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PROTECCIÓN DE DATOS DE CARÁCTER

PERSONAL

Junio 2007
PROTECCION DE DATOS DE CARACTER PERSONAL

Altia Consultores, S.L.

Empresa especializada en soluciones avanzadas de seguridad


informática y de la información cuenta con un ámbito de actuación
por todo el estado español y proporciona servicios dirigidos a la
protección de la información y el conocimiento de las organizaciones,
aplicando metodologías y desarrollos propios.

El Departamento de Protección de Datos Personales cuenta con gran


experiencia en la realización de proyectos de adaptación a la
normativa en organizaciones públicas y privadas.

Lorena García _ Licenciada en Derecho. Consultora experta en NNTT


lorena.garcia@altia.es

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PROTECCION DE DATOS DE CARACTER PERSONAL
objetivos

O
B 9 Fundamentos y conceptos fundamentales de la normativa
que afecta a la Protección de Datos de Carácter Personal.
J
E 9 Instruir en las medidas organizativas y técnicas exigidas
por la normativa en el tratamiento de ficheros de
T carácter personal.

I 9 Documento de Seguridad.
V 9 Formar en la recogida, tratamiento, conservación, acceso
O y cancelación de datos de carácter personal.

S 9 Derechos de acceso, rectificación, cancelación y


oposición.

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PROTECCION DE DATOS DE CARACTER PERSONAL

1. Introducción y conceptos fundamentales

2. Escenario legal

3. Derechos del interesado

4. Relaciones con terceros

5. Medidas de seguridad

6. Funciones y obligaciones

7. Implantación de medidas

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PROTECCION DE DATOS DE CARACTER PERSONAL
situación de incumplimiento

Encuesta seguridad de la información en el Estado: LOPD

De empresas no cumple la LOPD y


50 % reconoce que sus bases de datos son
ilegales y permiten el acceso a terceros
sin contrato

Consideran que sus ficheros requieren


un nivel de seguridad básico. Tras
46 % analizar la tipología de datos que se
manejan, el nivel de seguridad
requerido es mayor

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PROTECCION DE DATOS DE CARACTER PERSONAL
introducción

La confidencialidad en el ámbito laboral

► Deber de confidencialidad Æ inherente al empleado

► Aspectos novedosos
- Trabajo en equipo
- Uso de Nuevas Tecnologías (TICs)
f Modificación de las relaciones entre Administración /
empresas/ ciudadanos.
- Centralización de datos
f Gestión más eficaz.

► ¿Qué hacer?
1 Garantizar los derechos de los interesados
2 Difundir y conocer Æ leyes, códigos deontológicos, normas,
recomendaciones sectoriales, políticas internas de seguridad
3 Implantar en las organizaciones las salvaguardas necesarias Æ
logística material y humana
4 Explicar las ventajas de la centralización de la información y las
garantías de seguridad de los datos

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PROTECCION DE DATOS DE CARACTER PERSONAL
conceptos fundamentales

Dato de carácter personal


Cualquier información concerniente a personas
físicas identificadas o identificables
Fumador/a
Enferma/o de asma
a.rodriguez@hotmail.com

“… toda información numérica, alfabética, gráfica, fotográfica, acústica o de


cualquier otro tipo, susceptible de recogida, registro, tratamiento o transmisión
concerniente a una persona física identificada o identificable”.

Fichero
Todo conjunto organizado de datos de carácter personal, cualquiera que fuere la forma
o modalidad de su creación, almacenamiento, organización y acceso.

Soporte
Cualquier objeto físico susceptible de ser tratado en un sistema de información y sobre
el cual se puede grabar o recuperar datos.

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PROTECCION DE DATOS DE CARACTER PERSONAL
conceptos fundamentales

Responsable de Fichero (RF): Persona Jurídica o Física.


Funciones:
9 Tomar las decisiones sobre la finalidad y usos de los ficheros.
9 Nombrar a una o varias persona/s como Responsable/s de Seguridad.
9 Notificación de Fichero/s en el Registro de la AEPD.

Responsable de Seguridad (RS): persona física, externa o interna.


Funciones:
9 Controlar y coordinar el cumplimiento de las medidas de seguridad
establecidas en el RMS.
9 Hacer cumplir las decisiones adoptadas por el/los RF respecto a cada uno de
los ficheros.

Encargado del Tratamiento (ET): Persona Jurídica o Física.


Funciones:
9 Cumplir las medidas técnico - organizativas reflejadas en el contrato de
prestación de servicios.
9 Secreto profesional respecto a la información a la que tengan acceso.
9 Adoptar las mismas medidas de seguridad que el responsable del fichero
respecto a los datos y ficheros a los que accedan.

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PROTECCION DE DATOS DE CARACTER PERSONAL

1. Introducción y conceptos fundamentales

2. Escenario legal

3. Derechos del interesado

4. Relaciones con terceros

5. Medidas de seguridad

6. Funciones y obligaciones

7. Implantación de medidas

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PROTECCION DE DATOS DE CARACTER PERSONAL
escenario legal

L.O.P.D.
Ley Orgánica 15/1999 de Protección de Datos de Carácter
Personal
La normativa afecta a todo aquel que, con fines profesionales:
► Trate datos personales (clientes, proveedores, empleados, etc.)
Especial atención si se utilizan NNTT → informatización
(ficheros automatizados)

Real Decreto 994/1999, de 11 de junio, de Medidas de


Seguridad
► Se establecen obligaciones que afectan a la seguridad de la
información
Por la tipología de los datos
9 Básico Por el uso que se realiza de los datos
(identificativos, profesionales,etc.) 9 acceso de terceros
9 Medio (comisión infracciones administrativas 9 fines promocionales
o penales, relativos a la Hacienda pública, etc) 9 cesión de datos
9 Especialmente protegidos 9 transferencias internacionales
(salud, creencias, ideología, vida sexual, etc.)

