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ADMINISTRACION GENERAL (IDEAS Y CONCEPTOS BSICOS)

PRESENTADO POR:

MAICOL LEON HERRERA SOFIA GARCIA LOZANO ANDERSON CARDONA PALENCIA LAURA VELASQUEZ DELGADO URIEL PEARANDA JARAMILLO

PRESENTADO A: ING. FERNANDO MIRANDA TORRES

FUNDACIN UNIVERSITARIA TECNOLGICO COMFENALCO FACULTAD DE INGENIERA INDUSTRIAL VII SEMESTRE CARTAGENA DE INDIAS D. T. y C. 2012

INTRODUCCIN En el siguiente trabajo daremos a conocer un aserie de trminos y sus definiciones que son utilizados dentro de las organizaciones para entender las funciones o tareas que en ella se realizan, para cumplir a cabalidad los objetivos propuestos.

OBJETIVO Identificar y conocer los conceptos bsicos que son utilizados dentro de las organizaciones.

IDEAS Y CONCEPTOS BSICOS Los conceptos tambin son ideas que nos ayudan a ampliar el entendimiento al momento que sean asignadas las funciones que son expresadas en trminos organizacional o empresarial, como: Planeacin. Misin. Objetivo o meta. Estrategia. Poltica. Procedimiento. Regla. Programa. Presupuesto. Pasos de la planeacin. Jerarqua de los objetivos. reas de resultados claves. Objetivos cualitativos. Capacidad de verificacin. Conceptos en evolucin en la administracin (APO). Enfoque de sistemas a la APO Beneficios de la APO Debilidades de la APO. Recomendaciones para mejorar la APO. por objetivos cuantitativos y

Planeacin La planeacin es la determinacin de lo que va a hacerse, incluye decisiones de importancia, como el establecimiento de polticas, objetivos, redaccin de programas, definicin de mtodos especficos y procedimientos. Por otra parte planeacin es una disciplina prescriptiva (no descriptiva) que trata de identificar acciones a travs de una secuencia sistemtica de toma de decisiones, para generar los efectos que se espera de ellas, o sea, para proyectar un futuro

deseado y los medios efectivos para lograrlo.

Misin o propsito. Identifica el propsito bsico, funcin o tareas de una empresa o dependencia o cualquier parte de ellas. Todo tipo de operacin organizada tiene, o al menos debera tener, si es que tiene sentido, una misin o propsito. en cada sistema social, las empresas debe realiza una funcin bsica o tarea que es asignada por la sociedad. Por ejemplo: el propsito de una empresa en general es la produccin y la distribucin de bienes y servicios. El propsito de un departamento de carreras estatal es el diseo, construccin y operacin de un sistema de carreteras estatales; en propsito de una empresa es ensear, investigar y proporcionar servicio a la comunidad. Estrategia. Durante aos, los militares usaron la palabra estrategias para referirse a los planes elaborados de los que se crea de lo que un enemigo podra hacer o no. si bien, el trmino tiene una implicacin competitiva, los gerentes las usan cada vez ms para reflejar reas amplias del funcionamiento de una empresa. En este libro,

estrategia se define como la manara de determinar los objetivos bsicos a largo plazo dentro de una empresa y la implementacin de cursos de accin y asignacin de los recursos necesarios para alcanzar las metas. Poltica. Las polticas podran ser planes, ya que son declaraciones o entendimientos generales que guen o canalizan el pensamiento de la toma de decisiones. No todas las polticas son declaraciones a menudo solo estas implcitas a las acciones de los gerentes. Las polticas se definen un rea dentro de la cual debe tomarse una decisin y asegurarse de que esta ser consistente con, y contribuir con, un objetivo. Procedimientos Son planes que establecen un mtodo de manejo necesario para actividades futuras. Son secuencias cronolgicas de acciones requeridas; son guas para la accin, ms que para pensar, y detallan de manera precisa de cmo deben realizarse ciertas actividades. Por ejemplo, case western university perfila tres pasos para su proceso de evaluacin: 1) establecer objetivos de desempeo, 2) realizar una revisin de medio ao de los objetivos y 3) realizar un anlisis del desempeo al final del periodo. Los procedimientos a menudo cruzan lneas entre departamentos, unos cuantos ejemplos ilustran la relacin entre procedimientos y polticas. La poltica de las compaas establecen que se puede otorgar vacaciones a los empleados; procedimientos establecidos para implementar esta poltica proporcionaran el programa de vacaciones para evitar la interrupcin del trabajo, con tarifas para el pago de vacaciones y mtodos para calcularlos, tambin debern mantener los registros correspondientes para asegurar las vacaciones de cada empleado y establecer los medios para solicitar permisos.

