Metricav3 120215140442 Phpapp01

Ministerio Pblico Oficina de Sistemas
Diagnstico de los sistemas actuales, Rediseo de los procesos, Diseo de arquitectura de integracin para el desarrollo del nuevo sistema de apoyo administrativo.
Plan de Gestin del Proyecto Versin 1.0

Febrero 2012
Proyecto:
Diagnstico de los sistemas actuales, Rediseo de los procesos, Diseo de arquitectura de integracin para el desarrollo del nuevo sistema de apoyo administrativo
HISTORIAL DE REVISIONES
Versin 1.0
Autores
Descripcin Versin preliminar para su revisin.
Fecha de Elaboracin 06/02/2012
Revisado por
Fecha de Revisin 13/02/2012
Pierre Reyes
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Proyecto:
Contenido
I. II. 1. 1.1 1.2 1.3 2. 2.1 2.2 2.3 2.4 3. 3.1 3.2 4. INFORMACIN GENERAL .............................................................................................. 5 INFORMACIN GENERAL .............................................................................................. 5 Inicio del plan de sistemas de informacin. ......................................................... 5 Anlisis de la necesidad del PSI. ......................................................................... 5 Identificacin del alcance del PSI. ....................................................................... 6 Determinacin de responsables. ......................................................................... 7 Definicin y organizacin del PSI. .......................................................................... 7 especificacin del mbito y alcance. .................................................................. 8 Organizacin del PSI. .............................................................................................. 8 Definicin del plan de trabajo. ............................................................................ 10 Comunicacin del plan de trabajo. .................................................................... 11 Estudio de informacin relevante. ......................................................................... 11 seleccin y anlisis de trabajo. .......................................................................... 11 Valoracin de antecedentes. ............................................................................... 11 Identificacin de requisitos. .................................................................................... 12 4.1 4.2 4.3 5. estudio de los procesos del PSI. .................................................................... 12 Anlisis de las necesidades de informacin. ............................................. 15 Catalogacin de requisitos. ............................................................................. 15
Estudio de los sistemas de informacin.............................................................. 16 5.1 alcance y objetivos del estudio de los sistemas de informacin actuales. ............................................................................................................................ 16 5.2 5.3 Anlisis de los sistemas de informacin actuales. ................................... 22 Valoracin de los sistemas de informacin actuales. .............................. 23
6.
Diseo del modelo de sistema de informacin. ................................................. 24
Introduccin. ....................................................................................................................... 24 6.1 6.2 7. diagnostico de la situacin actual. ................................................................ 25 Definicin de modelo de sistemas de informacin. .................................. 25
Definicin de la arquitectura tecnolgica. ........................................................... 28
Introduccin. ....................................................................................................................... 28 7.1 identificacin de las necesidades de infraestructura tecnolgica. ...... 28
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Proyecto:
7.2 8.
Seleccin de la arquitectura tecnolgica. ................................................... 28
Definicin del plan de accin. ................................................................................. 28
Introduccin. ........................................................................................................................ 28 8.1 8.2 9. definicin de proyectos a realizar.................................................................. 29 Elaboracin del plan de mantenimiento del PSI. ....................................... 30
Revisin y aprobacin. ............................................................................................. 30
Introduccin. ........................................................................................................................ 30 9.1 9.2 9.3 convocatoria de la presentacin. ................................................................... 30 Evaluacin y mejora de la propuesta............................................................ 31 Aprobacin del PSI. ........................................................................................... 31
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Proyecto:
ACTA DE CONSTITUCIN DEL PROYECTO
I.
INFORMACIN GENERAL
Sistemas de gestin administrativa 03 02 -2012 Equipo del Proyecto Mtrica v3 Fecha de Modificacin Autorizado por 13 02 -2012 JEFE DE PROYECTO
Nombre del proyecto Fecha de Constitucin Preparado por Metodologa Nivel de prioridad: 1. Muy alta
2. Alta
3. Intermedia
4. Baja
II.
INFORMACIN GENERAL
1. Inicio del plan de sistemas de informacin. Introduccin El objetivo de esta actividad es determinar la necesidad del Plan de Sistemas de Informacin y llevar a cabo el arranque formal del mismo, con el apoyo del nivel ms alto de la organizacin. Como resultado, se obtiene una descripcin general del Plan de Sistemas de Informacin que proporciona una definicin inicial del mismo, identificando los objetivos estratgicos a los que apoya, as como el mbito general de la organizacin al que afecta, lo que permite implicar a las direcciones de las reas afectadas por el Plan de Sistemas de Informacin. Adems, se identifican los factores crticos de xito y los participantes en el Plan de Sistemas de Informacin, nombrando a los mximos responsables. 1.1 Anlisis de la necesidad del PSI. El Ministerio Pblico, con el fin de mejorar la calidad, el acceso a los servicios de justicia, y su foco de atencin al ciudadano, continuando con las directrices de mejoras de los servicios de justicia, establece como iniciativa el desarrollo de un nuevo sistema de gestin administrativa, el
