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Espedito Passarello

APLICACIONES INFORMATICA JURIDICA Y TRATADOS INTERNACIONALES

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1. Introduccin El presente estudio para la elaboracin de un sistema de informacin, consta de tres partes principales: A.- Diagnostico General Esta etapa comprende el desarrollo de las siguientes tareas: - Relevamiento de objetivos y necesidades de la Organizacin. En lo concerniente a los aspectos de utilizacin de la informacin. Se desarrolla en base a entrevistas personales. El nivel de las mismas se sita en el de Direcciones bajando en algunos casos a otros niveles. - Anlisis de la Organizacin En base a los documentos y antecedentes suministrados se realiza un estudio de las tareas actuales y futuras que debern permitir la introduccin de diseo de sistemas de informacin las estructuras y funciones a crearse para el comienzo de las actividades y su posterior desarrollo. - Estudio de los mtodos de procesamientos, almacenamientos y recuperacin de la informacin. Como asimismo aquellos aspectos que hacen al diseo de los flujos y soportes de la informacin.

B.- Sistemas de Informacin - Diseo global En base a lo detectado en la etapa anterior se delinean y enuncian los criterios bsicos que hacen a la formulacin de un diseo global, los pasos metodolgicos comprenden:

Todas las Organizaciones y Empresas prestan especial atencin a sus problemas de comunicacin, organizacin y administracin. Este tipo de inquietudes requiere para su satisfaccin, disponer de una serie de elementos tcnicos y humanos que implican un costo operativo, como ser: - Integracin y capacitacin de los recursos humanos. - Seleccin e instalacin de equipos. - Desarrollo de sistemas y procedimientos.

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- Pruebas del sistema, operacin y mantenimiento. En cierta forma el conocimiento y la elaboracin de esquemas, ayuda a suprimir las dificultades enunciadas, posibilitando realizar implementaciones a travs de pasos sucesivos integrados, logrando explicitar los puntos bsicos a resolver. Es bien conocido el desaprovechamiento, en general, de la informacin por parte de quienes deben utilizarla; esto se debe en particular a tres factores: - Desconocimiento de informacin y de su potencialidad. - Conociendo su existencia y pudiendo acceder a ella. - Conociendo su existencia, les resulta imposible acceder. Las soluciones son parciales y compartimentadas por actividad. No cabe duda, que la mayora de las instituciones hoy da sufren alguna de estas deficiencias, en lo que hace a una efectiva administracin de los sistemas de informacin, en general, no adaptados a las necesidades de sus estructuras, interrelaciones, entorno y contexto. Lo ms irritante de esta realidad es que las mismas, an disponiendo de costos fijos en equipos y personal en esta rea, no han sacado provecho de ello. Los directivos y administradores, han tomado conciencia del papel que juega la informacin en las actividades principales para la direccin. Para ello la resolucin del problema informtico debe realizarse en corto tiempo mediante una dinmica y rentabilidad que compatibilice las necesidades de informacin, decisin, control, ciclo fundamental en la actividad diaria. En base a los objetivos es que se debe brindar: - Coeficientes de situacin para la determinacin de pautas y polticas. - Coeficientes de situacin que hacen a los procesos de toma de decisiones y el control de la gestin que permita evaluar la eficacia. En general esto no es posible si no se cuenta con las bases de informacin y de un sistema adecuado que le permita recuperarla e interrelacionarla. Si definimos a la informacin como a la cuantificacin numrica de los sucesos o situaciones de la empresa, los mismos debern comunicarse a travs de los diferentes niveles, en perodos de tiempos oportunos que optimizen la gestin. - Bancos y bases de datos.
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Tipos y caractersticas de los bancos y bases a crearse. - Preparacin de las tareas de documentacin. Lo que hace a la generacin de ndices analticos de almacenamiento y recuperacin de la informacin. - Complementacin de las tcnicas de computacin y microfilmacin. Poniendo nfasis principalmente en los aspectos que hacen a la seguridad y privacidad de la informacin. - Diseo de subsistemas de informacin. Se especificarn los subsistemas que conforman el campo de accin de la Institucin.

