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2012

Centro del Conocimiento de FUNDACION EDE Gua para la evaluacin y mejora de procesos de gestin de la informacin en organizaciones no lucrativas

Gua para la evaluacin y mejora de procesos de gestin de la informacin en organizaciones no lucrativas

Realizada por

Colaboran

Centro del Conocimiento

Esta gua ha sido realizada gracias a la financiacin de Obra Social de BBK a travs de la 8 (2009) y 9 (2010) convocatorias de ayudas a entidades sin nimo de lucro para proyectos de I+D+i en accin social y al Departamento de Empleo y Asuntos Sociales del Gobierno Vasco a travs de de las subvenciones para el fomento de actividades del tercer sector en el mbito de la intervencin social en el Pas Vasco, orden de 3 de enero de 2011.

Centro del Conocimiento de FUNDACION EDE Gua para la evaluacin y mejora de procesos de gestin de la informacin en organizaciones no lucrativas

Autor: Centro del Conocimiento de Fundacin EDE

En la elaboracin de esta gua han intervenido diferentes personas y organizaciones a las que queremos agradecer su colaboracin, especialmente al Servicio de Vigilancia Tecnolgica e Inteligencia Competitiva de la Diputacin Foral de Bizkaia Zaintek , integrado en la Agencia de innovacin BAI de la Diputacin Foral de Bikzaia, ahora denominada Agencia BEAZ, por dejarnos acceder a los documentos y herramientas de este servicio, principalmente su Metodologa para la implantacin de un sistema de informacin empresarial (SIE); a Elisa Garca-Morales, de Inforarea, que contrast y realiz aportaciones al enfoque y los contenidos; y, por ltimo, al equipo de consultora social de Fundacin EDE por su labor de revisin del marco terico y conceptual y la aportacin de su experiencia, adems de diferentes y valiosas herramientas. Finalmente, queremos agradecer a Fekoor, federacin de personas con discapacidad fsica y orgnica de Bizkaia, a AVATI TP/TLP, asociacin vasca para la ayuda, tratamiento e insercin del trastorno de personalidad - trastorno lmite de personalidad, a Elikalte, asociacin vasca de afectados por alergias alimentarias, y a la Fundacin Harribide por participar en este proyecto permitindonos testar en ellas el itinerario y las herramientas que se recogen en esta gua.

Esta gua se puede descargar gratuitamente en la siguiente pgina web: www.fundacionede.org/gestioninfo/publicaciones.asp

Reconocimiento-No comercial-Compartir bajo la misma licencia 3.0

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ndice
Introduccin ............................................................................................................................................................................................................................................................... 5 I. 1. 2. 3. 4. 5. 6. II. ALGUNAS CUESTIONES ANTES DE EMPEZAR ................................................................................................................................................................................................................... 6 Para qu mejorar los procesos de gestin de la informacin? ..................................................................................................................................................................................... 6 Los lmites y el alcance del proceso....................................................................................................................................................................................................................... 7 Cmo encaja este proceso con otras herramientas y modelos de gestin de nuestra organizacin? ...................................................................................................................................... 7 Cmo lo hacemos? Las condiciones favorables ....................................................................................................................................................................................................... 8 Es necesario un apoyo externo?.......................................................................................................................................................................................................................... 9 Marco terico en el que se basa esta gua ............................................................................................................................................................................................................. 10 ITINERARIO PARA LA EVALUACIN Y MEJORA DE PROCESOS DE GESTIN DE LA INFORMACIN..................................................................................................................................................... 11 Fases y estructura ................................................................................................................................................................................................................................................. 12 FASE I: ANALIZAMOS NUESTRA ORGANIZACIN ................................................................................................................................................................................................................. 13 0. El punto de partida .......................................................................................................................................................................................................................................... 13 Hito 1. La estrategia y la informacin........................................................................................................................................................................................................................ 16 Hito 2. Diagnstico del sistema de informacin ........................................................................................................................................................................................................... 23 FASE II: PLANIFICAMOS LAS MEJORAS ........................................................................................................................................................................................................................... 28 Hito 3. El mapa informacional................................................................................................................................................................................................................................. 28 Hito 4. El plan de mejoras ..................................................................................................................................................................................................................................... 29 III. ALGUNAS CUESTIONES PARA ACABAR ........................................................................................................................................................................................................................ 32

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1. 2.

Evaluamos el proceso ...................................................................................................................................................................................................................................... 32 Evaluamos el impacto de las mejoras planificadas ................................................................................................................................................................................................... 32

Bibliografa ............................................................................................................................................................................................................................................................... 34 ANEXOS: HERRAMIENTAS ............................................................................................................................................................................................................................................... 35 Herramienta para la reflexin sobre retos de futuro para organizaciones sin reflexin estratgica previa. ..................................................................................................................................... 35 Herramienta para la priorizacin de retos estratgicos. ................................................................................................................................................................................................... 37 Herramienta para la identificacin de reas de informacin crtica. ..................................................................................................................................................................................... 38 Cuadro de reas de informacin crtica y reas temticas. ................................................................................................................................................................................................ 40 Herramienta de identificacin y evaluacin de necesidades de informacin. ........................................................................................................................................................................... 42 Herramienta de anlisis de fuentes de informacin. ......................................................................................................................................................................................................... 44 Cuadro de fuentes de informacin. .............................................................................................................................................................................................................................. 46 Herramienta diagnstico de procesos de informacin....................................................................................................................................................................................................... 47 Herramienta diagnstico de agentes de informacin. ....................................................................................................................................................................................................... 49 Herramienta para el anlisis de las fortalezas y debilidades de los procesos de informacin. ...................................................................................................................................................... 51 Herramienta para la creacin del mapa informacional. ..................................................................................................................................................................................................... 53 Herramienta para el registro de mejoras. ..................................................................................................................................................................................................................... 54

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Introduccin
En general, existe en el mbito de las organizaciones no lucrativas un dficit de modelos, sistemas y herramientas de gestin adecuados a nuestra realidad e identidad. Por ello, se hace necesario promover la sistematizacin de experiencias de gestin, la adaptacin coherente de modelos ajenos a nuestro sector y la formalizacin de herramientas y modelos organizativos y de gestin propios. En este contexto, Fundacin EDE ha puesto en marcha diversas iniciativas con objeto de dar respaldo a las organizaciones en su proceso de fortalecimiento y adopcin de modelos de gestin avanzada. Una de estas iniciativas ha sido la elaboracin de una herramienta autodiagnstico 1 que permite a las organizaciones no lucrativas evaluar sus procesos de gestin de la informacin y conocer el grado de implantacin y desarrollo de una cultura informacional en su estructura 2. La Gua para la evaluacin y mejora de procesos de gestin de la informacin en estructurado y flexible para el anlisis y planificacin de los procesos de gestin de la informacin, de forma puedan sentar las bases para desarrollar una poltica y un sistema de informacin. De esta manera, se pretende un doble objetivo. Por un lado, ayudar a mejorar los procesos de gestin de la informacin y, por otro, incorporar la informacin como un recurso clave en los procesos de reflexin estratgica dentro de las organizaciones.

organizaciones no lucrativas, elaborada por nuestro Centro del Conocimiento, supone una continuacin de la lnea de trabajo ya establecida con la herramienta autodiagnstico para seguir avanzando en la incorporacin de la informacin como un recurso para el fortalecimiento y desarrollo organizacional mediante la mejora y sistematizacin de sus procesos de gestin. La gua se dirige principalmente a aquellas organizaciones no lucrativas que deseen iniciarse en la reflexin y sistematizacin de sus procesos de gestin de la informacin, ofrecindoles, independientemente de su tamao, sus recursos y su desarrollo organizacional, un procedimiento

Con la colaboracin de BBK-Obra Social a travs de la 7 convocatoria 2008 a entidades sin nimo de lucro para proyectos de I+D+i en accin social, 2 Esta herramienta est disponible en www.fundacionede.org/gestioninfo
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I. ALGUNAS CUESTIONES ANTES DE EMPEZAR


1. Para qu mejorar los procesos de gestin de la informacin?
La informacin est presente de manera constante tanto en nuestras vidas como en la de nuestra organizacin. Cada da entra en ella gran cantidad de informacin a travs de diferentes canales. Gran parte de esa informacin no tiene valor y produce ruido que nos hace perder tiempo y puede distraernos de nuestras tareas y objetivos principales. Otra parte puede resultar muy importante para el desarrollo de nuestros servicios o para la sostenibilidad de nuestra propia organizacin, as que parte de nuestra actividad consisten en distinguir y separar lo que es importante de lo que no lo es. Por otra parte, debemos tener en cuenta que desarrollamos nuestra actividad en entornos cada vez ms dinmicos con constantes y cambiantes necesidades de nuestras personas destinatarias, y, por tanto, con modificaciones en los servicios y actividades que pretenden cubrirlas. En este escenario, la informacin es una herramienta de enorme valor. En efecto, disponer de una informacin adecuada en el momento requerido: 1. 2. Favorece nuestra adaptacin a ese entorno dinmico y, por tanto, la sostenibilidad de nuestra organizacin. Dota de una mayor precisin a nuestra respuesta a las necesidades y problemticas que van surgiendo, ayudando a mejorar nuestros servicios, programas y procesos de intervencin. Est claro, pues, que la informacin resulta fundamental tanto para conocer nuestro entorno y saber interactuar con l adaptndonos a los cambios que se producen, como para conocer el pulso de nuestra organizacin y corregir errores. Pero an hay ms: la informacin, en tanto que es comunicada a los miembros de nuestra organizacin, genera cohesin y sentido de pertenencia. Cuando estamos informados, nos sentimos parte del grupo. Pero gestionarla adecuadamente requiere identificar la informacin relevante, conocer dnde y cmo obtenerla, y disponer de herramientas y recursos necesarios para su tratamiento, difusin y puesta en valor. Todo esto no se puede hacer de manera improvisada o simplemente con buena voluntad. Es necesario que reflexionemos sobre estas cuestiones, saber qu hacemos bien y qu no, y establecer las correcciones necesarias. En definitiva, necesitamos planificar nuestro sistema de informacin. Con esta gua queremos acompaarte en este camino, partiendo de lo que ya tienes y mejorando los aspectos que necesitan ser revisados. Al Iniciar un proceso de evaluacin y mejora de nuestros procesos de gestin de la informacin, estamos tomando parte al mismo tiempo en un proceso de aprendizaje colectivo que ayudar a nuestra organizacin a:

1. Iniciar reflexiones de carcter estratgico: retos de futuro, oportunidades, etc. con los
que se relacionarn las informaciones clave para nuestra entidad.

2. Adoptar actitudes proactivas ante los hechos; es decir, estaremos ms preparadas


para anticiparnos a los acontecimientos que condicionen nuestra sostenibilidad o desarrollo.

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3. Mejorar el proceso de toma de decisiones en la medida que tenemos informacin ms


precisa.

sino, tal como veremos ms adelante, nicamente aquellas informaciones claves para la organizacin que estn unidas estrechamente a su estrategia y objetivos. Es ah donde deben centrarse los esfuerzos de mejora. Economizar esfuerzos supone dirigir nuestra energa a lo verdaderamente importante sin perder la visin de conjunto. El alcance est en funcin, como ya hemos dicho, de nuestras posibilidades (tiempo y esfuerzo) y circunstancias. No obstante, las mejoras que implementemos deben cumplir un fin fundamental: debe lograr que la informacin sea compartida y accesible a las personas que forman nuestra organizacin segn sus necesidades. En el caso de las entidades de segundo nivel, deben cubrir las necesidades de las organizaciones asociadas a la red.

4. Conectar diferentes servicios, procesos o departamentos que hasta ahora


gestionaban la informacin aisladamente.

