Livro Cont - Gerencial

Contabilidade Gerencial Inside
ERP
Contabilidade Gerencial Inside
ERP
Ernesto Haberkorn
Contabilidade Gerencial Inside ERP
Autor Ernesto Mrio Haberkorn Capa
Colaborao
Reviso
Dados de Catalogao na Publicao Haberkorn, Ernesto Contabilidade Gerencial Inside ERP So Paulo: 2004. ISBN:
Outras Obras do Autor

Introduo Anlise de Sistemas - 1969 O Computador e Processamento de Dados - 1975 O Computador na Administrao de Empresas - 1985 Clipper - Modelos de Programas - 1990 Delphi 3.0 - Desenvolvendo Aplicaes Comerciais - 1998 Teoria do ERP - 1999 Contabilidade Inside ERP - 2000 Genoma Empresarial - 2001 Gesto Empresarial com ERP - 2003
MICROSIGA Software SA
Av. Braz Leme, 1631 So Paulo - SP CEP 02511-000
Sumrio
Captulo 1 Captulo 2
2.1 2.2 2.3
13 15
Abertura ...................................................... 13
Contabilidade Bsica ..................................... 15

A Empresa ....................................................................... 16 O Controle Contbil ........................................................ 17 Principais Ramos da Contabilidade ............................... 17 2.3.1 Contabilidade Comercial .................................... 17 2.3.2 Contabilidade Industrial .................................... 17 2.3.3 Contabilidade Agrcola ....................................... 18 2.3.4 Contabilidade Bancria ...................................... 18 2.3.5 Contabilidade Pblica ........................................ 18 2.4 Processo Contbil ........................................................... 18 2.4.1 Fatos ................................................................... 18 2.4.2 Escriturao ....................................................... 19 2.4.3 Apurao de Resultado ...................................... 19 2.4.4 Apresentao dos Resultados ........................... 19 2.4.5 Empresas - Classificao .................................... 19 2.5 Quanto aos Setores da Economia ................................... 20 2.5.1 Setor Primrio .................................................... 20 2.5.2 Setor Secundrio ................................................ 20 2.5.3 Setor Tercirio .................................................... 20 2.6 Quanto aos Setores de Atividade ................................... 21 2.6.1 Agrcola .............................................................. 21 2.6.2 Pecuria .............................................................. 21 2.6.3 Industrial ........................................................... 21 2.6.4 Comercial ........................................................... 21 2.6.5 Prestadora de Servios ...................................... 21 2.6.6 Financeira ........................................................... 21 2.6.7 Transportes e Comunicaes ............................ 21 2.7 Quanto Forma .............................................................. 21 2.8 Quanto ao Nmero de Empregados ............................... 22 2.9 Quanto Amplitude ....................................................... 22 2.10 Funcionamento de uma Empresa .................................. 23 2.11 Controlando o Patrimnio ............................................. 24 2.12 Composio do Patrimnio ............................................ 24
Sumrio
VII
2.13 2.14 2.15 2.16 2.17
2.18 2.19 2.20 2.21
2.12.1 Bens .....................................................................24 2.12.2 Direitos ................................................................25 2.12.3 Obrigaes ..........................................................25 Aspectos Qualitativos e Quantitativos - Conceitos ........25 Aspecto Qualitativo .........................................................26 Aspecto Quantitativo ......................................................26 Representao Grfica ....................................................27 2.16.1 Patrimnio Lquido .............................................27 Frmulas da Situao Lquida da Empresa .....................28 2.17.1 Formao do Patrimnio ...................................29 2.17.2 Origem e Aplicao de Recursos ........................29 Balano Patrimonial ........................................................29 Contas 29 Despesas / Receitas ........................................................30 Plano de Contas ..............................................................31 2.21.1 Codificao ..........................................................31 2.21.2 Classificao das Contas .....................................32 2.21.2.1 Contas Patrimoniais ..............................32 2.21.2.2 Contas de Resultado .............................35 2.21.3 Gerencial .............................................................37 2.21.3.1 Tipos de Saldos .....................................37 2.21.3.2 Rateios ..................................................38 2.21.4 Escriturao - Onde Escriturar? ..........................38 2.21.4.1 Livro Dirio ...........................................38 2.21.4.2 Livro Razo ...........................................39
Captulo 3
3.1 3.2 3.3 3.4 3.5
41
Documentos ................................................. 41
Ttulo de Crdito .............................................................41 Promessa de Crdito .......................................................42 Ttulos : Portador e Nominativo .....................................42 Principais Atos Cambirios .............................................42 Principais Ttulos de Crditos ........................................43 3.5.1 Cheque ................................................................43 3.5.1.1 Sacador, Sacado e Tomador ....................44 3.5.1.2 Modo de Circulao de Cheques ............44 3.5.1.3 Cheque Pr-datado .................................45 3.5.1.4 Cheque Cruzado .....................................45 3.5.1.5 Cheque Administrativo ...........................46 3.5.2 Duplicata .............................................................46 3.5.3 Nota Promissria ................................................48 3.5.4 Nota Fiscal ...........................................................49
VIII
Gesto Empresarial com ERP
Captulo 4
4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6
51
Rateios, Variao ......................................... 51

Custos (Rateios) .............................................................. 51 Custos e Despesas .......................................................... 52 Variao Cambial ........................................................... 54 Correo Monetria ........................................................ 55 FASB / Correo Integral ................................................ 55 Oramento ...................................................................... 58
Captulo 5
5.1 5.2 5.3
61
Mtodo das Partidas ...................................... 61

Dbito e Crdito .............................................................. 62 O Primeiro Lanamento .................................................. 64 Os Quatro Tipos de Lanamentos .................................. 65 5.3.1 Lanamento SIMPLES .......................................... 65 5.3.2 Lanamento DIVERSOS DBITOS ....................... 65 5.3.3 Lanamento DIVERSOS CRDITOS ...................... 66 5.3.4 Lanamento DIVERSOS DBITOS COM ................ DIVERSOS CRDITOS .......................................... 66
Captulo 6
6.1 6.2
67
Escriturao ................................................ 67
Onde Escriturar ? ........................................................... 67 Como Efetuar os Acertos no Livro Dirio ....................... 68
Captulo 7
7.1
75
Lanamentos Especiais .................................. 75

Contabilizao de Juros ................................................. 75 7.1.1 Quando a empresa recebe juros (Receita) ......... 75 7.1.2 Quando a empresa paga juros (Despesa) .......... 76 Contabilizao de Descontos ......................................... 76 7.2.1 Descontos Obtidos ............................................. 77 7.2.2 Descontos Concedidos ...................................... 77 Tributos .......................................................................... 77 7.3.1 Principais Espcies de Tributos ........................ 78 7.3.1 Elementos da Obrigao Tributria ................... 78
7.2
7.3
Sumrio
IX
7.3.3
7.3.4
Competncia Tributria ......................................79 7.3.3.1 Impostos da Unio Impostos sobre: ....79 7.3.3.2 Impostos dos Estados e Distrito Federal Impostos sobre: ......................................79 7.3.3.3 Impostos dos Municpios Impostos .... sobre: ......................................................80 Lanamentos de Impostos e Contribuies ....... Incidentes Sobre as Vendas ................................82 7.3.4.1 ICMS Imposto Sobre Circulao de ...... Mercadoria e Prestao de Servios .......82
Captulo 8
8.1 8.2 8.3 8.4
87
Relatrios .................................................... 87
Razonetes ........................................................................87 Balancete de Verificao ..................................................88 Resultado do Exerccio ....................................................89 Balano Patrimonial ........................................................90
Captulo 9
9.1 9.2 9.3 9.4
91
Instalao e Utilizao de ............................... 91

Como Iniciar ....................................................................92 Verificao e Anlise das Tabelas e Arquivos por meio de Consultas Genricas .......................................................97 O Plano de Contas ...........................................................99 Histrico Padro ..............................................................101
Captulo 10
103
Simulao Contbil e Gerencial ......................103

10.1 Estudo de Caso ................................................................103 10.3 Orientao para o Estudo de Caso ..................................108 10.3.1 Ambiente Contbil Informatizado ......................109 10.3.2 Calendrio Contbil ............................................109 10.3.3 Oramento ..........................................................111 10.3.4 Lanamentos contbeis ......................................113 10.3.5 Lanamentos Simples .........................................114 10.3.6 Lanamentos Compostos ...................................118 10.4 Rateios ............................................................................122 10.4.1 Tipos de Rateios .................................................122 10.4.2 Lanamentos com Rateios de Vrios Nveis .......123
10.4.3 Rateios em Centros de Custos Diretos e Centros de Custos Indiretos ........................................... 126 10.4.4 Cadastro de Rateios ........................................... 127 10.4.5 Lanamentos com Rateios em Centros de .... Custos Diretos e/ou Indiretos ........................... 128 10.4.6 Transferncia das Despesas dos Centros de .... Custos Indiretos para os Centros de Custos .... Diretos ................................................................ 132
Captulo 11
11.1 11.2 11.3 11.4 11.5
139
Relatrios e Demonstrativos ...........................139

Relatrios Comparativos ................................................ 139 Emisso do Dirio ........................................................... 143 Emisso do Razo ........................................................... 144 Emisso de Balancete ..................................................... 145 Emisso de Demonstrativos/Balano Patrimonial ......... 147 11.5.1 Cadastramento da Viso Gerencial .................... 147 11.5.2 Cadastramento do Livro .................................... 150 11.5.3 Emisso da Demonstrao do Resultado do ..... Exerccio ............................................................. 151
Referncias Bibliogrficas
155
Sumrio
XI
XII
Captulo 2
Contabilidade Bsica
Nosso objetivo conhecer a contabilidade de forma conceitual e prtica. Antes de iniciarmos os conceitos da contabilidade, vamos falar um pouco da sua existncia. No momento em que o homem necessitou controlar seu patrimnio, atribuindo valor como forma de mensurar sua riqueza, a contabilidade assume um grande papel como cincia na humanidade. Observamos, porm, que esta riqueza mensurada por diversos valores patrimoniais, atravs de BENS, DIREITOS E OBRIGAES. Em 1494, um frade de nome Luca Pacioli, desenvolveu a contabilidade de uma maneira fcil de ser escriturada. Todo registro contbil ser realizado quando existir um comprador e um vendedor. Faz-se tambm escriturao quando houver troca de valores patrimoniais ou transferncias: Entradas e Sadas de Valores. Em inmeros livros podemos obter informaes conceituais sobre contabilidade, no desprezamo-las e acrescentamos: Contabilidade a cincia que trata das escrituraes patrimoniais das empresas. A contabilidade integra, hoje, um setor muito importante do conhecimento. Ela necessria para dispor recursos que permitem registrar dados (fatos), levantar posies e apresentar demonstraes do resultado
Contabilidade Bsica
15
da gesto das empresas e informaes necessrias para tomadas de decises. Desta forma planos e suposies ficam fora da contabilidade. Seu objetivo principal no conjeturar e sim registrar fatos j ocorridos.
2.1
A Empresa
Para definir o que uma empresa, primeiramente vamos entender seu objetivo. Por que, voc abriria uma empresa? A idia principal ganhar dinheiro com esta atividade, no interessando o ramo de atividade. Depois de um trabalho de marketing, a escolha definitiva atravs de um projeto comear as atividades. Observe que esta a primeira idia. Para que exista lucro, a empresa deve produzir. Esta a segunda. Com a produo, gerar lucro a terceira etapa. Definiremos ento: empresa uma unidade de produo com fins lucrativos ou no. O final da frase anterior lhe preocupa? Vejamos: a empresa pode ser uma entidade filantrpica, beneficente, sociedade de amigos, fundao etc. Estas empresas no tm como objetivo gerar lucro, porm, so empresas, possuem registros legais e pessoas responsveis para represent-las. O objetivo principal destas proporcionar benefcios voltados para a sociedade como um todo ou para alguma razo especfica. Trataremos ento, da contabilidade associada a empresa com fins lucrativos.
16
Contabilidadade Inside ERP
2.2
O Controle Contbil
Este controle importante. No sendo feito, poder acarretar prejuzos financeiros, problemas com autuaes (multas) fiscais, m repercusso para o seu negcio, alm de dificuldades na deteco e soluo de problemas. Atravs da contabilidade os administradores de uma empresa conseguem ter uma viso macro de seus negcios. Pois, sem os registros contbeis h uma grande probabilidade da viso administrativa se concentrar em determinados focos, colocando toda a empresa em risco. O desenvolvimento econmico de um pas requer trabalho de profissionais com conhecimentos especficos em contabilidade. Assim, milhares de auxiliares de contabilidade, contadores, economistas, analistas, auditores, consultores e administradores com especializao em contabilidade, trabalham na rea contbil de diversas empresas pblicas e privadas. Os auxiliares de contabilidade podem exercer as funes de classificadores e conciliadores contbeis. Preferencialmente devem ter formao em contabilidade de nvel mdio. Os demais profissionais, contadores, analistas, auditores, devero possuir curso de Cincias Contbeis em nvel superior e CRC (Conselho Regional de Contabilidade) para assinatura de relatrios gerenciais obrigatrios por lei. Com o desenvolvimento das atividades empresariais, surgiram vrias especializaes dentro da contabilidade. Vamos conhec-las.
2.3 2.3.1 2.3.2
Principais Ramos da Contabilidade Contabilidade Comercial Contabilidade Industrial
Utilizada pelas empresas comerciais.
Tem o objetivo de controlar e fornecer informaes contbeis sobre a produo e comercializao de bens.
Contabilidade Bsica
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2.3.3
Contabilidade Agrcola
Criada para atender especificamente as empresas agrcolas, uma das mais simples, mas nem por isso deixa de ter a exatido exigida em outras especializaes da Contabilidade.
2.3.4
Contabilidade Bancria
Utilizada pelas empresas do chamado mercado de capitais, segue padres fixados pelo prprio Governo, visando a unificao de dados de modo a agilizar as informaes sobre as atividades das instituies bancrias e financeiras.
2.3.5
Contabilidade Pblica
Controla os recursos empregados no desenvolvimento econmico e social. Pelas caractersticas peculiares das entidades pblicas, necessrio contabilizar todas as atividades que elas desenvolvem. Essas atividades visam mais os aspectos de desenvolvimento social e econmico e no tm necessariamente o lucro como objetivo. Mas, ao mesmo tempo, sendo difcil apurar os resultados do desenvolvimento econmico e social, torna-se necessrio um controle maior dos recursos nele empregados. Controlar o objetivo da Contabilidade Pblica. Estes foram os principais ramos da contabilidade mas, onde se inicia e finaliza a contabilidade?
2.4
Processo Contbil
Inicia-se atravs dos FATOS, que so as situaes do cotidiano da empresa.
2.4.1
18
Fatos
Compras Vendas
Pagamentos Recebimentos
2.4.2

