La hoja de trabajo: Es un borrador de grandísima importancia para el contador; puesto que facilita el cierre de los libros, los ajustes

de las cuentas y la preparación de los estados financieros. De allí que sea imprescindible para todo contador conocer completos conocimientos de ella. Objetivo Este borrador extracontable facilita el proceso de cierre del ejercicio económico al mostrar la relación entre el último balance de comprobación del ejercicio económico, los ajustes propuestos, los asientos de cierre y los estados financieros, esto ofrece la posibilidad de efectuar las correcciones que sean necesarias antes de obtener los estados financieros definitivos. Forma y contenido Independientemente que la hoja de trabajo sea preparada por medio de un software, ella contiene generalmente 12 columnas ubicadas después de un espacio amplio que se destina para la anotación del nombre de las cuentas. Se estructura asignándole dos columnas, una para los cargos y otra para los créditos, a cada una de los siguientes conceptos: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Balance de comprobación. Ajustes. Balance de comprobación Ajustado. Costo de ventas. Ganancias y Pérdidas. Balance General.

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Mecanismo para su elaboración  Balance de Comprobación (Columnas 1 y 2) Las dos primeras columnas se emplean para formar el Balance de Comprobación con los saldos de las cuentas del libro mayor a la fecha de cierre. Se le conoce también como Balance de Comprobación no Ajustado. Los saldos deudores se anotan en la columna “Debe” y los acreedores en la columna “Haber”.  Ajustes (Columnas 3 y 4) El análisis de de los saldos de las cuentas del balance de comprobación generan los ajustes y correcciones que actualizaran los saldos de las cuentas a la fecha de cierre. Los cargos se anotan en la columna Debe y los créditos en la columna Haber, si la cuenta a ser cargada o acreditada no está entre las cuentas del balance de comprobación, se procede a incluirla en el espacio destinado para la descripción de las cuentas. La suma de los cargos debe coincidir con la suma de los créditos y preferiblemente a las cantidades que conforman un asiento o corrección, se le asigna una letra o numero que los conecte entre sí, lo cual facilita la detección de errores y registro de estos asientos en el libro diario.  Balance de Comprobación Ajustado (Columnas 5 y 6) En este par de columnas se anotan los saldos actualizados de las cuentas que fueron ajustadas o corregidas, y se repiten los saldos de las cuentas que no sufrieron variaciones. Al totalizar los saldos deudores y los acreedores se observa que estos deben coincidir. Este Balance de comprobación ajustado es la base para la preparación de los estados financieros.  Costo de Ventas (Columnas 7 y 8) Estas columnas se emplean para determinar exclusivamente el costo de ventas y sólo se emplean las cuentas necesarias para su obtención. (CV=II+C+FC+GI-DC-DevC-BC-RC-IF)

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COSTO DE VENTAS=

MAS (+) Inventario Inicial Compras Fletes en Compras Gastos de Importación

MENOS (-) Descuentos en Compras Devolución en Compras Bonificaciones en Compras Rebajas en Comparaciones Inventario Inicial

Las cuentas deudoras se anotan en la columna Debe y las acreedoras en la columna Haber. En la última se anota el Inventario de Mercancías Final. El Costo de Ventas es producto de la diferencia entre los totales anotados en la columna Debe y las totales anotados en la columna Haber. Su naturaleza es siempre deudora, sin embargo se anota el monto del Costo de Ventas en la columna Haber con el propósito de mantener ambas columnas balanceadas.  Ganancias y Pérdidas (Columnas 9 y 10) En este par de columnas se anotan todos los egresos, incluyendo el Costo de Ventas y todos los ingresos. Los egresos se anotan en el Debe y los ingresos por el Haber. La diferencia obtenida al sumar ambas representa los resultados del ejercicio económico.

Total Debe mayor que el Haber

Pérdida

Egresos

Ingresos Utilidad

Total Haber mayor que él Debe

Ingresos

Egresos

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éta se anota en la columna Debe. La hoja de trabajo terminada. corregida y analizada. el trabajo disminuye considerablemente. ver (figura número 1) -7- . patrimonio.El monto obtenido se anota en la columna contraria para efectos de mantener los totales en equilibrio. caso contrario. corrección y cierre en el libro diario para luego preparar los estados financieros con base a este borrador contable. En el caso de que el resultado del par anterior de columnas haya sido una pérdida. El importe del inventario de mercancías que será anotado en la columna Debe se corresponde con el inventario final de mercancías. pasivo. permite registrar los asientos de ajuste. por que incrementa el patrimonio de la empresa. El usuario solo debe ingresar al computador los montos de los ajustes en las filas y columnas correspondientes y por medio de formulas previamente establecidas la obtención de estas herramientas se simplifica. valoración y orden en la columna que corresponda según su saldo. si se obtuvo una utilidad. Ejemplo de Hoja de trabajo. Cuando la hoja de trabajo es elaborada en forma automatizada.  Balance General (Columnas 11 y 12) En este último par de columnas se anotan todas las cuentas de activo. esta se anota en la columna Debe puesto que disminuye el patrimonio. por cuanto representa un Activo Circulante a la fecha de cierre. Los totales de la columna Debe y Haber deben coincidir. la Utilidad se anota en el Haber. pues el programa a utilizar realiza los cálculos rápidamente. por ejemplo.