2. Los lmites y el alcance del proceso


Iniciar un proceso de anlisis y mejora requiere de tiempo y de esfuerzo. Su alcance depender no slo de estos dos factores, sino tambin de la realidad y necesidades de nuestra organizacin y de su grado de madurez. Al valorar todo esto, determinaremos si merece la pena o no iniciar un proceso de estas caractersticas. Si nuestra organizacin no cuenta, por ejemplo, con los recursos humanos, econmicos o materiales necesarios para desarrollar su propio programa de actividades previsto, es evidente que no est madura para iniciar un proceso de estas caractersticas. Debe centrar sus esfuerzos en revertir o mejorar estas dificultades. Ahora bien, si nuestra organizacin tiene cubiertas sus necesidades bsicas, cuenta con cierto desarrollo organizativo y con unas prcticas de gestin mnimamente estructuradas, elaborar un plan de mejoras de nuestro sistema de informacin puede suponer un proceso de reflexin de gran inters y un procedimiento valioso para identificar deficiencias en nuestros flujos de trabajo debido al carcter transversal de la informacin. El alcance de este proceso depender de nosotros mismos. Su desarrollo debe adaptarse a nuestras posibilidades y no a la inversa. Ms aun teniendo en cuenta que con frecuencia, en nuestro deseo de controlar todos los procesos de nuestra organizacin, tenemos tendencia a querer planificarlo todo. En el mbito de la informacin no es necesario que planifiquemos todos sus flujos,

3. Cmo encaja este proceso con otras herramientas y modelos de gestin de nuestra organizacin?
Un aspecto ms a tener en cuenta a la hora de precisar el alcance y el lmite de este proceso de evaluacin y mejora es su encaje con otras herramientas de gestin y desarrollo organizacional existentes o que se estn desarrollando. Un sistema de informacin no es un instrumento de gestin aislado. Precisamente por el carcter transversal de la informacin, su estructuracin y planificacin est ligada necesariamente al resto de procesos. Es ms, el desarrollo de estos otros instrumentos, tanto si ya existen como si se desarrollan de forma paralela, supone una oportunidad para la implementacin de mejoras en los procesos de gestin de la informacin. El sistema de informacin debe alinearse e integrarse con el resto de instrumentos orientados al fortalecimiento y la mejora de los diferentes procesos de gestin que se dan en la organizacin. Qu significa alineacin e integracin? Significa que los objetivos y resultados de nuestro plan de mejoras, sin salirse de su propio mbito, no slo no deben estar en contradiccin con los de los

Centro del Conocimiento de FUNDACION EDE Gua para la evaluacin y mejora de procesos de gestin de la informacin en organizaciones no lucrativas otros instrumentos, sino que deben servir para cumplir los fines que en ellos se definen, manteniendo una coherencia con los mismos. 1. Si disponemos de un plan estratgico o estamos desarrollando uno, el sistema de informacin debe ser conforme a las lneas estratgicas y objetivos que se establezcan tanto en aqul como en los sucesivos planes de gestin que lo desarrollan. Es decir, el sistema de informacin debe ser tenido en cuenta e incorporado en el proceso de planificacin estratgica. 2. Si hemos implantado un modelo de calidad o estamos en vas de hacerlo, el sistema de informacin, por tratarse de un procedimiento que regula los diferentes procesos y flujos de informacin, debe estar contemplado en aqul integrndolo en los mapas de procesos (gestin por procesos). 3. Al abordar aspectos relacionados con la comunicacin (necesidades de informacin, herramientas y espacios de difusin, etc.), el sistema de informacin debe estar plenamente conectado con el plan de comunicacin, teniendo en cuenta de forma recproca los objetivos y acciones recogidos en sus respectivas planificaciones. Lo dicho en los ejemplos anteriores puede valer para otros instrumentos de desarrollo organizacional como los planes para la gestin de la innovacin o la gestin del conocimiento, de la que el sistema de informacin es, sin duda, un pilar fundamental. A. La participacin y la colaboracin de las personas de la organizacin, bien de forma directa si el tamao de la organizacin as lo permite, bien representados por otras personas cuando el nmero de miembros de la organizacin lo haga inviable. Participacin no se entiende sin compromiso, sin el esfuerzo continuado en el tiempo mientras dure el proceso. La continuidad del proceso es esencial. Una vez iniciado es necesario mantener la dedicacin de las personas que participen. Por qu decimos que hay que hacerlo de forma participativa? Porque los procesos de informacin afectan a diferentes departamentos y responsabilidades en el seno de una organizacin y para conocerlos con mayor profundidad debemos contar con su colaboracin. Por tanto, para poner en marcha el proceso ser necesario contar con un nmero limitado de personas representativas y que estn vinculadas laboral y afectivamente a la organizacin. B. Pero participacin tambin significa implicacin, dedicacin y atencin suficiente, muy especialmente de los puestos directivos de la organizacin (direccin, gerencia, mandos intermedios, etc.) con responsabilidad en las polticas y estrategias informacionales o en la mejora de los procesos de gestin de este recurso. Su liderazgo es imprescindible. En este sentido la direccin debe: i. ii. iii. Un proceso de estas caractersticas requiere de una serie de condiciones favorables que facilitarn el xito y la consecucin de los objetivos previstos: iv. Comprometerse a participar junto a los puestos directivos al menos en el proceso de reflexin estratgica. Comprometerse a desarrollar las propuestas de mejora que se establezcan, disponiendo los recursos que sean necesarios para su consecucin. Comprometerse a liberar tiempo a las personas que formen parte de los equipos de trabajo. Cumplir y hacer cumplir el calendario de trabajo que se establezca.

4. Cmo lo hacemos? Las condiciones favorables

Centro del Conocimiento de FUNDACION EDE Gua para la evaluacin y mejora de procesos de gestin de la informacin en organizaciones no lucrativas sesiones de trabajo nos puede permitir tener una visin externa e imparcial de nuestra C. La informacin crtica est unida a los objetivos de la organizacin. Por ello, para la realizacin de este proceso ser necesario contar con una mnima reflexin estratgica explcita. La misin y objetivos establecidos en los estatutos pueden ser un punto de partida. D. El xito del proceso tambin se puede medir por la capacidad de adaptacin de la organizacin a las circunstancias y vicisitudes que se produzcan durante el mismo. E. Pero tambin por una actitud realista, estableciendo objetivos adecuados a los medios disponibles por la organizacin. F. Y, por supuesto, una actitud abierta y participativa en las diferentes fases y sesiones, adaptando el ritmo a nuestras posibilidades. organizacin, y este hecho puede ayudarnos a obtener un plan con mayores garantas de objetividad. Adems, puede tener otras ventajas de tipo prctico. En efecto, la persona facilitadora que tiene experiencia en el campo de los sistemas de informacin puede realizar propuestas de mejora concretas que un equipo motor sin ayuda externa puede obviar por desconocimiento. En cualquier caso, si optamos por una ayuda externa, es necesario delimitar cul ser su nivel de implicacin, su responsabilidad y, claro est, el tiempo y dedicacin. El papel de esta ayuda externa puede ser nicamente una orientacin metodolgica a lo largo de las diferentes fases. Pero podemos dotar a este acompaamiento de una mayor responsabilidad, dinamizando las sesiones (incluso proponiendo herramientas de trabajo diferentes a las previstas en esta gua) y, dando un paso ms all, recogiendo y ordenando los contenidos que se han volcado en esas sesiones.

5. Es necesario un apoyo externo?


Aunque no es indispensable, contar con unas orientaciones y acompaamiento externo durante este proceso puede ser de enorme inters. Una ayuda externa dinamizando y dirigiendo las diferentes

El papel que creemos que debe tener esta ayuda externa lo marcamos nosotros, pero puede estar supeditado a nuestras capacidades, el tiempo disponible, los recursos econmicos con los que contamos si el acompaamiento es remunerado. Y no debemos olvidar que debemos entender el acompaamiento como una accin externa a nuestra organizacin y, por lo tanto, que no tiene poder para tomar decisiones en ella.

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6. Marco terico en el que se basa esta gua


Para la elaboracin de esta gua se han tenido en cuenta diversos mtodos, herramientas y materiales sobre gestin, evaluacin e implantacin de sistemas de informacin. La bibliografa y experiencias sobre sistemas de informacin son amplias y variadas. Por un lado, la necesidad de gestionar eficazmente la informacin relevante en una organizacin, est avalada por todos los modelos de calidad. Concretamente, el modelo EFQM contempla expresamente que, toda organizacin en el camino hacia la excelencia, debe incorporar la informacin como un recurso de alto valor estratgico 3. En este sentido, hemos tomado como punto de partida algunas normas de calidad y metodologas sobre implantacin y evaluacin de sistemas de informacin: Finalmente, se han analizado metodologas especficas para la mejora de sistemas de informacin del mbito empresarial, especialmente la desarrollada por la Diputacin Foral de Bizkaia a travs de su agencia de innovacin 4.

a. Norma UNE-ISO/TR 15489-2 Informacin y Documentacin. Gestin de documentos. b. Norma UNE 166006:2006 EX Gestin de la I+D+I: Sistema de vigilancia
tecnolgica.

c. Norma UNE-ISO 30301 Informacin y Documentacin. Sistemas de gestin para los


documentos. Requisitos. Por otra parte, se han tenido en cuenta las tcnicas de auditora de la informacin. La auditora de la informacin pretende identificar la informacin crtica para una organizacin y las deficiencias del sistema que no permiten su captacin o correcta difusin en su seno.

EFQM. Introduccin a la excelencia. Bruselas: EFQM, 2003. Vid. los siguientes conceptos: Orientacin hacia los resultados y Gestin por procesos y hechos ; ver adems criterios 2b, Poltica y estrategia, y criterio 4e, Alianzas y recursos.

ZAINTEK. DIPUTACIN FORAL DE BIZKAIA. Manual de implantacin de un Sistema de Informacion Empresarial. Bilbao: Zaintek, 2003.

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II. ITINERARIO PARA LA EVALUACIN Y MEJORA DE PROCESOS DE GESTIN DE LA INFORMACIN


La gua ofrece un itinerario estructurado y flexible para el anlisis, planificacin y evaluacin de los procesos de gestin de la informacin, identificando las reas crticas, estableciendo mejoras e integrando la informacin en la estrategia de la organizacin. Este itinerario persigue que las organizaciones: I. Tomen conciencia de la relacin existente entre los objetivos que persiguen y la informacin que necesitan y comprendan el valor que una correcta gestin de la informacin puede tener para conseguir los resultados esperados. II. Conozcan los procesos, los recursos y las personas que intervienen en los flujos de informacin e identifiquen de esta manera sus fortalezas y debilidades en este mbito. Todo ello con el fin de que las organizaciones mejoren los procesos de gestin de la informacin con respecto a determinadas reas crticas y, sobre todo, incorporen la informacin como un recurso clave en sus procesos de reflexin estratgica. Adems, este itinerario ayudar, por un lado, a iniciar e. reflexiones de carcter estratgico dentro de la organizacin, y, por otro, facilitar actitudes proactivas ante los hechos; es decir, las organizaciones estarn cada vez ms preparadas para anticiparse antes los hechos que condicionen su sostenibilidad o desarrollo. Algunos puntos clave durante este itinerario sern los siguientes: a. b. c. d. Identificar las necesidades de informacin crtica para la organizacin. Reconocer y sistematizar los procesos de gestin de la informacin. Conectar la gestin de la informacin, entendida como un proceso integral y no aislado, con el resto de procesos clave de la organizacin. Establecer los flujos de informacin para detectar problemas (nichos informativos, gaps, etc.) y desarrollar las acciones necesarias para su solucin. Reconocer, asumir y compartir el sistema de informacin (los fines, los recursos) por parte de todos los miembros de la organizacin.

