DIVISIN DE LICENCIATURA EN INFORMTICA

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PROYECTO INFORMATICO

PROYECTO:

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NOMBRE: OMAR GARDUO ROS

MATERIA:

ADMINISTRACIN DE PROYECTOS

ACADMICO:

ANTONIO RAMIREZ AMADOR

GRUPO:

6552
Ecatepec de Morelos, Edo. de Mxico, a 29 de Junio del 2012

Direccin y Gestin de proyectos

Temario (1 crdito):
Introduccin a la teora de Proyectos Informticos (2s) Gestin del Alcance en proyectos (1s) Gestin del Tiempo (2s) Gestin de Costes (1s) Gestin de Riesgos (1s)

Administracin de Proyectos
Introduccin a la teora de los proyectos informticos

Definicin de proyecto
Concepto: Conjunto de actividades, planificadas, ejecutadas y supervisadas que, con recursos finitos, tienen como objetivo crear un producto o servicio nico Caractersticas: Persecucin de uno o varios objetivos Actividades planificadas, ejecutadas y supervisadas Disponibilidad limitada de recursos Limitacin temporal Resultados nicos
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El factor tiempo
Tiene principio definido y tiene fin definido.
Algo est terminado cuando los objetivos han sido cumplidos o cuando el proyecto se termina se hayan o no cumplido los objetivos.

Concepto Esfuerzo Temporario. No es sinnimo de duracin, puede durar 1000 h/h o 1.000.000 h/h Otros aspectos
Sentido de la oportunidad (market window) Dedicacin del Equipo de proyecto (armado ad-hoc)

Producto nico o Servicio

Significa algo no hecho antes Las caractersticas que lo distinguen deben elaborarse progresivamente, en pasos, de a uno por vez, en forma cuidadosa y detallada. Estas caractersticas deben ser descriptas en forma amplia al comienzo del proyecto y luego mas detalladas para que todo el equipo de proyecto lo entienda. Muchsima precaucin si estos alcances se hacen bajo contrato llave en mano.
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Proyecto Exitoso
Desarrollo en tiempo y dentro del presupuesto
Cumple objetivos de acuerdo a las especificaciones requeridas Satisface a los usuarios Mantenible.
Nota: Menos del 50% de los grandes proyectos de tecnologa terminan en tiempo. Peter Jager 7

Causas de Fracasos
Fallos en los recursos (humanos, tiempo) Visin ligera del alcance Requerimientos incorrectos o incompletos Determinacin de objetivos inadecuada o incorrecta Falta de tcnicas adecuadas Incapacidad para comunicarse con la comunidad de usuarios Falta de capacidad de la organizacin para soportar el desarrollo de proyecto. Conflictos humanos dentro del grupo proyecto Errores tecnolgicos, adquisicin errnea de hardware y software Problemas con proveedores Errores en la cuantificacin del proyecto Problemas de liderazgo del grupo de proyecto Fallos metodolgicos Fallos en la Evaluacin y Control Fuente: Robert Block
The politics of Project

Tipos de proyectos
Proyecto Clsico. Memoria + Planos + P.Condiciones +
Presupuestos + Prototipo. Concepto de Anteproyecto

Proyecto de Investigacin. Memoria de Investigacin. Estudios y Anlisis. Aspectos tcnicos, econmicos o

sociales de un determinado problema.

Estudios de Viabilidad. Proyecto Industrial.Servicio terminados <> Unidades

recurrentes Proyectos Externos vs. Proyectos Internos

Terminologa econmica
Costes.Valor de los factores de produccin que se ponen en
juego y se consumen en la actividad.

Gastos. Intercambio de un factor de produccin por otro. Al

consumirse aparece el trmino de costes.

Ingresos. Diferentes: monetarios, materiales, intangibles. Margen. Ingresos Costes. Beneficios. Margen Costes de Oportunidad.