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Proyecto:
cual requiere definiciones concretas tecnolgicas y funcionales para su inicio, las cuales sern establecidas en este proyecto. Esta serie de definiciones establece un anlisis y diagnstico situacional de los sistemas internos, as como de sistemas externo crticos para la institucin, adems del diseo y rediseo de procesos crticos del Ministerio Pblico, como la gestin administrativa, y contempla la definicin de una arquitectura optima as como alternativas tecnolgicas para el sistema que estar soportado sobre las bases que son los entregables de este proyecto, el cual es denominado, DIAGNOSTICO DEL SISTEMA ACTUAL DOCUMENTARIO, REDISEO DE LOS PROCESOS, DISEO DE ARQUITECTURA DE INTEGRACION Y PROPUESTAS PARA EL DESARROLLO DEL NUEVO SISTEMA INTEGRADO DE TRAMITE DOCUMENTARIO EN EL MINISTERIO PBLICO. 1.2 Identificacin del alcance del PSI. mbito El Comit de Direccin est formado por el Jefe de proyectos y los Jefes de todas las dependencias. En reunin celebrada, este Comit ha decidido que las reas y procesos afectados por el Plan de sistemas de informacin sean los siguientes; Oficina de tramite documentario: o Mesa de partes: modernizacin e integracin con otros procesos. Oficina de archivo documental: o rea de almacn: Gestin optimizada de almacenamiento de expedientes. Objetivos estratgicos relacionados: El plan estratgico de la organizacin que impulsa este plan de sistemas de informacin ha sido definido en reunin del comit de direccin. Los objetivos estratgicos derivados de dicha reunin son los siguientes. 1. La gestin documentaria tendr que integrar una arquitectura elaborada de los sistemas de informacin bajo el enfoque de las buenas prcticas en TI. Para ello se ha puesto en marcha un plan operativo cuyos primeros objetivos consisten en un traslado del uso del papel a formato digital.
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Proyecto:
Factores crticos de xito: El Comit de Direccin ha determinado una serie de factores crticos que considera fundamentales para el correcto desarrollo del Plan, como son: El apoyo de la direccin ha de ser decidido y total, al considerarse la piedra angular del xito del proyecto. La informacin y formacin del personal operativo ha de
cuidarse de forma especial, a fin de que vean los nuevos Sistemas como una ayuda y una mejora, y no como una amenaza o un imposible. La cada rea se considera tambin crucial para el xito o fracaso del Proyecto. correcta dedicacin del personal involucrado en
1.3 Determinacin de responsables.
Tras reunirse el Comit de Direccin, recabando informacin de todos los procesos afectados, se decide nombrar responsables de cada rea que coordinen el trabajo a realizar en cada departamento con el Jefe del Plan de Sistemas de Informacin. Jefe del Plan de Sistemas de Informacin: Sr. Ciro (Jefe de proyectos). Estar tambin encargado del seguimiento del Plan. Representantes de las reas afectadas: o o o Oficina de tramite documentario: Sr. Germn (Jefe) Oficina de archivo central: Sr. Vctor (Jefe) Secretaria general: Sr. Eduardo (secretario)
2. Definicin y organizacin del PSI. Introduccin. En esta actividad se detalla el alcance del plan, se organiza el equipo de personas que lo va a llevar a cabo y se elabora un Pgina 7 de 31 Versin 1.0
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calendario de ejecucin. Todos los resultados o productos de esta actividad constituirn el marco de actuacin del proyecto ms detallado que en PSI 1 en cuanto a objetivos, procesos afectados, participantes, resultados y fechas de entrega. 2.1 especificacin del mbito y alcance. Teniendo en cuenta la descripcin general del PSI dada por el Comit de Direccin, el Jefe de Proyecto del PSI se rene con los responsables de rea a fin de especificar los objetivos a alcanzar, resultando en : Oficina de tramite documentario: o Tramite documentario: Proceso: El Sr. Juan recepciona el documento que ingreso por su mesa de partes, este sella el cargo luego verifica el contenido, lo descarga al sistema actual y luego junta un grupo pequeo de documentos para que el notificador lo derive a la dependencia correspondiente. Objetivo: mejorar los tiempos de envo del documento ingresado, as como la clasificacin y orden del mismo. Oficina de archivo documental. o rea de almacn: Proceso: El Sr. Carlos recepciona los documentos que han por tiempo de caducidad han sido enviados al almacn, luego los folea para despus ingresarlos al almacn. Objetivo: implantar un sistema de escaneo, digitalizacin de documentos a fin de tener un control organizado y eficiente de los expedientes almacenados. 2.2 Organizacin del PSI. 1. Los participantes en el Plan de Sistemas de Informacin sern los siguientes Jefe de Proyecto de PSI: O Nombre: Sr. Ciro cabrera
Cargo: Director de Informtica Conocimientos T.l.: Altos Pgina 8 de 31 Versin 1.0
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Funciones: Coordinar el PSI. Realizar el seguimiento de las tareas programadas en el Plan. Participar en todas las reuniones relacionadas con el PSI. Participar en las tareas que le sean encomendadas en el Plan. Detectar necesidades de formacin de los usuarios participantes.
Responsable Trmite documentario Nombre: Sr. Germn castillo Cargo: Jefe de la oficina de tramite documentario Conocimientos T.l. : Medio / alto o Funciones:
Participar en las tareas que le sean encomendadas en el Plan. Participar en todas las reuniones relacionadas con el PSI correspondientes a su Departamento. Coordinar las actividades del Plan correspondientes a su rea. Responsable de la oficina de archivo documental Nombre: Sr. Vctor Girao Cargo: Jefe de la oficina de archivo central Conocimientos T.l.: Medio / alto o Funciones:
Participar en las tareas que le sean encomendadas en el Plan. Participar en todas las reuniones relacionadas con el PSI correspondientes a su Departamento. Coordinar las actividades del Plan correspondientes a su rea.
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Proyecto:
2.
Equipos de Trabajo: Sr. Germn Sr. Carlos MESA DE PARTES