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Clasificación Con el propósito de estudiar detalladamente cada tipo de ajustes. se procederá a la clasificación de los siguientes grupos: I II III IV V VI Gastos Acumulados por Pagar Ingresos Devengados por Cobrar Gastos Pagados por Anticipado Ingresos Cobrados por Anticipados Cargos diferidos Cuentas de Valoración Depreciación Agotamiento Amortización Provisión para Cuentas Incobrables -9- . de allí que la información que éstos proporcionan es más útil para la toma de decisiones. Objetivos El propósito de los asientos de ajustes es asignar al ejercicio económico sus correspondientes montos por conceptos de ingresos y egresos. El proceso de ajuste siempre se asocia al hecho concreto de preparar los estados financieros.Ajustes Son operaciones contables adicionales cuyo fin es actualizar los saldos de las cuentas por medio de la modificación de los mismos a la fecha de preparación de los estados financieros. Estos asientos afectan simultáneamente a cuentas del Estado de Resultados y del Balance General. bien sea para finalizar el ejercicio económico o a la fecha de preparación de los mismos.

es decir.10 - . 2. como su propio nombre lo indica. el cual se pagara por meses vencidos. pero a esa fecha no se han cancelado.03 Fecha de alquiler 15 0 0 15 días= 0. Estos tipos de gastos serán pagados a corto plazo. 5. 350. 3.VII Otros Gastos Acumulados Presentaciones Sociales Utilidades Seguro Social Ince Ahorro Habitacional Grupo I: Gastos Acumulados por Pagar Dentro de este grupo se incluyen.03 Fecha de cierre 16 . 6.5 mes . Alquileres Sueldos y Salarios Intereses Obligaciones Acumuladas Comisiones Cualquier otro gasto causado y no pagado a la fecha de Cierre Ejemplo: el 16-12-03 la empresa alquila un local en el Centro Comercial La Granja. 1. Análisis: el primer mes de alquiler será pagado el 15-01-04. y por tal razón no se han contabilizado. fecha de cierre de la empresa. con un canon mensual de arrendamiento de Bs. en el próximo ejercicio económico. una serie de gastos que para fecha de cierre se han causado. Las partidas que común mente se encuentran en este grupo son.12 . consumidos o han prestado un servicio. 4. así que deben reflejarse como gastos del año 2003 los 15 días de alquiler vencido a la fecha de cierre: 31 .12 . Se pide ajuste al 31-12-03.

175 Se efectúa un cargo en una cuenta de Gastos. puesto que se está efectivamente pagando la obligación. y posteriormente será eliminado con los asientos de cierre. Se realiza un cargo a la cuenta de pasivo circulante Alquileres por Pagar. El crédito se presentara en el Balance General en la sección del Pasivo Circulante. El 15-01-04 se realiza el primer pago de alquiler a través de la emisión de un cheque: 2003 Diciembre 31 Descripción  1 Alquileres por Pagar Gastos de Alquiler Bancos P/R Gastos de alquiler Ref Debe 175 175 350 Haber Comentario: 1.Luego se multiplica ese valor por el canon de arrendamiento y se obtiene el importe a ser registrado como gastos del periodo que no han sido pagados todavía: 350 Bs/m x 0.11 - . Alquileres por Pagar: 2003 Diciembre 31 Descripción  1 Gastos de Alquiler Alquileres por Pagar P/R Gastos de alquiler Ref Debe 175 175 Haber El importe debitado a Gastos se presentara en el Estado de Resultados en la sección de los Gastos de Operación. Gastos de alquiler y se realiza un abono en una cuenta de Pasivo circulante. Al realizar el pase al mayor.5 m = Bs. su saldo quedará en cero. en este caso. dado que es una obligación a muy corto plazo. .

Conclusiones: Según se ha podido observar. causado. Alquileres: los ajustes de estos tipos se presentan cuando las empresa ha arrendado algún inmueble de su propiedad y a la fecha de cierre no ha recibido el respectivo cobro.El cargo por el ajuste se efectúa en una cuenta de gastos en virtud de haberse causado a la fecha de cierre. 2.El monto del ajuste es lo gastado. este grupo de ajustes presenta uniformemente las siguientes características. 2da . Se efectúa otro cargo a la cuenta Gastos de Alquiler por los 15 días correspondientes a gastos del nuevo ejercicio económico (desde el 01-01-04 al 15-0104) 3.12 - . 3. 3ro . vencido o consumido a la fecha de cierre.El crédito por el ajuste se realiza en una cuenta de pasivo circulante dado que no se han cancelado la fecha de cierre.2. Grupo II: Ingresos Devengados Por Cobrar En este grupo se incluyen algunos ingresos que a la fecha de cierre o a la fecha de preparación de los estados financieros han sido ganados y no han sido cobrados. 1ro . 4. Se abona a Bancos por la emisión del cheque correspondiente al pago de un mes de alquiler. pero se esperan cobrar a corto plazo: 1. bien . Alquileres Intereses Comisiones Cualquier otro ingreso ganado y no cobrado a la fecha de cierre.

13 - .sea por que el inquilino presenta una demora en su pago o porque los alquileres se cobran sobre la base de meses vencidos. Se pide ajuste al 31-12-03. debido a que representa un derecho que se espera convertir en efectivo a muy corto plazo. Se presenta en el Balance General en la sección de activo circulante.1 Alquileres por Cobrar Ingresos por alquiler P/R Ingresos por Alquiler Ref Debe 600 Haber 600 Comentario: 1. .5 meses desde la fecha de alquiler del local. 2003 Diciembre 31 Descripción . El débito en la cuenta alquileres por Cobrar. Al igual que en el primer grupo de ajustes se procede a terminar la porción de tiempo vencido y no cobrado a la fecha de cierre. A la fecha de cierre ha transcurrido 1.5 400 Bs/ m x 1. 31.03 Fecha de cierre 15. Este período ya ha sido ganado por la empresa y solo será cobrado el 05-01-04. Ejemplo: el 15-11-03 la empresa entrega en alquiler un local de propiedad con un canon mensual de arrendamiento de bs.11. fecha de cierre de la empresa. El contrato estipula que los alquileres serán cobrados cada 2meses vencidos. 400.03 Fecha de alquiler del local 16 1 0 1.5 m= 600 Bs.12. Análisis: La empresa hará efectivo su primer cobro de alquiler el 15-01-04.