Reglas Establecen acciones especficas necesarias, o falta de accin, las cuales no permitirn que existan desviaciones. Por lo comn son el tipo ms simple. no fumar es una regla que no permite la desviacin de un curso de accin

establecido. La finalidad de una regla es reflejar una decisin gerencial de que cierta accin debe o no seguirse. Las reglas son diferentes a las polticas en que estas ltimas tienen el propsito de guiar la toma de decisiones al marcar reas donde los gerentes pueden usar su discrecin, en tanto que las reglas no permiten discrecin en su aplicacin.

Programas Son un complejo de metas, polticas, procedimientos, reglas, asignacin de tareas, pasos a seguir, recursos a emplear y otros elementos necesarios para realizar un curso de accin determinado; pueden ser tan importantes como el programa de una aerolnea para adquirir una flotilla de jets de 400 millones de dlares, o un programa de cinco aos para mejorar el estatus y la calidad de miles de supervisores.

Presupuestos es un informe de los resultados esperados, lo cual se expresa en trminos

numricos, se le puede llamar plan cuantificado. De hecho, el presupuesto operativo financiero a menudo es un plan de utilidades. El presupuesto puede expresarse en trminos financieros, en trminos de horas laborales, unidades de producto, u horas maquina o en cualquier termino numricamente conmensurable. Puede ocuparse de la operacin como lo hace el presupuesto de gastos, o puede mostrar el flujo de efectivo, como lo hace el presupuesto de caja.

Pasos para la planeacin


CONCIENCIA DE UNA OPORTUNIDAD A LA LUZ DE: El mercado Competencia Lo que os clientes desean Nuestros puntos fuertes Nuestras debilidades COMPARACIN DE ALTERNATIVAS A LA LUZ DE LAS METAS QUE SE PRETENDEN Qu alternativa nos proporcionara la mejor oportunidad para lograr nuestras metas con los mejores costos y las mayores utilidades? SELECCIN DE ALTERNATIVA Seleccin del curso de accin que se emprender.

FIJACIN DE OBJETIVOS O METAS Donde deseamos deseamos y cuando estar, que

CONSIDERACIN DE LAS PREMISAS DE PLANEACIN En qu medio ambiente (externo o interno) operaran nuestros planes?

FORMULACIN APOYO

DE

PLANES

DE

Tales como planes para: Comprar equipo, comprar materiales, contratar y capacitar trabajadores, desarrollar un nuevo producto

IDENTIFICACIN DE ALTERNATIVAS Cules son convenientes objetivos? las opciones ms para nuestros

CUANTIFICACIN DE PLANES MEDIANTE LA ELABORACIN DE PRESUPUESTO Elaboracin de presupuestos como: volumen y precio de ventas, gastos de operacin necesarios para planes e inversiones en equipo.

Jerarqua de los objetivos Los objetivos forman una jerarqua, que va de la meta amplia de los objetivos individuales especficos. El cenit de la jerarqua es el propsito o misin, que tiene dos dimensiones. Primero, est el propsito social, como contribuir al bienestar de la gente proporcionando bienes y servicios a un precio razonable. Segundo, esta la misin o propsito de la empresa, que podra ser el proporcionar transportacin conveniente y de bajo costo para la persona promedio. La misin establecida podra ser producir automviles, comercializarlos y darles servicio. De cualquier manera, estas a su vez se traducen en objetivos y estrategias generales como disear, producir y comercializar automviles confiables, de bajo costo y eficientes en el consumo de combustible. Las reas de resultados claves (p. Drucker) Estas son las reas donde el desempeo es esencial para el xito de la empresa, aunque no hay un acuerdo completo sobre cules deberan ser las reas de resultados claves de una empresa y puede ser muy diferente entre empresas, Peter Drucker sugiere las siguientes: posicin en el mercado, innovacin, productividad, recursos fsicos y financieros, rentabilidad, desempeo, y actitud del trabajador y responsabilidad, desempeo y actitud del trabajador y responsabilidad pblica. Sin embargo, recientemente dos reas de resultados claves se han convertido en una importancia estratgica: servicio y calidad. Algunos ejemplos de objetivos para reas de resultados: obtener un rendimiento de 10% sobre la inversin para fines del ao calendario de 2005 (rentabilidad); incrementar el nmero de unidades del producto x producidas en un 7% para el 30 de junio de 2009 sin elevar los costos o reducir el nivel de calidad actual (productividad). Los objetivos se deben traducir adicionalmente en los de divisiones, departamentos y unidades hasta el nivel ms bajo de la organizacin

