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Copyright 2011 Enrique Vidal All rights reserved.

ISBN: ISBN-13: 978 1466269385 ISBN-10: 1466269383

TABLA DE CONTENIDO

Agradecimientos Introduccin

Captulo 1

Dominando el Proceso de Ventas

Cmo crear un proceso de ventas ganador para usted, su jefe y sus prospectos
1.1. El embudo de ventas: lo que todo profesional debe conocer sobre la venta. 1.2. Por qu un embudo? 1.3. Los tres principales conceptos a tener en cuenta respecto al embudo de ventas 1.4. Determinando las etapas que conforman su embudo de ventas 1.5. Seleccin de los ms acertados criterios de venta para cada fase del embudo

1.6. El embudo de ventas balanceado 1.7. Cmo realizar una previsin de ventas ms precisa 1.8. Presente el embudo a su fuerza de venta 1.9. La gestin del embudo de ventas 1.10. Conclusiones

Captulo 2 La Generacin de prospectos - Cmo generar todas las oportunidades de venta que usted necesita, de una forma fcil, rpida y rentable
2.1. El proceso de oportunidades de venta generacin de

2.2. Escoja los mtodos de generacin de prospectos correctos que le reporten un mayor ROI 2.3. Las 11 Estrategias Push ms poderosas para prospectar por su cuenta, que le asegurarn cientos de oportunidades de venta 2.4. Los seminarios de prospeccin la mejor forma de generar prospecto de calidad 2.5. Estrategias Pull- mtodos para conseguir que los prospectos vengan a usted

Captulo 3 La calificacin de prospectos - Defina quien es su mejor prospecto y el perfil del


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mejor cliente con el que desea trabajar


3.1. Cmo Definir el perfil de su prospecto ideal 3.2. Criterios claves para Calificacin de Prospectos 3.3. El proceso de calificacin de prospectos como segmentar las oportunidades que llegan a su empresa 3.4. Conclusiones

Captulo 4 Los seis pasos a seguir en el proceso de

prospeccin
4.1. Paso 1: Obtenga su primera cita 4.2. Paso 2: Prepare la entrevista 4.3. Paso 3: Calificacin cara-cara 4.4. Paso 4: Cmo manejar un candidato viable 4.5. Paso 5: Cmo manejar un candidato que no es viable 4.6. Paso 6: Recapitulacin 4.7. Conclusiones

Captulo 5 Investigacin y anlisis de necesidades - El poderoso proceso de descubrir lo que su cliente realmente quiere

5.1. Las seis poderosas claves para crear una imagen de confianza frente a sus prospectos 5.2. Conocer las preocupaciones puede que no sea suficiente 5.3. Los seis pasos esenciales para desarrollar un conocimiento profundo de las preocupaciones y problemas de su cliente 5.4. Cmo Personalizar el proceso de descubrimiento de necesidades segn el tipo de prospecto 5.5. Conclusiones

Captulo 6 El Grupo de Decisin - Cmo construir una relacin de compenetracin y confianza con el cliente
6.1. Creando una relacin de compenetracin con su cliente 6.2. Tenga en cuenta lo que su cliente quiere de usted 6.3. Diseccione al grupo del proyecto 6.4. Identifique a las personas que necesita conocer 6.5. El Proceso de toma de decisiones 6.6. Conociendo a la persona con autoridad de decisin
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6.7. Cmo llegar hasta los gerentes que tienen la ltima palabra

6.8. Detectando y desarrollando a los aliados dentro del proceso de decisin 6.9. Detectando y neutralizando a sus adversarios dentro del proceso de decisin. 6.10. Conectando con los gerentes que tienen la ltima palabra en la decisin de compra 6.11. Credibilidad - la base para construir relaciones profundas y duraderas 6.12. Conclusiones

Captulo 7 Descubrimiento y Desarrollo de la solucin de valor - El revolucionario proceso que lo llevar hacia el xito
7.1. El Plan de Venta - Cmo empezar a conducir su oferta de valor 7.2. Seis claves para conducir con xito la entrevista de venta con su prospecto 7.3. Creando el valor de su solucin 7.4. Desarrollando la solucin ganadora 7.5. Conclusiones

Captulo 8

Presentacin de la solucin ganadora Cmo cautivar y educar a su audiencia

para que le elijan


8.1. Desarrollo del mensaje central de su presentacin 8.2. Planificacin de la presentacin 8.3. Habilidades no verbales 8.4. Habilidades verbales 8.5. Algunos consejos para inspirar pasin e inters 8.6. Como montar trampas competencia en su presentacin para la

8.7. Finalice su presentacin con energa 8.8. Conclusiones

Captulo 9 Evaluacin de la propuesta econmica -Determinando el precio correcto para no dejar dinero sobre la mesa
9.1. Valoracin de los criterios de decisin 9.2. Cmo evaluar los criterios ms importantes para su propuesta econmica 9.3. Comunicando la justificacin financiera en su propuesta 9.4. El resumen ejecutivo diferencial de su propuesta 9.5. Evaluacin de su propuesta
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La

clave

9.6. Pregunte por la orden de compra 9.7. Use el comparativo de costes como la herramienta para ganar la venta un enfoque sistemtico para competir 9.8. Los cinco secretos a seguir en el proceso de evaluacin de su propuesta 9.9. La propuesta final: Est es su mejor precio? 9.10. Conclusiones

Captulo 10 La negociacin y cierre de la venta - La ltima frontera hacia el xito


10.1. Los tres principales escenarios de la negociacin 10.2. Satisfacer los requisitos de reduccin de costes 10.3. Negociando con el Jefe de Compras 10.4. Cmo se debe aceptar la orden de compra 10.5. Verificacin de los componentes de una orden de compra tpica 10.6. Compruebe dos veces la fecha de entrega 10.7. Asgnele un nmero de orden interno 10.7. Verificar la recepcin del pedido 10.8. Conclusiones

Captulo 11 Adquisicin

y contratacin de productos y servicios utilizando el proceso de solicitud de propuestas (RFP)


11.1. Creacin de una RFP 11.2. La regla bsica para responder a una RFP 11.3. La decisin de presentarse o no presentarse a una RFP 11.4. Tabla para la evaluacin de una RFP 11.5. Manejo de los plazos dentro de una RFP 11.6. La tctica de la solucin alternativa 11.7. Cmo completar y responder una RFP 11.8. Alianzas estratgicas 11.9. Presentacin y seguimiento de una RFP 11.10. Conclusiones

Captulo 12 Como vender a la administracin pblica Lo que se necesita para competir y ganar en el mercado de los mayores contratos
12.1. Dnde localizar las licitaciones pblicas 12.2. Tipos de procedimientos adjudicacin de un contrato
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para

la

12.3. Alianzas estratgicas concursos pblicos 12.4. Cmo entrar a administracin pblica

para

ganar con la

trabajar

12.5. Qu quiere el administracin pblica?

directivo

de

la

12.6. Qu hacer una vez haya entrado a trabajar con la administracin pblica 12.7. Requisitos para trabajar con la administracin pblica 12.8. Conclusiones

Captulo 13 Networking y la gestin de contactos Convierta a sus contactos en conectores para lograr el xito comercial
13.1. Qu es el networking y para qu sirve la gestin de contactos? 13.2. Las ocho claves esenciales para una buena gestin de contactos 13.3. Herramientas necesarias para hacer networking 13.4. Utilizar Internet para hacer networking con las redes virtuales 13.5. Conclusiones

Captulo 14 Tcticas competitivas - Cmo desarrollar una estrategia para identificar, neutralizar

y derrotar a su competencia
14.1. Identifique a su competencia 14.2. Desarrolle una estrategia competitiva 14.3. Conozca bien a sus enemigos 14.4. Use puntos de referencia para defender sus soluciones 14.5. Conclusiones

Captulo 15 El plan de accin comercial - Cmo disear e implementar un plan de accin dinmico con resultados
15.1. Seleccione los segmentos de mercado ms atractivos 15.2. Estrategias comerciales a seguir con cada segmento de mercado 15.3. Determine los objetivos comerciales para cada lnea de producto y segmento de mercado 15.4. Establezca las acciones comerciales para cada objetivo 15.5. Planificacin y programacin de las acciones comerciales 15.6. Cmo se mide el xito de su plan de accin comercial? 15.7. Conclusiones

Captulo 16 Programacin, organizacin y gestin


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del tiempo El sistema infalible para


tomar el control de su programa comercial, haciendo ms con menos
16.1. Establezca un cuadro de objetivos y actividades claves

16.2. Cmo repartir su tiempo entre los diferentes tipos de visitas 16.3. Cmo priorizar los requerimientos y demandas de sus clientes y prospectos 16.4. Cmo planificar su agenda diaria 16.5. El cierre de su da de trabajo 16.6. Qu hacer cuando usted necesita ms tiempo del disponible para realizar sus tareas 16.7. Conclusiones

Captulo 17 El ingeniero en ventas en accin Cmo afrontar la venta consultiva de productos de alto nivel tecnolgico en la prctica
17.1. Empezar a trabajar en una nueva empresa 17.2. El ingeniero en ventas, un hibrido especialista entre la venta consultiva y la tecnologa 17.3. Las doce razones verdaderas por las cuales se pierden las ventas

