A SUA PEQUENA EMPRESA PODE TER ERP?

Voc pode operar sem esse sistema?

Abril de 2011

O ERP acessvel para Pequenas Empresas? Pg. 2 de 12 Antes do ERP integrado Voc pode descrever o ambiente que o levou a optar por uma nova soluo ERP? Obsolescncia. Ns sabamos que o dinheiro estava fugindo pela janela, e no tnhamos como controlar isso. Jamie McCann, Diretor Executivo, Advanced Ventilation Ltd O maior problema que tnhamos estvamos construindo outros processos e programas para assumir o que no podamos fazer com nossa aplicao atual. Estava nos custando mais do que manter nossa soluo existente. Richard Barron, VP e COO, Barrons Wholesale Tire Nosso sistema baseado em caracteres tela azul no conseguia acompanhar a velocidade crescente de transaes que acompanhou nosso rpido crescimento inicial. Mike Cornell, EVP, Bamboo Pipeline

As pequenas empresas normalmente enfrentam um dilema ao decidirem como investir para obter o maior retorno. No modo automtico, as empresas devem investir em uma base operacional que construir diretamente os negcios. A Gesto ambulante comum. O processo de relatrio ad hoc, apoiado por processos manuais e planilhas. A tomada de decises mais orientada por instinto do que por dados e fatos concretos. Esses mtodos podem ser eficazes nas fases iniciais do negcio, mas, uma vez passada essa fase de incio crucial, negligenciar investimentos em sistemas empresariais adequados pode constituir um srio obstculo ao crescimento e rentabilidade contnua. Muitas tropeam em alguma combinao de planilhas e aplicaes discrepantes pensando que uma soluo Enterprise Resource Planning (ERP) est alm de seu alcance. Porm, na verdade, em vez de assumir que no est a seu alcance, empresas pequenas e em crescimento deveriam se perguntar, Ns podemos no investir em ERP?

SOA FAMILIAR?
Voc no est no controle: Os processos so manuais; os dados ficam espalhados em gabinetes de arquivos, planilhas off-line e nos desktops. Esses dados so transferidos entre as mesas quatro ou cinco, ou at seis ou oito vezes, agregando pouco valor e introduzindo o risco de erros. Voc no tem idia de como e onde expandir: Sua empresa est crescendo. Voc quer continuar adicionando novas geografias e novos segmentos de mercado. Mas voc no tem nenhuma visibilidade de onde vem seu melhor lucro. Foi em sade no nordeste? Foi em negcios comerciais no sul? Foi em contratos com o governo? Voc no consegue suprir a demanda dos clientes: Seus nveis de estoque esto aumentando, mas ainda assim voc no consegue atender s datas de envio solicitadas pelos clientes. Como voc prev melhor a demanda, reduz seus estoques, e entrega produtos dentro do prazo? O fluxo de caixa est apertado: Quer voc precise financiar seus custos de cadeia de fornecimento ou investir em crescimento, o crdito ainda est apertado. Voc est com deficincia em manter o controle de caixa e liquidez. Voc no tem uma equipe de TI: O mais prximo que voc tem de uma equipe de Tecnologia da Informao (TI) aquele garoto-prodgio que voc contratou para gerenciar sua rede interna, seus laptops e telefones. A tecnologia est deixando voc para trs, mas voc est crescendo e gostaria de investir em atividades geradoras de receita, no em despesas gerais.

O LADO NEGATIVO DE NO TER ERP

Se algum dos cenrios acima pareceu familiar a voc, o lado negativo de no ter ERP ficou bem claro. Pense na quantidade de tempo que voc e seus subordinados gastam todos os dias buscando dados que poderiam e deveriam

