UNIVERSIDAD REGIONAL AUTNOMA DE LOS ANDES UNIANDES IBARRA

CARRERA DE ADMINISTRACIN DE EMPRESAS TURSTICAS Y HOTELERAS

ORGANIZACIN DE EVENTOS

TEMA:

ENTREVISTA SOBRE EVENTOS

GABRIEL VILLOTA 6to TURISMO

Que toma en cuenta para organizar un evento? Dependiendo el tipo de evento hay que ver todos los antecedentes que se requiere para el mismo es decir la cuestin local que es lo ms importante ya que de ah partimos para ver el aforo, la capacidad del pblico, hacer las adecuaciones en este caso necesarias para la puesta en escena para colocar el evento, equipo musical, artstico o en general, tambin se suele hacer presentacin de productos, se debe ver el tiempo de duracin del evento para manejar una gua o un programa un listado de las diferentes actividades que se van a realizar y tambin considerar el break en sus respectivos momentos de descanso, para que la gente que asista tome su descanso o en otros casos tambin un bufet o hacer el servicio de catering que se suele solicitar. Se debe tomar en cuenta los trmites necesarios para la adquisicin de permisos legales municipales, el cuerpo de bomberos, en el caso de lo musical SAYCE (Sociedad de Autores y Compositores del Ecuador) y un sin nmero de requerimientos que se suele solicitar en este tipo de eventos dependiendo de la capacidad del espacio y la cantidad de pblico que vaya a asistir. Otro punto a considerar es la publicidad, promocin y difusin del evento, todo lo que tiene que ver con la campaa de expectativa con la que se va a generar el evento, la campaa de lanzamiento y posterior a este el seguimiento que es muy importante para ver el resultado que tuvo el evento, para determinar resultados y mejorar en prximas ocasiones. Otro aspecto clave es buscar el personal adecuado para realizar el evento en escala gerarquial donde se va a tener trabajando a gente operativa como administrativa, relacionista pblica, definir claramente las funciones que tiene cada uno para poder efectuar el espectculo en una forma adecuada. Se debe definir costos, presupuestar la inversin que requiere el evento. Cunto tiempo lleva ejerciendo esta profesin? Como profesin no la ejerzo ya que ha sido complementaria a mis otras actividades, bueno en algunos eventos si porque mi carrera es la Publicidad y el Marketing y de hecho tenemos un tipo de convenciones estrictamente como su palabra lo dice sino ms bien lanzamiento de productos llamados Open Shows o alguna serie de reuniones con clientes con posible auspiciantes de este tipo de productos y ya con eso voy ejerciendo como 10 a 15 aos como

profesin, en eventos musicales voy alrededor de unos 7 aos oficialmente haciendo eventos de este tipo en trminos generales en la estructura de la organizacin es similar. Qu toma en cuenta para los imprevistos? Los imprevistos siempre los va a haber y es la clave de que un evento salga bien, en el caso de eventos masivos los ms importante es siempre estar al da tener todo pendiente en cuanto a permisos, sobre todo aquellos evento que son con fines de lucro, ya que existe una serie de organismos gubernamentales que estn pendiente tanto de la seguridad del pblico, como tambin el pago de tributos, tambin con el Municipio que grava cierto valor de las entradas, el asunto de pago a polica, bomberos, tambin la seguridad del sitio, que le local tenga las previsiones adecuadas del caso para la presencia del pblico es muy importante prever esto. Se debe tomar en cuenta la gran cantidad de gente que vamos a necesitar para que en ese momento cada uno de las personas indicadas tenga su actividad enfocada y propia y no estemos desvariando en cuanto a la canalizacin de actividades que se vayan a realizar ya que es un grave error el que las personas se vuelven poli funcionales empezando por la gente administrativa directiva ya que se descuidan de otras actividades que deberan estar tomando en cuenta. Otro imprevisto es el del pblico siempre hay que realizar un presupuesto en funcin de la cantidad del pblico para determinar el costo de una entrada y as va dando el porcentaje de utilidad que debe darte cualquier tipo de evento sea de ndole artstico comercial o cultural, porque obviamente es un trabajo que requiere de mucho esfuerzo, desgaste fsico, intelectual y emocional que merece un reconocimiento aunque sea mnimo pero siempre tiene q haber un valor que justifique este tipo de eventos. Cules son las fases para Organizar un Congreso? Bueno como lo explicaba anteriormente en general todo tipo de evento requiere de tres etapas muy importantes, la previa que es a rasgos generales la preparacin del evento y donde tomamos en cuenta la organizacin, loe invitados, el local, los expositores, el servicio de catering, el personal administrativo y dems; luego esta aquella la fase que es mientras se realiza el evento donde debemos monitorear que toda salga segn lo hayamos planificado y la finalmente el resultado del congreso o evento, que es donde realizamos un anlisis objetivo de los resultados obtenidos.

