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ORLANDO SOTELO SUREZ Subdirector Tcnica del Sistema Nacional y Proyectos Especiales
GIOVANNY ALBERTO VALDIVIESO CLAVIJO Subdirector de Planeacin y Apoyo Tecnolgico al Sistema Nacional del Deporte
CONTENIDO
I. CONCEPTO
8 8-12
21-25 25-27 27 28
VI. SISTEMA DE VOTACIN PARA LA ELECCIN DE MIEMBROS RGANO DE ADMINISTRACIN, CONTROL Y DISCIPLINA
VIII. INEFICACIA DE LAS DECISIONES ADOPTADAS EN UNA REUNIN DE ASAMBLEA IX. ESTADOS FINANCIEROS 29-30
ELABORACIN Paola Villamizar Lamus Jorge Hernn Colmenares Riativa COLABORADORES Magdalena Vargas de Rodrguez Alexandra Herrera Valencia Diagramacin - Sandra Liliana Aponte Rojas
30-31
32-34 34 35
PRESENTACIN
Dentro del propsito emprendido por esta administracin, tendiente a consolidar dentro del contexto actual del deporte en nuestro pas, un modelo de inspeccin, vigilancia y control que sin desprenderse de su naturaleza de polica administrativa, abarque igualmente una perspectiva preventiva, en ese sentido ponernos en manos de los usuarios de esta Entidad, una gua prctica del manejo de reuniones de asamblea de los organismos deportivos.
I. CONCEPTO
Esta gua permitir conocer a los lectores interesados en la materia, los alcances de la figura, sus diferentes clases, las convocatorias que las originan, la antelacin y el medio entre otros aspectos, que resultan vitales a la hora de desarrollar una reunin de asamblea del mximo rgano social, comnmente conocido como asamblea de afiliados.
De esta manera, este trabajo se convierte no solo en una valiosa herramienta de trabajo al interior de los organismos deportivos en su manejo cotidiano, sino adicionalmente una fuente segura y gil para quienes desean conocer con mayor profundidad sobre la materia.
Finalmente, es imprescindible resaltar la labor de los profesionales del derecho de la Oficina de Inspeccin, Vigilancia y Control de este Instituto, quienes debido a su trabajo, esfuerzo y dedicacin han permitido consolidar una lnea conceptual sobre este importante tema, resaltando el trabajo de elaboracin y compilacin de Paola Villamizar, del presente trabajo de investigacin.
unin Ordinaria de Asamblea en la poca prevista en los estatutos del organismo deportivo?
En el evento en que la reunin de carcter ordinario no se realice en la poca fijada en los estatutos o en la ley, los afiliados sern convocados a una reunin extraordinaria para que deliberen y decidan sobre los temas propios de la reunin ordinaria, razones por las cuales se denomina Asamblea Extraordinaria con carcter de Ordinaria, exceptuando siempre el punto de proposiciones y varios.
La convocatoria debe realizarse con la antelacin prevista en los estatutos sociales para las reuniones ordinarias, o en su defecto, debe tenerse en cuenta lo sealado por el Artculo 422 del Cdigo de Comercio, que dispone que para las reuniones en que hayan de aprobarse los balances de fin de ejercicio, la convocatoria debe realizarse, por lo menos con quince das hbiles antes de anticipacin. No puede incluirse dentro del orden del da el punto de proposiciones y varios, por tratarse de una asamblea extraordinaria, y su inclusin tendra como consecuencia la ineficacia de lo que en el se apruebe.
Esta clase de reunin tiene los siguientes requisitos: Que la reunin ordinaria o extraordinaria, debidamente convocada, no se haya llevado a cabo. Que se puede convocar nuevamente a la reunin. Que se realice no antes de diez (10) das hbiles ni despus de treinta (30) das hbiles, contados desde la fecha fijada para la primera reunin.
III. CONVOCATORIAS
los afiliados de formular la peticin al rgano de Administracin de convocar a Asamblea Extraordinaria. Peticin que deber ser atendida o negada en el trmino previsto por los estatutos.
En caso de que en el organismo deportivo se laboren los das sbados, se entiende que estos son das hbiles, y as se incluirn en el conteo de los das para realizar la convocatoria. En nuestro ejemplo, si se convoca el da lunes 2 de marzo, la Reunin Ordinaria se realizar el da viernes 20 de marzo:
M a r z o
L M M J
2 0 0 9
V S D 1
2 0 0 9
V S D 1
2 9 16 23 30
3 10 17 24 31
4 11 18 25
5 12 19 26
6 13 20 27
7 14 21 28
8 15 22 29
2 9 16 23 30
3 10 17 24 31
4 11 18 25
5 12 19 26
6 13 20 27
7 14 21 28
8 15 22 29
El conteo termina a la media noche del da anterior al de la reunin, es decir, no incluir el da en que se realiza la reunin.
Siguiendo con nuestro ejemplo, los estatutos del organismo deportivo establecen que la antelacin de la convocatoria ser de quince (15) das hbiles. Para cumplir con la antelacin estatutaria, se convocar el da lunes 2 de marzo para que la Reunin Ordinaria de Asamblea se celebre el da mircoles 25 de marzo:
M a r z o
L M M J
2 0 0 9
V S D 1
2 9 16 23 30
3 10 17 24 31
4 11 18 25
5 12 19 26
6 13 20 27
7 14 21 28
8 15 22 29
Debe tenerse en cuenta que, cuando se van a aprobar estados financieros, se sugiere indicar a los asociados que tienen a su disposicin todos los documentos para el ejercicio del derecho de inspeccin, que se mencionan ms adelante.
IV. AFILIADOS
Suspensin:
Para la suspensin de las reuniones basta con la decisin favorable de la mitad ms uno de los votos presentes en la reunin y puede hacerse cuantas veces lo decida. Para la reanudacin de la reunin no se requiere nueva convocatoria y pueden asistir quienes no estaban en la deliberacin inicial, y las deliberaciones no podrn prolongarse por ms de tres das, si no est representada la totalidad de los afiliados.