El 15-01-04 la empresa cobra los dos meses vencidos al alquilar. El cargo se realizado en la cuenta Bancos representa los dos meses de alquileres vencidos y cobrados para esa fecha.2.El cargo por el ajuste se realiza en una cuenta de activo circulante por cuanto representa un derecho a ser cobrado por anticipado. La cuenta Ingresos por Alquileres recibe un crédito por un monto de bs. .El crédito por el ajuste se efectúa en la respectiva cuenta de otros ingresos por haberse devengado a la fecha. el cual representa el medio mes ganado que corresponde al nuevo ejercicio económico del año 2004. 2do . 2004 Enero 15 Descripción . 3. Ingresos por Alquiler. 200. 2.14 - . El crédito a la cuenta Alquileres por Cobrar elimina el derecho que se genero en el cierre del ejercicio anterior. Se representa en el estado de Resultados en la sección de Otros Ingresos. El crédito se efectúa en la respectiva cuenta de Ingresos. El dinero recibido lo deposita en el Banco. puesto que representa lo ganado a la fecha de cierre. Conclusiones: Los ejemplos planteados presentan uniformemente las características de este grupo: 1ro .1 Banco Alquileres por Cobrar Ingresos por Alquiler P/R Ingresos por Alquiler Ref Debe 800 600 200 Haber Comentario: 1.

ha sido totalmente pagado el gasto. Al finalizar el ejercicio económico se debe analizar si todo el activo ha sido consumido en el periodo que termina o queda aún queda una parte no gastada y procede al otro ajuste.3ro . En este grupo de ajustes. Existen dos formas de contabilizar a los prepagados: A. 4. B.La cantidad del ajuste es lo ganado y no cobrado a la fecha. . la proporción no consumida sigue siendo un derecho o un bien que se presenta en el activo circulante bajo el criterio de los prepagados. robos. 2. Cualquier otro gasto pagado por anticipado. Cuando la empresa incurre en este tipo de gastos entra en posesión de un bien o derecho. Grupo III: Gastos Pagados por Anticipado Representan erogaciones de dinero por adelantado por gastos que se van a causar o servicios para recibir en el futuro. 5. Generalmente. 3. Alquileres. Cargándole originalmente a una cuenta de activo. Cargándole originalmente a una cuenta de gastos. que en la medida que se va utilizando se convierte en un gasto. Seguros contra Incendios. así que se debe reconocer a la fecha de cierre o fecha de preparación de los estados financieros es la parte consumida y considerarla como un egreso del ejercicio económico y. etc. Artículos de Escritorio.15 - . Intereses. dentro de este grupo se encuentran las siguientes partidas: 1.

así que el tiempo transcurrido desde la adquisición hasta el cierre representa la porción vencida de la póliza.000 con cobertura de un año. 720.03 Fecha de adquisición de póliza 1 3 0 3 meses .03 Fecha de Cierre 30 . 31 . Caso A: Cuando se carga originalmente en una cuenta de Activo: 2003 Septiembre 30 Descripción  1 Seguros Pagados por Anticipados Bancos P/R Seguros Prepagados Ref Debe 720 720 Haber Al 31-12-03 fecha de cierre. Lo importante es que la empresa sea consistente con la política de registro de prepagados en cada uno de los ejercicios económicos subsistentes. el seguro se va convirtiendo en gasto en la medida que transcurre el tiempo de duración del mismo. la cual pago con la emisión de un cheque. fecha de cierre de la empresa. Seguros: cuando las empresas adquieren una póliza de seguro deben cancelar el monto total de la misma por anticipado y como es lógico. Análisis: al 30-09-03 la empresa debe registrar la adquisición de la póliza y para ello tiene dos opciones: como activo o como gasto.Caso A: 1. 720. la cuenta Seguros Prepagados por Anticipado presenta en el Libro Mayor un sado de Bs. Se pide: ajuste al 31-12-03. La cobertura de la póliza es de 12 meses.12 . la cual debe ser llevada a gastos del ejercicio económico.09 . El 30-09-03 la empresa adquiere una póliza de seguros contra incendios por Bs.16 - .

720. 2003 Septiembre 30 Descripción  1 Gastos de Seguros Bancos P/R Gastos de Seguro Ref Debe 720 720 Haber Al analizar la cuenta Gastos de Seguros a la fecha de cierre.720 Bs. El crédito de la cuenta Seguros Pagados por Anticipado actualiza el saldo de esta al rebajarle los meses vencidos de póliza. 2. Solo han transcurrido 3 meses desde la fecha de adquisición de la póliza . Se presenta en el Estado de Resultados en la sección de gastos de operación y se elimina su saldo en el proceso de cierre del ejercicio económico. El cargo a la cuenta Gastos de Seguros representa la porción de póliza vencida a la fecha de cierre. Se representa en el Balance General en la sección del Activo Circulante. se observa que presenta un saldo de Bs.12 meses X Bs. Caso B: Cuando se carga originalmente en una cuenta de Gastos.---------------.3 mese X=180 Bs X= Bs 180 es el monto gastado por concepto de vencimiento de póliza en el año 2003 2003 Diciembre 31 Descripción  1 Gastos de Seguros Seguros Pagados por Anticipado P/R Gastos de Seguro Ref Debe 180 Haber 180 Comentario: 1.17 - .-----------------.

La cuenta Gastos de Seguro recibe un crédito por rebajar los 9 meses no vencidos y que habían sido registrados en su totalidad como gastos de este ejercicio. la cuenta de Gastos de Seguros muestra Bs.12 meses X Bs. 540. Lo que no se ha gastado de la póliza en el año 2003 2003 Diciembre 3 0 Descripción  1 Seguros Pagados por Anticipados Gastos de Seguros P/R Gastos de Seguro Ref Debe 540 540 Haber Comentario: 1.-----------. por lo cual se deben ajustar los 9 meses que no se vencieron. . Se presenta en el Balance General. muestra un saldo de Bs. que no se gastaron. 540 que representan los 9 de póliza que se vencerán en el siguiente período. se presenta en el Estado de Resultados y posteriormente será eliminado durante el cierre del ejercicio económico. El saldo de la cuenta después del ajuste. 720 Bs.hasta la fecha de cierre. 2. Al analizar los saldos del mayor se observa que estos coinciden con los saldos del mayor del Caso A: la cuenta Seguros Pagados por anticipado. El cargo a la cuenta de Seguros Pagados por Anticipados representa la porción no vencida de la póliza a la fecha de cierre. en el presente ejercicio económico y dejar como gastos del periodo los 3 meses efectivamente vencidos.18 - .9 meses X= 540 Bs X = Bs. 180 como saldo que simboliza los 3 meses de póliza efectivamente vencidos y causados en el presente periodo.------------.

