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Mdulo 1: Introduccin a las buenas prcticas de gestin de las inversiones

Mdulo 1: Introduccin a las buenas prcticas de gestin de las inversiones


Enfoque metodolgico: enfoque integral del ciclo de proyectos.
La manera que tiene cada institucin de llevar a cabo las acciones requeridas para ejecutar y culminar proyectos es lo que determina la eficacia, eficiencia y transparencia de la gestin en el uso de los recursos pblicos destinados a inversin, en atencin a las demandas y al desarrollo de la jurisdiccin. El anlisis que se realiza en el presente documento busca identificar los pasos necesarios que debe realizar una institucin pblica para la ejecucin de proyectos de inversin, independientemente de la fuente de financiamiento empleada. Para ello, se han identificado cuatro mbitos relacionados con la gestin de inversiones vinculando acciones relacionadas con la gestin tcnica de proyectos (programacin, diseo, ejecucin, etc.) y con la gestin administrativa de proyectos (programacin presupuestal, contabilidad, finanzas, requerimiento de servicios, etc.). Los cuatro mbitos identificados para el anlisis de la gestin de inversiones son: (1) Gestin institucional y administrativa de inversiones. (2) Preinversin y programacin de la inversin. (3) Ejecucin de proyectos. (4) Post inversin.

ESQUEMA DE ANLISIS DEL CICLO INTEGRAL DE LA GESTIN DE INVERSIONES

Preinversin y programacin de la inversin 2

Ejecucin de proyectos 3
Formulacin y supervisin de estudios de preinversin
Formulacin, supervisin y aprobacin de estudios de inversin

Post inversin 4

Operacin

Identificacin y organizacin de demandas y definicin de ideas de proyecto

Programacin multianual de inversiones


Evaluacin de estudios de preinversin

Ejecucin de proyectos

Mantenimiento

Cierre de proyectos

Evaluacin ex - post

Gestin institucional y administrativa de inversiones 1


Organizacin y recursos para la gestin de inversiones Gestin presupuestal de inversiones Gestin de contratacin de inversiones Seguimiento a la gestin de inversiones

Fecha de actualizacin del mdulo: Abril de 2011

Mdulo 1: Introduccin a las buenas prcticas de gestin de las inversiones

Dentro de los cuatro mbitos mencionados, se han identificado reas especficas de anlisis y prcticas que han probado ser eficientes para el manejo de las inversiones. A continuacin se menciona la importancia de cada uno de estos mbitos y se describen buenas prcticas asociadas a la gestin de inversiones para cada rea definida.

MBITO 1: Gestin institucional y administrativa de inversiones.


Dentro de este mbito de anlisis, se incluyen los siguientes cuatro aspectos:

A.
Organizacin y recursos para la gestin de inversiones Diseo estructural y asignacin de funciones. Procesos y procedimientos. Recursos humanos. Ambientes de trabajo, equipamiento y TIC.

B.
Gestin presupuestal de inversiones: Programacin operativa, aprobacin y actualizacin del presupuesto. Ejecucin y control del presupuesto. Evaluacin del presupuesto.

C.
Gestin de contrataciones de inversiones: Formulacin, actualizacin y aprobacin del PAC. Expediente del proceso de seleccin de proveedores. Desarrollo del proceso de seleccin de proveedores.

D.
Seguimiento a la gestin de inversiones: Monitoreo de las inversiones. Coordinacin interna y medidas correctivas. Transparencia y rendicin de cuentas.

a. Organizacin y recursos para la gestin de inversiones: Existe una organizacin adecuada, formalizada y equipada totalmente, que es eficiente y eficaz para la gestin del programa de inversin. El personal es contratado con las competencias y el conocimiento requerido para el cargo. Hay una escala de remuneraciones acorde a criterios de responsabilidad, carga de trabajo y nivel de competencias. Los ambientes, mobiliario, equipamiento y tecnologa son los necesarios y facilitan el trabajo. Aspecto de anlisis: Buena prctica:
La institucin cuenta con una organizacin acorde con el tamao del programa de inversin, completamente formalizada y equipada. No existen conflictos de competencia entre reas. Las funciones asignadas estn de acuerdo con las competencias que regulan los sistemas administrativos del Estado. Se ha delegado a funcionarios de segundo o tercer nivel jerrquico la toma de decisiones en aspectos de gestin tcnica y administrativa de inversiones.

Diseo estructural y asignacin de funciones.

Procesos y procedimientos.

Los procesos y procedimientos para la gestin de inversiones estn definidos, formalizados e implementados. Tienen definidas las caractersticas de los productos y tiempos de produccin. No se generan cuellos de botella en la gestin de inversiones y cada rea le da valor agregado a los procesos y procedimientos.

Mdulo 1: Introduccin a las buenas prcticas de gestin de las inversiones

Recursos humanos.

La entidad cuenta con una apropiada asignacin de personal en razn al volumen y especialidad del trabajo que desarrollan para la gestin de inversiones. El personal es el requerido (experiencia y formacin) para cumplir sus funciones. La mayor parte del personal se encuentra con contratos a plazo indeterminado. Tiene un rea responsable de la gestin y administracin del personal, que est al tanto de las normas que regulan la administracin de trabajadores. El personal slo es contratado a travs de procedimientos formales y transparentes, en funcin al mrito, competencias y experiencia. La rotacin de funcionarios (gerentes y subgerentes) y profesionales especialistas es baja. Las remuneraciones se asignan teniendo como base criterios de responsabilidad, carga de trabajo y nivel de competencias. Se evala frecuentemente el desempeo del personal a cargo de la gestin tcnica y administrativa de inversiones. Los resultados definen un plan de desarrollo y capacitacin del personal.