Qu tipos de montajes de mesa utiliza para eventos sociales? Esto depende realmente del tipo de evento que estemos realizando, ya que no es lo mismo el montaje a utilizar en un congreso por ejemplo que el de un evento artstico y lgicamente e la cantidad de invitados, panelistas o expositores, Existen montajes para auditorio que son los que se utilizan en congresos y eventos, con mesa formal, mesas tipo directorio para eventos acadmicos o con presencia de autoridades importantes y tambin mesas para banquetas que dependen de la cantidad de invitados, aqu por ejemplo tenemos las mesas de bufet tipo americanos o imperiales Cmo sabe que cantidad de alimentacin requiere para un congreso en caso de que lo soliciten? En un congreso como una reunin ms formal tenemos que repartir por tiempos, el contenido de la programacin del evento pues va a haber breaks donde los participantes tengan que alimentarse en este caso se contrata un servicio de catering siempre y cuando tenemos ya el nmero de participantes que se han inscrito ya con eso tenemos una base para poder solicitar la de alimentacin que se requiere aunque es siempre es importante considerar una cantidad adicional. Qu tipos de eventos ha realizado? En donde ms se me reconoce en eventos de msica, en donde de a poco se han ido complementando con actividades artsticas, culturales, dentro del estilo que se maneja, he sido colaborador de muchas empresas donde se realiza seminarios o tipos de lanzamientos de productos en donde se rene un cierto nmero de gente seleccionada, sean proveedores, distribuidores vendedores auspiciantes o consumidores en general para acercar de una manera ms directa y efectiva productos nuevos. Cul es el presupuesto aproximado que se invierte para organizar un evento? Depende del evento, en el caso de eventos musicales partimos del costo que nos cobra el artista por ejemplo este nos cobra $ 50000 eso incluye el pago de la presentacin en algunos casos incluye el transporte, en otros casos se suele hacer un nexo con productores de diferentes ciudades en mi caso de Latinoamrica en donde nos ayuda a abaratar costos

ya que no es lo mismo traerlo desde el pas de origen que el precio va a ser mucho ms alto por pasajes de avin que hacer una especie de conexin en las diferentes fechas en las que un artista se encuentra de paso en el pas; esta es la razn en las que diferentes artistas pueden asistir un martes o un lunes y se los puede presentar. Luego se tiene que sumar los costos de organizacin, el costo ms alto es el local y los permisos, tambin de define los pagos a los participantes de la organizacin y proveedores en el caso de que los subcontratemos para vender productos. Para un evento musical el valor aproximado estara en los $ 5000 a $ 25000. Cunto tiempo toma organizar un evento? El tiempo que toma en organizar un evento vara si tomamos la opcin con fines comerciales en un evento musical toma 3 meses entre la negociacin, anticipacin y difusin con el artista y en la parte publicitaria en el lanzamiento de un producto se puede realizar una organizacin en un mes de anterioridad. Existen diversos tipos de enfoque para los eventos? Por supuesto, no todos los eventos sirven para el mismo propsito, podemos diferenciar por ejemplo los eventos comerciales dentro de los cuales se encuentran lanzamientos de productos, marcas, promociones, patentes cuyo enfoque lgicamente son las ventas es decir estn enfocadas al producto; luego esta otro tipo de eventos como los culturales enfocados a las personas, tambin los acadmicos y finalmente eventos de tipo mixto, es decir cuya finalidad es la interaccin entre las personas pero que lgicamente tiene una finalidad comercial por parte de los organizadores como los conciertos o ferias temticas como las tecnolgicas e inmobiliarias.