuada presentacin de las contribuciones de los individuos en la aplicacin, tanto para l como para los dems usuarios. La aportacin de cada uno de los usuarios en la aplicacin debe ser reconocida de alguna manera por l y las dems personas que estn participando, de acuerdo a las reglas establecidas en dicha aplicacin, buscando no afectar la integridad del usuario o del grupo. Reconocimiento de la ubicacin del individuo y del grupo. El usuario debe saber en todo momento, dnde estn ubicados (dentro de la aplicacin) tanto l como los dems participantes para no perderse en el contexto de la aplicacin. Incluir restricciones o privilegios especiales en el uso de canales para la interaccin social. El usuario debe ser capaz de expresar su intencin de involucrarse dentro de la aplicacin para as evitar molestias por requerimientos inesperados de participacin. Construccin de roles sociales similares a los formados en las organizaciones. A est interpretacin del rol deben seguir sus correspondientes funciones o responsabilidades dentro de la aplicacin. Un ejemplo de esta interpretacin se muestra al dirigir una junta. Reconocimiento de la actividad dentro del sistema. El usuario debe estar al tanto de qu actividades estn siendo ejecutadas dentro de la aplicacin, quines las realizan y en cules se ve involucrado. Identificacin con el grupo de trabajo. Es necesario llevar un registro de todas las actividades realizadas por los grupos para poder monitorear y evaluar avances y logros.

Tipos de colaboracin
El software colaborativo se puede dividir en tres categoras : herramientas de colaboracin-comunicacin, herramientas de conferencia y herramientas de gestin colaborativa o en grupo.

Herramientas de comunicacin electrnica que envan mensajes, archivos, datos o documentos entre personas y facilitan la comparticin de informacin (colaboracin asncrona), como por ejemplo:

Correo electrnico. Correo de voz.

Publicacin en web. Herramientas de conferencia que facilitan la comparticin de informacin, de forma interactiva (colaboracin sncrona), como por ejemplo:

Conferencia de datos - PC en red que comparten un espacio de presentacin compartido que cada usuario puede modificar. Conferencias de voz - telfonos que permiten interactuar a los participantes. Conferencias de video (o audio conferencia) - PC en red que comparten seales de audio o video. Salas de chat o mensajera instantnea - una plataforma de discusin que facilita el intercambio inmediato de mensajes.

Sistemas para facilitar reuniones - un sistema de conferencias integrado en una sala. Estas salas suelen disponer de un avanzado sistema de sonido y presentacin que permite una mejor interaccin entre participantes en una misma sala o entre salas separadas. Ejemplos de ello son los sistemas de soporte a decisiones. Herramientas de gestin colaborativa que facilitan las actividades del grupo, como por ejemplo:

Calendarios electrnicos - para acordar fechas de eventos automticamente y enviar notificaciones y recordatorios a los participantes. Sistemas de gestin de proyectos - para organizar y hacer seguimiento de las acciones en un proyecto hasta que se finaliza. Sistemas de control de flujo de actividad - para gestionar tareas y documentos en un proceso organizado de forma estructurada (burocracia). Sistemas de gestin del conocimiento - para recoger, organizar, gestionar y compartir varios tipos de informacin. Sistemas de soporte a redes sociales - para organizar las relaciones de colectivos.

Beneficios

 Groupware se puede utilizar para comunicarse, para cooperar y para coordinar. Las actividades de comunicacin y coordinacin de los miembros del equipo son facilitadas por las tecnologas que tienden un puente sobre las diferencias de tiempo, espacio, y el nivel de ayuda del grupo. el groupware estimula la cooperacin dentro de una organizacin y ayuda a las personas a comunicarse y colaborar en proyectos comunes; el groupware coordina gente y procesos; Ahorro en tiempo, ya que no tiene que desplazarse fsicamente su personal hasta una oficina en un lugar fsico especfico. Comunicacin ms estrecha entre los miembros del su equipo de trabajo. Mejor control de las actividades de cada miembro del equipo ya que se tienen evidencias por escrito de las actividades reportes, comentarios, etc. Los reportes de su personal que tiene que visitar a clientes pueden estar el mismo da en su sistema sin que el personal tenga que desplazarse fsicamente hasta la oficina con una prdida considerable de tiempo.

OBJETIVO DEL GROUPWARE O SOFTWARE COLABORATIVO:

El objetivo del software colaborativo es proporcionar a los usuarios las facilidades de comunicacin a d e c u a d a s p a r a g a r a n t i za r q u e l a i n t e r a c c i n s e l l e ve a c a b o d e m a n e r a e f i c i e n t e , m e d i a n t e e l intercambio de conocimientos, ideas, informacin y tareas, con la finalidad ltima de completar los procesos asignados al grupo de trabajo. El Groupware puede ser clasificado de acuerdo con dos aspectos: el tiempo y el espacio. Con relacin al tiempo, el Groupware puede ser:

Con la finalidad de reducir los tiempos de capacitacin de los usuarios, el software colaborativodebe ofrecer una interaccin muy similar a la interaccin directa entre las personas, haciendo uso dela tecnologa multimedia. Adems de esto el software colaborativo debe contar con una memoriag r u p a l q u e p e r m i t a m a n t e n e r l a i n f o r m a c i n d e l g r u p o , c o n l a f i n a l i d a d d e l l e va r u n r e g i s t r o detallado de las actividades y para permitir a un grupo de personas conocer las actividades de cadauno de los miembros del grupo.