Ambientes de trabajo, equipamiento y TIC.

Todas las reas vinculadas a la gestin de inversiones desempean su trabajo en condiciones ambientales apropiadas que favorecen la coordinacin y el trabajo en equipo. El personal cuenta con el mobiliario y equipamiento necesarios y adecuados para la realizacin de sus actividades. Se han puesto en marcha y se usan sistemas informticos y tecnologas de telecomunicaciones apropiadas para mejorar la gestin de las inversiones.

b. Gestin presupuestal de inversiones: Existe una programacin operativa de inversiones que sustenta la aprobacin del Presupuesto Institucional de Apertura (PIA). La ejecucin del presupuesto cuenta con una adecuada Programacin de Compromisos Anual (PCA) debidamente coordinado. El gasto se ejecuta, controla y evala conforme a las normas de gestin presupuestal, con alto grado de transparencia, eficacia y eficiencia. Aspecto de anlisis: Buena prctica:
Se realiza en forma coordinada (tcnico-administrativa) una programacin operativa (anual-mensual) de la ejecucin fsica y presupuestal del ciclo de gestin de inversiones en funcin a las restricciones financieras e institucionales, la cual sirve de sustento para la formulacin del PIA. Se actualiza o modifica el presupuesto sobre la de la Programacin de Compromisos Anual. El presupuesto se evala semestralmente y se adoptan medidas correctivas.

Programacin operativa de inversiones, aprobacin y actualizacin del presupuesto.

Ejecucin y control del presupuesto.

El rea tcnica tiene acceso al Sistema Integrado de Administracin Financiera (SIAF) para verificar la disponibilidad presupuestaria antes de solicitar los requerimientos de gasto. Genera los informes de conformidad luego de verificar si el proveedor ha cumplido con las normas sealadas en el contrato y en los Trminos de Referencia (TdR). Se utiliza el SIAF en lnea para el registro de las operaciones presupuestales. Estn definidos los documentos que sustentan el pago de los compromisos devengados durante cada fase del desarrollo o ejecucin de los proyectos; y el rea de finanzas realiza el control previo de los documentos que sustentan los compromisos de gasto devengados. Se cuenta con criterios definidos para el orden de pagos.

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Evaluacin del presupuesto

Se realiza la evaluacin semestral de la ejecucin presupuestal, la que se toma en cuenta para adoptar medidas correctivas. Se analiza trimestralmente la diferencia entre lo programado y lo ejecutado, y se analizan las causas.

c. Gestin de contrataciones de inversiones: El Plan Anual de Contrataciones (PAC) se elabora en funcin al PIA y a la programacin operativa detallada de la gestin de inversiones. Los procesos de seleccin de proveedores son realizados con criterios definidos y dentro de los plazos de ley con un alto grado de transparencia, eficacia y eficiencia. Aspecto de anlisis: Buena prctica:
Se determina el Cuadro Anual de Necesidades (CAN) para la gestin de inversiones tomando en cuenta la programacin operativa y el PIA aprobado. Se agrupan y organizan los requerimientos de gasto para reducir los procesos de seleccin. El PAC es formulado coordinadamente entre las reas tcnicas y administrativas, tomando como base procedimientos establecidos y responsabilidades definidas. Su aprobacin y actualizacin trimestral se realiza por el funcionario de logstica o administracin en base a la Programacin de Compromisos Anual. Se registra oportunamente el PAC y sus modificaciones en el Sistema Electrnico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado (SEACE).

Formulacin, actualizacin y aprobacin del PAC.

Expediente del proceso de seleccin de proveedores.

El rea tcnica formula adecuadamente sus requerimientos y el rea de logstica cuenta con informacin actualizada para elaborar el expediente de contratacin. Se cuenta con bases estandarizadas de los procesos de seleccin.

Desarrollo del proceso de seleccin de proveedores.

Los procesos de seleccin se ejecutan de acuerdo a la programacin de metas de ejecucin de los proyectos y se cumplen las normas de contrataciones. Las acciones del proceso de contratacin cumplen las normas de transparencia y se registran oportunamente en el SEACE.

d. Seguimiento a la gestin de inversiones: Se realiza una coordinacin formal y continua entre las reas de gestin de inversiones que adoptan decisiones y medidas correctivas en base a los resultados de la medicin de indicadores. Se cumple con las disposiciones legales de transparencia y rendicin de cuentas. Aspecto de anlisis: Buena prctica:
Est definida el rea y funcionario responsable para el monitoreo de las inversiones, quien tiene identificada la demanda de informacin y cuenta con indicadores de gestin para su medicin y evaluacin peridica. Se generan habitualmente reportes de resultados con indicadores especficos de acuerdo a las necesidades de los distintos niveles de toma de decisin de la entidad. Se mantiene actualizado el inventario de proyectos de inversin pblica culminados y no culminados conforme al formato SNIP 17.

Monitoreo de las inversiones.