Aplazamiento:
El aplazamiento de las reuniones proviene de la voluntad colectiva de los socios, manifestada en junta o asamblea, por lo que se requiere de una decisin universal, para que de comn acuerdo decidan aplazar la sesin para realizarla en una fecha posterior, la cual fijan de una vez.
La fecha o poca de la reunin para la que se confiere la delegacin Los dems requisitos que se indiquen en los estatutos Las acreditaciones otorgadas en el exterior deben cumplir con los mismos requisitos, no se exigen formalidades adicionales En las acreditaciones no deben presentar enmendaduras La representacin puede delegarse a cualquier persona natural, tenga o no la calidad de afiliado, sin embargo, los administradores y empleados de un organismo deportivo no podrn representar en las reuniones de la asamblea a los afiliados del organismo deportivo mientras estn en ejercicio de sus cargos La acreditacin se puede revocar en cualquier momento
Es deber de quienes estn a cargo de esta funcin, (ejemplo secretario del organismo deportivo, gerente, o comisin verificadora), o de quienes estn a cargo de la reunin de asamblea del correspondiente organismo deportivo, (ejemplo comit pro liga o ente deportivo), verificar que las acreditaciones cumplan con los anteriores requisitos, as como los previstos en los estatutos del organismo deportivo.
Estn a paz y salvo No hayan sido suspendidos sus derechos por la comisin disciplinaria del respectivo organismo deportivo.
afiliados en pleno uso de sus derechos, salvo que en los estatutos se haya aprobado un qurum diferente, el cual deber respetarse. Ejemplo: Un organismo deportivo est constituido por veinte (20) afiliados en pleno uso de sus derechos, es decir, con reconocimiento deportivo vigente, a paz y salvo con las cuotas de sostenimiento y sin decisin de la Comisin Disciplinaria del organismo deportivo sobre su desafiliacin. El qurum deliberatorio en este caso ser de once (11) afiliados.
Debe tenerse en cuenta que la falta de certeza sobre quien ostenta la representacin legal del organismo deportivo, no genera la prdida de su condicin como afiliado, pero puede generar la imposibilidad de participar en las reuniones de asamblea.
40. Qu pasa si los afiliados asistentes a una Reunin de Asamblea se ausentan de ella?
En trminos generales el qurum ha sido entendido en funcin del nmero de asistentes necesarios para abrir una reunin de Asamblea, tambin lo es, que dicho nmero adems de estar presente al inicio de la reunin, debe a su vez, permanecer durante todo el transcurso de la misma, hasta su culminacin, porque si el qurum disminuye mas del qurum legal o estatutario las decisiones que se tomen sern ineficaces.
que las decisiones se toman con mayora simple o con la mitad ms uno de los votos presentes?
42. La mitad ms uno de los votos presentes es igual al cincuenta y uno porciento (51%) de los votos presentes?
S, la expresin la mitad ms uno es igual al cincuenta y uno porciento (51%), toda vez que jurdicamente siempre se requiere que los resultados se tomen con nmeros enteros.
1.
Cuando el total de afiliados presentes suma un nmero par, se calcula el qurum dividiendo en dos (2) el nmero total de afiliados y al resultado de esta divisin se le suma uno (1). Ejemplo: El total de afiliados presentes es cuarenta y seis (46) Se divide cuarenta y seis (46) en dos: 46 2 = 23 Al resultado le sumo uno (1): 23 + 1 = 24 Significa que las decisiones se toman cuando las votaciones obtengan como mnimo veinticuatro (24) votos a favor.
que las decisiones se toman con las dos terceras partes de los votos presentes?
Cuando el total de afiliados presentes suma un nmero par o impar, la regla a seguir es la siguiente: El total de afiliados presentes suma un nmero par, se calcula el qurum multiplicando por dos (2) el nmero total de afiliados y al resultado de esta multiplicacin se divide en tres (3) y el resultado se aproxima al nmero entero siguiente. Un ejemplo de cuando el total de afiliados presentes suma un nmero par: Si el total de afiliados presentes es catorce (14) Se multiplica catorce (14) por dos: 14 x 2 = 28 El resultado lo divido por tres (3): 28 3 = 9,3333 El resultado lo aproximamos al nmero entero siguiente, es decir, lo aproximamos a 10.
2.
Cuando el total de afiliados presentes suma un nmero impar, se calcula el qurum restando uno (1) para que nos de un nmero par, el resultado lo dividimos en dos (2) el nmero total de afiliados y al resultado de esta divisin se le suma uno (1). Ejemplo: El total de afiliados presentes es diez y nueve (19) A diez y nueve (19) se le resta uno (1) para que nos de un nmero par: 19 1 = 18 Se divide diez y ocho (18) en dos: 18 2 = 9 Al resultado le sumo uno (1): 9 + 1 = 10
Significa que las decisiones se toman cuando las votaciones obtengan como mnimo diez (10) votos a favor. Siguiendo lo anterior, las dos terceras partes de 4 es 3, de 10 es 7, de 20 es 15, de 8 es 6, y de 80 es 55. Un ejemplo de cuando el total de afiliados presentes suma un nmero impar: Ejemplo: El total de afiliados presentes es diez y nueve (19) Diez y nueve (19) lo multiplicamos por dos (2): 19 x 2 = 38 Se divide treinta y ocho (18) en tres: 38 3 = 12,666
Significa que las decisiones se toman cuando las votaciones obtengan como mnimo diez (10) votos a favor.
El resultado lo aproximamos al nmero entero siguiente, es decir, lo aproximamos a 13. Significa que las decisiones se toman cuando las votaciones obtengan como mnimo trece (13) votos a favor.
