CAPTULO 620 SISTEMA DE ADMINISTRACIN DEL DESEMPEO Contenido

Subcaptulo 1. Disposiciones Generales (1) (2) (3) (4) Propsito Alcance Definiciones Responsabilidades

Subcaptulo 2. Bases para la Evaluacin del Desempeo (1) (2) (3) (4) Ciclo de Evaluacin Bases para la Evaluacin de Desempeo Calificacin en los Estndares Universales Resultado Final de la Evaluacin Oficial

Subcaptulo 3. Proceso de Administracin del Desempeo (1) (2) (3) (4) (5) (6) Proceso de Administracin del Desempeo Planificacin del Desempeo Control del Desempeo Evaluacin del Desempeo Relacin con la Gestin de Recursos Humanos Resultados de una Evaluacin de No Satisfactorio

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Subcaptulo 1. Disposiciones Generales

(1) Propsito. El principal objetivo del sistema de evaluacin de desempeo es aumentar la eficiencia y la productividad del empleado para cumplir con la misin y las metas de la Autoridad del Canal de Panam (ACP), mediante un proceso que involucra planificacin, control, desarrollo, evaluacin y premios por desempeo. (2) Alcance. El presente captulo aplica a los empleados permanentes y a los empleados temporales que tengan por lo menos un ao de haber sido contratados en forma continua. Se excluyen de la aplicacin de este captulo los directores de departamento y oficinas principales y los gerentes de divisin y seccin, a quienes les aplica el captulo 621 de este manual. Tambin se excluyen de este captulo a los empleados que ocupen puestos en desarrollo (v.gr., Especialistas en Contratos, NM-5/7/9) o que estn en programas formalmente estructurados de adiestramiento especial o de capacitacin, como los programas de aprendices, prcticos en adiestramiento, internos de carrera y de movilidad ascendente, hasta que lleguen a su nivel tope. (3) Definiciones. Para efectos de este captulo las palabras y trminos que a continuacin se expresan tienen el siguiente significado: (a) Das. Salvo que se especifique lo contrario, son das calendario. (b) l/de l/a l/l mismo. Trminos que se refieren a personas de ambos gneros. (c) Expectativas especficas de desempeo individual. Objetivos especficos, proyectos o tareas asignados al empleado durante el ciclo de evaluacin que complementan los distintos estndares universales. (d) Estndares universales. reas genricas sobre las cuales el empleado va a ser evaluado que sirven de instrumento de medida para evaluar su desempeo. Los elementos que constituyen el estndar universal estn impresos en el Formulario de Planificacin y Evaluacin del Desempeo (1216). El evaluador puede complementar dicho estndar con expectativas especficas de desempeo individual (ej., objetivos especficos, proyectos o tareas). Estas expectativas pueden incluir puntos tales como calidad, cantidad, puntualidad y manera de desempeo. (e) Evaluacin parcial. Evaluacin realizada por el evaluador, por un perodo mnimo de 90 das, pero que no abarca el ciclo completo de evaluacin. (f) Evaluador. Supervisor inmediato del empleado durante el ciclo de evaluacin, quien es responsable de dirigir las funciones del empleado y quien propone las calificaciones de su desempeo general. En aquellos casos en que el supervisor inmediato no dirija las tareas y responsabilidades del empleado, esta responsabilidad podr recaer en una persona con conocimiento directo del desempeo del empleado (v.gr. lderes, jefe de estacin).

