PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA Los procedimientos de auditora, son el conjunto de tcnicas de investigacin aplicables a una partida o a un grupo de hechos y circunstancias

relativas a los estados financieros sujetos a examen, mediante los cuales, el contador pblico obtiene las bases para fundamentar su opinin. Debido a que generalmente el auditor no puede obtener el conocimiento que necesita para sustentar su opinin en una sola prueba, es necesario examinar cada partida o conjunto de hechos, mediante varias tcnicas de aplicacin simultnea o sucesiva. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA PARA LA CTA DE ACTIVO FIJO En la planeacin el auditor debe obtener informacin sobre las caractersticas de los inmuebles, maquinaria y equipos, tales como, mtodo de actualizacin, mtodo de depreciacin, polticas de capitalizacin, reglas particulares de valuacin y presentacin, incluyendo su aplicacin consistente, etc. Dichas caractersticas incluyen la forma en que opera la empresa, sus condiciones jurdicas, sistemas de informacin (manual o proceso electrnico de datos PED), poltica de registro, estructura y calidad de la organizacin segregacin de funciones, definicin de lneas de autoridad y responsabilidad, existencia de auditoria interna, etc., y en su caso, determinar las posibles limitaciones que pueden afectar su trabajo y opinin PROCEDIMIENTO SUSTANTIVO Comparacin de cifras a costos histricos y actualizados con las de ejercicios anteriores, tomando como referencia los ndices de inflacin general y/o especficos, fluctuaciones en precios, cambiaras, etc., PROCEDIMIENTO ANALITICO Anlisis de razones financieras, relativas a inmuebles, maquinaria y equipos, determinadas sobre cifras tanto histricas como actualizadas, para identificar variaciones y tendencias, as como para juzgar la razonabilidad de estas con base en el conocimiento general del negocio y de su entorno. De ser posible, comparacin de cifras con la informacin disponible de empresas del ramo. Obtener explicacin de variaciones importantes e investigar cualquier relacin no usual e inesperada entre el periodo auditado y el anterior, intraperiodo, contra presupuestos, etc. PROCEDIMIENTO DE CUMPLIMIENTO O DE CONTROL ESTUDIO Y EVALUACION PRELIMINA DEL CONTROL INTERNO Llevar a cabo el estudio y evaluacin preliminar del control interno contable existente y la localizacin de controles clave para el manejo del activo fijo y su depreciacin, incluyendo su actualizacin. Lo anterior incluye la evaluacin de los controles internos en ambientes de procesos electrnicos de datos, particularmente en aplicaciones importantes donde la

informacin se procesa sin dejar huellas visibles, como clculo de depreciacin, clculo de actualizacin, etc. En su caso, deber determinarse y documentarse la justificacin del enfoque de la revisin, sea alrededor o a travs del computo. Habindose determinado, en forma preliminar, la confianza que se puede depositar en el sistema de control interno contable a travs del seguimiento y observacin de las transacciones y de la existencia de los controles claves y, considerando la importancia relativa y el riesgo de auditoria en el rubro de inmuebles, maquinarias y equipos, el auditor estar en posicin de definir la naturaleza de los procedimientos de auditoria, tanto de cumplimiento como sustantivos, con el alcance y oportunidad que considere necesarios en las circunstancias.

Programa de auditora a la cuenta de: ACTIVOS FIJOS Nombre de la empresa auditada: __xxxxxxx_______ OBJETIVOS 1 Comprobar la existencia fsica de los activos fijos. Evidenciar las respectivas autorizaciones tanto para la venta como para la compra de 2 los respectivos activos fijos. 3 Verificar que sean propiedad de la empresa. 4 Verificar su adecuada valuacin. Comprobar que el cmputo de la depreciacin se haya hecho de acuerdo con 5 mtodos aceptados y bases razonables. Comprobar que haya consistencia en el mtodo de valuacin y en el clculo de la 6 depreciacin. 7 Comprobar su adecuada presentacin y revelacin en los estados financieros. Verificar si los movimientos en las cuentas de activos fijos se registran 8 adecuadamente. Revisar que exista un completo sistema de control de los activos fijos, actualizado y 9 adecuado a las condiciones de la compaa. 10 Verificar que los activos fijos estn adecuadamente asegurados. Determinar que los ajustes a los activos por concepto de inflacin y depreciacin sean calculados y registrados adecuada y oportunamente.

