Qu es un proyecto y cuando se necesita un director de proyecto?

Libro Blanco Publicado: marzo de 2001 (con modificaciones) Explicacin de un proyecto y el valor de un director de proyecto Contenido Prefacio 1 Visin de conjunto 1 Es este un proyecto? 2 Un posible escenario 2 Y as, el proceso comienza ... 3 Permtanos ayudarle a tener xito! 6 Prefacio Todos sabemos que la gestin de proyectos es vital para el buen xito del NASA grandes proyectos de tipo. Implementaciones complejas de tecnologa y el dlar bigproyectos nacionales de exploracin espacial con equipos de gerentes de proyecto. No obstante proyecto

gestin es tambin para proyectos pequeos - incluso pequeos proyectos aparentemente personales que puede parecer que no tienen nada que ver con nadie ms que contigo a solas. Este trabajo recibi el premio de manos de IT Papers.com por ser uno de los ms solicitados descargas del Libro Blanco en la categora Informtica Corporativa para Octubre de 2002. Visin de conjunto Este documento est dirigido a aquellos que no tienen experiencia con proyectos y gestin de proyectos. Vamos a explicar lo que es un proyecto, as como explicar algunas de los trminos ms comunes asociados con proyectos y gestin de proyectos. Al final del documento se debe ver el valor de un gestor de proyectos puede aadir para casi cualquier proyecto. La mayora de la gente ve un proyecto como un conjunto designado de las tareas necesarias para llevar a cabo una objetivo particular. Utilizando estos criterios, muchas de las cosas que haces cada da podra considerarse proyectos. Eso no es siempre el caso. A fin de utilizar mejor un Gerente de Proyecto es importante entender que cuando uno es necesario.

Page 2 2 Qu es un proyecto y cuando se necesita un director de proyecto? Las personas a menudo tienen la impresin equivocada de lo que un director de proyecto hace. Es No se trata de ser capaz de crear un plan de proyecto complejo para colgar en su pared. Es No se trata de programar una reunin tras otra. Se trata de entender un negocio meta, la comprensin de la tecnologa aplicada, ser capaz de comunicarse en distintos niveles, siendo capaz de motivar y dirigir a las personas, ser capaz de hacer frente a

estrs y los problemas, y ser lo suficientemente organizada como para asegurar todo lo que necesita hacer, se hace. Es este un proyecto? Por ejemplo, tratar con el correo entrante puede ser un proyecto. Usted recuperar el correo, separar lo que es basura y lo que es de valor, tirar la basura, abierto el resto, leer y responder apropiadamente. En respuesta a una pieza particular de correo podra ser un sub-proyecto, que implica la investigacin y la organizacin de los resultados en un formato escrito. Si usted considera se trata de su correo entrante a proyecto? Probablemente no, especialmente despus de la primera vez. Los verdaderos proyectos comparten algunas caractersticas comunes. Tienen una clara y consensuada en criterios objetivos, tienen una vida til definida, en general, estn haciendo algo que es nuevo o un esfuerzo de una sola vez, y tienen requisitos especficos (tiempo, coste, y rendimiento son los tres conjuntos bsicos de requisitos). Lo que diferencia a un conjunto de tareas como hacer frente a su correo de un verdadero proyecto? Usemos un ejemplo de implementacin de un nuevo sistema de software como nuestra muestra proyectar y ver la progresin de los acontecimientos. Vamos a dar ejemplos en el contexto de este proyecto que debera hacer que algunos de los conceptos ms tangible. Un posible escenario Un da, un gerente en una empresa muy grande, responsable de la compra de las piezas, se da cuenta de que sera muy til ser capaces de predecir cuando ciertas partes estn probabilidades de estar en la demanda. Esta prediccin lo ms probable es que se basa en cosas como los datos de ventas de ejercicios anteriores y las tendencias conocidas (mes, estacin, producto lnea, la industria, etc.) Este manager no puede saber exactamente cmo alcanzar la final

resultados, pero tiene una razn de negocios para querer gestionar el inventario mejor. Algunas de estas piezas son muy caros y tener demasiados en el inventario para un perodo prolongado de tiempo no es buenas prcticas financieras. Desafortunadamente, hay podra no ser suficiente tiempo para obtener las piezas despus de la orden de un cliente, debido a problemas de suministro en cadena. El objetivo de negocio principal es ser capaz de equilibrar ser capaz de llenar rpidamente el pedido del cliente, con un objetivo secundario de mantener el impacto financiero en la empresa como mnimo posible. Este gestor sabe lo que quiere lograr, pero no saben exactamente cmo hacerlo. Nos referiremos a esta Manager de nuevo ms tarde como el titular de la Visin.

