Venezia

Recibo

Manual de Capacitación de Recibo de Mercancía

manual de capacitación de

Recibo

Contenido
Presentación………………………………………………………………………………........3 Objetivo……………………………………………………………………………………….….4 Dirigido a…………………………………………………………………………………………4 Tema 1: Inicio de la sesión de trabajo de transacciones..……………………..……….5 La barra de menús.……..……………………...……………………………………………..7 Tema 2: Recepción de órdenes de compra….………….………………………….…..…8 Tema 3: Transferencias de mercancía……...….………….……………….…………..…18 Tema 4: Devoluciones……………………......…………………………………………...…22 Tema 5: Consulta de transacciones......................………………………………………27 Consulta de órdenes de compra…………………………….……………..………………27 Consulta de transferencias…………………………..……………………………………..29 Ajustes de stock………………………………..…………………………...….…………….31 Tema 6: Envío de impresiones al administrador de impresiones o spooler….......32 Tema 7: Recepción sin orden de compra (a pié de camión)……..……………….....33

Guía rápida de recibo………………………………………………………….…………..…35

2

manual de capacitación de

Recibo

Presentación
Estimado Compañero: Me es grato darte a conocer el inicio formal del Proyecto m@s, un gran esfuerzo que consiste en mejorar, actualizar y sistematizar tecnológicamente las operaciones, servicios e infraestructura de nuestro Sistema Integral de Tiendas y Farmacias (SITyF) a través de rediseñar sus procesos, actualizar su sistema de ventas y lograr integrar la información. El Proyecto m@s busca conformar una estructura comercial que refleje confianza y transparencia hacia nuestros tres ejes fundamentales: trabajadores, clientes y proveedores. Para nuestros trabajadores, elemento fundamental del SITyF, buscamos contribuir a su desarrollo profesional y compartirles nuestra visión con claridad. Con nuestros clientes, mejoraremos nuestros procesos para ofrecerles servicios y productos de calidad y convertirnos en su mejor opción de compra. Con los proveedores, desarrollaremos alianzas adecuadas, buscando ofrecer precios inferiores a los del mercado para fortalecer la economía familiar. El Proyecto m@s es ya un compromiso de todos. Sólo con tu esfuerzo y colaboración seremos capaces de lograr que este proyecto se consolide para que el SITyF alcance la competitividad y sea un lugar donde todos podamos crecer y desarrollarnos. Recibe un cordial saludo.

Raúl Nájera Esquivel Director del SITyF

3

manual de capacitación de Recibo Objetivo Aplicar el sistema Venezia para recibir mercancía y realizar una devolución de manera eficiente. Dirigido a Subgerentes de Recibo Personal de Recibo Gerentes Quién realice la función 4 .

2.manual de capacitación de Recibo Tema 1: Inicio de la sesión de trabajo de transacciones 1. Escriba el nombre del usuario y la contraseña para entrar. 3. Al abrir Venezia Back Office aparece una ventana de validación que permite verificar los permisos asignados a un usuario dentro del sistema. Haga clic en el icono de minimizar para poder abrir el menú Transacciones. 5 . Haga doble clic sobre el icono Spooler del grupo de aplicaciones del programa Versátil Desk.

5. Haga clic sobre el icono Transacciones. 6 .manual de capacitación de Recibo 4. Elija la opción de operación que desee de la pantalla principal.

Hoja de costeo. Opciones para ordenar la ventana en forma de cascada.manual de capacitación de Recibo La barra de menús El sistema cuenta con una serie de menús para transacciones. Órdenes de compra. Agrupa la emisión de los diferentes tipos de reporte que se emiten como: Ajustes de stock. soporte en línea y acceso a las páginas Web de Versátil y Venecia. Contiene las opciones para Ajuste de stock. Autorizar transacciones. así como de Acerca de para verificar la versión de la aplicación. Devoluciones. Recepción de Órdenes de Compra y Transferencias. Hoja de trabajo recepción y Transferencias. conteniendo diversas opciones de operación: Archivo Transacciones Incluye opciones para Cerrar la ventana activa y Salir de la aplicación directo a Versátil Desk. Preparación de Orden de Compra. Consultas. Órdenes de Compra. horizontal o vertical Incluye Ayuda que permite acceder el archivo de ayuda Versátil Web para respuesta a preguntas frecuentes. Reportes Ventana Ayuda 7 . Devoluciones.