3ro . Caso B: 1ro – En el ajuste el cargo lo recibe la respectiva cuenta de activo 2do . A la fecha de cierre o fecha de presentación de los estados de financieros. la empresa debe analizar los saldos de estas cuentas para conocer qué porciones han sido ganadas y reflejarlas como ingreso del ejercicio económico y que parte permanece no ganada a esa fecha y por supuesto continua siendo un pasivo.El importe del ajuste es la parte aún no gastada a la fecha de cierre.19 - .Conclusiones: Caso A: 1ro . Comúnmente se ajustan de este grupo: 1.El abono se efectúa en la correspondiente cuenta de activo. 2.El monto del ajuste es lo gastado o consumido a la fecha de cierre. 3ro .El crédito se efectúa en la correspondiente cuenta de gastos. Alquileres Intereses Cualquier otro Ingreso . 3. 2do . Grupo IV: Ingresos Cobrados por Anticipados Este grupo representa cobros que se hacen por adelantado por servicios que se prestaran en el futuro.El cargo por el ajuste se realiza en la respectiva cuenta de gasto. Al momento de percibir estos cobros se crea una obligación para la empresa que en la medida que esta vaya prestando el servicio que ha sido cobrado anticipadamente se va transformando en un ingreso para la misma.

fecha de cierre de la empresa. Abonándole originalmente a una cuenta de Pasivo. B. el miso muestra los 3 meses .050 Haber Para el 31-12-03. Se pide ajuste al 31-12-03. el ajuste debe mostrar que dos meses han sido ganados en el presente periodo y el otro se convertirá en ingreso para el próximo ejercicio económico. El ajuste a los alquileres cuando han sido cobrados por anticipados se origina cuando al analizar los saldos del libro mayor se observa que parte de éstos se han ganado en el ejercicio económico y han dejado de ser obligaciones para la empresa. Caso A: Cuando se abona originalmente en una cuenta de pasivo 2003 Octubre 31 Descripción  1 Banco Alquileres Cobrados por Anticipado Depósitos Recibidos en Garantía P/R Alquileres Cobrados por Antis.050. El dinero recibido se deposito en el banco. Análisis: En el tiempo transcurrido desde el cobro de los alquileres y la fecha de cierre es de 2 meses. por lo cual al finalizar el ejercicio. existen dos maneras de contabilizar los ingresos cobrados por anticipados: A. 1. Ejemplo: el 31-10-03 la empresa entrega un local de su propiedad en arrendamiento con un canon mensual de Bs.20 - .Al igual que el Grupo III. el saldo de la cuenta Alquileres cobrados por Anticipados presenta un saldo de Bs. fecha de cierre de la empresa. los gastos Pagados por Anticipado. Ref Debe 2.050 1. En esa oportunidad cobro 3 meses por concepto de alquiler y 3 meses por depósito de garantía.100 1. 350. Abonándole originalmente a una cuenta de Ingresos.

. Cas B: Cuando se abona original mente a una cuenta de ingresos. Su saldo actualizado mostrara el mes de alquiler que esta cobrado y que se vence en el periodo económico siguiente. 2003 Diciembre 31 Descripción  1 Banco Ingresos por Alquileres Depósitos Recibidos en Garantía P/R Ingresos por Alquileres Ref Debe 2. 2. 2003 Diciembre 3 1 Descripción  1 Alquileres Cobrados por Anticipados Ingresos por Alquiler P/R Ingresos por Alquiler Ref Debe 700 700 Haber Comentario: 1.cobrados anticipadamente el 31-01-03.050 1. El cargo a la cuenta Alquileres Cobrados por Anticipado representa la disminución de la obligación de la empresa en 2 meses de alquileres que ya han sido ganados. cuando lo correcto son 2 meses. de los cuales 2 meses ya se han convertido en ingresos del actual ejercicio económico. Se presenta en el balance General a la sección del pasivo Circulante.100 1.21 - . Se presenta en el Estado de Resultados en el bloque de los Otros Ingresos y se elimina durante el proceso de cierre actual del ejercicio económico.050 Haber A la fecha de cierre el saldo no actualizado en la cuenta de Ingresos por Alquileres muestra como ingresos del ejercicio 3 meses de alquileres. El crédito recibe la cuenta Alquileres Ganados pues representa los dos meses ganados a la fecha de cierre.

Conclusiones: Caso A: 1ro . 2. Este monto se presenta en el Estado de Resultados en la sección de Otros Ingresos y por supuesto se elimina en los asientos de cierre. El saldo después del ajuste mostrara lo realmente ganado a la fecha de cierre: 2 meses. Se presenta en el nuevo Balance General. El cargo a la cuenta Alquileres Ganados disminuye el mes de alquiler que se vencerá en el próximo ejercicio del saldo de la cuenta a la fecha de cierre. El crédito a la cuenta Alquileres Cobrados por Anticipado muestra la obligación de la empresa a la fecha de cierre: 1 mes de alquiler que vencerá el próximo mes en el nuevo ejercicio económico.El crédito se efectúa en la correspondiente cuenta de Ingresos. 3ro .El importe del ajuste representa lo ganado y cobrado a la fecha de cierre.Es por ello que el ajuste a realizar debe disminuir 1 mes de alquiler de los ingresos de este periodo y reflejar la obligación existente para el próximo ejercicio económico.El cargo por el ajuste se realiza en la respectiva cuenta de Pasivo 2do . . 2003 Diciembre 31 Descripción  1 Ingresos por Alquiler Alquileres Cobrados por Anticipados P/R Ingresos por Alquiler Ref Debe 350 Haber 350 Comentario: 1.22 - .