C.- Plan de Accin En funcin a lo explicado en los sistemas de informacin se realiza un anlisis de las acciones a tomar, tendientes a que el proyecto pueda llegar al objetivo deseado. - Creacin de reas. Se enunciarn las funciones nuevas a cubrir como asimismo, la modalidad de trabajo que permita una integracin interna y externa para la implementacin. - Recursos humanos y capacitacin. Visto que las primeras etapas se nutren casi exclusivamente de ellos, es necesario definir los perfiles profesionales y tcnicos, como as una cantidad estimativa de los mismos para los primeros aos de trabajo, de un plan de capacitacin progresiva. - Tareas a desarrollar. La consecucin lgica de las tareas a desarrollar con una estimacin que deber tomarse en forma indicativa y ajustarse luego de cada una de ellas.

2. Diagnostico general Las conclusiones y recomendaciones a las que se ha arribado pueden resumirse en los siguientes puntos: Los sistemas de informacin actuales no permiten: - Obtener un Plan General de Actividades, actualizado y confiable.
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Proporcionar informacin estadstica. - Proporcionar informacin para el control operativo. - Posibilitar un control de gestin dinmico. - Agilizar los trmites administrativos que hacen a la operativa de la Organizacin. - Proporcionar a los funcionarios informacin rpida, sobre los antecedentes de los expedientes en curso. - Posibilitar una mejor atencin a los consulados, embajadas, representaciones. - Obtener datos operativos precisos, confiables y oportunos para la toma de decisiones, la realimentacin del planeamiento y el seguimiento para el control de gestin. - Asegurar un sistema de informacin adecuado a los objetivos de la Organizacin. Los motivos de las falencias apuntadas en los sistemas de informacin, son los siguientes: - Los sistemas estn orientados a satisfacer necesidades de cada sector en particular y no al conjunto de la Organizacin. - No existen Normas de Procedimientos y formularios estandarizados, que permitan tener actualizados y documentados los sistemas. - Necesidad de un sistema de Planificacin respaldado en bases de datos de actividades y compromisos. - El flujo de la documentacin, las definiciones de archivos y los procesos manuales, no satisfacen las necesidades bsicas de informacin y control. - La Organizacin est descentralizada en sectores, y por lo tanto no es la que mejor se adapte a las necesidades de la direccin de sistemas de informacin. - Necesidad de un sistema de Catalogacin Unica. - Necesidad de un sistema de gestin de expedientes. - Brindar informacin suficiente a los funcionarios. - Los sistemas no generan informacin rutinaria y slo lo hacen a requerimiento.

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- Las funciones de control, no pueden recibir la informacin que les permita cumplimentar en forma eficaz el desarrollo de sus tareas, por falta de las bases operativas. Se recomienda el desarrollo de un nuevo sistema de Informacin que persiga los siguientes objetivos: - Una mejor asistencia a los funcionarios, agilizando todos los trmites administrativos que hacen a la atencin de sus tareas. - Facilitar la labor del funcionario, mediante la entrega inmediata de todos los datos del tema y de su catalogacin completa. - Proporcionar informacin estadstica para el: - Desarrollo de planes. - Control de la gestin. - Control operativo. El nuevo sistema de informacin deber poseer bsicamente las siguientes caractersticas: - Incorporar un equipamiento para el procesamiento electrnico de datos y microfilmacin de documentos. - Proveer informacin a todos los sectores de la Organizacin. - Incorporar al computador en el flujo de datos operativos provenientes de los distintos servicios, divisiones y reas especiales. - Dotar de informacin de consulta en forma directa a la mecnica directiva y administrativa. En este sentido se cree conveniente pensar en la modalidad de Tiempo Real, o sea la realizacin de consultas descentralizadas. - Automatizar los procedimientos manuales a travs de un plan de prioridades acorde con las necesidades y posibilidades de la Organizacin. - Brindar una base de informacin de Tratados. - Producir informes de excepcin a los niveles superiores. - Asegurar la informacin de control de gestin, para evaluar el logro de objetivos y aplicacin de polticas e informacin estadstica para la utilizacin interna y externa de la Organizacin.