Escriturao
Dirio Razo Caixa Contas Correntes
2.4.3
Apurao de Resultado
Voc precisa saber: A empresa est apresentando Lucro ou Prejuzo?
Lucro Prejuzo
2.4.4
Apresentao dos Resultados
Apresentar os resultados por perodos de tempo para que constantemente seja avaliada a empresa atravs de relatrios, tais como:
Balano Patrimonial Demonstrao de Resultado do Exerccio Demonstrao de Lucros ou Prejuzos Acumulados Demonstrao das Mutaes do Patrimnio Lquido Demonstrao das Origens e Aplicaes de Recursos
2.4.5
Empresas - Classificao
Vimos ento, que uma empresa uma unidade de produo com fins lucrativos ou no. uma combinao de trabalho, capital e recursos naturais,
Contabilidade Bsica
19
destinada produo de mercadorias e/ou servios, constituda para desenvolver determinada atividade econmica, visando principalmente o lucro. Uma empresa no formada somente de recursos materiais (dinheiro, mquinas, equipamentos etc.), mas tambm de recursos humanos, as pessoas que vo trabalhar para que o objetivo da empresa seja alcanado. Quando uma empresa constituda, escolhe-se o ramo de atividade em que ela ir atuar, qual ser sua forma de atuao, quantidade de empregados necessria para o funcionamento, seu tamanho, enfim como ser esta empresa, como podemos classific-la perante o mercado? Deixaremos mais claro no tpico seguinte.
2.5 2.5.1
Quanto aos Setores da Economia Setor Primrio
Quanto ao setor da economia a empresa pode enquadrar-se como:
Quando atuar em atividades ligadas explorao de recursos naturais. Por exemplo: agricultura, pecuria, reflorestamento, pesca etc.
2.5.2
Setor Secundrio
Quando a empresa transforma os recursos naturais obtidos no setor primrio, atravs da industrializao em matrias-primas ou produtos acabados, destinando-os ao consumo. Exemplo: indstrias de alimentos, de medicamentos, de construo civil etc.
2.5.3
Setor Tercirio
Quando a empresa nada produz, mas presta servios, colocando disposio do consumidor os bens produzidos pelas empresas dos setores primrio e secundrio. Exemplo: comrcio em geral, escolas, hospitais, empresas de
20
comunicao, de sade etc.
2.6 2.6.1
Quanto aos Setores de Atividade Agrcola
Quanto ao setor de atividade a empresa pode ser:
Destinada explorao de produtos hortifrutigrangeiros e da agricultura, tais como as culturas de gros, algodo etc.
2.6.2
Pecuria
Destinada criao de animais, como carneiros, bois, cavalos, porcos, aves etc.
2.6.3
Industrial
Dedica-se atividade de extrao de caa, pesca, minerao, vegetao, transformao, construo civil, utilidade pblica etc.
2.6.4 2.6.5
Comercial Prestadora de Servios
Empresa que compra e vende mercadorias.
Oferece servios aos consumidores, como hotis, diverses, turismo, hospitais, escolas, escritrios etc.
2.6.6 2.6.7
Financeira Transportes e Comunicaes
Bancos, companhias de seguros, financiadoras etc.
Empresas areas, rodovirias, ferrovirias ou martimas e as empresas de correios, rdio, televiso etc.
2.7
Quanto Forma
Quanto forma podemos dividir as empresas em:
Contabilidade Bsica
21
Privada ou Particular Quando o capital que permite a existncia e manuteno da empresa vem de particulares. Elas podem ser:
Empresa individual ou firma individual Quando somente uma pessoa responsvel pela empresa assumindo os deveres e direitos da mesma. Sociedade Quando duas ou mais pessoas dividem as responsabilidades e os riscos dos negcios. Pblica Quando o capital investido vem do governo. So conhecidas como empresas estatais ou governamentais e geralmente exercem funes de carter coletivo ou de utilidade pblica. Podem ser federais, estaduais ou municipais.
Mista Quando a participao no capital da empresa estiver dividida entre organismos pblicos e privados.
2.8
1) 2) 3) 4)
Quanto ao Nmero de Empregados

Artesanais At 4 empregados Pequenas De 5 a 99 empregados Mdias Grandes De 100 a 499 empregados Acima de 500 empregados
2.9
Quanto Amplitude
De acordo com a estrutura e a capacidade do patrimnio das empresas, elas podem ser: 1) Pequenas empresas ou microempresas com pequeno capital ou individual.
22
2)
Mdias empresas Capital suficiente para gerar um bom movimento econmico. Grandes empresas Empresas que possuem grandes capitais e so capazes de produzirem em grande escala. Multinacionais Grandes empresas que operam em vrios pases.
3)
4)
2.10
Funcionamento de uma Empresa
O primeiro passo para um bom funcionamento de uma empresa que a legalidade das exigncias fiscais tenha sido cumprida junto aos rgos competentes. muito importante que se enxergue a empresa como um todo. No somente uma poro de dinheiro, papis, mercadorias. formada por pessoas que sero as responsveis pelo bom andamento da empresa. O empresrio deve procurar formar uma boa equipe, que unida e bem entrosada, trabalhar com seriedade e vontade, trazendo benefcios para todos. Para que a empresa funcione bem, trazendo ao empresrio o retorno desejado, preciso que haja uma boa organizao. Inicialmente, das tarefas a serem cumpridas na empresa, para que o tempo disponvel seja utilizado pelos funcionrios de maneira a evitar desgastes ou prejuzos. A organizao e o relacionamento em sintonia entre os funcionrios caracterizam o bom andamento das tarefas, objetivos, evitando assim os desgastes ou prejuzos. Adote o hbito de utilizar uma agenda para organizar seus compromissos e tarefas dirias. Da boa relao existente entre os membros da empresa, depende tambm o sucesso e crescimento da mesma. Para que a empresa cresa necessrio que se saiba a cada dia, de onde vem, como est e para onde vai, em termos financeiros.
Contabilidade Bsica
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2.11
Controlando o Patrimnio
Voltamos ento ao nosso conceito de Contabilidade: Vimos que ela uma cincia que vai registrar, avaliar e controlar o Patrimnio da empresa. Patrimnio o conjunto de Bens, Direitos e Obrigaes de uma pessoa (fsica ou jurdica) avaliado em moeda. No sentido contbil, o Patrimnio expressa, em um dado momento, o conjunto de bens, direitos e obrigaes de uma empresa ou entidade.
2.12 2.12.1
Composio do Patrimnio Bens
Bem tudo aquilo capaz de satisfazer as necessidades humanas da empresa para seu funcionamento e que pode ser avaliado economicamente, que tenha valor de troca ou venda. Por exemplo: uma mquina, um carro, dinheiro, jias, terrenos, computador, prateleiras, mercadorias etc. Podemos dividir os bens em:
Bens Mveis: so aqueles que podem ser levados de um lugar a outro sem perder suas caractersticas. Exemplo: mveis, veculos, alimentos etc.
Bens Imveis: so aqueles que no podem ser movidos sem perderem suas caractersticas. Exemplo: casas, edifcios, terrenos etc.
Bens Materiais: so bens que possuem matria, podem ser tocados. Por exemplo: mquinas, instalaes, mercadorias, equipamentos etc.
24
Bens Imateriais: so bens que no podem ser tocados, mas tm valor de troca ou venda. Exemplo: marcas, patentes, direitos autorais, aes etc.
2.12.2
Direitos
Direitos so valores que a empresa tem a receber de terceiros. Na Contabilidade, os direitos aparecem geralmente com seus nomes seguidos da expresso a Receber. Como exemplo temos: Aluguis a Receber, Duplicatas a Receber, Promissrias a Receber etc.
2.12.3
Obrigaes
Obrigaes so valores que a empresa assumiu, comprometendo-se a pag-las a terceiros. Na Contabilidade, as obrigaes aparecem com o nome do elemento seguido da expresso a Pagar. Exemplo: Duplicatas a Pagar, Impostos a Pagar, Salrios a Pagar etc.
2.13
Aspectos Qualitativos e Quantitativos Conceitos
O aspecto qualitativo est em classificar os nomes das contas contbeis, a relao do Plano de Contas que a empresa vai utilizar. Cabe salientar que para cada empresa, ramo de atividade e grandeza, o plano de contas difere. Porm, seguem alguns critrios que veremos a seguir. Quanto forma quantitativa, est relacionado ao valor de cada conta, o saldo.
Contabilidade Bsica
25
2.14
Bens
Aspecto Qualitativo
Dinheiro Veculos Mquinas Direitos Duplicatas a Receber Promissrias a Receber Obrigaes Duplicatas a Pagar Impostos a Pagar
2.15
Bens
Aspecto Quantitativo
Dinheiro Veculos Mquinas Direitos Duplicatas a Receber Promissrias a Receber Obrigaes Duplicatas a Pagar Impostos a Pagar
R$ 5.000,00 R$ 50.000,00 R$ 10.000,00
R$ 3.000,00 R$ 2.000,00
R$ 8.000,00 R$ 500,00
26
2.16
Representao Grfica
A representao grfica representada em forma de T . O lado esquerdo ser positivo e o lado direito negativo. O lado esquerdo chamamos de ATIVO e o direito PASSIVO. No Ativo esto os BENS e os DIREITOS e, no Passivo esto as OBRIGAES, conforme o exemplo a seguir:
At aqui voc j conseguiu assimilar o que Ativo e Passivo e onde sero relacionados os elementos representativos dos Bens, Direitos e Obrigaes. Vamos verificar o aspecto quantitativo do Patrimnio, ou seja a quantidade de cada um desses componentes patrimoniais, que representada monetariamente. Para que a representao grfica do Patrimnio seja completa temos de representar os elementos que a compem com seus valores. Com isto voc vai conhecer um novo grupo de elementos que far parte da representao grfica: o Patrimnio Lquido.
2.16.1
Patrimnio Lquido
O Patrimnio Lquido o quarto grupo de elementos que, juntamente com os Bens, Direitos e Obrigaes completar a Representao Grfica do Patrimnio. Com isto o lado esquerdo (Ativo) ser igualado ao lado direito (Passivo) dando representao uma forma de equao. Para melhor compreenso do que seja o Patrimnio Lquido, vamos primeiramente estudar as Situaes Patrimoniais.
Contabilidade Bsica
27
2.17
Frmulas da Situao Lquida da Empresa
Vamos supor a seguinte situao em determinada empresa: Bens Caixa Mveis e Utenslios Estoque de Mercadorias Total dos Bens Direitos Duplicatas a Receber Promissrias a Receber Total dos Direitos Obrigaes Salrios a Pagar Impostos a Pagar Total das Obrigaes R$ R$ R$ 25,00 15,00 40,00 R$ 100,00 R$ 80,00 R$ 180,00 R$ 150,00 R$ R$ 50,00 80,00
R$ 280,00
Para que possamos obter a SITUAO LQUIDA da empresa basta efetuar a seguinte frmula: SL = Bens + Direitos Obrigaes. Quando o resultado desta operao der positivo chamaremos de situao lquida superavitria, quando negativo chamaremos de deficitria e, quando o resultado for igual a zero (0) chamaremos de nula.
28
2.17.1
Formao do Patrimnio
O patrimnio formado pelo Capital, Lucros ou Prejuzos Acumulados e Reservas.
2.17.2
Origem e Aplicao de Recursos
Capital Total o Capital que est disposio da empresa, representando os recursos que possui. O Ativo mostra a aplicao destes capitais, ou onde a empresa aplicou os recursos originados pelo Passivo. Passivo Origem dos recursos, representa as obrigaes que a empresa possui. Capital Prprio Obrigaes para com os scios. Pertence aos proprietrios da empresa. Ativo a aplicao de recursos. Todo o capital foi aplicado no Ativo. por este motivo que sempre se verifica a igualdade entre o Ativo e o Passivo. Somente poder ser aplicado aquilo que se tem ou foi investido.
2.18
Balano Patrimonial
O Balano Patrimonial o resumo de todos os eventos, o resultado final sobre tudo que aconteceu durante um determinado perodo. Normalmente as empresas divulgam estes resultados (obrigatrio por lei) semestral ou anualmente, dependendo do ramo de atividade. As contas envolvidas so somente as PATRIMONIAIS (Ativo e Passivo).
2.19
Contas
o nome dado ao elemento que armazenar os registros dos fatos financeiros ocorridos na empresa, identificando os Bens, Direitos, Obrigaes, Patrimnio Lquido ou, variao patrimonial: Despesas e Receitas.
Contabilidade Bsica
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O nome de cada conta ser permanente e identificar a natureza dos fatos que ela representa. Exemplo:
Conta Caixa: representa a movimentao, (entrada e sada) de dinheiro. Conta Duplicatas a Receber: registra o dinheiro da empresa que se encontra depositado nas vendas a prazo.
Podemos classificar as contas em dois grupos: 1. Contas Patrimoniais: so as contas que representam os Bens, os Direitos, as Obrigaes e o Patrimnio Lquido da empresa. As contas representativas dos bens e Direitos sero denominadas Contas Ativas e as contas representativas das Obrigaes e do Patrimnio Lquido sero denominadas Contas Passivas. Nas Contas Patrimoniais so registrados os fatos permutativos da empresa. 2. Contas de Resultado : so contas que aparecem nos demonstrativos da empresa durante todo o exerccio social, exceto no balano Patrimonial. Encerram-se no final do exerccio para que se possa apurar o resultado da empresa, ou seja, o Lucro ou Prejuzo. Dividem-se em Contas de Despesas e Contas de Receitas.
2.20
Despesas / Receitas
Contas destas naturezas no pertencem ao patrimnio da empresa. Despesas se originam do consumo de Bens ou utilizao de servios. Exemplo: gua e Esgoto; Caf e Lanches; Despesas Bancrias etc. Receitas so provenientes da venda de Bens e da prestao de servios. Normalmente aparecem em menor nmero que as Despesas.
30
Exemplo: Aluguis Ativos; Descontos Obtidos; Juros Ativos; Vendas; Receitas de Vendas etc.
2.21
Plano de Contas
uma relao de todas as contas previstas pelo setor contbil da empresa como necessrias aos registros contbeis. O Plano de Contas destina-se a orientar o registro das operaes da empresa, sendo um importante instrumento de consulta dos profissionais de contabilidade. Cada empresa deve elaborar o seu Plano de Contas de acordo com seus interesses e necessidades, obedecendo legislao pertinente. Atualmente a elaborao do Plano de Contas deve obedecer s disposies contidas na Lei n 6.404 de 15 de dezembro de 1976 (Lei das Sociedades Annimas).
2.21.1
Codificao
A codificao facilita o profissional a trabalhar com as diversas contas existentes. Portanto, vamos utilizar a seguinte codificao: 1. 2. 3. 4. Ativo Passivo Despesas Receitas
Obs.: Este apenas um modelo de Plano de Contas.
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2.21.2
Classificao das Contas
Contas Patrimoniais 1. Ativo 2. Passivo Contas de Resultados 3. Despesas 4. Receitas Apurao de Resultado
2.21.2.1 Contas Patrimoniais