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(g) Expediente oficial de personal. Depositario oficial de registros, documentos e informes requeridos con relacin a las acciones de personal, expedidos durante el servicio activo del empleado con la ACP, con las agencias predecesoras y con cualquier otra agencia federal de los Estados Unidos. (h) Logro. Cualquier evento, accin o resultado que exceda las expectativas establecidas como completamente satisfactorio. (i) Nivel de evaluacin del estndar universal. Es la calificacin (O, E, S, N, U) asignada a cada Estndar Universal. (j) Objetivo(s) especfico(s) de desempeo. Meta principal o metas relacionadas a corto plazo que han de lograrse durante el perodo de evaluacin vigente. Las metas se trazarn con la mayor objetividad posible. Deben incluir los parmetros de tiempo, identificar los parmetros entre las distintas calificaciones de los estndares de desempeo y estar dentro de las normas descritas en este captulo. (k) Resultado final de la evaluacin oficial. Determinacin final sobre el desempeo general del empleado durante el ciclo de evaluacin. Comprende cinco niveles de calificacin: sobresaliente, superior, completamente satisfactorio, necesita mejorar y no satisfactorio. (l) Retroalimentacin. Reunin de intercambio de informacin durante el proceso de evaluacin de desempeo entre el evaluador y el empleado a ser evaluado. (m) Revisor. Supervisor inmediato del evaluador durante el perodo de evaluacin, quien tiene conocimiento del desempeo general del empleado y es el que aprueba o desaprueba todas las calificaciones de desempeo. (4) Responsabilidades. (a) Director del Departamento de Recursos Humanos. Le corresponde administrar y auditar el proceso de evaluacin de desempeo, lo cual incluye asesorar a los evaluadores y revisores en el proceso de evaluacin del desempeo. Es responsable de verificar las evaluaciones y recomendaciones para premios de incentivo y asegurarse de que se cumpla con los requisitos reglamentarios. Les corresponde dirigir el (b) Directores de departamento u oficina principal. programa de evaluacin de desempeo dentro de sus respectivos departamentos y oficinas. Tambin actan como evaluadores y revisores de empleados en puestos que se reportan directamente a ellos, donde no existe revisor con conocimiento del desempeo del empleado; por ejemplo secretarias, oficiales de presupuesto y oficiales administrativos. En aquellos casos en que se justifique (v.gr. casos fortuitos) el director de departamento u oficina principal podr cambiar al evaluador y/o revisor.

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(c) Revisores. Conjuntamente con los evaluadores, tienen la responsabilidad de asegurar que las expectativas de desempeo sean establecidas de acuerdo con la descripcin de puesto. Adems, les corresponde verificar que las evaluaciones de desempeo sean precisas y de acuerdo con lo establecido en este captulo. Aprueban todas las calificaciones. (d) Evaluadores. Son responsables de: 1 Planificar, documentar y comunicar las expectativas especficas de desempeo individual a los empleados al inicio de cada ciclo de evaluacin (dentro de los primeros 45 das). Les corresponde, en conjunto con los revisores, asegurar que las expectativas o metas de desempeo se establezcan objetivamente, y sean coherentes con las tareas y responsabilidades del puesto. Dar seguimiento al desempeo de los empleados y proveer durante el perodo de evaluacin, la retroalimentacin necesaria para cumplir o superar las expectativas previamente establecidas durante la etapa de planeacin de desempeo. Asegurar que los empleados reciban el adiestramiento apropiado y proporcionarles la oportunidad de desarrollar destrezas y de mejorar su desempeo. Realizar la evaluacin, dentro de los trminos establecidos, con base en los estndares universales y las expectativas especficas de desempeo individual que hayan sido acordadas en el perodo de planificacin, y documentadas en el formulario de planificacin y evaluacin del desempeo (1216). Proponer al revisor la calificacin del desempeo. Reconocer y premiar a los empleados cuyos logros en el desempeo de su trabajo exceden las expectativas de desempeo satisfactorio y tomar las medidas correspondientes cuando los empleados no las satisfacen, documentado en el formulario correspondiente.

(e) Empleados. Son responsables de cumplir con las expectativas establecidas en el perodo de planificacin del desempeo. Tambin son responsables de participar en las sesiones de retroalimentacin solicitadas por el evaluador y de hacer el esfuerzo de mejorar en las reas deficientes que ste le seale. (f) Gerentes. Los gerentes o sus designados tienen la responsabilidad de asegurarse que el Formulario de Planificacin y Evaluacin de Desempeo (1216) sea completado y entregado a cada empleado, conforme a los requisitos establecidos en este captulo, y enviarlo a travs de los canales correspondientes a la Unidad de Incentivos. (g) Unidad de Incentivos. Tiene la responsabilidad de asegurar que todas las calificaciones y recomendaciones de premios cumplan con los requisitos de este captulo y con las normas establecidas de premiacin.

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Subcaptulo 2. Bases para la Evaluacin del Desempeo