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Para el logro y desarrollo de los sistemas de informacin se recomienda basarse en los siguientes criterios: Incorporar normas y procedimientos que tiendan a ordenar, compatibilizar, controlar y documentar las situaciones que hagan a los proyectos. - Adoptar un modelo estructural que tienda no quedar obsoleto, contemplando en su diseo, generalidad de situaciones, posibilidad de adaptacin a los cambios organizadores y tecnolgicos. - Propiciar una comunicacin clara y fluida de los desarrollos y proyectos hacia las distintas reas. - Asegurar que los sistemas de informacin resulten un servicio eficaz y eficiente en los distintos niveles. - Disear, estructurar, poner en marcha los sistemas de gran complejidad como el que se halla bajo estudio, requiere adoptar un enfoque integral descentralizado por subsistemas especficos. - Permitir as la subdivisin de tareas en varios equipos de trabajo en forma simultnea. - Determinar si las prioridades respondern a las verdaderas necesidades y la implantacin de cada subsistema pondr a su disposicin las nuevas presentaciones sin esperar a la finalizacin del proyecto. - Desarrollar un sistema de informacin basado en equipos de procesamiento electrnico de datos, no puede tomarse un hecho aislado, sino por el contrario acta en concomitancia dinmica con las relaciones orgnico-funcionales. O sea, debe contemplarse la implantacin de los sistemas con las afectaciones que se realicen en ese aspecto. En funcin de las necesidades y objetivos de informacin y basndose en las conclusiones y recomendaciones anteriores, se propone el desarrollo de la implantacin de Sistemas de Informacin basado en equipos de procesamiento de datos, bases y bancos de datos y tcnicas de microfilmacin de documentos.

Sistemas de Informacin Las caractersticas principales de un sistema de informacin para la Organizacin responden a las siguientes pautas de trabajo y criterios: - La toma de decisiones polticas exteriores, requiere de una considerable, cantidad de informacin, como ser lugares , hechos, individuos, organismos internacionales y polticas exteriores, como asimismo, informacin legal y econmica.

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- En general las organizaciones de Relaciones Exteriores, no han sido desarrolladas en estas tcnicas, si se las compara con otras reas. El hecho de pensar que esta no es un rea tcnica ha coadyuvado a como asimismo llevar un cierto peso de espritu conservador. La diplomacia se apoya evidentemente en las posibilidades humanas, no en las tcnicas propiamente dichas. Pero ante un mundo cada vez ms complejo e interactuante, mucho es lo que puede hacer la tecnologa informtica para potenciabilizar esas capacidades humanas haciendo que las mismas tengan un marco adecuado para optimizar su gestin. - Generalmente se plantean las cuestiones: qu problemas puede resolver y con que ventajas. No nos ocuparemos aqu de las reas clsicas de contabilidad, sueldos, etc., que bien sabemos se pueden resolver y en forma mucho ms simple. Enfocaremos aquellas no convencionales que son las que tocan a la gran masa de documentacin y a la posibilidad de sistemas de generacin de pautas y polticas que son la esencia y motivo de existencia de las Organizaciones. - Los recursos del diplomtico son evidentemente la informacin y documentacin. En lo que respecta a su generacin, evaluacin, registracin de hechos y posibilitar su acceso a los ms altos niveles de decisin del gobierno en las diferentes reas. Por lo tanto este recurso representa o debera representar el costo ms importante de la Institucin. Lo principal es contar con una informacin y documentacin completa, confiable y oportuna que sea el respaldo de los acuerdos y negociaciones nacionales. - No obstante en general los diplomticos y niveles de decisin del gobierno se pueden ver obligados a buscar, analizar, en horas o das una serie de documentacin que permita respaldar con seguridad su desarrollo o valor agregado de intelecto. Lamentablemente sus esfuerzos se ven ocupados ms en la primera etapa que en la segunda, y ante momentos coyunturales esto se agrava muchsimo ms, teniendo en cuenta que las inseguridades de ciertas pautas o imprecisiones en una primera ronda de negociaciones es generalmente determinante. - El volumen de documentacin que circula es de miles, con sus folios correspondientes, se debe agregar a ello lo que hace a las comunicaciones, como as la informacin interna. El no contar con un buen sistema de registro hace que mucho de esto no quede debidamente individualizado, representando en muchos casos de un valor considerable (informes al Ministro, Secretario General, etc.).