17.4. Las 15 claves que necesita saber para ser un ingeniero en ventas exitoso, en el mundo de la venta consultiva de productos con alto nivel tecnolgico

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AGRADECIMIENTOS

Cuando me embarque en este proyecto, no estuve slo, por supuesto, como siempre, cont con la gua de Dios y con el apoyo de mis padres Chela y Enrique, que siempre han sido grandes consejeros a lo largo de toda mi vida y me han motivado a que en los momentos de mayor flaqueza saque fuerzas para el ltimo punch.
Un agradecimiento especial para Juan Carlos, el mayor positivista y esclavo de la esperanza que conozco, por ensearme que mi momento estaba por llegar. Un gran agradecimiento para Andrs el Gords por nunca perder las esperanzas en mis capacidades y mi trabajo. Otro agradecimiento para Sabrina por estar siempre a mi lado dndome apoyo, por su paciencia, comprensin y su incalculable ayuda para poder concluir este proyecto que acaba de empezar. Mi agradecimiento para Marbelys Febles por sus trabajos en la correccin del libro y para Esperanza Hernandez, por sus incalculables aportaciones para el marketing industrial, realmente ha sido un placer compartir tantas tertulias y conversaciones en torno al marketing y la venta para ingenieros. Agradezco a Alejandro Armas Vidal uno de los grandes ilustradores de Espaa por su colaboracin en el diseo grafico de este libro. Y por ultimo un profundo agradecimiento a todos los clientes, aliados y compaeros por haberme brindado la posibilidad de conocerles y de aprender de un fantstico intercambio de experiencias y vivencias en el apasionante mundo de la venta de soluciones de alto nivel tecnolgico.

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INTRODUCCIN

El libro que usted tiene en sus manos es fruto de mi pasin por la venta consultiva y producto de la necesidad que saliera a luz un libro que explicar con lujo de detalle el proceso de la venta de productos y servicios con alto nivel tecnolgico e ingeniera. Si usted est leyendo ste libro, probablemente, sea responsable directo de la venta de soluciones complejas o tiene a su cargo a un grupo de ingenieros en ventas o tcnicos comerciales, a los que debe guiar a travs del largo proceso de la venta de soluciones de alta tecnologa. Como ingenieros, hemos sido educados para poder resolver problemas y entrenados para desarrollar mejoras que satisfagan las necesidades futuras de los mercados. Hemos dado grandes pasos en el adelanto de las tecnologas, tales como telecomunicaciones, construccin, programacin e informtica, tratamiento de aguas, energas renovables, sistemas de transportacin, estructuras, defensa militar, equipamientos mdicos, componentes para la aviacin y muchos otros. Sea cual sea su especialidad, el contenido de este libro es aplicable para cualquier entorno donde se deba desarrollar un proceso venta, que involucre la presencia de profesionales con un elevado perfil tcnico, como es el caso de los ingenieros y licenciados en ciencias.

Uno de los retos en los mercados voltiles de hoy, es poder entregar una oferta de valor clara y precisa a los clientes. Las compaas estn encontrando grandes dificultades para defender el valor de sus propuestas en sus mercados de actuacin, principalmente, por una creciente dificultad para conectar su oferta de valor con las medidas de xito del cliente y sobre todo porque pocos profesionales de la venta, saben como cuantificar este valor y alinearlo con los problemas del cliente. Este manual le dar las herramientas y consejos para que pueda cuantificar y clarificar el valor de su propuesta. Actualmente existen muchas firmas de ingeniera en nuestro pas que tienen la experiencia y las capacidades necesarias para proporcionar a sus mercados, productos y servicios con la mayor calidad y el ms alto nivel tecnolgico, tanto para los proyectos pblicos, como para los proyectos de la industria privada. Pero todava, muchos de sus ingenieros tienen dificultades para poder comunicar y conectar el valor de sus soluciones con las necesidades de sus clientes y as poder desarrollar un proceso de venta eficaz que les garantice el xito. Este libro busca entregar a todos los ingenieros y tcnicos comerciales, las mejores herramientas, tcnicas y consejos, que contribuirn significativamente a ayudarles a conseguir el xito en la venta consultiva de productos con alto nivel tecnolgico y a mejorar los resultados en su trabajo como ingenieros en ventas. El libro ha sido escrito, especficamente, para ayudarle a descodificar el arte de la venta consultiva de productos y soluciones tecnolgicas, utilizando el embudo de ventas como columna vertebral. Con este manual aprender a: Ganar acceso y conectar con los altos niveles de poder e influencia dentro de la empresa de sus clientes. Alinear y clarificar el valor de sus soluciones con las medidas de xito de sus clientes, cuantificando este valor en una unidad de medida creble para sus interlocutores. Elaborar y conducir un proceso de ventas organizado, personalizado y claro que le permita conocer en que estado se encuentran sus prospectos en cada momento del proceso. Como adaptar su proceso comercial al proceso de compras de su cliente, conectando su marketing y networking con los responsables de cada etapa. Comprender en profundidad y completamente el modelo de negocio de sus clientes y sus estructuras organizacionales.

Combinar las mejores tcticas de generacin de oportunidades de ventas y prospectos de calidad, para que siempre tenga lleno su embudo de ventas. Ser percibido como un experto en las tecnologas que vende su empresa y demostrar que es un excelente aliado para sus contactos. Dominar el embudo de ventas como herramienta de gestin y filosofa comercial Saber descubrir el problema que se quiere resolver y poder realizar un Diagnostico profundo de las necesidades de sus interlocutores. Saber acelerar el ciclo de venta para que sea lo ms corto posible. Desarrollar y presentar su solucin ganadora frente a sus interlocutores. Las mejores prcticas para negociar el precio, trminos, condiciones y requerimientos legales en el entorno de la venta consultiva para ingenieros. Valorar cuantitativamente la toma de decisin por parte de su empresa de responder o no a una RFP (solicitud de propuesta) y comprender el proceso completo para responder y preparar la presentacin de una RFP. Como abordar las licitaciones pblicas y a los funcionarios de estos organismos, para abrirse un hueco en el mercado de los mayores contratos. Construir, mantener y nutrir a una poderosa cartera de contactos que le ayuden a conseguir y acelerar su xito comercial. Desarrollar una estrategia competitiva desde el punto de vista tecnolgico, que le permita neutralizar y derrotar a su competencia.

Tenga en cuenta que los productos de alto nivel tecnolgico son nicos, ya que necesitan de un profesional que domine los conocimientos tcnicos necesarios para su venta. Normalmente son los ingenieros los profesionales que se encuentran involucrados en la venta de este tipo de soluciones. Ellos disponen de los conocimientos tcnicos necesarios y deben ser capaces de demostrar a sus clientes cmo y por qu sus soluciones son mucho mejores que las que ofrecen la competencia, basndose en sus conocimientos tcnicos, sus habilidades para la venta y en su experiencia como ingenieros. Asimismo, estos profesionales tienen que tener mucha creatividad, facilidad de comunicacin y ser capaces de compenetrarse rpidamente con los clientes.

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El enfoque sistemtico del embudo de ventas que se presenta en este libro, permitir a cualquier profesional de la venta consultiva sin importar su nivel, sea un novato o con experiencia, a que pueda mejorar sus capacidades comerciales, para que as puedan entregar el mejor servicio y conocimiento a sus clientes y de esta forma mejorar sus resultados. En los tiempos tan competidos de hoy en da, dnde la tecnologa va avanzando tan rpidamente, la economa se va globalizando y la competencia es ms agresiva. Las empresas necesitan de profesionales de la venta que posean elevados conocimientos tcnicos y que dispongan de las habilidades y la experiencia necesaria para poder desarrollar con xito el proceso de la venta consultiva. Esta combinacin, de un profesional con elevados conocimiento tcnicos, experiencia y excelentes habilidades para la venta, no es sencilla de conseguir en el mercado laboral, por eso es que los ingenieros en ventas son tan bien remunerados, y si usted es realmente bueno, siempre ser capaz de conseguir empleo. Merece la pena tomarse un minuto para considerar por qu los ingenieros en ventas son tan bien pagados. Esta profesin est todava en evolucin, y como he mencionado anteriormente, las habilidades requeridas son tan diversas y difciles de encontrar en una sola persona, que hacen que los buenos ingenieros en ventas sean una especie rara de encontrar. As que, este libro le ser de mucha ayuda para que pueda convertirse en el hibrido que tanto solicita la industria de hoy. Le aseguro que con est libro usted podr hacer ms dinero y mejorar significativamente las habilidades requeridas para este puesto de trabajo. Creo firmemente que los conceptos y consejos que revisaremos en este libro, son a mi entender, una fuente de gran valor para cualquier ingeniero y tcnico que quiera dedicarse a la venta consultiva. Le deseo una buena y fructfera lectura. Si usted tuviera alguna pregunta o consulta adicional no dude en visitar mi sitio Web http://www.ventasdealtooctanaje.com o enveme un correo a ventasdealtooctanaje2010@gmail.com donde estar gustoso de poder atender a sus preguntas. Disfrute de la lectura! Disfrute de este apasionante viaje!