VI. SISTEMA DE VOTACIN PARA LA ELECCIN DE MIEMBROS DE RGANO DE ADMINISTRACIN, CONTROL Y DISCIPLINA
43. Cul es el sistema de votacin para la eleccin de los miembros del rgano de Administracin, Control y Disciplina?
El sistema de votacin para la eleccin de los miembros del rgano de Administracin, Control y Disciplina, es el llamado sistema uninominal, mediante el cual cada asistente vota por uno de los candidatos segn sea el nmero de miembros, y quienes obtengan la mayora quedan elegidos para los cargos respectivos.
RGANO DE CONTROL
RGANO DE ADMINISTRACIN
RGANO DE DISCIPLINA
de los clubes deportivos y promotores), ni miembros del rgano de administracin, ni del rgano de control. Se recomienda que en el caso de federaciones, ligas y asociaciones deportivas, los elegidos no sean miembros de las comisiones tcnicas ni de juzgamiento, de acuerdo a la competencia asignada a las comisiones disciplinarias de los citados organismos deportivos, y que al menos uno de ellos sea abogado.
57. Los asociados que tengan la calidad de administradores pueden votar los balances y cuentas de fin de ejercicio?
No. Los asociados que tengan la calidad de administradores no podrn votar los balances y cuentas de fin de ejercicio. (Art. 185 Cdigo de Comercio).
X. DERECHO DE INSPECCIN
documentos atinentes al objeto de la reunin, por lo cual en estos casos, la convocatoria se entiende surtida no solo con la remisin de la citacin a la correspondiente sesin, sino que adicionalmente deben adjuntarse dichos documentos.
datos exigidos por la ley o los estatutos sociales, quienes hubieren actuado como presidente y secretario en la reunin de asamblea pueden asentar actas adicionales para suplir tales omisiones. Ejemplo: Si falt mencionar el tipo de reunin que se realiz, la fecha, el qurum. Cuando la omisin es de fondo, es decir, cuando se trate de hacer constar decisiones de los rganos que no se incluyeron en el acta, el acta adicional en la que se incluyan los datos que se omitieron, debe ser aprobada por el respectivo rgano o la comisin aprobatoria del acta que ste hubiere designado para el efecto. Ejemplo: Se omiti la votacin obtenida para un rgano.
Aun cuando no existe disposicin legal que determine el tiempo que tiene la comisin para surtir la aprobacin, lo cierto es que, sta debe efectuarse dentro de un trmino prudencial, pues a los administradores, les asiste el deber de cumplir los encargos determinados por el mximo rgano social, y el acta constituye prueba suficiente de los hechos contenidos en ella Si la comisin no aprueba dentro de un tiempo prudencial el acta, o si uno de los miembros de la comisin est ausente o se niega a suscribirla, deber convocarse a la Asamblea a reunin extraordinaria, para que imparta la correspondiente aprobacin
XII. IMPUGNACIONES
ANEXOS
NOTA:
Los siguientes modelos tienen como finalidad brindar algunas herramientas que faciliten la realizacin de las reuniones de Asamblea de los organismos deportivos, por lo tanto no es obligatorio su uso, y en caso de utilizarse se debern ajustar a las necesidades y condiciones especficas del respectivo organismo de deporte convencional o especial.
Anexo 1
Resolucin No______ de (Mes, da y ao) Por la cual se convoca a reunin ordinaria de asamblea de afiliados (al o a la) (nombre del organismo deportivo) CONSIDERANDO Que el artculo (se seala el artculo que establece las reuniones ordinarias) de los estatutos de (nombre del organismo deportivo), establece que la reunin ordinaria de asamblea de afiliados debe realizarse (se indica la fecha o el periodo durante el cual puede realizarse la reunin Ordinaria). Que en cumplimiento del citado artculo el rgano de administracin del organismo deportivo, (o el Presidente en caso de as establecerlo los estatutos) debe convocar a reunin ordinaria de asamblea de (afiliados, o, de clubes deportivos y/o clubes promotores afiliados y/o de ligas afiliadas). (En caso de que sea para un club deportivo o promotor, se convoca a sus afiliados que son personas naturales) Teniendo en cuenta las anteriores consideraciones, RESUELVE Artculo Primero.- Convocar a reunin ordinaria de asamblea de afiliados para el da ( ) del mes de ( ) del ao ( ), a la hora ( ) en (direccin del lugar donde se realizar la reunin teniendo en cuenta que debe coincidir con el domicilio del organismo deportivo), ubicado en la ciudad de (nombre de la ciudad). Artculo Segundo.- El orden del da de la reunin ordinaria de asamblea de afiliados ser el siguiente: A. Llamado a lista, recepcin y revisin de credenciales. B. Designacin de comisin verificadora del qurum. C. Verificacin del qurum e instalacin. D. Designacin de comisin aprobadora del acta. E. Anlisis y aclaraciones a los informes de labores y Estados Financieros Bsicos presentados por el rgano de Administracin (o por el responsable del club deportivo o promotor si es el caso) F. Anlisis del informe del Revisor Fiscal, aprobacin o improbacin de los estados financieros. G. Estudio y adopcin de programas. H. Designacin de comisin escrutadora. I. Eleccin de los miembros del rgano de Administracin (o del responsable del club deportivo o promotor si es el caso) J. Eleccin de los miembros del rgano de Control (para clubes deportivos o promotores si se ha establecido en los estatutos la existencia de ste rgano.)
K. Eleccin de dos miembros del rgano de Disciplina. L. Eleccin de las personas que deban ejercer otros cargos cuya provisin corresponde a la Asamblea. M. Discusin y votacin de proposiciones y varios. NOTA: 1. 2. El orden del da se debe ajustar a lo previsto en los estatutos del respectivo organismo deportivo. Los literales I, J, K, y L se incluirn cuando corresponda.