1.0.00.00.00 Ativo 1.1.00.00.00 1.1.01.00.00 1.1.01.01.00 1.1.01.01.01 1.1.01.02.00 1.1.01.02.01 1.1.02.00.00 1.1.02.01.00 1.1.02.01.01 1.1.02.02.00 1.1.02.02.01 1.1.02.02.02 1.1.02.02.03 Estoque Estoque de Produtos Acabados Estoque de Mercadorias Crditos com Mercadorias ICMS a Recuperar PIS a Recuperar COFINS a Recuperar Ativo Circulante Disponvel Caixa Geral Caixa Bancos Conta Movimento Banco do Brasil S/A
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1.1.03.00.00 1.1.03.01.00 1.1.03.01.01 1.2.00.00.00 1.2.01.00.00 1.2.01.01.00 1.2.01.01.01 1.2.01.01.02 1.2.01.01.03 1.2.01.01.04 1.2.01.01.05 1.2.01.02.00 1.2.01.02.01 1.4.00.00.00 1.4.01.00.00 1.4.01.01.00 1.4.01.01.01 1.4.01.01.02 1.4.01.02.00 1.4.01.02.01
Direitos Realizveis Valores a Receber Duplicatas a Receber Ativo Permanente Bens em Operao Bens Tangveis Imveis Instalaes Mquinas e Equipamentos Veculos Computadores (-) Depreciao/Amort./ Exausto (-) Depreciao Acumulada Ativo Diferido Despesas Diferidas Seguros Seguros a Amortizar Seguros Amortizados Frias Adiantamento de Frias
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2.0.00.00.00 Passivo 2.1.00.00.00 2.1.01.00.00 2.1.01.01.00 2.1.01.01.01 2.1.01.02.00 2.1.01.02.01 2.1.01.02.02 2.1.01.02.03 2.1.01.03.00 2.1.01.03.01 2.1.01.03.02 2.1.01.04.00 2.1.01.04.01 2.1.01.04.02 2.1.01.04.03 2.1.01.04.04 2.1.01.04.05 2.1.01.04.06 2.1.01.04.07 2.1.01.04.08 Passivo Circulante Valores a Pagar Obrigaes com os Scios Dividendos a Pagar Obrigaes com Folha de Pagamento Salrio Lquido a Pagar Proviso para 13 Salrio Salrio de Frias Lquido a Pagar Obrigaes com Terceiros Duplicatas a Pagar Contas a Pagar Obrigaes Fiscais ICMS a Recolher PIS a Recolher COFINS a Recolher ISS a Recolher INSS a Recolher IRRF a Recolher FGTS a Recolher IRPJ a Recolher
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2.1.01.04.09 2.2.00.00.00 2.2.01.00.00 2.2.01.01.00 2.2.01.01.01 2.2.02.00.00 2.2.02.01.00 2.2.02.01.01 2.2.03.00.00 2.2.03.01.00 2.2.03.01.01 2.2.03.01.02 2.2.03.02.00 2.2.03.02.01
Contribuio Social a Recolher Patrimnio Lquido Capital Integralizado Capital dos Scios Capital Social Reserva de Capital Reserva para Aumento de Capital Reserva Legal Lucros e Perdas Do Exerccio Resultado do Exerccio Dividendos a Pagar Acumulados (+)Lucros ou (-)Prejuzos
2.21.2.2 Contas de Resultado

3.0.00.00.00 Despesas 3.1.00.00.00 3.1.01.00.00 3.1.02.00.00 3.1.03.00.00 3.1.04.00.00 Despesas Operacionais Custo das Mercadorias Vendidas Despesas com Frias Despesas com ISS Despesas com Combustveis
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3.1.05.00.00 3.1.06.00.00 3.1.07.00.00 3.1.08.00.00 3.1.09.00.00 3.1.10.00.00 3.1.11.00.00 3.1.12.00.00 3.1.13.00.00 3.1.14.00.00 3.2.00.00.00 3.2.01.00.00 3.3.00.00.00 3.3.01.00.00 3.3.02.00.00 4.0.00.00.00 Receitas 4.1.00.00.00 4.1.01.00.00 4.1.02.00.00 4.2.00.00.00 4.2.01.00.00
Despesas com gua e Esgoto Despesas com Energia Eltrica Despesas com Telefone Despesas com Depreciao Despesas com Seguros Despesas com Salrios Despesas com INSS Despesas com FGTS Despesas com 13 Salrio Transferncia entre Centros de Custos Despesas Administrativas Juros Passivos Transferncias de Rateios Rateios Recebidos Rateios Enviados
Receitas Operacionais Vendas de Mercadorias Receitas de Servios Receitas Administrativas Descontos Obtidos
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2.21.3
Gerencial
Outros planos podem ser elaborados para auxiliar em um controle mais detalhado de alguns lanamentos, valores ou saldos. Estes planos permitem uma viso gerencial que possibilitam consolidar um conjunto de contas contbeis ou at mesmo a elaborao de demonstrativos diversos de forma prtica e flexvel. Cada viso em particular incorpora uma srie de entidades que descrevem as regras a serem aplicadas com base nos saldos das contas do plano contbil para obter um resultado especfico. As vises gerenciais, por sua vez, so utilizadas na formao dos livros que podem espelhar, por exemplo, a Demonstrao do Resultado do Exerccio, a Demonstrao de Lucros ou Prejuzos Acumulados, a Demonstrao da Mutaes do Patrimnio Lquido, a Demonstrao das Origens e Aplicaes de Recursos e etc.
2.21.3.1 Tipos de Saldos

Os tipos de saldos possibilitam a manuteno, controle e acompanhamento de valores, saldos e at mesmo fatos simultaneamente com os controles contbeis efetivos. Os tipos de saldos classificam este controle e acompanhamento sob diferentes aspectos: Orado; Real; Previsto; Gerencial; Empenhado; Pr-Lanado;
Esta classificao preponderante para consolidar informaes utilizando a mesma estrutura contbil para os diversos relatrios demonstrando, por exemplo, um recurso financeiro orado x realizado.
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2.21.3.2 Rateios
Outro aspecto relevante dentro de uma contabilidade gerencial o detalhamento dos fatos contbeis em um conjunto de entidades que representem de forma mais apropriada a origem ou destino dos recursos. Estas entidades podem ser agrupadas em planos identificados como planos de rateios. Estes planos aplicam-se adequadamente para a rea de custos os quais podem ser classificados sob 3 enfoques independentes, por exemplo: - Centros de Custos; - Itens Contbeis; - Classes de Valores. Cada um destes enfoques mantm uma estrutura de contas semelhante ao plano contbil e podem ser utilizados para o rateio de despesas ou mesmo para as prprias receitas.
2.21.4
Escriturao - Onde Escriturar?
uma tcnica contbil que consiste em registrar em livros prprios todas as ocorrncias administrativas da empresa.
2.21.4.1 Livro Dirio

