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ENTORNO TECNOLGICO

INTRODUCCIN
Es fundamental tener definido el ENTORNO TECNOLGICO de la Consejera para ganar en eficacia y eficiencia. El entorno tecnolgico permite ofrecer a los distintos usuarios de los servicios TIC un ambiente inequvoco, donde se sientan cmodos, que permite adems ubicar de forma inmediata las peticiones de nuevos servicios que puedan hacer dichos usuarios; estaremos hablando por lo tanto de un ENTORNO TECNOLGICO DE SERVICIOS (en adelante ETS). Podemos afirmar adems que el ETS debe dar respuesta por lo tanto a los diferentes colectivos de destinatarios de dichos servicios; en este sentido se distinguen (ver anexo 1 sobre MAPA DE SERVICIOS DE LA CONSEJERA): Ciudadana Empresas y organismos Unidades de gestin Personal Direccin

En los apartados siguientes se describen los ETS por colectivos.

ENTORNOS Y ZONAS TECNOLGICAS


1. COLECTIVO CIUDADANA El colectivo de CIUDADANA necesita un ETS especfico. Para establecer la estructura de dicho entorno debe manejarse el concepto de servicio pblico como sistema que permite reconocer sus derechos a las personas. A partir de este concepto detectamos que la ciudadana exige conocer el estado de los derechos que tiene reconocidos, esto es, su expediente (acceso a datos) as disponer del medio para reconocerse esos derechos, es decir, unos servicios en lnea (procedimiento)1. Tambin es necesario que la ciudadana conozca el mapa de derechos que puede exigir (mapa de servicios). El ETS por lo tanto estar formado por zonas tecnolgicas de servicios (zts) que pueden estar atendidas por herramientas tecnolgicas diversas. Sobre la base de esta distincin entendemos que el ETS para la ciudadana incluye las siguientes zonas tecnolgicas de servicios: Zona tecnolgica donde visualizar el conjunto de servicios a travs de los cuales puedan ser reconocidos sus derechos (ZONA DE SERVICIOS). La herramienta adecuada para esta zona del entorno tecnolgico de la ciudadana es la PGINA WEB INSTITUCIONAL2 donde se contienen los

Dentro de este colectivo se encuentra el alumnado, representado por sus familias, y por lo tanto deben tenerse en cuenta como servicios destinados a dicho colectivo los procedimientos acadmicos.
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La estructura de la pgina web incluye otras zonas recogidas en el anexo 3 SERVICIOS EN LA WEB

servicios que presta el Gobierno de Canarias con la clasificacin por temas, mbitos, servicios y procedimientos; con este enfoque puede conocer el mapa de derechos a los que puede acceder. Esto implicar una especial dedicacin a la web, sobre todo porque este bloque estar en el entorno de otros colectivos. Dentro de esta zona puede encuadrarse tambin la gestin de consultas, que se describe a continuacin. En esta zona debe aparecer tambin toda aquella informacin solicitada a travs de un consulta web, pero que sea pblica. Cuando es restringida, las personas deben identificarse y pasaran a la ZONA DE VISUALIZACIN DE INFORMACIN EXCLUSIVA. Zona tecnolgica donde realizar consultas sobre los servicios que se prestan dentro del ETS ciudadana (ZONA DE CONSULTA). La herramienta debe ser el GESTOR DE CONSULTAS (ALISIOS -conecta), para interactuar con el procedimiento a nivel informativo (Ver anexo 2 SERVICIO DE INFORMACIN DE LA CONSEJERIA). En este entorno se arbitraran todos los procedimientos para permitir la comunicacin entre la ciudadana y las personas que gestionan los servicios pblicos (ex ante, durante y ex post al procedimiento). Es una zona estrechamente vinculada a la anterior. Zona tecnolgica donde participar en los procedimientos electrnicos (ZONA DE TRAMITACIN). La herramienta adecuada es la SEDE ELECTRNICA (Ver anexo 4 SEDE ELECTRNICA), donde pueden activarse los procedimientos que permiten el reconocimiento de un derecho. La sede estar dentro de ALISIOS. No obstante, en el back-office de esta herramienta se encontrar el TRAMITADOR DE EXPEDIENTES. Zona tecnolgica donde visualizar los datos relacionados con los procedimientos afectados (ZONA DE VISUALIZACIN DE INFORMACIN EXCLUSIVA). En esta zona se podrn visualizar los datos reconocidos en los procedimientos que afectan a este colectivo (EXPEDIENTE ELECTRNICO) as como aquella informacin que tenga que ver con esos procedimientos (administrativos, acadmicos y docentes). La herramienta adecuada para los datos que reconocen derechos es el EXPEDIENTE ELECTRNICO DE LA CIUDADANA, que ser una herramienta basada en el expediente del estudiante y a su vez encuadrada en el grupo de todos los modelos de expedientes electrnicos que sean necesarios (empresas, docente, centros educativos, etc.). Para visualizar el segundo tipo de datos puede contarse con una zona que podramos denominar Vida en el centro, donde apareceran datos respecto a los procedimientos que afectan a los alumnos y alumnas, esto es, programas, proyectos educativos, faltas, notas, actividades extraescolares, comedores, etc.