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estar prontamente disponveis e literalmente na ponta dos dedos. Sem acesso total e imediato voc corre o risco de atrasar decises ou, talvez pior, tomar decises com base em dados incompletos ou incorretos. Planilhas, a ferramenta de gesto universal, fornecem um meio familiar e conveniente de analisar e manipular dados, mas no oferecem meios de criar uma trilha de auditoria detalhado e preciso. Confiar unicamente em papis ou emails para fornecer um sistema de registro auditvel ao mesmo tempo perigoso e um desperdcio de tempo. Dificuldade em gerenciar margens e rentabilidade Se a sua empresa for baseada em bens durveis, determinar a anlise de margem real difcil, se no impossvel. Preciso de estoques e projees precisas de lead time so essenciais, mas difceis de atingir. Se sua empresa for de servios ou baseada em projetos, no conseguir fornecer uma estimativa precisa de custos rapidamente pode evitar que voc apresente estimativas e oramentos de forma oportuna e competitiva em termos de preo, e ainda assim aceitar apenas negcios rentveis.
Se voc estiver na rea de distribuio nos prximos 5 anos, se no conseguir se conectar diretamente em um ecossistema, pode acabar tendo que fechar sua empresa. Richard Barron, VP e COO, Barrons Wholesale Tire

A necessidade de interoperabilidade Aplicaes baseadas em desktop ou em legados podem parecer alternativas viveis, particularmente se estiverem enraizadas em seus processos atuais de negcios. Muito provavelmente, elas foram implementadas quando a performance de seus negcios era facilmente medida com base em preo, qualidade e entrega dentro do prazo. Mas, hoje, uma quarta mtrica de performance se transformou na regra, e essa quarta mtrica a interoperabilidade dentro de sua rede de negcios. Como pequena empresa, provvel que voc esteja fazendo negcios com empresas muito maiores que a sua, e mais exigentes. Gerenciando a complexidade Tambm altamente provvel que, mesmo sendo uma pequena empresa, voc enfrente a complexidade introduzida atravs do comrcio internacional, e precise navegar em uma teia emaranhada de exigncias e regulamentaes internacionais. Aplicaes de legado simplesmente no fornecem o mesmo nvel de recursos internacionais, ou integrao e interoperabilidade, que um pacote integrado de ERP. E, medida que voc comea a expandir para mercados internacionais, precisa comear a suportar mltiplos padres de relatrios financeiros, particularmente se quiser emprestar dinheiro de bancos. Embora o crdito no seja to impossvel de conseguir quanto era durante a crise do crdito, ainda difcil, tornando a necessidade de gerenciar o fluxo de caixa muito mais crtica: conseguir o mais cedo possvel, pagar da forma mais oportuna, e investir qualquer sobra de caixa em algo que renda o melhor retorno possvel dentro de um nvel aceitvel de risco. Prever a disponibilidade de caixa em um determinado momento, contudo, continua difcil. Mais difcil de conseguir uma vantagem competitiva

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Como nossa plataforma ERP era configurvel e adaptvel, conseguimos rapidamente adicionar uma nova linha de negcios inteira. Se tivssemos precisado comprar uma nova tecnologia, provavelmente no teramos conseguido. Ningum estava emprestando dinheiro na poca. Mike Cornell, EVP, Bamboo Pipeline

Assim, para as pequenas empresas de hoje, as apostas aumentaram. Mas, alm dessas apostas, a economia global est dificultando cada vez mais a manuteno de uma vantagem competitiva. Superar um nmero crescente de concorrentes exige uma cultura baseada em performance, apoiada por fortes processos, trilhas de auditoria e dados confiveis que estejam imediatamente acessveis. Nem planilhas e processos manuais nem aplicaes de legado no integradas podem competir com o valor agregado que uma soluo ERP integrada capaz de gerar.

O QUE EST SEGURANDO VOC?

O ERP normalmente recebe crticas injustas. Vrios observadores da indstria se concentram em implementaes malsucedidas e caras que nunca parecem ter fim, afastando assim as pequenas empresas. O objetivo do ERP normalmente economizar custos, mas voc primeiro precisa gastar dinheiro (e tempo e esforo) para economizar dinheiro. Concentrar-se exclusivamente no custo do ERP, ou at no Custo Total de Propriedade (TCO), no ir superar a relutncia inicial de investir. Em vez disso, qualquer empresa (grande ou pequena) que invista em ERP precisa justificar os gastos, estimando o retorno sobre aquele investimento, seja em termos de dlares ou tempo para recuperar o investimento inicial, ou ambos. Essas economias podem ser to diversas quanto as empresas em si. Normalmente, o momento do investimento pode ser crtico. Sem dvida, vrias pequenas empresas ficaram relutantes em assumir esse tipo de projeto e financiar esse nvel de investimento durante a recesso econmica. Com as receitas em baixa ou estagnadas, elas poderiam potencialmente esperar melhores momentos. Mas, agora, medida que as empresas recomeam a desenvolver estratgias de crescimento, mais atrasos significam maiores riscos. Esperar at que voc no consiga mais operar de forma eficaz pode ser um desastre.