Obrigatrio pela legislao fiscal. Nele so registradas diariamente todas as operaes que afetam a situao patrimonial da empresa. O livro dirio deve ser encadernado com folhas numeradas em seqncia, tipograficamente, deve conter termo de abertura e de encerramento e Registro do Comrcio submetendo-o a autenticao (autenticado no Registro de Comrcio). Obs.: Os registros contbeis que doravante chamaremos de lanamentos, contm cinco elementos bsicos: 1 - Local e Data 2 - Conta a ser Debitada 3 - Conta a ser Creditada 4 Histrico 5 - Valor
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2.21.4.2 Livro Razo

um livro onde se registra o movimento de todas as Contas, por suas denominaes. Pode-se conhecer o total de operaes de um elemento especfico do Patrimnio e tambm das contas que lhe trazem variaes. O Razo um dos relatrios mais utilizados para conferncias e validaes contbeis. Podemos associ-lo a um extrato da conta contbil, onde temos saldo inicial, suas movimentaes (dbitos e crditos) e seu saldo final.
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40
Captulo 9
Instalao e Utilizao de Sistema Contbil Informatizado

Vamos iniciar agora o exerccio prtico, para melhor entender o mecanismo contbil, em especial quando for informatizado. No CD que acompanha o livro encontram-se os arquivos necessrios para a realizao do exerccio proposto, inclusive um executvel com os programas. A instalao do programa contido neste CD cria alguns atalhos no desktop identificado como Gesto Empresarial com ERP, dentro da pasta caso contbil: MP 8 Server - cone que representa o atalho com link para o arquivo responsvel pela inicializao do servidor do sistema e os parmetros necessrios para atender as definies de conexo e de ferramentas utilizadas em conjunto com o sistema. MP Remote - cone que representa o atalho com link para o arquivo que contm as informaes de conexo entre a estao e o servidor, contendo os parmetros de conexo dos softwares associados a serem utilizados, que sero verificados e validados pelo servidor.
A utilizao do sistema ser realizada em ambiente local, ou seja, o servidor e o cliente funcionando em um mesma estao. Neste caso, inicialmente, dever ser ativada a parte do sistema relativa ao
91
servidor e logo aps a parte do sistema relativa ao cliente.
9.1 Como Iniciar

1. 2. Dicas
Uma tela de ativao do MP8 Server apresentada; Na ativao da parte do sistema relativa ao servidor podero ser observados os protocolos e as portas utilizadas para a comunicao e a verso do sistema identificada na Build; A tela apresentada com a ativao da parte do sistema relativa ao servidor no poder ser finalizada, apenas minimizada enquanto estiver sendo utilizado o sistema. Para finalizar a parte do sistema relativa ao servidor, dever ser pressionado CTRL C e em seguida a confirmao da finalizao informando YES ou SIM.
D um duplo click no link MP8 Server; Minimize a tela MP8 Server;
3. 4.
D um duplo click no link MP8 Remote para iniciar o Sistema; Verifique os parmetros apresentados na tela a seguir:
92
Contabilidade Inside ERP
Dicas
Programa Inicial o parmetro que representa a nomenclatura do Sistema. Os Sistemas Microsiga iniciam por SIGA somado ao nome abreviado do Sistema, onde podemos verificar, neste caso, a sigla MDI correspondente a nova interface implentada na verso 8.11, constituindo SIGAMDI. Comunicao no Cliente o parmetro que identifica qual o protocolo utilizado para comunicao com o Servidor; Ambiente no Servidor o parmetro que identifica o ambiente que ser utilizado no Sistema. atravs deste parmetro que o Advanced Protheus permite a utilizao de diversos ambientes de acordo com a necessidade;
5.
Mantenha o Ambiente no Servido Environment e tecle
93
6.
Digite a senha erp, confirme a inicializao do sistema pressionando o boto e o sistema apresenta uma tela solicitando um conjunto de informaes adicionais:
7.
Escolha o ambiente Contabilidade Gerencial clicando o respectivo campo da tela; Pressione o boto e o sistema seleciona o ambiente
8.
da contabilidade gerencial, abrindo um conjunto de tabelas e arquivos necessrios para os lanamentos propostos no exercicio; Dicas
O acesso ao ambiente da contabilidade gerencial possibilitado por meio de uma srie de funcionalidades inicializadas pelas diversas entradas disponveis no menu;
94
9.2 Verificao e Anlise das Tabelas e Arquivos por meio de Consultas Genricas
A anlise do Plano de Contas e demais tabelas e arquivos cadastrados no sistema pode ser realizada por meio de uma funcionalidade identificada como consulta genrica que possibilita a pesquisa em um arquivo especfico e no qual podem ser aplicados filtros para selecionar os registros desejados. Os procedimentos descritos a seguir orientam a utilizao, passo a passo, desta funcionalidade 1. Selecione a opo Consultas Cadastros Genricos da barra de menu e o sistema solicita a confirmao da data e da empresa a ser trabalhada;
Dicas
O programa que acompnha o CD do livro trabalha apenas com a empresa Teste/Matriz (99), sendo que sua alterao no permitida;
95
A data-base poder ser alterada para cada um dos acessos realizados s funcionalidades da contabilidade gerencial.
2.
Pressione o boto
para confirmar a data base e o
sistema solicita a atualizao das moedas cadastradas; Dicas

Sempre que ocorrer uma nova entrada s funcionalidades do sistema com uma data diferente da data relativa ltima entrada, o sistema apresenta uma tela solicitando a atualizao das diversas moedas cadastradas. Pressionando o boto o sistema apresenta a tela com todos os recursos da funcionalidade em particular; Multiplos acessos simultneos s diversas funcionalidades do sistema podem ser realizados efetuando a respectiva seleo no menu. Para cada novo acesso ser criada uma nova pasta para possibilitar a rpida ativao e movimentao entre as funcionalidades em execuo.
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3.
Confirme pressionando o boto
e o sistema solicita a
seleo do arquivo da base de dados a ser consultado;
97
4.
Selecione o arquivo Cadastro de Plano de Contas ou digite CT1 no campo pesquisar e pressione o boto confirmar a consulta; para
Dicas
Uma srie de facilidades para a consulta esto disponveis em todas as consultas genricas por meio de um conjunto de botes constantes na parte inferior do browse.
9.3 O Plano de Contas

Conforme j foi visto anteriormente, o plano de contas divide-se em quatro grandes grupos: 1 - ATIVO; 2 - PASSIVO; 3 - DESPESAS; 4 - RECEITAS. O resultado indicando lucro ou prejuzo pode ser obtido
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mediante a movimentao das contas de Despesas e Receitas em contas de resultado constantes no Passivo. O programa instalado a partir do CD do livro incorpora, em sua base de dados, o cadastro de um plano com um conjunto de contas que possibilitam o desenvolvimento do exerccio proposto no estudo de caso. Este plano de contas pode ser analisado por meio de consulta genrica conforme a tela a seguir obtida a partir da consulta genrica ao arquivo CT1 (Cadastro de Plano de Contas):
Uma das informaes constantes no plano a classe da conta que indica se ela analtica (classe 2), ou seja, no tem nenhuma conta abaixo dela e pode receber lanamentos, ou se ela sinttica (classe 1), ou seja o resultado da soma de vrias sub-contas e portanto no pode receber lanamento. Outra informao do plano o nvel que representa o degrau da hierarquia, comeando pelo nvel 1 e chegando at o nvel 9. claro que o nvel 9 no pode ser sinttico. Uma mscara de edio associada ao plano de contas estabelece a quantidade de dgitos de cada nvel que compem o cdigo da conta e, no exemplo do plano de contas incluido neste livro foram
99
estabelecidos 5 nveis: 1 Primeiro nvel: contas sinttica acumuladoreas de valores, no conta de lanamento; Segundo nvel: tambm conta sinttica; Terceiro nvel: contas sinttica para o Ativo e Passivo e contas analticas para as Despesas e Receitas ; Quarto nvel: contas sintticas apenas para o Ativo e Passvo; Quinto nvel: contas analticas para o Ativo e Passvo.
1.1 1.1.01
1.1.01.01
1.1.01.01.01
Neste caso a mscara 11222. A condio normal (1-devedora ou 2-credora) indica como deve ser tipicamente apresentado o saldo da conta. Caso a conta apresente o saldo invertido ser impressa com sinal negativo ou entre parenteses ou em vermelho nos relatrios e consultas do sistema. Este detalhe muito importante para as contas redutoras, pois elas normalmente se enquadram nestas excees.
9.4 Histrico Padro

Os histricos padronizados servem para identificar os fatos ocorridos nos Lanamentos transcritos no Livro Dirio e Razo. No momento em que so definidos, codificados e cadastrados os histricos padronizados, o trabalho facilitado pois no necessrio escrev-lo toda a vez que ocorrer o mesmo tipo de lanamento. A verificao dos histricos padronizados j cadastrados pode ser realizada por meio da consulta genrica ao arquivo CT8 (CADASTRO HISTRICO PADRO).
100
Em momento oportuno veremos que no somente os histricos padres, como tambm os demais campos do lanamento podem ser cadastrados no arquivo de lanamentos padronizados.
9.5 Lanamento Padro

O Lanamento Padro uma tabela que descreve um conjunto de lanamentos previamente cadastrados. No momento do castramento, so informadas as contas a dbito, as contas a crdito, um histrico e at o valor do lanamento caso seja necessrio. Estes dados cadastrados sero utilizados para a realizao de lanamentos por meio da opo Lanamentos Contbeis Automticos.
101
102
Captulo 10
Simulao Contbil e Gerencial

A simulao contbil e gerencial tem por objetivo proporcionar um aprendizado prtico da contabilidade gerencial. Para isto apresentado um caso de uma empresa hipottica onde as principais situaes contbeis que podem ser vivenciadas, por meio de uma simulao contbil e gerencial desta empresa estuda . A seguir este caso explicado com maiores detalhes e so demonstrados alguns exemplos de lanamentos no sistema informatizado.
10.1 Estudo de Caso