Objetivos cuantitativos y cualitativos Para ser conmensurables, los objetivos se deben poder verificar. Esto significa que podemos contestar esta pregunta: al final del periodo, Cmo se si el objetivo se alcanzo? Por ejemplo, el objetivo de obtener una utilidad razonable no establece que utilidad debe obtenerse y que es razonable para el subordinado, lo cual puede no ser del todo aceptable para el superior. En el caso de tal desacuerdo, por supuesto que el subordinado es quien pierde la discusin. En contraste, un rendimiento sobre la inversin de 12% al finalizar el ao fiscal en curso puede ser medido; se deben contestar estas preguntas: Cuntas o qu? Cundo? En ocasiones, establecer resultados en trminos verificables es ms difcil. Esto es vlido en especial cuando incluye los objetivos de personal administrativo y del gobierno. EJEMPLOS DE OBJETIVOS VERIFICABLES Y NO VERIFICABLES Objetivos No verificables Objetivos Verificables 1. lograr un rendimiento sobre 1. Obtener utilidades razonables 2. Mejorar las comunicaciones
2.

3. Mejorar la productividad del departamento de produccin 4. Desarrollar mejores gerentes

3.

4.

5. Instalar un sistema de computo

5.

la inversin del 12% al final del ao fiscal en curso Publicar un boletn mensual de dos pginas a partir del 1 de julio de 2009, que involucre no ms de 40 horas de trabajo en su preparacin (despus de la primera edicin) Incrementar la produccin en un 5% para el 31 de diciembre de 2009, sin costos adicionales, manteniendo el nivel de calidad actual. Disear y realizar un programa de 40 horas en casa sobre los fundamentos de la administracin, a ser completado para el 1 de octubre de 2009, que requiera no ms de 200 horas de trabajo del personal que desarrollo gerencial y con al menos de 90% de los 100 gerentes que pasen el examen (especificado) Instalar un sistema de control computarizado en el departamento de

produccin para el 31 de diciembre de 2009, sin rebasar 500 horas de trabajo de anlisis de sistemas y en operacin con no ms de 10% de tiempo inactivo durante los primeros tres meses, o 2% ms adelante.

Conceptos en evolucin en la administracin por objetivos (APO). La administracin por objetivos (APO) es practicada alrededor del mundo. Sin embargo, a pesar de su amplia aplicacin, no siempre est claro lo que la APO representa. Algunos creen que es una herramienta de evaluacin y otros ms la consideran como un dispositivo de planeacin y control. La administracin por objetivos como un amplio sistema gerencial que integra muchas actividades gerenciales clave de manera sistemtica y esta

conscientemente dirigida hacia el logro efectivo y eficiente de objetivos organizacionales e individuales.


Reenergizacin del sistema Proceso de transformacin
Ingresos 1. 2. 3. 4. 5. humanos de capital administrativos tecnolgicos otros Planeacin estratgica
Egresos

Planeacin de la accin Fijacin de objetivos Instrument acin

1. 2. 3. 4. 5. 6.

Ingreso de metas de 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. empleados consumidores proveedores accionistas del gobierno de la comunidad otros

Jerarqua de objetivos

productos servicios utilidades satisfaccin interpretacin de metas otros

Control y evaluacin

Subsistemas

Planeacin y desarrollo de recursos humanos

Planeacin de carrera

Sistemas de recompensa

Elaboracin del presupuesto (O presupuestario)

Otros

percepcin-Manejo de la Informacin

Beneficios y debilidades de la administracin por objetivos. Aun cuando la administracin orientada a metas es uno de los enfoques gerenciales de prctica ms amplia, su efectividad en ocasiones es cuestionada. Se atribuye a menudo a una implementacin defectuosa, pero otro motivo es APO puede ser aplicado como una tcnica mecnica que se enfoca a aspectos selectos del proceso gerencial sin integrarlos en un sistema. Beneficios de la administracin por objetivos. Mejora de la administracin a travs de la planeacin orientada a resultados. Clarificacin de los papeles y estructuras, as como la delegacin de autoridad de acuerdo a los resultados esperados de las personas que desempean los papeles. Alentar el compromiso a las metas personales y de la organizacin. Desarrollo de controles efectivos que miden resultados y conducen a acciones correctivas.

Fracasos

de

la

administracin

por

objetivos

algunas

recomendaciones. A pesar de todas sus ventajas, un sistema APO tiene debilidades. La mayora se deben a fallas al aplicar los conceptos de APO, la mala enseanza de la filosofa de APO es una de las debilidades de ciertos programas. el fallar al dar guas a quienes establecen metas a menudo es otro problema. Los gerentes deben saber cules son las metas corporativas y como sus propias actividades se ajustan a ellas, tambin necesitan premisas de planeacin y conocimiento de las principales polticas de la compaa. Asimismo, esta la dificultad de establecer metas verificables con el grado correcto de flexibilidad.

Conclusin Finalmente se pudo identificar las ideas y conceptos bsicos que se emplean en una organizacin, adems en este trabajo se plantearon diversos ejemplos que ayudaron a entender de manera clara lo que integran estos conceptos y la importancia al momento de aplicarlos.