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UNIDAD 2 IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIN

Los tipos de organizacin La comparacin entre la realidad empresarial y el diseo de la estructura normalmente reflejado por el clsico organigrama nos conduce inevitablemente, en la casi totalidad de los casos, a comprobar que existe una sustancial diferencia entre lo que hemos diseado y lo que realmente ocurre en la prctica. Pero se puede decir realmente que es vlida la contraproposicin entre organizacin formal y organizacin real, o se puede llegar a la conclusin que esta simplificacin es caracterstica de organizaciones que de facto constituyen la realidad organizativa? Nuestra respuesta es afirmativa en el sentido de que reducir los modelos organizativos a dos (2) nicamente, no es correcto ya que en la realidad empresarial contamos por lo menos con otros dos (2) tipos: - La organizacin informal - La organizacin necesaria As planteado el problema, el conjunto empresarial se compone de cuatro (4) tipos que necesariamente deben coexistir y que pueden ser grficamente representados en el modo siguiente:

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LOS TIPOS (CO-EXISTENTES) DE ORGANIZACIN La organizacin informal La organizacin informal, verdadero descubrimiento revolucionario presenta en forma orgnica y razonada el papel que juegan los grupos informales, coexisten con y en un cierto sentido preexiste a a la organizacin formal. El nmero realmente increble de sub-organizaciones informales que se sobreponen a la organizacin formal puede ser de tal magnitud, que le permite facilitar, dificultar o definitivamente trasladar la normal actividad empresarial. En nuestro anlisis comunicacional la justificacin de la existencia de la permanencia de los grupos informales en la empresa, se encuentra en la insuficiencia o inexistencia de un sistema comunicacional.

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Expresado en otros trminos: la falta de un flujo comunicacional organizado as como lo exigen los distintos grupos que actan en la Empresa, crea una necesidad de informacin que normalmente queda insatisfecho por la organizacin formal, encontrando una relativa (aun cuando incompleta) satisfaccin informal. As representada la organizacin informal justificara su existencia por insuficiencia comunicacional. Si la organizacin formal (que normalmente se produce en una etapa posterior a la organizacin informal) no es capaz de satisfacer las exigencias comunicacionales que le plantea la organizacin antagnica y casi conflictiva, creando problemas de gravedad para la funcionalidad misma de la Empresa. La organizacin formal Si aceptamos la interpretacin que convenientemente damos a esta expresin, debemos entender por organizacin formal aquella que se expresa a travs de un organigrama. Los lmites de esta representacin han sido objeto de nuestra crtica con anterioridad y con insistencia. La organizacin formal se manifiesta cuando normalmente se presentan estos elementos: a) El organigrama que indica la estructura. b) Las descripciones de las tareas que indica el aporte individual al proceso general. c) La descripcin de procedimientos que determina la modalidad conveniente para el proceso operativo interno. Por otro lado, no es correcto definir como desorganizada una estructura por el simple hecho de que le falte una o varias formas de expresin externa. Si por organizacin formal entendemos en modo concreto y definido su manifestacin ms comn el organigrama podemos llegar a la conclusin que esto es en verdad una tcnica representativa, que: prev con suficiente aproximacin lo que uno debe hacer en un determinado cargo (relativamente limitado) y ms medidas de control con el fin de que pueda disponer de las informaciones sobre su rendimiento para el nivel superior con la mayor rapidez y exactitud posible. (Vase Que hay de Organizado en una Organizacin de Ricardo Riccardi, (CAT Bogot 1973, pg. 2). La organizacin real Desde el punto de vista comunicacional la organizacin real es aquella que resulta de la suma de los dos tipos de organizacin anteriores. La organizacin real es el resultado de la realidad, es aquella con la cual en ltima instancia, podemos contar para el logro de los objetivos que nos hemos propuesto.