Mdulo 1: Introduccin a las buenas prcticas de gestin de las inversiones

Coordinacin interna y medidas correctivas.

La institucin cuenta con una instancia formal de coordinacin en materia de gestin de inversiones y se hace seguimiento al cumplimiento de los acuerdos tomados. Las decisiones de gestin y medidas correctivas se toman sobre la base de reportes de indicadores, las que se ejecutan definiendo el rea y funcionario responsable de la implementacin de las decisiones adoptadas.

Transparencia y rendicin de cuentas.

Existe un procedimiento establecido y en aplicacin que permite a los ciudadanos el libre acceso a la informacin pblica de la institucin. Est publicado y actualizado el portal de transparencia con los contenidos mnimos de acuerdo a la legislacin vigente; y la informacin publicada es de fcil comprensin. En su defecto, existe una vitrina o peridico mural en el local institucional con el mismo propsito. Se cumple con el proceso, normas y mecanismos para la rendicin de cuentas a los rganos de fiscalizacin y control institucional y a los ciudadanos

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Resumen del mbito 1: Gestin institucional y administrativa de inversiones.


Una estructura organizacional con niveles de jerarqua definidos, as como funciones y competencias claramente establecidas, fortalece la capacidad institucional para lograr una buena gestin de las inversiones. Al mismo tiempo, contar con el personal necesario y con el nivel de competencias y experiencia requeridas, lo mismo que con el equipamiento, sistemas y recursos pertinentes, permite ejecutar todas las actividades que exigen la gestin tcnica y administrativa de las inversiones. Por otra parte, una adecuada gestin de los recursos asignados a las inversiones, como de los procesos de contratacin y adquisiciones vinculados a los mismos, favorece la transparencia, eficacia y eficiencia en la gestin, tambin el cumplimiento de los compromisos y plazos asociados a dichos procesos. Por ltimo, la coordinacin formal y continua entre las reas de gestin de inversiones permite adoptar decisiones y tomar medidas correctivas oportunas para evitar posibles cuellos de botella en el ciclo de vida de los proyecto de inversin pblica.
Recomendacin especfica de buenas prcticas: Importancia de realizar monitoreo al programa de inversiones y mejorar la coordinacin interna.
Como parte de las actividades del Programa Canon, se ha impulsado el monitoreo de la gestin de inversiones a partir de la instalacin de Comits de Gestin de Inversiones (CGI) a nivel municipal, a fin de: (1) introducir una gestin estratgica de las inversiones en las entidades; (2) fortalecer la coordinacin entre las reas; (3) definir responsabilidades entre los funcionarios; y (4) mejorar la toma de decisiones ms informadas por parte de autoridades. Para ello, se ha desarrollado un mdulo de buenas prcticas que explica los pasos para la instalacin de Comits de Gestin de Inversiones (ver Mdulo #5 en www.programacanon.org.pe). Como parte del Mdulo, se recomienda que el CGI use modelos estandarizados de reportes e indicadores para facilitar sus funciones de monitoreo. Los reportes debieran consolidar informacin de indicadores construidos con informacin presupuestal, de contrataciones y de pre-inversin, del periodo de anlisis, as como de un periodo previo, a fin de identificar posibles cuellos de botella. El uso de reportes de monitoreo gerenciales ha sido probado en gobiernos locales (provinciales y distritales), demostrando su utilidad para: identificar y solucionar retrasos en los proyectos debido a problemas administrativos (contrataciones y presupuesto, principalmente), y lograr que las autoridades tomen decisiones ms informadas sobre el avance de proyectos definidos como prioritarios.

5.0 4.5

Algunos datos interesantes:


Dentro del mbito de gestin institucional y administrativa de inversiones, la gestin presupuestal de inversiones es el rea donde se aplican mejores prcticas en gobiernos locales. En contraste, las prcticas asociadas a la organizacin y recursos para la gestin de inversiones se identificaron como las ms dbiles dentro de este anlisis.

4.0 3.5 3.0 2.5 2.0 1.5 1.0


Organizacin y recursos para la gestin de Inversiones Gestin presupuestal de inversiones Gestin de contratacin de inversiones Seguimiento a la gestin de inversiones

1. Informacin obtenida a partir de la medicin de las prcticas de gestin de inversiones en 25 gobiernos locales del Per, encargada por el Programa Canon durante los aos 2008 y 2009. sta fue efectuada contrastando las prcticas de gestin de cada institucin con buenas prcticas o prcticas que se ha comprobado son ms eficientes en la gestin de inversiones, realizndose sobre la base de una escala del 1 al 5, donde 5 es la calificacin ms alta.

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MBITO 2: Pre-inversin y programacin de la inversin


Dentro de este mbito de anlisis, se incluyen los siguientes cuatro aspectos:

A.
Identificacin y organizacin de las demandas y definicin de ideas de proyectos: Identificacin de demandas. Seleccin y organizacin de las demandas. Verificacin de campo y descripcin de la idea de proyecto. Organizacin y mantenimiento del Banco de ideas de proyectos.

B.
Programacin multianual de inversiones:

C.
Formulacin y supervisin de estudios de preinversin: Preparacin para la formulacin y supervisin de estudios de preinversin. Formulacin del estudio de preinversin. Supervisin del estudio de preinversin.

D.
Evaluacin de estudios de preinversin:

Programacin financiera de inversiones. Formulacin, aprobacin y actualizacin del PMIP.