A empresa Praxis Chrimaton S/A uma empresa comercial que atua na venda de produtos implementados em projetos de segurana a serem instalados em automveis, residncias ou mesmo em empresas. Alm dos produtos, a empresa vende o projeto no qual sero incorporados os servios prestados na fase de instalao. A empresa foi criada no incio do ano e conta com um capital investido pelos scios na ordem de R$ 600.000,00. Este investimento foi realizado mediante depsito em conta corrente no Banco do Brasil S/A e para o seu devido funcionamento foi necessria a aquisio de dois imveis, um para a loja e outro para o depsito de peas no valor total de R$ 150.000,00. Cinquenta por cento do valor da aquisio destes imveis foi efetuado mediante o cheque n 000001 do Banco do Brasil S/A e os outros cinquenta por cento mediante ttulos a serem pagos em 30 dias. Outras aquisies, a vista, mediante cheque do Banco do Brasil n 000002 e com desconto de 10% foram necessrias, conforme a seguir: - computadores no valor de R$ 12.000,00; - mquinas e equipamentos no valor de R$ 50.000,00; - Veculos no valor de R$ 180.000,00; - Instalaes no valor de R$ 15.000,00. Preocupados com os ativos adquiridos, os scios resolveram contratar uma corretora que efetuou um contrato no valor total de
103
R$ 9.000,00 para segurar todos os bens at o final do ano, pago com cheque do Banco do Brasil S/A n 000.003. No incio de suas atividades, em Janeiro, a empresa Praxis Chrimaton S/A j contava com 5 (cinco) funcionrios e deu incio s suas atividades efetuando a primeira compra de mercadorias no valor total de R$ 100.000,00 paga com cheque do Banco do Brasil S/A n 000004. Nesta aquisio incidem o ICMS (18%), o PIS (1,65%) e a COFINS (7,6%). No mesmo ms de Janeiro foi realizada a venda no valor de R$ 120.000,00 e com prazo de pagamento para 60 dias referente a metade das mercadorias adquiridas, sendo que nesta venda incidiram as mesmas alquotas de impostos para o ICMS, PIS e COFINS. Como o sistema de estoque calcula o custo das mercadorias vendidas em tempo real, foi possvel a contabilizao deste custo logo aps a contabilizao da venda das mercadorias. Associada a venda dos produtos, foram prestados servios para a instalao no valor total de R$ 30.000,00, sendo que 50% foi recebido em dinheiro e os outros 50% em duplicatas que vencero em 60 dias. A prestao deste servio gera a necessidade de recolhimento de ISS, de 5%, a ser pago no ms seguinte. Por conta das vendas e prestao de servios realizados no ms de Janeiro, foram efetuados alguns gastos com combustveis no valor de R$ 250,00 pagos em dinheiro, sendo que deste total foram gastos: R$ 50,00 com gasolina pelo departamento de projetos para a realizao de levantamento no Alpha Shoping; R$ 100,00 com gasolina pelo departamento operacional para a adequao das instalaes na MM Engenharia Modular; R$ 100,00 com gasolina pelo departamento operacional para a instalao dos componentes e equipamentos na MM Engenharia Modular.
Outras despesas tais como gua e esgoto no valor de R$ 300,00, energia eltrica no valor de R$ 400,00 e telefone no valor de R$ 1.500,00 referentes ao ms de Janeiro foram lanadas no prprio ms e pagas, com dinheiro, em Fevereiro, sendo que a despesa com telefone foi paga com atraso e obteve um acrscimo de juros de 10%. O esquema de rateio em centros de custo para as despesas
104
com gua, esgoto, energia eltrica e telefone descrito pela tabela 10.1.
Centro de Custo Departamento de Venda Balco Departamento de Televendas Departamento de Vendas Externas Diretoria Administrativa Diretoria Financeira Departamento de Projetos Departamento Operacional Departamento de Almoxarifado
Percentual de Rateio 10% 15% 3% 5% 2% 15% 20% 30%
Tabela 10.1 - Rateio por centros de custo
Por se tratar de um centro de custo indireto, as despesas do departamento de almoxarifado sero rateadas para o centro de custos do departamento de projetos e para o centro de custos do departamento operacional na ordem de 5% e 95%, respectivamente. Uma das polticas adotadas na empresa a apropriao mensal das despesas com depreciao. Neste caso foram calculadas as depreciaes conforme os ativos adquiridos considerando o percentual de depreciao anual constante na tabela 10.2.
Percentual Anual de Discriminao do Bem Depreciao Imveis 4% Computadores 10% Mquinas e Equipamentos 15% Veculos 20% Instales 10%
Tabela 10.2 - Percentuais Anuais de Depreciao
Outra poltica adotada pela empresa a amortizao mensal das despesas com seguros em parcelas iguais. Como a ltima conta de telefone foi paga com juros em funo do atraso, a diretoria financeira da empresa resolveu orientar o contas a pagar de modo que no ocorram atrasos nos pagamentos e , para melhor controle, todos os pagamentos devem ser realizados
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mediante os recursos da conta do Banco do Brasil S/A. Este o caso especfico dos ttulos pagos com o cheque n 000005. Para evitar que o impacto do pagamento do 13 salrio em Dezembro falseie o resultado daquele ms foi adotada a orientao contbil de provisionamento mensal de recursos para o 13 salrio. No ltimo dia do mes de Janeiro foram apurados os impostos com a movimentao de mercadorias e devidamente recolhidos com o cheque n 000.006 do Banco do Brasil S/A em Fevereiro. No ms de Fevereiro ocorreram as despesas de salrios com os devidos descontos de INSS e IRRF, de acordo com as informaes enviadas pelo departamento de Recursos Humanos descritas na tabela 10.3.
Nome do Funcionrio Jose da Silva Pedro da Silva Paulo da Silva Joo da Silva Antonio da Silva Totais
Salrio 2.300,00 600,00 3.700,00 1.200,00 4.200,00 12.000,00
INSS 253,00 45,90 264,00 108,00 264,00 934,90
Base IRRF 2.047,00 554,10 3.436,00 1.092,00 3.936,00
IRRF 148,35 521,82 5,10 659,32 1.334,59
Salrio Lquido 1.898,65 554,10 2.914,18 1.086,90 3.276,68 9.730,51
Tabela 10.3 - Dados da folha de pagamento.
Para a contabilizao do IRRF foi necessria a realizao do clculo do respectivo valor de acordo com a tabela 10.4 que demonstra as alquotas e parcelas a deduzir de acordo com a faixa salarial.
IRRF - Faixas de Contribuio Base de Clculo at 1.058,00 de 1.058,01 at 2.115,00 acima de 2.115,00 Alquota isento 15,00% 27,50% Parcela a Deduzir 158,70 423,08
Tabela 10.4 - Faixas de IRRF (Imposto de Renda Retido na Fonte).
O clculo para a contabilizao do INSS foi efetuado de acordo com as faixas salariais ilustradas na tabela 10.5.
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INSS - Tabela de Contribuio Salrio base at 720,00 de 720,01 at 1.200,00 de 1.200,01 at 2.400,01 Alquota 7,65% 9,00% 11,00%
Tabela 10.5 - Tabela de Contribuio do INSS.
Nas contas a pagar decorrentes do processamento da folha de pagamento foram incluidas as despesas de INSS (20% do valor total de salrios) e as depesas com FGTS (8% do valor total de salrios) por parte da empresa. Estas despesas foram adicionadas aos demais encargos com salrios para posterior recolhimento. O efetivo pagamento dos salrios lquidos aos funcionrios foi realizado mediante emisso do cheque n 000.007 do Banco do Brasil S/A e o recolhimento dos encargos de salrios foi efetuado com a emisso do cheque n 000.008. Para evitar que o impacto do pagamento do 13 salrio em Dezembro falseie o resultado daquele ms foi adotada a orientao contbil de provisionamento mensal de recursos para o 13 salrio. Foram apurados os impostos com a movimentao de mercadorias e devidamente recolhidos com o cheque n 000.006 do Banco do Brasil S/A em Fevereiro. Em Fevereiro, um funcionrio do quadro de pessoal saiu de frias que conseqentemente gerou a necessidade da realizao do adiantamento de frias no valor de R$ 1.400,00. Ao Final do Exerccio devero ser demonstradas as respectivas movimentaes para a apurao dos resultados com receitas e despesas e conseqente apurao do IRPJ (15% do lucro) e Contribuio Social (9% do lucro).. Para simular o encerramento de um exerccio, a Reserva Legal (5% do lucro), a distribuio de Dividendos (R$ 5.000,00) e a Transferncia do Resultado do Exerccio para resultados acumulados so lanamentos que devero ser realizados apesar de no terem sido lanados os demais meses (Fevereiro a Dezembro) .
107
10.3 Orientao para o Estudo de Caso

O estudo de caso apresentado descreve, de forma sucinta, uma empresa com alguns fatos ocorridos. Grande parte destes fatos podem ser considerados como fatos contbeis. Um dos trabalhos a ser realizado no estudo de caso a identificao dos fatos mais relevantes sob o ponto de vista contbil. Em uma segunda instncia, uma cuidadosa anlise do plano de contas proposto no captulo que descreve a contabilidade bsica em conjunto com uma anlise dos fatos contbeis ocorridos no estudo de caso requisito bsico para a classificao contbil. Dentro deste contexto, devero ser analisadas os meses e os valores considerados analogamente como objetos relevantes para a escriturao dos lanamentos. Dentro de uma poltica que enfatiza o controle de recursos como um importante instrumento na obteno de informaes relevantes e o devido acompanhamento das aes operacionais que implementam as diretrizes estratgicas e tticas, algumas metas de consumo foram estabelecidas para o exerccio contbil. Em uma delas, a diretoria da empresa em conjunto com as diversas reas estabeleceu que o crescimento das despesas (combustveis, agua, esgotos, telefone e energia eltrica) no poderia ser superior ao crescimento do faturamento da empresa. Neste sentido, foi elaborado um oramento com previso de faturamento e previso de despesas, conforme a tabela 10.7.
Vendas de Produtos
Valor Orado 120.000,00
Tabela 10.7 - Oramento de faturamento e despesas.
Para um melhor acompanhamento e controle, os gastos sero rateados por centros de custos possibilitando assim sua anlise em relatrios gerenciais emitidos mensalmente. O estudo de caso prope a classificao e o respectivo lanamento
108
dos fatos ocorridos nos meses de Janeiro e Fevereiro e Maro. Considerando que para os demais meses os exerccios seriam bastante semelhantes, os mesmos no sero abordados no estudo de caso. Neste contexto, h apenas a necessidade de simular os respectivos lanamentos de resultado do exerccio e encerramento. No sistema informatizado, a emisso de relatrios tais como dirio, razo, balancete e balano poder ser efetuada a qualquer momento refletindo a posio das contas em determinada instncia e dentro do plano gerencial algumas vises diferenciadas do plano contbil podero ser estabelecidas para a gerao do DRE (Demonstrativo do Resultado do Exerccio).
10.3.1 Ambiente Contbil Informatizado

Para iniciar o processo de digitao, necessrio que seja resolvido o estudo de caso proposto neste captulo. Este estudo de caso descreve as caractersticas bsicas de uma empresa hipottica na qual ocorrem uma srie de fatos dentro de um periodo contbil. A classificao contbil dever ser realizada com base no estudo de caso apresentado neste captulo. O banco de dados instalado juntamente com o programa j possui em seus cadastros todos os dados necessrios para a realizao dos lanamentos, conforme a tabela 10.8.
Calendrio Contbil Cadastro de Moedas Plano de Contas Plano Gerencial Cadastro de Centro de Custos Configurao de Livros Histrico Padro
Tabela 10.8 - Cadastros bsicos necessrios para um sistema contbil informatizado.
10.3.2 Calendrio Contbil

Embora os cadastros bsicos j estejam prontos para que, no sistema contbil informatizado, sejam digitados apenas os lanamentos
109
necessrio atualizar o calendrio contbil considerando o ano no qual o estudo de caso ser realizado. Para isto, devero ser realizados os procedimentos descritos a seguir: 1. 2. Selecione a opo Atualizaes Contbil da barra de menu; Cadastros Calendrio
Efetue a devida alterao na Data Base e confirme pressionando o boto ; para ajustar o calendrio
3.
Pressione o boto contbil atravs da tela:
4. 5.
Informe o primeiro e o ltimo dia do calendrio, respectivamente, nos campos Dt.Incio e Dt.Final; Confirme a alterao dos dados no calendrio contbil pressionando o boto
110
Dicas
A partir deste momento, o sistema estar pronto para receber os lanamentos contbeis.
Os lanamentos contbeis possibilitam o registro dos fatos e operaes ocorridas em uma empresa. Para a sua efetivao, um lanamento contbil envolve, basicamente, as contas estruturadas em um plano, a data, o valor da ocorncia e um histrico que descreve o fato.
10.3.3 Oramento
Como requisito bsico para o planejamento contbil e financeiro, o oramento um elemento fundamental em um sistema contbil informatizado para fornecer subsidios na gerao de relatrios comparativos. Desta forma, ao iniciar um exerccio contbil, importante que seja realizado um plano oramentrio contemplando os aspectos mais relevantes para o controle e acompanhamento dos recursos sejam classificados como receitas ou como despesas ou at mesmo recursos classificados como patrimoniais. O plano oramentrio um conjunto de informaes com o objetivo bsico de estabelecer o valor orado de uma conta contbil para um determinado exerccio. Estas informaes consistem na descrio bsica do oramento e no link a ser realizado com a moeda, o calendrio e a conta relativos ao oramento em questo. No sistema informatizado, o oramento introduzido basicamente como um cadastro e para a sua execuo necessrio que sejam seguidos seuintes passos: 1. 2. Selecione a opo Atualizaes barra de menu; Cadastros Oramentos da
Efetue a devida alterao na Data Base e confirme pressionando o boto ; e o sistema apresenta a tela
3.
Pressione o boto
para o cadastramento dos oramentos:
111
Dicas
Em funo do calendrio constante no estudo de caso, o cadastramento dos oramentos realizado mediante um nico saldo para cada conta, muito embora o sistema informatizado possibilite o oramento para cada ms.
e r g
3.
Preencha os campos de acordo com a tabela 10.9:

Campo Oramento Descrio Calendrio Conta Ini Valor Orado Contedo 01 VENDAS DE PRODUTOS 001 41010000 120.000,00
Tabela 10.9 - Dados bsicos para o preenchimento do oramento.
4.
Pressione o boto
para confirmar a incluso;
112
6.
Pressione o boto
para encerrar a incluso de novo para voltar tela
oramento e em seguida o boto inicial. Dicas
Os oramentos das demais contas propostas no estudo de caso j esto devidamente cadastrados nas bases de dados; Neste cadastramento devero ser verificados os cdigos contbeis das contas constantes no plano para cada item de despesa ou receita; O cadastro de oramentos ser utilizado na emisso de relatrios comparativos aps a realizao dos lanamentos contbeis.
10.3.4 Lanamentos contbeis