Gran parte de la informacin y servicios que se muestran en estas zonas son personales, lo que requiere que el entorno sea identificado. Este sera ALISIOS

2. COLECTIVO EMPRESAS El colectivo de EMPRESAS debe disponer, por la forma con la que interacta con los servicios de la Consejera, de las mismas zonas tecnolgicas que la ciudadana (SERVICIOS, CONSULTA, TRAMITACIN Y VISUALIZACIN DE INFORMACIN EXCLUSIVA). No obstante existe una

diferencia importante entre un colectivo y otro: los servicios de los que son destinatarios. Esta diferencia exige que el contenido de la zona de web sea diferente y en consecuencia lo sern los procedimientos que se presten a travs de la sede electrnica. 3. COLECTIVO UNIDADES DE GESTIN El colectivo de UNIDADES DE GESTIN engloba todas las unidades que prestan los servicios de la Consejera. Debe trabajar en un ETS que maneje el concepto de servicio pblico moderno donde los procesos son tramitados por las tecnologas. Desde esta perspectiva el ETS del colectivo unidad de gestin debe incluir las siguientes zts: Zona tecnolgica donde participar en los expedientes que interviene, bien porque gestiona algn trmite del mismo, bien porque es peticionario de algn servicio (ZONA DE TRAMITACIN). Esta zona debe estar basada en el TRAMITADOR DE EXPEDIENTE, aunque sea en el back-office de aplicaciones ya en marcha. Cabe recordar que determinados trmites de un procedimiento requiere de operaciones complejas (ej. adjudicacin de destinos del personal docente) que solo pueden hacerse con desarrollos especficos a los que llamar el propio tramitador. De cualquier forma, los trmites que impliquen notificaciones, deben llevarse hasta lugar seguro, como la SEDE ELECTRNICA3. Zona tecnolgica donde atender las consultas realizadas dentro del SIC (ZONA DE RESPUESTAS A CONSULTAS) (ver anexo 2 SERVICIO DE INFORMACION DE LA CONSEJERA). En esta zona las unidades respondern las consultas de segundo nivel, pero adems tendrn acceso a la edicin de los parmetros de la informacin de sus procedimientos, donde pueden gestionar las FAQ (frequently asked question -preguntas ms frecuentes), la ficha de informacin, los usuarios del sistema, etc. Puede plantearse la existencia de una mesa de trabaja virtual donde se muestren las tareas pendientes, que incluya las consultas as como los trmites pendientes de la zona anterior (tramitador de expedientes). Zona tecnolgica donde manejar los datos generados en los procedimientos de la unidad (ZONA DE GESTIN DE DATOS). Es la zona donde se gestionan los datos que se hubieran generado en ejecucin de los procedimientos de los que es duea la unidad de gestin. En esta zona se consulta la informacin, se expiden informes (incluidos certificados) y se realizan las modificaciones manuales que procedan. En la actualidad esta zona es la principal de las unidades de gestin no existiendo en ocasiones, ninguna otra herramienta o zona. Por lo tanto para esta zona no existe una herramienta nica corporativa sino que casi son todas las aplicaciones de las unidades de gestin. La propia herramienta PINCEL EKADE dispone de muchas utilidades que responden a este patrn. Lo conveniente es disponer por unidad de gestin de la tabla estndar de datos (RPT, planes de formacin, etc.) y, para todas ellas, de una herramienta de consulta (en adelante nos referiremos a esta herramienta