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Fases y estructura
Este itinerario requiere de una serie de sesiones de trabajo en grupo estructuradas en dos fases en las que la organizacin, siguiendo diferentes hitos, pasar de analizar y evaluar sus procesos de gestin de la informacin a implantar mejoras concretas, siempre focalizadas en diversas reas de informacin crtica. Se realizar al menos una sesin de trabajo por cada hito. Estas sesiones tendrn una duracin variable en funcin de los temas que se aborden, aunque por norma general no deben sobrepasar las cuatro horas. El cuadro siguiente es slo una estimacin de las posibles sesiones a realizar en cada hito, ya que stas dependern de la complejidad del proceso y otros factores. S1. Diagnstico inicial, formacin del equipo y diseo del plan de trabajo. S2. Reflexin sobre los retos estratgicos y su relacin con las reas de informacin crtica. S3. Anlisis de necesidades y fuentes de informacin. S4. Anlisis de los procesos, agentes y recursos de informacin (DAFO). S5. Elaboracin del mapa informacional.

0. Punto de partida. Hito 1. La estregia y la informacin. Hito 2. Diagnstico del sistema de informacin. I Analisis

0. Punto de partida 1. La estrategia y la informacin

2. Diagnstico del sistema de informacin Hito 3. El mapa informacional. Hito 4. Plan de mejoras. II Planificacin

3. El mapa informacional 4. Plan de mejoras

S6. Planificacin de acciones correctoras.

Cada fase se realizar con una periodicidad no inferior a una semana ni superior a dos, de forma que la duracin del proceso no exceder de forma orientativa de las doce semanas.

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FASE I: ANALIZAMOS NUESTRA ORGANIZACIN


0. El punto de partida

Antes de comenzar Objetivo: Planificar y consensuar el desarrollo de todo el proceso. Sesiones: una nica sesin de una duracin estimada de dos
horas. para iniciar el proceso (responsable grupo de trabajo) y otras posibles personas que formen parte del equipo de trabajo.

Paso 1: la formacin del equipo de trabajo


Objetivo: identificar las personas integrantes del equipo de trabajo en sus diferentes fases y establecer los roles de cada una de esas personas.

Actividad 1: identificacin de personas participantes y sus roles.


Para que un proceso de estas caractersticas resulte eficaz es necesario disponer de un nmero limitado de personas representativas vinculadas laboral y afectivamente con la organizacin. La elaboracin de un diagnstico plan de mejoras de los procesos de gestin de la informacin debe contar con: a. Equipo motor: formado por personas con visin de conjunto, con experiencia y conocimiento de la organizacin, y, si la organizacin cuenta con ello, con responsabilidad en la gestin de la informacin y la comunicacin. Este equipo tiene la responsabilidad de asumir la parte operativa del diagnstico y planificacin; por tanto, resulta de inters que en l estn presentes personas no slo con diferentes funciones, sino tambin diferentes sensibilidades y visiones del hecho informacional. Debe ser aceptado y reconocido por toda la organizacin.

Asistentes: persona responsable asignada por la organizacin Pasos a dar: 1. La formacin del equipo de trabajo 2. El
marco temporal

A tener en cuenta durante las sesiones de trabajo:


Mantener un esfuerzo y dedicacin continuos por parte de los miembros del equipo de trabajo. 2. Evitar la monopolizacin de las sesiones por una o varias personas, quedando excluidas o silenciadas otras. 3. Disponer canales de comunicacin fluidos y permanentes entre todos los miembros del equipo. 4. Evitar caer en niveles de detalle excesivos en los anlisis que desven la atencin de las cuestiones claves.
1.

Centro del Conocimiento de FUNDACION EDE Gua para la evaluacin y mejora de procesos de gestin de la informacin en organizaciones no lucrativas b. Las personas participantes. Son quienes, junto al equipo motor, aportan contenidos y reflexiones durante las diferentes sesiones de trabajo, pero de forma puntual y sujeta a las necesidades que el equipo motor vaya identificando. La cantidad de personas que forman el equipo motor es variable en funcin de nuestro tamao y recursos, pero sea cual sea el nmero de personas que lo conforman debe de haber una clara delimitacin de roles y funciones. De esta manera, el equipo debe de estar formado por tres elementos diferentes: 1. Responsable de equipo. Las funciones de este responsable son las siguientes: i. Garantizar que las personas que conforman el equipo de trabajo cumplen con sus funciones y con los pasos establecidos. ii. iii. Participar en las sesiones a lo largo de todo el proceso y en su preparacin. Validar con los rganos que competan las conclusiones del diagnstico y el plan de mejoras. iv. Dirigir o delega las acciones establecidas en el plan de mejoras y velar por su cumplimiento. v. Actuar de interlocutor con los rganos de decisin comunicando los pasos que se vayan dando. ii. iii. iv. 3. iv. iii. 2. vi. Asegurarse de la disponibilidad del equipo de trabajo y liderar las reuniones.

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Facilitador/dinamizador. Las funciones de esta figura son las siguientes: i. ii. Dirigir, coordinar y dinamizar las diferentes sesiones de trabajo. Garantizar el cumplimiento de los objetivos previstos en las diferentes fases, reconduciendo la situacin ante desviaciones o incumplimientos. Recoger y analizar toda aquella informacin de inters que se vaya generando durante el proceso. Elaborar los diferentes informes o documentos previstos en cada una de las fases. Equipo de trabajo. Las funciones de este equipo de trabajo son las siguientes: i. Participar activamente en las reuniones establecidas en las diferentes sesiones y en su preparacin. Aportar toda la informacin necesaria y requerida en las diferentes fases. Colaborar en el cumplimiento de las acciones de mejora. Identificar las personas ajenas al equipo que pueden aportar informacin relevante.

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Paso 2: el marco temporal


Objetivo: planificar las diferentes fases y sesiones de trabajo.

Actividad 1: diseo de un calendario de trabajo.


El responsable del equipo disear un marco temporal explicitado en un cronograma en el que se recoger las diferentes fases, hitos y sesiones, as como los recursos humanos y materiales necesarios en cada momento. Para la realizacin de este cronograma se puede tomar como referencia el cuadro de hitos y sesiones y la duracin estimada del proceso, tal como se detalla en la descripcin de las fases y estructura del itinerario.

Al finalizar
Documentacin de salida: 1. Cronograma.

A tener en cuenta:
1. En la formacin del equipo de trabajo hay que tener presente que siendo la informacin un recurso de carcter estratgico, es imprescindible la participacin de la direccin o de una persona con peso especfico en la organizacin. 2. En el diseo del marco temporal se debe establecer un calendario de trabajo realista y acorde a las posibilidades y disponibilidad de las personas que integran el equipo de trabajo, por lo que habr que debe ser contrastado con el mismo.

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Hito 1. La estrategia y la informacin

Antes de comenzar Objetivos:


1. Realizar una aproximacin conceptual a la gestin de la informacin comprendiendo su valor e importancia. 2. Conocer la relacin existente la estrategia de la organizacin y la informacin crtica.

Sesiones: dos sesiones con una duracin total estimada de 6 horas para este hito. Sesin 1: pasos 1 y 2; sesin 2: pasos 3 y 4. Asistentes: equipo motor. Pasos a dar: 3. La gestin de la informacin 4. El diagnstico inicial 5. La reflexin estratgica 6. Las reas de informacin crtica
Documentacin de partida: planes estratgicos, planes de gestin, estatutos u otro tipo de documentos que expliciten las estrategias y objetivos de la organizacin.

A tener en cuenta:
1. La organizacin y el equipo motor ha revisado y aprobado el plan de trabajo. 2. Se ha facilitado a todos los asistentes a las sesiones de este hito el guin correspondiente con los objetivos especficos, asuntos a tratar, duracin, etc. 3. Se dispone de la documentacin de partida necesaria. En el caso de organizaciones sin reflexin estratgica ni planificacin estratgica, centrarse en la misin y objetivos fundacionales y en la memoria de actividades.

Centro del Conocimiento de FUNDACION EDE Gua para la evaluacin y mejora de procesos de gestin de la informacin en organizaciones no lucrativas As, informacin es a la vez proceso y resultado de ese proceso: el hecho de comunicar algo y el resultado de esa comunicacin [] El principal factor que define la informacin es el de la transferencia de mensajes; nicamente cuando se trasvasa un conocimiento, cuando se transfiere un mensaje, se produce un fenmeno informativo. 5 Una organizacin no es ms que un entramado de comunicaciones. Toda comunicacin es, por definicin, transmisin de informacin. Por tanto, la informacin es un recurso, pero tambin un factor nuclear a la organizacin.

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Paso 3: la gestin de la informacin


Objetivo: unificar visin y criterios sobre el concepto de informacin, incidiendo en la importancia de su correcta gestin, los beneficios que se obtienen, los factores que la favorecen, etc.

Actividad 1: reflexin compartida sobre el concepto de informacin y otras cuestiones asociadas.


Descripcin metodolgica: la persona facilitadora dinamizar una ronda en la que motivar la participacin del equipo motor en torno a cuestiones que se proponen a continuacin y en la que ste expresar sus reflexiones de forma compartida, contrastando los diferentes puntos de vista y recogiendo las aportaciones de todo el equipo. Se facilitan las respuestas a estas cuestiones como apoyo a la persona facilitadora, que debe proponer un debate abierto.

2. A qu llamamos gestin de la informacin?


La gestin de la informacin se puede definir como el conjunto de actividades coordinadas de bsqueda, tratamiento (filtrado, clasificacin, anlisis y almacenamiento) y difusin y/o recuperacin de la informacin producida, recibida o retenida por cualquier organizacin y que resulta de utilidad para las personas en los procesos de toma de decisiones, de planificacin y de evaluacin. En este sentido, es necesario tener en cuenta que la informacin que una organizacin necesita obtener o difundir puede clasificarse, segn su naturaleza, en tres tipos:

1. Qu es la informacin?
Existen numerosas definiciones sobre el concepto de informacin, normalmente en torno a dos aspectos: Informacin es el hecho que se comunica. Informacin es el mensaje utilizado para representar un hecho o una nocin en un proceso de comunicacin, con el fin de incrementar el conocimiento.
5

ISO (1988). Recueil de Documentation et Information. En DE TORRES RAMREZ, I. Las fuentes de informacin. Estudios terico-prcticos. Madrid: Sntesis, 1999, p. 18.

Centro del Conocimiento de FUNDACION EDE Gua para la evaluacin y mejora de procesos de gestin de la informacin en organizaciones no lucrativas A. Informacin interna. Hace referencia a aquella informacin generada o recibida por la organizacin en el ejercicio de sus funciones, es decir, surgida de la actividad diaria de esa institucin: informacin administrativa contabilidad, recursos humanos, correspondencia-, de gestin informes, actas de reuniones, procedimientos- y la informacin tcnica que refleja la propia actividad de la organizacin.

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3. Para qu gestionar la informacin? Qu implica? Reflexin para la


importancia de la gestin de la informacin en los procesos de toma de decisiones y de planificacin y control. Podemos clasificar la informacin en dos grupos segn su utilidad:

La informacin de gestin es aquella que nos transmite los resultados que se estn obteniendo en un proyecto, proceso, departamento, etc. y sirve para comprobar el grado de cumplimiento de los objetivos previstos. Por tanto, es una informacin necesaria para el control, evaluacin y planificacin de la actividad de la organizacin.

B. Informacin externa. Adems de la informacin producida dentro de la


propia organizacin, esta necesita a menudo consultar y manejar fuentes de informacin externas: libros, revistas, bases de datos, recursos en Internet, etc. C. Informacin pblica/corporativa. Es aquella informacin que la organizacin difunde de s misma al exterior, para transmitir su imagen, acciones y actividades: memorias, catlogos de productos, sitio web corporativo, plan estratgico, etc. Una correcta gestin de la informacin debe tener en cuenta las reas crticas de estos tres tipos. La captacin, seleccin, el tratamiento, la difusin y puesta en valor de la informacin son los procesos bsicos asociados que constituyen lo que habitualmente denominamos gestin de la informacin.

