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GESTION DE PROYECTOS:

OPTIMIZACION DEL PROCESO DE PAGO DE PENSIONES INSTITUCION EDUCATIVA PARTICULAR MASCOTITAS

24 de Octubre de 2011 Huancayo - Per

Ao del Centenario de Machu Picchu para el Mundo UNIVERSIDAD CONTINENTAL DE CIENCIAS E INGENIERA

INGENIERA DE SISTEMAS E INFORMTICA CURSO : PROYECTO DE SOFTWARE

DOCENTE

: ING. ROJAS MORENO, Carol

ESTUDIANTES: o o o o o ASCUE CRISTOBAL, Shirley CORTEZ ZRATE, Erik GARCIA COMUN, Yesica GUERRA RICSE, Graciela PALMA ROJAS, Gilmer

SEMESTRE

: VIII

HUANCAYO PER 2011

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NDICE ADMINISTRACION DEL PROYECTO ................................................................................................. 4 1. ACTA DE CONSTITUCION DEL PROYECTO ................................................................................ 5 2. DECLARACION DEL ALCANCE DEL PROYECTO....................................................................... 11 3. REGISTRO DE INTERESADOS .................................................................................................... 16 4. PLAN DE GESTIN DEL PROYECTO............................................................................................ 0 4.1 PLAN DE GESTIN DEL ALCANCE ............................................................................................. 1 4.2 PLAN DE GESTION DE REQUISITOS .......................................................................................... 3 4.3 PLAN DE GESTION DE TIEMPO .................................................................................................. 6 4.4 PLAN DE GESTION DE COSTOS .................................................................................................. 9 4.5 PLAN DE GESTION DE CALIDAD .............................................................................................. 12 4.6 PLAN DE GESTION DE RIESGOS ............................................................................................... 16 4.7 PLAN DE GESTION DE COMUNICACIONES ............................................................................. 18 4.8 PLAN DE GESTION DE PERSONAL ........................................................................................... 20 4.9 PLAN DE GESTION DE ADQUISICIONES .................................................................................. 22 5. GESTIN DEL ALCANCE DEL PROYECTO................................................................................. 24 Servicios de revisin. ....................................................................................................................... 33 Modelamiento de acondicionamiento del proceso de Pago de Pensiones. .............................. 34 7. GESTIN DE LOS COSTOS DEL PROYECTO .............................................................................. 47 8. GESTIN DE LOS RIESGOS DEL PROYECTO............................................................................. 50 5. GESTIN DE CALIDAD DEL PROYECTO ................................................................................... 62 1. GESTIN DE COMUNICACIN DEL PROYECTO ...........................Error! Bookmark not defined. 2. GESTIN DE LOS RECURSOS HUMANOS DEL PROYECTO ..........Error! Bookmark not defined. 12. GESTIN DE LAS ADQUISICIONES DEL PROYECTO ...................Error! Bookmark not defined. 13. RESULTADOS OBTENIDOS DE LOS ENTREGABLES DEL PROYECTOError! Bookmark not defined. 14. CIERRE DEL PROYECTO................................................................Error! Bookmark not defined. 15. GLOSARIO DE TERMINOS .............................................................Error! Bookmark not defined. 16. ANEXOS ..........................................................................................Error! Bookmark not defined.

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ADMINISTRACIN DEL PROYECTO

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1.

ACTA DE CONSTITUCIN DEL PROYECTO

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PROYECTO PATROCINADOR: PREPARADO POR:

REVISADO POR: APROBADO POR: REVISION 01

ACTA DE CONSTITUCIN DEL PROYECTO CDIGO FGPR-001 versin 1.0 OPTIMIZACION DEL PROCESO DE PAGO DE PENSIONES INSTITUCION EDUCATIVA PARTICULAR Mascotitas Laura CCanto Ziga Palma Rojas Gilmer - Jefe de FECHA 29 08 2011 Proyecto Guerra Ricse Graciela - Jefe del rea de planeamiento Garca Comn Yesica - Ing. de requerimientos Cortz Zarate Erik - Modelador de procesos. Ascue Cristbal Shirley Modelador de procesos. Jos Torres Bejarano Contador FECHA 12 09 2011 Laura Canto Ziga - Direccin de FECHA 16 09 2011 institucin educativa DESCRIPCION FECHA 12 09 2011

Preparacin de acta de constitucin Palma Rojas Gilmer - Jefe de Proyecto Guerra Ricse Graciela - Jefe de planeamiento Garca Comn Yesica - Ing. de requerimientos Cortez Zrate Erik - Modelador de procesos. Ascue Cristbal Shirley - Modelador de procesos

BREVE DESCRIPCION DEL PRODUCTO SERVICIO Este presente proyecto busca optimizar el proceso de pago de pensiones en la I.E.I. Mascotitas realizando el Mapeo de procesos a travs de los conceptos, mtodo y tcnicas bsicas para el desarrollo. Con ello se contribuir a la identificacin de los procedimientos e instrucciones que se requiere documentar, la cual consiste en la realizacin de una adecuada estructura de procesos.

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ALINEAMIENTO DEL PROYECTO 1. OBJETIVOS ESTRATEGICOS DE LA 2. PROPOSITO DEL PROYECTO ORGANIZACIN 1.1. Ofrecer un servicio de calidad a nuestros clientes, capacitndonos y aplicando metodologas de enseanza provistas por el ministerio de educacin cada ao. 1.2. Aplicar mensualmente test de rendimiento acadmico, empleando instrumentos de medicin procesados por el ministerio de educacin. 1.3. Reducir costos y recursos en un 60% de los servicios brindados y empleados por la institucin para el ao 2012. 1.4. Automatizar los procesos del rea administrativa de los procesos (matricula, cobro de pensiones, retenciones, incorporacin) en un 50% para el ao 2012. 1.5. Emplear herramientas de cmputo para el desarrollo educativo. 1.6. Incrementar el nmero de alumnos en la institucin educativa en un 45% para el proceso de matrcula del ao 2012. 3. OBJETIVOS DEL PROYECTO Finalizar el proyecto en un mximo de 3 meses. Analizar el proyecto aplicando herramientas segn normas y estndares. Llevar un buen control de la gestin cambios de los requerimientos. Realizar trazabilidad de los requerimientos. Cumplir con los entregables de cada fase del proyecto. Cumplir con los prototipos y producto final del modelado de los procesos. Cumplir con la documentacin de entregables finales. Cumplir con el prototipo de software de automatizacin del proceso de pago de pensiones. Entregar los productos sin ningn tipo de problema de diversa ndole. 4. FACTORES CRITICOS DE XITO DEL PROYECTO Entrega del producto dentro del plazo establecido. Gestin de los cambios revisados y aprobados. El Producto estar acorde a lo establecido por el Interesado. 5. REQUERIMIENTOS DE ALTO NIVEL 5.1. El producto debe estar bien definido y estructurado, para su posterior entrega conforme al interesado. EXTENSIN Y ALCANCE DEL PROYECTO 6. FASES DEL PROYECTO 7. PRINCIPALES ENTREGABLES Proceso de Iniciacin: Gestin de Integracin: 2.1. Establecer una mejor estructura de la institucin educativa. 2.2. Mejor la eficiencia y eficacia de los procesos de la institucin educativa. 2.3. Reducir tiempos empleados en los procesos de la institucin. 2.4. Eliminar actividades repetidas o innecesarias del proceso de negocio. 2.5. Proponer alternativas y estrategias innovadoras que se integren a los objetivos del negocio con los recursos de tecnologa de la informacin y comunicacin.

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Fase 1 Gestin del proyecto

- Acta de constitucin del proyecto. Gestin de Comunicaciones: - Registro de Interesados Proceso de Planificacin : Gestin de Integracin: - Plan para la Direccin del Proyecto. Gestin del Alcance: - Plan de Gestin del Alcance. - Plan de Gestin de requisitos. - Declaracin de alcance del proyecto. - Estructura de desglose de trabajo EDT. - Diccionario del EDT Gestin de Tiempo: - Plan de Gestin del Tiempo. - Matriz de Asignacin de Responsabilidades (RAM). - Requerimiento de Recursos del Proyecto. - Estimacin de Tiempos de los Entregables. - Cronograma del Proyecto. - Documento de Hitos. Gestin de Costos: - Plan de Gestin del Costo. - Estimacin de Costos. - Presupuesto del Proyecto (Lnea Base del Costo) Gestin de Calidad: - Plan de Gestin de Calidad. Gestin de RRHH: - Plan de Gestin de Personal. Gestin de Comunicacin: - Plan de Gestin de Comunicaciones. Gestin de Riesgos: - Plan de Gestin de Riesgos. - Categorizacin de los Riesgos en el Proyecto RBS. Identificacin de Riesgos - Anlisis FODA. Identificacin de Riesgos - Tormenta de Ideas. - Plan de Respuesta de Riesgos. Gestin de Adquisiciones: - Plan de Gestin de Adquisiciones Proceso de Ejecucin: Gestin de Calidad: - Normas de Calidad - Procedimientos de Aseguramiento de calidad de los entregables. Gestin de RRHH: - Matriz de Asignacin de Responsabilidades (RAM). - Desarrollo del Equipo del Proyecto - Organigrama del Equipo del Proyecto Gestin de Comunicacin: - ndice del Archivo del Proyecto Gestin de Adquisiciones:

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Fase II Anlisis de Requisitos Fase III Diseo Fase IV Requerimiento de adquisiciones

Fase V Entrega y muestra del proyecto Fase VI Fin del proyecto

- Enunciado del Trabajo (SOW) - Modelo de Contrato Proceso de Seguimiento y Control. Gestin de Calidad: - Lista de Verificacin de Entregables - Acciones Preventivas y Correctivas Gestin de Comunicacin: - Relacin de Informes del Proyecto - Relacin de entregables terminados - Informe de Rendimiento de los Indicadores de Gestin - Relacin de Requerimientos de Cambio que fueron atendidos. Proceso de Cierre: - Actas Formales de Entregables. - Lecciones Aprendidas. - Requerimientos de Stakeholder. - Documento de visin. - Diagrama o modelado de proceso de pago de pensiones actual. Remodelacin de los procesos aprobados. - Listado de modelados y documentos. - Software del modelado. - Equipos. - Servicios de modelamiento. - Servicios de revisin. - Modelamiento de acondicionamiento del proceso de Pago de Pensiones. - Versin final del Modelo de procesos de pago de pensiones actual. Informe de entrega del proyecto aprobado.

8. INTERESADOS CLAVE Directora Profesores Padres Contador Alumnos Secretaria* 9. Riesgos Demora de entrega del producto Demora del diseo del producto Problemas de costos 10. Hitos principales del proyecto Aprobacin de la entrega de documentos. La entrega final del producto est establecida dentro de 3 meses. Culminacin de la etapa de planificacin y comienzo de la de diseo. 11. Presupuesto del proyecto El costo del proyecto ser asumido al 100% por el patrocinador (Alta Direccin Institucin Educativa Particular Las Mascotitas. 12. Requerimientos de aprobacin del proyecto

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FCE1.- Cumplimiento de la documentacin a tiempo y acorde a las caractersticas establecidas Evaluador.-Gilmer Palma? Firma y cierre del proyecto.-Laura Canto FCE2.-Diseo de la documentacin acorde a lo establecido Evaluador.-Gilmer Palma Firma y cierre del proyecto.-Laura Canto 13. Gerente General asignado al proyecto La directora Laura Canto mxima autoridad de la institucin. 14. Autoridad Asignada El encargado de proveer los recursos para este proyecto ser asumido por El rea de direccin de la institucin.