Artculo Tercero.- A la presente convocatoria anexarn los informes de labores, los estados financieros bsicos, copia del Acta de la ltima reunin de Asamblea, los proyectos de los programas de actividades y de presupuesto del siguiente ejercicio y toda la informacin sobre los asuntos que deban tratarse y resolver en la Asamblea, siguiendo lo dispuesto en el pargrafo del artculo (nmero del artculo) de los estatutos. Artculo Cuarto.- A la reunin podrn asistir con voz y voto los afiliados (clubes deportivos, promotores y/o ligas) que se encuentren con afiliacin vigente, a paz y salvo por todo concepto con (nombre del organismo deportivo) y con reconocimiento deportivo vigente, al da de la reunin. (En el caso de los clubes deportivos y promotores no aplica lo referente a la vigencia del reconocimiento deportivo para sus afiliados por ser personas naturales). Artculo Quinto.- Cada afiliado podr estar representado por un delegado, para lo cual deber presentar la correspondiente credencial firmada por el representante legal del respectivo organismo deportivo, (o el afiliado en el caso de los clubes deportivos y promotores), cumpliendo con lo sealado en el artculo (Nmero del artculo) de los estatutos del organismo deportivo. Artculo Sexto.- La presente resolucin ser enviada a los (afiliados, clubes deportivos, clubes promotores y/o Ligas) afiliados, (y a las dems autoridades que prevean los estatutos). Artculo Sptimo.- La presente resolucin rige a partir de la fecha de su expedicin. Dado en la ciudad de ____________ a los ______________ das del mes de ______ del ao ____.
_______________________________ __ PRESIDENTE
_______________________________ SECRETARIO
Anexo 2
Resolucin No______ de (Mes, da y ao) Por la cual se convoca a reunin extraordinaria de asamblea de afiliados (al o a la) (nombre del organismo deportivo) CONSIDERANDO Que debido a (se hace una relacin sucinta de la situacin, ejemplo: por renuncia de un miembro del rgano de administracin, para reformar los estatutos del organismo deportivo, por haberse vencido el periodo estatutario de los miembros de la estructura interna del organismo deportivo, o cualquier otro asunto urgente y especfico que requiera de la decisin de la asamblea) es necesario citar a reunin extraordinaria de asamblea de afiliados. Que en cumplimiento del artculo (nmero del artculo de los estatutos que regula la convocatoria a reunin extraordinaria de asamblea de afiliados) el rgano de administracin del organismo deportivo, (o el Presidente en caso de as establecerlo los estatutos, o el Revisor Fiscal, el Director de Coldeportes, el Director del ente deportivo departamental respectivo o quien haga sus veces, segn el caso), debe convocar a reunin extraordinaria de (afiliados, o, de clubes deportivos y/o clubes promotores afiliados y/o de ligas afiliadas). (En caso de que sea para un club deportivo o promotor, se convoca a sus afiliados que son personas naturales) Teniendo en cuenta las anteriores consideraciones, RESUELVE Artculo Primero.- Convocar a reunin extraordinaria de asamblea de afiliados para el da ( ) del mes de ( ) del ao ( ), a la hora ( ) en (direccin del lugar donde se realizar la reunin teniendo en cuenta que debe coincidir con el domicilio social del organismo deportivo), ubicado en la ciudad de (nombre de la ciudad). Artculo Segundo.- El orden del da de la reunin Extraordinaria de Asamblea ser el siguiente: A. Llamado a lista, recepcin y revisin de credenciales. B. Designacin de comisin verificadora del qurum. C. Verificacin del qurum e instalacin. D. Designacin de comisin aprobadora del acta. E. Designacin de comisin escrutadora. F. (Titulo del tema a tratar)
Artculo Tercero.- A la reunin podrn asistir con voz y voto los afiliados (clubes deportivos, promotores y/o ligas) que se encuentren con afiliacin vigente, a paz y salvo por todo concepto con (nombre del organismo deportivo) y con reconocimiento deportivo vigente, al da de la reunin. (En el caso de los clubes deportivos y promotores no aplica lo referente a la vigencia del reconocimiento deportivo para sus afiliados por ser personas naturales). Artculo Cuarto.- Cada afiliado podr estar representado por un delegado, para lo cual deber presentar la correspondiente credencial firmada por el representante legal del respectivo organismo deportivo, (o el afiliado en el caso de los clubes deportivos y promotores), cumpliendo con lo sealado en el artculo (Nmero del artculo) de los estatutos del organismo deportivo. Artculo Quinto.- La presente resolucin ser enviada a los (afiliados, clubes deportivos, clubes promotores y/o Ligas) afiliados, (y a las dems autoridades que prevean los estatutos). Artculo Sexto.- La presente resolucin rige a partir de la fecha de su expedicin. Dado en la ciudad de ____________ a los ______________ das del mes de ______ del ao ____. _______________________________ __ PRESIDENTE _______________________________ SECRETARIO
Anexo 3
(O el Revisor Fiscal, el Director de Coldeportes, el Director del ente deportivo departamental respectivo o quien haga sus veces, segn el caso)
Resolucin No______ de (Mes, da y ao) Por la cual se convoca a reunin extraordinaria con carcter de ordinaria de asamblea de afiliados (al o a la) (nombre del organismo deportivo) CONSIDERANDO Que por no haberse realizado la reunin ordinaria de asamblea en la fecha (o en la poca) previsto en los estatutos es necesario convocar a una reunin Extraordinaria con carcter de Ordinaria de Afiliados. Que en cumplimiento del artculo (nmero del artculo de los estatutos que regula la convocatoria a reunin extraordinaria de asamblea) el rgano de administracin de (nombre del organismo deportivo), (o el Presidente en caso de as establecerlo los estatutos) debe convocar a reunin extraordinaria de asamblea de (afiliados, o, de clubes deportivos y/o clubes promotores afiliados y/o de ligas afiliadas). NOTA: Recuerde que en caso de convocar a una reunin extraordinaria con carcter de ordinaria de asamblea de afiliados se debe tener en cuenta la antelacin prevista para la reunin ordinaria.) (En caso de que sea para un club deportivo o promotor, se convoca a sus afiliados que son personas naturales) Teniendo en cuenta las anteriores consideraciones, RESUELVE Artculo Primero.- Convocar a reunin extraordinaria con carcter de ordinaria a los (afiliados, o, de clubes deportivos y/o clubes promotores afiliados y/o de ligas afiliadas). para el da ( ) del mes de ( ) del ao ( ), a la hora ( ) en (direccin del lugar donde se realizar la reunin teniendo en cuenta que debe coincidir con el domicilio social del organismo deportivo) ubicado en la ciudad de (nombre de la ciudad). Artculo Segundo.- El orden del da de la reunin Extraordinaria de Asamblea ser el siguiente: A. Llamado a lista, recepcin y revisin de credenciales. B. Designacin de comisin verificadora del qurum. C. Verificacin del qurum e instalacin. D. Designacin de comisin aprobadora del acta. E. Anlisis y aclaraciones a los informes de labores y Estados Financieros Bsicos presentados por el rgano de Administracin (o por el responsable del club deportivo o promotor si es el caso) F. Anlisis del informe del Revisor Fiscal, aprobacin o improbacin de los estados financieros. G. Estudio y adopcin de programas. H. Designacin de comisin escrutadora.