CAPTULO 1

DOMINANDO EL PROCESO DE VENTAS

Cmo crear un proceso de ventas ganador para usted, su jefe y sus prospectos
Saber no es suficiente; tenemos que aplicarlo. Tener voluntad no es suficiente: tenemos que implementarla Goethe

1.1. El embudo de ventas: lo que todo profesional debe conocer sobre la venta.
Se siente perdido por no poseer un proceso claro y eficiente que le marque el camino hacia el xito? La incertidumbre de no saber cuanto vender le tiene preocupado? Dispone de un proceso de ventas organizado, personalizado y claro que le permita conocer en qu estado se encuentran sus prospectos en cada momento? Domina las diferentes fases de su proceso de ventas? Sabe quienes son los responsables en cada etapa de su proceso comercial?Su proceso de ventas se adapta y moldea al proceso de compras de su prospecto?

Sabe cuantos prospectos necesita en cada fase de su proceso para poder conseguir sus objetivos? Sabe cmo realizar una previsin de ventas precisa? Mucha Informacin acerca de los procesos y metodologas de venta se han publicado hasta la fecha, casi todas se han enfocado en ofrecer una estructura para la venta comercial pero con muy poca orientacin hacia el trabajo de los ingenieros en ventas. Ya sea usted nuevo en el mundo de las ventas o un profesional veterano, un gerente en ventas o un consultor, este captulo le ayudar a examinar cada una de las fases involucradas en el proceso de la venta consultiva de productos con alto nivel tecnolgico, el cual normalmente es desarrollado por ingenieros o personas con un elevado nivel tcnico. Aqu encontrar una gua esencial para crear un eficiente y efectivo proceso de ventas que le permitir controlar a todos sus prospectos desde el inicio hasta la firma del contrato. Ahorrndole tiempo y dinero, y acelerando su productividad dentro del proceso de la venta consultiva. Pero Exactamente en qu consiste la venta consultiva de productos de alto nivel tecnolgico? Normalmente es un tipo de venta que esta asociada a la venta de soluciones, con procesos que con frecuencia se prolongan en el tiempo, con ciclos de 6 a 36 meses. Es un proceso dnde se ofrecen soluciones que tienden a ser sofisticadas, diseadas para resolver situaciones especiales y que deben ser gestionadas con mucha precisin por personal con un alto conocimiento tcnico. Casi siempre, este tipo de soluciones requieren grandes inversiones por parte del cliente y son por lo general los altos gerentes los que deciden sobre estas importantes sumas de dinero. Como ha podido ver, el proceso de la venta consultiva de productos con alto nivel tecnolgico se caracteriza por ser arduo y en muchos casos largo. Usted comenzar con un nmero importante de candidatos a posibles clientes, determinar cuales de ellos estn interesados en sus productos, confirmar sus necesidades, determinar cuales de ellos tienen autoridad para decidir, observar cuales tienen recursos suficientes para poder invertir y comprar, y finalmente despus de un largo proceso de investigacin, presentaciones y negociaciones se cerrar la venta con un contrato firmado. Este proceso de venta es conocido como embudo de ventas, el cual consiste en introducir una cierta cantidad de prospectos al principio del proceso, esperando obtener al final del embudo un determinado nmero de contratos firmados. Comencemos por definir a un prospecto. Un prospecto es un cliente potencial que quiere aprender ms acerca de lo que usted vende y que ha

reconocido que tiene un problema que usted puede resolver o satisfacer, por lo que posiblemente tenga inters en comprar sus productos o servicios. Por tanto, el prospecto puede ser ya un cliente o consumidor de su empresa; o puede ser la primera vez que trata con usted. Muchos profesionales de la venta confunden la definicin de oportunidad de venta con lo que significa ser un prospecto. Una oportunidad de venta es alguien interesado, que est solicitando informacin y necesita cierto nivel de asistencia. Una oportunidad de venta no se puede considerar un prospecto hasta que no haya sido debidamente calificada por el departamento de marketing. Djeme enfatizar que, parte del trabajo del departamento de marketing consiste en intentar llenar la parte superior de su embudo con oportunidades de venta bien calificadas. Esto significa, que buscarn candidatos con altas posibilidades de convertirse en prospectos, los cuales debern ser debidamente calificados a travs de varios criterios de seleccin, para as confirmar que son verdaderos candidatos con altas probabilidades de convertirse en ventas y en clientes de su empresa. Otra forma de decirlo es que, primero aparece la oportunidad, despus se califica para transformarla en prospecto y finalmente cuando compra se convierte en cliente.

OPROTUNIDAD DE VENTA

PROSPECTO

CLIENTE

Es importante que el personal de marketing califique a las oportunidades de ventas antes de introducirlas en los embudos de los ingenieros. Si las oportunidades son enviadas al equipo de ventas sin previa calificacin, seguro que muchas de ellas no resultarn listas para que los ingenieros en ventas puedan cerrar un negocio con ellas, y esto se traduce en tiempo y esfuerzo perdido. Uno de los mayores errores de las personas de marketing es entregar oportunidades no calificadas o pobremente calificadas, lo cual se traduce en prospectos que por varias razones no llegarn a convertirse en ventas al final del proceso. En los captulos 2 y 3 se explica en profundidad el proceso sistemtico para una calificacin exitosa, donde incluyo un conjunto de pasos y etapas que usted puede seguir para segmentar a las oportunidades y seleccionar los prospectos ms calientes, es decir, aquellos con mayor probabilidad de convertirse en una venta. Mi experiencia me ha demostrado que la mayora de los profesionales de la venta estn ms enfocados en obtener resultados al final del proceso, sin que se tomen el debido tiempo para inspeccionar su trabajo y averiguar por

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qu se pierden con tanta desproporcin un gran numero de prospectos en el camino. Las empresas invierten importantes cantidades de recursos para clasificar y verificar datos de posibles clientes, como para darse el lujo de perderlos y no saber el por qu. El embudo de ventas es un proceso muy intuitivo y sistemtico que le permitir saber en todo momento dnde se encuentran sus prospectos durante el proceso de la venta. Con el embudo, usted ir filtrando progresivamente a los prospectos hasta convertirlos en clientes. Adems, podr conocer las razones por las cuales se pierden la mayora de sus prospectos y sobre todo en que fase del proceso. Si se imagina un embudo, ste est formado por una parte ms ancha que se va estrechando a medida que va descendiendo. En lo alto del embudo y por tanto, la parte ms ancha de ste, es donde mas prospectos hay en el proceso de venta. Esta cantidad de prospectos se va reduciendo conforme avanza por el embudo, ya que, van calificndose segn una serie de criterios comerciales de filtrado que van descartando aquellos prospectos menos calificados y dejan que sigan aquellos que satisfacen mucho mejor los criterios necesarios para convertirse en clientes.

Entre los criterios ms comunes que podemos encontrar, estn aquellos que evalan los intereses de los prospectos, aquellos que valoran su experiencia tcnica, su autoridad, su capacidad de compra, sus necesidades, su disponibilidad de recursos econmicos, etc. A medida que nos movemos por cada seccin del embudo, se va estrechando la pirmide, quedando en la ltima seccin todas las ventas finales y es en este punto cuando termina el proceso. Lo que realmente hace que el embudo de ventas sea una herramienta tan perfecta, es que permite a los profesionales acceder a su programa de ventas en uno o dos minutos. En la figura n 1 puede observar un esquema grfico de un embudo de ventas. Como podr comprobar, ms adelante en este captulo, es muy sencillo implementar exitosamente este sistema de venta, tanto a nivel on-line como off-line.

Las empresas utilizan el tpico embudo de ventas cuyo diseo consta de varias etapas por las que pasaran los prospectos hasta convertirse en clientes, que por lo general van de dos hasta siete. El nmero de etapas de su embudo depender del tipo de cliente y de la complejidad del proceso de venta del sector donde usted se desenvuelva. En este libro se ha propuesto un embudo de ventas para la comercializacin de productos tecnolgicos de hasta seis etapas: 1) Generacin de oportunidades, 2) Calificacin de candidatos, 3) Investigacin y descubrimiento de necesidades, personas, organizaciones y hechos, 4) Descubrimiento y desarrollo de la solucin (Presentacin), 5) Evaluacin de la solucin (Negociacin), y 6) cierre de la venta.
FIGURA 1

El embudo de venta

CANDIDATOS A PROSPECTOS

Para el buen funcionamiento de un embudo de ventas debe garantizarse que: 1. Exista una inagotable fuente de generacin de contactos que entren constantemente en la parte superior del embudo.

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2. Un nmero de candidatos clasificados (oportunidades de ventas) que se han convertido en prospectos y que residen en la primera parte del embudo, en las etapas intermedias y en el fondo del mismo segn vayan transcurriendo el ciclo de venta, descartndose aquellos que no cumplan con los criterios comerciales y condiciones que permiten pasar a un prospecto de una fase a otra. 3. Un pequeo grupo de prospectos son los que salen al final del embudo convertidos en clientes.

