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MAESTRIA EN INGENIERIA DE SISTEMAS CON MECION EN GERENCIA DE TECNOLOGIAS DE INFORMACION Y GESTION DEL SOFTWARE

PRACTICA DE LABORATORIO ERP OPEN BRAVO CONTABILIZACION DE DOCUMENTOS INFORMES CONTABLES


OBJETIVO: - Realizar la emisin de informes contables en el ERP OPEN BRAVO.

Ac gestionaremos el proceso completo de cierre y apertura de un periodo fiscal y contable: Abrir un nuevo ejercicio fiscal y contable: o crear los nuevos periodos cerrar/abrir periodos contables proceso de cierre del ejercicio fiscal y contable: o asiento de regularizacin o asiento de cierre ejercicio fiscal asiento de apertura nuevo ejercicio fiscal ejecucin de informes financieros

Roles Necesarios
El siguiente rol es el necesario para poder ejecutar este proceso: Finanzas - este rol permite gestionar la funcionalidad para abrir y cerrar periodos contables, s como contabilizar documentos.

Configuracin

El primer paso necesario es configurar el ejercicio fiscal sobre el que se quiere trabajar contablemente. Para ello, ir a la siguiente ventana: Gestin Financiera || Contabilidad || Configuracin || Calendario anual y periodo

Mag. Ing. Robert E. Puican Gutirrez

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Pestaa [Ejercicio]:

Calendario Anual y Periodos


Para crear un nuevo ao fiscal en la aplicacin, por favor, vaya a la siguiente transaccin (ventana): Gestin Financiera || Contabilidad || Configuracin || Calendario anual y periodo pestaa [Ejercicio]:

Segn se muestra en la foto anterior, se muestran los ejercicios fiscales que estn creados. Para crear un nuevo ejercicio fiscal (por ejemplo, 2010) lo primero hay Mag. Ing. Robert E. Puican Gutirrez

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que crear un nuevo registro. As, ir a la barra de herramientas y pulsar icono de (ver recuadro rojo de la foto anterior, en margen superior izquierdo) "nuevo registro". Posteriormente, se registra el ejercicio que se desea crear (2010 en nuestro ejemplo) en el campo Ejercicio y grabar:

Una vez creado el ejercicio hay que crear los periodos que lo componen. Para crear los periodos, simplemente hay que pulsar el botn Crear Periodos. La aplicacin crea los periodos automticamente (solapa [Periodo]), en base al calendario configurado, tal y como se muestra

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Con estos pasos el nuevo ejercicio fiscal ya est configurado. Para poder contabilizar documentos en dichos periodos, se tendrn que abrir los periodos a contabilizar.

Abrir Periodos
Para poder contabilizar en un periodo creado previamente en la aplicacin hay que abrir el periodo en cuestin. La aplicacin no permite contabilizar sobre un periodo que est cerrado. El control de abrir y cerrar periodos se gestiona en la aplicacin en la siguiente transaccin (ventana): Gestin Financiera || Contabilidad || Transacciones|| Abrir/Cerrar Periodos Siguiendo sta transaccin, cada vez que se desee abrir o cerrar un periodo hay que generar un registros nuevo. De esta manera se tendr una trazabilidad de los periodos que se han ido abriendo/cerrando a lo largo del tiempo, as como el usuario que los ha abierto/cerrado. Una vez generado el periodo contable a cerrar/abrir hay que completar la siguiente informacin del registro antes de grabar:

Ejercicio - Se selecciona el ejercicio fiscal sobre el que se quiere realizar la apertura/cierre del o los periodos.

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Hasta el Periodo - Aqu se selecciona el periodo hasta el que se quiere tratar. Por ejemplo, si se selecciona hasta "Abr-10" los periodos sobre los que se trabajar sern desde "Ene-10" hasta "Abr-10". Periodo de actuacin - Tres opciones: o Periodo Cerrado: se cierra contablemente los periodos seleccionados. Esta opcin permite reabrir el periodo. o Periodo Abierto: se abren contablemente los periodos seleccionados. o Periodo Cerrado permanentemente: se cierra contablemente los periodos seleccionados. Nota: Esta opcin no permite reabrir el periodo.