Com nossa soluo atual, temos muito mais capacidade operacional a um custo de licena inferior ao do sistema anterior. Esperamos um retorno sobre o investimento em dois anos. Richard Barron, VP e COO, Barrons Wholesale Tire

POR QUE AGORA A HORA?

Nunca houve um momento melhor para considerar um upgrade em sua tecnologia. Quer seu objetivo seja apoiar o crescimento antecipado ou simplesmente trabalhar de forma mais eficaz e produtiva, vrios fatores de mercado convergem para sinalizar que a hora agora. Preo e acessibilidade Em primeiro lugar, os preos baixaram, tornando o ERP mais acessvel do que nunca. No apenas o preo de entrada baixou, mas o processo de avaliar alternativas no precisa mais ser to complicado quanto costumava ser. Materiais online, depoimentos e demonstraes, e at testes de software, facilitam muito a conduo de uma qualificao preliminar atravs de sua prpria pesquisa antes mesmo que voc precise entrar em contato com um provedor de solues de software. Mais inovao e funcionalidade

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[Quando o mercado habitacional quebrou] Naquele ponto, o papel do ERP mudou. Mike Cornell, EVP, Bamboo Pipeline

Mas no cometa o erro de pensar que j sabe tudo o que h para saber sobre um produto ERP com base em tours por web sites e em um antigo conhecimento presumido. Nos ltimos anos, muitas das principais solues ERP tiveram enormes progressos em termos de tecnologia subjacente, e essa infraestrutura tecnolgica traz maior facilidade de uso, inovaes mais rpidas e mais recursos e funcionalidades. A funcionalidade central horizontal de solues ERP tradicionais se transformou mais em uma commodity. Horizontal implica recursos e funes exigidos por qualquer negcio. Mas voc tambm pode precisar de uma funcionalidade vertical especfica da indstria, o que significa que as solues ERP no so todas aplicaes tamanho nico. Ao avaliar opes, analise cuidadosamente como essa funcionalidade adicional entregue. A menos que voc esteja olhando uma soluo muito estreita, de nicho, ela provavelmente servir para mltiplas indstrias. Observe no apenas os recursos, mas tambm determine como suas necessidades especficas so atendidas e se isso introduz um nvel adicional de complexidade soluo. Essa necessidade pode no ser o caso. Muitas solues hoje podem ser prconfiguradas com modelos de implementao e melhores prticas. Procure interfaces baseadas em papis e painis e rvores de navegao configurveis que possam ser personalizados. Mais configuraes, menos customizao At mesmo solues horizontais hoje vm com maiores possibilidades de configurao e customizao. Solues que podem ter exigido intensa customizao para atender a suas necessidades poucos anos atrs passaram por importantes transformaes que ajudaro voc a transformar seu prprio negcio. No passado, voc pode ter precisado escolher entre adaptar seus processos de negcios para se adaptar funcionalidade do software, e adaptar o software para se adaptar a suas prticas correntes. Hoje, as interfaces de usurio podem ser customizadas para papis e preferncias individuais e regras de negcios podem ser estabelecidas para customizar fluxos e processos de trabalho sem a necessidade de ficar dando voltas em torno do cdigo de software subjacente. Isso uma caracterstica importante, mesmo que voc no precise de nenhuma customizao especfica hoje. Em um mundo no qual nada constante, mas mutvel, planeje mudanas em suas necessidades de negcios com o passar do tempo. Estudo de Caso Bamboo Pipeline

Esse foi o caso da Bamboo Pipeline, uma das maiores fornecedoras de plantas para paisagistas do

oeste dos Estados Unidos, que fornece mais de 10.000 variedades de plantas e rvores, alm de uma gama completa de outros materiais para paisagismo diretamente para canteiros de obras, normalmente dentro de 24 horas. A empresa foi cofundada por Matthew Fay e Mike Cornell em 2000. Desde o incio, a empresa tinha uma