La informacin estratgica es aquella que nos transmite situaciones o datos de importancia para la sostenibilidad y desarrollo de la organizacin y sirve para mejorar su conexin y adaptacin a un entorno cambiante. Por tanto, es una informacin necesaria para la toma de decisiones de carcter estratgico: reflexin estratgica, innovacin, etc.

Una adecuada gestin de la informacin de gestin nos ayuda a: A. B. Llevar a cabo procesos o acciones con mayor garanta. Medir el xito y correcto desarrollo de una actividad concreta.

C. Alcanzar la cohesin organizacional. Una correcta gestin de la informacin estratgica nos ayuda a:

Centro del Conocimiento de FUNDACION EDE Gua para la evaluacin y mejora de procesos de gestin de la informacin en organizaciones no lucrativas A. Facilitar actitudes proactivas, detectando amenazas y asegurando que se establecen los objetivos necesarios, la disponibilidad de recursos y la utilizacin de los resultados para la toma de decisiones, llevando a cabo las revisiones necesarias y asignando, definiendo y comunicando las responsabilidades del sistema. i. Asegurarse de que el personal de la organizacin conoce y est implicado en el sistema de informacin. ii. Incorporar en la medida de sus posibilidades y necesidades recursos y herramientas tecnolgicas que faciliten y optimicen la gestin de la informacin. necesarias, Gestionar adecuadamente la informacin implica los siguientes aspectos: A. B. Incorporar una poltica sistematizada respecto a la informacin. Formalizar y estructurar los procesos (determinar los procesos, asignar recursos, etc.)

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oportunidades. B. Mejorar de gestin y de toma de decisiones, favoreciendo el cumplimiento de objetivos.

4. Qu factores influyen en una correcta gestin de la informacin?


a. Identificar las reas y objetivos prioritarios de su sistema de informacin y establecer las acciones necesarias para alcanzar los resultados planificados y la mejora continua del sistema. b. Asegurar que el personal que participa en el sistema de informacin es competente, determinando las competencias proporcionando formacin, motivando y asegurando que el personal es consciente de la pertinencia e importancia de sus actividades. c. Determinar, proporcionar y mantener la infraestructura y recursos materiales apropiados: espacios de intercambio de informacin, equipos, herramientas, etc. d. Conseguir el compromiso de los puestos directivos y rganos de gobierno de la organizacin para el desarrollo, implantacin y la mejora continua del sistema, comunicando a la organizacin su importancia,

C. Lograr que la informacin sea compartida y accesible a las personas que forman la organizacin.

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Paso 4: el diagnstico inicial


Objetivo: conocer el estado actual de la cultura informacional y del sistema de informacin de la organizacin, de forma que a la finalizacin del servicio de tutora se realice un nuevo diagnstico en el que se puedan comprobar de forma objetiva los puntos de mejora.

El equipo motor revisar y estudiar las recomendaciones propuestas en el informe de valoracin obtenido al completar la herramienta autodiagnstico, tomando conciencia de los puntos dbiles y puntos fuertes del sistema.

Paso 5: La reflexin estratgica


Objetivo: Reflexionar en torno a los retos estratgicos y sus conexiones con las estructuras
organizativas y seleccionar aquellos retos con los que posteriormente se realizar un anlisis de las reas de informacin crtica.

Actividad 1: completar la herramienta autodiagnstico.


El equipo motor realizar una primera evaluacin sobre la situacin de la organizacin con respecto a la gestin de la informacin completando la herramienta autodiagnstico alojada en el sitio web de Fundacin EDE 6. Esta herramienta permite evaluar de forma global distintos aspectos sobre la gestin de la informacin. Adems de medir el grado de desarrollo de una cultura informacional, podr valorar cmo se obtiene, se filtra, se analiza y posteriormente se utiliza la informacin relativa a sus reas de inters. La persona facilitadora completar directamente el cuestionario efectuando las preguntas a todos los miembros del equipo de trabajo. En este punto, resultar sumamente interesante comprobar las diferentes visiones que pueda haber ante una misma cuestin, visiones que todos los miembros del equipo de trabajo debern captar y tener en cuenta en las acciones que se efecten en los siguientes hitos y fases. El equipo motor revisar y estudiar las recomendaciones propuestas en el informe de valoracin obtenido al completar la herramienta autodiagnstico, tomando conciencia de los puntos dbiles y puntos fuertes del sistema.

Actividad 1: identificacin de retos estratgicos.


Aquellas organizaciones que no dispongan de un plan estratgico o de otro documento donde aparezcan explicitados sus estrategias y objetivos pueden hacer uso de la Herramienta para la reflexin sobre retos de futuro para organizaciones sin reflexin estratgica previa, incluida en el anexo de esta gua. La herramienta permite realizar una reflexin que ayudar a explicitar los retos de futuro de la organizacin sobre los que trabajar posteriormente.

Actividad 2: seleccin y priorizacin de retos estratgicos.


En esta actividad, el equipo motor relacionar los retos estratgicos con los diferentes departamentos o reas de trabajo de los que consta, valorando el impacto que tienen en los mismos y seleccionando de esta manera aquellos retos ms importantes. Para realizar esta actividad, podr cumplimentar de forma orientativa la Herramienta para la priorizacin de retos estratgicos, que se incluye en el anexo de esta gua.

Actividad 2: anlisis del informe diagnstico y revisin de las recomendaciones propuestas en el mismo.

Paso 6: Las reas de informacin crtica


Objetivo: establecer las conexiones existentes entre las reas de informacin crtica y los retos
6

http://www.fundacionede.org/gestioninfo/encuesta/index

estratgicos identificados.

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Actividad 1: revisar el modelo de estructura de la informacin.


La posterior identificacin de las necesidades de informacin conlleva una especificacin de las reas y temas en los que se agrupa la informacin entendida como unidad bsica. Por ello, es necesario, en primer lugar, que el equipo motor revise y tenga en cuenta el modelo de estructura de la informacin que se sigue en las herramientas de esta gua. Modelo de estructura de la informacin 1. Las reas de informacin crtica son aquellos factores de carcter general que tienen una relacin directa con los retos estratgicos y cuya disponibilidad resulta clave para la consecucin de los mismos: financiacin, redes y alianzas, etc. 2. Las reas de informacin crtica se desglosan en reas temticas que permitirn una clasificacin de la informacin necesaria. Comprenden un grado mayor de especificidad de cada rea de informacin crtica. 3. La informacin es la unidad bsica. Una relacin de informaciones completara un rea temtica determinada. Debe ser, por tanto, lo ms detallada y especfica posible. La relacin entre los tres niveles de esta estructura es de tipo jerrquico, entendiendo los niveles inferiores como especificaciones o concreciones de los niveles inmediatamente superiores y establecindose entre esos mismos niveles una vinculacin de carcter temtico. Por otra parte, es importante advertir que algunas informaciones de niveles inferiores se pueden repetir en niveles superiores, es decir, que una misma informacin puede tener relacin con varias reas temticas.

Cualquier sistema de informacin, aunque est mnimamente estructurado, debe estar alineado con las estrategias de la organizacin, es decir, la informacin debe ser entendida como un recurso necesario para desarrollar las estrategias y lograr con xito los objetivos que se marquen. Una mala o insuficiente gestin de la informacin ser un freno constante en el avance de la organizacin hacia sus metas. Esta actividad incide en esta cuestin. En ella el equipo de trabajo deber identificar las reas temticas de inters y su relacin con los retos estratgicos que se seleccionaron en la fase anterior y los departamentos implicados en los mismos. Para ello, el equipo completar la Herramienta para la identificacin de reas de informacin crtica que aparece en el anexo. Siendo la informacin un bien intangible, la concrecin, jerarquizacin y verbalizacin de la misma por parte de la organizacin pueden entraar dificultades. Con objeto de facilitar esta labor, el tutor mostrar al equipo de trabajo el cuadro incluido en el anexo en el que se detallan varios ejemplos de posibles reas de informacin crtica y reas temticas para una organizacin, clasificadas segn el origen o procedencia de la informacin. Antes de pasar a la siguiente actividad prevista en el itinerario, el equipo de trabajo seleccionar aquellas reas temticas en las que centrar su atencin durante esta fase. Para realizar esta seleccin la herramienta ofrece un sistema de ponderacin de las reas identificadas que muestra el grado de priorizacin de cada una de ellas. Es aconsejable que el equipo motor seleccione reas temticas con un alto grado de priorizacin. No obstante, cabe la posibilidad de que la organizacin seleccione reas con un grado medio o bajo de priorizacin atendiendo a razones que justifiquen tal eleccin y que, en todo caso, debern ser valoradas por el tutor. Se debe tener presente, en este caso, que el impacto de las mejoras posteriores que se implementen ser menor en la totalidad del sistema de informacin.

Actividad 2: identificacin y priorizacin de reas de informacin crtica.

Centro del Conocimiento de FUNDACION EDE Gua para la evaluacin y mejora de procesos de gestin de la informacin en organizaciones no lucrativas El nmero de reas a seleccionar depender de la disponibilidad del equipo motor para realizar los anlisis de las fuentes, procesos y agentes relacionados con ellas, as como para asumir el plan de mejoras que se acuerde en la fase posterior. Se ha de tener presente que cuantas ms reas se seleccionen, mayor ser la exigencia y dedicacin posterior, por lo tanto, es preferible realizar una seleccin que permita concentrar el esfuerzo del equipo en metas asumibles.

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Las reas temticas deben ser expresadas con toda claridad, con una terminologa reconocida y con un significado consensuado entre todo el equipo de trabajo.

Al finalizar
Documentacin de salida: 1. Evaluacin del sistema de informacin y recomendaciones de mejora. 2. Reflexin de la organizacin en torno a la informacin y

su gestin. 3. Relacin y priorizacin de retos estratgicos y su conexin con departamentos o procesos de la organizacin. 4. Relacin y priorizacin de reas de informacin crtica, concrecin en reas temticas y conexin con los retos estratgicos de la organizacin.

A tener en cuenta:
1. Tras finalizar las sesiones correspondientes el facilitador/dinamizador revisa y ordena la informacin recogida durante la misma. 2. Posteriormente, facilita a la organizacin la informacin recogida durante la sesin para su revisin: cuestionario autodiagnstico, notas sobre gestin de la informacin, herramientas de anlisis estratgico y reas de informacin crtica.

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Hito 2. Diagnstico del sistema de informacin

Antes de comenzar Objetivos: Realizar un anlisis de los factores que intervienen en los procesos de gestin de la informacin crtica, identificando sus puntos dbiles y fuertes
(gaps de informacin, procesos duplicados, etc.)

Sesiones: dos sesiones con una duracin total estimada de 6 horas para este hito. Sesin 1: pasos 7 y 8; sesin 2: pasos 9 y 10. Asistentes: equipo motor y otras personas invitadas de la organizacin que participan en los procesos que se analizan en este hito. Pasos a dar: 7. Las necesidades de informacin 8. Las fuentes de informacin 9. Las personas y los procesos de informacin 10. Anlisis de
debilidades y fortalezas.

Documentacin de partida: 1. Relacin y priorizacin de retos estratgicos y su conexin con departamentos o procesos de la organizacin. 2. Relacin y
priorizacin de reas de informacin crtica, concrecin en reas temticas y conexin con los retos estratgicos de la organizacin.

A tener en cuenta:
1. La organizacin y el equipo motor ha revisado y aprobado los documentos obtenidos en el hito anterior. 2. Se ha facilitado a todos los asistentes a las sesiones de este hito el guin correspondiente con los objetivos especficos, asuntos a tratar, duracin, etc. 3. Se dispone de la documentacin de partida necesaria.

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Paso 7: las necesidades de informacin


Objetivo: Identificar las necesidades de informacin existentes en la organizacin en relacin a las reas crticas, determinando su importancia, estado, nivel de satisfaccin, etc.

Actividad 1: identificacin de necesidades de informacin.