(1) Cclo de Evaluacin. La evaluacin anual de desempeo generalmente comprende los 12 meses del ao fiscal, del 1 de octubre de un ao al 30 de septiembre del ao siguiente, y permanece en vigencia hasta ser reemplazada por la subsiguiente evaluacin. (2) Bases para la Evaluacin del Desempeo. (a) Las calificaciones se basan en los estndares universales; las funciones y responsabilidades del puesto y en las expectativas de desempeo individual previamente establecidas, segn consta en el Formulario de Planificacin y Evaluacin de Desempeo (1216). (b) El perodo mnimo de evaluacin para los empleados permanentes es de 90 das en el puesto que se desempea. (c) Los empleados asignados a otros puestos o ascendidos temporalmente durante toda o la mayor parte (ms del 50 por ciento) del ciclo de evaluacin, sern calificados con base en las expectativas, funciones y responsabilidades, tanto temporales como permanentes. Aquellos empleados que no cumplen con lo anterior, debern ser evaluados solamente con base en las expectativas, funciones y responsabilidades del puesto permanente. (d) Todos aquellos empleados ascendidos permanentemente; asignados a otros puestos; trasladados; o que reciban una reduccin de grado; por un perodo menor de 90 das antes de terminar el ciclo de evaluacin, sern evaluados con base en el nivel de cumplimiento de las expectativas, funciones y responsabilidades del puesto que estn dejando. (e) En el caso de los empleados que les cambie el evaluador en un ciclo de evaluacin, el evaluador deber completar una evaluacin de desempeo parcial utilizando el formulario 1216 para aquel empleado que ha estado bajo su cargo por un mnimo de 90 das. El revisor deber participar en todas las evaluaciones que ocurran en el ciclo de evaluacin de un empleado, y podr solicitar al Director de Recursos Humanos extender el perodo de evaluacin de aquellos empleados cuyo evaluador haya dejado de laborar en la empresa. Estas evaluaciones sern archivadas por la unidad administrativa del empleado y utilizadas por el evaluador que est evaluando al empleado al final del ciclo de evaluacin para obtener el resultado final de la evaluacin oficial que constar en el expediente oficial de personal. (f) El evaluador que le corresponde dar el resultado final de la evaluacin oficial utilizar todas las evaluaciones parciales que se le han hecho al empleado durante el ciclo de evaluacin. (g) El revisor verificar y aprobar todas las calificaciones que ocurran en el ciclo de evaluacin de un empleado.

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(h) La amistad, los prejuicios, las simpatas y antipatas personales no deben influenciar las evaluaciones de los empleados. (3) Calificacin en los Estndares Universales. Las calificaciones que se pueden asignar a cada estndar universal con base al nivel de desempeo del empleado, de acuerdo con la seccin V del formulario de Planificacin y Evaluacin del Desempeo (1216), son las siguientes: (a) Sobresaliente (O) - Alcanza el nivel de desempeo previamente establecido como sobresaliente. (b) Superior (E) - Alcanza el nivel de desempeo previamente establecido como superior. (c) Completamente Satisfactorio (S) - Alcanza las expectativas, funciones responsabilidades previamente establecidas como completamente satisfactorio. y

(d) Necesita mejorar (N) - Est por debajo del nivel de desempeo previamente establecido para completamente satisfactorio, pero por encima del establecido como no satisfactorio. (e) No Satisfactorio (U) - Est al nivel o por debajo del nivel de desempeo previamente establecido para no satisfactorio. (4) Resultado Final de la Evaluacin Oficial. El resultado final de las calificaciones de los estndares universales del empleado est determinado por lo siguiente: (a) Sobresaliente. Esta evaluacin final cubre empleados no supervisores calificados con O en por lo menos tres de los estndares universales y con E en no ms de uno de los estndares universales. Aquellos empleados no supervisores que sean evaluados solamente en tres estndares universales deben estar calificados con O en los tres estndares universales para recibir una evaluacin de sobresaliente. Los empleados en puestos de supervisin quienes sean evaluados sobre los cinco estndares universales, deben estar calificados con O en por lo menos cuatro de ellos, incluyendo el de supervisin/liderazgo y con E en no ms de uno. Aquellos empleados en puestos de supervisin quienes sean evaluados sobre cuatro estndares universales, deben estar calificados con O en los cuatro estndares universales para recibir una evaluacin sobresaliente. (b) Superior. Esta evaluacin cubre empleados no supervisores calificados por lo menos con E en no menos de tres de los estndares universales y con S en no ms de uno de los estndares universales. Aquellos empleados no supervisores que sean evaluados solamente en tres estndares universales deben estar calificados con por lo menos E en los tres estndares universales para recibir una evaluacin de superior.