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infraestrutura de TI e uma soluo ERP emprestada de outra empresa de propriedade de um dos fundadores, mas era aquilo que Mike Cornell, Vice-Presidente Executivo, descrevia como um sistema baseado em caracteres de tela azul que no conseguia lidar com a velocidade crescente de transaes que acompanhou o rpido crescimento nos primeiros anos da empresa. As receitas da Bamboo Pipeline dobraram em mdia a cada dois anos, tornando-a uma das fornecedoras de materiais para paisagismo de maior crescimento nos Estados Unidos. As receitas anuais aumentaram de $5,7 milhes em 2004 para $11 milhes em 2006. Estavam projetadas receitas acima de $15 milhes para 2007 quando a empresa, tendo em vista a expanso nacional, decidiu substituir seu ERP legado. Mike Cornell e sua equipe escolheram o SAP Business One para apoiar esse crescimento explosivo, dizendo, Os sistemas ERP modernos para pequenas empresas fornecem um aumento importante de eficincia. So economias explcitas e implcitas que nos liberam para o crescimento e nos ajudam a absorver mudanas. O argumento econmico inicial foi antecipar o crescimento, e tambm antecipar aquilo que no podamos prever. Embora a Bamboo Pipeline tenha realizado um crescimento anual composto de 47% at 2008, ningum antecipou os efeitos da bolha imobiliria que acompanhou a crise financeira que ocorreu no fim daquele ano. Naquele ponto, o papel do ERP mudou. Em vez de impulsionar o crescimento, a soluo passou a absorver choques. Qualquer um que esteja no mundo dos negcios h tempo suficiente sabe que aumentos e quedas de receita so relativamente previsveis atravs de uma gesto slida dos negcios. Mas aquilo que no podemos prever pode produzir uma descontinuidade muito rpida nos negcios o declnio imobilirio, a escassez de commodities, tsunamis, furaces, altas repentinas de preos. Na ausncia de um sistema que permita ver mudanas nos negcios e responder a elas com preciso de ponta, ficamos como se estivssemos jogando com uma das mos amarrada nas costas. Continua

Estudo de Caso Bamboo Pipeline (cont.) Estamos tentando gerenciar a mudana e uma queda na receita. Contudo, como nossa plataforma tecnolgica era configurvel e adaptvel, conseguimos adicionar rapidamente toda uma nova linha de negcios. Enquanto antigamente vendamos apenas para paisagistas, nosso novo negcio Plants Express (www.plantsexpress.com) nos permite vender diretamente a clientes atravs de uma parceria com a Home Depot. Comeamos com 8 lojas-piloto, e hoje temos 30. Isso passou de 0% a 30% de nossos negcios, e ns o lanamos com investimento $0 em tecnologia e apenas um novo funcionrio. Se tivssemos precisado comprar novas tecnologias, provavelmente no teramos conseguido faz-lo. Ningum estava emprestando dinheiro. Contar com a tecnologia de antemo nos permitiu lanar esse novo lado de nossos negcios. Eliminou o obstculo da capacidade de mo de obra e trouxe eficincia para a sobrevivncia do bottom line. Como resultado, a Bamboo Pipeline preservou as receitas durante o desaquecimento da economia, mas melhorou as margens ano a ano. Nosso modelo de negcios impulsionado por tecnologia, possibilitado por nossa soluo ERP, foi um importante fator para isso. por isso que ainda estamos no jogo. Se voc estiver saindo de uma recesso, mas ainda estiver receoso, ou talvez pensando em crescimento e se perguntando se o investimento ter retorno, um sistema ERP fornece absoro de impacto para questes macroeconmicas fora de seu controle. Ns agora estamos de volta ao modo de crescimento, e acabamos

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de contratar sete novos funcionrios.

atribudos implementao de ERP. Alguns so mais facilmente quantificveis, mas todos podem gerar valor: reduo de custos operacionais reduo de custos administrativos reduo de custos com estoque reduo ou realocao de funcionrios crescimento sem novos funcionrios reduo do desperdcio melhor utilizao de recursos aumento de receita maiores margens de lucro melhor resposta aos clientes maior valor entregue aos clientes aumento de produo e produtividade maior visibilidade e menor risco nas decises