I. Eleccin de los miembros del rgano de Administracin (o por el responsable del club deportivo o promotor si es el caso) J. Eleccin de los miembros del rgano de Control. K. Eleccin de dos miembros del rgano de Disciplina. L. Eleccin de las personas que deban ejercer otros cargos cuya provisin corresponde a la Asamblea. NOTA: 1. 2. 3. El orden del da se debe ajustar a lo previsto en los estatutos del respectivo organismo deportivo. Los literales I, J, K, y L se incluirn cuando corresponda. No debe incluirse el punto de proposiciones y varios
Artculo Tercero.- A la presente convocatoria anexarn los informes de labores, los estados financieros bsicos, copia del Acta de la ltima reunin de Asamblea, los proyectos de los programas de actividades y de presupuesto del siguiente ejercicio y toda la informacin sobre los asuntos que deban tratarse y resolver en la Asamblea, siguiendo lo dispuesto en el pargrafo del artculo (nmero del artculo) de los estatutos. Artculo Cuarto.- A la reunin podrn asistir con voz y voto los afiliados (clubes deportivos, promotores y/o ligas) que se encuentren con afiliacin vigente, a paz y salvo por todo concepto con (nombre del organismo deportivo) y con reconocimiento deportivo vigente, al da de la reunin. (En el caso de los clubes deportivos y promotores no aplica lo referente a la vigencia del reconocimiento deportivo para sus afiliados por ser personas naturales). Artculo Quinto.- Cada afiliado podr estar representado por un delegado, para lo cual deber presentar la correspondiente credencial firmada por el representante legal del respectivo organismo deportivo, (o el afiliado en el caso de los clubes deportivos y promotores), cumpliendo con lo sealado en el artculo (Nmero del artculo) de los estatutos del organismo deportivo. Artculo Sexto.- La presente resolucin ser enviada a los (afiliados, clubes deportivos, clubes promotores y/o Ligas) afiliados, (y a las dems autoridades que prevean los estatutos). Artculo Sptimo.- La presente resolucin rige a partir de la fecha de su expedicin. Dado en la ciudad de ____________ a los ______________ das del mes de ______ del ao ____.
_______________________________ __ PRESIDENTE
_______________________________ SECRETARIO
Anexo 4
Resolucin No______ de (Mes, da y ao) Por la cual se convoca a reunin constitutiva de (nombre del organismo deportivo) CONSIDERANDO Que mediante Resolucin No. (Nmero de la resolucin) de (fecha de la resolucin) expedida por (el Director de Coldeportes o el rgano de administracin de la Federacin respectiva) se design Comit Provisional para la creacin de (la Liga o Federacin del respectivo deporte o discapacidad segn el caso) (en caso de ser Liga se debe indicar el correspondiente departamento en que se pretende constituir el organismo deportivo).2 Que en cumplimiento de la mencionada resolucin es deber del Comit Provisional convocar a reunin de constitucin de (nombre del organismo deportivo que se pretende crear) a los (clubes deportivos y/o clubes promotores y/o de ligas) de (del respectivo deporte o discapacidad segn el caso). Teniendo en cuenta las anteriores consideraciones, RESUELVE Artculo Primero.- Convocar a reunin Constitutiva de (nombre del organismo deportivo que se pretende crear) para el da ( ) del mes de ( ) del ao ( ), a la hora ( ) en (direccin del lugar donde se realizar la reunin teniendo en cuenta que debe coincidir con el domicilio de organismo deportivo que se pretende crear), ubicado en la ciudad de (nombre de la ciudad). Artculo Segundo.- El orden del da de la reunin ser el siguiente: A. Nombramiento de Presidente y Secretario Ad-Hoc B. Llamado a lista, recepcin y revisin de credenciales. C. Designacin de comisin verificadora del qurum. D. Verificacin del qurum e instalacin. E. Designacin de comisin aprobadora del acta. F. Aprobacin de la constitucin del organismo deportivo. G. Aprobacin de los Estatutos. H. Eleccin de los miembros del rgano de Administracin
I. Eleccin de dos (2) los miembros del rgano de Control. J. Eleccin de dos (2) miembros de la Comisin Disciplinaria Artculo Tercero.- A la reunin podrn asistir con voz y voto los (clubes deportivos, promotores y/o ligas) de (del respectivo deporte o discapacidad segn el caso) que se encentren con reconocimiento deportivo vigente, al da de la reunin. 1 Para Federacin, liga o asociacin dePortiva del dePorte coldePortes Para el resPectivo dePorte.
la constitucin de una
Anexo 5
Para la constitucin de una Federacin, liga o asociacin dePortiva del dePorte esPecial siemPre se debe tener en cuenta el nmero mnimo establecido Por el decreto 641 de abril 16 de 2001. Artculo Cuarto.- Cada afiliado podr estar representado por un delegado, para lo cual deber presentar la respectiva credencial firmada por el (representante legal o responsable segn el caso). Artculo Quinto.- La presente resolucin ser enviada a los clubes deportivos, promotores y/o ligas) de (del respectivo deporte o discapacidad segn el caso) que se encentren con reconocimiento deportivo vigente. Artculo Sexto.- La presente resolucin rige a partir de la fecha de su expedicin. Dado en la ciudad de ____________ a los ______________ das del mes de ______ del ao ____.