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Los empleados en puestos de supervisin que sean evaluados en cinco estndares universales, deben estar calificados con E en por lo menos cuatro de ellos, incluyendo el de supervisin/liderazgo, y con S en no ms de uno. Aquellos empleados en puestos de supervisin quienes sean evaluados sobre cuatro estndares universales, deben estar calificados con por lo menos E en los cuatro estndares universales para recibir una evaluacin superior. (c) Completamente Satisfactorio. Esta evaluacin final cubre a los empleados calificados al nivel S o mejor en todos los estndares universales, pero que no renen los requisitos para recibir una evaluacin final de superior o sobresaliente. (d) Necesita Mejorar. Cubre a los empleados calificados con N en uno o ms de los estndares universales, pero que no est evaluado con U en ninguno. Las calificaciones de N sirven de advertencia al empleado y al supervisor de que el empleado necesita mejorar en el estndar universal correspondiente y que la calificacin del prximo ao de ese mismo estndar debe cambiar a S o mejor; de lo contrario, la calificacin se bajar a una U. El evaluador proporcionar comentarios o ejemplos que sustenten la calificacin de N. (e) No Satisfactorio. Cubre a los empleados calificados con U en uno o ms de los estndares universales. Si el evaluador determina que el resumen de la evaluacin oficial del empleado puede llegar a ser U, ste deber dar al empleado el perodo de mejoramiento del desempeo. El evaluador proporcionar comentarios o ejemplos que sustenten la calificacin de U.

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Subcaptulo 3. Proceso de Administracin del Desempeo

(1) Proceso de Administracin del Desempeo. El proceso de administracin del desempeo de los empleados incluir como mnimo: (a) Un procedimiento para comunicar a los empleados las expectativas de su desempeo; (b) Un proceso de retroalimentacin y evaluacin peridica del desempeo que sirva de base para reconocer e incentivar a los empleados cuando excedan las expectativas del puesto o para identificar y corregir las deficiencias brindndole la ayuda necesaria; (c) La identificacin de las necesidades de capacitacin y desarrollo de los empleados; y (d) Una auditora de la gestin de la administracin del desempeo realizada por el Departamento de Recursos Humanos, a fin de determinar la efectividad y cumplimiento del mismo, de acuerdo con este captulo. (2) Planificacin del Desempeo. Dentro de los primeros 45 das del ciclo de evaluacin, el evaluador se reunir con el empleado para comunicarle sus expectativas de desempeo de acuerdo a lo estipulado en este captulo. Estas sesiones se pueden realizar al mismo tiempo que el evaluador le comunica al empleado el resultado final de su evaluacin oficial de desempeo del ciclo anterior. La planificacin del desempeo consiste en: (a) Establecer los criterios de desempeo y expectativas especficas del puesto. (b) Informar a los empleados las expectativas o metas de desempeo, las cuales deben ser medibles, alcanzables y que claramente definan los diferentes niveles de calificacin del desempeo y la forma de lograrlos. (c) Documentar la sesin de planificacin. (d) Proporcionarles a los empleados, dentro de los primeros 45 das del ciclo de evaluacin, una copia del Formulario de Planificacin y Evaluacin de Desempeo (1216), con las expectativas de desempeo del nuevo ciclo de evaluacin. (e) En esta etapa el empleado podr dar sus recomendaciones al respecto de las expectativas que se le estn comunicando. (f) Una vez agotadas las instancias internas del respectivo departamento, el empleado podr documentar su desacuerdo con las expectativas, en el formulario correspondiente, en el evento que stas no cumplan con lo establecido en este captulo. Dicha documentacin se enviar, a travs de los canales correspondientes, al Departamento de Recursos Humanos.

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(3) Control del Desempeo. (a) Observaciones y mediciones. Los evaluadores, basados en observaciones y mediciones de las expectativas establecidas, deben dar seguimiento al desempeo de los empleados y proporcionarles retroalimentacin durante el perodo de evaluacin. (b) Sesiones de retroalimentacin. Los evaluadores celebrarn por lo menos una sesin de retroalimentacin durante el ciclo de evaluacin en las siguientes situaciones: 1 2 Cuando el empleado lo solicite. Cuando el evaluador identifique deficiencias en el desempeo que puedan dar como resultado la calificacin de necesita mejorar o de no satisfactorio en cualquier estndar universal. En esta situacin, el evaluador documentar en el Formulario de Planificacin y Evaluacin de Desempeo la advertencia de que el empleado puede terminar el ciclo de evaluacin con una calificacin de necesita mejorar o de no satisfactorio y los parmetros y/o instrucciones para evitar dicha calificacin.