23 - . Grupo V: Gastos o Cargos Diferidos: Los cargos diferidos están conformados por gastos causados por montos significativos y ya pagados. atreves de sus ajustes se procede a traspasar parcialmente el importe del de los cargos diferidos a gastos del ejercicio económico. si estima que la beneficiara por más de un ejercicio económico procede a registrarlo como un gasto diferido dentro de los activos de la empresa. Campaña Publicitaria Gastos de Organización Mejoras a la Propiedad Arrendada Cualquier otro Gasto con similares características 1. 4. Campaña Publicitaria.El crédito se efectúa en la correspondiente cuenta de Pasivo.. la empresa obtiene beneficios que abarcan varios periodos y su inclusión en un solo ejercicio desvirtuaría totalmente la exactitud del mismo. El procedimiento de transferir a gastos parcial y sistemáticamente el importe de los cargos diferidos se conoce como amortización. 2. 2do .Caso B: 1ro – En el ajuste el cargo recibe la respectiva cuenta de Ingresos. Dentro de este grupo se encuentran las siguientes cuentas: 1. Cuando la empresa incurre en los gastos de publicidad a través de los diversos medios. por lo cual. y paga una cantidad considerable de dinero. . Al incurrir en ellos. en el número de años en que se estima obtener el beneficio de ellos. debe analizar el efecto de este gasto en los beneficios futuros de la empresa y. 3.El importe del ajuste es la partida aún no ganada a la fecha de cierre. 3ro .

2003 Diciembre 31 Descripción  1 Amortización Campaña Publicitaria Campaña Publicitaria P/R Amortización Campaña Publicitaria Ref Debe 900 Haber 900 . fecha de cierre de la empresa.El número de años en que se amortice será el que los análisis y la experiencia determinen como apropiados. Análisis: el tiempo transcurrido entre la adquisición o pago de la campaña hasta la fecha de cierre de 9 meses. Ejemplo: el 30-03-03 la empresa paga por concepto de campaña publicitaria la cantidad de Bs.24 - . 6000. El registro al 30-03-03 fue: 2003 Marzo 30 Descripción  1 Campaña Publicitaria Bancos P/R Campaña publicitaria Ref Debe 6000 6000 Haber Al 31-12-03 deben ajustarse los primeros 9 meses que afectan a este ejercicio económico. Para ello./mensuales 100 Bs/mes x 9 meses= 900 Bs. La empresa decide amortizar dicha campaña en 5 años. En total la campaña se amortizara en 9 meses. 6000/60 meses =100 Bs. Se pide: ajuste al 31-12-03. debe obtenerse la tasa mensual de amortización: Tasa= Bs. mediante la emisión de un cheque.

La cantidad del ajuste representa el gasto por concepto de amortización de ése periodo.Comentario: 1. el agotamiento y la amortización.25 - . El cargo a la cuenta Amortización Campaña Publicitaria representa el gasto correspondiente al actual periodo económico. La depreciación se relaciona con la pérdida de valor que sufren los activos fijos tangibles producto del proceso de desgaste a que son sometidos o por antigüedad u obsolescencia de los mismos. Se presenta en el Estado de Resultados en la sección de los Gastos Operacionales y se elimina su saldo durante el proceso de cierre. El crédito lo recibe la cuenta Campaña Publicitaria. mientras dure su amortización de los cargos diferidos.El crédito diferido se realiza directamente en la correspondiente cuenta de Cargos Diferidos. Grupo VI: Cuentas de Valuación. El principio de la correcta determinación de la utilidad señala que los ingresos obtenidos en un determinado deben deducírseles los gastos los gastos relacionados con la obtención de los mismos a efectos de obtener los resultados del periodo. . Específicamente. los gastos asociados al uso de los activos fijos son: la depreciación. 2do . Conclusiones: 1ro . y consiste en la asignación sistemática del costo del activo o gastos del ejercicio económico durante el tiempo en que se estima obtener beneficios de ellos. la cual disminuye año tras año. 2.El cargo por el ajuste se realiza en la respectiva cuenta de gastos (amortización). 3ro .

El costo de adquisición de un Activo Fijo incluye el precio fijo neto pagado por el . construcción o su valor equivalente.26 - .Valor de Salvamento o de Rescate -Características Propias del Activo.Método adecuado  Costo del Activo Los activos fijos se valoran al costo de adquisición. su actividad y su entorno .Vida útil Estimada .Costo del Activo .Los activos fijos se clasifican en: No Depreciable Terrenos Edificios Maquinarias Vehículos Mobiliario Pozos Petroleros Bosques Madereros Minas de Carbón Patentes de Invención Marcas de Fabrica Derechos de Autor Franquicias Tangible Activos Fijos Depreciable Agotable Intangible Amortizable En esta ocasión trabajaremos con las depreciaciones. Para calcular la depresión de un activo fijo debe considerarse lo siguiente: .

cuando finaliza la vida útil del activo. representa el tiempo en la cantidad o la cantidad que será la base. Métodos de Depreciación Línea Recta Dígitos Decrecientes Unidades Inventario Unidades De Producción Horas Máquina Bs. Por kilómetros Recorridos .  Características propias del activo. fletes seguros. El valor de salvamento representa la parte del costo de los activos que no se deprecia.mismo.27 - . su valor en libros será igual a cero.  Valor de salvamento Representa el valor estimado que tendrá el activo fijo cuando se termine de depreciar.  Vida Útil Estimada o Probable Es un valor estimado. para obtener información en materia de reparaciones. El valor en libros de un activo viene dado por el costo del activo menos su respectiva depreciación acumulada. más gastos aduanales. para la distribución del costo del activo fijo a gastos en los diferentes periodos en que se estima obtener beneficios por el uso de tales activos. en este caso. Este valor no siempre es asignado a los activos. su capacidad y su entorno Este factor es fundamental pues requiere conocer las características propias del activo. La vida útil puede expresarse en años. de vida útil. número de unidades de producción. lo que en conjunto permitirá escoger el método de depreciación que se ajuste mejor a él. gastos de instalación y cualquier otro gasto que sea necesario para la puesta en funcionamiento del activo. la actividad que realizara en la empresa y el ambiente o entorno donde se desarrollara. desgaste. número de horas de trabajo de la maquina y Kilómetros recorridos.