1.2. Por qu un embudo?


Las empresas habitualmente se refieren al ciclo de ventas con el trmino en ingles pipeline para describir el flujo de prospectos. Este trmino hace comprender que el ciclo de venta se comporta como una tubera de dimetro constante, en el que el total de prospectos que entran al principio del proceso emergen al final del mismo. Los profesionales de la venta con mucha experiencia, saben las ventajas que conlleva el poder abandonar deliberadamente a un prospecto muy temprano en el ciclo de venta cuando se sabe que no tiene posibilidades de convertirse en un cliente. No tiene ningn sentido seguir invirtiendo tiempo y esfuerzo en aquellos prospectos que no tienen posibilidades de convertirse en una venta. Si entendemos el ciclo de venta como una tubera de dimetro constante, asumimos que todos los prospectos que entren al principio de su ciclo de venta salen al final del mismo, por lo tanto, invertiremos los mismos recursos para todos los que entren en el embudo hasta que lleguen al final, con el consecuente problema de tener prospectos que no cumplen ni cumplirn los requisitos para ser clientes, y con el lamentable resultado que han consumido una buena cantidad de tiempo, esfuerzo y recursos. Un embudo, muestra como se van descartando y descalificando prospectos a medida que avanzamos por el proceso de ventas, garantizando que solo nos quedaremos con aquellos que representan una gran probabilidad de convertirse en clientes, y descartaremos aquellos que no cumplan con los criterios establecidos. Con este sistema de ventas, usted gestionar mejor sus recursos y podr enfocarse en aquellos prospectos que ms le interesan a su empresa. Sabe usted cul es una de las ms lamentables experiencias que puede tener como profesional de la venta? Sin duda alguna, perder una venta cuando el prospecto se encuentra muy cerca del fondo del embudo, justo

cuando ya casi est a punto de convertirse en un contrato firmado. sta es la razn por la cual es tan importante realizar una calificacin exhaustiva de los prospectos desde los inicios por parte de usted y del departamento de marketing, para evitar perderlos cuando estn tan cerca del final. Siempre le he recordado a mi equipo de ventas, que si tenemos que perder a un prospecto, es mejor perderlo lo antes posible, antes que siga consumiendo ms recursos y tiempo. Pero cuales pueden ser los beneficios de utilizar el embudo de ventas para usted como Ingeniero? Grficamente le muestra el estado actual de su programa de ventas incluyendo dnde se encuentra cada prospecto en el ciclo de ventas. Refleja las necesidades de los clientes y su proceso de ventas ideal. Define los criterios necesarios para convertir candidatos en prospectos. Define los criterios necesarios a travs de las diferentes etapas del embudo para ir convirtiendo a las oportunidades de venta en prospectos y a estos en clientes. Muestra cuantos prospectos son necesarios tener en cada etapa del proceso para lograr una cuota de ventas determinada. Esto es lo que se conoce como embudo balanceado. Permite la comparacin de su actual embudo de trabajo con el embudo balanceado, con el objeto de poner en evidencia cuales criterios necesitan ser satisfechos a continuacin. Ayuda a determinar el siguiente paso que se debe tomar con un prospecto en el proceso de venta. Muestra cuales prospectos deben ser abandonados. Acelera la productividad de aquellos vendedores recin contratados. Muestra como se va desarrollando su zona de ventas y sus prospectos mensualmente. Genera una previsin de ventas ms precisa; ya que, cada fase se encuentra bien ponderada. Permite tener el corazn de su embudo y el proceso de venta en una simple plantilla.

Todas estas ventajas convierten al embudo de ventas en una poderosa y extraordinaria herramienta de trabajo, totalmente recomendada para la venta consultiva de alta tecnologa, que se caracteriza por necesitar mucho tiempo y

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poseer un ciclo de venta complejo que se puede programar y gestionar fcilmente a travs de sta poderosa herramienta.

1.3. Los tres principales conceptos a tener en cuenta respecto al embudo de ventas
Una vez conocidas las ventajas de utilizar sta extraordinaria herramienta, vamos a entrar en los conceptos relacionados con el embudo de ventas.

1.3.1. Etapas del embudo de ventas


El embudo es un enfoque del proceso de venta tan poderoso que puede mostrar de un solo vistazo el estatus de todos los prospectos y la etapa en la que se encuentran dentro del ciclo de ventas. El tamao y forma del embudo reflejar la complejidad del proceso de venta usado por su empresa. El embudo est segmentado en varias fases que se encuentran lgicamente relacionadas entre si (figura n 2). Un conjunto especifico de criterios de ventas, nicos para cada empresa, estn asociados y alineados con cada fase. Todos estos criterios de ventas sirven para definir el proceso ideal que mejor se adapte a la empresa. Tanto las fases, como los criterios de ventas, deben seguir un orden cronolgico. Cuando un criterio, para una fase dada, ha sido completado o satisfecho, usted ha ganado el derecho de mover al prospecto dentro del embudo hacia la prxima fase; donde deber satisfacer otros criterios para poder seguir avanzando. Los prospectos fluirn a travs del embudo hasta llegar al fondo del mismo donde se convertirn en clientes, otros sern expulsados en algn momento del proceso por no cumplir con los criterios establecidos. Por ejemplo, si cualquier criterio de la fase 1 no es satisfecho, el prospecto no podr moverse hasta la fase 2 y as sucesivamente. Es muy importante para usted identificar las razones del por qu un prospecto se encuentra estancado en alguna fase del embudo, para as poder saber como gestionar su avance dentro del mismo. Por qu se debera descartar y abandonar a un prospecto? Cuando por ejemplo se confirma que un cliente no tiene fondos ni presupuesto para el proyecto debe desecharse inmediatamente. El estatus de los criterios de venta

de cada una de las fases, refleja dnde se encuentra cada prospecto dentro del ciclo de venta. Si los prospectos no satisfacen los criterios comerciales de calificacin, usted deber evaporarlos o reconducirlos para volverlos a incorporar al embudo desde el principio y comiencen nuevamente el ciclo..
FIGURA 2

Etapas del embudo de Ventas para ingenieros

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Etapa del ciclo de venta

Criterios de Venta 1) Confirmar que el prospecto tiene una necesidad de nueva instalacin, nueva obra, aumento de capacidad, mejora del rendimiento, gestin del mantenimiento, etc.

Etapa 1

Generacin de Oportunidades

2) Tiene una urgencia 3) pg. Web revisada / investigacin de la empresa 4) Es una Empresa solvente 5) Dispone de Experiencia Tcnica 6) Persona de contacto identificada 7) Presentacin cara - cara de la empresa - Necesidad confirmada y requerimientos conocidos

Etapa 2

Calificacin de candidatos

8) Fondos disponibles para ejecutar el proyecto 9) Confirmacin de credito otorgado por la compaa aseguradora de credito y caucin 10) Posible solucin/productos/servicios confirmados 11) Conocimiento de la etapa en la que se encuentra el cliente en el proceso de compra: toma de conciencia de una necesidad determinacin de soluciones - evaluacin y seleccin de proveedores - licitacin - estudio de las propuestas 12) Identificacin de la persona que tiene la ultima palabra y decide 13) Otras personas que son necesarias conocer identificadas: Direccin de obra, ingenieras, consultores externos, personal tcnico, etc. 14) prescriptores y posibles aliados identificados 15) Criterios de compra cuantificados: precio, calidades, plazos, marcas, tecnologa, otros. 16) Referencias requeridas por el cliente 17) Objetivo de venta definido segn informacin recopilada hasta el momento

Etapa 3

Investigacin y descubrimiento de necesidades, personas, organizaciones y hechos

Etapa 4

Descubrimiento y Desarrollo de la solucin (Presentacin)

18) Prescriptores y aliados trabajados 19) Entrevista con la persona que tiene la ultima palabra y decide 20) Conocimiento del proceso de decisin: quienes son lideres de opinin, quienes estan a favor, quienes en contra, etc 21) Conocimiento del presupuesto exacto que se dispone 22) Presentacin de posibles productos y soluciones 23) Competidores y actividades de los mismos conocidas 24) Requerimientos tcnicos satisfechos 25) El prospecto sabe que sus necesidades e inquietudes han sido entendidas por usted 26) Los requerimientos para el ROI pueden ser satisfechos 27) Fechas de entrega y de finalizacin de la obra/proyecto/oferta/otras actividades conocidas 28) Presentacin de la solucin entregada a la persona que tiene la ultima palabra 29) El prospecto a contrastado nuestras referencias 30) El prospecto ha visitado nuestras plantas e instalaciones 31) Sitios de referencias visitados por el ing. en ventas 32) Todas las dudas, objeciones y puntos de referencia completamente satisfechos 33) Propuesta econmica entregada 34) Esta su empresa entre los tres finalistas 35) La persona que decide simpatiza por su solucin y su empresa 36) Negociacin en ejecucin 37) Recepcin de la oferta firmada 38) Carta de agradecimiento para la persona decisora