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PROTECCION DE DATOS DE CARACTER PERSONAL
escenario legal

Borrador del Nuevo Reglamento de Medidas de Seguridad

Grupo de Trabajo formado por el Ministerio de Justicia y la Agencia


Española de Protección de Datos ha diseñado un texto que conforma el
primer borrador de Reglamento de la LOPD, que viene a plasmar dos
objetivos principales:

- El desarrollo específico de aspectos jurídicos que ya venían


contemplados de forma abstracta como principios generales en la
LOPD, tales como el deber de información, la obtención del
consentimiento, las cesiones de datos, el encargo de tratamiento,
etc.
- La delimitación de los procedimientos organizativos y
medidas técnicas a implantar tanto en ficheros automatizados,
como en ficheros no automatizados, entendiendo incluido dentro
de este concepto aquellos ficheros organizados en soporte papel y
de manejo manual.

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PROTECCION DE DATOS DE CARACTER PERSONAL
escenario legal

Constitución Española
Art. 18: Se garantiza el derecho al honor, a la intimidad personal y familiar.
La Ley limitará el uso de la informática para garantizar el honor y la intimidad personal y
familiar de la ciudadanía.

Directiva Europea 95/46/CE


Protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y
a la libre circulación de esos datos.

Legislación Autonómica:
Leyes de protección de datos de carácter personal en el ámbito de las
Administraciones Públicas y de creación de Agencias Autonómicas de
Protección de Datos.
¾Ley 2/2004 de 25 febrero de ficheros de carácter personal de titularidad
pública y de creación de la Agencia Vasca de Protección de Datos
L.O.P.D. 15/1999
Garantizar y proteger, en lo que concierne al tratamiento de los datos
personales, las libertades públicas y los derechos fundamentales de las
personas físicas.
Ficheros excluidos Æ ámbito personal.
Ámbito de aplicación:
f Objetivo: Datos almacenados en un soporte físico
f Subjetivo: Personas físicas
f Territorial: Responsable del fichero en territorio español
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PROTECCION DE DATOS DE CARACTER PERSONAL
escenario legal

Instrucciones de la Agencia de Protección de Datos (AEPD)


Control de acceso a edificios, salas de juegos, movimientos internacionales de
datos, cámaras de videovigilancia, etcétera.
(Actualmente 7 instrucciones)

Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) http://www.agpd.es


Características:
9 Ente con personalidad jurídica propia; plena independencia de las
Administraciones Públicas
9 Asignación económica a cargo de los Presupuestos Generales del
Estado
Funciones:
¾ Velar por el cumplimiento de la legislación sobre protección de datos
¾ Atender peticiones y reclamaciones formuladas por los interesados
¾ Proporcionar información a los interesados acerca de sus derechos
¾ Inspección
¾ Potestad sancionadora en caso de incumplimiento

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PROTECCION DE DATOS DE CARACTER PERSONAL
escenario legal

Registro General de Protección de Datos


Ente integrado en la Agencia Española de Protección de Datos que tiene por
objeto la inscripción de:
1 Ficheros de los que sean titulares las Administraciones Públicas.
2 Ficheros de titularidad privada.
3 Códigos tipo.

Registros de Agencias Autonómicas


Exclusiva competencia sobre ficheros de titularidad pública

Nota Importante !

La inscripción de un fichero en el Registro General de Protección de


Datos, únicamente acredita que se ha cumplido con la obligación de
notificación dispuesta en la LOPD, sin que de esta inscripción se pueda
desprender el cumplimiento por parte del responsable del fichero del
resto de las obligaciones previstas en dicha Ley y demás disposiciones
reglamentarias.

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PROTECCION DE DATOS DE CARACTER PERSONAL
escenario legal

ESCENARIO LEGAL (Servicio LANBIDE):

9Decreto 326/2003,
326/2003 de 23 de diciembre: regula el Servicio
Vasco de Colocación/LANGAI artículo 1 se establece que dicho
servicio es de titularidad y responsabilidad de la Dirección de
Empleo y Formación y que las acciones que regula se
instrumentan a través de EGAILAN S.A. “que gestionará el
Servicio en los términos establecidos por el titular” y una red
de centros colaboradores conectados a su sistema de
información.

9Decreto 327/2003,
327/2003 de 23 de diciembre, se prevé en su
artículo 1.2. la constitución de un red vasca de servicios de
Orientación, constituida mediante una estructura propia y una
estructura de centros o servicios colaboradores. En su artículo
12.2, se prevé la existencia de centros colaboradores en la
conformación del catálogo formativo al servicio de la inserción
laboral.