Seleccione la opcin de Periodo Abierto para abrir el periodo. Los periodos se pueden abrir y cerrar tantas veces se desee siempre que no se seleccione la opcin Periodo Cerrado permanentemente. Para contabilizar en la aplicacin un documento que genere contabilidad, el periodo sobre el que se trabaja tiene que estar abierto. De lo contrario, saldr el siguiente mensaje de error avisando que el periodo sobre el que se quiere contabilizar el documento no est abierto:

Contabilizar Documentos
Contabilizacin Manual de Documentos
Esta opcin est activada por defecto y se basa en la contabilizacin manual de los documentos uno a uno. De esta manera, el usuario deber ir al documento que quiera contabilizar y pulsar sobre el botn de la cabecera llamado Contabilizar.

Una vez pulsado el botn de contabilizar en un documento, el sistema nos muestra el asiento contable que acaba de ser registrado.

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Si queremos volver al documento que ha generado este asiento, deberemos pulsar sobre el enlace llamado Asiento 1 en la parte superior izquierda del asiento. A continuacin, todo documento contabilizado dispone de la opcin de visualizar de nuevo dicho asiento. Pulsando el botn de Contabilizado en un documento que se encuentre efectivamente contabilizado se abrir una ventana emergente que permite realizar dos acciones: Visualizar Asiento Contable: NO marcar check Eliminar asiento contable y pulsar Aceptar Borrar Asiento Contable: Marcar el check Eliminar asiento contable y pulsar Aceptar

Contabilizacin Masiva
Existe una ventana a disposicin del usuario que contabiliza masivamente todos los documentos de un tipo que estn sin contabilizar. Pongamos como ejemplo el caso de tener 10 facturas (tanto de compra como de venta) sin contabilizar en el sistema. Para contabilizar todas las facturas en un slo movimiento, deberemos navegar hasta el proceso Gestin Financiera || Contabilidad || Transacciones || Proceso contable

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Una vez en l, deberemos seleccionar el tipo de documento que queremos contabilizar masivamente (en este caso facturas de compra y venta) y pulsar sobre el botn de Aceptar. Los tipos de documentos que se podrn seleccionar en esta ventana son: Facturas Amortizaciones Asientos manuales Tansacciones en Cuentas Financieras Reconciliaciones en Cuentas Financieras Pagos

Nota: Si est activo el proceso de contabilizacin automtica, al ejecutar este proceso el sistema avisar al usuario de que no es posible utilizarlo a menos que se pare el proceso de contabilizacin automtica.

Contabilizacin Automtica
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Existe la posibilidad de configurar un proceso que se ejecuta continuamente en la aplicacin, por el cual a los pocos minutos de completar un documento que genere contabilidad (factura, extracto bancario, asiento manual...) el sistema lo contabilizar, ahorrando as un tiempo al usuario. Este proceso deber configurarlo el administrador del sistema, y por defecto viene activado. Por lo tanto, si el usuario considera que debe contabilizar los documentos de otra manera (de una de las 2 maneras anteriormente explicadas) deber pedir que se desactive este proceso.

Modificar Asientos
Una vez un documento es contabilizado no es posible modificar el asiento que se ha realizado. Para poder modificar el asiento que genera un documento, deberemos descontabilizar dicho documento, realizar el cambio que se necesite en la configuracin contable del documento, y volverlo a contabiilzar. Si se quiere descontabilizar un documento, deber posicionarse en el mismo, y pulsar sobre el botn de Contabilizado.

En la ventana que se abre a continuacin, el usuario tendr la opcin de pulsar aceptar y simplemente visualizar el asiento de dicho documento, o por el contrario pulsar el check de Borrar asiento contable. En este caso, seleccionar Borrar asiento contable y pulsar en Aceptar.

El sistema mostrar al usuario el nmero de asientos y apuntes que han sido borrados. En este ejemplo, supondremos que 924 de una factura deban haber sido imputados a una cuenta contable de gasto diferente de la 60000 de Compras de mercaderas.

Mag. Ing. Robert E. Puican Gutirrez

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Una vez descontabilizada la factura siguiendo el proceso que se acaba de explicar, nos dirigiremos al producto en la ventana de Gestin de Datos Maestros || Producto, y una vez posicionados en el producto, accederemos a la solapa de [Contabilidad]. En ella cambiaremos la cuenta contable de gasto 60000 por la 62800, tal y como se muestra en la imagen. Nota: Tambin sera posible posicionarse en el producto en cuestin navegando a las [Lneas] de la factura, y pulsando sobre el enlace del producto, lo que situara al usuario en la ventana de producto, en el producto de dicha lnea.