Inicio de la evaluacin. Evaluacin de los estudios de preinversin. Viabilidad de los estudios de preinversin.

a. Identificacin y organizacin de las demandas y definicin de ideas de proyectos: Existe un procedimiento para la identificacin de demandas de la poblacin que considera el diagnstico territorial como la base para definir las oportunidades de inversin que se articulan en el Plan Multianual de Inversin Pblica (PMIP) y el Presupuesto Participativo (PP). Este diagnstico tiene un responsable que aplica criterios para el registro, control, seleccin y organizacin de la poblacin. Aspecto de anlisis: Buena prctica:
Existen procedimientos para determinar cules son los problemas o potencialidades que deben ser atendidas con inversin pblica en funcin a las prioridades del desarrollo territorial y las demandas de la poblacin. Estos contemplan distintas fuentes y metodologas para la recopilacin de las demandas de inversin en la jurisdiccin. Hay un diagnstico territorial para identificar las oportunidades de inversin pblica. Existe un formato de solicitud de inversin al cual los ciudadanos pueden acceder y se cuenta con un funcionario responsable de la atencin de las demandas. Los ciudadanos pueden hacer seguimiento al avance en la atencin de sus requerimientos.

Identificacin de demandas.

Seleccin y organizacin de las demandas.

Existen procedimientos y criterios definidos para verificar la importancia de las demandas de la poblacin, como de otras instituciones o personas interesadas en el desarrollo local; y se realiza una seleccin de las mismas en concordancia con los objetivos de gobierno y de desarrollo local. Hay un procedimiento y criterios para que la entidad clasifique las demandas por mbito funcional y por su naturaleza, tipo de necesidad, problema o potencialidad que debe atenderse. Esto evita el fraccionamiento, atomizacin, duplicidad, dispersin o concentracin de la inversin, generando ideas de proyecto integrales de mayor impacto.

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Verificacin de campo y descripcin de la idea de proyecto.

Se verifica en el campo, directamente con los involucrados, la naturaleza y caractersticas del problema que se espera atender, as como las potenciales alternativas de intervencin que se deben considerar en la idea de proyecto. Luego, en gabinete, se describen las caractersticas del rea de intervencin y los aspectos relevantes sobre la poblacin, los factores econmicos, sociales y ambientales, as como las amenazas, vulnerabilidades y riesgos para el desarrollo del proyecto.

Organizacin y mantenimiento del Banco de ideas de proyectos.

Existe un responsable, con un procedimiento y criterios definidos e implementados para el registro, almacenamiento y custodia de las fichas tcnicas de ideas de proyecto (Banco de ideas de proyectos). Se supervisa el estado de desarrollo de las ideas de proyecto y su incorporacin como proyecto en los documentos de gestin institucional.

b. Programacin multianual de inversiones: Se cuenta con una proyeccin multianual de recursos para inversin en base a lo cual se formula el Plan Multianual de Inversin Pblica (PMIP), asignando adecuadamente recursos para cada etapa del ciclo de inversin. Los proyectos priorizados para su desarrollo o ejecucin se programan de acuerdo a criterios, previa y explcitamente definidos y aplicados El PMIP es validado y actualizado en funcin a las prioridades del desarrollo del territorio. Aspecto de anlisis: Buena prctica:
Se realiza una evaluacin econmica y financiera de la entidad y se proyectan los recursos de inversin a mediano plazo, los que se asignan adecuadamente para cada etapa del ciclo de la gestin de inversin. Se verifica que los recursos del canon y regalas se usen conforme a ley. Estn asegurados los recursos de operacin y mantenimiento. La OPI es responsable de la formulacin del PMIP sobre la base de un proceso definido, con criterios para la asignacin de prioridad en el desarrollo y ejecucin de los proyectos y organiza el gasto para todas las fases del ciclo de inversin, en funcin a los objetivos de desarrollo de la jurisdiccin y las restricciones presupuestales e institucionales. Est definido el proceso y responsabilidades para la aprobacin y actualizacin del PMIP; que contempla una validacin participativa de las prioridades de inversin. El PMIP considera el perodo de elaboracin de estudios de preinversin, la evaluacin y declaratoria de viabilidad; as como diferencia proyectos nuevos y en ejecucin, asignando recursos para la operacin y mantenimiento de las inversiones.

Programacin financiera de inversiones.

Formulacin, aprobacin y actualizacin del PMIP.

c. Formulacin y supervisin de estudios de preinversin: Existen los requerimientos tcnicos, legales y administrativos para la formulacin de los estudios de preinversin, segn tipo de proyecto y estos son conocidos por el formulador. Hay un responsable de supervisin que dispone de controles de calidad para los puntos crticos de la formulacin (definicin del problema y de las alternativas, elaboracin del presupuesto del Proyecto de Inversin Pblica (PIP), evaluacin econmica y social, elaboracin del marco lgico). Se controla que los estudios cumplan con las normas SNIP.