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2.

DECLARACION DEL ALCANCE DEL PROYECTO

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PROYECTO: GERENTE: PREPARADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: REVISION 01 02 03

DECLARACION DE ALCANCE OPTIMIZACION DEL PROCESO DE PAGO DE PENSIONES INSTITUCION EDUCATIVA PARTICULAR Mascotitas Laura Canto Grupo de trabajo FECHA 12 08 2011 Jos Torres Bejarano Contador FECHA 13 08 2011 Jefatura o direccin de institucin FECHA 17 09 2011 educativa DESCRIPCION (REALIZADO POR) (Motivo de la revisin y entre parntesis quien la realizo ) FECHA (de la revisin)

ALINEAMIENTO DEL PROYECTO 1. OBJETIVOS 2. PROPOSITO DEL PROYECTO ESTRATEGICOS DE LA ORGANIZACIN 1.1. Preparar a los alumnos 2.1. Mejorar y optimizar los procesos de para una adecuada pago de pensiones en la institucin. formacin futura. 1.2. Formar alumnos 2.2. Mejor desempeo en las facturaciones, ntegros con muchos realizando un correcto mapeo de valores para su procesos en el rea ms importante para desempeo correcto la institucin se lograr una mejor en la sociedad. circulacin de activos. 3. OBJETIVOS DEL PROYECTO 3.1. Finalizar el proyecto en un plazo mximo de 3 meses. 3.2. Entregar el proyecto finalizado, cumpliendo todo lo que se dispone en el contrato.

4. FACTORES CRITICOS DE XITO DEL PROYECTO 4.1. 4.2. 4.3. Diseo de procesos acorde a los requerimientos de la parte interesada (Stakeholders). Conseguir acuerdos de tiempos necesarios entre la institucin y el grupo de trabajo. Conseguir que el grupo de trabajo tenga actitud para la culminacin del proyecto.

DESARROLLO DE LA PROPUESTA 5. DESCRIPCIN DEL PRODUCTO DEL PROYECTO El presente proyecto busca optimizar el proceso de Pago de Pensiones de la Institucin educativa particular MASCOTITAS. Con ello, busca tener un mejor control de las variables del proceso y tener un mejor beneficio hacia sus clientes Internos e involucrados. Se elaborar el modelado de proceso de Pago de Pensiones para el monitoreo y control de

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las actividades de cobranza de las mismas. El modelamiento de mapeo de procesos, ser elaborado con la herramienta Bizagi. Los diagramas de procesos, estar asesorado por un especialista en modelamiento de procesos y revisado por un especialista en proyectos de software. Finalmente todo el modelado del proceso de Pago de Pensiones, debe estar integrado bajo el modelamiento de negocio. Finalmente, el personal operativo del proceso de cobro de Pago de Pensiones, debe estar capacitado para entender y cumplir los procesos modelados. 6. DESCRIPCION DE LOS ENTREGABLES DEL PROYECTO ENTREGABLE Analisis de requisitos Requerimiento de stakeholder DESCRIPCIN Este documento contiene el detalle de todos los requerimientos obtenidos de los stakeholders para empezar el diseo del proyecto. Documento de visin de los requisitos que ayuda a obtener unos requisitos de calidad para su posterior manejo en la etapa de diseo. El modelado que contiene el detalle de los procesos existente hasta antes de este proyecto. Los procesos existentes a tomar en cuenta son: Proceso de Pago de Pensiones. El modelado que contiene el detalle de las nuevas actividades en el proceso. Aqu se incluye los procesos de Pago de Pensiones. Este documento debe ser aprobado por la jefatura de Pago de Pensiones. Documento que contiene todo el equipamiento necesario para el modelamiento de optimizacin del proceso este completa. Documento de compra o adquisicin, que formaliza la licencia respectivas para este proyecto. Este documento incluye las caractersticas tcnicas: marca, modelo. Documento de compra, adquisicin y/o alquiler, que formaliza los equipos utilizados para este proyecto. Este documento incluye las caractersticas tcnicas: marca, modelo. Documento de servicio, que formaliza la propuesta del proveedor, y contiene todos los trabajos y alcances del servicio de modelamiento. En este documento se definen el cronograma de trabajo y condicionamientos que realizaran en este lapso de tiempo. Documento de servicio, que formaliza la propuesta del proveedor, y contiene todos los trabajos y alcances del servicio de revisin. En este documento se definen el cronograma de trabajo y condicionamientos que realizaran en

Documento de visin Diseo Diagrama o modelado de proceso de pago de pensiones actual.

Remodelacin de los procesos aprobados.

Listado de modelados y documentos. Requerimiento de adquisiciones Software del modelado

Equipos

Servicios de modelamiento

Servicios de revisin

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este lapso de tiempo.

Modelamiento de acondicionamiento del proceso de Pago de Pensiones.

El modelado entregado por el proveedor que gana la buena pro. Este modelado muestra la las nuevas actividades del acondicionamiento de los procesos. Este documento debe ser aprobado por la jefatura / directorio de la institucin educativa. El producto final del proyecto a entregar a la entidad, el cual tiene que ser aprobado jefatura / directorio de la institucin educativa, para poder pasar al fin del proyecto. Documento final del proveedor del servicio de modelamiento, que contiene todas las actividades realizadas acordes al contrato.

ENTREGA Y MUESTRA DEL PROYECTO Versin final del Modelo de procesos de pago de pensiones actual. FIN DEL PROYECTO Informe de entrega del proyecto aprobado

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Contexto del proyecto 7. Limites o exclusiones del proyecto El proyecto no incluye el sistema de proceso de deudas de la institucin educativa particular MASCOTITAS El proyecto no incluye equipamientos del proceso de deudas de la institucin educativa particular MASCOTITAS La implementacin de la programacin del proceso de deudas , no son parte del proyecto de la institucin educativa particular MASCOTITAS El sistema no incluye una base de datos de los alumnos de la institucin educativa particular MASCOTITAS 8. Restricciones El proyecto se ejecutara El proyecto de proceso de deudas de la institucin educativa particular MASCOTITAS se desarrollara durante el periodo 29 de agosto del 2011 al 07 de diciembre del 2011 establecido por la direccin. Directora Laura Campos de la institucin educativa particular MASCOTITAS El proyecto no debe de exceder de los 4 meses El grupo no permitir trabajos los fines de semana domingos, solo trabajan de lunes a sbado por 12 horas. 9. Asuncin Se cuenta con un grupo experimentado y que tienes los conocimientos y campo en la documentacin final que se entregara para realizar el proceso de deudas El grupo de proyecto cuenta con las facilidades de la institucin educativa particular MASCOTITAS con toda la informacin de dicha institucin para el proceso de deudas

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3.

REGISTRO DE INTERESADOS

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Versin 0.1

Hecha por GUERRA RICSE GRACIELA

CONTROL DE VERSIONES Revisado Aprobada Fecha por por Jos Torres LAURA Bejarano 20-04-11 CCANTO Contador REGISTRO DE STAKEHOLDERS

Motivo Versin original

NOMBRE DEL PROYECTO Optimizacin del procesos de pago de pensiones de la institucin educativa particular MASCOTITAS IDENTIFICACIN INFORMACI N DE CONTACTO

SIGLAS DEL PROYECTO OPPP-IEPM

EVALUACIN REQUERMIEN TOS PRIMORDIAL ES Que el modelado de procesos de negocios se alineen a los objetivos de la institucin educativa INFLUENCI A POTENCIA L

CLASIFICACIN INTER NO / EXTER NO APOYO / NEUTR AL / OPOSIT OR

NOMBRE

PUESTO

LOCALIZACIN

ROL EN EL PROYECTO

EXPECTATIVAS PRINCIPALES

FASE DE MAYOR INTERS

Laura CCanto Ziga

Directora y Coordinador Huancayo a

Sponsor

Jr Cuzco N244 Cel: 9512615

Que el proyecto sea cumplido

FUERTE

Todo el proyecto

Interno

Apoyo

particular MASCOTITAS y que la clienta quede satisfecha con el proyecto Contador y Jos Torres Requeriment relacionista Huancayo Bejarano Stakeholder publico Carmen Jara Rojas Palma Rojas Gilmer Guerra Ricse Graciela Secretaria Jefe de Proyecto Jefe del rea de planeamie nto Huancayo Requeriment Stakeholder Project manager Comit de control de cambio Elbartoq23 @hotmail.co m Carmencita4 2@hotmail.c om U20081086 36@contien ental.com U20081132 32@contien ental.com Cumplir con el plan de proyecto Se desarrolle el cronograma establecido Mejoramiento de los procesos Que el proyecto sea cumplido Que el proyecto sea cumplido El proyecto sea culminado exitosamente Cumplir con el rol que desempea en el proyecto FUERTE Diseo Externo Apoyo Apoyo

MEDIANA

Diseo

Interno

Huancayo

FUERTE

Todo el proyecto

Interno

Apoyo

Huancayo

FUERTE

Todo el proyecto

Interno

Apoyo

Garca Comn Yesica

Ing. De Coordinador requerimie de ntos y de Huancayo investigacio adquisicio nes bsicas nes

U20081144 20@contien ental.com

Coordinar y lograr el cumplimiento de las investigaciones bsicas

Cumplir bien su rol en el proyecto

MEDIANA

1.0 Gestin de Proyecto 2.0 Alternativas Formuladas y Programa de Investigaciones Bsicas 3.0 Alternativa Analizada y Seleccionada e Investigaciones Bsicas

interno

Apoyo

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Cortez Zrate Erik

Ejecutores del modelado de procesos Ejecutores del modelado de procesos

Huancayo

Ejecutado res

U20081069 37@contien ental.com

Lograr el cumplimiento de la ejecucin del modelado de procesos Lograr el cumplimiento de la ejecucin del modelado de procesos

Cumplir con la implementacin del modelado de procesos

MEDIANA

3.0 Curso de gestin de proyecto 4.0 Cursoss de MS Project 5.0 Informer 3.0 Curso de gestin de proyectos 4.0 Cursos de MS Project 5.0 Informes

interno

Apoyo

Ascue Cristbal Shirley

Huancayo

Ejecutado res

U20081014 04@contien ental.com

Cumplir con la implementacin del modelado de procesos

MEDIANA

interno

Apoyo

Padres

Clientes de Requeriment la Huancayo Stakeholder institucin

FUERTE

Diseo

externo

Apoyo

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4.