Etapa 5

Evaluacin de la solucin

Etapa 6

Negociacin y cierre de la venta

1.3.2. El porcentaje de probabilidad en las previsiones de venta

Dos conceptos importantes a definir en el embudo de ventas son el porcentaje de probabilidad y las previsiones de ventas. El porcentaje de probabilidad establece la exactitud de la previsin de ventas a travs de la ponderacin de cada fase con un porcentaje. El porcentaje de probabilidad asignado a cada fase debera ir incrementndose a medida que descendemos en el embudo, ya que, se supone que a medida que el prospecto va fluyendo de una fase a otra, significa que ms criterios se van satisfaciendo, lo cual se traduce en un prospecto con mayor probabilidad de convertirse en una venta. Para lograr una mayor exactitud en las previsiones de ventas, puede usar un porcentaje de probabilidad personalizado para cada prospecto, en lugar de darle el mismo peso a todos los prospectos en el embudo. Intente evitar asignar porcentajes arbitrariamente que no se basen en el cumplimiento de los criterios especficos de venta (figura n 2) y en el nmero de criterios satisfechos. Un ejemplo tpico es aquel ingeniero en ventas que se basa solo en su intuicin para asignar el porcentaje de venta y le comunica a su director comercial que el trato se encuentra en un 80% de probabilidades de cerrarse basndose en su feeling. Las previsiones de ventas basadas en criterios bien pensados siempre se acercarn a la realidad con mayor exactitud. Cada profesional de la venta de su compaa debe usar el mismo porcentaje de probabilidad que el resto de sus compaeros, de no ser as este porcentaje no tendra ningn sentido. Ms adelante, en este captulo, se presenta un ejemplo del embudo de ventas balanceado, donde se explica el uso de la probabilidad de venta con ms detalle.

1.3.3. Criterios para calificar los nuevos candidatos a ser prospectos


El propsito de los criterios de calificacin de los nuevos prospectos que entran a su embudo, es el de establecer un estndar corporativo de calificacin para los nuevos candidatos. En la figura n 3 se puede ver un ejemplo de calificacin de candidatos a prospectos para una ingeniera que realiza proyectos medioambientales. Ningn prospecto debera aparecer en el embudo hasta que haya superado estos primeros criterios. Los criterios de calificacin previenen que las compaas malgasten sus recursos en candidatos que no renen las condiciones para entrar al embudo. La clave est en completar el

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nmero de llamadas, visitas de prospeccin y bsqueda de necesidades hasta que los criterios de calificacin de nuevos prospectos hayan sido satisfechos. Cada empresa debe personalizar sus propios criterios segn el perfil de su negocio y los tipos de clientes que manejen. Le invito a que piense en aquellos criterios de calificacin que le permitan valorar los nuevos prospectos de su empresa.
FIGURA 3

Criterios para calificar nuevos clientes ingeniera Medioambiental

Criterios para calificar nuevos clientes Confirmar que el candidato tiene la una necesidad de nueva instalacin, nueva obra, aumento de capacidad, mejora del rendimiento de su actual planta, gestin del mantenimiento. Calificar esa necesidad y analizar si entra en el marco de trabajo de la empresa y de su competitividad frente a esa necesidad. Enterarnos si dispone de una depuradora de aguas residiuales o de un sistema de produccin en el cual se necesite una depuradora o sistema para tratar el agua Averiguar si tiene una urgencia Revisin de la pg. Web / investigacin de la empresa Es una empresa solvente? Dispone de experiencia Tcnica Averiguar: persona de contacto para primera cita cara-cara

Estado

x x x x

1.4. Determinando las etapas que conforman su embudo de ventas


La complejidad de su proceso de venta determinar el nmero de fases requeridas para conseguir transformar a un prospecto en un cliente. En la figura n 2 se proponen las diferentes fases por las que debe pasar un posible cliente para la venta consultiva de productos tecnolgicos; pero le recomiendo que se rena con su equipo comercial y en conjunto diseen su embudo ideal basndose en la experiencia del sector en el que se desenvuelven. A continuacin, paso a mostrarle las etapas propuestas en este libro:

Etapa 1: Generacin de nuevas oportunidades

Esta etapa contiene a los nuevos candidatos que ha descubierto usted mismo o que se han conseguido a travs de las diferentes campaas desarrolladas por el departamento de marketing. El departamento de marketing se encargar de la generacin de demanda, realizando campaas para descubrir potenciales compradores de sus productos, comunicndoles y hacindoles concientes de lo que su compaa tiene que ofrecer.

Etapa 2: Calificacin de Candidatos


La calificacin de candidatos tiene dos componentes principales. El primero es la calificacin preliminar realizada por el equipo o soporte de telemarketing. Este tipo de calificacin, usualmente, intenta validar: Por una parte, si el prospecto tiene una necesidad con los recursos suficientes para cubrirla; por otra, verificar la probabilidad de compra y por ltimo, identificar las personas con quienes los ingenieros en ventas deben contactar. Si el proyecto es lo suficientemente grande y se ve que es probable que vaya a ejecutarse, el candidato debera ser manejado por los profesionales de la venta. Como parte del proceso de calificacin, usted debera responsabilizarse de ejecutar la segunda fase del proceso de calificacin de candidatos. En esta segunda fase, el profesional de la venta debe revalidar el presupuesto del posible cliente y los plazos involucrados, as como responsabilizarse por validar los requerimientos tcnicos. Si el prospecto da la sensacin de disponer de fondos para emprender el proyecto, es probable que lo haga y compre, y si adems, los requerimientos tcnicos del proyecto son compatibles con los productos que comercializa su empresa, entonces usted debe avanzar a este prospecto hacia la tercera etapa de su embudo de ventas.

Etapa 3: Investigacin y descubrimiento de necesidades, personas, organizaciones y hechos


sta es una de las etapas ms crticas, ya que es donde usted descubrir lo que necesita saber de su cliente para poder ofrecerle una solucin personalizada. sta es su primera oportunidad real para interactuar con su posible cliente. En esta etapa debe realizar pregunta tras pregunta, para asegurarse que usted entiende exactamente cul es el problema a resolver, quines participan en el proyecto, qu organizaciones externas intervienen, qu normativas y leyes afectan al proyecto, etc. Su habilidad para identificar los puntos claves y

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responder con una propuesta de valor para el cliente que este alineada con sus mtricas del xito, es una muestra de sus verdaderas habilidades como ingeniero en ventas.

Etapa 4: Descubrimiento y desarrollo de (presentacin y demostracin de la propuesta)

la

solucin

Despus de haber recopilado todos los hechos y puntos claves y despus de haberlos cotejado y actualizado, trabaje con el departamento tcnico y juntos realicen la mejor propuesta que se adapte a los requerimientos del cliente. Intente tener en mente a su cliente durante estas reuniones de trabajo. Las dos principales fases que conforman esta etapa son: la presentacin y la propuesta tcnico econmica.

La presentacin
Una vez que usted haya completado la etapa de investigacin y descubrimiento, llega el momento de presentar los resultados obtenidos a su prospecto. La presentacin es una respuesta por su parte a los requerimientos del cliente, para detallar los diferentes aspectos y alcances de su solucin. Usted debera tomar la iniciativa y asegurarse de presentar todos los puntos claves identificados durante sus descubrimientos. La verdad es que dar una presentacin es sencillo. Lo difcil es dar una buena presentacin que comunique completamente el valor de su solucin. Muchos ingenieros profesionales de la venta nunca llegan tan alto como para ser merecedores de poder presentar sus soluciones frente a los grandes ejecutivos. Si ste es su caso, este libro le ayudar a aprender como realizar presentaciones y demostraciones, que prueben los principales puntos y comuniquen sus mensajes claves. Al final, su habilidad para escoger y justificar el mensaje correcto determinar si su propuesta es superior a la de sus competidores. En el captulo n 8 de este libro, le propongo una visin acerca de cmo puede disear y mejorar sus presentaciones.

La propuesta tcnico-econmica
Muchos clientes slo dejan que unos pocos proveedores sean los merecedores de poder participar en la presentacin de una propuesta tcnico-econmica.

Usted deber realizar una buena presentacin para poder llegar a pertenecer a ste pequeo y privilegiado grupo. La propuesta es el reflejo de la solucin que usted est ofreciendo, basndola en las diferentes interacciones con el cliente y dems participantes involucrados en el proceso de decisin. La propuesta usualmente, incluye precios, memorias tcnicas, mediciones, presupuestos, fichas de equipos, planos; adems de toda la informacin legal que describe la forma en que su compaa realiza sus negocios. Muchos ingenieros en ventas dedican muy poco esfuerzo a la propuesta, ya que la mayora del trabajo lo lleva el departamento tcnico de ofertas y consideran que su trabajo de evaluacin est terminado en este punto. La realidad indica que usted ser usualmente requerido en este punto por el departamento tcnico de ofertas de su empresa, para que juntos puedan describir, de la mejor forma posible, los productos que usted ha ido recomendando.