TRAMITE DOCUMENTARIO
ARCHIVO DOCUMENTAL INFORMTICA / COMUNICACIONES
Sr. Vctor Sr. Ciro (Jefe Proyecto)
Sr. Jos
AREA DE ALMACEN EQUIPO INSTALACIONES
2.3 Definicin del plan de trabajo. A continuacin se presenta un esquema de la planificacin a alto nivel. La planificacin detallada se adjunta como carta Gantt en formato MS Project y como Anexo a este documento:
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2.4 Comunicacin del plan de trabajo. El Plan de trabajo es comunicado a los usuarios del Plan de Sistemas de Informacin a fin de darlo a conocer y obtener su aceptacin. Para ello se utilizan los formatos de comunicacin interna establecidos en el Sistema de Gestin de la Calidad implantado en la empresa. 3. Estudio de informacin relevante.
Introduccin.
El objetivo de esta actividad es recopilar y analizar todos los antecedentes generales que puedan afectar a los procesos y a las unidades organizativas implicadas en el Plan de Sistemas de Informacin, as como a los resultados del mismo. Pueden ser de especial inters los estudios realizados con anterioridad al Plan de Sistemas de Informacin, relativos a los sistemas de informacin de su mbito, o bien a su entorno tecnolgico, cuyas conclusiones deben ser conocidas por el equipo de trabajo del Plan de Sistemas de Informacin. La informacin obtenida en esta actividad se tendr en cuenta en la elaboracin de los requisitos. 3.1 seleccin y anlisis de trabajo. A fin de considerar los antecedentes de inters acerca de Planes de Informacin previos, estudios en este mbito o planes generales informticos se entrevista al Sr. Germn, Jefe de la oficina de tramite documentario, ya que es una de las personas que ms tiempo lleva en las oficinas de la organizacin y por tanto quin debiera saber algo sobre el tema. De la entrevista se concluye que no existe ningn tipo de estudio previo sobre Sistemas de Informacin, y que la informatizacin de la organizacin se produjo de forma no planificada e independiente para cada tarea, siempre con ayuda exterior. 3.2 Valoracin de antecedentes. Dada la inexistencia de informacin relativa a los antecedentes no procede en esta valoracin sino concluir lo siguiente: Al no existir ningn tipo de estudio previo, el Plan de Sistemas de Informacin se realiza a partir de cero.
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Proyecto:
Los estndares a seguir sern coherentes con lo establecido en el Sistema de Calidad de la organizacin.
4. Identificacin de requisitos.
Introduccin.
El objetivo final de esta actividad va a ser la especificacin de los requisitos de informacin de la organizacin, as como obtener un modelo de informacin que los complemente. Para conseguir este objetivo, se estudia el proceso o procesos de la organizacin incluidos en el mbito del Plan de Sistemas de Informacin. Para ello es necesario llevar a cabo sesiones de trabajo con los usuarios, analizando cada proceso tal y como debera ser, y no segn su situacin actual, ya que sta puede estar condicionada por los sistemas de informacin existentes. Del mismo modo, se identifican los requisitos de informacin, y se elabora un modelo de informacin que represente las distintas entidades implicadas en el proceso, as como las relaciones entre ellas. Por ltimo, se clasifican los requisitos identificados segn su prioridad, con el objetivo de incorporarlos al catlogo de requisitos del Plan de Sistemas de Informacin. 4.1 estudio de los procesos del PSI.
Proceso de Gestin Documentaria:
Tiene la funcin de gestionar el trmite documentario y de Archivo, cumpliendo las normas y procedimientos. a. Definicin: El proceso de Tramite documentario documentos hasta su almacenamiento en el archivo central y su pasado los 30 aos de los cuales pasaran los documentos que son relevantes para el pas como importancia la planificacin, manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por las entidades, desde su o conservacin. Pgina 12 de 31 Versin 1.0
Proyecto:
La misin del proceso es: Gestionar la documentacin en el menor tiempo posible respetando las polticas y normas Documentarias de la institucin; garantizando la satisfaccin del quien realiza el tramite documentario Para ilustrar mejor el mbito del proceso a continuacin se muestra el diagrama de bloques del proceso de Gestin Documentaria:
Como podemos ver en la Figura anterior, el proceso de Gestin Documentaria tiene 4 sub-procesos: Recepcin y envo de documento: En este sub-proceso se realizan todas las actividades para recepcin y envo de documentos de la Institucin.
Transferencia de Documentos: En este sub-proceso se realizan todas las actividades para la transferencia de documentos de las diferentes transferencias hacia Archivo Central, como tambin de Archivo Central hacia Archivo Nacional.
Prstamo de Documentos: En este sub-proceso se genera los pedidos de las solicitudes de prstamos de documentos de Archivo Central despus del sub-proceso de Transferencia de documentos. Devolucin de Documentos: En este sub- proceso se entrega al Archivo Central la documentacin Fsica de los documentos prestados.
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b. Clientes del Proceso: A continuacin se describirn los clientes que intervienen en el proceso. Estos sern clasificados en Internos y Externos dependiendo su naturaleza. Clientes Internos Los clientes internos del proceso son: a) Personal de Mesa de Partes: Empleados encargados de la recepcin y envo de documentos de una dependencia a otra, o de una persona natural o jurdica. b) Personal de Trmite Documentario: Personal encargado de gestionar el proceso de trmite documentario, en la recepcin, distribucin y envo de documentos, como el seguimiento e informacin de la situacin de los documentos. c) Personal de Archivo Central: Personal encargado de gestionar la transferencia, prstamos y devoluciones de los documentos de Archivo Central con el visto bueno de la Gerencia de Trmite Documentario. d) Personal de Dependencia: Personal encargado de la gestin de la dependencia en que pertenece. Clientes Externos Los Clientes externos del proceso son: a) Personas Naturales: Personas humanas que ejercen derechos y cumplen obligaciones a ttulo personal. b) Personas Jurdicas: Son Empresas que ejercen obligaciones a nombre de esta.
derechos
cumplen