PLAN DE GESTIN DEL PROYECTO

4.1 PLAN DE GESTIN DEL ALCANCE

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Nombre del Proyecto:

Optimizacin del proceso de pago de pensiones Institucin educativa particular MASCOTITAS. Preparado por: Graciela Guerra Ricse Jefe de planeamiento. Revisado por: Jos Torres Bejarano Contador Fecha: 24/09/2011 1. Describir cmo ser administrado el alcance del Proyecto: Las iniciativas de alcances sern canalizadas a travs del rea de direccin de la institucin, revisadas con el jefe del Proyecto. 2. Evaluar la estabilidad del alcance del proyecto Los cambios del proyecto deben ser evaluados y aprobados. El jefe de Proyecto debe cuantificar el impacto y proveer alternativas de solucin, informando a direccin educativa para la aprobacin de dichos cambios. Los cambios solicitados sern revisados en las reuniones semanales, se indica el estado de los mismos en la reunin siguiente a la que fue solicitado. 3. Cmo los cambios al alcance, sern identificados y clasificados? El jefe del Proyecto o ingeniero de requerimientos, revisar la solicitud de cambios del alcance y har una evaluacin del mismo. El podr requerir de la solicitante informacin adicional. 4. Describir cmo los cambios del alcance sern integrados al proyecto: Si el impacto del cambio no modifica la lnea base del proyecto ser aprobado por el Gerente del Proyecto, en caso contrario ser aprobado por la direccin educativa y se actualizar las lneas base y todos los planes del proyecto. 5. Comentarios adicionales: Los requerimientos obtenidos por el ingeniero de requerimiento sern evaluados conjuntamente con los modeladores de procesos, tanto los modeladores de procesos coordinaran planificaran los tiempos de trabajo y entregables con el ingeniero de requerimiento.

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4.2 PLAN DE GESTIN DE REQUISITOS

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PLAN DE GESTIN DE REQUISITOS CDIGO GP-OPPP-003 Versin 1.0 PROYECTO OPTIMIZACIN DEL PROCESO DE PAGO DE PENSIONES INSTITUCIN EDUCATIVA PARTICULAR Mascotitas PREPARADO POR: Garca Comn Yesica - Ing. de requerimientos Cortez Zrate Erik - modelado FECHA 24 09 de procesos. Ascue Cristbal Shirley Modelador de procesos REVISADO POR: Jos Torres Bejarano Contador FECHA 24 09 APROBADO POR: Laura CCanto Ziga - Directora FECHA 25 03 de institucin educativa. RECOPILACIN DE REQUISITOS Se realizaran por: 1.- Entrevistas al usuario del rea de cobro de pensiones y al rea contable. 2.- Entrevista personales con los padres de familia de los alumnos

2011

2011 2011

PRIORIZACIN DE REQUISITOS Para la priorizacin de requerimientos utilizaremos un listado de todos los requerimientos clasificndolos en una escala del 1 al 10 donde consideraremos el poder (Capacidad de cada interesado en hacer cumplir su requerimiento) y el impacto (Cuanto puede afectar el requerimiento al proyecto), el porcentaje de influencia en la calificacin total ser de 60% y 40% respectivamente. Dicha calificacin ser la que determine la priorizacin de requerimientos, por ejemplo: tem Interesado Requisito Poder Impacto Clasificacin Observacio nes 1 Directora de Modelado de 10 10 9.4 RQT1 de institucin proceso de alta educativa. control de prioridad pago de pensiones 2 Programa 10 5 5.0 RQT de para control mediana de pagos de prioridad pensiones A continuacin presentamos un cuadro donde se detalla las escalas de clasificacin de impacto al Proyecto: Directora de institucin educativa

IMPACTO DEL PROYECTO Favorable Alto Intermedio


1

8 a 10 5a7

RQT: Requerimiento

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Bajo Contrario Alto Intermedio Bajo

0a4 8 a 10 5a7 0a4

TRAZABILIDAD Para hacer el seguimiento ordenado a los requerimientos de los interesados utilizaremos un matriz de trazabilidad donde detallaremos los requerimientos, descripcin, prioridad, cdigo EDT, estado actual y fecha, segn el siguiente formato: Estado Prioridad Cdigo Actual (Activo, Cancelado, Requisito Descripcin (Escala del 1 Fecha EDT Diferido, Agregado, al 10) Aprobado) GESTIN DE LA CONFIGURACIN La Direccin de la institucin y el ingeniero de requerimientos podrn solicitar algn cambio a los requerimientos. El requerimiento pasar en primera instancia al Jefe de Proyecto y al jefe de planificacin quienes realizarn un anlisis del impacto en el proyecto, el cual ser presentado a la direccin del rea educativa. Es el jefe del Proyecto junto a la direccin de la institucin, quienes pueden Aprobar y/o Rechazar la solicitud de Cambio. VERIFICACIN DE REQUISITOS La revisin de cada requerimiento ser responsabilidad del propietario del mismo. Nmero de entregables entregados dentro del plazo. Nmero de entregables entregados fuera de plazo.

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4.3 PLAN DE GESTION DE TIEMPO

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NOMBRE DEL PROYECTO

OPTIMIZACION DEL PROCESO DE PAGO DE PENSIONES INSTITUCION EDUCATIVA PARTICULAR MASCOTITAS PREPARADO POR: Palma Rojas Gilmer - Jefe de Proyecto Guerra Ricse Graciela Jefe del rea de planeamiento Garca Comn Yesica Coordinador de investigaciones Bsicas Cortez Zrate Erik Ejecutor del modelado de procesos. Ascue Cristbal Shirley Ejecutor del modelado de procesos FECHA: 24/09/11 Personas autorizadas a solicitar NOMBRE CARGO UBICACION Palma Rojas Gilmer Jefe de Proyecto UCCI Jefe del rea de Guerra Ricse Graciela UCCI planeamiento Garca Comn Coordinador de UCCI investigaciones Bsicas Yesica Cortez Zrate Ejecutor del modelado de UCCI Erik procesos. Ascue Cristbal Shyrle Ejecutor del modelado de procesos. UCCI

Persona(s) que aprueba(n) requerimiento de cambio de cronograma: NOMBRE CARGO UBICACION Palma Rojas Gilmer Jefe de Proyecto UCCI Razones aceptables para cambios en cronograma del Proyecto: Solicitud de cambio de alcance por parte del Cliente. Desastres naturales. Huelgas y revueltas populares. Incumplimiento del proveedor en la entrega de materiales. Mal establecimiento de la secuencia de actividades. Describir cmo los cambios al cronograma sern administrados: La administracin del Alcance se efectuar de la siguiente manera: 1. Designacin de Responsabilidades : Jefe de Proyecto Jefe del rea de planeamiento Coordinador de investigaciones Bsicas Palma Rojas Gilmer Guerra Ricse Graciela Garca Comn Yesica

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2. Modalidad de Cambios : a. Cuando las solicitudes sean realizadas por los contratistas se proceder de la siguiente manera: Cada semana se recibirn las solicitudes de cambio en el cronograma, las cuales deben ser presentadas por el representante del contratista. Las solicitudes de cambio debern presentarse, a ms tardar, a los 5 das de que se produce el inconveniente que genera el retraso en la entrega del entregable. Estas solicitudes sern revisadas por el equipo de proyecto para evaluar, en primera instancia, si es un cambio viable segn el plan de gestin del alcance (No debe pasar del 10% del cronograma del proyecto). Las solicitudes de cambio de cronograma comenzarn a revisarse los das sbados de cada semana, teniendo un plazo mximo de 5 das para dar respuesta a la solicitud. La solicitud de cambio ser aprobada con la firma del Gerente de Proyecto. b. Cuando las solicitudes son realizadas por las personas autorizadas del equipo del proyecto, se proceder de la siguiente manera : Coordinador de investigaciones Bsicas, despus de evaluar la causa de demora en cronograma debido a un inconveniente, informar al Jefe de Proyecto la necesidad de realizar un cambio en el cronograma. El Jefe de Proyecto, junto con el equipo de proyecto, evaluar la situacin para determinar la criticidad del cambio. Dependiendo de la misma se proceder de la siguiente manera: b.1 En caso el problema que genera la solicitud de cambio del cronograma afecte el alcance del proyecto o sobrepase los lmites de cronograma establecidos en el plan de gestin del proyecto, entonces se deber presentar el formato N FGPR-007-A al Gerente General para que este ltimo tome la decisin de aprobar o rechazar la propuesta. Si la propuesta es aprobada por el Gerente General, esta es presentada al Gerente del proyecto para su evaluacin y negociacin. El Gerente General tiene un plazo mximo de 3 das para tomar la decisin de aprobar o rechazar la propuesta.

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4.4 PLAN DE GESTION DE COSTOS

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PLAN DE GESTION DE COSTOS OPTIMIZACION DEL PROCESO DE PAGO DE PENSIONES INSTITUCION EDUCATIVA PARTICULAR MASCOTITAS PREPARADO POR: Integrantes del proyecto FECHA 29 09 2011 REVISADO POR: Jos Torres Bejarano FECHA 29 09 2011 Contador APROBADO POR: Jefatura o direccin de FECHA 30 09 2011 institucin educativa Persona(s) autorizada(s) a solicitar cambios en el costo: NOMBRE CARGO UBICACION Palma Rojas Gilmer Jefe de Proyecto UCCI Jefe del rea de UCCI Guerra Ricse Graciela planeamiento PROYECTO Persona que aprueba el requerimientos de cambios en costo contractual: NOMBRE CARGO UBICACION Palma Rojas Gilmer Jefe de Proyecto UCCI Persona(s) que aprueba(n) requerimiento de cambio de costo interno ofrecido: GERENTE DE PROYECTO Razones aceptables para cambios en el Costo del Proyecto Adecuacin en el Alcance del Proyecto (cambios) Ampliaciones en el Alcance del Proyecto Cambios en las fechas de entrega (aceleraciones) (Restriccin presupuestal) no aplicable a nuestro proyecto. Otros debidamente sustentados. Describir como calcular e informar el impacto en el proyecto por el cambio en el costo (tiempo, calidad, etc.): Persona que solicita el cambio. Descripcin de las aquellas caractersticas de la situacin que requiere una solicitud de cambio de costos. Impacto del mismo sobre el proyecto (Costo, Calidad, tiempo y alcance). Descripcin de las alternativas de solucin detallando el impacto en las diferentes (costo, calidad, tiempo y alcance). Recomendacin en la seleccin de la alternativa de solucin (Propuesta). Documentos sustentatorios. El tiempo mximo de respuesta que tiene el o las personas encargadas para dar la aprobacin. Describir como sern administrados los cambios en el costo: Los cambios en el costo se denominarn presupuestos adicionales o deductivos, segn sea el caso. La persona autorizada a solicitar cambios en el costo deber elevar su solicitud a la persona autorizada para aprobar el cambio propuesto, sustentando su pedido en forma documentada. Slo procedern presupuestos adicionales si se demuestra que stos son

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necesarios e imprescindibles para lograr el alcance del proyecto y que sean originados por omisiones o defectos en la formulacin del alcance. Las modificaciones al alcance que no cumplan con este requisito podrn ser aprobadas slo si cuentan con la autorizacin del sponsor del proyecto. En caso contrario no se modificar el costo del proyecto, siendo de responsabilidad del equipo de trabajo los mayores costos en que ste incurra. Para el caso de presupuestos deductivos, slo sern aceptados aquellos que se produzcan por reducciones en el alcance del proyecto o por decisiones del sponsor del proyecto. El procedimiento a seguir para aprobar un presupuesto adicional o un deductivo ser el siguiente: Dentro de los 10 das calendario posterior al hecho que determine una modificacin del costo del proyecto, la persona autorizada a solicitar cambios en el costo, deber sustentar su pedido, indicando las causas que originaron el adicional o el deductivo, debiendo acompaar, necesariamente, una propuesta de la modificacin del presupuesto precisando los montos y el sustento analtico necesario. Esta documentacin deber ser presentada a la persona autorizada para aprobar el cambio propuesto. La persona autorizada para aprobar el cambio propuesto, dentro de los cinco das calendarios posteriores a la recepcin de la solicitud, deber analizar el pedido y, de encontrarlo conforme en forma total o parcial, deber emitir la orden de proceder, autorizando el cambio del costo. Una vez emitida la orden de proceder, ser responsabilidad del equipo de trabajo actualizar los documentos que se vean afectados por dicha orden de proceder.