Um sistema informatizado conta com algumas facilidades que podem ser implementadas em forma de funes, cadastros, tabelas, atalhos, botes, etc. Estas facilidades sero demonstradas em uma seqncia de telas juntamente com os procedimentos a serem adotados, passo a passo, para a simulao do estudo de caso. O sistema instalado a partir do CD que acompanha este livro possibilita inclusive o detalhamento dos rateios nos diversos centros de custos identificados na empresa, caso seja necessrio. Este sistema conta com duas funcionalidades para a digitao dos lanamentos, conforme demonstra a tela a seguir:
113
10.3.5
Lanamentos Simples
Esta funcionalidade do sistema possibilita a introduo de um lanamento com uma conta a dbito e uma conta a crdito identificado como lanamento simples. Inicialmente ser demonstrada a primeira delas para a realizao do lanamento de subscrio de capital. Para isto, devero ser realizados os procedimentos descritos a seguir: 1. 2. Selecione a opo Atualizaes Contbeis da barra de menu; Movimentos Lancam
Efetue a devida alterao na Data Base e confirme pressionando o boto .
Neste momento, o sistema apresenta uma tela que lista todos os lanamentos j realizados e uma srie de funes que podem ser utilizadas por meio de um conjunto de botes disponveis na parte
114
inferior. Dicas
Como no existe ainda nenhum lanamento registrado, o sistema apresenta uma tela em branco e na medida em que forem sendo digitados os lanamentos sero apresentados nesta tela.
3.
Pressione o boto
para registrar o primeiro
lanamento e o sistema apresenta uma tela solicitando os respectivos dados sobre o lote e sobre o documento; Dicas
Estas informaes servem para a identificao dos documentos, possibilitando o seu agrupamento em lotes para facilitar o armazenamento com a respectiva rastreabilidade. Como os lanamentos a serem digitados referem-se ao estudo de caso proposto, estes dados no so relevantes.
115
4.
Apenas confirme pressionando o boto
e o sistema
possibilita a digitao do lanamento ilustrado na figura 10.1.

1.1.01.02.01 Bancos Conta Movimento 2.2.01.01.01 Capital Social
600.000,00
600.000,00
Figura 10.1 - Exemplo de Lanamento Simples.
Dicas
A digitao dos dados poder ocorrer mediante o posicionamento com o mouse em cada um deles. Os campos que apresentam um ponto de interrogao incorporam uma facilidade adicional que pode ser uma lista de uma tabela, uma calculadora ou um calendrio, dependendo do tipo do campo. Para utilizar esta facilidade, basta clicar o mouse ou pressionar
116
a tecla F3. Recurso semelhante implementado nos campos identificados como comboboxes para a seleo de seu preenchimento. Outros campos apresentam um cone que representa a funo disponvel; Embora as contas sejam apresentadas com uma mscara de edio, sua digitao dever ser realizada apenas com os dgitos relativos ao cdigo ( de 0 a 9); Esta tela possibilita a digitao de apenas uma conta para dbito e uma conta para crdito. Caso o lanamento envolva um nmero maior de contas a dbito ou a crdito, dever ser utilizada a outra opo identificada como Lanamentos Contbeis Automticos.
5.
Para digitar o lanamento, preencha os campos de acordo com a tabela 10.10:
117
Campo Tipo Lcto Histrico Conta Dbito Conta Crdito Valor
Contedo 3 01 11010201 22010101 600000
Tabela 10.10 - Dados bsicos para o registro de lanamento simples.
6.
Confirme a digitao dos dados pressionando o boto
o sistema solicita a confirmao da incluso do lanamento.; 7. Confirme a incluso do lanamento pressionando o boto ; 8. Para voltar tela inicial do sistema pressione o boto em seguida pressione o boto . e
10.3.6
Lanamentos Compostos
O sistema informatizado dispe de outra funcionalidade que possibilita a introduo de um lanamento com diversas contas tanto a dbito como a crdito. Para este tipo de lanamento, caracterizado como diversos, ser demonstrado, a ttulo de exemplo, o registro da aquisio de imveis e para tal devero ser realizados os procedimentos descritos a seguir: 1. 2. Selecione a opo Atualizaes Automat da barra de menu; Movimentos Lan Contab
Efetue a devida alterao na Data Base e confirme pressionando .
Neste momento o sistema apresenta uma tela que lista todos os lanamentos j realizados e uma srie de funes que podem ser utilizadas por meio de um conjunto de botes disponveis na parte inferior;
118
Dicas
Neste momento, o sistema apresenta o lanamento digitado anteriormente.
3.
Pressione o boto
para registrar o lanamento
e o sistema apresenta mais uma vez a tela solicitando os respectivos dados sobre o lote e sobre o documento;
119
4.
Apenas confirme pressionando o boto
e o sistema
possibilita a digitao do lanamento ilustrado na figura 10.2.

1.2.01.01.01 Imveis 1.1.01.02.01 Banco do Brasil S/A
150.000,00
600.000,00
75.000,00
2.1.01.03.02 Ttulos a Pagar
75.000,00
Figura 10.2 - Exemplo de Lanamento Composto.
Dicas
Neste tipo de lanamento, a digitao efetuada por meio de uma srie de linhas nas quais podem ser introduzidos os valores a dbito ou a crdito;
120
A movimentao entre os campos pode ser realizada atravs das setas de direo e para incluir uma nova linha dever ser pressionada a seta para baixo;
5.
Para digitar o lanamento, preencha os campos de acordo com a tabela 10.11, considerando as respectivas linhas e os campos, representados pelas colunas:
Linha Tipo Lcto Cta Dbito Cta Crdito Valor Hist Pad 01 1 12010101 150000 02 02 2 11010201 75000 02 03 2 21010102 75000 02
Tabela 10.11 - Dados bsicos para o registro de lanamentos diversos.
6.
Confirme a digitao dos dados pressionando o boto
o sistema solicita a confirmao da capa de lote para digitao de um novo lanamento;
121
7.
Para voltar tela inicial, pressione o boto seguida o boto .
e em
10.4 Rateios
Certas despesas ou mesmo receitas apresentadas no documento como um valor nico podem na verdade pertencer a mais do que um centro de custos. o caso, por exemplo, da conta de energia eltrica que, embora apresente um nico valor total consumido pela empresa, precisa ser rateado entre os vrios centros de custos que a utilizam. A questo central estabelecer-se qual o critrio a ser adotado para este rateio. No exemplo citado, o critrio a ser adotado poderia ser a quantidade de KVA instalados em cada centro de custos. Assim, as porcentagens definidas para cada centro de custos podem ser cadastradas para facilitar os lanamentos de rateios a serem feitos todos os meses.
10.4.1 Tipos de Rateios

Independentemente dos mtodos de rateios existentes, em um sistema informatizado podem ser utilizados diversos processos para sua realizao. Estes processos estabelecem a maneira pela qual um rateio ser operacionalizado no sistema contbil e podem ser enumerados, basicamente, em trs tipos: diretamente no prprio lanamento, rateios On-Line e rateios Off-line. Os rateios podem ser informados diretamente no prprio lanamento no momento em que o mesmo esta sendo digitado informando-se os centros de custo, intem contbil e classe de valor. Neste caso, o sistema no efetua nenhum tipo de clculo para o rateio, ficando a cargo do prprio usurio informar os respectivos valores. Os rateios On-Line baseiam-se em um cadastro prvio o qual poder ser utilizado para a realizao de lanamentos que envolvam rateios de despesas ou receitas. Estes lanamentos so realizados por meio da funo Lanamentos Automticos nos quais podem ser associados escolha de um rateio cadastrado. Neste processo, o sistema calcular os respectivos valores para cada centro de custo, item contbil e classe de valor de acorco com os percentuais indicados em seu cadastro.
122
J os rateios de centros de custos Off-Line referem-se distribuio das despesas de um centro de custos indireto para os centros de custos diretos. Neste caso o sistema realizar um processo que efetuar a consolidao dos saldos das contas que estejam envolvidas no cadastro de rateios Off-Line aplicando os respectivos percentuais e gerando os lanamentos nas contas indicadas. Embora algumas empresas classificam os centros de custos no prprio plano contbil, estas funcionalidades esto disponveis no sistema para proporcionar uma maior flexibilidade, agilidade e possibilitar uma melhor visualizao da classificao das despesas e receitas.
10.4.2 Lanamentos com Rateios de Vrios Nveis

Os rateios podem ser feitos utilizando-se um conjunto de planos classificados em diversos nveis ou at mesmo em planos com classificaes independentes. No exemplo, so sugeridos trs nveis para a realizao dos rateios das despesas identificados como centro de custos, item contbil e classe de valor. Para cada um destes nveis, o sistema j conta com um exemplo de um cadastro de plano que caracteriza e codifica as contas para as quais podem ser realizados os rateios das despesas. A seqncia demonstrada a seguir ilustra como pode ser realizado o rateio, proposto no estudo de caso, das despesas com combustveis relativas ao ms de Janeiro. 1. 2. Selecione a opo Atualizaes Automat. da barra de menu; Movimentos Lan. Contab
Efetue a devida alterao da Data Base e confirme pressionando o boto ; ;
3. 4.
Pressione o boto
Confirme os dados da capa de lote pressionando mais uma vez o boto e o sistema possibilita a digitao do lanamento no qual podem ser informados os rateios.
A figura 10.3 ilustra os valores a dbito e a crdito das contas do plano contbil. Embora o registro do lanamento seja realizado em uma nica etapa, os valores relativos aos rateios realizados nos
123
planos dos centros de custos, dos itens contbeis e das classes de valores constam, neste exemplo, como registros separados na conta de despesas com combustveis.
3.1.04.00.00 Despesas com Combustveis
2.1.01.03.02 Contas a Pagar
50,00 100,00 100,00
250,00
Figura 10.3 - Exemplo de Lanamento com Rateio On-Line.
A figura 10.4 representa todas as contas relativas aos centros de custos, aos itens contbeis e s classes de valores envolvidas incluindo o respectivo valor lanado para cada uma delas em funo do esquema de rateio estabelecido.
141 Departamento de Projetos
001 Projeto Alpha Shoping
001 Levantamento
50,00
50,00
50,00
142 Departamento Operacional
003 MM Engenharia Modular
007 Adequao de Intalaes
3 3
100,00 100,00
3 3
100,00 100,00
100,00
008 Instalao de Componentes e Equip
100,00
Figura 10.4 - Exemplo do rateio das despesas com combustveis.
Dicas
Na contabilidade, as despesas com combustveis so lanadas pelo seu total e o rateio efetuado nos respectivos planos de centros de custos, itens contbeis e classes de valores; Neste exemplo de rateio, os valores so informados diretamente para os respectivos centros de custos, itens contbeis e classes de valores no prprio lanamento. Neste caso, a despesa com combustveis ser desmembrada em trs linhas nas quais sero lanadas diretamente os valores nos respectivos centros de custos, itens contbeis e classes de valores; No exemplo, o lanamento de contas a pagar (cdigo 21010302)
124
no necessita da informao dos dados relativos ao rateio.
5.
Para digitar o lanamento, preencha os campos de acordo com a tabela 10.12, considerando as respectivas linhas e os campos representados pelas colunas:
Linha Tipo Lcto Cta Dbito Cta Crdito Valor Hist Pad C. Custo Db Item Conta D Cd. Cl. Valor 01 1 31040000 50 10 141 001 001 02 1 31040000 100 10 142 003 007 03 1 31040000 100 10 142 003 008 04 2 21010302 250 10
Tabela 10.12 - Dados bsicos para o exemplo de um lanamento com rateio.
Os centros de custos, os itens contbeis e as classes de valores mantm independncia entre s de modo que podem ser utilizados para a realizao do rateio de forma mais adequada para atender os critrios estabelecidos. A figura 10.5 ilustra um exemplo de despesas com combustiveis proposto no estudo de caso.
125
ITEM CONTBIL CENTRO DE CUSTO Dpto de Projetos Projeto Alpha Shoping
CLASSE DE VALOR Levantamento
VALOR 50,00
MM Engenharia Modular Dpto Operacional MM Engenharia Modular
Adequao de Instalaes Instalao dos Componentes
100,00
100,00
Figura 10.5 - Exemplo de rateios com Centro de Custo, Item Contbil e Classe de Valor
10.4.3 Rateios em Centros de Custos Diretos e Centros de Custos Indiretos