(c) Notificacin de desempeo no satisfactorio. Luego de la sesin de retroalimentacin, los evaluadores deben dar a los empleados que tengan deficiencias en su desempeo, a excepcin de los empleados permanentes en perodo de prueba y temporales, una notificacin escrita de desempeo no satisfactorio con acuso de recibo. A este empleado se le debe proveer gua y asistencia (v.gr., recomendacin de consejera sicolgica, inscripcin al programa de asistencia al empleado), as como darle una oportunidad razonable para mejorar su desempeo antes de que se le otorgue la evaluacin no satisfactoria. De ser necesario, se deber extender el ciclo de evaluacin para que el empleado cumpla con un perodo no menor de 90 das para mejorar el desempeo. Los evaluadores deben asesorarse con la Unidad de Medidas Adversas sobre los requisitos de dicha notificacin, la cual debe contener como mnimo lo siguiente: 1 Las reas de desempeo que necesita mejorar y el perodo de tiempo concedido para demostrar dicha mejora. En los casos en que se tenga que extender el perodo de evaluacin, se le notificar la fecha de evaluacin final. Las acciones que se le recomienda tomar para mejorar su desempeo. La gua y asistencia que le proporcionar el supervisor para ayudarlo a mejorar. Las consecuencias de recibir una evaluacin anual de desempeo no satisfactorio.

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(4) Evaluacin del Desempeo. Al final del ciclo de evaluacin se deber seguir el siguiente proceso: (a) Darle a los empleados la oportunidad de documentar sus logros y/o de hacer comentarios en el formulario 1216 previo a que el evaluador y el revisor se renan. (b) El evaluador completar la evaluacin de desempeo, y la presenta y discute con el revisor para obtener su aprobacin. (c) El revisor examinar la propuesta de evaluacin y de estar de acuerdo, firmar y fechar el Formulario de Planificacin y Evaluacin de Desempeo devolvindolo al evaluador. (d) Si el revisor est en desacuerdo con el evaluador, se harn los intentos para resolver dicho desacuerdo. De no lograrse un acuerdo, el revisor realizar los cambios necesarios en el formulario de evaluacin refrendndolo con sus iniciales. El formulario 1216 ser devuelto al evaluador. (e) El evaluador debe reunirse con el empleado, a ms tardar 45 das despus de finalizado el perodo de evaluacin, para presentarle su evaluacin final y las razones en que se fundamenta la misma. El empleado firmar el Formulario de Planificacin y Evaluacin de Desempeo ya completo, como certificacin de que ha sido informado del resultado de su evaluacin. La firma del empleado no significa su acuerdo o desacuerdo con el resultado de su evaluacin. Las calificaciones no deben desmejorarse una vez que el formulario ha sido presentado al empleado, a no ser que los responsables en el proceso de evaluacin no tenan la informacin disponible antes de presentar la evaluacin final al empleado. (f) Suministrar al empleado una copia del formulario ya completo en ese momento o lo antes posible. (g) Enviar el original de la evaluacin por los canales correspondientes, a la Unidad de Incentivos del Departamento de Recursos Humanos, a ms tardar 45 das despus de finalizado el perodo de evaluacin, a fin de que sea procesado y archivado en el expediente oficial de personal del empleado. El documento de la evaluacin oficial se mantendr en el expediente por cuatro aos. (5) Relacin con la Gestin de Recursos Humanos. Las evaluaciones anuales de desempeo se toman en cuenta para detectar las necesidades de desarrollar y capacitar al empleado; determinar la elegibilidad para el avance de escaln dentro del grado; recomendar premios; tomar la accin de personal aplicable en una reduccin de personal; trasladar, ascender, descender y destituir al empleado. Para los efectos de reduccin de personal, se aplicar lo establecido en el Captulo V, Seccin Primera, Reduccin de Personal, del Reglamento de Administracin de Personal. Para que la evaluacin final oficial del desempeo sea acreditable para propsitos de

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reduccin de personal, debe haber sido otorgada al empleado antes de que se emita el aviso de reduccin de personal o antes de la fecha lmite establecida por la ACP para el recibo de las calificaciones. Las evaluaciones del desempeo sern consideradas en el proceso de reduccin de personal de manera equitativa y uniforme. (6) Resultados de una Evaluacin de No Satisfactorio. (a) Al empleado que no logra alcanzar sus expectativas durante el perodo de oportunidad, de acuerdo con lo establecido en la seccin (3)(c) de este subcaptulo, se le asignar una evaluacin de no satisfactorio. Esta evaluacin de no satisfactorio puede ser la base para asignar al empleado a otro puesto, reducirle el grado o destituirlo. (b) Para los casos de reduccin de grado o destitucin de un empleado se aplicarn los procedimientos de medidas adversas.

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