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4.5 PLAN DE GESTION DE CALIDAD

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Nombre del Proyecto:

Preparado por: Fecha: PLANIFICAR LA CALIDAD El Plan de gestin de calidad describe cmo el equipo de direccin del proyecto implementar la poltica de calidad de la organizacin ejecutante. Es un componente o un plan subsidiario del plan para la direccin del proyecto. El plan de gestin de calidad proporciona entradas al plan general para la direccin del proyecto y aborda el control de calidad, el aseguramiento de la calidad y mtodos de mejora continua de los procesos del proyecto. (PMBOK, 2008). Se propone el uso de un plan de gestin de calidad, para que nuestros documentos permitan asegurar y controlar de manera eficaz y eficiente la calidad, se desarroll un plan de inspeccin base (tabla 1) en el cual se indicar la actividad, los parmetros a inspeccionar, el requisito especificado, la tolerancia, la frecuencia de la inspeccin, el registro de los resultados y el responsable de ejecutarlo. Gracias al reporte del plan de inspeccin el equipo del proyecto, tendr un parmetro para verificar el desarrollo de las actividades y si stas, tuvieron alguna dificultad, se contar con una documentacin de forma que pase a formar parte de las lecciones aprendidas, de manera que continuamente se estn mejorando los procesos, mediante la divulgacin de los resultados a todos los involucrados. REALIZAR ASEGURAMIENTO DE CALIDAD.Aseguramiento de Calidad. Es responsable el Supervisor de Calidad ejecutar el Aseguramiento de Calidad durante todo el Proyecto, revisa el Planeamiento de los procesos del proyecto contra lo ejecutado, plantea acciones preventivas o correctivas segn sean necesarios. Se informa semanalmente en las reuniones de Calidad al Gerente del Proyecto y al Equipo del Proyecto. REALIZAR CONTROL DE CALIDAD Control de Calidad. El Analista de Calidad es responsable de la ejecucin del Control de Calidad. Se revisan los entregables de los proyectos conforme se vayan presentando, se emiten las observaciones o conformidades en la reunin semanal de calidad. Se definen dos procedimientos para el Control de Calidad: - Revisin de Contenidos y - Revisin de Forma. Control de Calidad del Contenido: Se revisan la calidad de los entregables por el Analista de Calidad, se informan en la reunin semanal de Calidad. Control de Calidad de Redaccin y Formato: El Analista de Control de Calidad revisa la redaccin de los documentos entregables, las observaciones que se puedan formular, se informan en la reunin semanal de Calidad. REALIZAR MEJORAMIENTO CONTINUO Se establecen las herramientas para la supervisin de la calidad, estas herramientas son Histogramas. Se proponen mejoras a los procesos del proyecto, conforme se va desarrollando el proyecto. Es responsabilidad del Supervisor del Calidad proponer mejoras de Calidad, estas propuestas se realizan en la reunin quincenal de Calidad.

Optimizacin del proceso de pago de pensiones institucin educativa particular MASCOTITAS. Erik Cortez Zarate 24/09/11

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EJECUCIN DEL PLAN DE GESTIN DE CALIDAD PROCESOS

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PROCESOS Diagrama o modelado de proceso de pago de pensin actual. Remodelado de procesos.

PROCEDIMIENTOS Inspeccin. Lista de Control. Inspeccin. Lista de Control.

RECURSOS Responsable del entregable. Responsable del entregable.

DESCRIPCIN DEL SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD DEL PROYECTO ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Gerente de Proyecto Supervisor de Calidad Analista de Calidad Equipo de Proyecto ROLES Y RESPONSABILIDADES ROLES A C RESPONSABILIDADES Gerente de x X Es el responsable de la Generacin del Plan de Gestin Proyecto de Calidad. Responsable de la aprobacin de las actividades de aseguramiento y control de calidad. Definir el equipo de la calidad y sus roles. Equipo de control X x Conformado por el Supervisor de Calidad y el analista de calidad de calidad Plantear las acciones para el aseguramiento de la calidad Efectuar el control de calidad para los entregables del producto y del proyecto Asesorar en aspectos de calidad al Gerente de Proyecto y al equipo de Proyecto Analista para la X Asesora al equipo del proyecto en temas de calidad Calidad especficas. Equipo del x Son responsables de guardar las normas de calidad proyecto para los procesos del proyecto y la generacin de entregables.

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4.6 PLAN DE GESTIN DE RIESGOS

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Descripcin de la metodologa de gestin del riesgo a ser usada: Alcances - La identificacin, priorizacin y seguimiento de riesgos ms crticos ser realizado por el Jefe de Proyectos. - Las acciones a tomar ser aprobada y visada por la direccin. - El proceso de Gestin de Riesgo debe ser definido e implantado por toda la institucin. Herramientas - Opinin de la Direccin. - Tormenta de ideas. - Juicio de expertos entrevista. - Check list riesgos potenciales. - Anlisis de los supuestos identificados. Fuentes de Datos - La identificacin de todos los riesgos fue por parte de todos los integrantes del proyecto segn experiencia y juicio de especialistas. - Se revis el banco de proyectos anteriores Histricos. Roles y responsabilidades: - Gerente de Proyecto: Responsable de identificacin, priorizacin y seguimiento de riesgos, proponer acciones para afrontar los riesgos identificados. - Directora: Aprobar acciones propuestas para mitigar los riesgos. Aprobar el presupuesto para Riesgos de Gestin. - Equipo de Trabajo: Responsable asesoramiento de riesgos, identificacin de los riesgos. Accin del manejo del Riesgo #1: Debido a que el proveedor incumpla con la entrega de documentos en las fechas previstas, el proyecto ser atrasado. Lder del Equipo Jefe del Proyecto. Miembros del Equipo Jefe de planeamiento. Soporte Definir en el contrato una clusula de penalidad por el no cumplimiento de la fecha de entrega. Accin del manejo del Riesgo #2: Posibilidad de que un integrante del equipo se retire del proyecto repentinamente. Lder del Equipo Jefe del proyecto Miembros del Equipo Ingeniero de requerimientos. Modelador de procesos. Jefe de planeamiento. Soporte Definir en el contrato una clausula que certifique que sera responsabilidad del PROVEEDOR si el riesgo llegara a suceder. Accin del manejo del Riesgo #3: La entidad no disponga de tiempo cuando el PROVEEDOR la necesite. Lder del Equipo Jefe del proyecto Miembros del Equipo Ingeniero de requerimientos. Modelador de procesos. Jefe de planeamiento. Soporte La entidad debe comprometerse en todo momento a estar asequible para el proveedor para la correcta culminacin del proyecto. Sincronizacin: El Gerente de Proyectos, est encargado de identificar y gestionar los riesgos del proyecto a lo largo de todo su ciclo de vida, esto implica que su supervisin es continua para detectar nuevos riesgos. Los puntos a revisar durante la ejecucin del proyecto ser en el control quincenal donde se informa el rendimiento del trabajo y la situacin de los riesgos actualizados con su respectivo plan de contingencia y soluciones alternativas.

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4.7 PLAN DE GESTIN DE COMUNICACIONES

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PROYECTO PREPARADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

PLAN DE GESTION DE COMUNICACIONES CDIGO FGPR-001 versin 1.0 OPTIMIZACION DEL PROCESO DE PAGO DE PENSIONES INSTITUCION EDUCATIVA PARTICULAR Mascotitas Grupo de trabajo FECHA 27 09 Jos Torres Bejarano Contador FECHA 27 09 Jefatura o direccin de institucin FECHA 28 09 educativa

2011 2011 2011

GESTION DE COMUNICACIONES DEL PROYECTO Planificacin de la comunicacin Determinar las necesidades del proceso de mapeo de cobro de pago de pensiones de los interesados: quien necesita que informacin, para cuando la necesita, como le ser suministrada y por quien. El gerente de proyecto debe considerar necesarias desde un principio con el fin de que la informacin fluya y llegue a todos los involucrados. Los requisitos de comunicacin incluyen - Organigrama - Relaciones de responsabilidad de la organizacin. - reas profesionales, departamentos involucrados. - Logstica de cuantas personas estn involucradas. - Necesidades de informacin internas. - Necesidades de informacin externas. - Informacin sobre los interesados. NECESIDADES DE INFORMACIN Todos los proyectos comparten la necesidad de comunicar la informacin del mismo, pero las necesidades de informacin y los mtodos de distribucin varan. Por eso, identificar las necesidades de informacin y definir los medios adecuados para obtener y distribuirla es vital para alcanzar el xito. La informacin se manejar a travs de la plantilla del Plan de Comunicaciones. Equipo de Proyecto - Plan Director del Proyecto. - Informe de avance. - Base de datos de los numero de estudiantes

~ 19 ~

4.8 PLAN DE GESTIN DE PERSONAL

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PROYECTO PREPARADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

PLAN DE RECURSOS HUMANOS CDIGO FGPR-001 versin 1.0 OPTIMIZACION DEL PROCESO DE PAGO DE PENSIONES INSTITUCION EDUCATIVA PARTICULAR Mascotitas Grupo De Proyecto FECHA 22 09 Jos Torres Bejarano Contador FECHA Jefatura o direccin de institucin FECHA educativa

2011

GESTION DE COMUNICACIONES DEL PROYECTO FUNCIONES/RESPONSABILIDAD PRINCIPAL El Gerente del Proyecto ser responsable de la ejecucin y entrega del proyecto Reporta directamente a la directora de la I.E.P.Mascotitas Informar cada fin de semana sobre el estado y rendimiento del trabajo de la Gua de proceso de mapeo del cobro de pensin de matrcula. Supervisa el correcto funcionamiento del proceso de cobro de pensin de matrcula. Controla la informacin de gastos del proyecto COMPETENCIAS REQUERIDAS / RESPONSABILIDADES

ROL EN ELPROYECTO

DISPONIBILIDAD Descripcin del Extermo Nmero Fecha retiro puesto estimado Interno Gerente del proyecto Externo Interno INCORPORACION AL PROYECTO Evento disipador Sincronizacin prevista Renuncia Enfermedad Notas

Tiempo requerido

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4.9 PLAN DE GESTION DE ADQUISICIONES

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6.

PLAN DE GESTIN DE ADQUISICIONES

Una de las tareas que tiene mucho peso en cualquier proyecto OPTIMIZACIN DEL PROCESO DE PAGO DE PENSIONES INSTITUCIN EDUCATIVA PARTICULAR Mascotitas, tiene que ver con la bsqueda de especialistas y proveedores, pues la decisin de adquirir sus servicios en condiciones que favorezcan al proyecto, afecta positivamente o negativamente el cronograma y presupuesto del proyecto. RECURSOS PARA LA ADQUISICIN (Personal involucrado en la gestin de las adquisiciones) Para este proyecto que es la OPTIMIZACIN DEL PROCESO DE PAGO DE PENSIONES INSTITUCIN EDUCATIVA PARTICULAR Mascotitas ya que los responsables de realizar las labores de tener los requerimientos de los datos y as poder realizar los procesos de pensiones son: El grupo del proyecto Los responsables de realizar las labores del sistema son: Laura CCanto Ziga - Directora de institucin educativa particular Mascotitas es quien aprueba las subcontrataciones y un especialista en el rea El encargado de proveer los recursos para este proyecto ser asumida por El rea de direccin de la institucin. A CONTRATAR (Describir los productos o servicios que el proyecto requerir contratar indicando las restricciones, supuestos y lmites que tendrn.) Se elaborar el modelado de proceso de Pago de Pensiones para el monitoreo y control de las actividades de cobranza de las mismas. El moldeamiento de mapeo de procesos, ser elaborado con la herramienta Bizagi. Los diagramas de procesos, estar asesorado por un especialista en modelamiento de procesos Estar revisado por un especialista en proyectos de software. Finalmente todo el modelado del proceso de Pago de Pensiones, debe estar integrado bajo el modelamiento de negocio.