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Este tipo de organizacin es el producto lgico de la existencia de las organizaciones informales y formales, y a travs de sus anlisis detectamos el peso efectivo de cada una de estas en la organizacin real. En la realidad empresarial todos los estudios de organizacin tienden al anlisis (muy claro) de la estructura organizativa existente. En otro estudio nuestro ya habamos enfocado el problema con la precisin necesaria: Coincidimos con Wilfred Brown en el sentido que el anlisis de una organizacin no se puede limitar a lo que se supone exista, sino que debemos utilizar otros conceptos como son: a) Su forma de manifestarse desde el punto de vista formal (lo que comnmente llamado organigrama). b) La situacin como es considerada por cada individuo que est dentro de la organizacin. c) La situacin como realmente debera ser para alcanzar los objetivos que ha propuesto. (Vase: La Valoracin del Factor Humano de Ricardo Riccardi y E. Galletti, Interciencia, Madrid 1970). La organizacin necesaria Por organizacin necesaria debemos entender desde el punto de vista comunicacional aquello que realmente es capaz de alcanzar los objetivos que nos hemos propuesto, fusionando en modo armnico los tres (3) tipos de organizacin anteriormente analizados. Este tipo de organizacin podra representarse especficamente en el modo siguiente: La organizacin necesaria puede ser definida como aquella que es capaz de hallar la respuesta en trminos de racionalidad, de eficiencia, de ambientacin y de comunicaciones, la situacin existente tanto en el micromarco de referencia empresarial como en el marco de referencia comunitario, respuesta que permite a la Empresa alcanzar los objetivos que ha propuesto. Relaciones entre los tipos de organizacin Como aparece claramente por el mismo grfico del 4/OR, las relaciones que intercorren entre los distintos tipos, pueden ser resumidos en el modo siguiente: 1. 1.1. 1.2. 1.3. Interrelaciones entre organizacin informal y formal. La organizacin formal subsiste y se consolida por exigencias defensivas y protectivas. La falta de flujo comunicacional obliga a la organizacin informal a crear sistemas de comunicaciones. Si la organizacin formal no satisface en forma orgnica las necesidades comunicacionales, la organizacin informal no puede ser absorbida por la formal. 41

1.4. 1.5. 1.6.

En esta hiptesis las dos organizaciones se mantienen antittica y antagnica y llegan hasta lmites conflictivos. Proliferan manifestaciones visibles de la existencia de grupos contrapuestos. El objetivo de la organizacin formal se ve trabado, demorado o inalcanzado por la actitud de las dos (2) organizaciones, ms interesadas a la lucha por el poder que en lograr un objetivo comn.

1.7.

La red de comunicaciones informales se sobrepone al esquema comunicacional, implcitamente previsto en el organigrama. 1.8. La existencia de slidos grupos informales provoca desviaciones en la interpretacin de la organizacin formal, desviaciones que se encuentran reflejadas de facto en la organizacin real. 1.9. Se puede hablar de un organigrama informal paralelo y sobrepuesto al formal. Este punto puede ser analizado con extrema claridad y con relativa facilidad por medio de la tcnica del Egograma. 1.10. Si el peso de los grupos de la organizacin informal es excesivo, la estructura prevista para la organizacin formal no coincide con los objetivos para los cuales fue supuestamente diseada y tender a coincidir con los intereses y objetivos individuales y de grupo. 1.11. La existencia persistente de la organizacin informal lleva a la imposibilidad de desarrollar el proceso de fusin entre factor humano y estructura organizacional. 2. Interrelaciones entre organizacin real y necesaria. Para que la Empresa (trmino que se entiende por institucin, entidad, estructura, organizacin) pueda alcanzar sus objetivos en el tiempo, calidad, cantidad y costos deseados es necesario ineludiblemente que la organizacin real coincida lo ms posible, lo ideal sera que coincidiera exactamente, con la organizacin necesaria para alcanzar los objetivos mismos.

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2.1. 2.2.

La organizacin real normalmente no coincide con la necesaria y difiere casi siempre en modo sustancial de la formal. La organizacin necesaria exige una coincidencia en alto grado con la organizacin que existe en la realidad, la cual se nutre no nicamente de trabajo individual y de equipo y colectivo, sino tambin de sentimientos individuales, grupales y colectivos y de las interrelaciones que se establecen obligatoriamente entre ellos.

