MUNICIPIO DE SOGAMOSO MACROPROCESO: GESTION CALIDAD PROCESO: GESTION DOCUMENTAL

NIT: 891.855.130-1 S.G.C

CDIGO: CAC-01-09-G-01

GUA DE ELABORACIN DE DOCUMENTOS

FECHA: 2010/12

VERSIN: 3

GUA PARA LA ELABORACIN DE DOCUMENTOS Versin: 3

Elaborado por: Coordinacin Calidad Secretaria General y del Talento Humano

Revisado por: Comit Modelo Estndar de Control Interno MECI Secretaria General y del Talento Humano

Aprobado Por: Lic. Juan Carlos Ostos Guevara Alcalde de Sogamoso

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VERSIN: 3

TABLA DE CONTENIDO 1. INTRODUCCIN ......................................................................................................... 4 2. OBJETIVO ................................................................................................................... 4 3. ALCANCE .................................................................................................................... 4 4. DEFINICIONES: .......................................................................................................... 5 5. JERARQUA DOCUMENTAL ................................................................................... 5 Se establece la jerarqua documental por la necesidad de cumplir con algunos requisitos de la norma, especialmente los relacionados a documentacin, en la cual se especifica que algunos procedimientos deben establecerse, documentarse, implementarse y mantenerse. ........................................................................................... 6 La Documentacin del Sistema de Gestin de Calidad del Municipio de Sogamoso - Administracin Central se compone de los siguientes documentos: ...................... 6 5.2. PROCEDIMIENTO: ............................................................................................. 6 5.3. INSTRUCTIVOS: ................................................................................................ 6 5.4. FORMATO: .......................................................................................................... 6 Fuente: Autores. .................................................................................................................. 7 6. CONDICIONES GENERALES ................................................................................. 8 7. ELABORACIN DE DOCUMENTOS ..................................................................... 8 DESARROLLO DEL CONTENIDO: Para la elaboracin de un documento se pueden considerar los siguientes pasos: .................................................................... 8 RESPONSABILIDAD PARA ELABORACIN, REVISIN Y APROBACIN: ... 9 A continuacin se observa los responsables del proceso documental del Municipio de Sogamoso Administracin Central en el siguiente cuadro: ........... 9 8. DESCRIPCIN ............................................................................................................ 9 8.1. ELEMENTOS GENERALES ............................................................................. 9 8.1.1. REGISTRO DE MODIFICACIONES: El registro de modificaciones permite tener control de los documentos en su actualizacin. Este consta de la siguiente tabla:......................................................................................................... 9 8.1.3. CONTENIDO: Los requisitos generales del contenido son:............... 12 Para posicin horizontal de la Hoja, las mrgenes son: ......................................... 12 8.2. CODIFICACIN ................................................................................................ 14 8.3. PROCEDIMIENTOS ......................................................................................... 18 8.4. INSTRUCTIVOS:............................................................................................... 20 8.5. FORMATOS ....................................................................................................... 21 9. DIAGRAMA DE FLUJO ........................................................................................... 23 10. REGISTROS .......................................................................................................... 23 11. DOCUMENTOS DE REFERENCIA ................................................................... 23 12. ANEXOS ................................................................................................................. 23

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REGISTRO DE MODIFICACIONES
Modifica cin No.
1. 02 12 2008

Fecha de modificacin
Da mes ao

tem Modificado

Descripcin
Cambio del encabezado y pie de pgina. Especificacin del consecutivo. cambio de pie de pgina para

Cambio autorizado por:

Comit tcnico MECICalidad

Firma

2.

30

01

2009

8.1 y 8.5

incluir SUAMOX Ciudad del Sol segn Acuerdo Municipal

Representante de la Direccin

3. 01 4. 01 07 2010 8.3 07 2010 8.1.2 y 8.5

Aumento una columna en el encabezado para incluir la fecha (ao y mes) Aumento en estructura de un procedimiento el cuadro control de cambios, para llevar su trazabilidad Representante de la Direccin Representante de la Direccin

5. 01 07 2010 8.4

Aumento en estructura de un Instructivo el cuadro control de cambios, para llevar su trazabilidad Representante de la Direccin Representante de la Direccin

6.

01

07

2010

8.5

Se estableci el pie de pgina para documentos externos e internos.

7. 8. 9. 10. 11. 12.