PROCEDIMIENTOS PARA LA GESTION DE ADQUISICIONES N OBJETIVOS ESTRATEGICOS DE LA ORGANIZACIN

PROPOSITO DEL PROYECTO OPTIMIZACIN DEL PROCESO DE PAGO DE PENSIONES INSTITUCIN EDUCATIVA PARTICULAR Mascotitas

Desarrollar un mapeo de los proceso de pago de pensin en la I.E.I. Mascotitas Encontrar puntos dbiles de la estructura de la institucin y crear soluciones a sus problemas.

Dar un mejor panorama de los procesos de la institucin. Establecer una mejor solucin a problemas de estructura de la institucin. Reducir errores de estructura que tiene la organizacin. Con los siguientes entregables : Diagrama o modelado de proceso de pago de pensiones actual. Remodelacin de los procesos aprobados. Listado de modelados y documentos. Software del modelado Equipos Servicios de modelamiento Servicios de revisin Servicio de asesoramiento Modelamiento de acondicionamiento del proceso de Pago de Pensiones.

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5. GESTIN DEL ALCANCE DEL PROYECTO

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5.1 ESTRUCTURA DE DESGLOSE DE TRABAJO EDT

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VISTA GENERAL

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ANALISIS DE REQUISITOS

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DISEO

REQUERIMIENTO DE ADQUISICIONES

ENTREGA Y MUESTRA DEL PROYECTO

FIN DE PROYECTO

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5.2 DICCIONARIO DE LA ESTRUCTURA DE DESGLOSE DEL TRABAJO EDT

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PROYECTO

DICCIONARIO DE LA EDT CDIGO FGPR-005 Versin 1.0 OPTIMIZACION DEL PROCESO DE PAGO DE PENSIONES INSTITUCION EDUCATIVA PARTICULAR Mascotitas EQUIPO DE TRABAJO FECHA 13 10 11 Jos Torres Bejarano Contador FECHA Laura Canto Ziga Direccin de institucin FECHA educativa 14 10 11

PREPARADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: Diseo ID DEL ENTREGABLE

2.1

CUENTA DE CONTROL

NOMBRE DEL ENTREGABLE Diagrama o modelado de proceso de pago de pensiones actual DESCRIPCIN DEL TRABAJO El modelado que contiene el detalle de los procesos existente hasta antes de este proyecto. Los procesos existentes a tomar en cuenta son: Proceso de Pago de Pensiones. HITOS FECHA 25 08 11 Diagrama o modelado de proceso de pago de pensiones actual DURACION 3 das FECHA DE 22 08 11 FECHA 25 08 11 INICIO FIN REQUERIMIENTOS DE CALIDAD Mtrica v 3.0 CRITERIOS DE ACEPTACIN Diagrama de procesos de los cobros de los pagos de pensiones. REFERENCIAS TCNICAS Documentos de Excel CONSIDERACIONES CONTRACTUALES (SI APLICA) ID DEL ENTREGABLE 2.2 CUENTA DE CONTROL

NOMBRE DEL ENTREGABLE Remodelacin de los procesos aprobados. DESCRIPCIN DEL TRABAJO El modelado que contiene el detalle de las nuevas actividades en el proceso. Aqu se incluye los procesos de Pago de Pensiones. Este documento debe ser aprobado por la jefatura de Pago de Pensiones. HITOS FECHA 08 09 11 Remodelacin de los procesos aprobados. DURACION 2 das FECH DE INICIO 05 09 11 FECHA 07 09 11 FIN

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REQUERIMIENTOS DE CALIDAD Mtrica v 3.0 CRITERIOS DE ACEPTACIN El remodelamiento de las actividades REFERENCIAS TCNICAS Documentos de Excel CONSIDERACIONES CONTRACTUALES (SI APLICA) ID DEL ENTREGABLE 2.3 CUENTA DE CONTROL

NOMBRE DEL ENTREGABLE Listado de modelados y documentos. DESCRIPCIN DEL TRABAJO Documento que contiene todo el equipamiento necesario para el modelamiento de optimizacin del proceso. HITOS FECHA 10 09 11 Listado de modelados y documentos. DURACION 2 das FECH DE INICIO 08 09 11 FECHA 10 09 11 FIN REQUERIMIENTOS DE CALIDAD Mtrica v 3.0 CRITERIOS DE ACEPTACIN Lista de los modelamientos de los equipos necesarios para los procesos. REFERENCIAS TCNICAS Documentos de Excel CONSIDERACIONES CONTRACTUALES (SI APLICA) Requerimiento y adquisiciones ID DEL ENTREGABLE 2.4 CUENTA DE CONTROL

NOMBRE DEL ENTREGABLE Equipos. DESCRIPCIN DEL TRABAJO Documento de compra, adquisicin y/o alquiler, que formaliza los equipos utilizados para este proyecto. Este documento incluye las caractersticas tcnicas: marca, modelo. HITOS FECHA 16 09 11 Cotizacion del proveedor. DURACION 3 das FECH DE INICIO 12 09 11 FECHA 15 09 11 FIN REQUERIMIENTOS DE CALIDAD ISO9001 CRITERIOS DE ACEPTACIN Documentos de compras de los equipos que se utilizaran para el proyecto. REFERENCIAS TCNICAS Documentos de Excel

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CONSIDERACIONES CONTRACTUALES (SI APLICA)

ID DEL ENTREGABLE

2.5

CUENTA DE CONTROL

NOMBRE DEL ENTREGABLE Servicios de modelamiento. DESCRIPCIN DEL TRABAJO Documento de servicio, que formaliza la propuesta del proveedor, y contiene todos los trabajos y alcances del servicio de modelamiento. En este documento se definen el cronograma de trabajo y condicionamientos que realizaran en este lapso de tiempo. HITOS FECHA 20 09 11 Cotizacin del proveedor DURACION 1 das FECH DE INICIO 19 09 11 FECHA 20 09 11 FIN REQUERIMIENTOS DE CALIDAD ISO9001 CRITERIOS DE ACEPTACIN Debe contener los requerimientos tcnicos necesarios que debe cumplir el servicio. Revisado y aprobado por el gerente del proyecto. REFERENCIAS TCNICAS CONSIDERACIONES CONTRACTUALES (SI APLICA) ID DEL ENTREGABLE NOMBRE DEL ENTREGABLE 2.6 CUENTA DE CONTROL

Servicios de revisin.

DESCRIPCIN DEL TRABAJO Documento de servicio, que formaliza la propuesta del proveedor, y contiene todos los trabajos y alcances del servicio de revisin. En este documento se definen el cronograma de trabajo y condicionamientos que realizaran en este lapso de tiempo. HITOS FECHA 30 09 11 Servicios de revisin. DURACION 4 das FECH DE INICIO 26 09 11 FECHA 30 09 11 FIN REQUERIMIENTOS DE CALIDAD ISO 9001 CRITERIOS DE ACEPTACIN Documentos de servicio que formalizara la propuesta del proveedor. REFERENCIAS TCNICAS CONSIDERACIONES CONTRACTUALES (SI APLICA)

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ID DEL ENTREGABLE NOMBRE DEL ENTREGABLE

2.7

CUENTA DE CONTROL

Modelamiento de acondicionamiento del proceso de Pago de Pensiones.

DESCRIPCIN DEL TRABAJO El modelado entregado por el proveedor que gana la buena pro. Este modelado muestra las nuevas actividades del acondicionamiento de los procesos(SU COMPORTAMIENTO). Este documento debe ser aprobado por la jefatura / directorio de la institucin educativa. HITOS FECHA 10 10 11 Cotizacin del proveedor DURACION 6 das FECH DE INICIO 03 10 11 FECHA 09 10 11 FIN REQUERIMIENTOS DE CALIDAD ISO9001 CRITERIOS DE ACEPTACIN Modelados entregados para acondicionar los procesos de cobro de pagos de pensin. REFERENCIAS TCNICAS CONSIDERACIONES CONTRACTUALES (SI APLICA)

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6. GESTIN DEL TIEMPO DEL PROYECTO

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6.1 MATRIZ DE ASIGNACIN DE RESPONSABILIDADES (RAM)

~ 36 ~

PROYECTO

OPTIMIZACION DEL PROCESO DE PAGO DE PENSIONES INSTITUCION EDUCATIVA PARTICULAR Mascotitas

EDT FASE I : GESTION DE PROYECTO

ROL1
JEFE DE PROY.

ROL2
JEFE DE PLAN.

ROL3
ING. DE REQ

ROL4
EJECUTOR

ROL5
DIRECCI ON

ROL6
SECRETA RIA

ROL7
PADRES

ROL8
CONTADOR

P,V

FASE II : ANALISIS DE V O R O REQUERIMIENTOS Requerimientos de stakeholder V O R O Documento de visin V O R O FASE III : DISEO R Diagrama o modelado de proceso P,V O O R de pago de pensiones actual. Remodelacin de los procesos P,V O O R aprobados. Listado de modelo y documentos. I R FASE IV :REQUERIMIENTO DE R O O P ADQUISICIONES Software de modelado R O O P,V Equipos R O O P,V Servicios de modelamiento R O O P,V Servicios de revisin R O O P,V Modelamiento de R O O P,V acondicionamiento del proceso de Pago de Pensiones. FASE V :ENTREGA Y MUESTRA R DE PROCESOS Versin final del modelado R O O O FASE VI : FIN DE PROYECTO R Informe de entrega del proyecto R O O O LEYENDA: Funcin que realiza el Rol en el entregable R = Responsable Es el responsable del entregable. P = Participa en la construccin / elaboracin del entregable. I = Informado Es informado del resultado del entregable. V = Verificacin requerida Participa en el control de calidad del entregable. O = Opinin requerida Participa como Experto. A = Autoriza la entrega del entregable. F = Firma requerida El entregable requiere su firma.

P P

P P

P P

P P

F F F F

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6.2 REQUERIMIENTOS DE LOS RECURSOS PARA EL PROYECTO

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PROYECTO
EDT FASE I : GESTION DE PROYECTO FASE II : ANALISIS DE REQUERIMIENTOS Requerimientos de stakeholders Documento de visin FASE III : DISEO Diagrama o modelado de proceso de pago de pensiones actual. Remodelacin de los procesos aprobados. Listado de modelo y documentos. FASE IV : ADQUISICIONES Software de modelado Equipos Servicios de modelamiento Servicios de revisin Documento de acondicionamiento del proceso de Pago de Pensiones. FASE V :ENTREGA Y MUESTRA DE PROCESOS Versin final del modelado

OPTIMIZACION DEL PROCESO DE PAGO DE PENSIONES INSTITUCION EDUCATIVA PARTICULAR Mascotitas


ROL ESP. R2 R3 CANTIDAD (DAS) 72 30 15 %ASIGNACIO N 100% 100% 100% DESDE 29/08/11 06/09/11 06/09/11 HASTA 30/11/11 14/10/11 27/09/11 OBSERVACI ONES

ACTIVIDAD

Documentar las funciones y procesos de la institucin Llevarlos a requerimientos de calidad Documentar los componentes y procesos establecidos de nuestro proyecto Documentar los componentes nuevos de nuestro proyecto Documentar los componentes de nuestro proyecto Cotizar a proveedores Cotizar a proveedores Cotizar a proveedores Cotizar a proveedores Levantar un anlisis de acondicionamien to.