Seleccione Transacciones del menú Consultas. 2. Digitalización de la Factura del Proveedor. Siga los pasos de Inicio de la sesión de trabajo. con los datos completos que en ella aparecen.manual de capacitación de Recibo Tema 2: Recepción de órdenes de compra Es el procedimiento que se utiliza para dar entrada a la mercancía y registrarla inmediatamente en el inventario de las Unidades Operativas. Nombre de la transacción. Impresión automática del reporte al spooler. Este reporte se graba dentro del mismo archivo del reporte de la transacción. Descripción y Series. Sus características más importantes son: Recepción de Artículos de la manera tradicional utilizando o no un escáner. Código. Alfanumérico. Nombre de la tienda. Los pasos para llevarlo a cabo son los siguientes: 1. Número de documento. Este reporte mostrará el Nombre de la compañía. Fecha del movimiento. descritos en este mismo manual. 8 .

Rango de Fechas e Importes de las transacciones.manual de capacitación de Recibo 3. Proveedor. Presione el botón Búsqueda que se encuentra en la barra de herramientas para efectuar la búsqueda de la información seleccionada. La aplicación está configurada para trabajar como Unidad Operativa y se selecciona automáticamente aquélla con la que se está trabajando. 9 . Seleccione los filtros necesarios para la consulta como Unidad Operativa. todos los filtros están habilitados para permitir la consulta de las transacciones que se tienen: 4. A su vez. Tipo de Transacción. Nivel de la Estructura Comercial.

Haga clic sobre el botón Si en la ventana que pide confirmación de la búsqueda. 6. Seleccione la Orden de Compra que se va a recibir.manual de capacitación de Recibo 5. colocando el cursor del mouse en el renglón donde se encuentra. 10 .

Nota: Dependiendo del puesto será el número de funciones que cada usuario podrá realizar. aparece un menú con las siguientes opciones: Ver Detalle Recibir Orden de Compra Cancelar Orden de Compra Generar nota de crédito Imprimir Imprimir Hoja de Trabajo También puede seleccionar Ver Detalle para imprimir la hoja de trabajo de recepción de mercancía. Haga clic en el botón derecho del mouse. Al hacer clic con el botón derecho del mouse. 11 .manual de capacitación de Recibo 7.

C. y aparecerá una pantalla de consulta a detalle de la orden de compra: En la parte inferior de esta pantalla se encuentra una barra con los siguientes datos: Cve. 12 . Fecha Factura.manual de capacitación de Recibo 8. Factura. Fecha Recepción. Importe Factura. Número de la factura con la que se recibió la mercancía. Piezas recibidas. Fecha de recepción de la mercancía. No. Piezas Devueltas. Piezas Faltantes. Importe de la factura física. Fecha de la factura física. Piezas Facturadas. Pedimento. Piezas Recibidas. Piezas faltantes al momento de recibir la mercancía. Piezas facturadas al momento de recibir la mercancía. Haga clic en el botón Recibir O. Piezas devueltas al momento de recibir la mercancía. Número de pedimento al recibir la mercancía.

Proveedor que se encarga del transporte de la mercancía. Haga clic sobre el botón Búsqueda de información de la barra de herramientas para la búsqueda de los artículos que ampara la orden de compra a ser recibida. Presione el botón Sí para confirmar. Fecha de la Guía de Embarque. Ingrese los datos generales de la factura que se va a recibir. de Guía Importe de la Guía Cantidad de Unidades de Empaque que tiene la Factura.manual de capacitación de Recibo 9. No. Cantidad de Unidades de Empaque a devolver por venir en mal estado. etc. 10. Número de la Guía de Embarque. 11. de OC para proveedores Internacionales que se registra en Aduana. tales como: Fecha Factura Unidades en Factura Unidades a recibir Unidades a Devolver Unidades Faltantes Vía de Embarque Fecha de la Guía No. 13 . de Pedimento No. Cantidad de Unidades de Empaque que se incluyen en la factura pero realmente faltan. Importe de la Guía de Embarque.

manual de capacitación de Recibo Una vez hecho lo anterior aparecen los datos de los artículos a recibir. donde se registran las cantidades recibidas de cada uno de ellos. 14 .