La Administracin electrnica debe darnos pie a plantearnos la notificacin como un acto que puede ser permanente para cada trmite ya que el coste de llevarlo a cabo por este medio no es mayor que cualquier trmite electrnico. En consecuencia puede plantearse la posibilidad de que cualquier trmite dentro del TRAMITADOR DE EXPEDIENTE se haga dentro de la sede electrnica.

como estndar de datos) configurable de manera sencilla por parte de los usuarios4. Las certificaciones y las modificaciones pueden tender a desplazarse de esta herramienta; los certificados pueden ser estndares predefinidos que puedan expedirse de forma automtica conforme a peticiones realizadas a travs del SIC (servicio de informacin de la Consejera); las modificaciones deben obedecer a procedimientos, por lo que la va para realizar cambios no sera esta zona sino la del tramitador. Zona tecnolgica donde gestionar los procedimientos de los que la unidad es duea (ZONA DE PROCEDIMIENTOS). En esta zona se declaran los procedimientos coordinados desde la unidad (Ver anexo 5 REGISTRO DE SERVICIOS), se tramita su aprobacin, se activan para que sean gestionados desde el TRAMITADOR DE EXPEDIENTES, etc. Todas estas gestiones requieren a su vez de la declaracin de unos procesos que se enmarcaran dentro del grupo de procesos de calidad. Zona tecnolgica donde acceder a los recursos de las unidades (ZONA DE RECURSOS5). En esta zona pueden visualizarse todos los servicios (procedimientos) destinados a proveer de recursos a las unidades. Algunos de estos servicios son sustentados por procedimientos administrativos, de los denominados de apoyo (p.ej. sustituir a trabajadores de las unidades, ver anexo 1 sobre MAPA DE SERVICIOS DE LA CONSEJERA), y otros por procesos orientados a proveer a las unidades bienes o servicios de carcter no administrativo, como por ejemplo los servicios tecnolgicos (aqu es donde cabe la carta de servicios TIC, mencionada en el POT6, y el CAUCE7). Este enfoque hacia los servicios es el mismo que se da en la zona tecnolgica donde visualizar los servicios del colectivo ciudadana, por lo que debe vincularse a la misma la zona donde realizar consultas8. En esta zona deben encontrarse tambin los servicios de entornos colaborativos, correo electrnico y agenda, localizar de personas, proteccin de datos, etc., dicho de otra forma, muchos de los servicios que se prestan desde AGAVE. Adems deban incluir los servicios de organizacin y modernizacin, como planes institucionales o gestin de actuaciones de mejora (declaracin y gestin de dichas actuaciones). Sobre la base de lo expuesto, as herramientas que deben organizarse en esta zona podran ser: gestor de consultas, ALISIOS, GAVE, TRAMITADOR DE EXPEDIENTES y CAUCE.

4. COLECTIVO PERSONAL
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Puede verse la herramienta de consulta desarrollada por la Direccin general de personal. Incluye las zonas de SERVICIOS y de CONSULTAS e incorpora los recursos. Ver anexo 6 MEDIDAS POT POR GRUPO.

El CAUCE es la herramienta organizativa para atender las solicitudes de determinados (si no todos en el futuro) servicios TIC de las unidades de la Consejera. Las peticiones pueden llegar al entramado organizativo y tecnolgico directamente o a travs de una herramienta basada en el TRAMITADOR DE EXPEDIENTE, ya que al fin y al cabo todos estos servicios TIC responden a procesos que pueden ser mecanizados son la filosofa de dicho TRAMITADOR (BPM, Business Process Management)
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Obsrvese que este colectivo accede al SERVICIO DE INFORMACIN DE LA CONSEJERA desde dos role