R5,R6,R7 ,R8,R1 R5,R6,R7 ,R8,R1 R4 R1,R4

15 16 6

100% 100% 100%

27/09/11 15/10/11 15/10/11

14/10/11 03/11/11 21/10/11

R1,R4

100%

22/10/11

27/10/11

R1,R4 R1 R1,R4 R1,R4 R1,R4 R1,R4 R1,R4

5 10 1 1 1 1 6

25% 100% 100% 100% 100% 100% 50%

28/10/11 04/11/11 04/11/11 07/11/11 08/11/11 09/11/11 10/11/11

03/11/11 17/11/11 04/11/11 07/11/11 08/11/11 09/11/11 17/11/11

R1 Muestra a la direccin del modelado final. R1,R5

10 12

100% 100%

15/11/11 15/11/11

26/11/11 26/11/11

FASE VI : FIN DE PROYECTO Informe de entrega del proyecto

Hacer el informe final para entregar a la direccin.

R1 R1,R5

10 3

100% 100%

28/11/11 28/11/11

30/11/11 30/11/11

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6.3 ESTIMACIN DE TIEMPO DE LOS ENTREGABLES.

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Estimacin de Tiempo de los Principales Entregables

Versin 1.0
Nombre del Proyecto: Preparado por: Revisado por: Fecha: OPTIMIZACION DEL PROCESO DE PAGO DE PENSIONES INSTITUCION EDUCATIVA PARTICULAR Mascotitas Erik Cortez Zarate

Jos Torres Bejarano Contador


16/10/11

I)INTRODUCCION
De acuerdo al Plan de Gestin del Alcance, los tiempos de que han definido para cada Fase del Proyecto son los siguientes: - Gestin de Proyectos. 90 dc del 29 de Agosto del 2011 al 29 de Noviembre del 2011 -Anlisis de requerimientos. . 37 dc del 06 de Setiembre del 2011 al 13 de Octubre del 2011 - Diseo. 19 dc del 14 de Octubre del 2011 al 02 de Noviembre del 2011 - Adquisiciones. 13 dc del 02 de Noviembre del 2011 al 15 de Noviembre del 2011 - Entrega y muestra de procesos. 12 dc del 15 de Noviembre del 2011 al 26 de Noviembre del 2011 - Fin de proyecto. 03 dc del 27 de Noviembre del 2011 al 29 de Noviembre del 2011

II)Entregables que demandan mayor tiempo en cada Fase del Proyecto


ENTREGABLE Requerimientos de stakeholders Documento de visin Diagrama o modelado de proceso de pago de pensiones actual. Versin final del modelado Remodelacin de los procesos aprobados. FASE Anlisis de requerimientos Anlisis de requerimientos Diseo Entrega y muestra de procesos Diseo

III)Fundamento de la Estimacin de Tiempos para los principales Entregables


La estimacin de tiempos se ha elaborado teniendo en cuenta factores que pudieran causar retrasos significativos en la elaboracin de los entregables como son los siguientes: Accesibilidad.- Un tema importante que marca el desarrollo de las actividades es la coincidencia de horas en los integrantes para que realicen su respectiva labor, ya que por motivos de cursos de la universidad, los integrantes a veces estarn ocupados con otras labores. Lo cual consideramos en el cronograma. Juicio de expertos.- Se recurri al apoyo de juicio de expertos con la finalidad de aproximar los tiempos de cada actividad, que porcentaje de tiempo llevara respecto a todo el proyecto, en todas las etapas de el proyecto. Comparacin con obra similar.- Uno de los integrantes realizo un proyecto parecido para la Universidad Continental por lo cual se tomo como referencia dicho proyecto y se aproxim los tiempos en base al proyecto designado. IV)Fundamento Paramtrico de la Estimacin de Tiempos:

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Requerimientos de stakeholders (22 DC) Documento de visin (15 DC) Diagrama o modelado de proceso de pago de pensiones actual. (9 dc) Remodelacin de los procesos aprobados. (6 dc) Listado de modelo y documentos. (4 dc) Software de modelado (2 dc) Equipos (2 dc) Servicios de modelamiento (2 dc) Servicios de revisin (2 dc) Documento de acondicionamiento del proceso de "Pago de Pensiones". (5 dc) Versin final del modelado (12 dc) Informe de entrega del proyecto (3 dc)

Los Fundamentos de estimacin estn definidos por el Juicio Expertos para Proyectos Similares Los Fundamentos de estimacin estn definidos por el Juicio Expertos para Proyectos Similares Los Fundamentos de estimacin estn definidos por el Juicio Expertos para Proyectos Similares Los Fundamentos de estimacin estn definidos por el Juicio Expertos para Proyectos Similares Los Fundamentos de estimacin estn definidos por el Juicio Expertos para Proyectos Similares Los Fundamentos de estimacin estn definidos por el Juicio Expertos para Proyectos Similares Los Fundamentos de estimacin estn definidos por el Juicio Expertos para Proyectos Similares Los Fundamentos de estimacin se establecen de acuerdo a la duracin promedio de un servicio de modelado promedio Los Fundamentos de estimacin se establecen de acuerdo a la duracin promedio de un servicio de revisin promedio Los Fundamentos de estimacin estn definidos por el Juicio Expertos para Proyectos Similares Los Fundamentos de estimacin estn definidos por el Juicio Expertos para Proyectos Similares Los Fundamentos de estimacin estn definidos por el Juicio Expertos para Proyectos Similares

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6.4 CRONOGRAMA DEL PROYECTO

~ 43 ~

~ 44 ~

6.5 DOCUMENTO DE HITOS

~ 45 ~

HITOS Requerimientos de Stakeholders. Documento de visin Diagrama de procesos de pago Remodelacion de procesos aprobados Version final del modelado Cierre de Proyecto Comentarios:

WBS Analisis de requerimientos Analisis de requerimientos Diseo Diseo Entrega y muestra de procesos Gestion de procesosProceso de cierre

FECHA 26/09/11 14/10/11 21/10/09 27/10/11 26/11/11 30/11/11

DESCRIPCIN Obtencin de requerimientos de stakehoder Aseguramiento de la calidad de los requerimientos Cumplimiento de uno de los Documentos criticos del proyecto Cumplimiento de uno de los Documentos criticos del proyecto Muestra del producto final Culminacion de proyecto

Revisado por: Erik Cortez Zarate

~ 46 ~

7.

GESTIN DE LOS COSTOS DEL PROYECTO

~ 47 ~

7.1 PRESUPUESTO DEL PROYECTO (LINEA BASE DE COSTO)

~ 48 ~

~ 49 ~

8.

GESTIN DE LOS RIESGOS DEL PROYECTO

~ 50 ~

8.1 CATEGORIZACIN DE LOS RIESGOS EN EL PROYECTO - RBS

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IDENTIFICACIN DE RIESGOS CATEGORIZACIN DE LOS RIESGOS EN EL PROYECTO- RBS2 PROYECTO OPTIMIZACION DEL PROCESO DE PAGO DE PENSIONES INSTITUCION EDUCATIVA PARTICULAR MASCOTITAS PREPARADO POR: Integrantes del equipo FECHA 19 10 2011 REVISADO POR: Jos Torres Bejarano FECHA Contador 19 10 2011 APROBADO POR: Jefatura o direccin de FECHA institucin educativa Riesgos tcnicos, de calidad o de rendimiento. 1. No contar con la suficiente experiencia para la elaboracin en el BPWIN y MS Proyect. 2. Falta de actitud del equipo durante el ciclo de vida del proyecto. 3. No contar con una metodologa de desarrollo basados en procesos. 4. No contar con actividades para definidas para el desarrollo del proyecto. Riesgos en la gerencia de proyectos. 6. Incumplimiento en el tiempo establecido para la entrega del proyecto. 7. Posibilidad de no contar con un adecuado u oportuno juicio de expertos. 8. Calidad del entregable no satisfaga todos los aspectos para la generacin de un documento base. 9. Calidad del entregable no satisfaga los requerimientos del proyecto. 10. Disponibilidad de fondos para la ejecucin del proyecto. 11. Disponibilidad de tiempos para la ejecucin del proyecto. 12. Inadecuado entendimiento por parte del equipo, por costumbres de indicaciones verbales. 13. Posibilidad de que uno o ms integrantes del proyecto se retiren en plena gestin del proyecto. Riesgos organizacionales. 1. Cancelacin del proyecto por parte de la direccin. 2. Posibilidad que la organizacin que no brinden informacin adecuada y oportuna. 3. Que la institucin educativa desaparezca.

Riesgos externos 1. Cambio de Polticas de Gobierno en el sistema educativo. 2. Cambio de polticas de gobierno en el aspecto econmico. 3. Cambios en la cultura organizacional. 4. Huelgas, paros nacionales que afecten a los stakeholders y dems equipo.

RBS.-Risk Breakdown Structure (Desglose de estructura de riesgos)

~ 52 ~

8.2 IDENTIFICACIN DE RIESGOS ANLISIS FODA

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PROYECTO

OPTIMIZACION DEL PROCESO DE PAGO DE PENSIONES INSTITUCION EDUCATIVA PARTICULAR MASCOTITAS PREPARADO POR: Grupo de trabajo FECHA 19 10 2011 REVISADO POR: Jos Torres Bejarano FECHA Contador 19 10 2011 APROBADO POR: Jefatura o direccin de FECHA institucin educativa Facilitador del Anlisis FODA: Ascue Cristobal Shyrle Participantes : Equipo de proyecto Fecha del Anlisis FODA: 19 de octubre del 2011 Fortalezas: 1. Existe experiencia en tres proyectos anteriormente similares en documentacin y modelamiento de procesos con BIZAGI. 2. Buena relacin laboral entre los integrantes del equipo del proyecto. 3. Las Polticas de trabajo que tiene el equipo del proyecto en el rea de diseo, son bien slidas. Debilidades: 1. El tiempo de dedicacin al proyecto se ha visto disminuido por parte de los integrantes del equipo del proyecto, por tareas, actividades de otra ndole o por razones de trabajo. 2. No respetar los entrevistas coordinadas con los interesados por parte del cliente. 3. No contar con aportes de personas expertas basados en el modelado de procesos educativos. Oportunidades: 1. Las instituciones aumentan el ndice de exigencia en la automatizacin y gestin de su organizacin. 2. El desarrollo del proyecto ser tomado en cuenta para proyectos posteriores. 3. Pocos proveedores dedicados a la optimizacin de procesos educativos. Amenazas: 1. Otro equipo de proyectos presente un proyecto similar. 2. La directora de la institucin cancele el proyecto. 3. Fuga de informacin por parte de algn personal del equipo del proyecto hacia otro equipo de proyecto similar.