Haga clic en el botón Grabar Documento que se encuentra en la barra de herramientas. Haga clic en el botón Sí de la ventana de confirmación.manual de capacitación de Recibo 12. 13. 15 . registran las cantidades en el inventario e imprimen los reportes necesarios como la hoja de recepción de mercancía. En este momento se genera la entrada de mercancía.

manual de capacitación de Recibo El número asignado a la recepción de mercancía se forma como sigue: UUUU A DDD CCCCC Donde : UUUU = A = DDD = CCCC = Número de Unidad Operativa. Consecutivo del Documento. Nota: Las direcciones de correo electrónico de los destinatarios son registradas en la función Entidades de Venezia. Consecutivo del Día Juliano. Corporativo. Proveedor. 16 . etc. Si está activo el parámetro de envío de información vía e-mail. se procede a enviar el documento hacia sus destinatarios. Ultimo dígito del Año Juliano.

Impide que se cambien costos y precios de los productos en las Unidades de Venta.manual de capacitación de Recibo El sistema: Sólo recibirá mercancía que se encuentre dada de alta en él. Recibirá mercancía hasta la cantidad solicitada. Asigna automáticamente el Folio de la Hoja de Costeo. 17 . el proveedor no podrá cobrar sus facturas. Esta Hoja de Costeo también es llamada Recepción de Orden de Compra. Recibirá mercancía con código de barras. Los precios autorizados para comprar y recibir serán los que están registrados en él. La Hoja de Costeo es el documento que garantiza la entrada de mercancía y sin él.

descritos en este mismo manual. Los pasos para elaborarlas son: 1. sin importar la naturaleza de la mercancía a transferir.manual de capacitación de Recibo Tema 3: Transferencias de mercancía Las transacciones de este tipo sirven para hacer transferencias de mercancía entre tiendas. Seleccione Transferencias del menú Transacciones. 2. Siga los pasos de Inicio de la sesión de trabajo. Las principales características es la elaboración de transferencias de mercancía de una unidad operativa origen a otra unidad operativa destino. 18 .

manual de capacitación de Recibo Si el sistema está configurado para trabajar como Unidad Operativa. aparecerá la unidad automáticamente. 3. Seleccione la unidad operativa destino de la lista desplegable. 19 .

de guía Fecha Importe Observaciones Proveedor que hace el traslado de la mercancía. Aparecerá una pantalla que permite el registro de artículos en forma manual o utilizando un escáner para leer códigos de barra. una vez concluido el registro de artículos y cantidades. Importe de la guía de embarque. 20 . de guía que ampara el envío. Fecha de la guía de embarque. 5. Presione la tecla <F12>.manual de capacitación de Recibo Los datos que muestra son los siguientes: Vía de embarque No. 4. Observaciones de la transferencia. Haga clic en el botón Terminar. No. Este registro puede hacerse manual u oprimiendo el icono de escáner.

21 . Haga clic en el botón Grabar Documento en la barra de herramientas.manual de capacitación de Recibo 6. Haga clic en el botón Si de la ventana de diálogo para confirmar que desea grabar. 7.

Elaboración de devoluciones de mercancía utilizando un escáner. descritos en este mismo manual. Sus principales características son: Elaboración de devoluciones de mercancía de una unidad operativa a un proveedor. Los pasos necesarios para elaborar Devoluciones de Mercancía son los siguientes: 1. Siga los pasos de Inicio de la sesión de trabajo.manual de capacitación de Recibo Tema 4: Devoluciones Este tipo de transacciones sirven para generar los documentos de devolución a proveedores. 2. Seleccione Devoluciones del menú Transacciones. Envío de información de las devoluciones vía correo electrónico a Corporativos y Proveedores destino. sin importar la naturaleza de la mercancía. 22 . permitiendo su uso en el 100% de artículos que se devuelven.

aparecerá automáticamente el nombre de aquella en que se esté trabajando. 23 .manual de capacitación de Recibo Si el sistema está configurado para funcionar como unidad operativa. 3. Seleccione una unidad operativa que tenga disponible: .

