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Maestra en Administracin de Empresas Curso: Diseo Integral de Procesos Prof.

Daniel Martnez Autor: Guido Gutirrez IV Trimestre, Octubre 2012

Caso 1

Descripcin del Caso


Lea el material de la Semana 1, dentro del material de la semana en el Captulo 1 Overview, se presentan tres tipos de papas para la representacin de los procesos: mapas de relaciones, mapas en carriles y diagrama de flujos. Revise el proceso descrito en la pgina 10 sobre la "Secuencia del cambio de aceite" as como la representacin de este proceso en las pginas siguientes. Realice una caracterizacin del uso de cada uno de ellos, contrstelos, determine su uso, simbologa y el propsito.

Marco Terico
Geary A Rummler, fue un analista de procesos y un desarrollador de metodologas para gestionar el cambio en los procesos de negocio, dedicado a proveer consultora en el campo del analizar y mejorar el desempeo humano en las organizaciones. Junto con Allan Brache, propuso que las compaas estaban organizadas en unidades funcionales (silos) y que el trabajo se realizaba mediante procesos que cruzan a travs de diferentes unidades funcionales (Harmon, 2008). Rummler propone que todos los elementos en el ecosistema interno y externo de la organizacin estn interconectados (clientes, proveedores y servicios, tecnologa, estructura organizacional, etc.) y que esas conexiones se resumen en tres niveles de desempeo (Rummler, 1996): Nivel organizacional: relaciones con el mercado, clientes y proveedores Nivel de proceso: flujos de trabajo interno de la organizacin Nivel de tarea/trabajador: Procesos de trabajo, instrucciones detalladas

Damelio mapea cada uno de estos niveles a un tipo particular de mapa o diagrama: Mapa de relaciones, mapa de carriles y diagrama de flujo, respectivamente para cada nivel (Damelio, 2011).

Propuesta de Solucin
Mapas de relaciones
Los mapas de relaciones representan partes de la organizacin como un todo. Ilustran las relaciones externas de la organizacin con proveedores y clientes, sus respectivas relaciones, pero sin mostrar explcitamente actividades de trabajo.

Utiliza la figura de la caja rectangular para representar un cmulo de recursos y actividades, que pueden ser funciones o departamentos a nivel organizacional. Las cajas ms pequeas dentro de estas ilustran relaciones entre partes de un todo. En este diagrama la organizacin se ven como un a parte de la cadena de valor, en la que las entradas son los proveedores y produce salidas en formas a las que el cliente les confiere valor. En este tipo de mapa se despliegan componentes interdependientes entre las organizaciones representadas. En el caso de ejemplo de la secuencia del cambio de aceite (Damelio, 2011) se puede ver la interaccin entre distribuidor de partes como proveedor y el negocio, as como tambin entre el negocio y los clientes que vienen a realizar su cambio de aceite. As mismo se detallan los paquetes de trabajo que se pasan entre los diferentes componentes del negocio de cambio de aceite, adems de los documentos q se manejan como rdenes de compra, y facturas por pagos.

Proveedores

Organizacin

Clientes

Entradas

Salidas

Mapas de carriles / trans-funcionales


Este tipo de mapa ilustra los flujos de trabajo dentro de la organizacin, actividades y recursos interrelacionados. El proceso de trabajo en este diagrama se entrecruza a travs de varias funciones o entidades organizacionales.

Las figuras de carriles (similar a los carriles de una piscina olmpica en los que cada nadador compite) muestran actividades en el contexto de una entidad organizacional. Los flujos de trabajo vienen siendo actividades y recursos que producen creacin de valor. En estos diagramas se muestran elementos de trabajo entre dos entidades distintas, ilustrando interfaces entre dos componentes del mapa. En el ejemplo del cambio de aceite, se aprecian las diferentes entidades que intervienen en el flujo de trabajo descrito: Proveedores, administracin, servicio, ventas y cliente. En cada carril se detallan las operaciones realizadas por cada entidad, tal y como se describieron en la secuencia de diez actividades que componen este proceso.

<Nombre del proceso>

Diagramas de flujo
Estos diagramas representan actividades de trabajo, en la forma ms granular de los tres mapas vistos. Ilustran igualmente actividades de creacin de valor. En este se utiliza simbologa especial para denotar situaciones de desperdicio que se dan en procesos tanto de manufactura como de servicios, tales como retrasos, almacenamiento, lotes, movimientos, inspecciones, aprobaciones y reprocesos. El diagrama de flujo del ejemplo de secuencia de cambio de aceite encontramos la vista ms detallada de todo lo que implica el proceso, sin omitir ningn paso. Se muestran todos los movimientos mediante flechas y se utiliza el resto de la simbologa para representar los momentos de espera, inspeccin, decisiones y operaciones que intervienen en el proceso.

<Entidad>

Cliente

Operacin

Almacenamiento

Inspeccin

Decisin

Retraso

Movimiento

Conclusiones
Los mapas son una ayuda visual para comprender como est organizado el trabajo en una organizacin, analizando sus diferentes relaciones tanto a lo externo como a lo interno, avanzando progresivamente hacia un mayor nivel de granularidad, apreciando las interacciones entre las diferentes entidades dentro del proceso. La capacidad de entender como opera el negocio mediante mapas, es el camino al anlisis de procesos en el cual podemos descubrir cuales son los tiempos de espera que podramos optimizar y que actividades podramos realizar en forma paralela para lograr reducir los tiempos de corrida, preparacin y operacin de los procesos, tanto de manufactura como de servicios (Chase, 2009).

Bibliografa consultada
Chase, R. B. (2009). Administracin de Operaciones. McGraw-Hill. Damelio, R. (2011). The basics of process mapping. New York: Productivity Press. Harmon, P. (9 de Diciembre de 2008). Geary A. Rummler. Business Process Trends Advisor, 6(21). Rummler, G. A. (1996). Redesigning the organization and making it work. CMA Magazine, 29.