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En otro orden de cosas los documentos generados en Organismos Internacionales representa tambin un volumen considerable. - Lo que respecta al Archivo General, sabemos que es o debera representar el rea ms jerarquizada de la Institucin. En ella se halla la materia prima de los funcionarios, representa la memoria de la Institucin y la historia de la Nacin. No obstante los recursos humanos que se afectan no son en la generalidad de los casos los adecuados, no cumple con sus objetivos de ser y no conlleva los elementos mnimos de seguridad tanto fsicos (incencio, humedad, robo, prdida, etc.) como los lgicos de quien pueda acceder, de que forma y a que tipo de documentacin. En general esta es el rea clave y por la que se comienza a trabajar. Se la lleva en algunos casos a nivel de Direccin General de Informacin y Documentacin y se afectan recursos humanos del mejor nivel. El volumen de informacin que maneja puede llegar al milln de tems. - Lo que hace al archivo de tratados en s, si bien este es de menor complejidad que el anterior en la cantidad presenta caractersticas de diseo y accesibilidad que lo hacen adecuado para su computarizacin. El diplomtico y los niveles de decisin deben poder lograr la informacin requerida en forma simple y rpida. Ellos deben poder satisfacer necesidades como: - Recibir los tratados firmados por el pas por: - ao - tema - pases - referencias histricas - tipo - etc. - Otro de los aspectos a tener en cuenta en el diseo de sistemas son la informatizacin que hace a la actividad de otros pases. Esto es de difcil actualizacin y mantenimiento manual, por lo tanto una base de datos computarizada realizar el cometido en forma eficiente y segura. - Informacin de Organismos y Asociaciones Internacionales. - Llevar debidamente registrado documentos e informes de actividades, compromisos, conclusiones realizadas en estas Instituciones teniendo en cuenta en las que el pas ha tomado parte, en la cual no, de que forma particip, modalidad, etc., basado en un archivo de organismos y entidades internacionales.

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- Resumiendo estos puntos llegamos a explicitar concretamente que la cumplimentacin del objetivo del estudio, se posibilitar con la puesta en marcha de un sistema de informacin respaldado por bases y bancos de datos que satisfaga los requerimientos enunciados. Siendo las Organizaciones el usuario principal, pero pudiendo otras reas de gobierno tener acceso al mismo. Las caractersticas principales de estos sistemas deben ser la: - Rapidez. - Seguridad. - Eficiencia. - Informacin completa. - Compatibilidad (integracin).

La de los bancos de datos: - Estructurado. - Reestructurable. - Fcil recuperacin. - Independencia de la aplicacin y para mltiples aplicaciones. - No redundante. - Globalmente los subsistemas de informacin son: - Subistema de informacin de Derecho Internacional (con la posibilidad de llevar tratados internacionales, decisiones de las cortes, etc.). - Subsistema de informacin de estadsticas y documentacin de comercio internacional. - Subsistema de informacin de organismos internacionales. - Subsistema de eventos y acciones en el campo internacional. - Subsistema de informacin diplomtica (reportes, informes, instrucciones, de la organizacin y sus representantes). Este evidentemente es de casi exclusividad de pocos usuarios.