de la Guía de Embarque. Fecha de la Guía de Embarque. de modo que si está activada la opción Si. Observaciones de la Devolución. 5. Seleccione el proveedor a quien le va a hacer una devolución. Importe de la Guía de Embarque. No. En caso contrario. de Guía Importe Fecha Observaciones Proveedor que hace el Traslado de la Mercancía. permite el registro de artículos sin importar si éstos tienen existencia o no. El parámetro Valida Existencias del grupo Devoluciones permite seleccionar si se requiere o no validar existencias. 24 . Este registro puede hacerse manual u oprimiendo el icono de escáner. Aparecerá una pantalla que permite el registro de artículos. Presione la tecla <F12>. Haga clic en el botón Terminar una vez registrados los artículos y cantidades.manual de capacitación de Recibo 4. Los datos mostrados son los siguientes: Vía de Embarque No. la existencia de artículos es verificada. 1.

7.manual de capacitación de Recibo 6. Haga clic en el botón Si de la ventana que solicita confirmación. Haga clic en el botón Grabar Documento de la barra de herramientas para grabar la devolución. 25 .

manual de capacitación de Recibo Los datos se graban en un directorio previamente especificado. El Servidor de Transacciones es un programa que corre residente en memoria y se encarga de generar los diversos documentos que fueron elaborados en el módulo de Transacciones. Las principales características del Servidor de Transacciones son: Generación de Transacciones de Órdenes de Compra. tazas de impuestos y artículos por documento. proveedor. haciendo la separación por nivel de estructura comercial. Generación de Transacciones de Transferencias. Generación de Transacciones de Devoluciones a Proveedor. condiciones comerciales. donde el Servidor de Transacciones se encargará de generar los documentos necesarios de devoluciones. 26 .

El filtro de clase permitirá mostrar las órdenes de compra que tengan por lo menos un artículo. fecha de entrega o elaboración y clase).manual de capacitación de Recibo Tema 5: Consulta de transacciones En la consulta de transacciones se podrán verificar las diferentes transacciones realizadas en el sistema de Versátil-Venezia. En el detalle de la consulta de Orden de Compra. se podrán modificar las observaciones capturadas al momento de realizar la Orden de Compra. Ajustes de Stock. 27 . canceladas. Transferencias y Devoluciones. Consulta de órdenes de compra Este tipo de consulta tiene características como filtros de órdenes de compra que se desean (pendientes de recibir. Recepciones de Mercancía. Estas transacciones pueden ser Órdenes de Compra.

lo que permite que un usuario pueda o no modificar las observaciones de las transacciones. De esta manera. transferencias y órdenes de compra. cada vez que se revise esta orden de compra aparecerán las observaciones modificadas. devoluciones a proveedores. presione el botón Actualizar y el sistema presentará en la pantalla el mensaje Datos Modificados.manual de capacitación de Recibo Después de modificar las observaciones. Las transacciones que se afectan con esta seguridad son los Ajustes de Stock de cualquier tipo. 28 . Esto se llama Modificar observaciones de transacciones. Estas modificaciones a las observaciones se controlan dependiendo del tipo de usuario.

Tipo.permite seleccionar de una lista de Unidades Operativas. Existen las opciones De Entrada y De Salida. Estatus. Esto permite filtrar por las transferencias con las que se recibe la mercancía de otra tienda o con las que se envía mercancía a otra tienda.permite seleccionar de entre la lista de transacciones que existen las que se desean consultar. 29 ..manual de capacitación de Recibo Consulta de transferencias La Consulta de Transferencias tiene las siguientes características: Filtros de Unidad Operativa Origen.. por lo tanto. la unidad a la que se le esta enviando esta mercancía.se podrán realizar los que es de donde se realizo la transferencia.hace posible realizar filtros por las transferencias ya recibidas o las que aún se encuentran en movimiento o tránsito. para este ejemplo se seleccionó Transferencias Unidad Operativa Destino. Si el sistema esta configurado como tienda este filtro o combo aparecerá inhabilitado con el nombre de la tienda configurado... Transacción..indica qué tipo de transacción se desea consultar. Este estatus indica que la mercancía está reservada de tiendas y. ya no está disponible para vender. En esta pantalla se puede apreciar que el estatus de las transferencias es En Recolección.