Procedimientos

Marca Referencia de hacia auditora Papel de Trabajo

1. Examinar las autorizaciones para las compras y ventas de los correspondientes activos fijos. 2. Examinar las facturas de los proveedores y las liquidaciones de los contratistas por trabajos realizados, as como otros documentos justificativos de los desembolsos efectuados por concepto de Propiedad, Planta y Equipo. 3. Comprobar fsicamente la existencia de los activos fijos. 4. Seleccionar el nmero de rdenes de compra de importancia y comparar el precio de las mismas con las cotizaciones obtenidas. 5. Verificar tablas de vidas tiles de los activos, las cuales sern utilizadas en el clculo de las depreciaciones. 6. Comparar el resultado de la comprobacin fsica con el mayor y de propiedades, planta y equipo e investigar cualquier irregularidad. 7. Verificar los clculos de depreciacin, de acuerdo a los porcentajes correctos. 8. Constatar mediante facturas, ttulos de propiedad, recibos y/o saldos en libros los montos de la adquisicin de dichos activos fijos. CUESTIONARIO: N/A SI NO COMENTARIO

Se hace peridicamente un inventario fsico del activo fijo y se compara con los registros respectivos? Las personas que tienen a su cuidado el activo fijo, estn obligadas a reportar cualquier cambio habido como ventas, bajas, obsolescencias, excedentes, movimientos, traspasos, etc.? La venta de activos fijos requiere la autorizacin previa de los directivos? Cuenta la empresa con archivos permanentes de los documentos soporte del costo de los activos? Existe una poltica definida sobre la autorizacin de inversiones en activo fijo, y que estn a cardo de determinadas personas? Se practican inventarios fsicos? Estn correctamente clasificados los activos fijos?

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Se realiza el conteo fsico de los activos fijos cuando se sustituye al responsable de un rea y se le confecciona al nuevo responsable el Acta de Fijacin de Responsabilidad?. 9 Se adquieren los activos fijos mediante requisicin previa debidamente autorizada? 10 Se constatan oportunamente los costos reales de los activos fijos? 11 Cuentan con cobertura de seguro suficientes los activos fijos? 12 Se revisa peridicamente este grado de cobertura?

PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA DE COMPRAS En la mayora de las compaas, la actividad adquisitiva tiene responsabilidad en un porcentaje significativo de los costos operativos totales de la compaa, frecuentemente ms del cincuenta por ciento. Todava, los departamentos de compra de las Empresas tienen polticas pobremente definidas y controles inefectivos. 1. Todas las funciones de compras importantes deben ser asignadas claramente a personas identificadas. 2. Los ejecutivos de la Direccin deben revisar y aprobar las estrategias de compra de la Compaa. 3. Las estrategias de compra de la Compaa deben estar adecuadamente medidas y debidamente estratificadas. 4. Se deben documentar las metas y los objetivos relacionndolos con los indicadores claves de gestin y se debe establecer un responsable para realizar el proceso de revisin. 5. Los procedimientos documentados deben incluir todos los aspectos de la funcin de compra. 6. Comunicar al personal cuales son las metas y objetivos del departamento, como por ejemplo la reduccin de costos o la mejora en las relaciones con los proveedores. 7. Todas las compras son manejadas por el Departamento de Compras y realizadas a travs de formularios de compra firmados por un adecuado nivel de supervisin. 8. 9. 10. Existen medidas para evaluar el costo de adquisicin de los proveedores. Existe un programa continuo de anlisis de valor. Existen seguros de todo riesgo para cubrir contratos de compras repetitivas.

11. Realizar un eficaz seguimiento de embarques para asegurar la recepcin de materiales, suministros y equipos en la fecha acordada. 12. Realizar controles de actuacin del proveedor en trminos de entrega, calidad y servicio.

13. Deben existir relaciones de control de servicios con los Departamentos encargados de recepcionar el servicio contratado. 14. Deben existir archivos adecuados y exactos para apoyar todas las compras.

B. Requisiciones 1. Seleccionar una muestra de Ordenes de Compra y las facturas relacionadas para asegurar que todas los pedidos de materiales estn manejndose y se completan en forma oportuna y que se aplican los procedimientos y prcticas de forma consistente. 2. Seleccionar X cantidad de operaciones del archivo maestro de compras y verificar las autorizaciones correspondientes y determinar que ellos han sido realizados de acuerdo con las pautas de la compaa. Determinar que los procedimientos slo les permiten la emisin de rdenes de compra a los compradores autorizados. Revise las tachaduras de la revisin y otros

cambios al archivo maestro para la aprobacin. Asegure que el acceso a este archivo esta restringido. 3. a. b. Determinar la magnitud de Ordenes de Compra solicitadas en forma urgente: La revisin y procedimientos del documento con respecto a las cosas solicitadas. Repasar la naturaleza de las cosas solicitadas para recomendar su eliminacin.

c. En caso de que las demandas sean sustanciales, verificar si las mismas son peculiares a ciertas reas. d. e. Determinar el gasto agregado que es el resultado de las compras de la emergencia. Seleccionar una muestra y analizarla.