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Aspecto de anlisis:

Buena prctica:
Se han definido estndares de calidad que deben ser exigidos para la formulacin de los estudios de preinversin. Existen TdR estandarizados y stos cuentan con criterios tcnicos, contractuales y el perfil de los consultores requerido. Se entrega al formulador antecedentes e informacin actualizada de la idea de proyecto, informacin secundaria y precios de referencia local de insumos y mano de obra para elaborar el presupuesto del proyecto. Asimismo se asegura que el formulador comprenda objetivos, criterios tcnicos y estndares de calidad exigidos para la formulacin del estudio de preinversin. Est definido el responsable de supervisar la elaboracin del estudio de preinversin y de ser necesario se contratan especialistas, contando para ello con TdR estandarizados por especialidad.

Preparacin para la formulacin y supervisin de estudios de preinversin.

Formulacin del estudio de preinversin.

El formulador previo al desarrollo del estudio de preinversin tiene claros los objetivos del proyecto y realiza un trabajo de campo, interactuando con los beneficiarios. Acopia y transfiere informacin primaria a la municipalidad sobre el problema que se espera dar atencin con el proyecto

Supervisin del estudio de preinversin.

Se cuenta con procedimientos para validar los hitos crticos de la formulacin del estudio (diagnstico, alternativas de solucin, evaluacin econmica y marco lgico del estudio de preinversin), en concordancia con los criterios tcnicos y estndares de calidad establecidos en los TdR, sectoriales y del SNIP. La UF verifica que el estudio de preinversin elaborado cumpla los requisitos y normas establecidas en el SNIP; y lo dispuesto en los TdR y se emitan informes de conformidad antes del envo del estudio a la Oficina de Programacin de Inversiones (OPI) para su evaluacin.

d. Evaluacin de estudios de preinversin: La OPI cuenta con la capacidad apropiada para atender la evaluacin y declaratoria de viabilidad de los proyectos. Aspecto de anlisis: Buena prctica:
La OPI cuenta con el personal profesional suficiente y competente o coordina la contratacin de profesionales especializados para la evaluacin de los proyectos. La OPI ha definido los estndares de calidad por tipo de proyecto que deben ser exigidos para la evaluacin de los estudios de preinversin.

Inicio de la evaluacin.

Evaluacin de los estudios de preinversin.

La OPI tiene un protocolo de evaluacin por tipo de proyecto y es utilizado por los profesionales para evaluar y formular las observaciones que correspondan a los estudios dentro del plazo legal. Las observaciones en su mayora corresponden a aspectos de fondo.

Viabilidad de los estudios de preinversin.

La OPI suscribe la declaratoria de viabilidad de los proyectos cumpliendo con las normas del SNIP y se registran oportunamente los resultados de la evaluacin y de la viabilidad en el Banco de Proyectos en el SNIPNET.

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Resumen del mbito 2: Preinversin y programacin de la inversin.


Identificar oportunamente las demandas de la poblacin, contrastarlas con la realidad de la jurisdiccin y los principales problemas que deben ser resueltos, lo mismo que organizarlas como parte de un banco de ideas de proyectos es un paso fundamental para definir proyectos de inversin pblica que tengan un importante impacto en la comunidad. El cumplimiento de los procesos de formulacin, supervisin y evaluacin de estudios de preinversin permite garantizar una adecuada definicin del problema y de las alternativas de solucin. Otro tanto ocurre con la correcta elaboracin del presupuesto, su evaluacin econmica y social, y la elaboracin del marco lgico del mismo con el propsito de definir la viabilidad del proyecto en funcin a criterios tcnicos. Finalmente, la programacin a mediano plazo de las inversiones permite lograr un mayor nivel de eficacia en la gestin de proyectos mediante el establecimiento de la prioridad del gasto, a fin de conseguir las metas y objetivos establecidos en los planes de desarrollo, generando mayores y mejores condiciones para la competitividad y productividad de la jurisdiccin.
Recomendacin especfica de buenas prcticas: Importancia de una adecuada programacin de inversiones de mediano plazo
Otra iniciativa del Programa Canon ha consistido en promover la programacin de inversiones de mediano plazo en gobiernos locales, para vincular la programacin de proyectos con los objetivos del desarrollo territorial e institucional y las prioridades establecidas en los procesos participativos, teniendo una mejor asignacin y uso de los recursos pblicos, a la vez que generar un mayor impacto en beneficio de la poblacin. Para ello, se ha desarrollado un mdulo de buenas prcticas que explica los pasos para la formulacin del Programa Multianual de Inversiones Pblicas (ver Mdulo #7 en www.programacanon.org.pe). Para la formulacin del PMIP, en el Mdulo se recomienda: (1) conocer el contexto externo e interno para el financiamiento de las inversiones pblicas a cargo de la entidad; (2) identificar el estado de situacin en el desarrollo, ejecucin, operacin y mantenimiento de las inversiones pblicas de la entidad, verificando su concordancia con los objetivos del desarrollo; (3) identificar intereses de otras instancias pblicas y privadas en el desarrollo de inversiones pblicas en la jurisdiccin; y (4) concertar la oferta tcnica del programa multianual con los criterios y prioridades de las autoridades y los ciudadanos o sus organizaciones.

5.0 4.5

Algunos datos interesantes:


Dentro del mbito de preinversin y programacin de la inversin, la evaluacin de estudios de preinversin es el rea donde se aplican mejores prcticas en gobiernos locales. En contraste, las prcticas asociadas a la programacin multianual de inversiones se identificaron como las ms dbiles dentro de este anlisis.

