Captulo 17: Datos relevantes La administracin participativa y el uso de los equipos de trabajo en las bibliotecas.

Sbil Garca Muoz Yolianna Len Santos 8 de noviembre de 2012

Introduccin
Este captulo trata sobre la administracin participativa y sus ventajas. Dado a que la gestin de los equipos de trabajo es cada vez mas popular. Tambin ofrece una visin general de la administracin en un ambiente en equipo.

La administracin participativa involucra a

los empleados en el intercambio de la informacin, la toma de decisiones, la resolucin de problemas, la planificacin de proyectos y la evaluacin de resultados. Las mejores decisiones se toman con la participacin del personal, y el estilo de administracin esto conduce a la satisfaccin en el empleo y a mejores servicios bibliotecarios.

Definiciones
Administracin participativa: un tipo de administracin que se caracteriza por la delegacin de autoridad y poder a los empleados de nivel inferior. Empoderamiento: el proceso de compartir el poder con los empleados.

Seis principios para contribuir con una Sociedad Lgica

Antiguos principios
La organizacin es una fuente secundaria de la ventaja competitiva

Nuevos principios
La organizacin puede ser la ventaja competitiva final.

La burocracia es la mas efectiva.

La alta direccin y los tcnicos expertos deben aportar la mayor parte.

La participacin es la mas efectiva.

Todos los empleados deben aportar un valor aadido significativo.

Los procesos jerrquicos son la clave para la eficacia de la organizacin.

Los procesos laterales son la clave para la eficacia de la organizacin.

Las organizaciones deben ser diseadas en Lar organizaciones deben ser diseadas en torno a sus funciones. torno a sus productos y clientes.

Los gerentes efectivos son la clave para la eficacia de la organizacin.

El liderazgo efectivo es la clave para la eficacia de la organizacin.

Niveles de participacin
1. Los empleados no necesitan estar informados sobre las decisiones , salvo que estas afectn directamente su trabajo. 2. Los empleados son informados despus de que se ha tomado la decisin. 3. Los empleados tienen la oportunidad de expresar su opinin, pero la gerencia toma las decisiones. 4. Los empleados son consultados de manera informal antes de que se tome la decisin. 5. Los empleados deben ser consultados antes de que se tomen las decisiones.

6. Los empleados participan de manera informal con la administracin en la toma de decisiones y en algunos convenios colectivos . 7. Los directivos y empleados toman decisiones conjuntamente. 8. Los empleados tienen la ultima palabra en todas las decisiones.

Equipos de trabajo en las organizaciones

Es una innovacin empresarial que cada vez es mas comn en las organizaciones esto incluye las bibliotecas .

Estas organizaciones estn empleando los equipos para hacer el trabajo que antes lo hacia un individuo y ahora realizan en conjunto.

El uso de los equipos en la biblioteca

Segn una encuesta realizada en el ao 1998 por la Asociacin de Bibliotecas de Investigacin (ARL) a sus miembros los resultados fueron: 1. El 64% de los encuestados reportaron haber tenido al menos un equipo permanente en sus organizacin. 2. El 73% de los encuestados reportaron haber tenido al menos un equipo de proyecto. 3. El 72% de los encuestados informaron haber participado en equipos de trabajo en un periodo menor de los cinco aos. Estos resultados proveen alguna seal del crecimiento en el uso de los equipos de trabajos en las bibliotecas acadmicas grandes.

Algunas definiciones de los equipos

1. Gerencia en equipo: estos equipos son utilizados en las organizaciones, en lugar de utilizar la jerarqua tradicional. 2. Equipo auto-dirigido o auto-gestionado: estos equipos tienen a cargo determinados proyectos o procesos para llevar a cabo sus objetivos.
3. Proyectos en equipos: estos equipos estn constituidos por una cantidad de miembros para trabajar en un proyecto o una tarea especfica. 4. Equipos interfuncionales: estos equipos sus miembros son de diferentes departamento o especializacin. 5. Equipos virtuales: estos equipos tienen miembros en diferentes ubicaciones geogrficas y rara vez se encuentran cara a cara. Estos miembros se comunican a travs de las tecnologas como el internet y videoconferencias.

Diferencia entre los equipos y los grupos

Equipos Grupos

Comparten y se alternan los roles de liderazgo. Comparten autoridades y responsabilidades Tienen responsabilidad individual y en grupo.
Pieden a los miembros que produzcan los resultados en conjunto. Los resultados del trabajo son de forma colectiva. Comparten los resultados y beneficios. Discuten, deciden y comparten el trabajo en conjunto.