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4.2 Anlisis de las necesidades de informacin. Realizado el anlisis de procesos anterior se detectan las siguientes necesidades de Informacin por cada Proceso: En la actualidad el tiempo para la recepcin y envo de documentos al destinatario toma demasiado tiempo que lo esperado. Existe un alto porcentaje de quejas y reclamos de personas naturales y jurdicas en el demoro de la atencin de sus trmites documentarios. Demoras en la atencin y bsqueda de prstamos de documentos por parte de Archivo Central. Capacidad de almacn de documentos insuficientes en Archivo Central. Existe una falta de control y seguimiento de documentos prestados. 4.3 Catalogacin de requisitos. La Recepcin de Documentos de las personas Jurdicas y Naturales se tramitara a travs de una mesa nica de Partes del distrito judicial, donde recibir y verificara los documentos, enviar dicho documentos a la unidad de Digitalizacin del distrito Judicial. Los Documentos para fines de Regularizacin sern enviados de forma fsicamente a travs del servicio de Mensajera Interna o Externa segn sea el tipo de Envi que se requiere, esto permitir reducir el costo de copias de Documentos. La Mesa de Partes de la Dependencia realiza recepcin el Documento en forma Digital a travs del sistema de tramite Documentario Integrado, esta unidad orgnica podr tomar la decisin de atender el requerimiento del tramitador o en su defecto derivar al personal dentro de la dependencia o derivar a otra dependencia para su respectiva respuesta. La Persona Natural o Jurdica despus de la atencin de su tramitacin podr consultar en lnea el estado de sus Documentos como tambin la fecha en la cual deber recoger sus documentos en forma fsica en el Distrito Judicial que tramito. Las dependencias de Mesa de Partes podrn transferir y solicitar prstamo de documentos en forma Digital hacia el Archivo Central del distrito judicial que corresponda y despus regularizar los documentos en forma fsica. Archivo Central del distrito judicial que corresponda podr verificar la Documentacin en forma digital comprobando con el fsico, a su vez tambin podr aprobar las solicitudes de prstamos de documentos Pgina 15 de 31 Versin 1.0
Proyecto:
en forma digital para despus ser regularizada con el envo fsico de documentos. Archivo Central podr enviar los documentos hacia archivo Nacional en forma digital o Fsica, esto permitir tener un ahorro de almacenamiento de Documentos. Se tendr una fecha de recoger la respuesta del tramite documentario gestionado por el Ciudadano esto permitir tener informado al Solicitante en todo momento, como tambin vera el estado de sus documentos. Se debe elaborar un sistema de Tramite Documentario con soporte web para que trabaje conjuntamente con el nuevo proceso implementado. El sistema de Tramite Documentario debe permitir el seguimiento de la gestin Documentaria desde que se recepciona hasta que se almacena en el Archivo Nacional. Se debe contar con una interfaz de consulta de Documentos en Archivo Central y Estado del trmite Documentario. Se debe re potenciar la estructura tecnolgica con servidores de mayor capacidad de procesamiento capaces de procesar la gran cantidad de informacin del negocio.
5. Estudio de los sistemas de informacin. Introduccin. El objetivo de esta actividad es obtener una valoracin de la situacin actual al margen de los requisitos del catlogo, apoyndose en criterios relativos a facilidad de mantenimiento, documentacin, flexibilidad, facilidad de uso, etc. En esta actividad se debe tener en cuenta la opinin de los usuarios, ya que aportarn elementos de valoracin, como por ejemplo, su nivel de satisfaccin con cada sistema de informacin. Se seleccionan los sistemas de informacin actuales que son objeto del anlisis y se lleva a cabo el estudio de los mismos con la profundidad y el detalle que se determine conveniente en funcin de los objetivos definidos para el Plan de Sistemas de Informacin. Este estudio permite, para cada sistema, determinar sus carencias y valorarlos. Esta valoracin se utilizar en la actividad Diseo del Modelo de Sistemas de Informacin (PSI 6), donde se analizar la cobertura de los sistemas de informacin actuales con respecto a los requisitos. 5.1 alcance y objetivos del estudio de los sistemas de informacin actuales.
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El proceso actual se inicia en la recepcin de Documentos segn sea la distribucin interna o Externa ser derivado a un mensajero interno o externo, si es una documentacin interna ser remitida a la mesa de partes de la dependencia que corresponda, est a su vez emite la documentacin a otra mesa de partes de otra dependencia o en su defecto emitir a un persona dentro de la dependencia para su recepcin y atencin documentaria, los documentos generados en una mesa de partes pasados un periodo de tiempo (3 aos) sern transferidos a la oficina de Archivo Central para su respectivo almacenamiento y cuidados, est a su vez puede recibir solicitudes de Prstamos de documentos de diferentes dependencias , el Archivo Central puede transferir los documentos almacenados hacia el Archivo Nacional pasado el periodo de 30 aos.
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Diagrama de Actividades del Proceso:
Este diagrama nos muestra el detalle de las actividades del proceso categorizadas segn el tipo de actividad. Se muestra el tiempo (minutos) que toma cada actividad.
Los tiempos de ciclo obtenidos son:
Tiempo de ciclo para el sub proceso de Recepcin y Envo de los documentos es 1.14 das.
Tiempo de ciclo para el sub proceso de Transferencia de Documentos es 0.22 das.
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Proyecto:
Tiempo de ciclo para el sub proceso de prstamo de documentos es 0.24 das.
Tiempo de ciclo para el sub proceso de devolucin de documentos es 0.1 das.
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Objetivos: Los objetivos son: Reducir el envi errneo de documentos. Reducir el tiempo de envi de documentos. Optimizar los costos del proceso de Gestin Documentaria. Lograr un mejor servicio de atencin al ciudadano en la gestin documentaria. Maximizar el uso de la documentacin digitalizada (Lnea de Produccin Digital de Documentos). En el siguiente cuadro se muestra la relacin entre los objetivos estratgicos y los objetivos del proceso:
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5.2 Anlisis de los sistemas de informacin actuales.