Etapa 5: Evaluacin de la solucin


ste es el momento en el que su prospecto evala sus productos y las ventajas de su propuesta, comparndolas con el resto de sus competidores. Desde el momento en que su prospecto recibe su propuesta, usted necesita empezar a trabajar activamente con l, para empujar su solucin a travs del proceso de compras de su prospecto. Para estas alturas del ciclo de venta, usted ya debera conocer a la perfeccin cual es el proceso de compras y sobretodo aquellos criterios que faltan por ser satisfechos. En esta etapa, usted debe continuar investigando acerca de las propuestas de sus competidores e ir trabajando en conjunto con su departamento tcnico con el fin de ir preparando una contraoferta final, para el cierre en caso de ser necesaria. Adems debe estar preparado para solventar dudas y preguntas que puedan surgir durante este tiempo de evaluacin.

Etapa 6: Negociacin y cierre de la venta


En este punto del proceso su trabajo ya est hecho, aunque usted podra verse hasta el ltimo minuto aclarando puntos tcnicos. Esta parte se enfoca ms en aspectos econmicos, financieros y legales del contrato. Es la fase de cierre, donde los directores comerciales y financieros de su empresa intervienen y tienen la ltima palabra ya que conocen los mrgenes y ajustes econmicos a los que pueden llegar. http://www.ventasdealtooctanaje.com

Etapa 7: Mantenimiento de la cuenta (soporte postventa)


Despus de la venta, toda empresa debe esmerarse por mantener en el tiempo a su nuevo cliente. El equipo comercial debe seguir involucrndose con el cliente, con el objetivo de seguir beneficindose del desarrollo de una relacin personal y de la oportunidad de poder usar a este cliente como referencia frente a futuras oportunidades de venta. Debe asegurarse que el cliente haya quedado satisfecho para poder garantizar su fidelizacin posterior, la cual le va a permitir tener la oportunidad de poder venderle otros productos adicionales. Si usted se mantiene en el tiempo frente al cliente como un soporte tcnico al cual pueda recurrir en cualquier momento, usted mejorar la probabilidad de continuar vendindole en el futuro. Este tipo de venta requiere menos esfuerzo y recursos por su parte, lo cual lo hace muy atractivo para su empresa y para su xito como profesional de la venta.

1.5. Seleccin de los ms acertados criterios de venta para cada fase del embudo
El equipo comercial debe ser capaz de determinar que criterios de venta deben ser satisfechos en cada etapa durante el proceso de venta. En una reunin con el equipo comercial, el lder del equipo debe solicitar a los integrantes, aquellos criterios de venta que hayan utilizado previamente para el cierre de sus ventas. He de recalcar que sta no debera de ser una sesin de tormenta de ideas. El equipo debe enfocarse en aquellas actividades exitosas usadas en el pasado. Registre en una pizarra cada criterio de venta que vaya cayendo, para luego tomarse un tiempo para discutir la validez de cada criterio de venta. En un par de horas seguro que el equipo tiene ya una lista de los criterios que les llevarn al xito. Las figuras n 2 y n 4 son dos ejemplos claros de criterios de venta. Recuerde que, cada empresa tendr su propia tabla personalizada de criterios de venta, pero seguro que muchos coincidirn con los mostrados en las figura n 2 y n 4. Los criterios de venta, registrados en su tabla, raramente estn colocados en el orden cronolgico que deben ser ejecutados. Coloque su tabla de criterios en la pared con el fin de que todo el equipo pueda verla y empiece a construir una nueva tabla, pero ahora con el orden cronolgico en que deben ejecutarse y a cual etapa del embudo pertenecen. Esta tabla dar como resultado el proceso ideal de ventas para su empresa.

Clasificar los criterios de venta dentro de cada fase requiere mucha discusin y consenso. Por ejemplo, el criterio requerimientos del cliente conocidos debera siempre preceder al criterio presentacin de propuesta ya que es mucho ms fcil realizar una demostracin o presentacin en el contexto del conocimiento de los requerimientos de su prospecto. El criterio conocimiento del presupuesto exacto que dispone el prospecto debera siempre preceder al criterio propuesta entregada, para evitar perder tiempo y recursos, estudiando y escribiendo una oferta que no dispone de suficientes fondos. Muchas empresas estn llenas de propuestas, que a pesar de existir una necesidad clara, nunca llegaran a realizarse por falta de fondos para ejecutarla por parte del prospecto. El criterio envi de carta de agradecimiento para la persona que decide debera colocarse como el ltimo criterio de venta en la etapa de negociacin y cierre; ya que es la accin lgica a seguir despus de recibir la orden de compra. Establezca dos columnas al lado de la columna de criterios; una titulada fecha planificada y la otra fecha realizada, con el fin de llevar una previsin en el tiempo de las actividades correspondientes a cada criterio. La columna de fecha planificada le ayudar en la planificacin de sus estrategias de venta y a prever cuando se cerrar la venta. sta es una buena herramienta para hacer un seguimiento de su trabajo comercial. Una vez que tenga todas las etapas bien definidas, con sus respectivos criterios en orden cronolgico, asigne el porcentaje de probabilidad de cierre de la venta para cada etapa y empiece a disear su embudo Balanceado.

1.6. El embudo de ventas balanceado


Todos los profesionales de la venta desean conocer cuantos prospectos y cuantos ingresos son necesarios en cada fase de su embudo, con el fin de poder obtener o exceder los objetivos de venta planteados. Con esto me refiero a la necesidad de disponer de un embudo balanceado, lo cual significa, tener suficientes prospectos en cada fase para asegurar un rendimiento de la venta que sea consistente. Tal y como he dicho anteriormente en este captulo, la situacin ideal para todo ingeniero involucrado en la venta de soluciones tecnolgicas es poder deshacerse lo antes posible de aquellos prospectos que

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se sabe que no llegarn a convertirse en ventas y as evitar que sigan consumiendo recursos y esfuerzos.
FIGURA 4

Tabla de criterios de venta para las diferentes etapas del embudo

Etapa 1

Entrevista cara - cara - Necesidad y requerimientos confirmados Fondos disponibles para ejecutar el proyecto Confirmacin de crdito otorgado Posible solucin/productos/servicios confirmados Conocimiento de la etapa en la que se encuentra el prospecto Identificacin de la persona que tiene la ultima palabra y decide Otras personas que son necesarias conocer identificadas prescriptores y posibles aliados identificados Criterios de compra cuantificados Referencias requeridas por el cliente Objetivo de venta definido Prescriptores y aliados trabajados Entrevista con la persona que tiene la ultima palabra y decide Conocimiento del proceso de decisin Conocimiento del presupuesto exacto que se dispone Presentacin de posibles productos y soluciones Competidores y actividades de los mismos conocidas Requerimientos tcnicos satisfechos El prospecto sabe que sus necesidades han sido entendidas Los requerimientos para el ROI pueden ser satisfechos Fechas de entrega y de finalizacin conocidas Presentacin a la persona que tiene la ultima palabra El prospecto a contrastado nuestras referencias El prospecto ha visitado nuestras plantas e instalaciones Sitios de referencias visitados por el ing. en ventas Todas las dudas, objeciones completamente satisfechos Propuesta econmica entregada Est su empresa entre los tres finalistas La persona que decide simpatiza por su solucin y su empresa Negociacin en ejecucin Recepcin de la oferta firmada Carta de agradecimiento para la persona decisora Revisin del contrato y la orden de compra Reunin con Departamento de produccin y soporte tcnico Obtener permiso por parte del cliente para realizar una nota de prensa Programar las visitas de seguimiento para el nuevo cliente

Etapa 2

Etapa 3

Etapa 4

Etapa 5

Etapa 6

Es obvio pensar que en la primera fase de su embudo usted necesite ms candidatos que en la fase 3, ya que muchos de los que entran no cumplirn los criterios y tendrn que ser desechados. Usted deber intentar

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mantener una cuota suficiente de prospectos en cada fase para que su embudo no se seque. Adems, debe conocer informacin relevante como: 1) el promedio de compra por prospecto, 2) el tiempo que dura aproximadamente el ciclo de venta, 3) los ingresos anuales y mensuales que desea obtener y 4) el porcentaje de probabilidad de cada fase. Con esta informacin, usted podr desarrollar una tabla que le ayude a visualizar su embudo balanceado. Por ejemplo, supongamos que los objetivos de venta mensuales para Alberto, un ingeniero responsable de la venta de soluciones hidrulicas para la zona de Madrid y sus alrededores son de 200.000 . Histricamente, su ciclo de venta es de seis meses (es el tiempo promedio que se tarda en cerrar una venta) y que los porcentajes de probabilidad designados por el equipo de venta de su empresa en mutuo acuerdo son los expuestos en la figura n 5. Los parmetros que usaremos para el clculo son los siguientes: Objetivos de venta anuales: 2.400.000 Ciclo de venta: 6 meses Objetivos de venta en ciclo de venta: 1.200.000 Objetivos de venta mensuales: 200.000 Promedio de ingresos por prospecto: 100.000 El clculo de los ingresos necesarios en cada fase para poder obtener unas ventas mensuales de 200.000 suponen dos pasos a seguir. El primer paso consiste en dividir los ingresos previstos por el porcentaje de probabilidad de cada fase, con lo cual se consigue el total de ingresos que necesitara cada fase. El segundo paso consiste en redondear hacia arriba los ingresos hasta la cantidad ms cercana que sea nmero entero de 100.000 (Promedio de ingresos por prospecto). El clculo de los ingresos necesarios en la fase 6 del ejemplo es de 222.000 . Este valor se redonde a 300.000 , que sera la previsin de ingresos necesarios en la fase 6. Para computar el nmero de prospectos necesarios en cada fase, se dividen los ingresos previstos de cada etapa entre el promedio de venta por prospecto. Para este ejemplo, el nmero de prospectos necesarios en la fase 6 es de tres. Se ha obtenido de dividir 300.000 entre 100.000 .
FIGURA 5