El colectivo de PERSONAL requiere un ETS que incluya un lugar donde est informado sobre los derechos qu puede adquirir como trabajador o trabajadora, donde pueda tramitarlos y donde pueda consultar los ya reconocidos. De esta forma, el ENTORNO TECNOLGICO DE PERSONAL debe incluir las siguientes zonas tecnolgicas9: Zona tecnolgica donde disponer de la informacin sobre servicios al personal (ZONA DE SERVICIOS10). Esta zona debe funcionar como la de visualizacin del conjunto de servicios para el colectivo ciudadana y la de acceso a los recursos del colectivo unidad de gestin; esto es, una zona donde se muestren los servicios ordenados por temas (ver anexo 1), se pueda acceder a su tramitacin y se pueda hacer uso de una zona de consultas. Esta zona debe tener naturaleza de portal WEB de colectivo, como pretende ser el PORTAL DEL DOCENTE, y puede usarse ALISIOS como herramienta tecnolgica. Zona tecnolgica donde participar en los expedientes que interviene, bien porque es peticionario de algn servicio bien porque interviene en algn trmite del mismo como trabajador (ZONA DE TRAMITACIN). El personal puede solicitar que se le reconozca algn derecho (pedir un permiso) o que se preste un servicio (cuenta de correo electrnico). En este caso es destinatario de los servicios y deber disponer de una zona donde tramitar dicho servicio, que conforme a criterios esgrimidos anteriormente, deba ser la SEDE ELECTRNICA. Por otro lado, el trabajador o trabajadora puede participar en un procedimiento como miembro disponible, una comisin de servicio solicitada por una unidad de gestin, miembro de un tribunal, etc. En este caso, aunque no sea destinatario del servicio, participa en el mismo y por lo tanto requiere de un entorno de gestin del procedimiento que es el TRAMITADOR DE EXPEDIENTE. Casando estas dos necesidades, lugar seguro para recibir los servicios (SEDE ELECTRNICA) y zona donde participar de la tramitacin de un procedimiento (TRAMITADOR DE EXPEDIENTE), vemos que lo deseable para este caso es la herramienta del TRAMITADOR dentro de un entorno de SEDE ELECTRNICA, por lo que debe valorarse, como hemos dicho anteriormente, esta posibilidad. Zona tecnolgica donde consultar el expediente electrnico personal (ZONA DE VISUALIZACIN DE INFORMACIN EXCLUSIVA). Esta zona responde a los mismos criterios que la homloga del colectivo ciudadana, pero con acceso desde el portal del colectivo personal.

5. C0LECTIVO DIRECCIN El ETS de este colectivo queda pendiente por definir. 6. ZONAS TECNOLGICAS

Todos los trabajadores deben intervenir en la zona de unidad de gestin como miembros de la misma y por lo tanto accedern a algunas zonas del entorno de este colectivo. El caso del personal docente dispondrn del entorno de los procesos educativos, que no ha sido objeto de este documento.
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Incluye la ZONA DE CONSULTA.

Conforme a lo visto anteriormente, se identifican las siguientes zonas: De servicio De consulta De respuesta a consultas De tramitacin De visualizacin de informacin exclusiva De gestin de datos De procedimientos De recursos

Asimismo los entornos principales son: INTERNET ALISIOS ESCRITORIO

Las herramientas tecnolgicas principales son: desarrollos web Conecta Tramitador de expediente Expediente electrnico Desarrollos autnomos11 Estndar de datos

Conforme a esta clasificacin se presenta la tabla incluido en el anexo 0.

CONCLUSIONES
Un modelo de entorno tecnolgico basado en la identificacin de zonas de servicios para cada colectivo, de acuerdo a lo mostrado en la tabla del anexo 0, nos permite las siguientes ventajas:

Los desarrollos estaran justificados para la zona de GESTIN DE DATOS as como para las OPERACIONES complejas detrs de los trmites de los procedimientos.

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Se simplifican los escenarios tecnolgicos (zonas) a los que debe someterse cada colectivo. Se identifican y minimizan las herramientas que deben dar soporte a las soluciones tecnolgicas que se demandan por los diferentes colectivos de acuerdo a unos criterios claros, basados en gestin por procedimientos: servicio de informacin, servicio de tramitacin, servicio de expediente electrnico, etc. Se puede alcanzar el mximo de simplificacin de mapa de soluciones TIC si se toman decisiones como agregar las herramientas tecnolgicas en entornos nicos, como ALISIOS. Un ejemplo puede ser desarrollar las herramientas SEDE ELECTRNICA y EXPEDIENTE ELECTRNICO se desarrollan en el entorno de ALISIOS, alcanzndose una mayor simplificacin. Se usa la gran mayora de los servicios prestados ahora, reduciendo al mnimo nuevos desarrollos que den respuesta al modelo.