En la actualidad el proceso de trmite documentario cuenta con los siguientes recursos tecnolgicos:
1. Diagrama de infraestructura del proceso actual.
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5.3 Valoracin de los sistemas de informacin actuales.

Para el proceso actual se han determinado ciertos indicadores en cuanto a costos, tiempo y calidad. 1) Indicadores de Costo: Indicadores de costo: Costo de Transaccin: Nos permite controlar el costo de gestionar los documentos. Indicadores de Tiempo: Tiempo de ciclo: Nos permite controlar el tiempo empleado en completar el proceso. Indicadores de Calidad: Reclamos por documentos enviados errneamente: Nos permite medir los errores generados en la gestin de envo de documentos. Reclamo por documento entregados tardamente: Nos permite medir las demoras en la entrega de documentos al tramitador. Para analizar los motivos de los errores incurridos en el proceso de Gestin Documentaria se ha utilizado un diagrama de causa efecto.
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Proyecto:
6. Diseo del modelo de sistema de informacin.
Introduccin.
El objetivo de esta actividad es identificar y definir los sistemas de informacin que van a dar soporte a los procesos de la organizacin afectados por el Plan de Sistemas de Informacin. Para ello, en primer lugar, se analiza la cobertura que los sistemas de informacin actuales dan a los requisitos recogidos en el catlogo elaborado en las actividades Estudio de la Informacin Relevante (PSI 3) e Identificacin de Requisitos (PSI 4). Esto permitir efectuar un diagnstico de la situacin actual, a partir del cual se seleccionan los sistemas de informacin actuales considerados vlidos, identificando las mejoras a realizar en los mismos. Por ltimo, se definen los nuevos sistemas de informacin necesarios para cubrir los requisitos y funciones de los procesos no soportados por los sistemas actuales seleccionados. Teniendo en cuenta los resultados anteriores, se elabora el modelo de sistemas de informacin vlido para dar soporte a los procesos de la organizacin incluidos en el mbito del Plan de Sistemas de Informacin.
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Proyecto:
6.1 diagnostico de la situacin actual.