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PROTECCION DE DATOS DE CARACTER PERSONAL
escenario legal

Centros Colaboradores doble vertiente

• Ficheros de los Centros Colaboradores que actúan como ET:


9 DEMANDANTES POLÍTICAS ACTIVAS (ALTO)
9 CENTROS DE EMPLEO Y FORMACIÓN (BÁSICO)
9 OFERENTES DE EMPLEO (BÁSICO)

• Ficheros de los Centros Colaboradores que actúan como RF:


9 PROVEEDORES
9 PERSONAL
9 CONTROL DE ACCESO
9 CLIENTES

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PROTECCION DE DATOS DE CARACTER PERSONAL

1. Introducción y conceptos fundamentales

2. Escenario legal

3. Derechos del interesado

4. Relaciones con terceros

5. Medidas de seguridad

6. Funciones y obligaciones

7. Implantación de medidas

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PROTECCION DE DATOS DE CARACTER PERSONAL
contenido del derecho

CONTENIDO DEL DERECHO :

Poder de disposición y control :Facultad de Consentir la


recogida, la obtención y el acceso a los datos personales, su
posterior almacenamiento y tratamiento, así como su uso o
usos posibles, por un tercero, sea el Estado o un particular.

Y ese derecho requiere como complementos indispensables:

1. Saber en cada momento


quién dispone de esos datos
personales. 3. El poder oponerse a esa
posesión y usos.

2. A qué uso los está sometiendo.

Presentación oposición

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PROTECCION DE DATOS DE CARACTER PERSONAL
derecho a ser informado

Información
DATOS RECABADOS DIRECTAMENTE DEL INTERESADO

Informará previamente al consentimiento para el


tratamiento de los datos, sobre:
La identidad del Responsable del Fichero
La existencia y la finalidad de un fichero con sus datos
Quienes son los destinatarios de ese fichero
El carácter obligatorio o voluntario de facilitar esos datos.
Las consecuencias de la negativa a facilitarlos
La existencia de la posibilidad de ejercitar los derechos de acceso, cancelación,
oposición y rectificación de esos datos.

Obligaciones en la recogida de la información Lanbide:

a) Informar previamente a las personas que faciliten datos personales de lo que


establece el artículo 5 LOPD.

b) Obtener el consentimiento de esas personas para el tratamiento automatizado de


sus datos personales. Para la obtención de dicho consentimiento, cuando se trate de
la inscripción como demandantes de Lanbide se recogerá la firma del documento de
autorización de la inscripción que se obtiene desde las aplicaciones informáticas de
Lanbide ó, en caso de fallo en dicho sistemas, del equivalente en formato papel
autorizado por el servicio. 19
PROTECCION DE DATOS DE CARACTER PERSONAL
derecho a ser informado

DATOS NO RECABADOS DIRECTAMENTE DEL INTERESADO

- Los datos se han obtenido de fuentes accesibles al público.

- Cuando los datos han sido cedidos de una entidad a otra:


En este caso el responsable del fichero cuenta con un plazo de
tres meses, contados desde la fecha del registro, para
informar al interesado de la procedencia de los datos y de los
términos que se indican en el artículo 5.4º LOPD.

Excepciones :
9 Cuando una ley así lo prevea
9 Cuando el tratamiento tenga fines históricos, estadísticos o
científicos
9 Cuando el cumplimiento del deber de información al
interesado resulte imposible o exija un esfuerzo
desproporcionado, a criterio de la Agencia de Protección de
Datos, en consideración al número de interesados o a la
antigüedad de los datos

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PROTECCION DE DATOS DE CARACTER PERSONAL
consentimiento

Consentimiento

Comprobar que existe consentimiento del titular de cada dato


antes de incluirlo en sus BBDD

Todo tratamiento requiere del consentimiento


previo inequívoco del afectado, salvo que una Ley
disponga lo contrario.

Excepciones:
1. La Administración Pública en el ámbito
de su competencia
2. Contratos o precontratos
3. Interés vital del interesado
4. Datos extraídos de fuentes accesibles
al público

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PROTECCION DE DATOS DE CARACTER PERSONAL
consentimiento

¾ Los datos personales son titularidad de cada persona y sólo


pueden recogerse con su consentimiento inequívoco:

TIPO DE DATOS CONSENTIMIENTO


ORIGEN RACIAL
SALUD EXPRESO
VIDA SEXUAL
IDEOLOGIA
AFILIACION SINDICAL
EXPRESO POR ESCRITO
RELIGION
CREENCIAS
RESTO DE DATOS TÁCITO

REVOCABLE CON CAUSA JUSTIFICADA,


SIEMPRE (ART. 6.3 LOPD)

NUNCA PRESUNTO

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PROTECCION DE DATOS DE CARACTER PERSONAL
Método recogida de DCP
PROTECCION DE DATOS DE CARÁCTER PERSONAL

Método de recogida de datos

DEMANDANTES EMPLEO: La información con datos de carácter personal que


engrosa este fichero se obtiene directamente del propio interesado, durante
el transcurso de sucesivas entrevistas (Colocación, Orientación). Cabe destacar
que a la finalización de la entrevista de inscripción al servicio de colocación, el
resultado de la misma es impreso por el técnico de LANBIDE y firmado por el
propio interesado.

CENTROS DE EMPLEO Y FORMACION: Hace referencia a los Centros que


colaboran en la promoción, difusión y ejecución de las distintas políticas activas.
Incluye datos de carácter personal de las personas de contacto de las entidades
y organismos, así como de sus representantes legales y del personal adscrito a
dichos Centros, tanto de los homologados y de los centros que no necesitan de
un proceso de homologación previo.
Los datos de carácter personal, de los colectivos arriba indicados, se recaban a
través de un formulario denominado: “SOLICITUD DE ALTA DE ENTIDAD,
UBICACIONES, SERVICIOS Y PERSONAS USUARIAS PARA EL APLICATIVO DE
GESTIÓN DE LANBIDE”.