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8.3 IDENTIFICACIN DE RIESGOS TORMENTA DE IDEAS

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PROYECTO

OPTIMIZACION DEL PROCESO DE PAGO DE PENSIONES INSTITUCION EDUCATIVA PARTICULAR MASCOTITAS PREPARADO POR: Grupo de trabajo FECHA 29 10 2011 REVISADO POR: Jos Torres FECHA Bejarano 29 10 2011 Contador APROBADO POR: Jefatura o FECHA 04 11 2011 direccin de institucin educativa Facilitador de la sesin: Ascue Cristobal Shyrle Participantes : Equipo de proyecto Fecha del Anlisis FODA: 20 de octubre del 2011 ENTREGABLE: Diagrama o modelado de proceso de pago de pensiones actual. Remodelacin de los procesos aprobados.
Riesgo Identificado(Metalenguaje) Probabilidad de ocurrencia Grado de impacto Acciones propuestas Identificado por?

No contar con la informacin adecuada y disponible para la Medio implementacin de los entregables establecidos. Que la informacin recopilada no sean bien caracterizada ni correctamente procesada por los ejecutores de procesos. ENTREGABLE: Servicios de revisin.

Alto

Planificar un cronograma de entrevistas para la obtencin de la informacin recopilada y entregables establecidos.

Cortez Zarate Erik

Bajo

Alto

Utilizar tcnicas de Cortez Zarate elicitacin. Erik

Respetar el Irresponsabilidad en la revisin inadecuada de los documentos y entregables establecidos.

Media

Alto

cronograma de trabajo y Guerra Ricse condicionamientos Graciela que realizaran en este lapso de tiempo.
Reprogramacin Gilmer Palma

Servicios de modelamiento. Falta de coordinacin a las Media

Baja

~ 56 ~

entrevistas con los stakeholders

para nuevas entrevistas dentro del tiempo establecido del proyecto.

Listado de modelados y documentos. Inadecuada elaboracin de la gestin de inventarios de recursos. Baja Baja Evaluar una adecuada lista de gestin de recursos. Ascue Cristobal Shyrle

Equipos. La posibilidad de que el Ascue Alquilar equipos de equipo se malogre y no Cristobal Baja Alta cmputo a cuente con un reemplazo Shyrle terceros. inmediato. Modelamiento de acondicionamiento del proceso de Pago de Pensiones. Posibilidad de que nuevos Optimizar los procesos demanden procesos que Gilmer Media Alta mayor recurso y tiempo demanden mayor Palma en el proyecto. recurso y tiempo. Versin final del Modelo de procesos de pago de pensiones actual. Informe de entrega del proyecto aprobado Validar y verificar Posibilidad de que el cada etapa del cliente no est de acuerdo Media Alta proyecto y llevar con el producto una trazabilidad de entregado. requerimientos.

Erik Cortez Zarate

~ 57 ~

8.4 PLAN DE RESPUESTA DE RIESGOS

~ 58 ~

PLAN DE RESPUESTA A RIESGOS


CDIGO FGPR-015

Versin 1.0 COST O

NUMERO PREVENTIVO

COSTO

CORRECTIVO

MANTENIMIENTO COSTO Informar constantemente a los interesados mediante correos electrnicos y mensajes de texto para las reuniones de recopilacin de informacin y validacin de los mismos.

Solicitar Documentos que contengan informacin de los procesos de la institucin.

Llamar a los interesados por parte del cliente

10

20

Establecer cuestionarios anticipadamente para la recopilacin de informacin.

0 Validar constantemente con documentos alternativos e interesados por parte del cliente. Informar correos electronicos y mensajes de texto al cliente se pospondra la fecha de entrega.

Establecer tcnicas de elicitacin para la obtencion de informacion

Elaborar el cronograma de los entregables y acuerdos de penalidades Crear actividad de revision de los documentos ha ser entregados al termino de cada preentregable (revision ortografica, revision de diseo de entregables, etc.)

Utilizar la trazabilidad de ingeniera de requerimientos Establecer una fecha de entrega a la brevedad posible en acuerdo con el cliente. Validacion de los entregables con los interesados de parte del cliente. Reprogramaci n para nuevas entrevistas dentro del tiempo establecido del proyecto.

20

10

Revisar constantemente los documentos a ser entregados

20

Planifica anticipadamente a las reuniones con un dia antes de anticipacin.

20

~ 59 ~

Tener proveedor para alquilar equipo de computo

10

Tener en cuenta el alquiler de cabinas de internet

Planificar recursos y tiempos para nuevos procesos que demanden mayor recurso y tiempo en el proyecto(plan de contingencia. )

10

Alquilar las cabinas para realizar el proyecto Alquilar cabinas de internet para realizar el proyecto Aplicar el plan de contingencia que fue asignado en el proyecto (revisin de documentos correctivos, reprogramacion de reuniones,etc). Realizar la revision del contrato que se realiz con el cliente para asi tener un respaldo del entregable que se realiza al cliente.

Mantenimiento mensual de los equipos.

60

20 Controlar la evolucin de los procesos a traves de la gestion de cambios y cronograma del proyecto que crean nuevas actividades y recursos. El cliente tiene algunas incoformidades con el entregable solucionar en un plazo minimo los errores y poder realizar la culminacionde la entrega del producto.

20

20

Asignar recursos disponibles para aquellos procesos que no se identifican en el analisis del proyecto inicial, y dar disminuir el tiempo en las horas de menor trabajo TOTAL S/.

0 25

10 90

10 160

~ 60 ~

ANEXO: ARCHIVO IDENTIFICACION CUALITATIVA DE RIESGOS

~ 61 ~

9.

GESTIN DE CALIDAD DEL PROYECTO

~ 62 ~

9.1 NORMAS DE CALIDAD

~ 63 ~

Las normas de calidad necesarias para realizar el control de calidad Para validacin y anlisis de las caractersticas requeridas a los procesos las siguientes normas debern servir como referencia: Las Normas ISO 9000 son generadas por la International Organization for Standardization La serie de Normas ISO 9000 son un conjunto de enunciados, los cuales especifican que elementos deben integrar el Sistema de la Calidad en la INSTITUCION EDUCATIVA PARTICULAR MASCOTITAS disponer de una serie de elementos como Manual de la Calidad, Procedimientos de Inspeccin y Ensayo, Instrucciones de Trabajo, Plan de Capacitacin, Registros de la Calidad de diseo, etc. Ya que fija requisitos mnimos que deben cumplir los sistemas de la calidad.

~ 64 ~

9.2 LISTA DE CONTROL DE CALIDAD

~ 65 ~

9.2.1 PROCEDIMIENTO DE CALIDAD DE LOS ENTREGABLES ELABORACIN DE LA RELACIN DE PROCEDIMIENTOS DE CALIDAD PARA ENTREGABLES ENTREGABLE Analisis de requerimientos Requerimientos del Stakeholder Documento de Visin Diseo Diagrama o modelado de proceso de pago de pensiones actual. PROCEDIMIENTO Verificar en primera instancia que los requisitos estn bien definidos bajo tcnicas de elicitacion. Mediante seleccin, unin, eliminacin seleccionar los buenos requisitos que han de ser manipulados en la etapa de diseo Verificar fecha y versin del modelado que contiene el detalle de los procesos de pago de pensiones existente hasta antes de este proyecto. Verificar fecha y versin El modelado las nuevas actividades en el proceso. Verificar el documento que contiene todo el equipamiento necesario (materiales de oficina, equipos de cmputo y software) para el modelamiento de optimizacin del proceso. Verificar el documento que contiene todas las compra o adquisicin, que formaliza la licencia respectiva para este proyecto. Verificar el documento que contiene todas las adquisicin y/o alquiler, que formaliza los equipos utilizados para este proyecto. Verificar el documento de servicio que contiene la propuesta del proveedor, y contiene todos los trabajos y alcances del servicio de modelamiento. Verificar el documento de servicio, que formaliza la propuesta del proveedor, y contiene todos los trabajos y alcances del servicio de revisin Verificar fecha y versin del modelo entregado por el proveedor que gana la buena pro.

Remodelacin de los procesos aprobados.

Listado de modelados y documentos.

Requerimiento de adquisiciones Software del modelado

Equipos

Servicios de modelamiento

Servicios de revisin

Modelamiento de acondicionamiento del proceso de Pago de Pensiones. Entrega y muestra del proyecto

~ 66 ~

Versin final del Modelo de procesos de pago de pensiones actual. FIN DEL PROYECTO Informe de entrega del proyecto aprobado

Verificar el modelo de procesos de pago de pensiones antes de ser aprobado por la jefatura / directorio de la institucin educativa, para poder pasar al fin del proyecto. Verificar que el Documento final del proveedor del servicio de modelamiento, contenga todas las actividades realizadas acordes al contrato.

9.2.2 LISTA DE VERIFICACIN DE ENTREGABLES LISTA DE VERIFICACIN ENTREGABLE PUNTOS DE CONTROL DE LOS REQUERIMIENTOS DEL PROYECTO Analisis de requerimientos Requerimientos del Verificar en primera instancia Stakeholder que los requisitos estn bien definidos bajo tcnicas de elicitacion. Documento de Mediante seleccin, unin, Visin eliminacin seleccionar los buenos requisitos que han de ser manipulados en la etapa de diseo Diseo Diagrama o Verificar fecha y versin del modelado de modelado que contiene el proceso de pago de detalle de los procesos de pago pensiones actual. de pensiones existente hasta antes de este proyecto. Remodelacin de los procesos aprobados. Listado de modelados y documentos. Verificar fecha y versin El modelado las nuevas actividades en el proceso. Verificar el documento que contiene todo el equipamiento necesario (materiales de oficina, equipos de cmputo y software) para el modelamiento de optimizacin del proceso. Verificar el documento que contiene todas las compra o adquisicin, que formaliza la licencia respectiva para este proyecto.

CONFOR ME

OBSERVADO

COMENTARIO

X X

Requerimiento y adquisiciones Software del modelado.

~ 67 ~

Equipos.

Servicios de modelamiento

Servicios de revisin

Modelamiento de acondicionamiento del proceso de Pago de Pensiones. Entrega y muestra del proyecto Versin final del Modelo de procesos de pago de pensiones actual. Fin del proyecto Informe de entrega del proyecto aprobado

Verificar el documento que contiene todas las adquisicin y/o alquiler, que formaliza los equipos utilizados para este proyecto. Verificar el documento de servicio que contiene la propuesta del proveedor, y contiene todos los trabajos y alcances del servicio de modelamiento. Verificar el documento de servicio, que formaliza la propuesta del proveedor, y contiene todos los trabajos y alcances del servicio de revisin Verificar fecha y versin del modelo entregado por el proveedor que gana la buena pro.

Verificar el modelo de procesos de pago de pensiones antes de ser aprobado por la jefatura / directorio de la institucin educativa, para poder pasar al fin del proyecto. Verificar que el Documento final del proveedor del servicio de modelamiento, contenga todas las actividades realizadas acordes al contrato.

9.3 ACCIONES PREVENTIVAS Y CORRECTIVAS


ACCIONES CORRECTIVAS 1. Codificacin correlativa de planes o documentos de gestin. 2. Mejorar el Cronograma Gantt, colocando precedentes e hitos. 3. Cambiar la plantilla de Lista de Verificacin de entregables, colocando la columna de Entregable a la izquierda del formato. ACCIONES PREVENTIVAS 1. Capacitacin en MS Project 2007, al equipo del proyecto de la ejecucin del proyecto. 2. Uso de fuentes de informacin adecuadas, que afecten a la calidad de los entregables, los registros de la calidad. 3. Revisar los informes de aceptacin o rechazo de proyectos anteriores para detectar posibles problemas, analizando para luego eliminar las causas potenciales de las no conformidades.