Luego de conocer el modelo del proceso actual, las expectativas de los clientes y el comportamiento a travs de sus indicadores de costo, tiempo y calidad podemos llegar a las siguientes conclusiones: Se necesitan tomar medidas en cuanto a la calidad del proceso ya que no se estn alcanzando los objetivos estratgicos afectando la satisfaccin del tramitador. La comunicacin entre sub-procesos es deficiente generndose errores que derivan en reclamos de los tramitadores. No se cuentan con adecuadas polticas y procedimientos por lo que se generan excesivos re-procesos y sobre-trabajo del personal. No se cuenta con sistemas integrados que permitan realizar una eficiente gestin documentaria.
6.2 Definicin de modelo de sistemas de informacin.

1) Aspectos Tecnolgicos: Para el nuevo modelo del proceso se tendra los siguientes habilitadores:
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Proyecto:
La infraestructura tecnolgica sera la siguiente:
2) Definicin de indicadores de Control: Para controlar que el proceso est cumpliendo con los objetivos planteados se han definido los siguientes indicadores:
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Proyecto:
En la tabla que se muestra a continuacin se muestra la definicin, forma de clculo, responsable y metas para cada indicador:
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Proyecto:
7. Definicin de la arquitectura tecnolgica.
Introduccin.
En esta actividad se propone una arquitectura tecnolgica que de soporte al modelo de informacin y de sistemas de informacin incluyendo, si es necesario, opciones. Para esta actividad se tienen en cuenta especialmente los requisitos de carcter tecnolgico, aunque es necesario considerar el catlogo completo de requisitos para entender las necesidades de los procesos y proponer los entornos tecnolgicos que mejor se adapten a las mismas. 7.1 identificacin de las necesidades de infraestructura tecnolgica. Tomando como base el entorno actual, as como los modelos de Sistemas de Informacin y requisitos se definen las necesidades de infraestructura tecnolgica. Partiendo de la situacin actual detectamos que la base tecnolgica son PC's clnicos con sistema operativo Microsoft Windows Sistemas Operativos : a. Windows XP. Ya instalado en la empresa, licencias pagadas. Sistema de acceso a red equipos : a. b. Hub. : Sencillo y barato Switch : Mayores prestaciones al permitir velocidades
asimtricas. 7.2 Seleccin de la arquitectura tecnolgica. Acceso a red: Se decide la opcin de conectar los equipos a un switch, debido a que la reutilizacin de equipos con tarjeta de red a 10Mbps. junto con la compra de nuevos equipos necesaria que puedan contar con tarjetas de 100Mbps. Hace que conectando los equipos con este dispositivo puedan aprovecharse las ventajas de las tarjetas ms rpidas, debido a que el hub hara que la red trabajase a baja velocidad con solo una tarjeta de baja velocidad que hubiese en la red, mientras que el switch permite trabajar a cada tarjeta a su velocidad. 8. Definicin del plan de accin.
Introduccin.
En el Plan de Accin, que se elabora en esta actividad, se definen los proyectos y acciones a llevar a cabo para la implantacin de los modelos de informacin y de sistemas de informacin, determinados en las actividades Identificacin de Requisitos (PSI 4) y Diseo del Modelo de Sistemas de Informacin (PSI 6), con la arquitectura tecnolgica propuesta en la actividad Pgina 28 de 31 Versin 1.0
Proyecto:
Definicin de la Arquitectura Tecnolgica (PSI 7). El conjunto de estos tres modelos constituye la arquitectura de informacin. Dentro del Plan de Accin se incluye un calendario de proyectos, con posibles alternativas, y una estimacin de recursos, cuyo detalle ser mayor para los ms inmediatos. Para la elaboracin del calendario se tienen que analizar las distintas variables que afecten a la prioridad de cada proyecto y sistema de informacin. El orden definitivo de los proyectos y acciones debe pactarse con los usuarios, para llegar a una solucin de compromiso que resulte la mejor posible para la organizacin. Por ltimo, se propone un plan de mantenimiento para el control y seguimiento de la ejecucin de los proyectos, as como para la actualizacin de los productos finales del Plan de Sistemas de Informacin. 8.1 definicin de proyectos a realizar. A efectos de implantar la arquitectura de informacin propuesta y basndose en los objetivos fijados para el plan, as como en las interdependencias entre los diferentes sistemas, se establece un calendario de actuacin fijando prioridades y medios para los diferentes proyectos. Los criterios para establecer las prioridades son los siguientes; Prioridad de los requisitos. Interdependencias entre los sistemas. Disponibilidad de recursos (personal). Disponibilidad de recursos (econmicos).
La justificacin del orden de los proyectos es la siguiente: Primero se pretende la implantacin de la infraestructura tecnolgica que de soporte a los diferentes proyectos embebidos en el presente Plan de Sistemas de informacin. Para ello se propone instalar la red de equipos informticos configurando tanto la red como el acceso a Internet. Paralelamente se llevar a cabo la seleccin e implantacin de fa infraestructura de comunicaciones de voz seleccionada, posibilitando la interconexin entre ambos sistemas segn se describi en puntos anteriores. Pgina 29 de 31 Versin 1.0
Proyecto:
8.2 Elaboracin del plan de mantenimiento del PSI.