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1. INTRODUCCIN Esta Gua establece los parmetros para la elaboracin de la Documentacin del Sistema de Gestin de la Calidad para el Municipio de Sogamoso - Administracin Central dando cumplimiento as con la Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica NTCGP 1000:2009 en el Apartado 4.2, la cual impone requisitos de control a la documentacin del Sistema de Gestin de la Calidad que operara en la Entidad. La Normalizacin de la elaboracin de documentos le permite al Municipio de Sogamoso - Administracin Central tener uniformidad en la forma y presentacin de toda su documentacin, especialmente en la documentacin necesaria en el Sistema de Gestin de la Calidad. Por lo cual, la idea general que debe presidir la Gestin de la Documentacin es que sta debe ser lo ms sencilla y clara que sea posible, cumpliendo los requisitos de la norma NTCGP 1000:2009 y las necesidades operativas de EL MUNICIPIO DE SOGAMOSO - ADMINISTRACIN CENTRAL.

2. OBJETIVO Describir en forma general la elaboracin o actualizacin de un documento que sea indispensable para el Sistema de Gestin de la Calidad o para la operacin del Municipio de Sogamoso Administracin Central.

3. ALCANCE Esta gua ser aplicada a toda la documentacin que evidencia el Sistema de Gestin de la Calidad del Municipio de Sogamoso - Administracin Central y aquellos documentos que soportan la operacin normal de la Entidad.

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4. DEFINICIONES: Documento: Informacin y su medio de soporte (Registro, especificacin, procedimiento, documentado, dibujo, informe, norma). Evidencia: Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo. Guas: Los documentos que recomendaciones o sugerencias. establecen requisitos (especificaciones),

Instrucciones de Trabajo: Conjunto de todos los documentos que son esenciales para la operatividad del Sistema de Calidad (instrucciones operativas, manuales de uso de los equipos, manuales del usuario, catlogos, normas de actuacin. cdigos de conducta, etc.). Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados. Procesos de Evaluacin: Incluyen aquellos necesarios para medir y recopilar datos para el anlisis del desempeo y la mejora de la eficacia y la eficiencia, y son una parte integral de los procesos estratgicos, de apoyo y los misionales. Procesos de Apoyo: Son los que se requieren para elaborar los servicios o productos internos que sirven de sustento a los procesos misionales. Procesos Estratgicos: Incluyen los relativos al establecimiento de polticas y estrategias, fijacin de objetivos, comunicacin, disposicin de recursos necesarios y revisiones por la Direccin. Procesos Misionales: Son aquellos que tienen que ver con la razn de ser de la Entidad. Su objetivo fundamental es entregar los productos o servicios que el cliente o usuario requiere para satisfacer sus necesidades1. Registros: Los documentos que proporcionan evidencia objetiva de las actividades realizadas o resultados obtenidos.

5. JERARQUA DOCUMENTAL
1

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE PLANEACIN. Cartilla de Administracin Pblica. Pg. 261.

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Se establece la jerarqua documental por la necesidad de cumplir con algunos requisitos de la norma, especialmente los relacionados a documentacin, en la cual se especifica que algunos procedimientos deben establecerse, documentarse, implementarse y mantenerse. La Documentacin del Sistema de Gestin de Calidad del Municipio de Sogamoso - Administracin Central se compone de los siguientes documentos: 5.1. MANUAL DE CALIDAD:

Es un Documento obligatorio de la norma NTC GP 1000:2009, a travs del cual se describe el alcance y la estructura del Sistema de Gestin de la Calidad del Municipio de Sogamoso Administracin Central, la interaccin entre los procesos que lo conforman, la referencia de los procedimientos documentados establecidos y las directrices para dar cumplimiento a los requisitos definidos en la norma citada. 5.2. PROCEDIMIENTO:

Describe las actividades o tareas que hacen parte de un proceso en trminos de qu se hace, quin es el responsable de su ejecucin, dnde se realizan dichas actividades y cundo son ejecutadas cada una de ellas, cumpliendo los requisitos de la Norma NTC GP 1000: 2009 y las polticas establecidas por el Municipio de Sogamoso - Administracin Central. 5.3. INSTRUCTIVOS:

Conjunto de todos los documentos que son esenciales para la operatividad del Sistema de Calidad (instrucciones operativas, manuales de uso de los equipos, manuales del usuario, catlogos, normas de actuacin. cdigos de conducta, etc.). Este tipo de documento es opcional en el Sistema de Gestin de la Calidad del Municipio de Sogamoso - Administracin Central donde se considere til su aplicacin, y en l se describen en forma detallada las actividades que surgen de los documentos, y que por su grado de complejidad o por facilidad de comprensin requieren aclararse.

5.4.

FORMATO:

Es un documento aprobado para el Sistema de Gestin de la Calidad, el cual cuando es diligenciado se convierte en un registro.