Una vez que la mercancía está completa. presione el botón de Embarque para modificar el estatus de estas transferencias y ver el detalle de cada una de ellas: Después de presionar el botón de Embarque aparecerá el siguiente mensaje: 30 .manual de capacitación de Recibo Sin embargo esta mercancía puede regresar al inventario cancelando la transferencia. lista para embarcar y enviar a la tienda.

31 . la existencia se retira de Reservado de tiendas y se muestra en la parte de Transferencias de Salida. Nota: Estos ajustes no sustituyen la cantidad teórica por la física. Ajustes de stock Al elegir esta opción se generará una transacción de ajuste de entrada en piezas y/o ajuste de salida en piezas para hacer coincidir el inventario físico con el teórico. Estos ajustes serán exactamente por la cantidad de diferencia que arroja el Reporte de diferencias y se podrán ver en la Consulta de transacciones. Si la transferencia se cancela.manual de capacitación de Recibo Cuando la transferencia ya ha cambiado de estatus. la existencia vuelve a la parte de disponible para surtido. sino que suman o restan la diferencia que se detectó en el inventario. así que las transacciones subsecuentes al inventario no son ignoradas.

Fecha del movimiento. Este reporte mostrará el Nombre de la compañía. Alfanumérico. Así es como se muestra la pantalla del spooler: Esta pantalla se actualizará en cada impresión presionando la tecla <F4>.manual de capacitación de Recibo Tema 6: Envío de impresiones al administrador de impresiones o spooler Como se menciona en la Recepción de órdenes de compra. al terminar cualquier transacción es necesario enviar su documento para impresión al spooler. Nombre de la tienda. Número de documento. 32 . Descripción y Series. Nombre de la transacción. Código. Este reporte se graba dentro del mismo archivo del reporte de la transacción. Por ello debe mantener siempre activa la ventana del spooler o de lo contrario tendrá que cerrar todas las ventanas de las transacciones para poder verificar su reporte.

Por ejemplo Organización Bimbo. donde no es necesario realizar una orden de compra ya que el proveedor surte de manera diaria y directa. la aplicación lo lleva de la mano para que realice la compra de mercancía en forma más eficiente y completa. Se desplegarán las siguientes pantallas: 2. Elija el módulo de Transacciones y el submenú Recepción sin Orden de Compra. 1. 33 .manual de capacitación de Recibo Tema 7: Recepción sin orden de compra (a pié de camión) Es aquella en la que el sistema auxilia al usuario en su elaboración para hacerlo de manera fácil y rápida. Escriba todos los datos de la factura. es decir.

Seleccione Guardar en el menú Archivo para enviarlo posteriormente a impresión o spooler.manual de capacitación de Recibo 3. 34 .

Haga clic sobre el icono Grabar del menú de herramientas. 5. 2. Seleccione la opción Ver Detalle del menú contextual. Presione el botón Aceptar si los datos son correctos o el botón Cancelar si desea realizar alguna modificación antes de grabar la información. 13. 9. Escriba el nombre de usuario y clave de recibo. 18. Presione el botón Aceptar para registrar el producto con su cantidad. filtros deseados para la consulta. 3. Seleccione la transacción Orden de Compras. Haga doble clic sobre el icono de Transacciones. 35 .manual de capacitación de Recibo Guía rápida de recibo (Tarjeta de referencia rápida) Para recepción de mercancía (órdenes de compras) 1. Elija el filtro Unidades Operativas. 12. 12. Seleccione la opción Recepción Sin Orden de Compra del menú Transacciones. 8. 5. 16. Seleccione el nombre del proveedor deseado. Seleccione la opción Consultas del menú. 2. campo Cantidad. 9. Para recepción sin orden de compra 1. Presione el botón Sí para confirmar. Haga clic en el botón derecho del mouse. Presione la tecla <Tab> o la tecla <Enter> para que el sistema se posesione sobre el 11.C. 7. Elija el filtro Proveedor. 17. 6. 3. Haga clic en el botón Recibir O. 15. 13. Elija el filtro Tipo de Transacción. 7. Seleccione el icono Grabar Información de la barra de herramientas. 4. 14. Elija el filtro Tienda. Seleccione la consulta Transacciones. Seleccione el icono Buscar de la barra de herramientas. Escriba el código de barras o realice el escaneo del código del producto. 6. 10. Haga clic sobre el botón Búsqueda de información de la barra de herramientas. 8. Haga doble clic sobre el icono Transacciones. Escriba nombre de usuario y contraseña. Escriba los datos generales de la factura que recibirá. Presione el botón Aceptar si desea ver la información o Cancelar si aún no cuenta con los 11. 10. 15. Seleccione la Tienda a la cual se le desea realizar la Orden de Compra. Escriba la cantidad a solicitar. Seleccione la Tienda a la cual se realizo la O. Seleccione la orden de compra que se va a recibir. Presione clic en el botón Sí. 14.C. 4. Haga clic en el campo UMC y seleccione la deseada. 19. Seleccione el icono de Registro de Productos del menú de herramientas.