Ya establecido el plan de accin del Sistema de Gestin debemos definir un plan para mantener actualizado los sistemas.
El grafico nos muestra el desarrollo del plan de mantenimiento teniendo en cuenta que para este plan debe ser asignado una persona responsable de la ejecucin del mismo para las diferentes entidades dentro del nuevo Sistema de Gestin.
9. Revisin y aprobacin.
Introduccin.
Esta actividad tiene como objetivo contrastar con los responsables de la direccin del Plan de Sistemas de Informacin la arquitectura de informacin y el plan de accin elaborados anteriormente, para mejorar la propuesta si se considera necesario y por ltimo, obtener su aprobacin final 9.1 convocatoria de la presentacin. En el caso que nos ocupa del Ministerio Pblico, el Plan de Sistemas de Informacin se ha dado a conocer mediante entrevistas del Sr. Ciro Cabrera Con los diferentes actores que intervienen en el Plan. Pgina 30 de 31 Versin 1.0
Proyecto:
9.2 Evaluacin y mejora de la propuesta. En el transcurso de las reuniones sealadas en el punto anterior se comenta con los responsables de rea la propuesta, analizando: Requisitos. Situacin Actual. Diseo del modelo de Sistemas de Informacin. Arquitectura tecnolgica Plan de accin.
Como corolario a estas reuniones no se detectan propuestas de mejoras o cambios a realizar, por lo que se decide presentar la propuesta actual a Comit de Direccin para su definitiva aprobacin
9.3 Aprobacin del PSI. Presentada la propuesta de Plan de Sistemas de Informacin por el Sr. Ciro cabrera a Comit de Direccin, ste ha decidido por unanimidad aprobar dicha propuesta, facultando al Sr. Ciro cabrera. A comenzar con el plan de actuacin previsto, valorndose la necesidad de un apoyo decidido al proyecto y animando a todo el personal del Ministerio Pblico a colaborar con los grupos de trabajo a fin de llevar a buen puerto un proyecto que afecta a toda la organizacin. Se emplaza al Jefe de Proyecto a la primera reunin de seguimiento segn Plan de Mantenimiento previsto.
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Plan de Gestin del Proyecto Versin 1.0