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PROTECCION DE DATOS DE CARACTER PERSONAL
Método recogida de DCP

Método de recogida de datos

OFERENTES EMPLEO: Formulario Web del Servicio LANBIDE de solicitud de


oferta existente y mediante la solicitud de candidatos mediante Fax.

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PROTECCION DE DATOS DE CARACTER PERSONAL
calidad

Calidad de los datos


Art. 4.1 LOPD

Los datos de carácter personal sólo se podrán recoger


para su tratamiento así como someterlos a dicho
tratamiento, cuando sean adecuados, pertinentes y no
excesivos en relación con el ámbito y las finalidades
determinadas, explícitas y legítimas para las que se
hayan obtenido.

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PROTECCION DE DATOS DE CARACTER PERSONAL
finalidad

Todo Fichero debe tener una finalidad


determinada por el Responsable del
Fichero.

1 determinada
Ésta debe ser:
2 explícita

3 legítima

La finalidad del tratamiento


debe ser coincidente con la finalidad
de la captación y una vez se cumpla la misma,
los datos deberán cancelarse

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PROTECCION DE DATOS DE CARACTER PERSONAL
derechos ARCO

Ejercicio de derechos ARCO

9 Derechos ARCO (instrucción 1/1998)

f Derechos personalísimos.
f Sólo ejercidos por el afectado frente al responsable
del fichero (representante legal si menor o incapaz).
f Derechos independientes entre si.
f Existen requisitos para su ejercicio.
f Obligatoria contestación del responsable
del fichero.

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PROTECCION DE DATOS DE CARACTER PERSONAL
derechos ARCO

•Derecho a consultar el registro general de la agencia. (art. 14


de la Ley Orgánica 15/1999). El Registro General de Protección de Datos
en la Agencia de Protección de Datos es un registro de consulta PÚBLICA
Y GRATUITA. Inlcuso este derecho puede ejercer a través de Internet.

•Derecho de acceso a los datos (Art. 15 de la Ley Orgánica


15/1999, arts. 12 y 13 del R.D. 1332/94, normas 1ª y 2ª de la instrucción
1/1998 de la Agencia). El acceso podrá consistir en la mera consulta de
los ficheros por medio de la visualización, o en la indicación de los datos
objeto de tratamiento por escrito, copia, telecopia, o fotocopia,
certificada o no. La información deberá ser legible e inteligible sin
utilizar claves o códigos cualquiera que sea el medio utilizado.
Intervalos inferiores a 12 meses.

•LANBIDE:
¾Cuando sea posible: mostrar la pantalla con el CV o
impreso, evitando todo el proceso de solicitud al RF.

¾Si la solicitud es de información sobre las


comunicaciones de sus datos por las ofertas de trabajo:
Informar al interesado sobre la existencia de “Mi
Lanbidenet”: Posibilidad de consulta de las ofertas en
las que ha sido candidato.
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PROTECCION DE DATOS DE CARACTER PERSONAL
derechos ARCO

•Derechos de rectificación y cancelación (Art. 16 de la Ley Orgánica


15/1999, arts. 15 del R.D. 1332/94, normas 1ª y 3ª de la instrucción 1/1998 de la
Agencia). El interesado puede instar al responsable del fichero, a cumplir
la obligación de mantener la exactitud de los datos, rectificando o
cancelando los datos de carácter personal cuando resulten incompletos o
inexactos, o bien sean inadecuados o excesivos para la finalidad de la
recogida, en su caso o cuyo tratamiento no se ajuste a la Ley.

•LANBIDE:

¾ Cuando sea posible o máximo en 2 días: opción de modificar el


CV en ese mismo centro o en otro. (rectificación)
¾ Si son datos de contacto: posibilidad de modificación por el
mismo interesado en “mi lanbidenet”. (rectificación)
¾ En todos los casos: plazo de 10 días para la modificación. Si no
es posible: solicitud formal LOPD.
¾ En cuanto a la cancelación: Bloqueo de datos para cualquier
tratamiento excepto para la visualización por la aplicación.
(cambio de opinión no implica nuevas entrevistas)

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PROTECCION DE DATOS DE CARACTER PERSONAL
derechos ARCO

•Derecho de oposición (Art. 6.3/6.4 Y 30.4(fines publicitarios) de la Ley


Orgánica 15/1999). El consentimiento podrá ser revocado cuando exista
causa justificada para ello y no se le atribuyan efectos retroactivos.

•LANBIDE:

¾ Posibilidades: Baja de la demanda, cambio de


colectivo, comprobación de disponibilidad con
resultado negativo, suspensión sin intermediación.
¾ En cualquier caso: solicitud formal.

•Derecho de impugnación (art. 13 de la Ley Orgánica 15/1999). El


afectado podrá impugnar los actos administrativos o decisiones
privadas que impliquen una valoración de su comportamiento cuyo
único fundamento sea un tratamiento automatizado de datos de
carácter personal que ofrezca una definición de sus características o
personalidad.