NOTA: Recuerde que no siempre para la creacin de Federaciones o Ligas se requiere el nombramiento de un Comit Provisional tambin pueden constituirse por voluntad propia, el Comit Provisional es otra opcin.
Resolucin No______ de (Mes, da y ao) Por la cual se convoca a Reunin Extraordinaria de asamblea de afiliados (al o a la) (nombre del organismo deportivo) CONSIDERANDO Que mediante Resolucin No. (Nmero de la resolucin) de (fecha de la resolucin) expedida por (el Director de Coldeportes o el rgano de administracin de la Federacin respectiva) se design Comit Provisional para la reconstitucin de (la Liga o Federacin del respectivo deporte o discapacidad segn el caso). Que en cumplimiento de la mencionada resolucin es deber del Comit Provisional convocar a reunin de reconstitucin de (nombre del organismo deportivo) a los (clubes deportivos y/o clubes promotores afiliados y/o de ligas afiliadas). Teniendo en cuenta las anteriores consideraciones, RESUELVE Artculo Primero.- Convocar a reunin extraordinaria de asamblea de afiliados para el da ( ) del mes de ( ) del ao ( ), a la hora ( ) en (direccin del lugar donde se realizar la reunin teniendo en cuenta que debe coincidir con el domicilio social del organismo deportivo), ubicado en la ciudad de (nombre de la ciudad). Artculo Segundo.- El orden del da de la reunin ser el siguiente: A. Nombramiento de Presidente y Secretario Ad-Hoc. B. Llamado a lista, recepcin y revisin de credenciales. C. Designacin de comisin verificadora del qurum. D. Verificacin del qurum e instalacin. E. Designacin de comisin aprobadora del acta. F. Eleccin de los miembros del rgano de Administracin. G. Eleccin de dos (2) los miembros del rgano de Control. H. Eleccin de dos (2) miembros de la Comisin Disciplinaria. NOTA: El orden del da se debe ajustar a lo previsto en los estatutos del respectivo organismo deportivo. Artculo Tercero.- A la reunin podrn asistir con voz y voto los (clubes deportivos, promotores y/o
ligas) que se encuentren con afiliacin vigente, a paz y salvo por todo concepto con (nombre del organismo deportivo) y con reconocimiento deportivo vigente, al da de la reunin. Artculo Cuarto.- Cada afiliado podr estar representado por un delegado, para lo cual deber presentar la correspondiente credencial firmada por el representante legal del respectivo organismo deportivo, (o el afiliado en el caso de los clubes deportivos y promotores), cumpliendo con lo sealado en el artculo (Nmero del artculo) de los estatutos del organismo deportivo. Artculo Quinto.- La presente resolucin ser enviada a los (clubes deportivos, clubes promotores y/o Ligas) afiliados, (y a las dems autoridades que prevean los estatutos). Artculo Sexto.- La presente resolucin rige a partir de la fecha de su expedicin. Dado en la ciudad de ____________ a los ______________ das del mes de ______ del ao ____. _____________________________ _____________________________ ___________________________ MIEMBRO COMIT PROVISIONAL MIEMBRO COMIT PROVISIONAL PROVISIONAL
MIEMBRO COMIT
Anexo 6
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15
Fecha Reunin: ___________________ Tipo de Reunin de Asamblea: ______________________ Total de Afiliados: _____________
DELEGADO
IDENTIFICACIN
FIRMA SI
PAZ Y SALVO NO SI
HABILITADO NO
________________________________
_______________________________
Anexo 7
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15
________________________________
______________________________
Firma del Presidente de la Asamblea ________________________________ Nombre del Presidente de la Asamblea ________________________________ No. Cdula de Ciudadana
Firma del Secretario de la Asamblea _________________________________ Nombre del Secretario de la Asamblea _____________________________ No. Cdula de Ciudadana
Anexo 8
LIGA
REPRESENTANTE LEGAL
DELEGADO
IDENTIFICACIN
FIRMA
PAZ Y SALVO SI NO
RECONOCIMIENTO DEPORTIVO SI NO
HABILITADO
SI
NO
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19
ANTIOQUIA ATLNTICO BOGOTA BOLIVAR BOYAC CALDAS CASANARE CAUCA CESAR C/MARCA META MILITAR NARIO NORTE DE SANTANDER QUINDIO RISARALDA SANTANDER TOLIMA VALLE
________________________________
Anexo 9
Modelo de Acreditacin Yo __________________________, mayor de edad, domiciliado en la Ciudad de __________________, identificado con Cdula de Ciudadana No. _______________ expedida en la Ciudad de ___________________, obrando en mi calidad de afiliado del organismo deportivo denominado (Nombre del Club)________, por medio del presente documento delego a ___________________________ , mayor de edad, identificado con Cdula de Ciudadana No. _______________ expedida en la Ciudad de ___________________, para que en mi nombre asista con voz y voto en la Asamblea (Ordinaria, Extraordinaria Extraordinaria con carcter de Ordinaria, Universal o Por Derecho Propio) que se realizar el da __(Da y Mes)_______ del presente ao, a las (Hora) (a.m. o p.m), en (Ubicacin del lugar donde se celebrar la reunin) de la Ciudad de __________. Se firma a los _____________ das del mes de __________ de ____(Ao)___
Atentamente, _____________________________ Firma del Afiliado ----------------------------------------Nombre del Afiliado _____________________________ No. Identificacin
Acepto, _____________________________ Firma del Delegado ----------------------------------------Nombre del Delegado _____________________________ No. Identificacin
Anexo 10
Modelo de Acreditacin Yo __________________________, mayor de edad, domiciliado en la Ciudad de __________________, identificado con Cdula de Ciudadana No. _______________ expedida en la Ciudad de ___________________, obrando en mi calidad de (Presidente o Responsable) del organismo deportivo denominado (Nombre del Club o Liga)________, por medio del presente documento delego a ___________________________ , mayor de edad, identificado con Cdula de Ciudadana No. _______________ expedida en la Ciudad de ___________________, para que en mi nombre asista con voz y voto en la Asamblea (Ordinaria, Extraordinaria Extraordinaria con carcter de Ordinaria, Universal o Por Derecho Propio) que se realizar el da __(Da y Mes)_______ del presente ao, a las (Hora) (a.m. o p.m), en (Ubicacin del lugar donde se celebrar la reunin) de la Ciudad de __________. Se firma a los _____________ das del mes de __________ de ____(Ao)___