Teniendo como referencia el modelo de estructura de la informacin, el siguiente paso consistir en diagnosticar las necesidades de informacin con respecto a las reas temticas seleccionadas, completando para ello la Herramienta de identificacin y evaluacin de necesidades de informacin que aparece en el anexo. En primer lugar, el equipo de trabajo sealar qu departamentos o responsables estn implicados o responsabilizados de la gestin de las reas temticas, qu retos se asocian a ellas segn ha quedado plasmado en la herramienta anterior, y en qu reas de informacin crtica quedan agrupadas. La concrecin de estos tres elementos (departamentos, retos, reas de informacin crtica) permitir a la organizacin conocer las relaciones existentes entre la

informacin, las estrategias y las personas, facilitando el establecimiento de responsabilidades y el diseo del mapa informacional. En segundo lugar, el equipo deber concentrarse en las reas temticas y detallar las informaciones (unidades bsicas de informacin) que completan cada una de ellas. Las informaciones ayudarn a definir y entender mejor las reas temticas con las que se relacionan. Por ltimo, el equipo valorar la importancia de cada una de esas informaciones en relacin al rea temtica en la que se agrupa y analizar su estado en base a las variables que aparecen en la herramienta: cantidad, calidad y frecuencia. La ponderacin de estas variables junto con la importancia concedida ofrecer un posicionamiento de la organizacin con respecto a estas informaciones.

Paso 8: Las fuentes de informacin


Objetivo: Evaluar las fuentes y recursos de informacin disponibles en la organizacin para satisfacer las necesidades identificadas en el paso anterior.

Actividad 1: anlisis de fuentes de informacin


Una vez identificadas las necesidades de informacin, el siguiente paso ser explicitar y analizar las fuentes a las que aqullas se asocian y en las que la organizacin busca y obtiene la informacin que necesita. Se trata de que en este anlisis y en los siguientes (procesos y agentes), el equipo de trabajo comience a identificar los frenos que estn generando una inadecuada gestin de la informacin.

Para realizar esta actividad, se deber completar la Herramienta de anlisis de fuentes de informacin que se encuentra en el anexo, con la que podrn analizar las fuentes de informacin relacionadas con las informaciones identificadas en el paso anterior segn unos parmetros establecidos: formato, disponibilidad, etc. Con el fin de facilitar este punto, se facilita en el anexo una relacin orientativa de fuentes de informacin que el equipo puede

Centro del Conocimiento de FUNDACION EDE Gua para la evaluacin y mejora de procesos de gestin de la informacin en organizaciones no lucrativas revisar, teniendo presentes, adems, otras fuentes que el equipo considere y que no se hallen recogidas en el cuadro. La herramienta se completa en dos niveles diferenciados. Por un lado, el equipo identificar las fuentes de informacin asociadas a las necesidades identificadas en el paso anterior. Se tomar como referencia la relacin orientativa de fuentes de informacin. Como esta relacin es de carcter general y el anlisis de las fuentes debe ser especfico para obtener un mayor grado de exactitud en el diagnstico, es necesario no slo enumerar sino concretar con precisin las fuentes relacionadas con cada necesidad de informacin.

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Por otro lado, se analizan diversos aspectos que ayudarn a obtener un diagnstico preciso de cada una de las fuentes especificadas. Los datos obtenidos en este anlisis ofrecen como resultado un posicionamiento de la organizacin con respecto a cada una de esas fuentes, dejando en evidencia los aspectos que deben ser mejorados.

Paso 9: Las personas y los procesos de informacin


Objetivo: evaluar el estado de cada uno de los procesos de gestin en relacin a las informaciones clave identificadas y a las personas que intervienen en los mismos.

Actividad 1: anlisis de los procesos


Una identificacin precisa de las necesidades de informacin y un adecuado seguimiento de las fuentes para cubrir esas necesidades no garantizan por s mismas el xito del sistema de informacin. Es preciso, entre otras cuestiones, realizar una correcta gestin de los procesos de gestin de la informacin, desde su seguimiento y anlisis hasta, finalmente, su uso y puesta en valor. Por ello, continuando con el diagnstico, el siguiente paso consistir en el anlisis de estos procesos identificados en las actividades anteriores, completando para ello la Herramienta diagnstico de procesos de informacin que aparece en el anexo. Esta herramienta contiene dos bloques diferenciados. Por un lado, se completar la relacin de informaciones que se han identificado en el diagnstico de las fuentes y de las necesidades. Por otra parte, se analizarn los procesos relacionados de gestin en relacin a estas

entidades: proceso de seguimiento, de tratamiento o registro de la informacin, de difusin y de uso o puesta en valor de la misma. Asimismo, se valorar si el mtodo de registro utilizado para cada informacin es el adecuado. La ponderacin de estas variables dar como resultado un posicionamiento de la organizacin con respecto a los procesos de gestin. Es importante tener presente que los procesos de gestin de la informacin no son procesos aislados unos de otros, sino que existe una concatenacin entre ellos. Por tanto, para que el sistema sea ptimo ha de darse una correcta gestin de cada uno de ellos.

Actividad 1: identificacin de las personas que intervienen en los procesos


Una vez identificadas las necesidades y analizadas las fuentes y los procesos de gestin de la informacin, el siguiente paso de esta fase diagnstico se centrar en los agentes o personas que intervienen en los procesos de gestin de la informacin analizados en la herramienta

Centro del Conocimiento de FUNDACION EDE Gua para la evaluacin y mejora de procesos de gestin de la informacin en organizaciones no lucrativas anterior. Para ello, se completar la Herramienta diagnstico de agentes de informacin en la que el equipo de trabajo identificar a las personas y responsables de cada uno de esos procesos. Esta herramienta contiene dos bloques diferenciados. Por un lado, se completar la relacin de informaciones que se vienen analizando en las herramientas anteriores. Por otra parte, se

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identificarn los responsables de los procesos respondiendo en una pregunta abierta para cada uno de ellos. La herramienta, adems de relacionar a las personas y los procesos, pretende generar entre el equipo de trabajo una reflexin acerca de la adecuacin y suficiencia de esta relacin. Las reflexiones vertidas sern tenidas en cuenta en la fase posterior para la realizacin del plan de mejoras.

Paso 10: Las fortalezas y debilidades de los flujos de informacin


Objetivo: obtener una conclusin general de los puntos fuertes y dbiles del sistema de informacin y su conexin con los departamentos y retos.

Actividad 1: anlisis de las fortalezas y debilidades


Tras el diagnstico del sistema de informacin realizado en la fase anterior, el tutor guiar al equipo de trabajo en la identificacin de los factores que estn favoreciendo o inhibiendo la gestin de la informacin en la organizacin. No se trata de realizar una reflexin global de estos factores en su relacin con la gestin integral de la informacin, sino que el equipo debe centrarse en aquellos aspectos que estn influyendo en las informaciones analizadas en los pasos anteriores. Para facilitar el proceso de anlisis se muestran a continuacin una serie de factores con ejemplos Dado que la informacin es un recurso de carcter no slo operativo sino tambin estratgico, este anlisis se realizar agrupando las informaciones seleccionadas segn los retos estratgicos con las que estn relacionadas. Tras analizar estos factores, el equipo de trabajo deber extraer las conclusiones necesarias que conduzcan a las decisiones sobre las reas que deben ser mejoradas. Por un lado, factores generales relacionados con la organizacin, su estructura, su cultura organizacional y los recursos con los que se dota al sistema. que pueden influir en el sistema de informacin agrupados en dos bloques: decisiones que se establezcan fruto de ese anlisis segn las reas de mejora detectadas. Estas decisiones pueden afectar a cuestiones de carcter general (organizativas, culturales, etc.) o tener un carcter ms concreto incidiendo en las informaciones a eliminar, a modificar, a mantener y a aadir.

Para la realizacin del anlisis por retos se completar la Herramienta de anlisis de las fortalezas y debilidades de los procesos de informacin. En ella, se han incluido dos apartados: uno para el anlisis de los factores que favorecen o inhiben y otro para las conclusiones y

Por otro lado, los factores especficos relacionados directamente con la gestin de la informacin y que han sido analizados en la fase anterior: las necesidades, las fuentes, los procesos y los agentes.

Centro del Conocimiento de FUNDACION EDE Gua para la evaluacin y mejora de procesos de gestin de la informacin en organizaciones no lucrativas Factores generales para el anlisis y la reflexin

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La indefinicin o desconocimiento de las necesidades de informacin o de las reas crticas en las que focalizar el esfuerzo.

1. Factores relacionados con la organizacin y su gestin. La identificacin de las reas y objetivos prioritarios de su sistema de informacin. La competencia o adecuacin del personal que participa en el sistema de informacin.

La sobreinformacin (infoxicacin) o la falta de informacin.

5. Factores relacionados con las fuentes de informacin. La indefinicin o desconocimiento de las fuentes de informacin necesarias, as como su clasificacin y evaluacin.

2. Factores relacionados con la cultura organizacional: valores culturales y motivacionales


de la organizacin que influyen en la gestin de la informacin.

6. Factores relacionados con los procesos de informacin. La ausencia o ineficacia de procedimientos de anlisis y seleccin de la informacin. La ausencia o ineficacia de procedimientos de registro o mtodos inadecuados para ello.

El fomento de un clima que favorezca la implicacin del personal en el intercambio de informacin: acciones de formacin, motivacin, sensibilizacin, etc.

El compromiso de la organizacin con el desarrollo, implantacin y la mejora del sistema de informacin.

La ausencia o ineficacia de procedimientos de difusin de la informacin. La ausencia de valorizacin de la informacin difundida. La ausencia de fluidez en la comunicacin de la informacin.

3. Factores relacionados con los recursos (humanos, tecnolgicos). La dotacin y el mantenimiento de la infraestructura y los recursos materiales apropiados.

La dotacin y el mantenimiento de los recursos humanos necesarios. La dotacin y el mantenimiento de los recursos tecnolgicos necesarios.

7. Factores relacionados con las personas que intervienen en los procesos. Las personas que intervienen en los procesos no son las adecuadas o las necesarias. Las personas que intervienen en los procesos no dominan los procedimientos y/o no presentan una formacin adecuada para los mismos.

Factores especficos para el anlisis y la reflexin

4. Factores relacionados con las necesidades de informacin.

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FASE II: PLANIFICAMOS LAS MEJORAS


Hito 3. El mapa informacional
Paso 11: el mapa informacional

Antes de comenzar Objetivo: obtener una visin general de la interrelacin entre las
necesidades, las fuentes, los procesos y los agentes analizados en los hitos anteriores.

Actividad 1: Elaboracin de un mapa de la informacin analizada en las fases anteriores.


Se realizar un mapa informacional con los datos obtenidos en los pasos anteriores que incluir tanto las informaciones modificadas como aquellas que han sido incluidas durante el anlisis. En ese mapa se agruparn las informaciones en las reas temticas con las que se relacionan, incluyendo los retos estratgicos a los que se asocian y los departamentos que aparecen implicados en su satisfaccin. Adems, se incluirn el valor que tiene cada informacin, las fuentes principales para su obtencin y los agentes que intervienen en los procesos de gestin de cada una de ellas: quin la obtiene, quien la registra, quien la difunde, quien la usa. Este mapa informacional debe ofrecer los resultados definitivos del anlisis y del plan de mejoras obtenidos en las fases anteriores y debe servir como modelo y referente para la organizacin en su proceso de aplicacin de las acciones correctoras incluidas en el plan de mejoras. Para elaborar el mapa informacional el equipo de trabajo guiado por el tutor completar la herramienta incluida en el anexo.

Sesiones: una nica sesin. Asistentes: equipo motor. Pasos a dar: 11. El mapa informacional. Documentacin de partida: documento de salida de la fase
anterior.