~ 68 ~

10.

GESTION DE RR.HH

~ 69 ~

MATRIZ DE ASIGNACIN DE RESPONSABILIDADES (RAM)


EDT FASE I : GESTION DE PROYECTO ROL1
JEFE DE PROY.

ROL2
JEFE DE PLAN.

ROL3
ING. DE REQ

ROL4
EJECUTOR

ROL5
DIRECCI ON

ROL6
SECRETA RIA

ROL7
PADRES

ROL8
CONTADOR

P,V

FASE II : ANALISIS DE V O R O REQUERIMIENTOS Requerimientos de stakeholder V O R O Documento de visin V O R O FASE III : DISEO R Diagrama o modelado de proceso P,V O O R de pago de pensiones actual. Remodelacin de los procesos P,V O O R aprobados. Listado de modelo y documentos. I R FASE IV :REQUERIMIENTO DE R O O P ADQUISICIONES Software de modelado R O O P,V Equipos R O O P,V Servicios de modelamiento R O O P,V Servicios de revisin R O O P,V Modelamiento de R O O P,V acondicionamiento del proceso de Pago de Pensiones. FASE V :ENTREGA Y MUESTRA R DE PROCESOS Versin final del modelado R O O O FASE VI : FIN DE PROYECTO R Informe de entrega del proyecto R O O O LEYENDA: Funcin que realiza el Rol en el entregable R = Responsable Es el responsable del entregable. P = Participa en la construccin / elaboracin del entregable. I = Informado Es informado del resultado del entregable. V = Verificacin requerida Participa en el control de calidad del entregable. O = Opinin requerida Participa como Experto. A = Autoriza la entrega del entregable. F = Firma requerida El entregable requiere su firma.

P P

P P

P P

P P

F F F F

~ 70 ~

DESARROLLO DEL EQUIPO DEL PROYECTO CDIGO FGPR-021 versin 1.0

Acciones a tomar para mejorar las habilidades y competencias del equipo del proyecto Jefe del Proyecto Planificacion de Proyecto Ingeniera de Requerimientos Ejecutores del proyecto Capacitacin en PMBOOK y otras metodologias Capacitacion en PMBOOK y otras metodologias Capaciacin en Ingenieria de Requerimientos Capacitacion en Bizagi, Ms Proyect

Como parte del desarrollo de personal se considerar el siguiente lineamiento en la sucesin o reemplazo de cargos en el proyecto: El jefe de proyecto es designado sucesor directo de el planificador del proyecto en ausencia de este. El planificador del proyecto cumplira el rol de la ingeniera e requerimientos en ausencia esta. El jefe de proyecto cumplira el rol de ejecutores el proyecto en ausencia de estos. Formas de reconocimientos y recompensas que se aplican en el proyecto El Gerente del Proyecto, en coordinacin con RRHH, ha establecido un bono de reconocimiento a todo el equipo del proyecto, si se culmina en el tiempo previsto.

Cabe sealar que el alcance de esta bonificacin es solo para el equipo del proyecto. Actividades en apoyo a la integracin del equipo de proyecto - Paseos mensuales de recreacin. - Incentivos de reconocimiento econmico.

~ 71 ~

ORGANIGRAMA DEL EQUIPO DEL PROYECTO

Jefe de proyecto

Planificador de Proyecto

Ingeniero de requerimiento

Jefe de adquisiciones

Ejecutor de Proyecto

~ 72 ~

11.

GESTION DE ADQUISICIONES

~ 73 ~

NUME RO

ADQUISICION

PROVEEDOR

DOCUMENTO ADQUISICION

Asesor

Alex Pea

recibo por honorarios

Diana Chipana 2 Computadoras BRAIN SERVICES 4 Licencia de BPWIN CA 5 6 Licencia de Bizagi software libre Mueble Ace Home Center

recibo por honorarios Factura y certificado de garanta

Firma digital

Firma digital Factura

TIPO DE CONTRATO contrato por tiempo y materiales contrato por tiempo y materiales contratos de costos reembolsables contratos de precios fijo cerrado contratos de precios fijo cerrado contrato precio fijo

lista de proveedores de computadora IDEX TRON BRAIN SERVICES SKYNET lista de proveedores de muebles Rio S.A Cedro S.A.C Ace Home Center Madera A1 E.I.R.L

Primera propuesta 2500 2800 2500 1350 Primera propuesta 300 250 270 310

segunda propuesta 2300 2750 2400 2100

segunda propuesta 2300 2750 2400 2100

~ 74 ~

12.GESTION DE COMUNICACIN

~ 75 ~

12.1 INDICE DEL ARCHIVO DEL PROYECTO

~ 76 ~

ADMINISTRACIN DEL PROYECTO 1. ACTA DE CONSTITUCIN DEL PROYECTO 2. DECLARACIN DEL ALCANCE DEL PROYECTO 3. REGISTRO DE INTERESADOS 4. PLAN DE GESTION DEL PROYECTO 4.1 PLAN DE GESTIN DEL ALCANCE 4.2 PLAN DE GESTIN DE REQUISITOS 4.3 PLAN DE GESTION DE TIEMPO 4.4 PLAN DE GESTION DE COSTOS 4.5 PLAN DE GESTION DE RIESGOS 4.6 PLAN DE GESTION DE CALIDAD 4.7 PLAN DE GESTION DE COMUNICACIONES 4.8 PLAN DE GESTION DE PERSONAL 4.9 PLAN DE GESTION DE ADQUISICIONES 5. GESTIN DEL ALCANCE DEL PROYECTO 5.1 ESTRUCTURA DE DESGLOSE DE TRABAJO -EDT 5.2 DICCIONARIO DE LA ESTRUCTURA DE DESGLOSE DEL TRABAJO EDT 6. GESTIN DEL TIEMPO DEL PROYECTO 6.1 MATRIZ DE ASIGNACIN DE RESPONSABILIDADES (RAM) 6.2 REQUERIMIENTOS DE LOS RECURSOS PARA EL PROYECTO 6.3 ESTIMACIN DE TIEMPO DE LOS ENTREGABLES. 6.4 CRONOGRAMA DEL PROYECTO 6.5 DOCUMENTO DE HITOS 7. GESTIN DE LOS COSTOS DEL PROYECTO 7.1 ESTIMACION DE COSTOS 7.2 PRESUPUESTO DEL PROYECTO (LINEA BASE DE COSTO) 8. GESTIN DE LOS RIESGOS DEL PROYECTO 8.1 CATEGORIZACIN DE LOS RIESGOS EN EL PROYECTO - RBS 8.2 IDENTIFICACION DE RIESGOS ANLISIS FODA 8.3 IDENTIFICACIN DE RIESGOS TORMENTA DE IDEAS 8.4 PLAN DE RESPUESTA DE RIESGOS 9. GESTIN DE CALIDAD DEL PROYECTO 9.1 NORMAS DE CALIDAD 9.2 LISTA DE CONTROL DE CALIDAD 9.2.1 PROCEDIMIENTO DE CALIDAD DE LOS ENTREGABLES 9.2.2 LISTA DE VERIFICACIN DE ENTREGABLES 9.3 ACCIONES PREVENTIVAS Y CORRECTIVAS 10. GESTIN DE COMUNICACIN DEL PROYECTO 10.1 NDICE DEL ARCHIVO DEL PROYECTO 10.2 RELACIN DE INFORMES DEL PROYECTO 10.3 RELACIN DE INFORMES DE RENDIMIENTO 11. GESTIN DE LOS RECURSOS HUMANOS DEL PROYECTO 11.1 MATRIZ DE ASIGNACIN DE RESPONSABILIDADES (RAM) 11.2 DESARROLLO DEL EQUIPO DEL PROYECTO 11.3 ORGANIGRAMA DEL EQUIPO DEL PROYECTO 12. GESTIN DE LAS ADQUISICIONES DEL PROYECTO 12.1 ENUNCIADO DEL TRABAJO (SOW) 12.2 MODELO DE CONTRATO 13. RESULTADOS OBTENIDOS DE LOS ENTREGABLES DEL PROYECTO 13.1 RELACIN DE ENTREGABLES TERMINADOS 13.2 INFORME DE RENDIMIENTO DE LOS INDICADORES DE GESTIN 13.3 RELACIN DE REQUERIMIENTOS DE CAMBIO QUE FUERON ATENDIDOS 14. CIERRE DEL PROYECTO

~ 77 ~

12.2 RELACION DE INFORMES DEL PROYECTO

~ 78 ~

1. ACTA DE CONSTITUCIN DEL PROYECTO 2. DECLARACIN DEL ALCANCE DEL PROYECTO 3. PLAN DE GESTIN DEL ALCANCE 4. PLAN DE GESTIN DE REQUISITOS 5. PLAN DE GESTION DE TIEMPO 6. PLAN DE GESTION DE COSTOS 7. PLAN DE GESTION DE RIESGOS 8. PLAN DE GESTION DE CALIDAD 9. PLAN DE GESTION DE COMUNICACIONES 10. PLAN DE GESTION DE PERSONAL 11. PLAN DE GESTION DE ADQUISICIONES 12. MATRIZ DE ASIGNACIN DE RESPONSABILIDADES (RAM) 13. REQUERIMIENTOS DE LOS RECURSOS PARA EL PROYECTO 14. ESTIMACIN DE TIEMPO DE LOS ENTREGABLES. 15. CRONOGRAMA DEL PROYECTO 16. DOCUMENTO DE HITOS 17. ESTIMACION DE COSTOS 18. PRESUPUESTO DEL PROYECTO (LINEA BASE DE COSTO) 19. CATEGORIZACIN DE LOS RIESGOS EN EL PROYECTO - RBS 20. IDENTIFICACION DE RIESGOS ANLISIS FODA 21. IDENTIFICACIN DE RIESGOS TORMENTA DE IDEAS 22. PLAN DE RESPUESTA DE RIESGOS 23. NORMAS DE CALIDAD 24. LISTA DE CONTROL DE CALIDAD 25. PROCEDIMIENTO DE CALIDAD DE LOS ENTREGABLES 26. LISTA DE VERIFICACIN DE ENTREGABLES 27. ACCIONES PREVENTIVAS Y CORRECTIVAS 28. NDICE DEL ARCHIVO DEL PROYECTO 29. RELACIN DE INFORMES DEL PROYECTO 30. RELACIN DE INFORMES DE RENDIMIENTO 31. MATRIZ DE ASIGNACIN DE RESPONSABILIDADES (RAM) 32. DESARROLLO DEL EQUIPO DEL PROYECTO 33. ORGANIGRAMA DEL EQUIPO DEL PROYECTO 35. MODELO DE CONTRATO

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12.3 RELACION DE INFORMES DE RENDIMIENTO

~ 80 ~

1. Informes de rendimiento de trabajo 1.1.1. Estado de avance de cronograma 1.1.2. Producto de entregables completados y los pendientes 1.1.3. Alcance del cumplimiento de estndares de calidad 1.1.4. Lecciones aprendidas adquiridos por los integrantes y asesores

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