Procesos 05/10/12 Manuales: tienen el fin de orientar sobre las caractersticas de esa misma empresa o la manera de desempear sus

funciones. Son el medio de comunicacin que permiten transmitir, registrar informacin etc., por supuesto de una manera organizada y ordenada no? entonces un manual se elabora para satisfacer ciertos objetivos:

Instruir a los miembros de la organizacin acerca de aspectos tales como normas funciones autoridades procedimientos polticas, etc. Precisar las funciones y relaciones que existen de cada unidad administrativa. Con el objetivo de deslindar responsabilidades. Esto es muy utilizado en las empresas sobretodo en las empresas que tienen una estructura muy grande y a lo mejor estn desorganizados o no estn claros los rolles que cumple cada uno de los empleados. Como en IBM como nadie quiere hacer nada uno tiene que ir al manual de procedimiento y decs: Ves esto es lo que tenes que hacer. Proporcionar uniformidad de criterios par a las tareas que se desarrollan. Y cuando digo uniformidad de criterios es una cierta estandarizacin. Es decir que todo el mundo haga la tarea de acuerdo a como est escrito en el manual no como a cada uno se le antoja. Esto se ve reflejado en el manual de procesos por ejemplo cuando uno tiene que hacer un acuerdo con algn cliente se escribe un procedimiento y eso tiene que estar aceptado por el cliente. Servir como medio de integracin y orientacin al personal que ingresa a la compaa. Proporcionar informacin bsica para la planeacin e implementacin de reformas administrativas. Servir como gua de anlisis o revisin de los procedimientos de un sistema. El objetivo es facilitar las labores de auditoria. La toma de decisiones no queda supeditada a la arbitrariedad de cada decisor. Por qu? Porque est escrita en el manual y cuando uno habla de decisiones uno tiene que mirar la poltica de la empresa por ejemplo si yo digo yo quiero comprarle determinado material a un determinado proveedor y quiero que sea ese proveedor entonces yo como decisor que tengo que comprar digo que sea este proveedor y no va a haber otro, bueno eso es una arbitrariedad, normalmente es una arbitrariedad porque? Porque los procedimientos de compra que dice? Que tiene que haber una licitacin etc. etc. entonces para eso est el manual de polticas. Se evitan conflictos y discusiones. Y producen homogeneidad en la ejecucin de las tareas: siempre hablando de los manuales. Si decimos que tiene ventajas tambin hay desventajas: En las empresas pequeas los manuales son poco consultados.

Si el manual no se actualiza pierde la confiabilidad y el mantenimiento es extremadamente costoso. En muchos casos se produce la negativa de ciertos grupos a la utilizacin de los manuales. Incluye solo los aspectos formales de la organizacin.

Distintos tipos de manuales Industriales y operativos: Indica sintticamente como desarrollar utilidades dentro de la industria. Habitualmente tienen un gran grado de detalle y precisin en la forma de describir cmo deben ser desarrollados los productos. Manuales administrativos y de gestin: Se dividen en 3 -Manual de polticas: Principios bsicos que requieran el accionar de los ejecutivos en las operaciones de la empresa para la toma de decisiones. Contiene la directiva de la empresa (misin, visin, etc.). - Manual para especialistas: Estn orientados a alguna disciplina en particular dentro de la organizacin para facilitar el trabajo de la misma. Un manual de especialistas puede ser: el manual de compra, venta, el de administracin de base de datos. Dice como se espera que trabaje el especialista. - Manual del empleado: contiene la informacin que resulta de inters para el personal de la empresa. Cules son los planes de incentivacin o los planes de carrera. Manuales de organizacin Describe la organizacin formal de la empresa. Informando cuales son los objetivos, las funciones, los niveles de autoridad, las responsabilidades, etc. Relacin jerrquica: Ante quien responde? Quienes le responden? Especificaciones adicionales de la posicin que ocupa. Son regulados por las normas IRAM donde se explica en cada caso cuales son los lineamientos para la confeccin de manuales. Contenido - Indice (facilita al usuario encontar la info) - Cuerpo principal

- Redaccin (precisa y uniforme) - Presentacin accesible al usuario. Cuerpo principal (organigrama - va a describir el puesto jerrquico hasta uno determinado). La descripcin deber incluir la misin o la responsabilidad principal. En segundo lugar las funciones Tercero relacin jerrquica, primer punto ante quieran responde, punto dos a que rey corresponde Cuarto especificaciones adicionales de la posicin que ocupa. Son regulados la normas IRAM en el cual se explican el alineamiento de cmo crear manuales. Manual de procedimientos: El manual de procedimientos describe la secuencia de actividades que describe cada circuito administrativo indicando como cuando y donde y quien realiza esas actividades. Un manual de procedimientos es una fuente de informacin que permanentemente actualizada facilita al personal de la empresa la correcta funcin de las actividades. Tiene que estar permanentemente actualizada. Indica aquellas tareas que son rutinarias. Aclarando cuales son los procesos para cumplir algn objetivo especifico. Ventajas: Facilitan la normalizacin de los procesos. Evitando de esta manera las desviaciones, duplicidad de funciones. Eliminando supervisiones excesivas y controles innecesarios. Evita la superposicin de tareas. Permite facilitar la capacitacin y asesoramiento a nuevos empleados. 1) Tiene que contener objetivos. El objetivo de una norma o un procedimiento tiene que sintetizar la finalidad de la norma requerida. Sinttico. Un prrafo. 2) El mbito de aplicacin. En ese mbito de aplicacin tiene que quedar claramente definido cual es el proceso inicial y final del proceso que se trate... 3) Dentro del mbito de aplicacin tenemos los lmites y tenemos los alcances. Un ejemplo de alcance es: El procedimiento si hablamos de una automotriz es el procedimiento de la fabricacin de automviles desde que llega la materia prima hasta que el auto llega al cliente. Ese es el alcance. Sectores que estn afectados en el procedimiento. 4) Formularios nuevos o modificados, hay que enumerarlos.

5) Disposiciones generales donde se incluir cualquier inclusin o disposicin que aclare o ample el detalle de las actividades incluidas. Por ejemplo: Niveles de autorizaciones o por ejemplo enfatizar ciertas caractersticas de la tarea que se realiza. 6) La secuencia de actividades debe realizarse con prrafos simples. Y esos prrafos tienen que ser identificables o sea que de alguna manera hay que codificarlos. Puede ser una numeracin donde el primer digito se indique el sector y en el Segundo digito el prrafo. 7) Anexos: Comnmente son instrucciones de llenado de formularios que es lo que va en cada campo etc.