A tener en cuenta:
1. La organizacin y el equipo motor ha revisado y aprobado la documentacin de la fase anterior. 2. Se ha facilitado a todos los asistentes a las sesiones de este hito el guin correspondiente con los objetivos especficos, asuntos a tratar, duracin, etc.

Centro del Conocimiento de FUNDACION EDE Gua para la evaluacin y mejora de procesos de gestin de la informacin en organizaciones no lucrativas Esta actividad debe servir para obtener una visin general pero al mismo tiempo precisa de las necesidades de informacin de la organizacin y de las personas que intervienen en su gestin y puesta en valor. Es necesario asegurarse de que los datos que se recojan son fieles a los recogidos anteriormente. El mapa informacional muestra el ptimo asumible por la organizacin y ser, junto al plan de mejoras, el punto de referencia para evaluar el impacto del servicio de tutora en el sistema de informacin.

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Hito 4. El plan de mejoras


Paso 12: el plan de mejoras
Actividad 1: Elaboracin del plan de mejoras
Una vez analizados los factores que condicionan el sistema de informacin y haber realizado un mapa de los flujos de informacin, el equipo de trabajo proceder a disear un plan de mejoras del mismo en el que se incluirn una serie de objetivos y de acciones correctoras agrupados por diferentes reas de mejora. Ambos debern ser acordes con el anlisis de los factores influyentes en el sistema y perfectamente alineados con las reas de mejora y decisiones tomadas en la fase anterior, puesto que servirn para mejorar la gestin de la informacin en su totalidad y contribuirn al logro de los retos estratgicos con los que cada una de las informaciones est relacionada.

Antes de comenzar Objetivos: elaborar un plan con acciones correctoras de los puntos
dbiles detectados.

Sesiones: una nica sesin. Asistentes: equipo motor. Pasos a dar: 12. El plan de mejoras. Documentacin de partida: documento de anlisis de fortalezas y
debilidades de los procesos de informacin y mapa informacional.

A tener en cuenta:
1. La organizacin y el equipo motor ha revisado y aprobado el plan de trabajo. 2. Se ha facilitado a todos los asistentes a las sesiones de este hito el guin correspondiente con los objetivos especficos, asuntos a tratar, duracin, etc.

El plan de mejoras es la base para la generacin del sistema de informacin de la organizacin. Un sistema de informacin es un procedimiento compartido y consensuado por toda la organizacin para la adquisicin, registro, acceso y difusin de informacin relevante. Debe garantizar, pues, que todas las personas de la organizacin son provistas

Centro del Conocimiento de FUNDACION EDE Gua para la evaluacin y mejora de procesos de gestin de la informacin en organizaciones no lucrativas de la informacin que necesitan para llevar a cabo las funciones que tienen asignadas. Por tanto, el sistema de informacin es un instrumento ms al servicio de la organizacin para conseguir los fines que esta desea. 2. 3. Por este motivo, el sistema de informacin debe estar alineado con estos fines y servir a las estrategias y objetivos derivados de aquellos. Al tratarse de un procedimiento transversal que afecta a todas las personas y todos los procesos, debe ser regulado, planificado y apoyado por los puestos y rganos de direccin de la organizacin, dejando claro, por un lado, las diferentes responsabilidades dentro del sistema, y estableciendo, por otro, los mecanismos necesarios para su evaluacin y mejora continua. ii. Por otra parte, todo sistema de informacin se apoya en diferentes herramientas y soportes que facilitan y agilizan el registro, el acceso y la difusin de la informacin, siendo absolutamente necesarias para el manejo y la interrelacin de grandes cantidades de informacin. iv. Finalmente, el sistema de informacin debe definir perfectamente los flujos de informacin, es decir, los procesos necesarios para cada informacin, las personas que intervienen o participan en los mismos y las herramientas y soportes de los que se hace uso para optimizar estos procesos. ii. Por tanto, este plan de mejoras debe incluir los siguientes puntos: iii. iii. Responsable del sistema: funciones i. Desarrolla plenamente todas las acciones del plan y aquellas acciones correctoras derivadas de su evaluacin. Garantiza el correcto funcionamiento del sistema y de las herramientas y soportes desarrollados. Evala el sistema segn los mecanismos establecidos en el plan, identificando y corrigiendo las anomalas que se detecten. Recepciona y atiende las propuestas de mejora del sistema. 1. Principios rectores que lo rigen y que definen cmo es visto el sistema de informacin por la organizacin. Finalidad de las mejoras. Responsables, donde se identifican a los responsables del sistema y de los procesos operativos y se definen sus funciones.

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Responsables operativos: funciones i. Garantizar el seguimiento, registro y difusin de las reas de informacin de la que son responsables. Comunicar las deficiencias que se detecten en el sistema. Participar en la evaluacin del sistema y propone mejoras.

Centro del Conocimiento de FUNDACION EDE Gua para la evaluacin y mejora de procesos de gestin de la informacin en organizaciones no lucrativas 4. 5. Procesos: los procedimientos, soportes y herramientas tecnolgicas en los que se apoya el sistema. Procedimientos de evaluacin y mejora continua del sistema. Todo sistema debe garantizar su propia mejora mediante el establecimiento de los mecanismos de evaluacin. Tales mecanismos deben estar integrados en los sistemas de evaluacin con los que ya cuenta la organizacin insertos en las diferentes herramientas de fortalecimiento y desarrollo organizacional: planificacin, calidad y comunicacin. 6. 7. Los objetivos y las acciones clasificadas por reas de mejora. Cronograma.

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2. Las acciones correctoras deben ser asumibles y viables en el marco temporal


establecido para su realizacin.

3. Los recursos necesarios deben ser claramente detallados y se deber tener presente
si la organizacin dispone o puede dotarse de ellos.

Al finalizar esta fase


Documentacin de salida: 1. Mapa informacional. 2. Plan de mejoras.

La Herramienta para el registro de mejoras incluida en el anexo ofrece una manera esquemtica y sencilla de asociar reas de mejora y acciones correctoras. En esta actividad hay que tener en cuenta los siguientes puntos:

A tener en cuenta:
1. 2. Tras finalizar las sesiones correspondientes el facilitador/dinamizador revisa y ordena la informacin recogida durante la misma. El plan de mejoras debe ser aprobado por el equipo directivo de la organizacin.

1. Asegurarse de que los objetivos definidos son realistas y acordes con el anlisis y las
decisiones tomadas en la herramienta anterior, centradas en las reas de mejora.

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III.

ALGUNAS CUESTIONES PARA ACABAR


1. Evaluamos el proceso

Para finalizar este proceso, es adecuado que el equipo que ha participado realice una reflexin compartida en la que deben revisarse las actividades desarrolladas en las fases anteriores y se analizar el cumplimiento de los objetivos, la asimilacin de los conceptos trabajados, los factores que intervienen en el sistema de informacin, etc. Este proceso de reflexin dara como resultado un informe final que recogera los aspectos ms importantes de la actividad desarrollada en cada una de las fases. Este informe

debera ser elaborado por el responsable del equipo y refrendado por este ltimo. Su objetivo es reflexionar sobre los puntos ms relevantes identificados en todo el proceso y validar de forma definitiva las propuestas elaboradas en l. El informe debe incluir una evaluacin del progreso realizado en las fases anteriores, repasando el grado de consecucin de los objetivos establecidos y analizando y evaluando las causas en el caso de no haber conseguido los resultados esperados.

2. Evaluamos el impacto de las mejoras planificadas


Finalmente, sera necesario realizar una evaluacin de este plan de mejoras para conocer y medir el impacto del servicio en la mejora del sistema de informacin de la organizacin. Para conseguir una mejora real y duradera de los procesos de gestin de la informacin una vez finalizado el proceso de planificacin, la organizacin debe garantizar que: a. La gestin de la informacin es contemplada como un proceso estratgico dentro de la organizacin, una actividad integrada y relacionada con el resto de procesos clave. d. c. b. Los puestos directivos y con responsabilidad se comprometen en el mantenimiento de las mejoras establecidas. La organizacin asigna y mantiene los recursos necesarios, tanto humanos como tcnicos, que se han determinado durante el servicio de tutora. Si los recursos son limitados, la organizacin debe intentar apoyarse en todos los agentes (servicios de apoyo, consultoras, etc.) y recursos (herramientas tecnolgicas gratuitas o de bajo coste) del entorno disponibles. La organizacin ha dejado definida claramente las responsabilidades del personal implicado en la gestin de la informacin.

Centro del Conocimiento de FUNDACION EDE Gua para la evaluacin y mejora de procesos de gestin de la informacin en organizaciones no lucrativas Por lo tanto, en la evaluacin del impacto la organizacin, adems de medir la consecucin de los objetivos incluidos en el plan de mejoras, tendr en cuenta los puntos anteriores.

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Bibliografa
AENOR. Informacin y documentacin. Gestin de documentos. Parte 1: Generalidades. UNE-ISO 15489-1. Madrid: AENOR, 2006. AENOR. Informacin y documentacin. Gestin de documentos. Parte 2: Directrices. ISO/TR 15489-2:2001.Madrid: AENOR, 2006. AENOR. Informacin y Documentacin. Sistemas de gestin para los documentos. Requisitos. UNE-ISO 30301. Madrid: AENOR, 2012 AENOR. Gestin de la I+D+I: Sistema de vigilancia tecnolgica. UNE 166006:2006 EX. Madrid: AENOR, 2006. ARJONILLA, S. J.; MEDINA, J. A. La gestin de los sistemas de informacin en la empresa. Madrid: Pirmide, 2010. BUSTELO RUEDA, C. Cmo abordar la estrategia de informacin en las empresas? Santiago de Compostela: GALICIATIC, 2003. BUSTELO RUEDA, C. Tendencias en la gestin de la informacin, la documentacin y el conocimiento en las organizaciones. El Profesional de la Informacin, vol. 10, n 12, diciembre 2001. BUSTELO RUEDA, C. y AMARILLA IGLESIAS, R. Gestin del conocimiento y gestin de la informacin. Boletn Andaluz del Patrimonio Histrico, ao VIII, n 34, marzo 2001. ESCORSA, PERE; VALLS, JAUME. Tecnologa e innovacin en la empresa. Barcelona: Edicions UPC, 2003. GONZALEZ TERUEL, A. Los estudios de necesidades y usos de la informacin: fundamentos y perspectivas actuales. Gijn: Trea, 2005. GOITIA, SABIN; SAENZ DE LA CUESTA, SONIA Y BILBAO, MAITANE. Implantacin de sistemas de informacin empresarial. El Profesional de la Informacin, vol. 17, n 5, mayo 2008. ISO (1988). Recueil de Documentation et Information. En DE TORRES RAMREZ, I. Las fuentes de informacin. Estudios terico-prcticos. Madrid: Sntesis, 1999, p. 18. PALOP, FERNANDO; VICENTE, JOS M. Vigilancia tecnolgica e inteligencia competitiva: su potencial para la empresa espaola. Madrid: Fundacin Cotec, 1999. PONJUAN DANTE, G. Gestin de informacin. Dimensiones e implementacin para el xito organizacional. Gijn: Trea, 2007. SOY AUMATELL, CRISTINA. Auditora de la informacin. Barcelona: UOC, 2003. ZAINTEK. DIPUTACIN FORAL DE BIZKAIA. Manual de implantacin de un Sistema de Informacin Empresarial. Bilbao: Zaintek, 2003.

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ANEXOS: HERRAMIENTAS
Herramienta para la reflexin sobre retos de futuro para organizaciones sin reflexin estratgica previa.
Paso 1: Partimos de lo que hacemos, en general, y lo que dicen nuestros estatutos (en muchos casos, nico documento formal que seala objetivos o lneas de trabajo) SITUACIN ACTUAL Qu hacemos ahora? 1. OBJETIVOS FUNDACIONALES (segn estatutos) 1. 2. 3. 4. 5. Qu actividades concretas realizamos? Paso 2: Hacemos una recopilacin de actividades que realizamos (debemos tomar en cuenta que una actividad no es una tarea, en muchos casos son la suma de muchas tareas que sirven para hacer algo con sentido) y a cada una de ellas le buscamos un objetivo o una razn (slo una) por la que la hacemos. Qu es lo que queremos conseguir con cada una de ellas? (objetivos/razones)

Nota: recoger tambin actividades organizativas o de gestin.