Uma das caractersticas bsicas que identificam os centros de custos diretos ou indiretos a ordem de produo. Um centro de custo direto gera ordens de produo e um centro de custo indireto no. Dentro deste contexto, uma despesa poder ser rateada para diversos centros de custos diretos ou indiretos e um conjunto de despesas de centros de custos indiretos podem ser rateadas para os centros de custos diretos, conforme ilustra a figura 10.6.
Centros de Custos Indiretos Centro de Custo 1 Centro de Custo 2 Centros de Custos Diretos
Centro de Custo 3 Despes a
Centro de Custo x Centro Custo y Centro de Custo z de
Matria Prima
Ordem de Produo
Produto Acabado
Figura 10.6 - Rateios em Centros de Custos Diretos e Centros de Custos Indiretos
126
Este processo realizado para poder apropriar as despesas nos centros de custos diretos e, conseqentemente, nas ordens de produo que agregam os custos dos produtos acabados em conjunto com o custo da matria prima. Eventualmente, as despesas de alguns centros de custos indiretos podem ser rateadas para outros centros de custos diretos. No exemplo da figura 10.6, para uma melhor visualizao e evitar um grande nmero de cruzamento de linhas na prpria ilustrao, os centros de custos indiretos 1 e 2 esto com linhas tracejadas indicando virtualmente sua ligao com os centros de custos diretos. O exemplo demonstrado no sistema informatizado ilustra a utilizao de um rateio on-line no qual sero cadastrados os centros de custos com seus respectivos percentuais. Este o primeiro procedimento a ser adotado o qual possibilita, posteriormente, a utilizao do mesmo cdigo de rateio para efetuar os lanamentos das despesas.
10.4.4 Cadastro de Rateios

Os itens enumerados a seguir demonstram como pode ser visualizado um exemplo de um esquema de rateio fazendo uso de um plano de centro de custos previamente cadastrado. Este exemplo refere-se ao rateio das despesas com gua e esgoto proposto no estudo de caso. 1. Selecione a opo Atualizaes da barra de menu; Cadastros Rateios On-Line
2.
Efetue a devida alterao da Data Base e confirme pressionando o boto ; para que o sistema exiba
3.
Pressione o boto
na tela o cadastramento do rateio conforme o exemplo a seguir: Dicas

No cadastramento do rateio so informadas as contas a dbito e a crdito do plano contbil e dos plano relativos aos centros de custos, itens contbeis e classes de valores com os respectivos percentuais.
127
4.
Confira as contas com os respectivos percentuais cadastrados e cancele a visualizao pressionando o boto .
10.4.5
Lanamentos com Rateios em Centros de Custos Diretos e/ou Indiretos
Os tpicos a seguir abordam os procedimentos bsicos para a realizao de um lanamento de uma despesa que utiliza um esquema de rateio prviamente cadastrado (rateio on-line). O exemplo deste rateio tipicamente um rateio que utiliza tanto centros de custos diretos como centros de custos indiretos. Para ilustrar a realizao deste tipo de lanamento, os procedimentos a seguir demonstram como poder ser feito o registro e o rateio das despesas com gua e esgoto proposto no estudo de caso. 1. Selecione a opo Atualizaes Automat. da barra de menu; Movimentos Lan. Contab
2.
Efetue a devida alterao da Data Base e confirme pressionando o boto ;
128
3. 4.
Pressione o boto
Confirme os dados da capa de lote pressionando mais uma vez o boto e o sistema possibilitar a utilizao de um esquema de rateio no prprio registro do lanamento;
5.
Digite 5 no campo Tipo Lcto para informar que ser utilizado um rateio e o sistema apresenta uma tela solicitando a seleo de um entre uma lista de rateios cadastrados;
Uma outra forma de representar o lanamento das contas de rateio utilizando as contas T. A figura 10.7 ilustra a despesa com gua e esgoto na sua totalidade em contrapartida com contas a pagar.
3.1.05.00.00 Despesas com gua e Esgoto
2.1.01.03.02 Contas a Pagar
4 4 4 4 4 4 4 4
30,00 45,00 9,00 15,00 6,00 45,00 60,00 90,00
250,00 300,00
Figura 10.7 - Exemplo de lanamento de despesas com gua e esgoto.
A figura 10.8 demonstra o rateio efetuado, de acordo com o exemplo proposto pelo estudo de caso para a despesa com gua e esgoto nos diversos centros de custos.
129
111 Departamento de Venda Balco
112 Departamento de Televendas
30,00
45,00
113 Departamento de Vendas Externas
120 Diretoria Administrativa
9,00
15,00
130 Diretoria Financeira
6,00
50,00 45,00
143 Departamento de Almoxarifado
100,00 100,00 60,00
90,00
Figura 10.8 - Exemplo do rateio das despesas com gua e esgoto.
O rateio deste exemplo utiliza apenas os centros de custos, embora no sistema informatizado seja possvel realizar os rateios utilizando, adicionalmente, outros planos de itens contbeis e classes de valores. Dicas
Nos rateios on-line, o lanamento realizado com base no esquema previamente cadastrado. Neste caso, os cdigos das contas a dbito e das contas a crdito bem como os respectivos histricos so espelhados no cadastro do rateio. Os valores so calculados no ato do lanamento baseando-se nos percentuais cadastrados no rateio e no valor total informado como despesa; O histrico que foi digitado ser registrado no lanamento e caso seja deixado em branco o histrico ser exatamente o que consta no cadastro de rateios.
130
6. 7. 8.
Preencha o campo Valor a Ratear digitando 300; Selecione o rateio das despesas com agua efetuando um clique; Digite um histrico caso deseje um contedo diferente do histrico cadastrado no rateio para este lanamento em particular; Pressione o boto para confirmar os dados do rateio e o sistema compe o lanamento com base nos dados digitados em conjunto com o esquema de rateio selecionado.
9.
Dicas
Ao final do processo, o sistema gera um lanamento contendo um conjunto de dbitos correspondentes a cada um dos centros de custos contra um crdito na conta caixa. Neste tipo de lanamento so gerados diversos dbitos na conta de despesa, correspondentes a cada um dos valores relativos ao rateio.
131
10. 11.
Confirme o registro do lanamento pressionando o boto
Efetue de forma semelhante os lanamentos para as despesas com energia eltrica e para as despesas com telefone.
10.4.6
Transferncia das Despesas dos Centros de Custos Indiretos para os Centros de Custos Diretos
As despesas de um centro de custos indireto podem ser rateadas para outros centros de custos diretos. O exemplo proposto no estudo de caso identifica dois centros de custos diretos (departamento de projetos e departamento operacional) e um centro de custos indireto (departemento de almoxarifado). Neste exemplo, ser transferido o equivalente a 5% das despesas do centro de custos do departamento de almoxarifado para o centro de custos do departamento de projetos e 95% destas mesmas despesas para o centro de custos do departamento operacional. A figura 10.9 ilustra este lanamento de transferncia.
132
3.3.01.00.00 Rateios Recebidos
3.3.02.00.00 Rateios Enviados
xx xx
33,00 627,00
33,00 627,00
xx xx
143 Departamento de Almoxarifado
xx
50,00 45,00 60,00 225,00 33,00
90,00 120,00 450,00
33,00 627,00
xx xx
xx
100,00 100,00 60,00 80,00 300,00 627,00
Figura 10.9 - Exemplo de rateio de despesas para centros de custos diretos.
No exemplo da figura 10.9, os crditos correspondem aos percentuais de rateio (5% e 95%) do respectivo valor total das desepesas do departamento de almoxarifado. Esta transferncia ser tratada como um rateio off-line. Para isto necessrio que o plano rateio j esteja cadastrado. A base de dados que acompanha o CD contempla todos os cadastros necessrios para a realizao deste tipo de rateio na soluo do estudo de caso. Os procedimentos a seguir descrevem como podem ser visualizados estes cadastros no sistema: 1. 2. Selecione a opo Atualizaes da barra de menu; Cadastros Rateio Off-line
Efetue a devida alterao da Data Base e confirme pressionando o boto ; para que o sistema exiba
3.
Pressione o boto
133
na tela o cadastro das informaes bsicas para a realizao do rateio off-line: Os rateios off-line podem ser realizados a partir do saldo ou da movimentao mensal de uma determinada conta, centro de custos, item contbil e classe de valor. No cadastramento do rateio off-line, estes dados so caracterizados como a origem do lanamento que, na execuo propriamente dita do rateio, identifica o valor do saldo a dbito ou a crdito a ser rateado. A conta, o centro de custos, o item contbil e a classe de valor da partida representam as contas as quais sero lanadas, inversamente, a dbito ou a crdito dependendo do saldo encontrado na origem. Um ltimo grupo de contas identificam os percentuais a serem rateados nos novos centros de custos.
4.
Confira as contas com os percentuais cadastrados e pressione o boto .
Dicas
Embora o sistema permita diferentes percentuais para cada rateio, no exemplo do estudo de caso os percentuais para as
134
despesas com energia eltrica e despesas com telefone a serem rateados do centro de custos indireto para os centros de custos diretos so os mesmos utilizados na despesa com gua e esgoto.
Com os rateios off-line devidamente cadastrados, o sistema est pronto para o processamento que ir gerar os lanamentos de transferncia bastando para isto realizar os seguintes procedimentos: 1. 2. Selecione a opo Miscelanea line da barra de menu; Processamentos Rateio Off-
Efetue a devida alterao da Data Base, pressione o boto e o sistema solicita a confirmao do respectivo processamento atravs da tela:
Dicas
importante lembrar que os rateios sero efetuados de acordo com a movimentao do ms relativo Data de Referncia.
135
4.
Efetue a alterao da Data Referncia pressionando o boto ;
5.
Confirme os parmetros e o processamento.
Logo aps o trmino do processamento o sistema gera os respectivos lanamentos e volta, automaticamente, para a tela inicial. Por meio da emisso do relatrio Razo tanto das contas contbeis como dos centros de custos, itens contbeis e classes de valores possvel verificar a movimentao exata que foi reslizada neste processamento.
136
Captulo 11
Relatrios e Demonstrativos
Todos os conceitos contbeis incluindo a composio do patrimnio, o registro dos fatos no dirio e no razo integram a gesto do patrimnio da empresa a qual gera um resultado que poder ser lucro ou prejuzo. Sob o ponto de vista computacional, o objetivo bsico tornar disponvel um conjunto de funcionalidades que possibilitem a implementao destes conceitos em situaes contbeis reais que ajudam as empresas na elaborao da apurao dos resultados e conseqente emisso de relatrios e demonstrativos. Muito embora a emisso de relatrios e demonstrativos estejam associados a apuraes de resultados, importante salientar que um sistema informatizado proporciona os meios contemplando todos os recursos necessrios para a realizao destas apuraes. Neste sentido, as apuraes do resultado so tratadas de forma contbil na proposta do estudo de caso descrito no captulo anterior. Neste captulo so descritas algumas caractersticas bsicas dos principais relatrios e demonstrativos contbeis e gerenciais bem como os procedimentos para sua configurao e emisso em um sistema informatizado. A anlise dos dados constantes nos relatrios ser subsidiada com o estudo de caso proposto portanto imortante que todos os lanamentos tenham sido realizados. No entanto, nada impede que os relatrios sejam emitidos contemplando lanamentos ou resultados parciais.
11.1 Relatrios Comparativos