28 - . Se pide ajustes al 31-12-03. El crédito se efectúa en las respectivas cuentas de Valoración. denominada Depreciación Acumulada Mobiliario. 2003 Diciembre 31 Descripción . debe realizarse un cargo en una cuenta de gastos de operación. 1. El cargo se realizara en una cuenta de gastos de operación denominada Depreciación Mobiliario. Ejemplo: el monto por concepto de depreciación del mobiliario para el año 2003 es de Bs. Esta cuenta se presenta en el Balance General disminuyendo a la cuenta Mobiliario y acumulara año tras año el gasto de depreciación que ha sido imputado al mobiliario. Las cuentas de valoración o de valuación son cuentas que compensan total o parcialmente a otras cuentas de tal modo que estas muestren su valor neto de aproximado.Porcentaje Fijo Sobre Saldos Variables  Contabilización de la depreciación Para registrar la depreciación de cualquier activo fijo. . denominada “Depreciación” y un crédito en una cuenta de valoración denominada “depreciación Acumulada”. fecha de cierre de la empresa. la cual se presenta en el Estado de Resultados y será cerrada o saldada en los respectivos asientos de cierre. la cual va a ir sumando año tras año el gasto de depreciación que ha tenido el activo. 2.1 Depreciación Mobiliario Depreciación Acumulada Mobiliario P/R Depreciación Mobiliario Ref Debe 1200 1200 Haber Comentario: 1.200.000.

al mismo le asigno un valor de salvamento de Bs. 1.29 - . La tasa de depreciación anual se determina por medio de la siguiente fórmula: Tasa de depreciación Anual= Costos – Valor Salvamento Vida Útil Probable El numerador de la formula representa el valor o monto máximo a depreciar del activo. Análisis: el registro de la adquisición al contado del activo solo requiere un cargo al Mobiliario con créditos a bancos: 1997 Junio 30 Descripción 1 Ref Debe 1400 1400 Haber  Mobiliario Banco P/R Depreciación Mobiliario . Registro de la adquisición del activo.400. Se fundamenta en que si un activo fijo presta todos los años el mismo servicio o utilidad.000. en los casos que no exista valor de salvamento. el monto máximo a depreciar será igual al costo del activo. b. Costo . 200. Método de la línea recta Este método consiste en la distribución del costo del activo fijo en el número de años de su vida útil probable en parte iguales.de cada año. fecha de cierre de la empresa. por el método de línea recta. Ajuste al 31-12. debe entonces transferirse a gastos de cada uno de esos años la misma cantidad.000.valor de salvamento= Monto Máximo a Depreciar o Valor Depreciable Ejemplo: el 30-06-97 la empresa adquiere un mobiliario al contado mediante emisión de cheque por Bs. la empresa como política depreciar el mobiliario en 6 años. Se pide: a.

así que al calcular la tasa anual de depreciación se debe determinar el monto correspondiente a los 6 meses de uso del activo: Tasa Depreciación Anual = 1400 – 200 / 6 años Tasa Depreciación Anual = 1200 Bs.La empresa debe determinar el tiempo transcurrido desde la adquisición del activo a la fecha de cierre para registrar el correspondiente gasto por concepto de depreciación. 1. / 6 años Tasa Depreciación Anal = 200 Bs.30 - . en este caso debe determinarse la cantidad de depreciación que le corresponde a 6 meses: Bs.12 meses X -----------------------.100. 1.997 es de Bs.200. el valor depreciable del mobiliario es de Bs.6 meses X = Bs. el monto de su depreciación acumulada será de Bs. esto significa que al finalizar su vida útil es probable. 31 – 12 – 97 30 – 06 – 97 6 Fecha de Cierre Fecha de Adquisición Mobiliario 6 Meses El tiempo transcurrido desde la adquisición del activo a la fecha de cierre es de 6 meses.000.000. 200.000 . 200 -------------------. 100 El gasto de depreciación del mobiliario para el año 1. / años Como se observa.200.000 La tasa de depreciación anual obtenida es de Bs.

En ocasiones. Con fundamento en el mencionado principio .31 - . El principio de la asociación entre ingresos y egresos establece que los ingresos obtenidos en periodos se les deduzcan los egresos que ayudaron a generar tales ingresos de tal modo que las empresas pueda determinar correctamente los resultados del ejerció económico. La provisión en cuentas Incobrables. y siempre son ajenos a la voluntad de la empresa. muerte. El cargo se realiza en la cuenta Depreciación Mobiliario dado que representa la cuota parte del valor depreciable del activo que corresponde a gastos del año 1997. cambio de domicilio. manifestación de voluntad expresa de no pagar. la quiebra de un cliente. 2. El crédito lo recibe la respectiva cuenta Depreciación Acumulada Mobiliario. Por ejemplo. Grupo VII. .1997 Junio 30 Descripción  1 Depreciación Mobiliario Depreciación Acumulada Mobiliario P/R Depreciación Mobiliario Ref Debe 100 Haber 100 Comentario: 1. a la empresa le resulta imposible el cobro de algunas facturas. y que este gasto es visto como un egreso en el cual incurre la empresa con el fin de incrementar sus ventas. Los motivos que hacen incobrables a una factura son diversos. la empresa debe registrar en el periodo las posibles pérdidas provenientes del no cobro de algunas facturas. Se representa en el Balance General en la sección del activo fijo disminuyendo a la cuenta Mobiliario. Etc. el saldo de la misma crecerá año tras año al acumular la depreciación sufrida por el activo. Se representa en el Estado de resultados en la sección de gastos de operación y se elimina en el proceso de cierre del ejercicio económico.

Existen varios métodos para estimar la provisión para cuentas incobrables:  Porcentaje sobre las ventas  Análisis de cuentas por antigüedad de saldos  Porcentaje sobre saldos de las cuentas por cobrar Porcentaje de las ventas: consiste en estimar el gasto por concepto de cuentas incobrables con base en un porcentaje sobre las ventas a crédito. 10. y lo aplica sobre el total de las ventas del ejercicio económico para así determinar la posible pérdida en cuentas incobrables: 2002 Diciembre 31 Descripción  1 Pérdida en Cuentas Incobrables Provisión para Cuentas Incobrables P/R Pérdida en Cuentas Incobrables Ref Debe 200 200 Haber . las Cuentas por Cobrar presentan un saldo de Bs. Ejemplo: al 31-12-02.32 - .8.0000 y el total de las ventas Bs. Análisis: la política de la empresa es utilizar el método de porcentaje sobre las ventas. También se puede estimar este gasto con base en el total de las ventas.000. en todo caso siempre se puede efectuar la correspondiente corrección en el monto de la provisión. Por supuesto que por tratarse de una estimación rara vez coincidirá con las pérdidas reales que la empresa pudiera obtener por concepto de las cuentas incobrables. la empresa estima suficiente un 2% de las ventas totales para cubrir el total de las cuentas que posiblemente se conviertan en incobrables.000.La estimación de posibles pérdidas con cuentas incobrables se apoya fundamente en el criterio profesional y en la experiencia de la empresa con relación a las cuentas por cobrar.000. siempre que la incidencia de las ventas al contado sobre el total no sea importante.