Centro del Conocimiento de FUNDACION EDE Gua para la evaluacin y mejora de procesos de gestin de la informacin en organizaciones no lucrativas Paso 3: Tomamos los objetivos o las razones que hemos sealado y los agrupamos por bloques temticos (por ejemplo, uno que busca atender a las personas en sus necesidades, otro que se enfoca hacia la relacin externa, otro que busca la financiacin, otro que organiza internamente la dinmica asociativa, -otra posibilidad es darles los bloques estndar y ubicar las actividades y sus objetivos en cada uno de esos bloques estndar-). A cada bloque temtico le ponemos un nombre corto que nos permita distinguirlo de los dems. Adems, utilizamos el cuadro siguiente y colocamos en cada bloque las actividades concretas que en el paso 2 e intentamos hacer un nuevo objetivo o una nueva razn (pueden ser dos, como mximo) que sirva explicar qu queremos conseguir con las actividades de todo ese bloque (deber ser coherente con los objetivos o razones que hemos elaborado de manera particular para cada actividad). Bloque a. XXX Actividades concretas (las del cuadro del paso 2) 1. 2. 3. b. XXX 1. 2. c. XXX 1. Qu es lo que queremos conseguir en cada bloque? (uno o dos objetivos/razones)

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d. XXX

1. 2.

Paso 4: Retomamos los objetivos o razones que hemos elaborado para cada bloque e intentamos identificar en cada uno dos nuevas ideas que sean coherentes con los objetivos que hemos elaborado. Bloque a. XXX Objetivos/razones (los del cuadro del paso 3) Ideas nuevas que sirven para los prximos aos (dos por bloque) 1. 2. b. XXX 1. 2. c. XXX 1. 2. d. XXX 1. 2.

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Herramienta para la priorizacin de retos estratgicos.


Cules son los principales retos estratgicos a los que la organizacin debe hacer frente? Cul es el impacto de cada departamento o proceso en dichos retos? RETOS ESTRATGICOS Reto 1 Reto 2 Reto 3 Reto 4 Reto 5 Reto 6 Reto 7 Dpto. X Impacto A/B/M Impacto A/B/M Impacto A/B/M Impacto A/B/M Impacto A/B/M Impacto A/B/M Impacto A/B/M Departamentos Dpto. Y Dpto. Z Impacto A/B/M Impacto A/B/M Impacto A/B/M Impacto A/B/M Impacto A/B/M Impacto A/B/M Impacto A/B/M Impacto A/B/M Impacto A/B/M Impacto A/B/M Impacto A/B/M Impacto A/B/M Impacto A/B/M Impacto A/B/M Dpto. n Impacto A/B/M Impacto A/B/M Impacto A/B/M Impacto A/B/M Impacto A/B/M Impacto A/B/M Impacto A/B/M Importancia Impacto A/B/M Impacto A/B/M Impacto A/B/M Impacto A/B/M Impacto A/B/M Impacto A/B/M Impacto A/B/M Esfuerzo Impacto A/B/M Impacto A/B/M Impacto A/B/M Impacto A/B/M Impacto A/B/M Impacto A/B/M Impacto A/B/M Valor ponderado Impacto A/B/M Impacto A/B/M Impacto A/B/M Impacto A/B/M Impacto A/B/M Impacto A/B/M Impacto A/B/M Priorizacin Alta Media Baja Alta Media Baja Alta Media Baja Alta Media Baja Alta Media Baja Alta Media Baja Alta Media Baja

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Herramienta para la identificacin de reas de informacin crtica.


Teniendo en cuenta el modelo de estructura de la informacin y el cuadro-ejemplo de reas de informacin crtica, el equipo de trabajo debe detallar y priorizar las reas temticas que sern analizadas en herramientas posteriores. Las reas temticas se relacionan con los retos seleccionados en la fase anterior, teniendo presente que una misma rea temtica puede estar vinculada a ms de un reto. El valor de las reas temticas descritas se mide segn una matriz de valoracin con dos variables 7: esfuerzo exigido en la obtencin de informacin frente a la importancia estimada de esa rea para la consecucin del reto. El valor ponderado ofrece la media de las variables anteriores. Este valor nos indica, finalmente, el grado de priorizacin de esta rea con respecto al reto a la que va asociada de la forma que sigue: 0-2: Priorizacin Baja. 2-3: Priorizacin Media. 3-4: Priorizacin Alta.

Recomendaciones para completar la herramienta:

A. Atender reas con un alto grado de priorizacin. As, concentraremos los esfuerzos de mejora en reas con un mayor impacto sobre el sistema, redundando en un avance ostensible en la
consecucin de los retos con las que se relacionan.

B. Concentrarse en reas con una relacin directa o agrupada en un mismo reto estratgico. De esta forma, se podr conocer mejor el impacto que su seguimiento y las mejoras que se
implemente en las siguientes fases tendrn en la consecucin de aquel.

C. Es posible que una misma rea temtica se repita al tener relacin con retos estratgicos diferentes. Resulta positivo seleccionar este tipo de reas puesto que nos permitir establecer
las relaciones existentes entre los departamentos implicados en la consecucin de cada uno de ellos y nos ofrecer un mayor detalle del mapa informacional que se desarrollar en la tercera fase.

Escala de valoracin de 1-4 y valor relativo del 50% para cada una de las variables.

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RETOS SELECCIONADOS rea 1 RETO 1 rea 2 rea... rea 1 RETO 2 rea 2 rea... rea 1 RETO 3 rea 2 rea... rea 1 RETO 4 rea 2 rea... rea 1 RETO N rea 2 rea...

AREAS TEMTICAS

VALOR Importancia Esfuerzo Valor ponderado

Priorizacin

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Cuadro de reas de informacin crtica y reas temticas.


AREAS DE INFORMACIN CRTICA 8 1. Informacin externa 9 2. 3. 4. 5. Colectivos destinatarios Fuentes de financiacin Relaciones institucionales. Tendencias/cambios en el entorno socioeconmico. Socios/as. AREAS TEMTICAS Personas usuarias, clientes, participantes, evolucin, tendencias y demandas de las personas usuarias de nuestros servicios, etc. Subvenciones, ayudas, etc. Concursos pblicos, prestacin de servicios, convenios de colaboracin, etc. Donantes, captacin de fondos, fundraising, etc. Instituciones pblicas: organismos y cargos pblicos que pueden condicionar el desarrollo de la organizacin. Redes y alianzas: otras organizaciones y sectores sociales del entorno (a especificar). Colaboradores, expertos, etc. Factores polticos, sociales y econmicos polticas, cambios socioculturales, tendencias econmicas, cambios normativos que inciden en el desarrollo o la estabilidad de la organizacin. Socios/as o patronos en el caso de las fundaciones. donantes, colaboradores, etc.

Otras reas: Proveedores: personas y organizaciones entregan y suministran productos a la organizacin. Pueden ser suministro de intangibles; por ejemplo, consultoras que ayudan a incorporar sistemas avanzados de gestin, empresas u organizacioes proveedoras de formacin, etc. Competidores: Identificacin de otras organizaciones que proveen servicios idnticos o que entran en competencia, sus estrategias, sus servicios y productos, sus redes, sus contactos, etc. 9 La informacin externa es aquella informacin producida en el entorno prximo a la organizacin y que puede condicionarla.

Centro del Conocimiento de FUNDACION EDE Gua para la evaluacin y mejora de procesos de gestin de la informacin en organizaciones no lucrativas Informacin econmicofinanciera. Informacin de recursos humanos. Informacin sobre la actividad desarrollada por la organizacin. Informacin sobre servicios

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6. Informacin interna 10 7. 8.

Presupuestos, balances, y otro tipo de informacin econmica producida en el seno de la organizacin. Informacin del personal remunerado y voluntario de la organizacin, currculos, bolsa de trabajo, formacin, habilidades, competencias, desempeo, condiciones laborales y retributivas, etc. Proyectos gestionados, servicios ofertados, actividades realizadas, control de actividad, curriculum de la organizacin, etc. Informacin sobre la actividad desplegada, catlogo de servicios, proyectos realizados o en marcha, currculum de la organizacin, etc. Procesos de seleccin de personal, campaas de captacin de voluntariado, de socios, etc.

Informacin pblica 11

9.

10. Informacin sobre necesidades.

10 11

La informacin interna es aquella generada en el seno de la organizacin. La informacin pblica es la informacin que la organizacin transmite al entorno sobre s misma.

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Herramienta de identificacin y evaluacin de necesidades de informacin.


Las informaciones se agrupan en diferentes reas temticas definidas, priorizadas y seleccionadas en la herramienta anterior. Esta herramienta ofrece una valoracin sobre el posicionamiento de la organizacin con respecto a cada una de las informaciones en particular y al rea temtica en las que se agrupan en general. Para ello, se miden dos aspectos en cuatro variables: Valor: se valora la importancia que tiene esa informacin en el conjunto del rea temtica y en su impacto en la consecucin del reto estratgico al que se asocia. Estado de la informacin: se valora el estado de la informacin, siguiendo el axioma de Porter 12, atendiendo a tres mbitos diferentes: Cantidad: volumen de informacin que se recibe. Calidad: fiabilidad y valor aadido que aporta esa informacin. Frecuencia: adecuacin de la frecuencia, periodicidad y oportunidad con la que se recibe la informacin.

Todas las variables se miden con una escala de valoracin de 0 a 4 (excepto la importancia, que se mide de 1 a 4), expresando 0 un valor nulo y 4 un valor alto con respecto al enunciado de cada variable. El posicionamiento de la organizacin con respecto a cada informacin es un valor ponderado que tiene en cuenta los dos aspectos anteriores: importancia y estado de la informacin. Este valor nos indica el grado de posicionamiento en tres niveles: alto, medio o bajo. Alto: cuando el estado de la informacin es menor que la importancia que tiene para la organizacin. Medio: cuando el estado de la informacin es consecuente con la importancia pero su valor es menor a 3,5. Bajo: cuando el estado de la informacin es consecuente con la importancia y adems tiene un valor igual o superior a 3,5.

Recomendaciones para completar la herramienta: A. Concentrarse en las informaciones realmente necesarias para el logro de los retos a los que se asocian y no en todas aquellas relacionadas con el rea temtica en la que se agrupan. B. Realizar de forma consensuada entre todo el equipo de trabajo la eleccin de los valores con los que se miden las variables que aparecen en la herramienta. La exactitud de la valoracin ofrecer una aproximacin ms real al posicionamiento de la organizacin con respecto a la informacin correspondiente.

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Ofrecer la informacin adecuada a la persona apropiada en el momento oportuno.

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Departamento/s implicado/s: Reto/s asociado/s 1: rea/s de informacin crtica 1: rea temtica 1 Informacin 1 Informacin 2 Informacin 1 Informacin 2 Informacin 1 Informacin 2 Valor Cantidad Estado de la informacin Calidad Frecuencia
Posicionamiento

rea temtica 2

rea temtica 3 Departamento/s implicado/s: Reto/s asociado/s 1: rea/s de informacin crtica 1: rea temtica 1

Estado de la informacin Valor Informacin 1 Informacin 2 Informacin 1 Informacin 2 Informacin 1 Informacin 2 Cantidad Calidad Frecuencia
Posicionamiento

rea temtica 2

rea temtica 2

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Herramienta de anlisis de fuentes de informacin.