Pgina 3 Explicacin de un proyecto y el valor de un director de proyecto 3 La idea se discuti con la gerencia en el departamento de TI de la empresa. La Business Analyst puede ser asignado a investigar el asunto e informar sobre sus hallazgos. El analista de negocios tiene un conocimiento detallado sobre el especfico industria y procesos y est equipado para determinar la viabilidad, el definir diseo e implementacin problemas, y el nivel de estimacin aproximada del esfuerzo necesario para implementar este tipo de cambio. El analista de negocios determina que la informacin necesaria para predecir cuando ciertas partes sern en mayor demanda se captura en la base de datos de la compaa historial de ventas. Lo que se necesita es un conjunto de programas que pueden tomar estos datos (en oposicin a la informacin), se agregan, y producir una prediccin grfica de cundo hay que aadir ms de estas partes a la inventario.

Si el proyecto es lo suficientemente grande, o si el impacto potencial del proyecto es grande, entonces es probable que haya un patrocinador ejecutivo. Un Gerente de Proyecto es designado para formar un equipo de proyecto y gestionar la proyecto. El primer trabajo del director del proyecto es analizar los informes elaborados por el Analista de Negocios. Estos informes incluyen probablemente documentos tales como una anlisis de requisitos diciendo lo que realmente se necesita, un anlisis de las deficiencias que se describen la diferencia en la funcionalidad especfica entre el sistema actual y el nuevo o sistema mejorado, y probablemente algn tipo de documento de diseo detallado. Una vez esto se ha logrado, es necesario para producir un plan de proyecto. Y as, el proceso comienza ... El plan del proyecto incluye lo siguiente: Un patrocinador para el proyecto y una junta o comit de direccin del proyecto. A menudo el Patrocinador se especificar la junta del proyecto. Una definicin detallada del sistema de software nuevo que es el objetivo final de la proyecto. Esto incluye una descripcin de la funcionalidad esperada, as como una declaracin de los beneficios que deben derivarse de este esfuerzo. Se necesita ser muy claro cules son las metas y objetivos de un proyecto est en la misma inicio del proyecto. Una definicin detallada del trabajo que necesita llevarse a cabo para lograr la objetivo final del proyecto. Esta consiste en dividir el proyecto en numerosos tareas y determinar qu tipos de recursos (personas, equipos, instalaciones, etc) se requieren para cada tarea.

 Una estimacin de la cantidad de tiempo necesario para completar cada tarea para la que proyecto. Una estimacin de cmo muchos programadores, administradores de bases de datos, redes especialistas, etc, son necesarios para completar el proyecto. Hay muchos factores que necesitan ser consideradas cuando se hace esto. Cada persona del 100% dedicado al proyecto o tarea? Cul es el nivel de habilidad de la gente / persona que est siendo utilizado? Las limitaciones de tiempo se requiere el uso adicional de personas con el fin de cumplir los objetivos? Si los consultores sern necesarios para ayudar un proyecto personal, siempre es una buena prctica identificar que necesita temprano por lo que es el momento de "darse una vuelta" por los mejores consultores sobre la base de sus necesidades especficas necesidades.

Page 4 4 Qu es un proyecto y cuando se necesita un director de proyecto? Una estimacin del importe de la dotacin de infraestructuras (sistemas informticos, sistemas de comunicacin, etc) necesarios para ser dedicado al proyecto y la resultante del software del sistema, y lo que hay que aadir a la ya existente infraestructura. Una definicin del proceso de revisin del proyecto a seguir.

Un anlisis de riesgos de los proyectos y planes para mitigarlos. Un presupuesto para el proyecto en base a estimaciones del plan. Un plan de pruebas. Un plan de implementacin. Un plan de despliegue. Un plan de apoyo. Una vez que el plan del proyecto se produce, el Project Manager (nos referiremos a l o ella como la "PM") revisa el plan del proyecto con la junta del proyecto y juntos estn de acuerdo en las estimaciones de los recursos humanos (programadores, base de datos administradores, etc), la infraestructura, el presupuesto y un calendario. Para nuestra explicacin diremos se identifica un problema de los recursos humanos estimar, y dos programadores adicionales necesitan ser aadido a la estimacin, y el presupuesto, con el fin de alcanzar la fecha de entrega establecida. El impacto de esta Adems de la infraestructura es entonces tambin se aade a esa estimacin. Cuando el plan de proyecto que se acuerde, el primer ministro procede a solicitar la asignacin de los recursos humanos disponibles para el proyecto, para ayudar con la posible la contratacin de recursos humanos adicionales que no estn disponibles dentro de la empresa departamento de TI, para solicitar la asignacin de la necesaria infraestructura, y la compra de la infraestructura adicional necesaria. Echemos un vistazo a estas tareas con granularidad un poco ms:

Solicitud de recursos humanos significa hacer peticiones por escrito a la gerentes de los departamentos de TI aplicables a solicitar los servicios de su personal para un determinado periodo de tiempo. La contratacin de recursos humanos adicionales pueden incluir el trabajo con las agencias de empleo para encontrar candidatos para la roles, entrevistando a los candidatos, la negociacin de la indemnizacin, y completar el proceso de contratacin. Dotacin de personal de un proyecto puede tambin incluir entrevistas y asegurar consultores. Pedir a la asignacin de la infraestructura necesaria significa escribir muy solicitudes y directrices especficas para los recursos (qu, cunto, cundo y donde). Compras (para una adquisicin grande) significa escribir muy detallada especificaciones para lo que se necesita, la emisin de solicitudes de ofertas o propuestas, la evaluacin de estas ofertas con un sistema de puntos, y la adjudicacin del contrato a la ganador. Es importante tener en cuenta que esto puede ser una muy implicado y tiempo proceso lento y por lo tanto debe tenerse en cuenta en el plan del proyecto.