2.3. 2.4.

2.5. 2.6.

2.7. 3.

La posibilidad de coincidencia, en alto grado, entre estas dos organizaciones depende sustancialmente de la existencia de un flujo comunicacional asegurado por un sistema formal de comunicaciones. La normal inexistencia de sistemas formales de comunicaciones hace posible afirmar que casi nunca las empresas disponen de la organizacin necesaria y consecuentemente los objetivos, lo son a un costo social, individual, grupal y colectivo muy elevado. Las reclamaciones para adecuar la organizacin real a la realmente necesaria se hacen siempre ms violentas e inicindose a escala de organizacin real. La organizacin acaba transformndose en una expectativa permanente que nicamente justifica escasa motivacin y baja moral, entendiendo por moral, el grado de satisfaccin que el personal encuentra en el desempeo de su tarea. La organizacin necesaria acaba adquiriendo matices de ilusin terica, totalmente contrarios a las exigencias reales de la Empresa. Interrelaciones entre organizacin informal y real. El paso del 4/OR considera tambin las interrelaciones cruzadas pueden y de hecho intercomunican entre los distintos tipos de organizacin. Aparte de su influencia (dramtica) sobre la organizacin formal, la informal realmente condiciona el modo de ser de la organizacin real,

3.1.

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3.2. 3.3. 3.4. 3.5. 3.6. 3.7. 3.8.

porque le traslada toda la problemtica de los grupos informales que la componen. La organizacin real no puede corresponder a la formal, salvo que no se d la situacin de que la organizacin informal se identifique con la formal. La organizacin informal puede acceder a identificarse con la formal nicamente si el sistema de comunicaciones (formales e informales) satisface a sus necesidades comunicacionales. La organizacin real est mayormente marcada por las consecuencias del comportamiento de la organizacin informal de cuanto no lo est por el funcionamiento de la organizacin formal. La organizacin informal influye sobre la real trasladndole el impacto de objetivos individuales y grupales que deben ser considerados como subordinados y no como prioritarios. La organizacin real por influencia de la informal tiende a un respeto muy poco consistente del organigrama. La organizacin real presenta una falta de correspondencia en la prctica, entre las descripciones de tareas y ejecucin y entre los procedimientos y su implementacin. La organizacin real influenciada por los grupos informales tiende adems a mantener y exaltar los siguientes problemas:

* Imposibilidad de cualquier forma de control * Funcionalidad de la estructura, dependiente de posiciones personales. * Generacin permanente de expectativas, insatisfaccin y baja moral. * Productividad notablemente baja. 3.9. La organizacin real violando por la influencia de la informal las exigencias mnimas previstas por la organizacin formal que se expresa a travs del organigrama, se hace inmanejable cuando el organismo supera las dimensiones mnimas, exige un adiestramiento en el trabajo excesivamente costoso y se confa en el esfuerzo personal. Interrelaciones entre organizacin formal y necesaria. El nexo entre estos dos (2) tipos de organizacin es autoevidente ya que la formal intenta en lo posible satisfacer las necesidades para las cuales fue creada y existe la Empresa.

4.

La necesidad bsica de cualquier empresa se fundamenta en el logro de los objetivos para la cual fue creada. Ahora cabe la pregunta legtima: Los organigramas (o la organizacin formal que adoptamos) que garanta nos pueden proporcionar acerca de su idoneidad para alcanzar los objetivos? La respuesta a esta pregunta considerada bajo la ptica comunicacional es sumamente dudosa. 4.1. Nuestro criterio es que la organizacin necesario (se le puede llamar correctamente ideal) difcilmente coincide con la formal, porque la organizacin formal en general, no tiene en debida cuenta la organizacin informal. 44

4.2. 4.3.

La organizacin necesaria debera ser determinada por los objetivos y a su vez determinara la organizacin formal capaz de lograrlos. La organizacin necesaria debe tener en cuenta otros factores que constituyen el marco de referencia de dimensiones macro en el cual la Empresa se encuentra en su actuacin para lograr los objetivos.