Esta herramienta ofrece una valoracin sobre el posicionamiento de la organizacin con respecto a cada una de las fuentes de informacin necesarias para satisfacer las necesidades identificadas en la herramienta anterior. Este diagnstico se hace en base a seis variables diferentes: Valor/Fiabilidad: grado de confianza de la informacin dependiendo de las garantas percibidas segn su origen. Disponibilidad / Accesibilidad: dispone la organizacin de esa fuente? es accesible para las personas que la necesitan?

Una respuesta negativa en la variable disponibilidad o registro anulara el resto de respuestas, ya que la falta de disponibilidad de la fuente de informacin o la ausencia de registro conllevaran respuestas negativas en el resto de variables. El posicionamiento de la organizacin con respecto a las fuentes de informacin se calcula teniendo en cuenta las respuestas dadas en las variables de la siguiente forma: Bajo: Medio: Alto: No se dispone de fuente de informacin. La fuente de informacin est disponible pero no se registra. La fuente de informacin est disponible, se registra pero tiene un bajo valor de fiabilidad y no resulta accesible. La fuente de informacin est disponible, se registra pero hay una valoracin negativa en al menos una de las variables valor o accesibilidad. La fuente de informacin est disponible, se registra, posee valor y es accesible para las personas que la necesitan.

La variable formato no se tiene en cuenta para medir el posicionamiento. No obstante, como reflexin para la organizacin, hay que tener presente que las fuentes registradas en formato papel tienen un grado menor de accesibilidad. Este dato ser tenido en cuenta en la reflexin que la organizacin realice en la siguiente fase para detectar los frenos que inhiben la gestin de la informacin. Recomendaciones para completar la herramienta: A. La herramienta debe ofrecer un diagnstico ajustado de la realidad. Por tanto, se deben incluir tanto las fuentes de las que se hace un seguimiento como de las que no, aunque sus parmetros de diagnstico sean negativos. B. Si el equipo de trabajo desconoce alguna de las fuentes o no es capaz de especificarla, puede obtener esta informacin con la persona que sea responsable o conozca ms de la misma. C. Hay que tener presente que una informacin puede tener asociada ms de una fuente.

Centro del Conocimiento de FUNDACION EDE Gua para la evaluacin y mejora de procesos de gestin de la informacin en organizaciones no lucrativas Valor / Fiabilidad Disponibilidad / Accesibilidad

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Informaciones identificadas Informacin 1

Fuentes de informacin

Especificar

Posic.

Informacin 2

Informacin 3

Informacin 4

Informacin 5

Informacin 6

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Cuadro de fuentes de informacin.


FUENTES DE INFORMACIN DESCRIPCIN Revistas del sector, libros, boletines en papel o electrnicos, etc. Boletines oficiales de las diferentes comunidades o provincias, u otros de carcter estatal o supranacional, as como servicios que alertan de las novedades producidas en ellos. Medios de comunicacin generalistas o especializados, boletines de prensa, etc. Asistencia a jornadas, congresos, seminarios, encuentros, etc. del sector. Consulta a personas expertas internas (know-how interno) o externas (colaboradores, consultoras, centros de documentacin, organismos especializados, etc.) Participacin en redes sectoriales, entidades de segundo nivel. Portales web, buscadores, alertas, participacin en grupos especializados en la red, etc. Redes de contactos establecidas por la organizacin con otras personas o instituciones. Bases de datos, actas de reuniones, informes tcnicos internos, etc. Blogs, redes sociales u otras herramientas de opinin o participacin de la web social. Otras fuentes de informacin no especificadas en este listado.

1. Publicaciones especializadas. 2. Boletines oficiales, sistemas de


alertas legislativas.

3. Medios de comunicacin. 4. Jornadas, congresos, etc. 5. Personas expertas. 6. Redes 7. Internet 8. Contactos institucionales. 9. Datos internos. 10. Canales informales. 11. Otras fuentes de informacin.

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Herramienta diagnstico de procesos de informacin.


Esta herramienta ofrece una valoracin sobre el posicionamiento de la organizacin con respecto a los procesos de gestin de cada una de las informaciones crticas detectada en herramientas anteriores. Este diagnstico se hace en base a cinco variables diferentes: Seguimiento/captura: se realiza un seguimiento de esa informacin? Registro: es registrada debidamente una vez capturada o seleccionada? Mtodo registro: cal es el mtodo empleado para registrar la informacin? es adecuado? Difusin: se difunde esa informacin? Uso: se hace uso de esa informacin? se tiene en cuenta para tomar decisiones?

Una respuesta negativa en la variable seguimiento/captura anulara el resto de respuestas, ya que la falta de disponibilidad de esa informacin conlleva respuestas negativas en el resto de variables. El posicionamiento de la organizacin con respecto a los procesos de informacin se calcula teniendo en cuenta las respuestas dadas en las variables de la siguiente forma: Bajo: Medio: Alto: No se dispone de informacin/no se realiza seguimiento. La informacin se sigue o se obtiene pero no se registra, no se difunde y, por tanto, no es tenida en cuenta para la toma de decisiones. La informacin es registrada y difundida pero no es un factor importante en la toma de decisiones. La informacin se registre y difunde y es tenida en cuenta en la toma de decisiones.

La variable mtodo de registro no se tiene en cuenta para medir el posicionamiento. Como reflexin para la organizacin, se debe tener en cuenta que un mtodo inadecuado en el registro de una informacin puede ocasionar problemas en la difusin de la misma. Este dato ser valorado en la reflexin que la organizacin realice en la siguiente fase para detectar los frenos que inhiben la gestin de la informacin.

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Informaciones identificadas Informacin 1 Informacin 2 Informacin 3 Informacin 4 Informacin 5 Informacin 6 Informacin N

Seguimiento/captura

Registro

Mtodo registro

Difusin

Uso

Posicionamiento

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Herramienta diagnstico de agentes de informacin.


Esta herramienta nos ayuda a identificar las personas que intervienen en los procesos de gestin de las informaciones seleccionadas en herramientas anteriores y nos ofrece un posicionamiento de la organizacin en esta cuestin. Esta identificacin teniendo en cuenta cinco procesos: Obtencin: la persona que obtiene la informacin. Registro: la persona que registra la informacin. Difusin: la persona que difunde la informacin. Solicitud: la persona que demanda la informacin. Uso: la persona que pone en valor la informacin.

Al tratarse de procesos concatenados, una respuesta negativa en alguno de ellos anulara las respuestas de los siguientes procesos. Debe anotarse la denominacin comnmente aceptada en la organizacin para describir el puesto que interviene en cada proceso, teniendo en cuenta que puede haber procesos en los que intervenga ms de un puesto. En este caso, el equipo de trabajo debe registrar cuantos puestos intervengan en el proceso que corresponda. Una vez identificadas las personas, el equipo valorar si estas son las ms adecuadas para gestionar los procesos. Este grado de adecuacin se mide con una escala de valoracin de 0 a 4, expresando 0 un valor nulo y 4 un alto valor de adecuacin. El posicionamiento de la organizacin es un valor que pondera las variables de adecuacin anteriores en tres niveles: Alto: el valor final oscila entre 16 y 20 Medio: el valor final oscila entre 11 y 15 Bajo: valor final oscila entre 0 y 10.

El equipo de trabajo no deber centrarse en los factores que favorecen o inhiben la participacin de las personas en los procesos de gestin, sino nicamente en la identificacin de los agentes y su valoracin. Estos factores sern analizados en profundidad en la fase siguiente. Recomendaciones para completar la herramienta: A. En ocasiones, hay personas que ejercen diversas funciones que pueden tener relevancia en los procesos de gestin. En ese caso, sealar cuando aparecen en las respuestas dos puestos o funciones diferentes ejercidos por la misma persona. B. Sealar tambin, si as ocurre, si hay ms de dos puestos que intervienen en uno o ms procesos.

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Obtencin/Adquisicin

Registro Quin la registra? Adec.

Difusin Quin la difunde? Adec.

Solicitud/Acceso Quin la solicita? Adec.

Uso/puesta en valor Posicionam Quin la solicita? Adec.

Informaciones identificadas Informacin 1 Informacin 2 Informacin 3 Informacin 4 Informacin 5 Informacin 6 Informacin 7 Informacin 8 Informacin 9 Informacin 10 Informacin 11 Informacin 12

Quin la obtiene?

Adec.

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Herramienta para el anlisis de las fortalezas y debilidades de los procesos de informacin.


Esta herramienta nos ofrece una visin general del diagnstico realizado en los pasos anteriores relacionando las informaciones analizadas y su posicionamiento con los departamentos implicados en su gestin y con los retos estratgicos con los que se relaciona. Esta visin se concreta en una conclusin final que ofrece una ponderacin del posicionamiento obtenido en de los cuatro factores analizados en los pasos anteriores. La conclusin puede ser: Positiva: al menos dos factores ofrecen un posicionamiento alto y el resto es medio. A mejorar: al menos tres factores ofrecen valores medios o dos de ellos son bajos y dos altos. Negativa: al menos dos factores ofrecen un posicionamiento bajo y el resto es medio.

Recomendaciones para completar la herramienta: Centrarse en este proceso de anlisis en el impacto de cada reto estratgico en el conjunto de la organizacin y el valor de la informacin para el logro de cada uno de ellos, de forma que los esfuerzos y acciones correctoras que se establezcan incidan principalmente en informaciones con un alto valor y en retos con mayor impacto. D. Tener presente los datos obtenidos al completar las herramientas de la fase anterior ya que ofrecen un alto grado de concrecin y pueden contribuir a un anlisis ms detallado. E. Las decisiones y conclusiones a las que llegue el equipo de trabajo deben ser expresadas de forma clara y concisa puesto que de ellas se extraern las acciones correctoras que se incluirn en el plan de mejoras del paso siguiente. C.

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Retos estratgicos Reto x, y, z... Reto x, y, z... Reto x, y, z... Reto x, y, z... Reto x, y, z...

Impacto

Dptos. implicados Dpto x, y, z... Dpto x, y, z... Dpto x, y, z... Dpto x, y, z... Dpto x, y, z...

reas de informacin rea x, y, z... rea x, y, z... rea x, y, z... rea x, y, z... rea x, y, z...

Informacin

Valor

Posicionamiento Necesidades A/M/B A/M/B A/M/B A/M/B A/M/B Fuentes A/M/B A/M/B A/M/B A/M/B A/M/B Procesos A/M/B A/M/B A/M/B A/M/B A/M/B Agentes A/M/B A/M/B A/M/B A/M/B A/M/B

Conclusin

A/M/B A/M/B A/M/B A/M/B A/M/B

Informacin 1 Informacin 2 Informacin 3 Informacin 4 Informacin 5

Positiva / Negativa Positiva / Negativa Positiva / Negativa Positiva / Negativa Positiva / Negativa

Anlisis de fortalezas y debilidades: conclusiones

reas de mejora: decisiones

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Herramienta para la creacin del mapa informacional.


Departamento/s implicado/s: Reto/s asociado/s 1: rea/s de informacin crtica 1: Informacin 1 rea temtica 1 Informacin 2 Informacin 3 Informacin 1 rea temtica 2 Informacin 2 Informacin 3 Departamento/s implicado/s: Reto/s asociado/s 2: rea/s de informacin crtica 2 Informacin 1 rea temtica 3 Informacin 2 Informacin 3 Informacin 1 rea temtica 4 Informacin 2 Informacin 3 Valor Fuentes de informacin Quin la obtiene? Quin la registra?
Procesos y agentes

Procesos y agentes Valor Fuentes de informacin principales Quin la obtiene? Quin la registra? Mtodo de registro Quin la difunde? Quin la usa?

Mtodo de registro

Quin la difunde?

Quin la usa?

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Herramienta para el registro de mejoras.


reas de mejora Objetivos Acciones correctoras Responsable/s Plazo Desde Hasta Recursos necesarios

rea 1

rea 2

rea 3

rea 4

rea 5

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Esta gua ha sido elaborada por: Roberto Folgueira Pedro Beitia Itziar Fernndez

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