Pasos bsicos para el uso del programa punto de ventas plus

Carga de artculos Alta de un nuevo artculo Precios y Stock Bsqueda Configuracin Fotografa del artculo Exportacin Rpida Histrico de movimientos Ventas

Carga de artculos
Lo primero a realizar es cargar los artculos que disponemos en stock para la venta. Eso lo realizamos ingresando desde el botn Artculos-F1 o desde el men Artculos/Agregar / Modificar artculos.

Al entrar en esta pantalla veremos una grilla como las de los programas de clculo donde podremos realizar las bsquedas por cdigo o por descripcin de nuestros artculos. As como una serie de botones que nos permiten realizar distintas operaciones con los artculos.

En nuestro caso para cargar los nuevos artculos pulsaremos sobre el botn Nuevo y se abrir el formulario de alta y modificacin de datos.

Alta de un nuevo artculo

Volviendo a la carga de nuevos artculos, pulsamos sobre el botn Nuevo, y se abrir el formulario de Nuevo Artculo, con los campos en blanco para poder cargar los datos.

El cdigo es alfanumrico, lo que significa que nos permitir cargar cdigos numricos o conteniendo nmeros y letras, esto es as para permitir cargar los diferentes cdigos de barras existentes en el mercado. Si poseemos lector de cdigo de barras, debemos pasar la lectora mientras el cursor se encuentre sobre la caja de cdigo.

Caso contrario podemos ingresar un cdigo numrico inventado por nosotros o dejar que el sistema nos d el siguiente nmero en secuencia. Nota: esta numeracin automtica se puede ajustar en Administracin/Tablas Auxiliares/Numeracin. La descripcin ac ingresada es la descripcin que saldr en el formulario de factura pre impresa o en el impresor fiscal si contamos con uno. Rubro, marca, unidad y proveedor lo debemos de traer de una lista desplegable; esto es as para mantener una integridad de los datos, imprescindible para aquellos reportes que nos permiten agrupar las ventas por rubro. De esta forma no podemos equivocarnos y escribir dos rubros de diferente manera. Si el rubro, marca o la unidad no aparece en la lista desplegable podemos darle de alta pulsando sobre el botn de Tablas Auxiliares Al pulsar sobre dicho botn se abre la consulta de tablas auxiliares dependiendo de la tabla, por ejemplo para los rubros veremos la siguiente pantalla.

En esta pantalla agregaremos un nuevo rubro pulsando sobre el botn con el signo ms sobre la tilde . . Para aceptar los cambios pulsamos

Precios y Stock
La ltima parte del formulario de carga de artculos se refiere al precio del artculo, la cantidad que hay en stock y su precio de compra.

El programa Punto de Ventas Plus permite que la lista 1 sea calculada en base al costo ms ganancia ms el valor del IVA. Si no est tildado Precio Calculado el programa le permitir ingresar el valor de la lista 1 a mano. Las listas 2, 3 y 4 se ponen a mano, el texto descriptivo se puede modificar desde la configuracin general, vea la seccin correspondiente para un mayor detalle. El campo Stock nos indica la cantidad actual que disponemos de dicho producto en stock, el cual podemos ingresar a mano la primera vez que se carga un nuevo artculo, luego deberemos ingresar los nuevos artculos por compras y realizar las salidas por ventas o por remitos para descontar el stock. El campo Stock Mnimo sirve como referencia de pedido al proveedor al tener menos de determinada cantidad de artculos. Una vez cargados todos los campos de este formulario de alta de artculos pulsamos sobre Aceptar para guardar los datos.

Bsqueda
Una vez cargados todos los artculos puedo consultar por cualquiera de las columnas indicadas para tal fin, ya sea desde el men de artculos, pulsando la tecla de funcin F1 (por cdigo), F2 (por descripcin), F3 (por marca) o parndome con el mouse sobre la columna de mi inters y pulsando sobre el botn Buscar.

Al ir escribiendo sobre la caja de bsqueda, se ir moviendo sobre el artculo indicado.

Configuracin
Si quiero personalizar la grilla, por ejemplo agrandar la columna de descripcin y achicar la columna de cdigo, y poner la marca en primer lugar, puedo realizarlo moviendo las columnas como si fueran las de una planilla de clculo normales. La configuracin la voy a guardar desde el men Configuracin / Guardar configuracin. Tambin puedo elegir mostrar solo algunas de las columnas, esto lo hago desde el men Configuracin / Columnas a mostrar.

Al marcar solamente algunas columnas y guardar dicha configuracin, los usuarios que no tengan permiso de administrador no podrn verlas.

Fotografa del artculo

La foto del artculo se puede modificar pulsando sobre el botn Cambiar Foto.

Nota: las imgenes a utilizar tienen que ser en formato .jpg y tener un tamao de hasta 500 pixeles de ancho, las imgenes se guardan en la carpeta Fotos y se les da el mismo nombre que el cdigo de artculo. Para poder ver la foto del artculo cuando se est consultando sobre la grilla, podemos pulsar el botn Foto. Podemos correrla por la pantalla para que no nos moleste.