Una vez guardados los cambios, volveremos a la factura que se haba descontabilizado, y volveremos a contabilizarla. ste ser el resultado:

Como se muestra en la imagen, finalmente se ha conseguido el asiento contable deseado.

Mag. Ing. Robert E. Puican Gutirrez

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Nota: Si en lugar de cambiar la configuracin contable de uno de los elementos (como en este ejemplo) se quisiera cambiar algn importe, hubiera sido necesario reactivar la factura y cambiar los importes de las lneas.

Crear Asientos Manuales


Existen asientos contables que no se desprenden de los documentos (facturas, extractos bancarios...) que dispone la aplicacin. Algunos ejemplos de estos asientos son: Provisionamientos: por indemnizaciones de despidos, riesgo por prdida, etc. Regularizaciones manuales a cierre de ao Reclasificaciones: por motivos de auditoria u otras razones. Ajustes de seguros ... La aplicacin permite crear documentos que generen el asiento que el usuario necesita registrar. Para ello, existe la ventana de Gestin Financiera || Contabilidad || Transacciones || Asiento manual. En este ejemplo realizaremos el siguiente asiento:

Para ello crearemos un nuevo conjunto de asientos:

Los campos ms relevantes, son: Descripcin - Se describe brevemente el cometido o la razn de realizar dicho asiento. Fecha de documento - La fecha en la que este documento se realiza. Fecha contable - La fecha en la que el asiento contable generado quedar registrado: Moneda - Moneda del asiento. Periodo - Periodo contable del asiento. El periodo deber estar abierto para poder contabilizar el asiento.

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Plantilla - Marcar este asiento como plantilla. De esta manera, asientos posteriores podrn ser realizados como una copia de esta plantilla. [Asiento] - pestaa para ir creando los asientos de este conjunto de asientos. En este ejemplo el conjunto de asientos se compondr de un nico asiento. Una vez rellenados los campos relevantes, guardaremos el registro y nos situaremos en la solapa de [Asiento], y pulsaremos sobre "nuevo registro" para crear un asiento dentro del conjunto de asientos.

Los campos ms relevantes son: Descripcin - Se describe brevemente el cometido o la razn de realizar dicho asiento. Por defecto hereda el valor del conjunto de asientos. Fecha de documento - La fecha en la que este documento se realiza. Por defecto hereda el valor del conjunto de asientos. Fecha contable - La fecha en la que el asiento contable generado quedar registrado. Por defecto hereda el valor del conjunto de asientos. Moneda - Moneda del asiento. Por defecto hereda el valor del conjunto de asientos. Periodo - Periodo contable del asiento. El periodo deber estar abierto para poder contabilizar el asiento. Por defecto hereda el valor del conjunto de asientos. Apertura - Marcar este asiento como de apertura. Se utilizar nicamente este check al realizar el asiento de apertura o inicializacin de saldos contables en la puesta en marcha del sistema. [Apuntes] - pestaa para ir creando los apuntes contables de este asiento. Una vez guardado el registro, posicionarse en la solapa de [Apuntes] para ir introduciendo los dos apuntes de este asiento de ejemplo.

Los datos relevantes son:

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Combinacin contable - Cuenta contable a la cual imputar el apunte. Descripcin - Descripcin del apunte. Por defecto hereda el valor del asiento. Moneda - Moneda del apunte. Por defecto hereda el valor del conjunto de asientos. Si se escogiera una moneda diferente de la del plan contable, al introducir el importe en la nueva moneda, el sistema recalculara el importe en la moneda del plan contable. Dbito - Importe al debe. Crdito - Importe al haber. Introduzcamos ahora los dos apuntes del asiento de ejemplo que queremos realizar:

El primer apunte deber tener estos campos completados:

Y el segundo:

sta ser la visualizacin de ambos apuntes:

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Una vez ambos apuntes estn guardados correctamente, deberemos volver a la solapa de [Asiento] para completar el asiento y contabilizarlo.

