Curso blackberry para el uso diario de un comercial.

A este post le he llamado curso aunque podramos tambin podra haberlo llamarlo como una gua rpida del uso del telfono blackberry enfocado al mundo empresarial. Este no es un curso de programacin y tampoco es un curso para aprender las funciones bsicas. En este curso aprenders a sacarle ms partido al telfono blackberry usando la agenda, contactos y las tareas de manera que tu da a da tanto a nivel personal como a nivel profesional sea ms fcil. Enfocar el curso pensando que somos un agente comercial que quiere llevar la gestin de su trabajo con la blackberry. Sobre todo el recordatorio de tareas y clientes. Llevo varios aos usando blackberry y hasta la fecha no he encontrado ningn otro telfono que me ayude mejor en mi trabajo que la blackberry. Actualmente tengo grabados ms de 11.000 contactos, varios aos de citas en la agenda y ms o menos unas 200 tareas y todava no he visto a este Smartphone ir lento o colgarse. Durante muchos aos he visto a comerciales llevar telfonos blackberry pero ellos siguen usando una agenda de papel, o apenas saben sacarle provecho al gestor de tareas, contactos.

SINCRONIZANDO BLACKBERRY CON MICROSOFT OUTLOOK O LOTUS NOTES

Para sacarle provecho a la blackberry es necesario que tengas sincronizado tu telfono con un gestor de correo como puede ser Outlook o Lotus Notes. Aparte de tener una copia de seguridad de los datos de tu telfono, tambin te ayudar a meter informacin o ampliar la que ya tiene tu telfono. No olvidemos que la blackberry tiene un teclado tipo querty pero a veces es un poco incomodo para meter gran cantidad de informacin.

Antes de continuar, es importante que recalque que para sacarle un buen uso a la blackberry en el mundo profesional es necesario que seas muy ordenado y siempre ests actualizando la informacin. En cuanto termines una reunin, coge tu blackberry y actualiza el contacto, o la tarea.

USO PROFESIONAL DEL SMARTPHONE BLACKBERRY CONTACTOS TAREAS Y AGENDA

Una vez dicho esto voy definir los campos ms importantes de las 3 aplicaciones que usars diariamente. Slo me voy a centrar en lo que realmente es importante y dejar a un lado aquello que no importante o es obvio
CONTACTOS

Nombre y apellidos: Introduce correctamente el nombre y apellido de tus contactos. Empresa: Si tienes varios contactos de una misma empresa intenta siempre poner el nombre de la empresa de la misma manera. Telfonos: Introduce todos los telfonos que consideres importante a tener. Si viajas por el extranjero hazlo introduciendo su cdigo internacional, por ejemplo +34 +44. Es muy importante que los nmeros estn juntos, sin espacios u otros caracteres. Por ejemplo un telfono fijo quedara as +34911234567 Categoras: Este campo va a ser el pilar para poder organizar tu informacin. El campo categoras es compartido tanto por los contactos como por las tareas, por ese motivo usars unas categoras para los contactos y otras para las tareas e incluso tambin puedes usar algunas para los dos. Notas: Este campo te permitir ir apuntando todas las notas que consideres oportunas de los clientes. Si te acostumbras a hacerlo y a consultarlo antes de iniciar una llamada o hacer una visita podrs recordar datos importantes.
TAREAS

Asunto: Este campo es muy importante a la hora de organizar rpidamente las tareas. Pon una pequea descripcin de la tarea a hacer y tambin pon los telfonos de los clientes, ms adelante te explicar porqu. Prioridad: Yo no lo uso mucho, pero si consideras que quieres resaltar unas tareas de otras entonces puede ser una buena opcin. Fecha final: Este campo es muy importante. Te servir para discriminar las tareas activas de las que todava no lo son. Aviso/ Alarma: Usa este campo cuando tengas que hacer una tarea justo a una hora determinada. Si la tarea es para hacerla a lo largo del da y no importa la hora de hacerla, es mejor que no lo uses. Categoras: Muy importante. Al igual que con los contactos te servir para clasificar las tareas y poderlas filtrar para una mejor consulta. Notas: Igual que con los contactos. Puedes usarlo para tener datos adicionales.
AGENDA

Asunto: Usa este campo para poner el nombre de la empresa y persona con la que tienes la cita. Ubicacin: Usa este campo para poner la direccin y no tener que buscarla en a la agenda.

Fechas: Son los campos ms importantes que uso para la agenda. Te ayudarn a planificarte mejor si te acostumbras a meter la hora de inicio y fin de las citas. Aviso/ Alarma: Si consideras que quieres tener alguna alarma de alguna cita este es el campo a usar. Yo no lo uso, prefiero consultar todos los das la agenda y as saber que reuniones tengo.
LAS CATEGORIAS EL PILAR DE LA ORGANIZACIN DE TU BLACKBERRY

Como he dicho antes es importante que definas correctamente las categoras. Por ejemplo, si fueses un comercial de seguros las categoras a usar para los contactos serian:
Clientes Ingenieras Instaladores Contactos_internos Competencia Personales Otros

Observa que no dejo espacios entre contactos e internos, lo hago para evitar problemas con Outlook o Lotus Notes. Para la tares las categoras que te recomiendo usar son:
01_para_hoy 02_para_esta_semana

Con estas dos categoras es suficiente para clasificar tus tareas.