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PROTECCION DE DATOS DE CARACTER PERSONAL
derechos ARCO

Modelos de formularios : “Próximamente en la Intranet”

Ejemplo : Modelo de
solicitud Derecho de acceso
En caso de
no conocer
su
identidad,
acudir a la
DATOS RESPONSABLE DEL AEPD
FICHERO

DATOS INTERESADO O
REPRESENTANTE LEGAL

Plazo
máximo
SOLICITUD DEL DERECHO
un mes

Debe comprender:
Datos,Origen,Cesionarios, Usos y
finalidades De
forma
gratuita
FIRMA

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PROTECCION DE DATOS DE CARACTER PERSONAL

1. Introducción y conceptos fundamentales

2. Escenario legal

3. Derechos del interesado

4. Relaciones con terceros

5. Medidas de seguridad

6. Funciones y obligaciones

7. Implantación de medidas

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PROTECCION DE DATOS DE CARACTER PERSONAL
Relaciones con terceros

Revelación de datos a personas distintas del interesado

Cesión datos
1 Necesario el previo consentimiento del de carácter
interesado. personal
Excepciones: (Art. 11 LOPD)
- Cesión autorizada por Ley.
- Relación jurídica libre y legítima que implique comunicación.
- Entre Administraciones Públicas para fines históricos, estadísticos o científicos.
- Necesaria para urgencia médica o epidemiológica.

2 El interesado debe conocer la finalidad y el destinatario.


3 No aplicable si procedimiento de disociación previo.

CESIONARIO RESPONSABLE
CESION DE DATOS POR FICHERO
RF RECABA EL RESPONSABLE
CONSENTIMIENTO FICHERO INFORMA

CONSENTIMIENTO INTERESADO

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PROTECCION DE DATOS DE CARACTER PERSONAL
Relaciones con terceros

Elaboración de la cobertura contractual con terceros

PROTOCOLOS
CONTRATOS
TIPO

CONVENIOS DE
COLABORACION
CLAUSULAS DE
CONFIDENCIALIDAD
ACUERDOS ENTRE
ADMINISTRACIONES

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PROTECCION DE DATOS DE CARACTER PERSONAL
Relaciones con terceros

CONVENIOS ENTRE ENTIDADES:

I. Dirección de Empleo y Formación & EGAILAN

II. Dirección de Empleo y Formación y Terceras Entidades

III. Dirección de Empleo y Formación & Centros


Colaboradores: Centros de Colocación y diversa
normativa : Decretos.

Asegurar que todos los Centros, conocen y van a


adoptar las medidas de seguridad establecidas en
el Real Decreto 994/1999, de 11 de junio, para
garantizar la confidencialidad, disponibilidad e
integridad de la información titularidad de la
Dirección de Empleo y Formación

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PROTECCION DE DATOS DE CARACTER PERSONAL
Relaciones con terceros

ACCESO DE TERCEROS A
DATOS DE CARÁCTER
PERSONAL
(Art. 12 LOPD)

► Necesidad de regulación contractual de prestación del


servicio

► Requisitos del contrato / cláusula de confidencialidad:

1 Contrato que permita acreditar su celebración y contenido.


2 Tratamiento conforme a las instrucciones del responsable del fichero.
3 Prohibición de utilizar los datos con fines distintos a los determinados.
4 Implementación de medidas de seguridad.
5 Cumplida la prestación contractual: DCP destruidos o devueltos al RF.

► El encargado del tratamiento será considerado responsable


del fichero a los efectos de infracciones y aplicación de
sanciones cuando:

Destine los datos a otra finalidad


Comunique o ceda los datos o
Utilice los datos incumpliendo las estipulaciones del
contrato
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PROTECCION DE DATOS DE CARACTER PERSONAL
Relaciones con terceros

Normativa Interna

Decreto 326/2003, de 23 diciembre:


diciembre regula el Servicio Vasco
de Colocación/LANGAI.
Artículo 1:
- Servicio titularidad y responsabilidad de la Dirección de
Empleo y Formación.
- Las acciones que regula se instrumentan a través de EGAILAN
S.A. “que gestionará el Servicio en los términos establecidos por
el titular” y una red de centros colaboradores conectados a su
sistema de información.
Artículo 15:
Los centros colaboradores, de conformidad con lo dispuesto en
la LOPD, actuarán en calidad de encargados del tratamiento,
conforme a las instrucciones de la Dirección de Empleo y
Formación.

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PROTECCION DE DATOS DE CARACTER PERSONAL
Relaciones con terceros

ACCESO DE TERCEROS A DATOS DE CARÁCTER PERSONAL


(Art. 12 LOPD)

La prestación de los servicios desempeñado por cada CENTRO, conlleva la


necesidad acceder a DCP sobre los siguientes ficheros:

¾ El Fichero DEMANDANTES DE POLÍTICAS ACTIVAS que contienen datos de


carácter personal de las personas interesadas en recibir la prestación de
cualquiera de los servicios de LANBIDE.

¾ Sobre el fichero OFERENTES DE EMPLEO, que contiene datos del personal


de contacto de las entidades que ofrecen un puesto de trabajo vacante a
los demandantes de empleo inscritos en LANBIDE.

¾ Y, en su caso, sobre el fichero CENTROS DE EMPLEO Y FORMACION, que


contiene datos de carácter personal del personal y demás personas de
contacto de los Centros Colaboradores de Formación, Colocación y
Orientación adscritas al servicio LANBIDE.