Clculo de las previsiones de ingresos y prospectos necesarios

Fase 1 2 3 4 5 6

Porcentaje Probabilidad 5% 10% 25% 40% 60% 90%

Objetivo de venta mensual ( ) Previsin de N de prospectos Porcentaje de probabilidad Ingresos necesarios Necesarios 200.000 / 0,05 = 4.000.000 4000000 40 200.000 / 0,10 = 2.000.000 2000000 20 200.000 / 0,25 = 800.000 800000 8 200.000 / 0,40 = 500.000 500000 5 200.000 / 0,60 = 333.333 400000 4 200.000 / 0,90 = 222.222 300000 3 Total: 8.000.000 Total: 80

Con el fin de generar unos ingresos constantes al mes de 200.000 , el embudo balanceado del ejemplo requiere de 80 prospectos que necesiten productos por un valor promedio de 100.000 . Con estos datos, la previsin total de ingresos en ofertas necesarios debe ser de 8.000.000 cada mes para obtener unas ventas mensuales de 200.000 . Una limitacin que tiene este modelo, es que rara vez podemos conocer los ingresos previstos que pueden representar los prospectos en la fase 1, ya que todava no se conocen bien los requerimientos de stos, ni las cuantas aproximadas de los proyectos y productos que puedan necesitar. El objetivo, que se pretende lograr en este ejemplo, es que entren 40 prospectos al mes en la fase uno, o por lo menos garantizar la cantidad necesaria de prospectos cuya suma de importes en proyectos sumen la cantidad prevista de ingresos necesarios en esta fase que es 4.000.000 . Igualmente pasa con el resto de las fases, se debe intentar igualar o exceder las previsiones de prospectos e ingresos en cada una de ellas. El embudo balanceado es una buena herramienta que nos servir para compararlo con nuestro embudo de ventas actual. De esta forma nos marcar los objetivos de nuevos prospectos, que son necesarios conseguir en cada fase para balancear el embudo y as alcanzar los objetivos marcados.

1.7. Cmo realizar una previsin de ventas ms precisa


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Disponer de una previsin de ventas precisa, es el sueo de todo director comercial y ms aun del director financiero, quien debe estimar el presupuesto de ingresos y gastos de la compaa. Su embudo de ventas le permitir mensualmente observar cuantos prospectos estn fluyendo en el embudo y cuantos de ellos tienen una alta probabilidad de convertirse en ventas. Con esta informacin de posibles contrataciones, el resto de departamentos como produccin, compras y finanzas, pueden ajustar sus presupuestos y optimizarlos. As que, cuanto ms precisa sean las previsiones mejor se podrn gestionar. Una vez que el embudo se encuentre cargado de candidatos, lo ideal sera conocer donde est ubicado cada prospecto dentro del ciclo de ventas de su empresa. Esto se observara fcilmente utilizando el porcentaje de probabilidad explicado anteriormente en este captulo, el cual computa cuantos prospectos se necesitan en cada fase para lograr la cantidad requerida de ingresos y nos indica que cantidad de criterios se han satisfecho y cuantos faltan por satisfacerse. Djeme insistir en que el porcentaje de probabilidad debe ser consensuado por el equipo comercial, con el propsito de que todos trabajen bajo el mismo criterio. Otro factor que influye, en las previsiones, es la calidad de los prospectos que entran al embudo. Si introducimos candidatos basura, seguramente muy pocos pasarn el filtro de los criterios para calificar nuevos candidatos a ser prospectos, con la consecuencia de encontrarnos con algunas fases secas. El departamento de Marketing debe estar constantemente generando candidatos bien cualificados para el embudo de cada ingeniero en ventas y as mantener un flujo que iguale o exceda las previsiones necesarias marcadas por el embudo balanceado. Recuerde que las previsiones de ventas basadas en el porcentaje de probabilidad resultan mucho ms precisas, que aquellas que dan el mismo peso a cada prospecto, pues no tiene en cuenta la etapa en la que se encuentran los prospectos. En la figura n 6 se muestra el embudo de ventas de Alberto, nuestro ingeniero responsable de la zona de Madrid. En l se refleja su situacin para la fecha de 30 de Mayo de 2011. Alberto debe confirmar las previsiones de venta y de fechas para cada uno de sus prospectos. Recuerde que los objetivos mensuales de venta para Alberto eran de 200.000 . l puede lograr este objetivo o excederlo siempre y cuando las previsiones de ventas necesarias para las etapas 2,3,4,5 y 6 sean iguales o

excedan los 4.000.000 de ingresos previstos necesarios, y que por lo menos, existan cuarenta prospectos fluyendo entre la etapa 2 y la 6. Si analizamos el estado actual del embudo de Alberto podemos observar que tiene 13 prospectos en la etapa 2, pero requiere de 20 segn sus previsiones. Debemos esperar que Alberto intensifique su programa de prospeccin para la bsqueda de los prospectos que faltan para completar su cuota de 20 en las prximas semanas, o que el departamento de Marketing se ponga manos a la obra en la bsqueda de ms oportunidades. Posiblemente la empresa Arquitectura y Business (400.000 ) vaya a salir del embudo, as que Alberto para asegurarse que puede lograr sus objetivos mensuales ha incluido un prospecto ms en la Etapa 3 quedando en 9 prospectos en lugar de los 8 que requeran sus previsiones.

1.8. Presente el embudo a su fuerza de venta


Una vez tenga diseado el embudo de ventas ideal para su negocio, es el momento de presentrselo formalmente a su fuerza de ventas. En la figura n 7 se puede ver el ejemplo de un embudo de ventas para la empresa Soluciones e ingeniera ABC. Este prospecto podr avanzar a la etapa 5 tan pronto como los criterios Conocimiento del presupuesto exacto que se dispone y Presentacin de posibles productos y soluciones sean satisfechos en la etapa n 4. El profesional de la venta debe completar una tabla como la presentada en la figura n 7 cada vez que se active la entrada de un nuevo candidato a prospecto en su embudo. Esta tabla permite al ingeniero en ventas revisar donde se encuentra cada prospecto en el ciclo de venta y determina la siguiente accin a seguir segn el criterio requerido. La tabla de previsiones de venta de la figura n 7 contiene los parmetros de su embudo de ventas balanceado, as como tambin el estado de cada prospecto dentro del ciclo de ventas. Ahora ha llegado el momento de que Alberto gestione su embudo. l debera empezar balanceando su embudo, ya que tiene un dficit de 7 prospectos en la etapa 2.

FIGURA 6

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Embudo de ventas Previsiones de ventas Etapas 2 a la 6

Previsiones Necesarias

N de Prospectos Actuales 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 Total = 13 21 22 23 24 25 26 27 28 29 Total = 9 30 31 32 33 34 Total = 5 35 36 37 38 Total = 4 39 40 41 Total = 3

Nombre del Prospecto


Construcciones PGJK Electro- Machine S.L. Promociones AXC Construcciones Supremo Spilfer arquitecture RFC instalaciones construcciones HRF Lino & Company Construcciones e ingeniera Z DEV Internacional Construcciones LMG Lacteos Arrecife cervecera del sur-este

Ventas Previstas

Fecha Prevista

ETAPA 2

700.000 300.000 500.000 100.000 100.000

Nov Agost Agost Agost Jul Jul Jul

20 Prospectos 2.000.000

Total =1.700.000 Construcciones Pumar Soluciones e ingeniera ABC Ayuntamiento de Madrid Ingeniera RFP Construcciones HRF N 2 Quesera B2B Sultan consultores Arquitectura y Business Frio Madrid Estudio de arquitectura River Tecno Frio Matadero del norte Construcciones Infinito BeraKabisu ABC Construcciones Jugos y Salsas DFT Ingeniera Medioambiental YY Arquitectos GFT Lavanga Construcciones Metlicas Di giacomo arquitectos EAVI Internacional 125.000 90.000 80.000 110.000 350.000 40.000 130.000 400.000 150.000 Total = 1.475.000 110.000 75.000 80.000 100.000 120.000 Total: 485.000 105.000 85.000 100.000 105.000 Total = 395.000 115.000 105.000 95.000 Total = 315.000 Jul Jul Jul Jul Jul Jul Jun Jun Jun Jun Jun Jun Jun Jun May May May May May May May

ETAPA 3

8 prospectos 800.000

ETAPA 4 5 prospectos 500.000 ETAPA 5 4 prospectos 400.000 ETAPA 6 3 Prospectos 300.000

Numero de Prospectos Actuales en el embudo: 34 Ingresos Actuales en el embudo: 4.370.000 Prospectos Necesarios entre fase 2 y 6 segn previsiones: 40 Ingresos previstos Necesarios entre fase 2 y 6: 4.000.000

Los profesionales de la venta necesitan lograr balancear su embudo en un marco de tiempo determinado. Llegar a lograr esta condicin de balance, puede llevarle entre 6 meses a un ao. Este tiempo necesario depender de la complejidad de su proceso de ventas. Una vez usted haya completado tres o cuatro meses de trabajo podr prever ms o menos cuando su embudo estar balanceado.