Uma interface de usurio intuitiva mais do que um concurso de beleza. Costumvamos avaliar potenciais funcionrios com base em sua experincia com sistemas, pois sabamos que sem isso ficariam perdidos. Hoje, isso no um Melhorias problema. com a implementao do ERP: Mike Cornell, EVP, Os seguintes benefcios podem Bamboo Pipeline ser direta ou indiretamente

Facilidade de uso Outra razo pela qual estamos no momento certo a melhoria na facilidade de uso, particularmente nas solues ERP projetadas com as pequenas empresas em mente. Em alguns casos, a complexidade inerente s aplicaes projetadas para grandes empresas multinacionais foi eliminada. Em outros casos, foi mascarada, protegendo de forma eficaz a pequena empresa de ter de lidar com muitas das decises e recursos que so de domnio exclusivo de empresas maiores. E, em outros casos, a complexidade nunca foi embutida. A maior facilidade de uso normalmente pode ser atribuda a interfaces mais intuitivas. Muitas tm a mesma aparncia familiar do Microsoft Windows qual todos estamos acostumados, e so muito mais facilmente navegveis do que a antiga estrutura de menus hierrquicos. Como resultado, menos treinamento ser necessrio em termos de uso e navegao. Mas no negligencie a avaliao de processos de negcios. E no negligencie a padronizao de processos e a melhoria de processos. O ERP pode ser o veculo pelo qual voc pode tanto padronizar quanto melhorar. Para isso, ainda necessrio treinamento, independentemente de quo fcil o software seja de navegar. Opes de implementao Preocupado em precisar montar uma equipe de TI? Talvez voc no precise. Hoje, existem mltiplas opes de implementao, bem como opes para manuteno e alimentao contnuas de uma soluo ERP. Com tantas opes, h um potencial para confuso. importante entender essas vrias opes. Termos como software as a service (SaaS), on-demand, hosted e cloud computing so normalmente usados de forma intercambivel, mas ainda assim cada um tem suas prprias implicaes, e algumas dessas abordagens podem ser combinadas. Geralmente, os softwares no so comprados e vendidos, so licenciados para uso. Eles podem ser licenciados para uso por uma empresa, em um computador em particular ou por outros critrios, como nmero de usurios. Quando instalados nas dependncias de uma empresa, em geral so chamados de onpremise. Nesse caso, um departamento interno de TI pode ser responsvel por apoiar e manter a soluo. Contudo, mesmo com ambientes on-premise, funes bsicas como backup, segurana, sistema operacional e at upgrades de aplicaes de negcios podem ser terceirizados. Em um ambiente hosted, as aplicaes so licenciadas, mas so abrigadas por um terceiro. Isso pode ocorrer em uma instncia separada ou em um hardware separado (dedicado a sua empresa), ou em uma instncia virtual separada (tambm dedicada a sua empresa) na qual a aplicao fique abrigada em um

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hardware compartilhado por mltiplas empresas. Nesse caso, pouco ou nenhum suporte de TI necessrio dentro de sua empresa. Em um modelo SaaS ou on-demand, o software em si no licenciado nem de propriedade da empresa usuria final. O software fornecido como um servio, e pago por meio de uma assinatura pelo servio fornecido. De forma geral, so necessrios poucos ou nenhum recurso tcnico dentro de sua empresa. A terminologia cloud costuma estar inter-relacionada a SaaS, mas cloud simplesmente refere-se ao ambiente operacional, e no a como o software adquirido ou pago. Para os usurios ERP no tcnicos, o aspecto mais importante que eles so capazes de se conectar aplicao e seus dados a partir de qualquer computador usando um navegador. Embora isso seja possvel, muitas vezes o usurio final sno sabe, no se importa ou no precisa saber qual desses modelos de implementao est na verdade sendo usado para entregar a aplicao. Uma interface de usurio via web agora faz parte dos recursos bsicos do ERP. Ela proporciona grande versatilidade, elimina a necessidade de instalar e suportar softwares em laptops e outros computadores pessoais, e permite que uma pequena empresa escolha como o software implementado e adquirido.