Tenemos un reporte donde se puede imprimir los artculos que tengan fotografa, el mismo se encuentra en el men Reportes / Artculos / Artculos con foto.

Exportacin Rpida
Otra de las funciones bsicas del programa que puede ser de mucha utilidad es la facilidad de exportar e importar a Excel los datos. La forma de trabajar con el exportador rpido es muy simple, se pulsa sobre el botn Exportacin Rpida, se escribe el nombre del archivo de Excel donde se guardarn los datos y listo. La importacin rpida es el complemento de la exportacin rpida y solamente funciona con el formato de Excel en que el programa Punto de Ventas Plus exporta los datos. Con esto queremos decir que se debe mantener el orden de las columnas a importar. Por ejemplo si yo tengo el programa en mi casa y quiero modificar los precios de los artculos y llevarlos al local para importarlos, los pasos a seguir son: Realizo una exportacin rpida a Excel. Abro el Excel generado y lo llevo a mi casa o me lo mando por mail. Modifico la columna de precios, tambin podra modificar el stock, si decido cargar las compras o ajustar el stock de esta manera. Agrego algn artculo de ser necesario. Envo el Excel por mail al negocio o lo llevo en un CD o pen drive. En el local tengo la opcin (siempre siendo administrador) de realizar una importacin rpida de: Descripciones Stock y Precio Solamente el Precio Reemplazar / Agregar nuevos artculos En el Excel se encuentran todos los datos que yo traje, si elijo la opcin de modificar el precio, el programa buscar el cdigo de cada artculo y actualizar solamente el precio.

Si tiene la necesidad es de exportar o importar artculos / clientes o proveedores a y desde diferentes formatos, ya sea xml, doc, dbf, mdb, html, etc. Deber adquirir por separado el mdulo de asistente de importacin y exportacin.

Histrico de movimientos
La ltima de las opciones que tenemos en la pantalla de artculos, es la de ver el histrico de movimientos de un artculo, nos posicionamos sobre el artculo de nuestro inters y pulsamos sobre el men Artculos / Histrico de movimientos.

Podremos seleccionar ver todos los movimientos de ese artculo: remitos, compras, ventas, etc, entre un rango de fecha determinado; por ejemplo durante el ltimo mes o el ltimo ao. Una vez que tenemos los artculos cargados, ya podemos comenzar a realizar movimientos con dichos artculos ya sea presupuestos, compras, ventas, remitos, etc.

Ventas
Para ingresar a la venta de los artculos debemos pulsar sobre el botn Ventas.

Se abrir la pantalla de Ventas:

Puede variar segn el tipo de impresora que tengamos configurada. Si nosotros cambiamos la condicin de IVA del comprador a Responsable Inscripto, automticamente cambia el tipo de factura a Factura A y el programa nos mostrar el desglose de la factura en neto, descuento, IVA 10.50, IVA 21.

Veamos la parte superior del comprobante:

El nmero de factura se puede ajustar desde las tablas auxiliares, excepto si est conectado a un impresor fiscal, en estos casos el programa toma el nmero del impresor. La lista desplegable de los vendedores nos permitir liquidar las comisiones a final de mes. De la lista de precios depender el precio del artculo que traiga automticamente al cargar los artculos con el lector de cdigos de barras o buscndolo manualmente. La fecha de carga de la factura. Los otros dos valores importantes que se pueden cargar son, la condicin de pago (efectivo, cheque, cta. cte, tarjeta) y el descuento global.

La botonera inferior nos permite trabajar las mismas funciones con el mouse que con el teclado, por ejemplo para cambiar la cantidad de artculos del rengln actual se pulsa el asterisco del teclado numrico o puede pulsar con el mouse sobre el primero de los botones. La barra inclinada es para cambiar el precio. El signo ms nos permite modificar el descuento por artculo y el signo menos el descuento global. F3: Buscar Clientes F5: Buscar Artculos Control + R: Quitar un rengln de la factura. Traer: Nos permitir traer comprobantes ya impresos a la factura actual, por ejemplo un presupuesto, remito o una factura confeccionada al mismo cliente con anterioridad.

Al terminar de confeccionar la factura se puede pulsar directamente la tecla Enter sobre la caja de cdigo en blanco, o pulsar sobre el botn Aceptar.

Dependiendo de la condicin de pago que hayamos seleccionado previamente se nos abrir automticamente la caja de Pagos, igualmente podremos realizar pagos de la factura parcialmente en efectivo, una parte con tarjeta y otra parte con cheques o a cta. cte.

Por ejemplo escribimos 100 en la caja Efectivo y pulsamos Enter, automticamente pasa el resto del monto a tarjeta y nos pide los datos correspondientes. El manejo de los cheques es muy similar, la nica diferencia radica en que se pueden cargar varios cheques a una misma factura, para ello debemos primero cargar los datos de un cheque,

y luego pulsar sobre el signo ms, con lo que se registran los datos del primer cheque y se vaca para cargar el segundo.

Al confirmar veremos la vista previa del comprobante (si as lo configuramos para los formularios pre impresos) o se emitir el ticket fiscal. Con esto hemos terminado todo el ciclo de cargar artculos y comenzar a facturar.