4. Determinar si se procesan pedidos de compras urgentes a travs de los mismos procedimientos utilizados para compras regulares. Seleccionar una muestra y verificarlo. C. Seleccin del proveedor 1. Repasar el proceso de seleccin de proveedores. Documentar y probar los procedimientos de seleccin. 2. Determinar quin tiene la autoridad para agregar proveedores y los procedimientos que aseguran que ese proveedor est cumpliendo el servicio y los requisitos de calidad. 3. Determinar qu secciones tienen acceso al archivo maestros de proveedores, revisar sus informes y si los cambios a los mismos son realizados por personal departamental apropiado. 4. Determinar si el criterio de seleccin de proveedores esta documentado.

D. Licitaciones 1. Determinar si las compra por licitaciones son utilizadas. Para materiales previamente comprados, comparar las hojas de la oferta actual con compras anteriores para determinar si los precios son consistentes. 2. Determinar el nmero de licitaciones emitidas. Repasar las ofertas recibidas para comparar que la compra se realice al precio ms bajo. Si el precio ms bajo no fuera escogido, investigar las razones. 3. Verificar si el precio ms bajo en un trabajo est recibiendo cambio de rdenes que realmente debieron ser considerados en la oferta original. 4. Revisar los procedimientos con referencia a: envos por correo y control de precios recibidos de las ofertas competitivas y arreglos de precios entre proveedores. E. Ordenes de la compra 1. Determinar si las rdenes de compra son prenumeradas y no se emite con posterioridad al recibo de una peticin de la compra autorizada.

2. Cruzar los importes de los cheque contra las Ordenes de Compra y las peticiones de apoyo para autorizar firmas, las cantidades solicitadas, etc. Investigar alteraciones y cambios. 3. Cotejar si existen Orden de Compra anuladas o no emitidas en base al anlisis de la correlatividad numrica si las Ordenes de Compra son prenumeradas. Realizar por inspeccin fsica, si un archivo de orden de compra secuencial se mantiene. 4. Determinar si existen espacios en blanco en las Ordenes de Compra. Nota que los pasos siguientes se toman para controlar rdenes generales. a. Verificar el periodo de duracin para los rdenes de compra de coberturas individuales. Considerar los posibles ahorros si fue utilizado un periodo ms corto o ms largo. b. Determinar quin est autorizado para emitir peticiones contra estas rdenes y realizar la prueba para las excepciones. F. Contratos 1. En referencia a los contratos, determinar s:

a. Se requieren contratos para las compras de materiales o servicios que requieren criterios especiales. b. Se exige a los funcionarios de la compaa que firmen los contratos grandes.

c. Los contratos prevn autorizaciones para realizar auditorias en los registros de los contratistas sobre todo con respecto al costo del trabajo. d. Los contratos establecen fechas de finalizacin, motivos de cancelacin, aumentos o acuerdos de trabajo extraordinario. e. Un se mantiene un registro de contratos vigentes para su control.

G. Demandas 1. Determinar si las compras de materiales defectuosos o de dudosa calidad esta garantizada por el proveedor para asegurarse su reemplazo. 2. Determinar si existen rutinas definidas por parte del rea de compras para informar las desviaciones de calidad, cambios no autorizados, embalaje impropio, etc. H. Compras y coordinacin de inventario 1. Verificar que se hacen revisiones para determinar la necesidad de los artculos del inventario en trminos comerciales, mnimo y mximo de los requisitos de funcionamiento y los puntos del orden econmico. a. Revisar y evaluar los mtodos usados para determinar los mnimo y mximo de stock.

b. Determinar si el rea de compras tiene informacin adecuada en relacin con las cantidades adquiridas y disponibles en los almacenes y en normas de materiales.

2. Documentar cmo se relaciona el rea de compras con los controles de inventario y la produccin para fijar los puntos de pedido sistemticos, tiempo de reposicin de mercadera y marcadores del inventario. 3. Determinar si se han establecido niveles de cantidad de compra en relacin con el control dl inventario para asegurar la clasificacin econmica. 4. Determinar cmo la coordinacin del rea de compras con el almacenamiento y el personal del almacenaje establecen los controles de inventario ms eficazmente. 5. Determinar como los controles aseguraran que se mantienen niveles de inventario apropiados. 6. a. b. c. Determinar s el Informe de Recepcin: Es completado por un individuo independiente de la Funcin de compras. Describe con precisin lo que realmente se recibe. Se distribuye a las secciones apropiadas en una base consistente.

d. Se distribuye para distintas reas (ej.: Compras, Cuentas a Pagar) en el caso de duplicacin o da en el embarque. 7. Comparar los artculos comprados y los cobrados con los archivos de Inventario de Almacn y asegurar que en compras slo se constituyeron los artculos del no-inventario.