Ministerio Pblico Oficina de Sistemas

Descripcin Versin preliminar para su revisin.

Fecha de Elaboracin 06/02/2012

Fecha de Revisin 13/02/2012

Ministerio Pblico Oficina de Sistemas

Diseo del modelo de sistema de informacin. ................................................. 24

Definicin de la arquitectura tecnolgica. ........................................................... 28

Introduccin. ....................................................................................................................... 28 7.1 identificacin de las necesidades de infraestructura tecnolgica. ...... 28

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Seleccin de la arquitectura tecnolgica. ................................................... 28

Definicin del plan de accin. ................................................................................. 28

Revisin y aprobacin. ............................................................................................. 30

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ACTA DE CONSTITUCIN DEL PROYECTO

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1.3 Determinacin de responsables.

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Cargo: Director de Informtica Conocimientos T.l.: Altos Pgina 8 de 31 Versin 1.0

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Equipos de Trabajo: Sr. Germn Sr. Carlos MESA DE PARTES

ARCHIVO DOCUMENTAL INFORMTICA / COMUNICACIONES

Sr. Vctor Sr. Ciro (Jefe Proyecto)

AREA DE ALMACEN EQUIPO INSTALACIONES

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Diagrama de Actividades del Proceso:

Los tiempos de ciclo obtenidos son:

Tiempo de ciclo para el sub proceso de Transferencia de Documentos es 0.22 das.

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Tiempo de ciclo para el sub proceso de prstamo de documentos es 0.24 das.

Tiempo de ciclo para el sub proceso de devolucin de documentos es 0.1 das.

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5.2 Anlisis de los sistemas de informacin actuales.

1. Diagrama de infraestructura del proceso actual.

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5.3 Valoracin de los sistemas de informacin actuales.

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6. Diseo del modelo de sistema de informacin.

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6.1 diagnostico de la situacin actual.

6.2 Definicin de modelo de sistemas de informacin.

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La infraestructura tecnolgica sera la siguiente:

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7. Definicin de la arquitectura tecnolgica.

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8.2 Elaboracin del plan de mantenimiento del PSI.

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