UN EJEMPLO PRCTICO VENTA DE UN SEGURO A UNA INGENIERIA

Imagnate que has terminado una reunin con un posible cliente (se trata de una ingeniera) con el cual has quedado en hablar dentro de 15 das. Lo primero que debes hacer es aadir un nuevo contacto con los datos que consideres oportunos para este contacto. No se te olvide clasificarlo por una o varias categoras, es este caso lo puedes clasificar como ingeniera. Despus, como has quedado con el cliente en hablar en 15 das, lo que hay que hacer es crearte una tarea con los siguientes datos
Asunto: LL > Ingeniera Ramos 666780909 Sr. Luque Fecha final: Le pones la fecha en la que quieres recordar hablar con l. Categora: Lo clasificas como 01_para_hoy Notas: Incluye las notas que consideres oportunas

15 DAS DESPUS DESAYUNANDO CON BLACKBERRY

Ahora lo que tienes que hacer es olvidarte de este tema y por otro lado revisar todos los das las tareas pendientes de tu blackberry, por un lado reviso slo las clasificadas como 01_para_hoy y cuando hayas terminado con ellas pasa a revisar las clasificados como 02_para_esta_semana. Como han pasado 15 das en tus tareas pendientes clasificadas por la categora 01_para_hoy aparecer entre otras la tarea con el asunto: LL > Ingeniera Ramos 666780909 Sr. Luqueautomticamente sabrs que la LL significa que es una llamada y tan slo tendrs que llevar el cursor sobre el telfono cuando ests preparado para hacer esa llamada. Has llamado al futuro cliente y te ha dicho que necesita ms tiempo pero que no puede darte una fecha, que le llames en un mes aproximadamente. As que ahora tan slo lo que tienes que hacer es editar la tarea cambiando por un lado la fecha de finalizacin, posponindola 30 das y por otroeditar las categoras, anulando la categora 01_para_hoy y eligiendo la categora02_para_esta_semana. Esto lo haces as porque no has definido con el cliente un da exacto de llamar, pero es algo que tienes que hacer a lo largo de esa semana. Ha pasado un mes, es lunes por la maana y mientras ests tomando un caf coges tu blackberry yfiltras las tareas pendientes de la categora 02_para_esta_semana. En ese momento vuelves a ver la tarea LL > Ingeniera Ramos 666780909 Sr. Luque , lees tus anotaciones y si consideras oportuno que puedes hacer la llamada en ese momento. Has terminado de hablar con tu cliente y te ha pedido una visita para el martes de la semana que viene. Bien, eso tiene buena pinta, pero te ha pedido que le llames unas horas antes para confirmarla Qu haces ahora?, Pues muy fcil por un lado te creas una nueva cita en la agenda, usando los datos necesarios y por otro lado editas la tarea LL > Ingeniera Ramos 666780909 Sr. Luquecambiando su texto por CV > Ingeniera Ramos 666780909 Sr. Luque (cv para ti significa confirmar visita), tambin cambias su categora por la de categora 01_para_hoy, cambias la fecha a la de la nueva cita y por ltimo te quedara tan solo poner una alarma 2 horas antes para que te avise de confirmar la visita. Ha llegado el da de la gran reunin y has visto que tienes la visita con el Sr. Luque, tu Smartphone te avisar 2 horas antes para que confirmes la reunin. Como tienes el telfono apuntado en la misma tarea, tan slo tendrs que pulsar sobre l para llamar a tu cliente. Parece que todo va bien, te han confirmado la cita. Ha terminado la reunin y el Sr. Luque te ha pedido una oferta. Mientras has estado en la reunin has usado tu blackberry para buscar

en contactos sus datos y has ido tomando notas para la realizacin de la oferta, grabndolas en Notas. Como la oferta no corre una urgencia extrema y quieres que hacerla el viernes que viene mientras ests en la oficina por la maana, aprovechas la tarea CV > Ingeniera Ramos 666780909 Sr. Luque que tienes ya creada para editarla y modificar por OF > Ingeniera Ramos 666780909 Sr. Luque (of para ti significa oferta), cambias la fecha para que se active para el prximo viernes y la categora la dejas la misma 01_para_hoy. Ha llegado el viernes por la maana y te encuentras en la oficina, has sincronizado todos los datos con tu ordenador o porttil y ests trabajando con l. Hechas un vistazo a las tareas filtrando por la categora 01_para_hoy y entre otras aparece la tarea OF > Ingeniera Ramos 666780909 Sr. Luque, hechas un vistazo al contacto para recordar los datos que tomaste mientras estabas reunido con l, haces la oferta y se la envas por correo electrnico. Despus vuelves a editar la tareacambindola por SOF > Ingeniera Ramos 666780909 Sr. Luque (sof para ti significa seguimiento oferta), le cambias la fechas para dentro de una semana y como no quieres ser pesado con el cliente clasificas la tarea por la categora 02_para_esta_semana. De esta manera dentro de una semana la tarea aparecer pendiente por la categora 02_para_esta_semana y t ya decidirs que da y a qu hora le llamas. Y as repetidamente, , , etc.

CONCLUSIONES
Puede parecer un poco lioso pero te puedo asegurar que si te organizas de esta manera tu trabajo tus ventas se incrementarn ya que tus seguimientos sern ms efectivos. Desde cualquier lugar podrs recordar las tareas importantes y decidir qu hacer. En resumidas cuentas se trata de trabajar con las tareas usando bsicamente 2 categoras. Crear una tarea e ir cambiando su caducidad, categora y asunto segn nos interese. Crearte unos cdigos para poder rpidamente saber que significa esa tarea y no olvidar consultar tu blackberry todos los das.

CONFIGURANDO LA BLACKBERRY MICROSOFT OUTLOOK Y LOTUS NOTES

Se me olvidaba decirte que tendrs que configurar la vista de tareas de tu blackberry para que slo te muestre las activas o caducadas, pero nunca las futuras. Estas deben ser filtradas por tareas. Lo mismo tienes que hacer con Microsoft Outlook y el Lotus Notes. Es importante que lo hagas porque sino cuando tengas muchas tareas se mezclars las activas con las futuras.