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BOLETN No.

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AUDITORIA OPERACIONAL DE COMPRAS Concepto La operacin de compras es el conjunto de actividades que desarrolla una empresa para adquirir los recursos necesarios, principalmente de carcter material para la realizacin de sus objetivos. Objetivo Es examinar las actividades que la integran, con el propsito de mejorar los controles operativos componentes y la propia eficiencia en desarrollo de dichas actividades. Metodologa En este boletn se dan algunas orientaciones concretas para llevar acabo la auditoria operacional de compras.

1. Familiarizacin

a) El auditor debe familiarizarse en lo particular con la operacin de compras, llevando a cabo un estudio general de sus objetivos, polticas, organizacin, ubicacin de la operacin de compras en el flujo de las operaciones.
2. Visita A Las Instalaciones

Inspeccionar las instalaciones de compras, e incluyendo todas las reas de recepcin, almacenaje, etc.
3. Anlisis Financiero y de Informacin Operativa

a) Analizar la informacin existente relativo a compras, tanto de carcter interno como externo. b) Estudiar cifras estadsticas y proyecciones de compra, tanto en unidades como en valores. c) Comparar los datos de compras con los de ejercicios anteriores y de ser posible con los de empresas similares.
4. Entrevistas

Elaborar cuestionarios y guas de entrevistas que permitan conocer como se realiza las operaciones de compras, para entrevistar a los responsables de la ejecucin de las compras y verificar la aplicacin de las polticas en esa rea.
5. Examen de la Documentacin

a)

Estudiar los diversos registros, formas, archivos relativos a compras, proveedores, requisiciones, anlisis de precios, condiciones de compra, estadsticas, anlisis de casos significativos, etc.

b)

c)

Cuantificar el posible efecto de cambios en algunos artculos, materiales y en los mtodos de compra, por ejemplo, compras de volumen, determinacin del lote econmico de compras, alternativas de compras o fabricar, etc. Conviene investigar si se tiene establecida una poltica de rotacin de compradores cuando el volumen de las compras permita esta prctica.

6. Resumen Y Discusin Previa De Los Problemas Detectados

a) Resumir las observaciones hechas y los resultados de las investigaciones que permitan captar de alguna omisin en el trabajo desarrollado. b) Discutir las recomendaciones con los interesados. Este trabajo debe desarrollarse a medida que progrese el examen y tiende a aprovechar la experiencia del personal de la empresa, motivar su participacin y afinar la interpretacin del auditor.
7. Elaboracin del informe

a) Elaborar los Informes INFORME A continuacin s insertar algunos aspectos concretos sobre los que puede informarse en una auditoria operacional de compras: Inexistencia de polticas u objetivos para la operacin o falta de vigilancia sobre las mismas. Desconocimiento de los proveedores o fabricantes de los artculos que se compren. Ausencia de los registros para control de las alternativas de abastecimiento de algn artculo (archivo de proveedores). Inadecuado control del personal de compras.