Atentamente, ________________________________ Firma del Presidente o Responsable ----------------------------------------Nombre del Presidente o Responsable _____________________________ No. Identificacin
Acepto, _____________________________ Firma del Delegado ----------------------------------------Nombre del Delegado _____________________________ No. Identificacin
Anexo 11
ACTA No._______ En la ciudad de __________ siendo las _______ del da ____ de _____ del ao______, en (lugar que se estableci en la convocatoria), en cumplimiento de la Resolucin No. (Se cita el nmero de Resolucin de convocatoria), se dio inicio a la reunin (Ordinaria, Extraordinaria Extraordinaria con carcter de Ordinaria, Universal o Por Derecho Propio) de Asamblea, para lo cual el Secretario del Club procede a dar lectura al Orden del da: (Se enumeran los puntos del orden del da) 1. Llamado a Lista, Recepcin y verificacin de Credenciales: Acto seguido el Secretario del Club llama a lista a los afiliados y recibe las credenciales de los afiliados asistentes.
No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 NOMBRE DEL AFILIADO DELEGADO ASISTENCIA SI NO
2. Verificacin del Qurum. El secretario confirma la asistencia de ____ afiliados asistentes de _____ afiliados, y por lo tanto se verifica que se existe quorum suficiente para sesionar y por ende para adoptar decisiones advirtiendo a los afiliados que las decisiones se adoptaran como mnimo con _____ votos, por lo que se procede a desarrollar los dems puntos del orden del da. 3. Anlisis y aclaraciones a los informes presentados por el rgano de Administracin ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________
________________________________ 4. Anlisis del informe del Revisor Fiscal. Aprobacin o improbacin de los estados financieros y del presupuesto. ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ________________________________ 5. Estudio y Adopcin de Programas ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ________________________________ 6. Eleccin de tres (3) miembros del rgano de Administracin Colegiado Se procede a iniciar la eleccin de los miembros que harn parte del rgano de Administracin. Primer Miembro: NOMBRE DEL POSTULADO No. DE VOTOS
ELEGIDO: ___________________________________________ Por lo tanto el rgano de Administracin queda conformado por las siguientes personas: __________________________________ __________________________________ ___________________________________ 7. Eleccin de los miembros del rgano de control (Revisor Fiscal Principal y Suplente) Se procede a iniciar la eleccin de los miembros que harn parte del rgano de Control. Revisor Fiscal Principal: NOMBRE DEL POSTULADO No. DE VOTOS
ELEGIDO: ___________________________________________ Revisor Fiscal Suplente: NOMBRE DEL POSTULADO No. DE VOTOS
ELEGIDO: ___________________________________________ Por lo tanto el rgano de Control personas: queda conformado por las siguientes
______________________Revisor Fiscal Suplente. 8. Eleccin de dos miembros de la Comisin Disciplinaria: Se procede a iniciar la eleccin de los miembros que harn parte del rgano de Disciplina. Primer Miembro: NOMBRE DEL POSTULADO No. DE VOTOS
Siendo las ________ ( ) del da __de (Mes) de (Ao), habindose agotado el orden del da el Presidente se dio por terminado el orden del da y levanta la sesin.
_________________________________ PRESIDENTE
_______________________ SECRETARIO
ELEGIDO: ___________________________________________ Por lo tanto el rgano de Disciplina queda conformado por las siguientes personas: ______________________ ______________________ 9. Discusin y votacin de Proposiciones y Varios (Este punto no se incluye en reuniones extraordinarias de Asamblea) ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ________________________________
Anexo 12
ACTA No._______ En la ciudad de __________ siendo las _______ del da ____ de _____ del ao______, en (lugar que se estableci en la convocatoria), en cumplimiento de la Resolucin No. (Se cita el nmero de Resolucin de convocatoria), se dio inicio a la reunin (Ordinaria, Extraordinaria Extraordinaria con carcter de Ordinaria, Universal o Por Derecho Propio) de Asamblea, para lo cual el Secretario de la Liga (y/Federacin) procede a dar lectura al Orden del da: (Se enumeran los puntos del orden del da): 1. Llamado a lista, revisin y recepcin de credenciales. Se verific la asistencia de las siguientes ligas (o clubes deportivos), directamente o con sus apoderados:
No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 NOMBRE DEL ORGANISMO DEPORTIVO AFILIADO DELEGADO ASISTENCIA SI NO
2. Verificacin del Qurum e Instalacin de la Asamblea Se verifica el qurum de ________ de las __________ Ligas afiliadas (o clubes afiliados), y por lo tanto se verifica que se existe quorum suficiente para sesionar y por ende para adoptar decisiones advirtiendo a los afiliados que las decisiones se adoptaran como mnimo con __________ votos, por lo que se procede a desarrollar los dems puntos del orden del da. 3. Anlisis y aclaraciones a los informes de labores presentados por el rgano de Administracin ____________________________________________________________________