10. 4. 8. 5. Haga clic sobre el icono Grabar del menú de herramientas. 9. Presione la tecla <Tab> o <Enter> para que el sistema se posesione sobre el campo de Cantidad.manual de capacitación de Recibo Para devolución a proveedor 1. Elija el filtro Unidades Operativas y seleccione la Tienda a la cual se le desea realizar la devolución. Haga doble clic sobre el icono Transacciones. Seleccione el icono de Registro de Productos del menú de herramientas. 12. 5. 3. Escriba el código de barras o realice el escaneo del código del producto. 4. Presione el botón Aceptar para registrar el producto con su cantidad. Seleccione la opción Transferencia del menú Transacciones. Elija el filtro Tienda Destino y seleccione la tienda destino. Para transferir mercancía 1. 9. 7. Escriba el usuario y clave de devoluciones o recibo. 36 . 8. Seleccione el icono de Registro de Productos del menú de herramientas. Escriba la cantidad a solicitar. 2. 7. Escriba el nombre de usuario y clave de recibo. Elija el filtro Proveedor y seleccione el nombre del proveedor deseado. 10. Seleccione la opción Devoluciones del menú Transacciones. Escriba el código de barras o realice el escaneo del código del producto. 6. Haga clic sobre el icono de Grabar del menú de herramientas. 2. Elija el filtro Tienda Origen y seleccione la tienda. Presione el botón Aceptar para registrar el producto con su cantidad. Presione la tecla <Tab> o la tecla <Enter> para que el sistema se posesione sobre el campo de Cantidad. 3. Presione el botón Aceptar. Escriba la cantidad a solicitar. 6. 12. si los datos son correctos o el botón Cancelar si desea realizar alguna modificación antes de grabar la información. 11. Haga doble clic sobre el icono Transacciones. 11. Presione el botón Aceptar si los datos son correctos o el botón Cancelar si desea realizar alguna modificación antes de grabar la información.

Seleccione la consulta de Transacciones. haga doble clic en él y se abrirá una ventana con el reporte. Seleccione la transacción Orden de Compra.manual de capacitación de Recibo Para enviar documentos al administrador de impresiones o spooler 1. Presione el botón Aceptar si desea ver la información. Desde esa ventana también puede enviar el documento a la impresora. Seleccione la opción Consultas del menú. haciendo clic en el icono Imprimir. Escriba usuario y clave de caja. Haga clic en el filtro Tipo de Transacción. Devoluciones. 12. 5. Seleccione Imprimir del menú. es posible filtrar por Usuario. 6. Ingrese al Módulo de Transacciones. seleccione el documento. Haga clic en el filtro Reporte. Haga clic en el filtro de Tienda y seleccione la Tienda que realizó la orden de compra. Escriba el número de copias que desea. Seleccione el reporte y presione el botón Imprimir. Haga doble clic en el icono de Spooler. Nota 2: Si desea visualizar el documento. 2. 11. Nota 1: Si sólo desea ver sus transacciones. Haga clic en el filtro Tipo de Transacción. 2. Seleccione el icono Buscar en la barra de herramientas. 5. Seleccione la transacción deseada y haga clic en el botón derecho del mouse. Seleccione la transacción Recepción de Mercancía. 8. 37 . Haga clic en el icono Imprimir de la barra de herramientas. Transferencias. 6. 4. 10. 3. 7. 9. 3. Para imprimir documentos desde el administrador de impresiones o spooler 1. 4.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful