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SISTEMA DE INFORMACION COMO SOPORTE A UN PROYECTO DE IMPLEMENTACION DE LA NORMA TCNICA NTCGP 1000:2004 - NTCGPSYSTEM Samuel Prieto Mejia, Yineth Tatiana Prez Torres, Lorena Lineth Pabn Mendoza
Ingeniera Sistemas, Facultad de Ingeniera Universidad del Magdalena, Santa Marta D.T.C.H.- Colombia Abstract The present article takes as an aim the presentation

of the System of Information as Support to a Project of Implementation of The Technical Norm Ntcgp 1000:2004 Ntcgpsystem, it will allow the automation and improvement of some processes and procedures that are carried out in each of the phases of the project of Implementation of the System of Management of the Quality, generating decrease of time at the moment of developing some activity. NTCGPSYSTEM there presents the elaboration and generation of the list of check, elaboration and generation of the report of diagnosis, planning of the activities of each one of the phases, graph the advance of the activities, manual generation of the quality documents, procedures, instructive, generation of minutes and a program of audits.
Key words: Software, Quality, Database, Norm, System of Information, NTCGP 1000:2004

concebir cada uno de los procesos que integran el sistema como elementos esenciales para su desarrollo, de esta manera el sistema ser capaz de mantener su existencia en el tiempo y adaptarse continuamente a los cambios presentados en el entorno. Las normas ISO 9000 son normas internacionales de Sistemas de la Calidad, aplicadas adecuadamente en una organizacin ayudan a lograr una mejor calidad en los productos y servicios, reduccin en los costos, optimizacin de los resultados operativos y satisfaccin de sus clientes, por lo tanto la calidad debe ser entendida como el cumplimiento de los requisitos del cliente y la actitud de uso del producto y de servicios que se le pueda brindar a este. Existen varias clases de Sistemas de Gestin de Calidad, en este proyecto hablaremos del Sistema de Gestin de Calidad basado en la Norma Tcnica para la Gestin Pblica NTCGP 1000:2004. Est norma especfica los requisitos para la implementacin de un sistema de gestin de la calidad aplicable a la rama ejecutiva del poder pblico y otras entidades prestadoras de servicios., y se ha elaborado con el propsito de que stas puedan mejorar su desempeo y su capacidad de proporcionar productos y/o servicios que respondan a las necesidades y expectativas de sus clientes. La orientacin de esta norma promueve la adopcin de un enfoque basado en los procesos, el cual consiste en identificar y gestionar, de manera eficaz, numerosas actividades relacionadas entre s. La implementacin de un Sistema de Gestin de la Calidad en una entidad se plantea como un proyecto, en el cual se identifican varias etapas bsicas que se deben desarrollar de manera secuencial y sistemtica para lograr el propsito. Las fases que conforman el proyecto de implementacin del Sistema de Gestin de la Calidad son: Diagnstico, Planeacin, Diseo, Implementacin, y Verificacin. Para el desarrollo e implentacin de este proyecto, se hace necesario manejar de forma adecuada y eficiente toda la informacin referente a cada una de las fases del proyecto llevadas a cabo por grupo de asesores especializados en el tema. El Sistema de Informacin como Soporte a un Proyecto de Implementacin de La Norma Tcnica NTCGP 1000:2004 se visiona como una alternativa eficaz para el acompaamiento del proyecto de implentacin del Sistema de Gestin de Calidad basado en esta norma, el cual le va a permitir al asesor

Resumen: El presente articulo tiene como objetivo la presentacin del Sistema de Informacin como Soporte a un Proyecto de Implementacin de La Norma Tcnica Ntcgp 1000:2004 Ntcgpsystem, , permitir la automatizacin y mejora de algunos procesos y procedimientos que se llevan a cabo en cada una de las fases del proyecto de Implementacin del Sistema de Gestin de la Calidad, generando disminucin de tiempo a la hora de desarrollar alguna actividad. NTCGPSYSTEM presenta la elaboracin y generacin de la lista de verificacin, elaboracin y generacin del informe de diagnostico, planificacin de las actividades de cada una de las fases, grafica el avance de las actividades, generacin de los documentos manual de calidad, procedimientos, instructivos, generacin de actas y un programa de auditorias. Palabras Claves: Software, Calidad, Base de datos, Norma, Sistema de Informacin, NTCGP 1000:2004
INTRODUCCIN

En la actualidad, las empresas han evolucionado constantemente frente a la implementacin de Sistemas de Gestin de la Calidad con el fin de obtener ventajas competitivas del producto o servicio que ofrece frente a otros mercados; el xito de los Sistemas de Gestin de Calidad est en tener una visin global de la organizacin, que permita

2 gestionar toda la documentacin e informacin que se desarrollo en cada una de la fases de una manera automatzale. Transicin. Comienza cuando el producto est suficientemente maduro para ser entregado. Se corrigen los ltimos errores y se agregan los rasgos pospuestos. III.
PROCESO DE DESARROLLO

I.

IMPORTANCIA

Las organizaciones actualmente estn implementando Sistemas de Gestin de la Calidad con el fin de obtener ventajas competitivas y establecer una cultura de la calidad, para satisfacer las necesidades de los clientes, de manera estandarizada, mejorando la forma de hacerlo superando as sus expectativas. La implementacin de un Sistema de Calidad permite no solo obtener una ventaja competitiva frente al mercado, sino que brinda una mayor rentabilidad, menos quejas y reclamos, reduccin de costos por eliminacin de reproceso, mayor compromiso por parte del recurso humano y este se lleva a cabo mediante unas etapas o fases, en las cuales se determinan una series de actividades que se deben manejar con mucho cuidado, ya que tiene que ver con la informacin de la empresa a la cual se le esta implementando el sistema. La informacin se debe manejar de una manera eficiente y que algunos procesos se encuentren automatizables, por tal motivo este sistema ser una herramienta importante que ayudara a disminuir la corrupcin, a tener mayor transparencia en los procesos y contribuir socialmente al desarrollo e innovacin. Tambin beneficiara de manera particular a las entidades pblicas que quieren utilizar este software para la administracin y documentacin de esta norma. II. METODOLOGIA DE DESARROLLO Para el desarrollo del Sistema de Informacin como Soporte a un Proyecto de Implementacin de la Norma Tcnica NTCGP 1000:2004 se aplico la metodologa Racional Unified Process (RUP) en conjunto con los conocimientos de la Ingeniera del Software. Dicha metodologa se encuentra dividida en cuatro etapas: Iniciacin. Tambin llamada Incepcin que significa comienzo. Se especifican los objetivos del ciclo de vida del proyecto y las necesidades de cada participante. Elaboracin. Se analiza el dominio del problema y se define el plan del proyecto. RUP presupone que la fase de elaboracin brinda una arquitectura suficientemente slida junto con requerimientos y planes bastante estables. Construccin. Se desarrollan, integran y verifican todos los componentes y rasgos de la aplicacin. RUP considera que esta fase es un proceso de manufactura, en el que se debe poner nfasis en la administracin de los recursos y el control de costos, agenda y calidad.

Fase Uno: Para el desarrollo de la primera fase del sistema de informacin que soportar La Norma Tcnica de Gestin Pblica 1000:2004 se realizarn un conjunto de reuniones con el Director del proyecto con el propsito de identificar los requerimientos del sistema, determinacin de la documentacin de la norma basndonos en los mdulos de capacitacin bsica en sistemas de gestin de la calidad bajo ISO 9001:2000 y Sistemas de Gestin de la calidad. Requisitos NTC ISO 9001:2000, de esta manera se estructuro las necesidades fundamentales que se iban a satisfacer con la construccin del sistema, identificando que se deba construir un modulo para cada fase del proyecto de implementacin de la norma. Se elaboraron los diagramas de casos de uso identificando primero el caso de uso general del sistema, apoyado en los estudios realizados y en la informacin recolectada, de igual manera se desarrollaron los diagramas de clases de los diferentes mdulos que conforman el sistema y el modelo entidad relacin. Adems se diseo y desarrollo la arquitectura general del software. Diagrama de Caso de Uso Un Diagrama de Casos de Uso muestra la relacin entre los actores y los casos de uso del sistema. Representa la funcionalidad que ofrece el sistema en lo que se refiere a su interaccin externa. Figura 1. Diagrama de Caso de Uso General del Sistema

Diagrama de Clases Es el diagrama principal para el anlisis y diseo. Un diagrama de clases presenta las clases del sistema con sus relaciones estructurales y de herencia. La definicin de clase

3 incluye definiciones para atributos y operaciones. Figura 2. Diagrama de Clases Modulo Diagnostico

Figura 6. Diagrama de Clases Modulo Auditorias

Figura 3. Diagrama de Clases Modulo Planeacion

Modelo Entidad Relacin Figura 7. Modelo entidad relacin Modulo Diagnstico Figura 4. Diagrama de Clases Modulo Diseo

Figura 5. Diagrama de Clases Modulo Actas

Figura 8. Modelo entidad relacin Modulo Planeacin

Figura 12: Vista Pagina Ingreso al Sistema

Figura 9. Modelo entidad relacin Modulo Diseo

Figura 13: Vista General del Sistema

Figura 10. Modelo entidad relacin Modulo Actas y Auditorias

FASE DOS: Se elaboro un bosquejo detallado de estos tres primeros mdulos generando as el desarrollo de los mismos en relacin a funcionalidad e integracin de cada uno de sus componentes como se denota a continuacin: Modulo Diagnstico Este modulo permitir crear una lista verificacin, elaborar y generar el diagnostico general de la empresa, realizar modificaciones a los listados existentes permitiendo bsqueda, eliminacin y edicin de listados, visualizacin de listas de verificacin elaboradas y generacin de las misma en documentos de Word y Excel.