Estos factores de carcter externo tienen un peso a veces determinante sobre el esquema de organizacin necesaria y se identifican con la problemtica econmica, poltica, social y tecnolgica. 4.4. La organizacin necesaria debe tambin tener en cuenta en sus interrelaciones con la organizacin formal la necesidad de funcionamiento (y obviamente de existencia) de un sistema de comunicaciones tan amplio y organizado que as pueda al mismo contener el sistema de comunicaciones formales y la red de comunicaciones informales. 4.5. La organizacin necesaria debe ser reflejada en su totalidad en la organizacin formal en el sentido que cuanto ms es posible plasmar la estructura formal en su diseo organizacional, tanto ms se disminuye la posibilidad de desviaciones de la realidad respecto al esquema idealmente necesitado para lograr los objetivos. 4.6. La calificacin de necesaria o de ideal de la organizacin no debe ser entendida como algo terico y de irrealizable sino por lo contrario como algo de absolutamente concreto y prctico, que tiene como fundamental caracterstica de indicar con exactitud y detalles de la mxima amplitud las condiciones de todo gnero, interrelacionadas entre s, y que se exigen para el logro de los objetivos establecidos. Conclusiones deducibles del 4-OR 1. 2. 3. 4. 5. 6. Si la organizacin informal no se identifica con la formal, la real no puede coincidir, nunca, con la necesaria. Si la organizacin real debe coincidir con la necesaria, es indispensable que la informal y la formal hayan encontrado su coincidencia. La organizacin informal tiende a identificarse con la formal cuando no existen situaciones bloqueantes comunicacionales. La organizacin necesaria coincide con la formal slo en la hiptesis de que el flujo comunicacional permita un papel activo a la organizacin informal. En una organizacin real, donde las comunicaciones son eficaces, las organizaciones formales e informales coinciden con la necesaria. Los grupos nacen por protegerse del peligro de la falta de comunicaciones. Tan pronto stas se eliminan, los grupos tienden a identificarse con la estructura formal. La empata comunicacional de la estructura formal, bien orientada por las necesidades de la Empresa, hace que en la realidad, los grupos tiendan a jugar roles nicamente positivos. La misma composicin de los grupos informales asigna a los lderes de esto, un papel fundamental en el proceso comunicacional. La formalidad de las estructuras no est en contradiccin con la amplitud de la red de comunicaciones informales, ya que esta subsiste y puede coexistir perfectamente con el sistema de comunicaciones formales.

7. 8. 9.

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10.

La prevalencia de la organizacin necesaria respecto a los objetivos, establece el orden de importancia en los estudios organizacionales dentro de la Empresa, desde el punto de vista comunicacional, a saber: Organizacin Necesaria - Organizacin Real Organizacin Formal - Organizacin Informal

11. 11.1. 11.2. 11.3. 11.4. 11.5. 11.6.

Desde el punto de vista del orden de anlisis de los tipos de organizaciones (*), el camino es exactamente inverso: Se empieza con el anlisis comunicacional que presenta la organizacin informal. Se pasa al estudio de la organizacin formal y de las diferencias que existen entre las dos (2), insistiendo en la problemtica comunicacional. Obtenido el cuadro analtico de estas diferencias, se procede al estudio de la situacin de facto obtenida. Se dibuja la organizacin que aparece en este momento, necesaria para el logro de los objetivos y se la confronta con la organizacin realmente existente. Se analiza como las diferencias que existen entre organizacin real y necesaria se desvan de los objetivos establecidos. Se redisea la nueva formal que debe estar en condiciones, a travs de un sistema de comunicaciones idneo de: - Asimilar la organizacin informal en la formal. - Hacer coincidir la organizacin real con la necesaria.

12.

Una vez efectuada la labor de diseo de la nueva estructura, se pasa el anlisis experimental del estado de las nuevas comunicaciones que debern producirse en esta etapa.

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