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PROTECCION DE DATOS DE CARACTER PERSONAL
Relaciones con terceros

ACCESO DE TERCEROS A DATOS DE CARÁCTER PERSONAL


(Art. 12 LOPD)

Encargado del tratamiento : sujeto a las instrucciones definidas por el


Responsable del Fichero: la Dirección de Empleo y Formación (DEF).

Deberán:
ƒ Adoptar todas las medidas de índole técnica y organizativas
necesarias y que garanticen la seguridad de los DCP y eviten su
alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado.
ƒ Tener a disposición de la DEF y de Egailan – en calidad de entidad
gestora - los datos personales tratados.
ƒ Colaborar en el ejercicio de derechos ARCO.
ƒ No utilizar los datos personales para finalidades distintas de las
directamente relacionadas con el Servicio LANBIDE.
ƒ Guardar el secreto profesional (artículo 15.6)
ƒ Colaborar en la garantía de los derechos de acceso, rectificación
y cancelación de los datos personales de los demandantes en la
forma indicada en el artículo 15.7.LOPD

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PROTECCION DE DATOS DE CARACTER PERSONAL

1. Introducción y conceptos fundamentales

2. Escenario legal

3. Derechos del interesado

4. Relaciones con terceros

5. Medidas de seguridad

6. Funciones y obligaciones

7. Implantación de medidas

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PROTECCION DE DATOS DE CARACTER PERSONAL
niveles

1. Documento de seguridad
2. Funciones y obligaciones del personal
3. Registro de incidencias
4. Identificación y autenticación
NIVEL BÁSICO
5. Control de acceso

6. Gestión de soportes

7. Copias de respaldo y recuperación

8. Responsable de seguridad
9. Auditoria
NIVEL MEDIO
10. Control de acceso físico

11. Pruebas con datos reales

12. Distribución de soportes


NIVEL ALTO
13. Registro de accesos

14. Telecomunicaciones

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PROTECCION DE DATOS DE CARACTER PERSONAL
instrucciones

Instrucciones de Colaboración DEF – Centros Colaboradores

• Instrucciones y medidas técnico organizativas a implantar

• Asumir la responsabilidad en el cumplimiento de dichas normas: como RF y


como ET
• Acceso únicamente por personal habilitado previamente por la DEF
• Colaboración en la detección y comunicación de incidencias
• Obligaciones de conservación y custodia de la documentación
• Cumplimiento de las obligaciones como usuario (uso de contraseñas de
acceso)
• Prohibiciones
• Medidas Técnicas

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PROTECCION DE DATOS DE CARACTER PERSONAL
medidas de seguridad

MEDIDAS TECNICAS:

¾Protección de acceso físico al puesto de cada usuario


Medidas de seguridad respecto al posible acceso por parte de terceros al
puesto individual de cada usuario que trata DCP.
Cada centro debe informar y exigir el cumplimiento de las medidas que se
determinen para cada puesto de trabajo
Evitando por ejemplo:
-accesos no autorizados,
-visualización de pantallas por personas no autorizadas
-....
Se deben adoptar por tanto, medidas preventivas como por ejemplo, uso del
protector de pantallas con desbloqueo por contraseña, etc.

¾Deberán nombrar al responsable de seguridad de cada Centro


Colaborador .
¾Telecomunicaciones
Únicamente se podrán llevar a cabo las transmisiones propias del Sistema
Integrado de Información de LANBIDE que estén expresamente autorizadas.

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PROTECCION DE DATOS DE CARACTER PERSONAL
medidas de seguridad

MEDIDAS TECNICAS:

¾ Deberán llevar un control de las incidencias acontecidas,


entendiéndose por incidencia cualquier anomalía que afecte o
pudiera afectar a la seguridad de los datos;( ejemplo: la clave
de identificación de un usuario es conocida por otra ).
¾ En concreto :
‰ Se deberán comunicar a EGAILAN todas las
incidencias que hayan tenido lugar por descuidos o
malas gestiones del propio centro. Y será EGAILAN
quien establezca las medidas correctoras a llevar a
cabo.

‰ Asimismo se comunicarán todas aquellas posibles


incidencias detectadas por usuarios del centro que
pongan en riesgo la seguridad o integridad de los datos
afectados, bien sea por incorrecciones, falta de datos
...., no generadas por el propio centro.
Dirección de correo para comunicación de incidencias:
______________________

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PROTECCION DE DATOS DE CARACTER PERSONAL
medidas de seguridad

MEDIDAS TECNICAS:

Gestión de las incidencias que se produzcan


según el procedimiento establecido en el DS.

ALGUIEN DESCUBRE MI CLAVE DE ACCESO

ALGUIEN ACCEDE A MI DESPACHO SIN AUTORIZACIÓN

SE HA IDO LA LUZ

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PROTECCION DE DATOS DE CARACTER PERSONAL
medidas de seguridad

MEDIDAS ORGANIZATIVAS:

¾Obligaciones en la conservación y tratamiento de la documentación


Conservar a disposición tanto de EGAILAN, S.A. como de la Dirección de
Empleo y Formación los documentos producto del tratamiento de datos de
carácter personal que ha llevado a cabo en calidad de encargado del
tratamiento siempre que así esté indicado en la correspondiente norma
reguladora del servicio del que derive tal documentación.

¾ PLAZOS: Los plazos establecidos en la respectiva normativa


reguladora.