4.0 3.5 3.0 2.5 2.0 1.5 1.0


Identificacin y organizacin de las demandas y definicin de ideas de proyectos Formulacin y supervisin de estudios de preinversin Evaluacin de estudios de preinversin Seguimiento multianual de inversiones

2. Informacin obtenida a partir de la medicin de las prcticas de gestin de inversiones en 25 gobiernos locales del Per, encargada por el Programa Canon durante los aos 2008 y 2009. sta fue efectuada contrastando las prcticas de gestin de cada institucin con buenas prcticas o prcticas que se ha comprobado son ms eficientes en la gestin de inversiones, realizndose sobre la base de una escala del 1 al 5, donde 5 es la calificacin ms alta.

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Mdulo 1: Introduccin a las buenas prcticas de gestin de las inversiones

MBITO 3: Ejecucin de proyectos.


Dentro de este mbito de anlisis, se incluyen los siguientes tres aspectos:

A.
Formulacin, supervisin y aprobacin de estudios de inversin:

B.
Ejecucin de proyectos:

C.
Cierre de proyectos:

Preparacin de la formulacin y supervisin de expedientes tcnicos o estudios definitivos. Formulacin de los expedientes tcnicos y estudios definitivos. Supervisin de los expedientes tcnicos y estudios definitivos. Aprobacin de los expedientes tcnicos o estudios definitivos.

Preparacin para la ejecucin del proyecto. Ejecucin y supervisin del proyecto.

Trmino del proyecto. Puesta en marcha del proyecto. Liquidacin del proyecto.

a. Formulacin, supervisin y aprobacin de estudios de inversin: La formulacin, supervisin, evaluacin y aprobacin de los expedientes tcnicos o estudios definitivos se realiza teniendo como criterios tcnicos, administrativos y con estndares de calidad definidos. Aspecto de anlisis: Buena prctica:
Los expedientes tcnicos o estudios definitivos se formulan teniendo como base criterios tcnicos, administrativos y estndares de calidad previamente definidos. Se cuenta con estndares por tipo de proyecto para la formulacin del expediente tcnico y de los estudios complementarios y con procedimientos para la actualizacin de los estudios de preinversin. La Unidad Ejecutora (UE) coordina con el rea de presupuesto y las reas administrativas la atencin de los requerimientos de contratacin.

Preparacin de la formulacin y supervisin de expedientes tcnicos o estudios definitivos.

Formulacin de los expedientes tcnicos y estudios definitivos.

Se entregan los antecedentes del PIP y se coordina con el proyectista los objetivos, criterios tcnicos y estndares de calidad del proyecto. La entidad cuenta con contenidos mnimos de los expedientes tcnicos y estudios definitivos, por tipo de proyecto y adopta lecciones aprendidas de proyectos anteriores. Se realiza trabajo de campo y se cumplen los plazos para la formulacin de los expedientes tcnicos o estudios definitivos.

Supervisin de los expedientes tcnicos y estudios definitivos.

Estn definidos los procedimientos y responsabilidades para la supervisin de los expedientes tcnicos y estudios definitivos. Se verifica el cumplimiento de los TdR Se emplean procedimientos y criterios para la supervisin tcnica del diseo del estudio. Se verifica la concordancia de los expedientes tcnicos o estudios definitivos con la declaratoria de viabilidad.

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Mdulo 1: Introduccin a las buenas prcticas de gestin de las inversiones

Aprobacin de los expedientes tcnicos o estudios definitivos.

Existe un procedimiento institucionalizado para la evaluacin y aprobacin del expediente tcnico o estudio definitivo y se elabora el informe de consistencia de acuerdo con el formato SNIP 15. Se cuenta con procedimientos y protocolos de evaluacin, previos a la aprobacin y hay eficiencia en los plazos entre el trmino del proyecto y su aprobacin. En la entidad se delega al jefe de la UE la aprobacin de los estudios de inversin.

b. Ejecucin de proyectos: La ejecucin fsica del proyecto se inicia de acuerdo a los plazos, presupuesto y metas determinadas en el expediente tcnico y el contrato, contando con una adecuada supervisin.

Aspecto de anlisis:

Buena prctica:
Se verifica la existencia de adelantos, fianzas, expediente tcnico, estudios especializados, cuaderno de obra, y otra documentacin necesaria para la ejecucin del proyecto, los que son entregados al residente o responsable antes del inicio de la ejecucin. Se realiza formalmente la entrega del terreno al ejecutor del proyecto y se suscribe el acta correspondiente. Se cuenta con TdR y criterios tcnicos definidos para contratar o asignar al responsable, residente, inspector o supervisor del proyecto segn corresponda.

Preparacin para la ejecucin del proyecto.

Ejecucin y supervisin del proyecto.

La ejecucin fsica del proyecto se inicia de acuerdo a los plazos, presupuesto y metas determinadas en el expediente tcnico y el contrato. Se realiza el control y verificacin de cumplimiento de criterios y estndares de calidad durante el proceso de ejecucin del proyecto, se verifica que se cumplan las condiciones del expediente tcnico, documento similar o el contrato. Se contrasta la valorizacin de avance o reporte de ejecucin presupuestal con las condiciones de viabilidad del proyecto. En caso de modificacin presupuestal del proyecto se solicita la autorizacin correspondiente.

c. Cierre de proyectos: Estn definidos los procedimientos para el trmino y liquidacin de los proyectos as como para la verificacin de la correcta operatividad del mismo.