En este caso. 2. Se presenta en el Estado de Resultado en la sección de los Gastos de operación.33 - . y se elimina durante el proceso de cierre del ejercicio económico. la cual se presenta en el Balance General en la sección de Activo circulante. 140. En el año 2003 se agotaron las gestiones de cobro de unas facturas cuyo total alcanza a Bs. la empresa debe proceder a desincorporar o cancelar tales facturas de los libros: 2002 xxx Descripción . 2. producto de las cuentas que resulten incobrables.Comentario: 1. La cuenta Provisión para Cuentas Incobrables recibe un cargo por cuanto a ella le corresponde absorber la perdida que ya fue registrad en el periodo anterior.1 xx Provisión para Cuentas Incobrables Cuentas por cobrar P/R Provisión para Cuentas Incobrables Ref Debe 140 140 Haber Comentario: 1. El cargo se efectúa en la cuenta Perdida en Cuentas incobrables.000. de tal modo que estas muestren en los libros su posible valor de realización. El crédito lo recibe una cuenta de valoración denominada Provisión de Cuentas Incobrables. disminuyendo a las cuentas por Cobrar. Las Cuentas por Cobrar disminuyen como consecuencia de la imposibilidad de la empresa de materializar el cobro de algunas facturas. para llevar a gastos del ejercicio la posible pérdida a obtener. .

2003 Diciembre 31 Descripción .12 – 02 Perdidas por Cuentas Incobrables Ref Debe Haber 200 Saldo 200 60 140 El saldo de la cuenta de Valoración ha disminuido.1 Pérdida en cuentas Incobrables Provisión para Cuentas Incobrables P/R Perdida en Cuentas Incobrables Ref Debe 68 68 Haber 2003 2002Diciembre 2003 xxx 2003 Diciembre 31 Provisión para Cuentas Incobrables Descripción Ref Debe . con lo cual el saldo de la provisión alcanza el total estimado como provisión para el ejercicio económico. para la fecha el saldo de las cuenta Provisión para Cuentas Incobrables es de Bs.000.1 Ajuste del 31 .000. 10.1 Ajuste del 31 .000.800.200. mas no a desaparecido.000.12 – 02 Perdidas por Cuentas 140 Incobrables Ajustes al 31 – 12 . 60. 128 La provisión calculada para el año 2003 es de Bs.03 Haber 200 Saldo 200 60 128 68 .2003 2002Diciembre 2003 31 Descripción . En este caso la empresa solo debe registrar como provisión del ejercicio económico la cantidad de Bs.34 - .68.128.000 y el de las Ventas es de Bs. 12. La empresa considera suficiente prever un 1% como posible perdida sobre el total de las ventas: 12800X1% =Bs. Al 3-12-03 el saldo de las cuentas por cobrar es de Bs. lo que indica que hubo una sobreestimación de la provisión en el año 2002.

6 . 3. Ejemplo: al 31-12-02. dado que obviamente ese riesgo es mayor cuando la empresas determinan el porcentaje estimado con base en su propis experiencia y el criterio del contador. Las mismas fueron agrupadas con base en su fecha de vencimiento para aplicar el porcentaje determinado por la empresa y así estimar la Provisión: Antigüedad de la Factura No Vencidas Vencidas: Menos de 30 Días De 1 a 2 meses De 2 a 3 Meses De 3 a 4 Meses Más de 4 Meses Total Monto en Bs. el saldo de las Cuentas por cobrar es de Bs.000. El porcentaje a aplicar será mayor en la medida que la factura tenga más tiempo de vencida.35 - .5 9 9 16.8 22.5 96.6 Análisis: Se observa como en la medida que la factura sea mas antigua la empresas prevé perdidas mayores por concepto de cuentas incobrables.8 28.Análisis de las cuentas por antigüedad de saldo: este método se basa en el análisis y estudio de todas las cuentas por cobrar de acuerdo a su fecha de vencimiento.6 Haber 96. por cuanto hay mayor probabilidad de que esta sea incobrable.5 1 3 8 12 15 Provisión 10.1 Pérdida en Cuentas Incobrables Provisión para Cuentas Incobrables .900. 2002 Diciembre 31 Descripción . 2100 900 300 210 240 150 3900 % Estimado como Incobrable 0.X - Ref Debe 96.

3. 4500. El total de cuentas por cobrar a esa fecha era de Bs. el saldo de las cuentas por cobrar es de Bs.  Porcentaje sobre saldo de las cuentas por cobrar Este método tiene dos modalidades de cálculo de la provisión:  Con base en el saldo de las cuentas por Cobrar a la fecha de cierre (similar al método porcentaje sobre las ventas. Durante el año 2003se desincorporaron por incobrables Bs. . 90 efectivamente perdidos en el año 2003. 3000 que eran un total de las cuentas por Cobrar al 31-12-02. debe analizarse el saldo de las cuentas de valoración y en consecuencia ajustarlo con base en el nuevo monto estimado. antes del registro del ajuste debe analizarse el saldo de la cuenta Provisión para Cuentas incobrables y determinar entonces la cantidad que debe ser registrada. Desde luego. en este caso tomando en consideración las Cuentas por Cobrar). 90 en facturas al 31-12-03. lo cual permite realizar una estimación bastante acertada disminuyendo los riesgos de sobre o subestimación de la provisión para cantidades importantes. Análisis: en este caso la empresa debe calcular el porcentaje que representa los Bs.000.Al igual que en el método porcentaje sobre las ventas. y. Así mismo. la empresa calcula la provisión con base en el porcentaje de pérdidas del año. en el siguiente ejercicio económico deben desincorporarse aquellas facturas que efectivamente no hayan sido cobradas. Ejemplo: al 31-12-02 la empresa registro una provisión de Bs 210. el estimar la correspondiente provisión a la fecha de cierre. en consecuencia aplicar este porcentaje al saldo de las cuentas por Cobrar al 31-12-03 y determinar así el nuevo importe de provisión. de los Bs.  Con base en el porcentaje realmente perdido en el año. Este procedimiento es bastante lógico en el sentido de que si en un año se pierde el 5% de las cuentas por cobrar.36 - . cargando a la Provisión para Cuentas Incobrables y acreditando a las Cuentas por cobrar. es factible que un porcentaje similar se pierda en el siguiente periodo.