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Fases de un proyecto
Toda la trayectoria de un proyecto est compuesta por Procesos. Un proceso es un conjunto de acciones que dan un determinado resultado. Los procesos o fases de un proyecto se pueden agrupar en 5 categoras:

1.- Inicio 2.- Evaluacin + Preparacin de oferta 3.- Ejecucin 4.- Control 5.- Cierre
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Interaccin entre Grupos de Procesos

IIniiciio nco

E valluaciin E va uac n

C ontroll C ontro

E jjecuciin E ecuc n

Flechas representan flujos de documentos e items documentables

C iierre C erre

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Grupos de Procesos por Fase

Fases previas

Fase de diseo
Inicio Evaluacin

Fases posteriores

Control

Ejecucin

Fase de puesta en marcha

Inicio Evaluacin

Cierre Control Ejecucin

Flechas representan flujos de documentos

Cierre

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Solapamiento de Procesos

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Comunicacin entre Procesos

Del proceso anterior

INPUT

TECNICAS

OUTPUT

Al proces siguiente

Documentos o items documentables que sern considerados

Mecanismos que transforman Inputs en Outputs

Documentos resultados del proceso

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1.-Fase de Inicio
Procesos de Inicio
A procesos de Evaluacin

Organizacin Organizacin de la Fase de la Fase

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Inicio
Es el proceso que reconoce que existe un nuevo proyecto o que un proyecto existente puede pasar a otra fase. En muchas organizaciones un proyecto no empieza hasta no contar con el estudio de factibilidad o preliminar previo En general, proyectos son autorizados a partir de: Estudios de demanda de mercado Necesidades de negocio Requerimiento de un cliente Avance tecnolgico Requerimiento legal
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2.- Fase de Evaluacin

Procesos centrales
Evaluacin Evaluacin Alcance Alcance Secuencia Secuencia Actividades Actividades Definicin Definicin Actividades Actividades Duracin Duracin Estimada Estimada Actividades Actividades Desarrollo Desarrollo Plan Plan

Definicin Definicin Alcance Alcance

Evaluacin Evaluacin Recursos Recursos Estimacin Estimacin Costos Costos Evaluacin Evaluacin Riesgos Riesgos

Presupuesto de Presupuesto de Costos Costos Desarrollo Desarrollo Plan de Plan de Proyecto Proyecto

Procesos Facilitadores
De fase de control
Evaluacin Evaluacin Calidad Calidad Evaluacin Evaluacin Organizacional Organizacional Toma de Personal Toma de Personal Evaluacin Evaluacin de Comunicaciones de Comunicaciones Evaluacin Evaluacin de Logstica de Logstica y Compras

Identificacin Identificacin de de Riesgos Riesgos

Evaluacin de Evaluacin de riesgos riesgos

Cuantificacin de Cuantificacin de riesgos riesgos

Evaluacin Evaluacin Respuesta riesgos Respuesta riesgos

Evaluacin Evaluacin Cotizaciones Cotizaciones

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A fase de

De fase de Evaluacin

Evaluacin
Es la ms importante de todas. Tiempo de dedicacin proporcional al alcance del proyecto y a la complejidad o facilidad del mismo. Sujeto a frecuentes iteraciones. Como no es ciencia exacta el mismo proyecto para dos equipos distintos podr tener dos planes distintos.
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3.- Fase de ejecucin

Procesos ejecucin
Ejecucin del del Plan de Proyecto Proyecto

Proceso Evaluacin

A Proces de Contr

Procesos Facilitadores
Verificacin Verificacin Alcance Alcance Aseguramiento Aseguramiento Calidad Calidad Desarrollo del Desarrollo del Team Team

Proceso Control

Distribucin de Distribucin Informacin de Informacin Manejo Manejo Cotizaciones Cotizaciones Seleccin Seleccin Proveedor Proveedor

Administracin Administracin de de Contratos Contratos

0 2

4.- Fase de control

Procesos control
Reporte Reporte Performance Performance Control Control de Cambios de Cambios

A Procesos de Ejecucin Evaluacin Control

De Proceso de Ejecucin

Procesos Facilitadores
Control de cambio Control de cambio de alcance de alcance Control de Control de Programas Programas Control Control de Costos de Costos

Control de Control de Calidad Calidad

Monitoreo yy Monitoreo Control de Control de riesgos riesgos

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5.- Fase de cierre

Procesos de cierre
De Procesos de Control

Cierre de Cierre de Contratos Contratos

Cierre Cierre Administrativo Administrativo

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Gestin de Proyectos
Es la aplicacin de conocimiento, perfiles, herramientas y tcnicas para proyectar actividades que permitan cumplimentar las expectativas y necesidades de los actores que el proyecto requiere. Implica realizar un compromiso permanente entre: Alcance, tiempo, costos y calidad Requerimientos explcitos (necesidades) e implcitos (expectativas) de los actores Recursos disponibles (personas y dinero)