Aspecto de anlisis:

Buena prctica:
En proyectos de infraestructura se designa la comisin de recepcin de obra que verifica en campo la culminacin y funcionamiento de la obra, suscribindose el acta de recepcin de obra. El supervisor, inspector o responsable de la UE formula el informe de cierre de proyecto para cada etapa, de acuerdo con el formato SNIP 14.

Trmino del proyecto.

Puesta en marcha del proyecto

Se realizan controles de funcionalidad y calidad de los productos o servicios generados por el proyecto por parte de los responsables de su operacin. Se formalizan las observaciones y se adoptan medidas correctivas para el proyecto.

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Liquidacin del proyecto

Estn definidos, formalizados y realizados los procedimientos para la liquidacin del proyecto. El comit de liquidacin se constituye y emite sus informes oportunamente. La aprobacin del informe de liquidacin es delegada a instancias de menor jerarqua de la entidad. Se cuenta con criterios y procedimientos establecidos para garantizar el patrimonio de la entidad.

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Resumen del mbito 3: Ejecucin de proyectos.


Las normas vigentes vinculadas a este mbito involucran tanto aspectos tcnicos como administrativos, los que deben estar muy bien coordinados para alcanzar la mayor eficiencia y eficacia en la gestin de las inversiones. Esta interaccin de lo tcnico y administrativo requiere de definiciones de procedimientos, criterios y estndares previos, a fin de ejecutar las inversiones de acuerdo a la programacin. El proceso de formulacin, supervisin y aprobacin de estudios de inversin ser exitoso en la medida en que se realice a partir de criterios tcnicos, administrativos y estndares de calidad definidos. Igualmente, la ejecucin fsica del proyecto se iniciar de acuerdo a los plazos, presupuesto y metas determinados en el expediente tcnico y el contrato, siempre que exista una supervisin para la que se establezcan criterios de inspeccin y responsabilidades entre las reas. Finalmente, se proceder al oportuno cierre de los proyectos en tanto estn definidos los procedimientos para el trmino y liquidacin de los mismos, as como para la verificacin de la correcta operatividad de los mismos.
Recomendacin especfica de buenas prcticas: Optimizacin en la elaboracin y aprobacin de expedientes tcnicos
Como parte de las actividades del Programa Canon se busca impulsar la optimizacin del proceso de elaboracin y aprobacin de expedientes tcnicos, como medida que permita evitar ciertos problemas tcnicos y administrativos en la ejecucin de los proyectos por administracin presupuestaria directa, as como controversias o problemas contractuales durante la ejecucin de los proyectos por contrata. Para ello, se ha desarrollado un mdulo de buenas prcticas para la optimizacin de procesos vinculados a la preparacin, supervisin, evaluacin y aprobacin de expedientes tcnicos (ver Mdulo #10 en www.programacanon.org.pe). De esta manera, se busca contar con estudios de mayor calidad, compatibles con la realidad, sin que ello signifique mayor plazo para el inicio de las obras. Por ejemplo, durante la evaluacin y aprobacin de los estudios de inversin, en el Mdulo se recomienda: (1) conformar e instalar una comisin tcnica de evaluacin de estudios de inversin mediante resolucin de alcalda; (2) definir y aplicar un protocolo para la evaluacin de los estudios y del expediente tcnico, a fin de generar un dictamen final de evaluacin; y (3) emitir una resolucin de gerencia municipal que apruebe los estudios y el expediente tcnico.

5.0 4.5 4.0

Algunos datos interesantes:


Dentro del mbito de ejecucin de proyectos, la ejecucin fsica de proyectos resalta por la aplicacin de buenas prcticas en gobiernos locales. En contraste, las prcticas asociadas a la formulacin, supervisin y aprobacin de estudios de inversin se identificaron como las ms dbiles dentro de este anlisis.

3.5 3.0 2.5 2.0 1.5 1.0


Formulacin, supervisin y aprobacin de estudios de inversin Ejecucin de proyectos Cierre de proyectos

3. Informacin

obtenida a partir de la medicin de las prcticas de gestin de inversiones en 25 gobiernos locales del Per, encargada por el Programa Canon durante los aos 2008 y 2009. sta fue efectuada contrastando las prcticas de gestin de cada institucin con buenas prcticas o prcticas que se ha comprobado son ms eficientes en la gestin de inversiones, realizndose sobre la base de una escala del 1 al 5, donde 5 es la calificacin ms alta.

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Mdulo 1: Introduccin a las buenas prcticas de gestin de las inversiones

MBITO 4: Post inversin.


Dentro de este mbito de anlisis, se incluyen los siguientes tres aspectos:

A.
Operacin:

B.
Mantenimiento:

C.
Evaluacin ex - post:

Institucionalidad para la operacin. Verificacin de resultados cuantitativos previstos por el proyecto. Verificacin de resultados cualitativos previstos por el proyecto.

Institucionalidad para el mantenimiento. Asignacin de recursos para mantenimiento y reposicin. Programacin operativa para el mantenimiento.

Preparacin de la evaluacin ex-post. Ejecucin de la evaluacin ex-post. Evaluacin del impacto y del programa de inversin.

a. Operacin: Est definido el responsable de la operacin y se realiza permanentemente el control de cumplimiento de metas de produccin de bienes o prestacin de servicios, verificando la satisfaccin de los beneficiarios del proyecto.