1.9. La gestin del embudo de ventas


El profesional de la venta debe asegurarse que los ingresos previstos en cada etapa superen o excedan las previsiones necesarias. Es probable que en alguna etapa se tenga algn prospecto cuya previsin particular de venta iguale o supere las previsiones de toda la etapa. Por ejemplo, si para la etapa 2 se necesitan 2.000.000 con 20 prospectos y usted tiene un prospecto que l solo suma un milln, usted deber buscar ms candidatos ya que si ste le abandona no podr garantizar las previsiones de ventas con el resto de prospectos con los que cuenta. En el ejemplo de Alberto, si la empresa Arquitectura Business permanece en el ciclo de venta y no sale del embudo, puede que Alberto exceda su cuota de venta mensual. Pero en el caso para el cula este cliente desaparezca, Alberto se ver en problemas. Los ingenieros en venta ms astutos intentan reponer su embudo con tres o cuatro nuevos prospectos en la semana siguiente a la realizacin de cada venta, para evitar que se seque su embudo Todos los nuevos candidatos buscados por Alberto debern pasar por el filtro de criterios para convertirse en prospectos. Si stos no lo superan, entonces se abandonarn o se vuelven a introducir en el embudo ms adelante en el tiempo cuando ya sean capaces de cumplir con los requisitos. Ahora Alberto debe ir calificando a sus prospectos, con el objeto de ubicarlos en la etapa que le corresponda. Ocasionalmente, es comn que no se pueden satisfacer todos los criterios de la etapa 1 con la primera llamada o visita de prospeccin, as que muchas veces debe pasarse al prospecto a la fase 2 para terminar de calificarlo.

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La ltima tarea de Alberto es seguir moviendo a los prospectos a travs del embudo hasta que lleguen a la ltima etapa, donde se convertirn en clientes con la firma del tan ansiado contrato.
FIGURA 7

Embudo de ventas para la empresa Soluciones e ingeniera ABC


CANDIDATOS A PROSPECTOS
Fecha Planificada Fecha Real

Entrevista cara - cara - Necesidad y requerimientos confirmados Fondos disponibles para ejecutar el proyecto Confirmacin de crdito otorgado

Marzo 5 Marzo 5 Marzo 5 Marzo 5 Marzo 5 Marzo 5 Marzo 5 Marzo 5 Marzo 12 Marzo 12 Marzo 15 Marzo 20 Marzo 30 Marzo 30 Abril 10 Abril 10 Mayo 2 Mayo 3 Mayo 12 Mayo 14 Mayo 14 Mayo 30 Junio 1 Junio 15 Junio 16-18 Julio 11 Julio 22 Agosto 11 Agosto 15 Agosto 15 Agosto 30 Agosto 30

Marzo 5 Marzo 5 Marzo 5 Marzo 5 Marzo 5 Marzo 12 Marzo 20 Marzo 12 Marzo 12 Marzo 20 Marzo 20 Marzo 25 Marzo 25 Marzo 25

- Confirmar necesidad del prospecto - Tiene una urgencia - pg. Web revisada / investigacin de la empresa - Es una Empresa solvente - Dispone de Experiencia Tcnica - Persona de contacto identificada

Posible solucin/productos/servicios confirmados Conocimiento de la etapa en la que se encuentra el prospecto Identificacin de la persona que tiene la ultima palabra y decide Otras personas que son necesarias conocer identificadas prescriptores y posibles aliados identificados Criterios de compra cuantificados Referencias requeridas por el cliente Objetivo de venta definido Prescriptores y aliados trabajados Entrevista con la persona que tiene la ultima palabra y decide Conocimiento del proceso de decisin Conocimiento del presupuesto exacto que se dispone

Etapa 2 Empresa Soluciones e ingeniera ABC 40% 60% 90%

10%

Presentacin de posibles productos y soluciones Competidores y actividades de los mismos conocidas

Marzo 12

Etapa 3

25%

Requerimientos tcnicos satisfechos El prospecto sabe que sus necesidades han sido entendidas Los requerimientos para el ROI pueden ser satisfechos Fechas de entrega y de finalizacin conocidas Presentacin a la persona que tiene la ultima palabra El prospecto a contrastado nuestras referencias

Etapa 4 Etapa 5 Etapa 6

Marzo 12 Marzo 20

El prospecto ha visitado nuestras plantas e instalaciones Sitios de referencias visitados por el ing. en ventas Todas las dudas, objeciones completamente satisfechos Propuesta econmica entregada Esta su empresa entre los tres finalistas La persona que decide simpatiza por su solucin y su empresa Negociacin en ejecucin

CLIENTE
Revisin del contrato y la orden de compra Reunin con Departamento de produccin y soporte tcnico Obtener permiso por parte del cliente para realizar una nota de prensa Programar las visitas de seguimiento para el nuevo cliente

Recepcin de la oferta firmada Carta de agradecimiento para la persona decidora

A medida que evoluciona su estrategia para cada prospecto, se podr identificar las fechas en las cuales, razonablemente, usted espera que cada criterio sea satisfecho. Coloque cada fecha al lado de su respectivo criterio de venta bajo la columna de fecha planificada, y cuando dicho criterio sea satisfecho, coloque la fecha al lado del mismo, esta vez bajo la columna de fecha actual (ver figura n 7). Recuerde que para mover a cada prospecto a la siguiente etapa, deben satisfacerse todos los criterios de la etapa que le precede. La ventaja de este enfoque es que le da una visin de cuales criterios faltan por ser satisfechos y le ayuda a establecer su agenda de prximas acciones. Una vez que usted reciba la orden de compra firmada por su prospecto, ste se convierte en un cliente y llega el momento de enviar la carta de agradecimiento a las personas que deciden en la empresa del prospecto como un acto de cortesa. Le recomiendo que esta carta vaya firmada por su director comercial o el director general de su empresa.

1.10. Conclusiones
Este captulo le ha proporcionado una visin general del proceso de ventas y del uso del embudo como la mejor herramienta que le permite visualizar el flujo de prospectos durante su ciclo de ventas. Cuando implante el embudo como su nuevo sistema de ventas, establezca los criterios pertinentes para calificar a los nuevos prospectos y de esta forma asegurar que solo se trabaja con los ms viables. Deshgase de los prospectos basura que solo consumen recursos. Sea implacable y riguroso en este punto, despus de una o dos entrevistas en las cuales se observe que el candidato a prospecto no satisface los criterios ABANDNELO inmediatamente. El nmero de fases y criterios de su embudo depender de la complejidad de su sistema de ventas. Desarrllelo en consenso con su equipo comercial. Cuando todos los criterios de venta hayan sido satisfechos en una fase, entonces puede mover al prospecto a la fase siguiente. Esfurcese continuamente por hacer crecer su embudo en base a las previsiones de su embudo balanceado, con el objetivo de poder cumplir su cuota mensual de ventas y use el porcentaje de probabilidad para una previsin ms exacta.

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Recuerde que usar el embudo de ventas es como pescar en una pecera de peces hambrientos. Ahora le invito a continuar la travesa en la bsqueda del dominio de la venta consultiva de alta tecnologa, a travs de los siguientes captulos.

Consejos de alto octanaje para acelerar su xito comercial


Para los nuevos ingenieros en ventas, les recomiendo que se enfoquen en entender como funciona el proceso de ventas de su empresa, para que as puedan balancear su tiempo entre las diferentes fases del proceso. Descubrir que algunas fases del proceso de ventas tienden a necesitar un mayor esfuerzo de su parte. Si es capaz de reconocer cuando ocurren estas fases, podr balancear su agenda en funcin de los criterios de venta que necesita satisfacer su prospecto. Para los ingenieros con experiencia en ventas les recomiendo que continen profundizando en entender el proceso de ventas, para poder conseguir en un futuro un ascenso o una oportunidad laboral como director en marketing o director comercial. Francamente, usted puede ser mucho ms productivo si puede evitar enredarse en las primeras fases del proceso de ventas las cuales son largas y reducen su tiempo para transportar a sus prospectos a travs del embudo hasta el cierre de la venta. Intente delegarlas o pida recursos a su director comercial para estas tareas. Los directores comerciales deben poder comprender el proceso de ventas para as ayudar efectivamente a su equipo comercial y saber asignar los trabajos y acciones a seguir por cada uno de ellos. Conocer el proceso en profundidad le permitir dar el soporte necesario, en el momento preciso, para cerrar la venta y acortar el proceso. De esta forma construir un feedback con su equipo para saber que ocurre en todo momento en su departamento.

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