Finalmente, comprobar que efectivamente el asiento contable es el siguiente:

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Ejecucin Preliminar de Informes Contables


Los informes financieros estn todos pre-configurados por el equipo de consultores que implantan la aplicacin. Una vez, realizadas las configuraciones necesarias, los usuarios nicamente tendrn que ejecutar el informe financiero que desee en la aplicacin. Los informes financieros estn disponibles en la siguiente direccin del men: Gestin Financiera || Contabilidad || Herramientas de anlisis Los informes financieros que tiene disponible la aplicacin en esta versin son: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Cuadros Plan General Contable Balance Sumas y Saldos Libro Mayor Diario Asientos Documentos No contabilizados ReportCashFlow

Cuadros Plan General Contable


Aqu se ejecutan los siguientes informes: Informe de Perdidas y Ganancias Balance de Situacin

Para ejecutar este informe, ir al men a la siguiente transaccin: Gestin Financiera || Contabilidad || Herramientas de anlisis || Cuadros Plan General Contable

Informe contable - Seleccionar el Informe de P&G o Balance de Situacin. Nivel de cuenta - Seleccionar entre los siguiente valores: epgrafe, desglose, cuenta, subcuenta (del nivel ms alto al mas bajo con mayor nivel de detalle, respectivamente). Mostrar slo cuentas con valor - Marcando este flag nicamente saca aquellas cuentas cuyo valor sea distinto de cero. Es til si el usuario quiere extraer nicamente las cuentas que tengan saldo distinto Mag. Ing. Robert E. Puican Gutirrez

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de cero. Mostrar cdigos de cuenta - Marcando este flag permite visualizar no solo las descripciones de las cuentas sino tambin sus respectivos cdigos. Ejercicio - Estos informes se ejecutan para un ejercicio concreto. Seleccionar aqu el ao sobre el que se quiere el informe. Para seleccionar el periodo del ejercicio completar los siguientes campos: o Fecha desde - sobre el ejercicio seleccionado o Fecha hasta - sobre el ejercicio seleccionado Ejercicio referencia - Estos informes se ejecutan para un ejercicio de referencia. Seleccionar aqu el ao de referencia sobre el que se quiere comparar. Para seleccionar el periodo del ejercicio de referencia completar los siguientes campos: o Fecha referencia desde - sobre el ejercicio referencia seleccionado o Fecha referencia hasta - sobre el ejercicio referencia seleccionado Una vez completada la informacin pulsar el botn Formato PDF y se ejecutar el informe seleccionado:

Balance de Sumas y Saldos


Este informe permite ver el saldo de una o varias cuentas contables para un periodo seleccionado. Para ejecutar este informe, ir al men a la siguiente transaccin: Gestin Financiera || Contabilidad || Herramientas de anlisis || Balance sumas y saldos

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Una vez en la ventana de ejecucin del informe complete la siguiente informacin: Desde fecha - Para determinar la fecha inicial sobre la que se quiere obtener la informacin Fecha hasta - Para determinar la fecha final sobre la que se quiere obtener la informacin Nivel de cuenta - Seleccionar entre los siguiente valores: epgrafe, desglose, cuenta, subcuenta (del nivel ms alto al mas bajo con mayor nivel de detalle, respectivamente). Si se selecciona el nivel de ms detalle "subcuenta" aparecen los siguientes campos para seleccionar un rango de subcuentas contables determinadas: Cuenta desde - Del esquema de cuentas cargados Cuenta hasta - Del esquema de cuentas cargado

Para aquellas cuentas que estn desglosadas por tercero (fundamentalmente las cuentas de acreedor y deudor) existe la posibilidad de desglosar la informacin contable de una cuenta por uno o varios terceros determinados. Para ellos completar la siguiente informacin adicional antes de ejecutar el informe: Tercero - Incluir aqu el acreedor/deudor (tambin se puede seleccionar un grupo concreto de terceros) sobre los que se desee desglosar los saldos de las cuentas contables que correspondan Producto - Nmero de productos que se desean filtrar Proyecto - Nmero de proyectos que se desean filtrar Agrupar por - Dimensin por la que se quieren agrupar los resultados

Una vez completada la informacin pulsar el botn Formato HTML y se ejecutar el informe seleccionado:

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MAESTRIA EN INGENIERIA DE SISTEMAS CON MECION EN GERENCIA DE TECNOLOGIAS DE INFORMACION Y GESTION DEL SOFTWARE Libro Mayor
Este informe permite obtener el detalle de todos los movimientos por cuenta contable. Para ejecutar este informe, ir al men a la siguiente transaccin: Gestin Financiera || Contabilidad || Herramientas de anlisis || Libro Mayor Desde fecha - Para determinar la fecha inicial sobre la que se quiere obtener la informacin. Fecha hasta - Para determinar la fecha final sobre la que se quiere obtener la informacin. Ocultar efectos cancelados - Seleccionando este flag no se muestran en el informe las anotaciones contable de aquellos efectos que ya han sido cobrados o pagados. El saldo de la cuenta sigue siendo el mismo. Es una forma de ver solo lo pendiente de cobrar/pagar en el informe. Cuenta desde - cuenta contable del esquema de cuentas cargado. Cuenta hasta - cuenta contable del esquema de cuentas cargado.

Para aquellas cuentas que estn desglosadas por tercero (fundamentalmente las cuentas de acreedor y deudor) existe la posibilidad de desglosar la informacin contable de una cuenta por uno o varios terceros determinados. Para ellos completar la siguiente informacin adicional antes de ejecutar el informe: Tercero - incluir aqu el acreedor/deudor (tambin se puede seleccionar un grupo concreto de terceros) sobre los que se desee desglosar los saldos de las cuentas contables que correspondan. Producto - Nmero de productos que se desean filtrar Proyecto - Nmero de proyectos que se desean filtrar Agrupar por - Dimensin por la que se quieren agrupar los resultados

Una vez completada la informacin pulsar el botn Formato HTML y se ejecutar el informe seleccionado:

Diario de Asientos
Es el informe bsico de la contabilidad. En el quedan reflejados todos los asientos contables de todas las operaciones que generan contabilidad en la aplicacin. Tcnicamente hablando, desde el punto de vista contable, el Diario de Asientos es el registro en valores de un libro diario, de cargos y abonos iguales, con una explicacin de la transaccin, cuando el caso lo requiere. Para ejecutar este informe, ir al men a la siguiente transaccin: Gestin Financiera || Contabilidad || Herramientas de anlisis || Diario asientos La pantalla de seleccin tiene los siguientes campos de seleccin:

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Desde fecha - Para determinar la fecha inicial sobre la que se quiere obtener la informacin. Fecha hasta - Para determinar la fecha final sobre la que se quiere obtener la informacin. Mostrar cierre - Marcar si se desea obtener el diario de asientos con el asiento de cierre de ejercicio fiscal. Este asiento lo hace automticamente la aplicacin a travs del proceso de cierre de ejercicio fiscal. Mostrar regularizacin - Marcar si se desea obtener el diario de asientos con el asiento de regularizacin del cierre ejercicio fiscal. Este asiento lo hace automticamente la aplicacin a travs del proceso de cierre de ejercicio fiscal. Mostrar apertura - Marcar si se desea obtener el diario de asientos con el asiento de apertura consecuencia del cierre ejercicio fiscal. Este asiento lo hace automticamente la aplicacin a travs del proceso de cierre de ejercicio fiscal. Una vez completada la informacin pulsar el botn Formato HTML y se ejecutar el informe seleccionado:

Documentos No Contabilizados
Este informe permite detectar aquellos documentos que generan contabilidad en la aplicacin y no estn contabilizados. Es muy til a la hora de hacer las comprobaciones previas a la ejecucin de los informes contables; ya que, gracias a este informe se pueden explicar posibles diferencias que puedan surgir en los informes contables por no haberse contabilizado determinados documentos contables. Para ejecutar este informe, ir al men a la siguiente transaccin: Gestin Financiera || Contabilidad || Herramientas de anlisis || Documentos no contabilizados La pantalla de seleccin tiene los siguientes campos de seleccin: Desde fecha - Para determinar la fecha inicial sobre la que se quiere obtener la informacin. Fecha hasta - Para determinar la fecha final sobre la que se quiere obtener la informacin. El informe refleja, para un periodo seleccionado, todos los documentos que generan contabilidad en la aplicacin, y estn procesados pero no contabilizados. Estn desglosados por tipo y nmero de documento (Extracto Bancario, Factura de Venta, Factura de Compra, etc.) para facilitar su localizacin.

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