COLHA AS RECOMPENSAS
Do ponto de vista de justificativa de custos do investimento em ERP, importante reconhecer todos os benefcios para os negcios em potencial. Alguns desses benefcios podem ser diretamente mensurados em termos de custos e economia de tempo (e, muitas vezes, tempo dinheiro). Alguns podem ser diretamente atribudos implementao de ERP, e alguns pode estar indiretamente relacionados. Embora alguns dos benefcios comerciais listados no quadro esquerda, como maior receita e maior valor entregue aos clientes, sejam mais indiretamente relacionados, custos de inventrio e produo podem ser diretamente ligados a processos de negcios que so alinhados e melhorados pelo ERP. Redues em custos administrativos e operacionais tambm podem ser resultado direto da maior eficincia e produtividade, mas no so to universal e especificamente medidos e, portanto, passam mais facilmente despercebidos.

ECONOMIAS DE CUSTO
Antigamente, tnhamos dvidas sobre lanar novos produtos, mas agora temos uma base slida e a confiana para lanar novos produtos e novas empresas. Jamie McCann, Diretor Executivo, Advanced Ventilation Ltd.

As economias de custo geralmente so o objetivo nmero um de uma implementao ERP, particularmente para fabricantes, em parte porque redues de custo e de visibilidade de inventrios podem ser altamente visveis. Porm, qualquer tipo de empresa pode reduzir custos indiretos e administrativos para tarefas comuns, como processar faturamentos para clientes, controlar faturamentos de fornecedores e fazer pagamentos diariamente, alm de reconciliao, relatrios e cumprimento, e fechamento de

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ms. H um custo associado a cada uma dessas tarefas manuais, seja ele adequadamente mensurado ou no.

CONTROLE E EFICINCIA
No menos importante, o ERP permite uma medida de eficincia e controle sobre seus negcios que no possvel obter de outra forma. Sem o ERP, as empresas costumam ser gerenciadas por meio de planilhas, processos manuais e papel, o que possivelmente aumenta com aplicaes de negcios discrepantes como softwares de contabilidade independentes, normalmente baseados em arquiteturas fechadas mais antigas, que limitam a interoperabilidade. O nmero de vezes em que pedaos de papel passam de mesa em mesa e de mo em mo uma medida de ineficincia que difcil de medir, mas impossvel de ignorar. A eliminao do papel e a automao desses processos so exatamente a funo do ERP. Estudo de Caso Advanced Ventilation, Ltd. Tomemos, por exemplo, o caso da Advanced Ventilation Ltd., uma empresa familiar que fornece instalao e servios de ventilao. A empresa iniciou sua implementao do SAP Business One em 2006. Era um momento de crescimento, e a soluo permitiu empresa expandir sem colocar uma multido de pessoas para absorver o trabalho extra. Segundo Jamie McCann, Diretor Executivo, Talvez onde mais tenhamos economizado seja na impresso de comunicados, com a nova comunicao eletrnica. Ns essencialmente eliminamos o papel. Os engenheiros recebem notificaes de trabalho em seus dispositivos mveis. Ns economizamos papel, alm de tempo. A soluo tambm nos permite acelerar nosso processo de fatura. Ns sabemos, em questo de segundos, quando um marco ou projeto foi concludo. Assim, tambm melhoramos nosso fluxo de caixa. A soluo tambm ajudou a facilitar a expanso, e nos permitiu assumir novos projetos. Tambm nos forneceu um meio de nos diferenciarmos em um negcio que nos exige medir a performance de nossos funcionrios e acompanhar de perto o progresso dos trabalhos e a satisfao dos clientes. A soluo tambm apoiou o lanamento de um negcio completamente novo. A U-CLOCK uma empresa formada a partir de uma ciso que no apenas fornece servios, mas tambm fabrica um produto totalmente novo de Ventilao Avanada. O produto fabricado um pequeno dispositivo usado em conjunto com telefones celulares para gerenciar tempo e participao, alm de atualizaes de projeto (incluindo requisies de materiais), relatar problemas de sade e segurana e acidentes, e fornece uma trilha de auditoria para todos esses itens. A empresa opera o U-CLOCK em uma instncia totalmente separada de seu ERP. Sua experincia com a implementao inicial no apenas tornou a implementao na nova empresa fcil, mas tambm suave.