____________________________________________________________________ ________________________________ 4. Anlisis del informe del Revisor Fiscal. Aprobacin o improbacin de los estados financieros y del presupuesto. ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ________________________________ 5. Estudio y Adopcin de Programas ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ________________________________ 6. Eleccin de cinco (5) miembros del rgano de Administracin Colegiado Se procede a iniciar la eleccin de los miembros que harn parte del rgano de Administracin. Primer Miembro: NOMBRE DEL POSTULADO No. DE VOTOS ELEGIDO: ___________________________________________ Por lo tanto el rgano de Administracin queda conformado por las siguientes personas: _______________________________ _______________________________ No. DE VOTOS _______________________________ _______________________________ ELEGIDO: ___________________________________________ Tercer Miembro: NOMBRE DEL POSTULADO No. DE VOTOS _______________________________ 7. Eleccin de los miembros del rgano de control (Revisor Fiscal Principal y Suplente) Se procede a iniciar la eleccin de los miembros que harn parte del rgano de Control. ELEGIDO: ___________________________________________ Quinto Miembro: NOMBRE DEL POSTULADO No. DE VOTOS ELEGIDO: ___________________________________________ Cuarto Miembro: NOMBRE DEL POSTULADO No. DE VOTOS
ELEGIDO: ___________________________________________ Revisor Fiscal Suplente: NOMBRE DEL POSTULADO No. DE VOTOS
ELEGIDO: ___________________________________________ Por lo tanto el rgano de Control queda conformado por las siguientes personas: _______________________________ _______________________________ 9. Discusin y votacin de Proposiciones y Varios (Este punto no se incluye en reuniones extraordinarias de Asamblea) ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ______________ Siendo las (Hora) ( ) del da __de (Mes) de (Ao), habindose agotado el orden del da el Presidente se dio por terminado el orden del da y levanta la sesin. _______________________________ PRESIDENTE __________________________ SECRETARIO
ELEGIDO: ___________________________________________ Por lo tanto el rgano de Control personas: queda conformado por las siguientes
______________________Revisor Fiscal Principal ______________________Revisor Fiscal Suplente. 8. Eleccin de dos miembros de la Comisin Disciplinaria: Se procede a iniciar la eleccin de los dos miembros que harn parte del rgano de Disciplina. Primer Miembro: NOMBRE DEL POSTULADO No. DE VOTOS
ELEGIDO: ___________________________________________
Anexo 13
ACTA No._______ En la ciudad de __________ siendo las _______ del da ____ de _____ del ao______, en (lugar que se estableci en la convocatoria), en cumplimiento de la Resolucin No. (Se cita el nmero de Resolucin de convocatoria), se dio inicio a la reunin (Ordinaria, Extraordinaria Extraordinaria con carcter de Ordinaria, Universal o Por Derecho Propio) de Asamblea, para lo cual el Secretario de la Liga (y/Federacin) procede a dar lectura al Orden del da: (Se enumeran los puntos del orden del da): 1. Llamado a lista, revisin y recepcin de credenciales. Se verific la asistencia de las siguientes ligas (o clubes deportivos), directamente o con sus apoderados:
No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 LIGA ANTIOQUIA ATLNTICO BOGOTA BOLIVAR BOYAC CALDAS CASANARE CAUCA CESAR C/MARCA META MILITAR NARIO NORTE DE SANTANDER QUINDIO RISARALDA SANTANDER TOLIMA VALLE RD PERIODO RPTE LEGAL DELEGADO ASISTENCIA SI NO
2. Verificacin del Qurum e Instalacin de la Asamblea Se verifica el qurum de ________ de las __________ Ligas afiliadas (o clubes afiliados), y por lo tanto se verifica que se existe quorum suficiente para sesionar y por ende para adoptar decisiones advirtiendo a los afiliados que las decisiones se adoptaran como mnimo con __________ votos, por lo que se procede a desarrollar los dems puntos del orden del da.
ELEGIDO: ___________________________________________ 3. Anlisis y aclaraciones a los informes de labores presentados por el rgano de Administracin ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ________________________________ 4. Anlisis del informe del Revisor Fiscal. Aprobacin o improbacin de los estados financieros y del presupuesto. ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ________________________________ 5. Estudio y Adopcin de Programas ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ________________________________ 6. Eleccin de cinco (5) miembros del rgano de Administracin Colegiado Se procede a iniciar la eleccin de los miembros que harn parte del rgano de Administracin. Primer Miembro: NOMBRE DEL POSTULADO No. DE VOTOS ELEGIDO: ___________________________________________ Por lo tanto el rgano de Administracin queda conformado por las siguientes personas: ELEGIDO: ___________________________________________ Quinto Miembro: NOMBRE DEL POSTULADO No. DE VOTOS Tercer Miembro: NOMBRE DEL POSTULADO No. DE VOTOS
_______________________________ _______________________________ _______________________________ _______________________________ _______________________________ 7. Eleccin de los miembros del rgano de control (Revisor Fiscal Principal y Suplente) Se procede a iniciar la eleccin de los miembros que harn parte del rgano de Control. Revisor Fiscal Principal: NOMBRE DEL POSTULADO No. DE VOTOS
______________________ Revisor Fiscal Suplente. 8. Eleccin de dos miembros de la Comisin Disciplinaria: Se procede a iniciar la eleccin de los dos miembros que harn parte del rgano de Disciplina. Primer Miembro: NOMBRE DEL POSTULADO No. DE VOTOS
ELEGIDO: ___________________________________________
ELEGIDO: ___________________________________________ Por lo tanto el rgano de Control queda conformado por las siguientes personas: _______________________________ _______________________________
ELEGIDO: ___________________________________________ Por lo tanto el rgano de Control personas: ______________________ Revisor Fiscal Principal queda conformado por las siguientes
9. Discusin y votacin de Proposiciones y Varios (Este punto no se incluye en reuniones extraordinarias de Asamblea) ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ________________________________
Siendo las (Hora) ( ) del da __de (Mes) de (Ao), habindose agotado el orden del da el Presidente se dio por terminado el orden del da y levanta la sesin. ___________________________ PRESIDENTE _________________________________ SECRETARIO
NOTAS