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Aspectos claves
1.- Ciclo de Vida de los proyectos 2.- Actores - Interesados 3.- Estructura de la Organizacin 4.- Manejo de perfiles 5.- Influencias Socio-econmicas
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(I) Ciclo de Vida de los proyectos

z

Divisin de proyectos en Fases, disminuye incertidumbre. Puede tener fases muy generales o muy detalladas, con componentes como ckeck-list, formularios que dan sustento y estructura al proyecto, el conjunto que componen todo esto se denomina Metodologa de gestin de proyectos.
Ciclo de vida

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Caractersticas
Define que trabajo debe ser hecho en cada fase Cada fase tiene siempre al menos un entregable. Cada fase puede necesitar la aprobacin de de la fase anterior para seguir con la siguiente. Cada fin de fase define un kill point, fin de fase o milestone. La prctica de fases solapadas se denomina fast tracking Costos y asignacin de grupos staff.
Bajo al principio Altos a mediados del proyecto Menores al terminar

Ciclo de vida

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Caractersticas (cont...)
La probabilidad de xito va creciendo a medida que avanza el proyecto. El ciclo de vida de un proyecto no es lo mismo que un ciclo de vida de un producto Si bien pueden definirse ciclos de vida estndar, no hay nmero determinado de fases para cada proyecto, muchos son similares pero muy pocos son idnticos

Ciclo de vida

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Tipos de Ciclo de vida de los proyectos

Cascada Por refinamiento o mejora continua Con emisin gradual (combinacin de ambos anteriores) Estndares institucionales Prototipado Incremental
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Por cascada
Secuencia ordenada de transiciones de una fase a la otra segn un orden lineal Fase A Fase B Fase C Fase D
) Asume que los requerimientos se congelan hasta su terminacin ) Si el proyecto es muy largo, debe cuidarse la obsolescencia tecnolgica ) Se detectan los errores cuando se termina el proyecto, osea cuando se consumieron el 99% de los recursos

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Por Refinamiento
Secuencia ordenada de transiciones de una fase a la otra segn un orden lineal con retroalimentacin en cada fase Fase A Fase B Fase C Fase D

) No hase falta esperar hasta terminar para desarrollar el producto 30

Estndares institucionales
Ejemplos: ESA PSS-05-0
Norma utilizada por la Agencia Espacial Europea (ESA) para sus desarrollos de software.

IEEE 1074-1989
Norma definida por el IEEE Define Fases y Subprocesos
Descripcin de cada actividad Entradas y salidas para cada una de ellas Relacin entre procesos Productos obtenidos por cada fase
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Prototipado
Se utiliza cuando el cliente no tiene muy en claro que es lo que necesita, o la viabilidad del proyecto no es muy segura. Fases clsicas de este ciclo
Anlisis de factibilidad y especificacin de requisitos Diseo y desarrollo del prototipo Prueba del prototipo Refinamiento iterativo del prototipo Refinamiento de las especificaciones de requisitos Diseo e implementacin del sistema final

Tres tipos de prototipos

Desechable Maqueta Evolutivo

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Un ciclo de vida habitual de un proyecto

Fase 2: Entusiasmo Fase 3: Desilusin Fase 4: Caos Fase 5: Bsqueda del culpable Fase 6: Acusacin del inocente Fase 7: Promocin de los que no participaron
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Fase 1: Iniciacin del proyecto

(II) Actores de un Proyecto

Individuos y organizaciones activamente involucrados en el proyecto o interesados, por estar afectados en forma negativa o positiva por la ejecucin o xito del proyecto.