¾ SALIDAS / CONSERVACION: todas las salidas impresas que


contengan DCP obtenidos a partir del Sistema Integrado de
Información, motivadas por las tareas propias del Servicio, o
porque fuese necesario su conservación en los propios locales, se
custodiarán única y exclusivamente por las personas autorizadas.
Cuando no conlleve la necesidad u obligación de ser conservada, y
la finalidad para la cual se recabaron dichos datos ya se ha
satisfecho, deberá ser destruida según las instrucciones del
Responsable del Fichero.

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PROTECCION DE DATOS DE CARACTER PERSONAL
buenas prácticas

Documentación en soporte papel:


Los Ficheros No Automatizados (FNA) con datos carácter personal son aquellos
ficheros estructurados cuyo soporte físico es un soporte ‘no informático’ y cuyo
tratamiento es, por lo tanto, manual.

¾ Ejemplos: documentación en papel, cintas magnetofónicas,


cintas VHS…
1. IDENTIFICACION DE ZONAS

2. NO DEJAR DOCUMENTOS CON DCP EN LA BANDEJA DE SALIDA

3. CAJONES CERRADOS

4. ARMARIOS BAJO LLAVE

5. DESTRUCCION CUANDO YA NO SEAN NECESARIOS

6. PRINCIPIO DE MESA LIMPIA

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PROTECCION DE DATOS DE CARACTER PERSONAL
buenas prácticas

6¿SE INCLUYEN DENTRO DE LA APLICACIÓN DE LA LEY LOS


FICHEROS EN PAPEL?
Sí, la LOPD, amplia el ámbito de aplicación a estos ficheros.

Principios a seguir:
9Custodiar correctamente los documentos en los que
consten DCP.
9Informar a los afectados de los tratamientos que se
efectúan en soporte papel y de las cesiones que se
prevean.
9Introducir cláusulas de confidencialidad en las relaciones
con terceros.
9Establecer controles de acceso: limitar el acceso a
terceros no autorizados.
9Principio de destrucción salvo motivo que justifique
conservación.
9Establecer plazos de expurgo.
48
PROTECCION DE DATOS DE CARACTER PERSONAL
documento de seguridad

Artículo 8 RMS:
DOCUMENTO DE SEGURIDAD

“El responsable del fichero elaborará e


implantará la normativa de seguridad
mediante un documento de obligado
cumplimiento para el personal con acceso a los
datos automatizados de carácter personal y a los
sistemas de información.”

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PROTECCION DE DATOS DE CARACTER PERSONAL
documento de seguridad

Î ASPECTOS GENERALES:
GENERALES

f Es una visión general de las políticas de seguridad que haya definido


la empresa para garantizar la protección de los ficheros que contiene
datos personales.

f Debe reflejar la situación real existente en la organización y describir


con el máximo detalle posible todas las actividades que se realizan para
garantizar la seguridad de los datos de carácter personal.

f Es importante que el DS sea puesto a disposición del personal de la


organización, para que conozca su contenido y colabore al máximo con la
aplicación de las medidas de seguridad.

El personal debe conocer en todo momento las implicaciones


de sus acciones de cara a la seguridad de los datos afectados
por la LOPD. Para esto es conveniente diseñar una política de
recursos humanos orientada a la concienciación del personal
frente al cumplimiento de la LOPD en el desarrollo de sus
funciones diarias y la existencia del documento de seguridad.
50
PROTECCION DE DATOS DE CARACTER PERSONAL

1. Introducción y conceptos fundamentales

2. Escenario legal

3. Derechos del interesado

4. Relaciones con terceros

5. Medidas de seguridad

6. Funciones y obligaciones

7. Implantación de medidas

51
PROTECCION DE DATOS DE CARACTER PERSONAL
prohibiciones

PROHIBICIONES CENTROS COLABORADORES LANBIDE:

9 Intentar descifrar las claves, sistemas o algoritmos de


cifrado y cualquier otro elemento de seguridad que
intervenga en los procesos telemáticos del Servicio LANBIDE.
9 Destruir, alterar, inutilizar o de cualquier otra forma dañar
los datos, programas o documentos electrónicos de la
entidad o de terceros. Dañar, interrumpir o generar errores
en los sistemas informáticos.
9 Utilizar el sistema para intentar acceder a áreas
restringidas de los sistemas informáticos.
9 Introducir voluntariamente programas, virus, macros,
applets, o cualquier otro dispositivo lógico o secuencia de
caracteres que causen o sean susceptibles de causar
cualquier tipo de alteración en los sistemas informáticos.

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PROTECCION DE DATOS DE CARACTER PERSONAL
prohibiciones

PROHIBICIONES CENTROS COLABORADORES LANBIDE:

9 Utilizar los datos de carácter personal objeto de


tratamiento para finalidades diferentes a las
correspondientes al fichero o comunicarlos a terceros fuera
de los supuestos previamente autorizados en la normativa
reguladora del servicio correspondiente utilizando
procedimientos contrarios a las instrucciones de la Dirección
de Empleo y Formación o de EGAILAN S.A.
9 Se prohíbe expresamente la extracción de datos de
carácter personal desde el Dispositivo Integrado de
Información de LANBIDE mediante la realización de copias
o reproducción a otros soportes del centro o de un
tercero.
9 Cualquier otra actividad expresamente prohibida en este
documento o en las normas sobre protección de datos e
instrucciones de la Agencia de Protección de Datos.