Page 5 Explicacin de un proyecto y el valor de un director de proyecto 5 Ahora viene el verdadero trabajo. Algunas de las cosas que el primer ministro debe hacer son: Divida las tareas necesarias para llevar a cabo el proyecto entre el ser humano

recursos que estn disponibles. Asegurar a cada persona que trabaja en el proyecto tiene las herramientas necesarias para cumplir su tarea (s). Asegurar cada tarea se termine a tiempo, por lo que cualquier tarea depende de otro puede comenzar a tiempo. Asegurar la infraestructura existente y asignar comprado recientemente infraestructura est disponible cuando se necesita para apoyar el nuevo sistema de software. Asegurar las tareas externas y las dependencias son satisfechas por, hardware o proveedores de software, proveedores de servicios de externalizacin, los socios del proyecto (empresa clientes o proveedores, etc) Realizar la gestin de personal. Es la contabilidad presupuestaria. Resolver cualquiera de los mltiples problemas que surgen a causa de una falla en el diseo, un programador de estar enfermo durante una semana, una pieza vital del equipo que sufra daos en el muelle de carga, etc Informar a los funcionarios de la empresa y / o la junta del proyecto con respecto al estado del proyecto.

 Peridicamente reevaluar el progreso, el cambio y el riesgo, y tomar las necesarias accin correctiva. Una vez que la infraestructura est en su lugar, los programas estn escritos, las tablas de la base se crean, y todas las otras partes y piezas estn listas, el PM debe supervisar pruebas. Por supuesto, el software se habr ido a travs de Aseguramiento de la Calidad probando en ese momento, pero todava hay pruebas de tiempo de respuesta (haca cada uno de aquellos consulta de base de datos muy completa en menos de dos segundos?), la integracin pruebas (qu el informe que se hace por el CFO cada dos meses causar un error fatal imprevisto en el nuevo software?), y no son las alegras de conseguir el Titular de la Visin (lo recuerdan?) De acuerdo en que el nuevo sistema de software que est haciendo lo que peda, y que el proyecto se ha completado. Un poco ms complicado de lo que se trata de su correo entrante? S. Pero, proyectos varan en su complejidad. Un proyecto puede ser un esfuerzo muy complejo como el descrito anteriormente, realizado por un grupo diverso de personas en un hermticamente controlar el medio ambiente, en un marco de tiempo limitado. O bien, podra ser un conjunto de tareas que en realidad no es mucho ms difcil que hacerlo tu correo. A menos que haya un plan para lograr los objetivos definidos claramente es poco probable que un proyecto, grande o pequeo, ser verdaderamente exitoso. Se define el xito como tener un proyecto terminado a tiempo, dentro del presupuesto, y la entrega de lo que el usuario final requiere.

Pgina 6 6 Qu es un proyecto y cuando se necesita un director de proyecto? Las cosas que los proyectos exitosos tienen en comn son los siguientes:

 Un Tenedor visin que entiende el problema que hay que resolver y lo que el resultado final del proyecto debe ser. Un patrocinador que se encarga de hacer todo lo que sea necesario para realizar el proyecto se puede hacer. Un analista de negocios que analiza el problema y su negocio requisitos. Un director de proyecto que construye un plan de proyecto y gestiona el proyecto hasta su finalizacin. Una definicin detallada de cul es el objetivo final del proyecto es (cmo lo har saber cuando haya terminado?). Una definicin detallada del trabajo que debe llevarse a cabo para lograr el objetivo final del proyecto. Una estimacin global del tiempo de terminacin del proyecto. Una estimacin detallando cuntas personas se necesitan, lo que cada uno de estos las personas han de hacer, y cunto tiempo les llevar a hacerlo. Una estimacin detallando los cambios y adiciones que son necesarias para la infraestructura existente.

 Una definicin del proceso de revisin del proyecto. Un plan para minimizar y mitigar los riesgos. Un presupuesto que tiene todo lo anterior en cuenta. Permtanos ayudarle a tener xito! Llame hoy para discutir la manera que las soluciones integrales puede ayudar a su organizacin ahorrar dinero y obtener mejores resultados con sus proyectos de TI. Nosotros proporcionar la confianza de que usted desee y obtener los resultados que usted necesita. Ver nuestro "Gestin de Proyectos" Folleto Volver a los Libros Blancos Volver a Servicios Soluciones Integrales 4040 N. Calhoun Road Suite 105 Brookfield, WI 53005 EE.UU. Telfono: (262) 544-9954 Fax: (262) 544-1236 Copyright 2001-2008 Soluciones Integrales de Consultora, Inc. Todos los Derechos Reservados

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