VISIBILIDADE
O resultado lquido para a Advanced Ventilation, Ltd. foi no apenas maior eficincia e produtividade, mas tambm uma medida de visibilidade que igualmente difcil de atingir com processos em papel, planilhas e manuais. Ao

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contar com todos os envolvidos operando a partir de uma nica fonte de dados disponvel em tempo real, voc reduz o risco de erros e omisses.

COLABORAO E CONECTIVIDADE
Porm, eficincias internas so apenas o comeo em termos de benefcios de negcios que aguardam as empresas que embarcam hoje na implementao de ERP. Lembra-se daquela quarta mtrica que cada vez mais importante hoje em dia a interoperabilidade? Estudo de Caso Barrons Wholesale Tire A colaborao e a conectividade dentro de uma rede de negcios eram um desafio especfico para a Barrons Wholesale Tire, Inc., uma das maiores distribuidoras de pneus para atacado no sudeste dos Estados Unidos. Fundada em 1989, a empresa atualmente tem nove pontos de distribuio, pedidos online 24 horas, e mais de 150 funcionrios, e oferece uma variedade de marcas de pneus de veculos de passageiros a caminhes, entre outros. Durante anos, usou uma espcie de aplicao de legado que rodava em um IBM iSeries (AS/400). A natureza All-in-One do iSeries sempre havia sido atraente para a Barrons, mas a orientao por lotes e a limitao de funcionalidade de sua aplicao existente estava comeando a deixar a empresa estagnada. Richard Barron, Vice-Presidente e COO, explicou, No fim de 2008 e incio de 2009, as demandas de nossa rede de parceiros comerciais comearam a aumentar rapidamente. At ento, 60% a 75% de nossos fornecedores eram totalmente domsticos, mas ento essa porcentagem comeou a mudar. Muitos comearam a fazer negcios no exterior. Alguns tambm estavam atualizando seus prprios sistemas internos, e estavam exigindo que nos conectssemos a eles para que os fornecedores pudessem ter um controle sobre a demanda real. Os fornecedores tambm queriam quegerencissemos seus estoques em nosso site no exatamente em consignao; eles eram de propriedade de nossos fornecedores. Ns realmente estvamos lutando para descobrir como fazer isso. Tnhamos alguns pneus em nosso site que podamos usar como estoque se pudessemos descobrir como separ-los e desencadear a resposta de back end apropriada. Mas simplesmente no conseguamos fazer isso com nosso antigo sistema. Continuamos pagando as taxas de manuteno e comeamos a questionar quais benefcios estvamos tendo. Estvamos desenvolvendo e mantendo processos e programas que funcionavam fora do sistema e acabvamos gastando tanto quanto, ou mais, do que se estivssemos usando nossa aplicao de legado. Ento, decidimos avaliar alternativas. Quando comeamos o projeto, em 2008, sinceramente, tentamos evitar a despesa da troca, mas tambm tnhamos que pensar em cinco a dez anos frente, e ficvamos nervosos. Determinamos que custaria de quatro a cinco vezes mais ficar onde estvamos. No fim, a Barrons acabou substituindo sua aplicao de legado pelo SAP Business One. Ele lida diretamente com oito importantes fornecedores que utilizam trs aplicaes ERP diferentes. Todos esses oito fornecedores conseguem ver diretamente a demanda da Barrons hoje. Embora essa interoperabilidade seja crtica para seus negcios atualmente, so as economias de custo direto que esto gerando o Retorno sobre Investimento (ROI). Richard Barron antecipou um retorno dentro de dois anos e est um pouco atrs do planejado, mas j percorreu 45% a 50% do caminho, e est confiante de que vai atingir o ROI esperado. As maiores economias quantificveis foram uma reduo nos gastos em seu acordo de manuteno de legado. Alm disso, a Barrons precisou superar as deficincias do antigo sistema, e isso normalmente