Actores

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Incluye a
Jefe o Gerente de Proyectos
responsable del manejo

Cliente
el que usa el producto final o servicio

Desarrollador
aquel que involucra personal para hacer el trabajo

Sponsor o Auspiciante
que provee los recursos financieros (efectivo y/o especies)

Decisor
aquel que decide lanzarlo, generalmente coincide con el sponsor

Afectados
aquel que se perjudica o beneficia con la puesta en marcha del proyecto
Actores

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Adems, no deben dejar de considerarse

Interesados Internos y externos al proyecto Dueos y Socios Proveedores Miembros del grupo y sus familias Entes de Gobierno - Polticas Organizaciones permanentes o temporarias de lobbies(grupos de presin) Ciudadanos comunes Sociedad en gral.
Actores

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(III)Estructura de Organizaciones
Organizaciones basadas en Proyectos
Consultoras Organizacin por Proyectos

Organizaciones con Cultura y estilo propio Estructuras para organizar Proyectos

Influencia de las Organizaciones

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Organizacin de Proyectos
Funcional Por proyectos Matricial
Dbil Balanceada Fuerte

Influencia de las Organizacion

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Funcional
Coordinacin de Proyectos

Jefe Ejecutivo

Jefe Funcional

Jefe Funcional

Jefe Funcional

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Areas involucradas en actividades de Proyectos

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Por Proyectos
Coordinacin de Proyectos

Jefe Ejecutivo

Gerente de Proyectos

Gerente de Proyectos

Gerente de Proyectos

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Areas involucradas en actividades de Proyectos

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Organizacin Matricial (dbil)

Jefe Ejecutivo

Gerente Funcional

Gerente Funcional

Gerente Funcional

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Coordinacin de Proyectos

Staff

Staff

Staff

Areas involucradas en actividades de Proyectos

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Organizacin Matricial
Jefe Ejecutivo

(Balanceada)

Gerente Funcional

Gerente Funcional

Gerente Funcional

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Jefe de Proyecto

Staff

Staff

Coordinacin de Proyectos Areas involucradas en actividades de Proyectos

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Organizacin Matricial (Fuerte)

Jefe Ejecutivo

Gerente Funcional

Gerente Funcional

Gerente Funcional

Jefe de Jefes de Proyectos

Staff

Staff

Staff

Jefe de Proyectos

Staff

Staff

Staff

Jefe de Proyectos

Staff

Staff

Staff

Jefe de Proyectos

Coordinacin de Proyectos Areas involucradas en actividades de Proyectos

Influencia de las Organizacion

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Matriz dedicacin de Recursos segn Organizacin

Tipo Organizacin Caractersticas

Funcional Dbil
Poca o ninguna Virtualmente Ninguno Part-time Limitada

Matricial
Balanceada
Baja a moderada

Fuerte
Moderada a alta

Por Proyectos
Alta a casi total 85-100 %

Autoridad Lder de proyecto

Porcentaje Performance del personal afectado Full time

0-25 %

15-60 %

50-95 %

Rol Lder de proyecto Personal administrativo staff

Part-time

Full-time

Full-time

Full-time

Part-time

Part-time

Part-time

Full-time

Full-time

Influencia de las Organizacion

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(IV) Manejo de perfiles

Conocimientos multidisciplinarios Liderazgo y gerencia Comunicaciones Negociaciones Resolucin de Problemas Influenciando el hacer hacer

Manejo de perfiles

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Conocimientos multidisciplinarios
Finanzas, ventas y marketing, investigacin y desarrollo, manufactura y distribucin Evaluacin estratgica, tctica y operativa Manejo de estructuras organizaciones, administracin de personal, incentivos Manejo de motivacin, delegacin, supervisin, armado de equipos, manejo de conflictos Manejo de la presin

Manejo de perfiles

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Liderazgo vs Gerenciar
Gerenciar
Producir resultados claves esperados por los actores o interesados Manejo de contingencias y alternativas

Liderar
Establecer direcciones Alinear grupo de trabajo Motivar e inspirar
Manejo de perfiles

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Comunicaciones
Involucra el intercambio de informacin
Escrita, oral y escuchar
Manejo de voz Lenguaje corporal Tcnicas de presentacin Estilos de escrituras

Interna a la organizacin y hacia lo externo Formal e Informal Vertical y Horizontal

Manejo de perfiles

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Negociacin
Un proyecto es una negociacin constante desde el comienzo hasta el final
Tiempo Alcance Recursos Costos Trminos de contrato Asignacin de recursos

Manejo de perfiles

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Influenciando el hacer
Capacidad de hacer que se haga Entendimiento de estructura de red formal e informal de todas las organizaciones involucradas Requiere entender manejos polticos y de poder

Manejo de perfiles

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(V) Influencias Socioeconmicas

Estndares y Regulaciones Internacionalizacin Diferencias culturales

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