Desarrollo de la Arquitectura General del Software Se desarrollo una primera arquitectura la cual seria evaluada y aprobada por el Director del Proyecto y personas externas con experiencias en sistemas de gestin de la calidad. Figura 11: Vista Pagina Inicial del Sistema

Figura 14. Vista Inicial Modulo Diagnstico

Modulo Planeacin Este modulo permitir planear las actividades a desarrollar en la implementacin del Sistema de Gestin de la Calidad apoyado por la norma NTCGP 1000:2004, modificacin de listados de actividades, generacin de graficas para el seguimiento en relacin al avance de las actividades y ver el listado de actividades con la generacin de las mismas en Excel y Word. Figura 15. Vista Inicial Modulo Planeacin

FASE TRES: En esta fase se establecieron cada uno de los componentes funcionales que apoyan a los dos ltimos mdulos del sistema. Modulo Actas: este modulo tiene como funcin la elaboracin de actas permitiendo agregar informacin relacionada con la empresa y adems ayuda a la edicin, copia, eliminacin, bsqueda y visualizacin de las mismas, detalla a su vez un reporte de actas que es generado en documento de Word y Excel. Figura 17. Vista Inicial Modulo Actas

Modulo Diseo Este modulo permitir crear la documentacin que soportan el sistema de gestin detallando informacin general de las empresas y respaldo a travs de la generacin de documentos tales como manuales de calidad, procedimientos e instructivos, estos documentos podrn ser eliminados, editados, copiados y exportados a Word y Excel.

Modulo Auditorias: en este ltimo modulo del sistema se desarrolla un programa detallado de auditorias de la empresa que permite realizar copia, edicin, eliminar y observar el programa en su totalidad, a su vez genera un reporte de auditorias que puede ser exportado a Word o Excel.

Figura 16. Vista Inicial Modulo Diseo

Figura 18. Vista Inicial Modulo Auditorias

6 Yineth Prez Torres (1982- ), Nacida el 11 de Diciembre de 1982 en Plato Magdalena, Hija de Cielo Torres Molina y Teobaldo Prez Mendoza. Estudiante de Grado del Programa de Ingeniera de Sistemas de la Universidad del Magdalena. Lorena Pabn Mendoza (1984- ), Nacida el 11 de Septiembre de 1984 en Cienaga Magdalena, Hija de Yomaira Mendoza Igirio y Hctor Pabn Villa. Estudiante de Grado del Programa de Ingeniera de Sistemas de la Universidad del Magdalena.

IV. CONCLUSIONES En la actualidad la implementacin de Sistemas de Informacin dentro de las organizaciones se han convertido en una pieza fundamental de gran ayuda para la solucin de problemas y mejora de los procesos internos; Este tipo de herramientas aportan a la integracin y sistematizacin de cada una de las reas de aplicacin de una organizacin. Durante el desarrollo de este proyecto, se demostr la importancia que tiene los Sistemas de Gestin de Calidad en una empresa, creando dentro de las mismas un alto nivel de estandarizacin en relacin a las normas aplicadas, en nuestro caso particular la norma NTCGP 1000:2004, la cual ayuda a identificar y mejorar de manera continua procesos y procedimientos en las entidades pblicas, permitiendo un desarrollo eficaz y eficiente de los mismos. La aplicacin de este sistema de informacin es un aporte de gran ayuda, brindndoles una visin global a los asesores y auditores en la implementacin de proyectos de sistemas de gestin de calidad, generando as una mejor organizacin, cultura y detalle de cada uno de los procesos manejados dentro de una empresa.

REFERENCIAS
[1] James A Senn. Anlisis y Diseo de Sistemas de Informacin, Segunda Edicion.McGraw Hill. [2] Universidad de Antioquia. Sistemas de gestin de la calidad. Requisitos NTC-ISO 9001: 2000. [3] Grupo Regional ISO, Capacitacin Bsica en Sistemas de Gestin de Calidad Bajo ISO 9001: 2000.

[4] Tutorial UML. Consultado el da 21 de enero de 2008 de la World Wide Web: http://www.google.com.