53
PROTECCION DE DATOS DE CARACTER PERSONAL
prohibiciones

El usuario/a que realice la actuación deberá registrar los datos del


demandante que le pide la aplicación :

No conservar o solicitar más


datos de los que la aplicación
solicita.

54
PROTECCION DE DATOS DE CARACTER PERSONAL
funciones y obligaciones

¾Artículo 10 LOPD: Deber de Secreto.

Cada usuario, así como quienes intervengan en


cualquier fase del tratamiento de los datos de carácter
personal, están obligados al secreto profesional
respecto de los mismos y al deber de guardarlos,
obligaciones que subsistirán aun después de finalizar sus
relaciones con el responsable de dichos ficheros.

“Guardar el secreto profesional respecto de


los datos de carácter personal tratados”
Artículo 15.6 Decreto 326/2003, 23 de Diciembre,
Servicio Vasco de Colocación LANGAI

DEBER DE CARÁCTER ESENCIAL Y ELEMENTAL


RECOGIDO POR DIVERSAS NORMATIVAS SECTORIALES
CONSIDERADA INFRACCION GRAVE O MUY GRAVE DEPENDIENDO DEL
CARÁCTER DE LOS DATOS DESVELADOS

55
PROTECCION DE DATOS DE CARACTER PERSONAL
funciones y obligaciones

56
PROTECCION DE DATOS DE CARACTER PERSONAL
funciones y obligaciones

Decálogo con recomendaciones para combatir y prevenir


el Spam.
1-Ser cuidadoso al facilitar la dirección de correo.

2-Utilizar dos o más direcciones de correo electrónico.

3- Elegir una dirección de correo poco identificable.

4-No publicar la dirección de correo.

5-Leer detenidamente las Políticas de Privacidad y las Condiciones de Cancelación.

6-Sensibilizar a los niños sobre la utilización del correo y la mensajería instantánea. Los
niños son objetivos ideales para promocionar información sobre la composición y las
prácticas de consumo del hogar. Además, los correos que pueden tener contenidos no aptos
para los niños.
7- No es conveniente contestar al Spam.

8- No pinche sobre los anuncios de los correos basura.

9- Utilice filtros de correo.

10-Mantenga al día su sistema. Utilice programas antivirus y actualizaciones y parches que


corrigen los problemas detectados en los programas de su equipo. Además, es muy
recomendable la instalación de cortafuegos para monitorizar lo que ocurre en el ordenador.
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PROTECCION DE DATOS DE CARACTER PERSONAL

1. Introducción y conceptos fundamentales

2. Escenario legal

3. Derechos del interesado

4. Relaciones con terceros

5. Medidas de seguridad

6. Funciones y obligaciones

7. Implantación de medidas

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PROTECCION DE DATOS DE CARACTER PERSONAL
implantación

RESULTADOS DE LA
ADECUACION LOPD

ASPECTOS ORGANIZATIVOS Y
TÉCNICOS

PLAN DE ACCION
¿QUÉ PASOS SEGUIMOS PARA LLEGAR A
LA PERFECTA IMPLANTACIÓN Y TOTAL
ADECUACION DE LA LOPD?

SEGUIMIENTO

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PROTECCION DE DATOS DE CARACTER PERSONAL
tratamiento DCP

ACTIVIDADES PROPIAS DE LAS FUNCIONES DE LOS ORIENTADORES:

¾ Atención personalizada directa con el uso de las Nuevas


Tecnologías para dar respuesta a las necesidades
individuales de las personas desempleadas o en riesgo de
pérdida de empleo, integrando todos los recursos de los
que cada Centro tiene a su disposición.
9Plan personal para la inserción laboral.
9Asesoramiento técnico por los profesionales de la orientación
9Análisis de la situación personal, nivel de cualificación profesional, experiencia
laboral, intereses y expectativas profesionales...
9Análisis de las oportunidades de empleo

9 Entrevistas individuales = DCP


9 Pruebas para medir la nivel de cualificación profesional = DCP

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PROTECCION DE DATOS DE CARACTER PERSONAL
implantación

El personal debe conocer en todo momento las


implicaciones de sus acciones de cara a la seguridad de los
datos afectados por la LOPD. Para esto es conveniente
diseñar una política de recursos humanos orientada a la
concienciación del personal frente al cumplimiento de la
LOPD en el desarrollo de sus funciones diarias y la
existencia del documento de seguridad.

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PROTECCION DE DATOS DE CARACTER PERSONAL
implantación

¿Qué supone la Adaptación a la Ley de Protección de Datos?

L Aporta valor añadido a la organización:

 Al cliente, proveedor, empleado, etc.: le garantiza que sus datos


O personales son tratados de forma adecuada y con todas las garantías
de confidencialidad.

P Además:
 Se evitan las sanciones por incumplimiento (aspectos económicos e
D imagen pública).

 Se inicia la concienciación de los usuarios respecto a la importancia


de la seguridad.

 Se incorpora la seguridad de la información como elemento de


gestión empresarial.

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PROTECCION DE DATOS DE CARACTER PERSONAL

L
En la actualidad es una temeridad
O vivir de espaldas a la protección
de datos, ya que el ciudadano se
P acerca cada vez con más
propiedad al derecho de protección
D de sus datos personales.

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PROTECCION DE DATOS DE CARACTER PERSONAL

Muchas gracias
Eskerrik asko

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