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El Subsistema de Tratados forma parte del de Documentacin e Informacin Internacional, como dijimos anteriormente es el ncleo del problema es ste, por lo tanto a continuacin delinearemos las caractersticas de cmo se desarrollan en general la sistematizacin para el acceso de tratados. - Los elementos principales para la sistematizacin son: Indice analtico. b.- Codificacin. c.- Normas operativas para su utilizacin. d.- Instalacin del equipamiento. El ndice analtico no solo constituye el anlisis del Tratado sino adems el de los protocolos, ya que supone la existencia de datos que no quedan incluidos en l, como ser la fecha de cambios de verificaciones, controles legislativos, etc.. El diseo de ndice debe ser compatible con la modalidad de consulta a utilizar en computacin. En general el contenido del ndice es: - Datos del tratado referenciales. - N. de tratado. - Clase. - Tipo. - Nivel de privacidad. - Referencias (histricas, listas de pases). - Partes. - Organizacin Internacional interviniente. - Lenguaje oficial. - Clusulas. - Depositarios. - Trminos de cierres y/o aperturas (de bilateral a multilateral).
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- Referencia de publicaciones pblicas y privadas. - Referencia a microfilm. - Estado actual. - Ttulo completo del tratado. - Resumen.

- Datos relativos a partes del tratado.

- Partes. - Entradas por partes. - Situacin actual. - Datos de control legislativo. - Datos de publicaciones. - Referencias a otros tratados.

Multilateral - Tipo. - Pas. - Fecha de vigencia. - Tipo de acceso.

Bilateral - Tipos. - Partes. - Fecha de vigencia. - Tipo de acceso.

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- Referencias a otros documentos (decisiones de las cortes). - Clase de decisin. - Fecha - Nombre de la corte. - Tipo.