Os relatrios comparativos podem consolidar dados com o cruzamento de diversos itens de dados. Nos procedimentos descritos a seguir, sero demonstrados todos os passos necessrios para a gerao de um relatrio comparativo entre os valores orados e efetivamente realizados contabilmente. 1. Selecione a opo Relatrios da barra de menu; Comparativos Tp Saldo x Cta
137
2.
Efetue a devida alterao na Data Base, confirme pressionando o boto e o sistema apresenta uma tela para que sejam informados os dados bsicos a respeito da impresso:
Dicas
Os dados solicitados nesta tela referem-se : - Impresso, caractersticas bsicas da impresso; - Filtros, um conjunto de expresses que restringem as informaes a serem impressas; - Opcionais, caractersticas adicionais de impresso tais como nmero de vas, tipo de formulrio, etc; - Personalizar, dados adicionais informados pelo usurio; O sistema j tem todos os parmetros configurados para a emisso dos relatrios, sendo que os perodos que englobam os registros impressos referem-se ao exerccio estabelecido no calendrio j cadastrado (01/01/xx a 31/12/xx). No entanto, caso seja conveniente, este perodo pode ser alterado por intermdio de tela ativada pela tecla .
d a
138
3.
Selecione o Tipo de Impresso em Disco e confirme pressionando o boto ;
4.
Caso o sistema solicite a confirmao da substituio do arquivo pressione o boto para confirmar e ser apresentado o respectivo relatrio na tela:
Dicas
Neste momento a tela dividida em duas parte. Uma a rea do relatrio e a outra, na parte direita da tela, a rea de informaes a respeito do arquivo do relatrio gerado no disco com algumas opes tais como selecionar outro arquivo, localizar, etc; Na parte inferior da tela esto disponveis algumas funcionalidades que possibilitam a alterao da visualizao do relatrio na tela:
Uma outra maneira de efetuar uma ampliao ou reduo (mais zoom ou menos zoom) utilizando as teclas CTRL + ou CTRL -; As barras de rolagem funcionam tanto na horizontal como na vertical;
Um boto com seta dupla
no canto superior direito (ao centro
da tela) possibilita a ampliao do relatrio em tela cheia; Um boto disponvel na parte inferior da barra de rolagem vertical:
possibilita o avano e o retrocesso na exibio das pginas do relatrio;
139
Para encerrar a exibio do relatrio dever ser pressionado o boto ou o boto .
a s
5. 6.
Pressione o boto
para ampliar a visualizao do relatrio;
Posicione a visualizao do relatrio no item despesas;
Note que existem duas colunas identificadas como real e orado. Os valores constantes na coluna REAL representam os saldos das contas contbeis consolidados a partir dos lanamentos realizados. J a coluna ORADO contm os respectivos valores informados no cadastro do oramento. A coluna VARIAO exibe um comparativo, em termos percentuais, entre o real e o orado. Entre um conjunto com diversos relatrios comparativos, este um exemplo de como um sistema informatizado pode oferecer recursos para a anlise, acompanhamento e controle dos recursos financeiros. Neste exemplo, evidenciada a relao entre os valores orados e realizados bem como a evoluo das despesas e receitas, objetos de anlises do estudo de caso proposto.
140
11.2 Emisso do Dirio

Em um sistema informatizado o dirio tem todas as caractersticas de um relatrio. Sua emisso pode ser realizada contemplando um determinado perodo no qual sero impressos os registros ocorridos. 1. 2. Selecione a opo Relatrios menu; Dirios Contbil da barra de
Efetue a devida alterao na Data Base e confirme pressionando o boto ;
3.
Selecione o Tipo de Impresso em Disco e pressione mais uma vez o boto ; para confirmar a substituio
4.
Pressione o boto
do arquivo e o sistema apresenta o dirio geral dentro do perodo estabelecido no calendrio:
141
Dicas
O perodo do calendrio configurado como parmetro nos respectivos campos Data Inicial ... Data Final. Estes campos podem ser alterados com efeito no ato da emisso.
11.3 Emisso do Razo

O sistema informatizado pode apresentar o razo com informaes relativas a um plano contbil ou centro de custos ou item contbil ou at mesmo uma classe de valor. Em cada um destes relatrios sero emitidos os lanamentos contbeis realizados e classificados de acordo com o seu respectivo plano. A seqncia de procedimentos a seguir demonstra como pode ser efetuada a emisso do razo contbil porm emisses semelhantes podem ser realizadas para os centros de custos, itens contbeis e classes de valores bastando para isto efetuar a respectiva opo. 1. Selecione a opo Relatrios menu; Razes Contbil da barra de
142
2.
Efetue a devida alterao na Data Base e pressione o boto ;
3. 4.
Confirme a tela de parmetros pressionando o boto
Selecione o Tipo de Impresso em Disco e confirme pressionando mais uma vez o boto ;
5.
Pressione o boto estabelecido no calendrio;
para confirmar a substituio
do arquivo e o sistema apresenta o razo para o perodo
11.4 Emisso de Balancete

Uma srie de balancetes podem ser obtidos atravs do sistema informatizado. Cada um destes balancetes contempla algumas caractersticas prprias as quais possibilitam uma viso consolidada dos saldos das contas tanto para o plano contbil como para os
143
planos de centros de custos, itens contbeis e classes de valores. Os procedimentos descritos a seguir demonstram como pode ser obtida a emisso de um tipo de balancete especfico. Outros tipos de balancetes podem ser obtidos de forma semalhante mediante a respectiva seleo no prprio menu. 1. 2. Selecione a opo Relatrios de menu; Balancetes Modelo 1 da barra
Efetue a devida alterao na data basee confirme pressionando o boto ;
3.
Selecione o Tipo de Impresso em Disco e pressione mais uma vez o boto ; para confirmar a substituio
4.
Pressione o boto
do arquivo e o sistema apresenta o balancete de verificao contemplando os saldos das contas dentro do perodo estabelecido:
144
11.5 Emisso de Demonstrativos/Balano Patrimonial

O sistema informatizado contempla alguns modelos de balancetes com formatao previamente configurada. Alguns exemplos destes tipos de balancetes podem ser obtidos atravs das opes: Relatrios Relatrios Balancetes Balancetes Modelo 1 ou Modelo 2.
Par a uma contabilidade gerencial efetiva importante salientar que outras vises podem ser obtidas contemplando os saldos das contas em demonstrativos especficos. O sistema informatizado possibilita grande flexibilidade na elaborao do formato de cada relatrio em paticular e para tal necessrio o cadastramento de: uma viso gerencial; um livro; um link apontando o livro em cada uma das contas contbeis envolvidas.
A ttulo de exemplo sero descritos a seguir todos os procedimentos para efetuar a Demonstrao do Resultado do Exerccio (DRE) com o formato ilustrado no quadro 11.1.
Receitas (-) CMV Lucro Bruto (-) Despesas Diversas Lucro Lquido
Quadro 11.1 - DRE (Demonstrao do Resultado do Exerccio).
11.5.1 Cadastramento da Viso Gerencial

Uma Viso Gerencial uma estrutura semelhante a um plano de contas que mantm relao com os saldos contbeis. Cada registro efetuado na Viso Gerencial identificado como uma Entidade Gerencial a qual aponta para um conjunto de contas contbeis com o objetivo de consolidar o seu saldo. Estas Entidades compem
145
um determinado Plano Gerencial que pode constituir um livro a ser utilizado na emisso de diversos relatrios ou demonstrativos. Para o seu devido cadastramento devero ser executados os seguintes procedimentos: 1. 2. Atualizaes Cadastros Viso Gerencial da barra de menu;
Efetue a devida alterao na Data Base e confirme pressionando o boto ; para efetuar o
3.
Pressione o boto cadastramento das entidades;
Considerando a Viso Gerencial como uma estrutura hierrquica na qual havero entidades sintticas e analticas agrupada em entidades superiores, devero ser cadastradas dentro do conceito top-down. A figura 11.1 ilustra o exemplo do DRE proposto identificando hierarquicamente as entidades. Com relao apresentao do demonstrativo, a seqncia das entidades obedecer a ordem estabelecida no prprio cadastramento por meio de um campo especfico que tem esta funo.
LUCRO LQUIDO
DESPESAS DIVERSAS
LUCRO BRUTO
RECEITAS
(-) CMV
Figura 11.1 - Exemplo de uma viso hierrquica das entidades gerenciais
Dicas
O link com as contas contbeis envolvidas pode ser efetuado mediante a informao de um ou mais intervalos nas linhas constantes na parte inferior da tela sendo que necessrio o preenchimento da conta inicial e final mesmo que seja apenas uma nica conta.
146
Dicas
Para facilitar a amarrao com as Entidades Superiores, sugerese o cadastramento das Entidades Gerenciais em duas etapas, uma para as sintticas e outra para as analticas.
4.
Inclua as Entidades Gerenciais sintticas preenchendo os campos conforme os dados constantes na tabela 11.1.
Ordem 0000000005 0000000003 Entidade Gerencial Descrio 01 LUCRO LQUIDO 02 LUCRO BRUTO Classe 1 1 Cond. Normal 1 1 Entidade Superior 01 Nome Viso DRE DRE
Cd. Viso 01 01
Tabela 11.1 - Dados bsicos para o cadastramento de um exemplo de entidades sintticas em uma viso gerencial.
5.
Inclua as Entidades Gerenciais analticas preenchendo os campos conforme os dados constantes na tabela 11.2.
147
Cd. Entidade Viso Ordem Gerencial Descrio Classe 01 0000000001 03 RECEITAS 2 01 0000000002 04 (-) CMV 2 01 0000000004 05 DESPESAS DIVERSAS 2
Cond. Normal 1 2 2
Entidade Nome Superior Viso Conta Ini Conta Final 02 DRE 41010000 42010000 02 DRE 31010000 31010000 01 DRE 31020000 32010000
Tabela 11.2 - Dados bsicos para o cadastramento de um exemplo de entidades analticas em uma viso gerencial.
11.5.2 Cadastramento do Livro

No sistema informatizado, um livro pode estabelecer um link com uma viso gerencial previamente cadastrada. por intermdio do livro que so definidas as caractersticas dos demonstrativos a serem impressos. O cadastramento do livro bastante simples conforme os procedimentos a seguir: 1. 2. 3. Selecione a opo Atualizaes Contbeis da barra de menu; o boto ; ; para efetuar o Cadastros Config.
Efetue a devida alterao na Data Base e confirme pressionando Selecione a configurao de livro e confirme pressionando mais uma vez o boto
4.
Pressione o boto
cadastramento do livro por meio da tela a seguir:
148
4.
Efetue o cadastramento do livro DRE preenchendo os dados conforme a tabela 11.3.

Campo Cd. Conf. Liv. Descrio Viso Gerencial Contedo 002 DRE (DEMONSTRACAO DO RESULTADO DO EXER.) 01
Tabela 11.3 - Dados bsicos para o cadastramento de um exemplo de DRE.
11.5.3 Emisso da Demonstrao do Resultado do Exerccio

A emisso da Demonstrao do Resultado do Exerccio um exemplo de como uma funcionalidade em um sistema informatizado pode ser devidamente formatada e configurada para a emisso de qualquer tipo de relatrio ou consulta que envolva uma estrutura contbil. Este esquema pode ser utilizado para a emisso de demonstrativos mais detalhados contemplando valores relativos aos centros de custos, itens contbeis e classes de valores. A figura 11.2 ilustra a utilizao do livro em relatrios, demonstrativos e consultas que, por sua vez, estaro utilizando um plano gerencial com um conjunto de entidades gerenciais.
Demonstrativos
Consultas
LIVRO
Plano Gerencial
Relatrios
Entidade Gerencial
Entidade Gerencial
Entidade Gerencial
Figura 11.2 - Esquema de utilizao do plano gerencial.
Para a utilizao dos centros de custos, itens contbeis e classes de valores nos demonstrativos devero ser informados como respectivas entidades no cadastramento do plano gerencial. A utilizao do livro nos relatrios informada na prpria configurao dos parmetros antes de sua emisso, conforme os procedimentos a seguir:
149
1. 2.
Selecione a opo Relatrios Demonstrativos Resultados da barra de menu;
Demons.
Efetue a devida alterao na Data Base , confirme pressionando o boto e o sistema solicita um conjunto de parametros atravs da tela:
3.
Configure os parmetros de acordo com a tabela 11.4.
Parmetro Exerccio Contbil? Cd. Config. Livros? Moeda? Posio Anterior L/P? Data Lucros/Perdas? Dem. Periodo Anterior? Folha Inicial? Data Referncia? Imprime Termo Auxiliar?
001 002 01 Sim 31/12/xx Sim 1 31/12/xx No
Contedo
Tabela 11.4 - Exemplo de parmetros para emisso de um demonstrativo
150
4.
Confirme a configurao dos parmtros pressionando a tecla e ser apresentado demonstrativo em tela:
Dicas
So apresentadas uma srie de facilidades de navegao (avana/retrocede /posiciona pginas) e visualizao em tela bem como a possibilidade de efetiva impresso do demonstrativo.
151
152

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