12 – 02 Perdidas por Cuentas 90 Incobrables Haber 210 Saldo 210 120 2002Diciembre 2003 X 31 X El saldo de las cuenta Provisión para Cuentas Incobrables es de Bs. Es muy probable que de las nuevas facturas pendientes de cobro al 31-12-03 s pierda un porcentaje bastante próximo al 3% . 15.100% Bs.000.X X=3% El total de facturas que resultaran incobrables fue un 3%.000 para completar el saldo de la provisión. 120.1 Pérdida en Cuentas Incobrables Provisión para Cuentas Incobrables . por lo cual ese será el porcentaje estimado como provisión: Provisión para Cuentas Incobrables Descripción Ref Debe .500. por lo cual solo se debe registrar Bs.1 Ajuste del 31 . La provisión estimada al 31-12-03 arroja un monto de Bs. 135. 2003 Diciembre 31 Descripción .X Ref Debe 15 15 Haber . 90-----------------------.Bs.000 = 135.37 - .000). 3000 --------------------.000 (Provisión estimada año 2003 = 3% de 4.

Análisis: en este caso la empresa registra el cargo a la provisión y el crédito a las Cuentas por Cobrar como consecuencia de la supuesta incobrabilidad e la factura del cliente Luis Naveda. la empresa efectuara un crédito en la Provisión para Cuentas Incobrables o en la cuenta Ajuste de resultados de ejercicios anteriores (o en la cuenta cuentas Incobrables Recuperadas).12 – 02 Perdidas por Cuentas 90 Incobrables Ajuste al 31 – 12 .2002Diciembre 2003 X 2003 Diciembre 31 X 31 Provisión para Cuentas Incobrables Descripción Ref Debe . Esta recuperación puede originarse por necesidades de nuevos créditos por parte del cliente. Ejemplo: el 15-05-02 la empresa decide desincorporar por incobrables la factura Nº 612 de Luis Naveda. se recupera.1 Ajuste del 31 . .03 Haber 210 Saldo 210 120 135 15  Cuentas Incobrables Recuperadas del mismo Ejercicio o de Ejercicios anteriores: En ocasiones sucede que algunas de las facturas que la empresa consideraba como incobrables.000. para obtener referencias comerciales o porque simplemente el cliente solvento la situación que le impidió inicialmente cumplir con su obligación y acudió a la empresa a cancelar su deuda.38 - . y que habían sido desincorporadas de la contabilidad a través del cargo en la cuenta Provisión para cuentas Incobrables y del crédito en las Cuentas por Cobrar. Dependiendo del ejercicio económico en el cual el cliente realice el pago. por un monto de Bs. 80.

al 19-09-02 el cliente Luis Naveda cancela la factura Nº612. En este caso la empresa registra el costo cargando la cuenta Caja y acreditando a la cuenta Provisión para Cuentas Incobrables para anular el cargo realizado en esta cuenta del día 15-05-02.1 Caja Ajustes de resultados de Ejercicios Anteriores .1 Provisión para Cuentas Incobrables Cuentas por Cobrar .X Ref Debe 80 80 Haber . 2002 Septiembre 31 Descripción . el cargo igual afectaría a la Cuenta Caja.39 - .1 Caja Provisión para Cuentas Incobrables . 2003 Abril 20 Descripción .X - Ref Debe 80 Haber 80 Posteriormente. pero el crédito lo recibirá la cuenta Ajuste de Resultados de Ejercicios anteriores.X Ref Debe 80 80 Haber En el supuesto de que Luis Naveda hubiera cancelado la factura el dia 20-04-03.2003 Mayo 15 Descripción .

El proceso de ajustes siempre se asocia al hecho concreto de preparar los estados financieros.40 - . Consistencia o comparabilidad. Estos registros contables estudiados. Importancia Relativa. estos permiten establecer la distribución del Costo de los activos. los asientos de cierre y los estados financieros. Los ajustes permiten mantener utilizados los saldos de las cuentas y en consecuencia determinar en forma correcta los resultados del ejercicio económico. . de allí que la información que éstos proporcionan es más útil para la toma de decisiones. y deducir los ingresos económicos. obedecen a los principios de contabilidad generalmente aceptados. El proceso de registro de las transacciones requiere que sean hechos a medida que ocurren las transacciones. La hoja de trabajo es un borrador extracontable. esto ofrece la posibilidad de efectuar las correcciones que sean necesarias antes de obtener los estados financieros definitivos. estos principios establecen la forma de realizar los asientos por ejemplo. los ajustes propuestos. para los ajustes por depreciación se utilizan los siguientes principios: Correcta utilización de la utilidad. bien sea al finalizar el ejercicio económico o a la fecha de preparación de los mismos. Costo. Revelación Suficiente. es decir. para la formalización de este informe.Conclusión Los registros contables de las empresas sirven como base para calcular los resultados de las operaciones de una entidad. que facilita el proceso de cierre del ejercicio económico. Objetividad. en forma cronológica.

Fernando: Contabilidad. Caracas – Venezuela. Valencia – Venezuela GOMEZ RONDON. A. DE LATOUCHE. Ediciones FraGor. Comunidad virtual de Contadores C. Clemente Editores C. Ricardo Maldonado González y Lucila De Franca. Fundamentos de Contabilidad Financiera. .Bibliografía CATACORA.A. Francisco. Marfa Olivo. La base para las decisiones contables.41 - . Caracas – Venezuela. Editorial Red Contable. Contabilidad I Semestre.

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