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envolveu pagar programadores terceirizados para preencher essas lacunas. Ao substituir sua soluo, a empresa foi capaz de eliminar cerca de 35% desses add-ons, pois agora tinha novas funcionalidades embutidas. Outras extenses, como um sistema de planejamento Continua Estudo de Caso Barrons Wholesale Tire (cont.) de demanda de terceiros, foram plugadas diretamente no novo sistema. Alm dessas economias relacionadas a TI, havia redues de custos operacionais. Ns economizamos uma tonelada de documentos pr-impressos. Hoje, simplesmente criamos documentos com uma impressora a laser. Como realizamos de 1.200 a 1.500 transaes por dia, isso representou uma economia fenomenal. Uma terceira rea de economia foi a integrao web. Cerca de 60% a 70% dessas transaes so feitas online, pelo e-commerce. Estvamos pagando muito nos esforos de integrao. Economizamos uma fortuna, pois agora podemos fazer isso ns mesmos, enquanto antes precisvamos pagar programadores DB2, que eram caros. Agora, usurios experientes podem fazer muita coisa sozinhos com peas plug in. Para o pouco trabalho restante, podemos contratar jovens programadores SQL brilhantes recm-sados da faculdade, que so muito mais baratos. Outra vantagem significativa foi passar de um sistema baseado em lotes para tempo real. Agora, recebemos um pedido online e ele sincronizado a cada trs minutos. Essa uma grande vantagem, pois nunca precisamos desligar o sistema, enquanto antigamente precisvamos desligar o sistema vrias horas por dia para fazer backup. Isso no era um grande problema cinco anos atrs, mas hoje . Ns lidamos com 11.000 clientes, que vo desde grandes varejistas at lojinhas familiares. Cerca de 35% a 40% de nossos pedidos so feitos aps as 17 horas. E compramos de sete ou oito pases. Ento, agora, quando fazemos backups, nossos parceiros comerciais no so impactados, e quando voltamos a estar online, tudo automaticamente sincronizado.

RESUMO E RECOMENDAES
Se voc estiver saindo de uma recesso [econmica], mas ainda estiver receoso, ou talvez pensando em crescimento e se perguntando se o investimento ter retorno, um sistema ERP fornece absoro de impacto para questes macroeconmicas fora de seu controle. Mike Cornell, EVP, Bamboo Pipeline

Se voc for uma pequena empresa operando sem uma moderna soluo ERP baseada em tecnologia, faa a si mesmo as seguintes perguntas: Voc est totalmente focado em conduzir seus negcios? Ou voc est se concentrando mais em reunir informaes inconsistentes e incompletas? Os vrios departamentos de sua organizao colaboram de forma eficaz com decises baseadas em dados, ou passam mais tempo trocando relatrios ou aguardando dados? Voc consegue suportar o nvel de interoperabilidade que suas redes de negcios esto exigindo? Voc consegue fechar o ms em trs ou quatro dias? Voc consegue produzir todos os relatrios financeiros e de cumprimento de forma fcil e eficaz? Voc tem a plataforma tecnolgica para suportar as mudanas que voc consegue e aquelas que voc no consegue antecipar hoje?

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Se voc respondeu no a qualquer uma das perguntas acima, ento em vez de se perguntar se voc pode ter um sistema ERP, talvez seja melhor se perguntar Voc pode no ter um sistema ERP? O custo de solues ERP totalmente integradas caiu e, ao mesmo tempo, tanto a facilidade de uso quanto as funcionalidades aumentaram. Uma implementao ERP bem executada pode possibilitar mudanas e fornecer economias contnuas que podem ajudar voc a sustentar e ampliar seus negcios. Voc no apenas pode estar operando em desvantagem competitiva, como tambm pode estar prejudicando seriamente seu crescimento e sua rentabilidade.

Sobre a autora: Cindy Jutras uma especialista altamente renomada na anlise do impacto de aplicaes empresariais sobre a performance nos negcios. Com base em mais de 35 anos de vida corporativa e uma experincia especfica em gesto de fabricao, cadeia de suprimentos, servio ao cliente e gesto de negcios, Cindy passou os ltimos 5 anos analisando a performance de solues de software no contexto dos benefcios comerciais da tecnologia. Em 2011, Cindy fundou a Mint Jutras LLC (www.mintjutras.com), especializada na anlise e comunicao do valor comercial que as aplicaes empresariais trazem s empresas.