4. Plan de Accin En funcin de lo explicitado como objetivos del sistema de informacin a desarrollar, se cree conveniente explicitar en esta parte las acciones a realizar para su posibilitacin. Conviene realizar los siguientes comentarios que hacen al contexto del desarrollo del mismo. - Este tipo de proyecto es de larga duracin (en muchos pases se viene trabajando desde hace una dcada y recin se est en la primera etapa de utilizacin de tratados), por lo tanto no se debe comenzar ni tomar ninguna accin si no se prepara una infraestructura que cumpla las siguientes necesidades: - Creacin de un rea de informtica, en la Organizacin, con dependencia en lo posible de la ms alta jerarqua. En un primer momento debe tener por lo menos el siguiente personal: - Responsable (1) - Analistas de organizacin y sistemas (2) - Analista de Informtica Jurdica (2) 1 Senior 1 Junior - Codificadores (2) - Documentalistas (2) - Analista de microfilm (1) - Creacin de una Comisin de Informtica de la Organizacin. El objetivo es que cada Direccin tenga un representante en la misma a fin de ser la contraparte o coordinacin de las tareas internas de cada rea en el proyecto. Se deber agregar a ella el Responsable del Area de Informtica.
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El Presidente de esta Comisin deber ser un funcionario compenetrado del proyecto del ms alto nivel o rango. - Integracin con otros organismos Si bien de los subsistemas que enunciamos la mayora son de incumbencia exclusiva de la Organizacin, existen como el caso de informacin econmica, educacin, relaciones muy directas con otras reas del gobierno. Por ello se estima conveniente que para cada subsistema en cuestin se integren representantes de las reparticiones a reas pertinentes, a fin de lograr que luego esa informacin sea utilizada por otros Organismos del Estado, eliminando con ello esfuerzos, redundancia y costos de implementacin. En otros pases cabe mencionar que esta tarea, la toma el rea responsable a nivel nacional de la actividad informtica. Ya que una de sus funciones es la de optimizar los esfuerzos e inversiones del Estado en ese sentido y promover estos Proyectos mediante la afectacin de los recursos que sean necesarios, o emprender las acciones para que estos estn en el momento oportuno. Creacin de un grupo de expertos en materia de Derecho Internacional e Informtica Jurdica. En la mayora de estos proyectos se compromete la afectacin de este tipo de profesionales a travs de acuerdos con la Universidad. Estos sern los encargados de caracterizar la informacin de los tratados como se detall en el punto anterior. Es necesario contar con un profesional de Informtica Jurdica que permita la ptima comunicacin de la semntica jurdica (natural) con la semntica operacional (computacional). El nmero de expertos en Derecho Internacional puede estimarse en tres (3) y en Informtica Jurdica en uno (1). A fin de contar con estimaciones de tipos, la tarea de diseo del sistema o sea en la que se afectan prcticamente recursos humanos, llega a tres (3) aos. En la mayora de las escuelas de la Organizacin, se ha concluido desde hace una dcada una materia respecto al manejo de la Informacin y Documentacin Jurdica, introducindole ya al futuro los elementos bsicos de lo que l puede exigir en materia de apoyo a sus funciones. Por lo tanto se recomienda el dictado de un curso anual en la carrera y un seminario a funcionarios, ya en ejercicio. Como comentramos inicialmente estos proyectos de larga duracin, en un rea no preparada para su insercin requieren no tanto de pensar en hacer todo en paralelo, sino en el de caminar despacio pero seguro sobre terrenos de necesidades concretas,
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preparando la Institucin con tiempo para que acepte estas nuevas modalidades. Se deber obtener el respaldo de todas las reas del gobierno relacionadas para que cuente con la continuidad requerida y no la del funcionario de la Organizacin que este en el proyecto. O sea, esto debe encararse como un desarrollo de inters nacional, no slo de la Organizacin, a fin de asegurar los medios para su logro. El fracaso de este tipo de proyectos debe considerarse, no como el fracaso de la informtica, como suele suceder sino como el fracaso de un pas en potencializar su accin para el cometido de sus funciones y responsabilidades. - Tareas a desarrollar Es prioritario comenzar sobre la base de una Organizacin (misiones y funciones) depurada con la insercin de las rea mencionadas. A fin de poder realizar una racionalizacin administrada que nos permita sistematizar la ineficiencia, vicios y distorsiones que se pretenda corregir. Se deben confeccionar los cursogramas del flujo de la informacin, rediseo de formularios, etc.. Seguidamente, se pasa a la tarea de anlisis de los sistemas de informacin de los Ministerios. En estos ya incluimos los administrativos (personal, contabilidad y presupuesto, patrimonio, etc.). Este anlisis debe permitir con la documentacin pertinente a la tarea anterior de organizacin y racionalizacin, realizar el planteo de las bases y banco de datos a implementar, sus vinculaciones, su no redundancia, los procesos de recoleccin (data entry), validaciones y consistencias, como as los procesos de actualizacin, seguridad, consulta y mantenimiento. La tarea de diseo se aboca ya a la estructuracin de los procesos de indizacin (documentos) y estructuracin (bancos de datos) de la informacin y documentacin. Las Organizaciones determinarn las prioridades que dar a cada subsistema. Luego vendr la etapa de implementacin de lo diseado que implica: contar con el equipamiento y personal para su realizacin efectiva. A ttulo estimativo tomando un horizonte de cuatro 4 (cuatro) aos, ya que si se va ms all es un poco apresurado estimarlo hoy, se plantea un cronograma tentativo. El mismo debe tomarse como referencial y ajustarse luego en la etapa de Diseo. Existen dos alternativas en la preparacin de los bancos: La primera, es decir, desde tal fecha (puede ser por ejemplo 1970) generamos los bancos de datos de reas voluminosas (como ser archivo general, comunicaciones, asuntos internacionales, organismos internacionales) y lo anterior queda en forma manual

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(tambin pueden tomarse 1980 y comenzar de all o antes. Esto est acotado por los medios que se afecten para el desarrollo). En el caso de Tratados se debe comenzar desde el primero. La segunda alternativa y la ms difcil y no se sabe hasta que punto es conveniente, es querer incluir todo en los bancos de datos. Se recomienda la primera definiendo una fecha dada.

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