Tienen un lder designado. Tienen poco intercambio de autoridad o responsabilidad. Tienen la responsabilidad individual.
Obtienen los resultados producidos por esfuerzo individual Los resultados del trabajo son de forma individual Tienen poco intercambio de resultados y recompensas. Discuten, desiden y delegan el trabajo a un individuo.

Caractersticas de los equipos eficaces

Los equipos mas exitosos demuestran:
1. Habilidades relevantes: los miembros de un equipo tiene que tener las habilidades y las tcnicas interpersonales para que el equipo sea eficaz. 2. Confianza mutua: los miembros del equipo eficaz deben confiar en los dems de su equipo. 3. Tamao apropiado: para que el equipo se eficaz se considera que el equipo debe tener de 5 a 12 miembros. 4. Buena comunicacin: los equipos mas eficaces aprenden a comunicarse entre si.

5. Direccin apropiada: los equipos efectivos tienen lderes que ayudan a alcanzar sus metas. 6. Objetivos claros: los equipos saben cuales son sus objetivos y como medir el progreso hacia las metas establecidas. 7. Lealtad: los miembros del equipo demuestran lealtad a su grupo y estn dispuestos a trabajar duro para lograr sus objetivos.

Etapas de desarrollo de un equipo de trabajo

1. Formacin: Ocurre cuando el equipo se organiza con su propsito, estructura y liderazgo. 2. Cuestionamiento: Los miembros se cuestionan el control y la direccin del equipo. 3. Normalizacin: Donde se desarrolla el sentido de la identidad, propsito, expectaciones y normas con respecto a lo que se espera de cada miembro. 4. Ejecucin: Es cuando el equipo ya esta en pleno funcionamiento. 5. Levantar: Es cuando ya el equipo esta listo y ha completado su tarea y dirige sus esfuerzos a otras tareas.

Pasos bsicos para que el administrador pueda formar sus equipos de trabajo
1. Identifica las competencias cuando asigna los miembros del equipo. 2. Comunica la metas con claridad. 3. Establece fechas lmites y reglas. 4. Involucra a todos los miembros en el proyecto. 5. Mantiene una estructura orientada hacia los resultados. Monitoreando el progreso para ver que todo el mundo este encaminado y fomenta la retro comunicacin frecuente. 6. Provee clima colaborativo y comparte la autoridad. 7. Busca el consenso y acuerdos . 8. Mantiene la motivacin 9. Desarrolla la confianza en si mismo de sus componentes del equipo haciendo que todo miembro sea importante y esencial. 10. Logra que los integrantes del equipo confen en el y lo respeten. 11. Es flexible para los cambios. Tambin provee apoyo exterior y reconocimiento.

Roles que asumen las personas en los equipos de trabajo

Roles orientados hacia la tarea Recopilan informacin, expresan opiniones y sugieren estrategias. Roles para el mantenimiento del equipo de trabajo Armonizan para mantener los conflictos y la tensin a su nivel mnimo.

Se aseguran que la tarea este en progreso. Organizan reuniones y requieren informes peridicos.
Clarifican, toman notas, mantienen records de discusiones y acuerdos.

Se aseguran que cada miembro tiene la oportunidad de expresar opiniones y contribuir.

Estimulan y motivan a todos los miembros del grupo.

Hacen sugerencias, clarifican y evalan. Sirven de enlace para la negociacin y ayudan a mantener los puntos de vista en armona. Clarifican el alcance de los problemas Comprometen y enfatizan la importancia del consenso.

Roles adoptados por algunas personas que impiden el trabajo en equipo

Bloquean las sugerencias y contribuciones de los dems. Son excesivamente agresivos y competitivos. Tambin imponen sus ideas. Rebajan con comentarios las ideas de los dems. Se abstienen de participar de las actividades. Interrumpen hablando con sus compaeros aparte y hablan excesivamente. Hacen payasadas y no toman el trabajo en serio.

Las fortalezas de una administracin participativa

Provee para la complejidad. Consigue q la organizacin alcance sus metas a travs de las actividades realizadas por todos sus componentes. Desarrolla destrezas innovadoras de comunicacin desde la ms alta esfera hasta la ms baja en forma cclica. Prepara la organizacin para los constantes cambios de los tiempos. Ayuda a enfrentar los retos del siglo 21 de manera ligera y diligente.

Referencia
Stueart, R. & Moran, B. (2007). Library and information center management. (7 ed.) Connecticut: Libraries Unlimited.