Aspecto de anlisis: Institucionalidad para la operacin.

Buena prctica:
Est definida el rea, funciones y responsabilidades para la operacin de los bienes o servicios generados por los proyectos. Estn asegurados los recursos para financiar el presupuesto de dichas actividades.

Verificacin de resultados cuantitativos previstos por el proyecto. Verificacin de resultados cualitativos previstos por el proyecto.

Se realiza un control del cumplimiento de las metas de tiempo, costo y calidad de los bienes o servicios generados por el proyecto.

Existen criterios y procedimientos para verificar la satisfaccin de los beneficiarios del proyecto, en relacin con los bienes o servicios recibidos.

b. Mantenimiento: Est definido el responsable y asegurados los recursos para el mantenimiento, el cual se realiza de acuerdo con un plan que es supervisado y monitoreado.

Aspecto de anlisis: Institucionalidad para el mantenimiento. Asignacin de recursos para mantenimiento y reposicin.

Buena prctica:
Est definida el rea, funciones y responsabilidades para el mantenimiento de la infraestructura y equipamiento requerido para los proyectos.

Estn asegurados los recursos para financiar el presupuesto del mantenimiento de infraestructura y reposicin de equipamiento generada por los proyectos de inversin pblica.

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Mdulo 1: Introduccin a las buenas prcticas de gestin de las inversiones

Programacin operativa para el mantenimiento.

Se cuenta con un plan de operaciones de las acciones de mantenimiento y estn definidos los procedimientos de ejecucin, supervisin y monitoreo de las actividades.

c. Evaluacin ex-post: Estn definidos adecuadamente los procedimientos para la evaluacin ex-post de los proyectos, proporcionando informacin que ayuda a mejorar la gestin de inversiones. Se da prioridad a los proyectos sobre los cuales se har evaluacin de impacto. Aspecto de anlisis: Preparacin de la evaluacin ex-post. Buena prctica:
Estn definidos los procedimientos y criterios para realizar la evaluacin ex-post de los proyectos de inversin.

Ejecucin de la evaluacin ex-post.

Se cumplen las normas del SNIP para la evaluacin ex-post de los proyectos de inversin. Los informes de evaluacin ex-post de los proyectos proponen medidas correctivas para la gestin de inversiones a las que se hace seguimiento.

Evaluacin del impacto y Se han definido criterios y se realizan evaluaciones de impacto de los proyectos del programa de de inversin ms importantes de la entidad. inversin.

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Mdulo 1: Introduccin a las buenas prcticas de gestin de las inversiones

Resumen del mbito 4: Post inversin.


Los procesos de operacin, mantenimiento y evaluacin ex-post de los proyectos de inversin permiten garantizar la sostenibilidad de las inversiones e identificar los efectos de las mismas, a fin de determinar objetivamente la eficiencia, eficacia e impacto de las acciones desarrolladas para alcanzar los objetivos propuestos. La definicin de responsables de la operacin y mantenimiento, el control de cumplimiento de las metas, la definicin de procedimientos, la verificacin de la satisfaccin de los beneficiarios, as como la asignacin de recursos para el mantenimiento, son aspectos claves para asegurar un mayor impacto de los proyectos de inversin pblica en el largo plazo.
Recomendacin especfica de buenas prcticas: Uso de recursos del canon, sobrecanon y la regala minera para mantenimiento de infraestructura
A fin de ampliar la capacidad de financiamiento de los gobiernos locales, el Programa Canon propone aprovechar la disposicin final vigsima primera de la Ley del Presupuesto 2011, la cual autoriza a las municipalidades destinar hasta un cincuenta por ciento (50%) de los recursos del canon y sobrecanon y la regala minera exclusivamente para el mantenimiento de infraestructura de impacto regional y local, dando prioridad a infraestructura bsica. De esa manera, se busca liberar recursos ordinarios comprometidos para el mantenimiento, con el propsito de financiar otros gastos que sean considerados prioritarios por la municipalidad.

5.0 4.5

Algunos datos interesantes:


Dentro del mbito de post inversin, la operacin resalta por la aplicacin de buenas prcticas en gobiernos locales. En contraste, las prcticas asociadas a la evaluacin ex-post se identificaron como las ms dbiles dentro de este anlisis.

4.0 3.5 3.0 2.5 2.0 1.5 1.0


Operacin Mantenimiento Evaluacin ex-post

4. Informacin

obtenida a partir de la medicin de las prcticas de gestin de inversiones en 25 gobiernos locales del Per, encargada por el Programa Canon durante los aos 2008 y 2009. sta fue efectuada contrastando las prcticas de gestin de cada institucin con buenas prcticas o prcticas que se ha comprobado son ms eficientes en la gestin de inversiones, realizndose sobre la base de una escala del 1 al 5, donde 5 es la calificacin ms alta.

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El Programa Canon, iniciativa liderada por la Corporacin Financiera Internacional (IFC), miembro del grupo Banco Mundial, cuenta con el apoyo de la Agencia Canadiense para el Desarrollo Internacional (ACDI), la Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional (USAID) y el fondo CommDev. Las opiniones expresadas en el presente documento no reflejan necesariamente el punto de vista de ACDI, USAID, CommDev o IFC.