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Figura 1: Jerarqua documental

1er. Nivel
MANUAL DE CALIDAD

Qu se hace? Descripcin del Sistema. Poltica, Objetivos. Respuesta a requisitos aplicables

2er. Nivel

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

Informacin especificada sobre: Quien, Como, Cuando, Donde, Que y Porque efectuar las actividades.

Proporciona detalles tcnicos sobre como hacer el trabajo y registrar los resultados

3er. Nivel

FORMATOS, REGISTROS INSTRUCTIVOS, GUAS

Fuente: Autores.

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6. CONDICIONES GENERALES Al elaborar un documento para la Entidad o para el Sistema de Gestin de la Calidad del Municipio de Sogamoso - Administracin Central, deben aplicarse fundamentalmente las siguientes condiciones: Los documentos no deben crear ambigedades que distorsionen su aplicacin, por lo tanto, debe utilizarse un lenguaje claro, preciso y coherente. Utilizar siempre el mismo tiempo verbal (aprueba, diligencia, revisa aprobar, revisar, diligenciar) La documentacin realizada ser propia del Municipio de Sogamoso Administracin Central. 7. ELABORACIN DE DOCUMENTOS DESARROLLO DEL CONTENIDO: Para la elaboracin de un documento se pueden considerar los siguientes pasos: a) Identificar la necesidad: Determinar si es requerido de acuerdo a: La extensin (alcance del documento) y tipo de la operacin. La complejidad de los procesos y sus interacciones; y La competencia del personal. b) Identificar puntos clave: Determinar los puntos necesarios a ser cubiertos dentro del documento. c) Establecer el flujo de la operacin: Ordenar en forma cronolgica los puntos clave (actividades) y/o elaborar un diagrama de flujo. d) Elaborar un borrador del documento: Elaborar una versin cero del documento a presentar. e) Presentar el documento a los involucrados: Presentar el borrador a los usuarios del documento y analizar si es adecuado a la situacin real. f) Aprobacin del documento: Aprobar, emitir y distribuir el documento de acuerdo al procedimiento de control de documentos.

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RESPONSABILIDAD PARA ELABORACIN, REVISIN Y APROBACIN: A continuacin se observa los responsables del proceso documental del Municipio de Sogamoso Administracin Central en el siguiente cuadro:

Cuadro 1: Responsabilidad para Elaboracin, Aprobacin y Revisin.

DOCUMENTO Manual de Calidad RESPONSABLE DE ELABORACIN Personal designado para Sistema el Sistema de Gestin de la Calidad. Personal designado para Sistema el Sistema de Gestin de la Calidad. Personal designado para Sistema el Sistema de Gestin de la Calidad. Personal designado para Sistema el Sistema de Gestin de la Calidad. RESPONSABLE DE REVISIN Equipo Tcnico MEC Gestin de la Calidad RESPONSABLE DE APROBACIN Alcalde Municipal.

Procedimientos de Calidad

Equipo Tcnico MEC Gestin de la Calidad

Alcalde Municipal.

Manual de Procesos y Procedimientos

Equipo Tcnico MEC Gestin de la Calidad y Representante de la Secretaria y/o Unidad Administrativa. Equipo Tcnico MEC Gestin de la Calidad y Representante de la Secretaria y/o Unidad Administrativa.

Alcalde Municipal.

Formatos

Alcalde Municipal.

Fuente: Autores.

8. DESCRIPCIN 8.1. ELEMENTOS GENERALES

8.1.1. REGISTRO DE MODIFICACIONES: El registro de modificaciones permite tener control de los documentos en su actualizacin (Manuales y guas) Este consta de la siguiente tabla:
Modifica cin No. Fecha de modificacin
Ao mes da

tem Modificad o

Descripcin

Persona que autoriza el cambio

Firma

1. 2.

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Fecha: Fecha en la cual se aprob la modificacin correspondiente y se describe de la siguiente forma: Da (nmero arbigo de dos dgitos) Mes (nmero arbigo de dos dgitos) Ao (nmero arbigo de cuatro dgitos) Ejemplo: 11 de febrero de 2002, se debe presentar as: 11-02-2002. tem Modificado- Descripcin: Nmero del tem del documento que se modifica. Descripcin: En este campo se hace una descripcin de las modificaciones realizadas al documento. Debe contener una descripcin concreta de los cambios hechos al documento. Persona que autoriza el cambio: Es el nombre de la persona que evala la posibilidad de la modificacin y acept el mencionado cambio en el documento. 8.1.2. ENCABEZADO Y PIE DE PAGINA: Consta de la siguiente estructura y se encuentra en todas las pginas del documento:
MUNICIPIO DE SOGAMOSO MACROPROCESO: PROCESO: NIT: 891.855.130-1 CDIGO: S.G.C. NOMBRE DEL DOCUMENTO FECHA: AAAA/MM VERSIN:

Al lado izquierdo se encuentra el escudo del Municipio de Sogamoso. Al lado derecho se encuentra el logo que representa el Sistema de Gestin de Calidad para el Municipio de Sogamoso-Administracin Central. El smbolo representa un sol, color naranja claro el cual ha sido hallado en petrogrficas muiscas en el valle de Suamox. Su forma de espiral significa crecimiento para el cambio. En la parte inferior del sol y en color rojo se encuentra grafa hallada en textiles y cermicas que significa el movimiento permanente del viento. Debajo de esta se encuentra tres lneas horizontales con los colores del Municipio de Sogamoso. En la parte intermedia superior se titula con la frase MUNICIPIO DE SOGAMOSO, a continuacin en la parte inferior se coloca el nombre del Macroproceso y proceso al cual pertenece el documento, luego se coloca el nombre del documento, el cual segn la naturaleza puede ser:

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MANUAL PROCEDIMIENTO GUA INSTRUCTIVO En la parte izquierda inferior se especifica el cdigo correspondiente para su identificacin. Finalmente en la parte derecha se especifica en un recuadro la fecha, (ao y mes), contino con otro recuadro en donde se define la versin. El tipo de letra utilizado en el encabezado es Arial y el tamao de letra es 10. Pie de Pagina: Consta de la siguiente estructura y se encuentra en todas las pginas. Comprometidos por la CALIDAD del Servicio SUAMOX, Ciudad del Sol Pg. X de Y En la parte central se encuentra el eslogan del Programa de Calidad del Municipio de Sogamoso. En la parte inferior derecha se encuentra la paginacin especificando pgina X de Y, donde X es el nmero de pgina y Y es el nmero de pginas totales del documento. El tipo de letra utilizado en el pie de pgina es Arial y el tamao de letra es 10. Cuadro de Revisin: Consta de la siguiente estructura y se encuentra en la primera pgina del documento (Manuales y Guas)

Elaborado por:

Revisado por:

Aprobado Por:

El tipo de letra utilizado en el elaborado por, revisado por y aprobado por es Arial y el tamao de letra es 12.

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8.1.3. CONTENIDO: Los requisitos generales del contenido son: Tipo de Papel: todos los documentos deben ser impresos en papel Tamao Carta. Mrgenes: Para posicin vertical de la Hoja las mrgenes son: Margen Superior: 3 cm Margen Inferior: 3 cm Margen Izquierdo: 4 cm Margen Derecho: 2 cm Para posicin horizontal de la Hoja, las mrgenes son: Margen Superior: 4cm Margen inferior: 2 cm Margen Izquierdo: 3 cm Margen derecho: 3 cm. Todos los textos se desarrollan con las mrgenes expuestas en esta matriz a excepcin de las tablas y grficos utilizados los cuales se elaboran en el tamao que requieran. Tipo de Letra: la letra a utilizar en el contenido de cualquier documento debe ser Arial, tamao 12, con interlineado de 1 espacio. A esta regla se excepta los formatos si por cuestin de diseo debe manejar tamao de letra ms pequea. Este numeral puede ser cambiado de acuerdo a la norma vigente de elaboracin de documentos o trabajos de grado. 8.1.4. DIVISIONES Y SUBDIVISIONES: DIVISIONES Y SUBDIVISIONES PARA LA ELABORACIN DE DOCUMENTOS DIVISIN TIPO Y TAMAO DIRECTRIZ Primer nivel 1.TTULO 1 Arial 12 Negrilla Mayscula sostenida Segundo nivel 1.1 TTULO 2 Arial 12 Negrilla Mayscula sostenida Tercer nivel 1.1.1 Subttulo 3 Arial 12 Negrilla Mayscula inicial Cuarto nivel 1.1.1.1 Subttulo 4 Arial 12 Negrilla opcional Mayscula inicial Quinto nivel Arial 12 Negrilla opcional Mayscula inicial Vieta
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DIVISIONES Y SUBDIVISIONES PARA LA ELABORACIN DE DOCUMENTOS DIVISIN TIPO Y TAMAO DIRECTRIZ Sexto nivel Sptimo nivel

Vieta Vieta

Arial 12 Negrilla opcional Mayscula inicial Arial 12 Negrilla opcional Mayscula inicial

Los dos primeros niveles son independientes, el texto se desarrolla una vez se deje un espacio de separacin. Para el tercero y cuarto nivel y las vietas el texto se desarrolla inmediatamente. Todos los ttulos comienzan desde la margen izquierda, excepto el nivel 1. Procesador de Palabras: Los documentos del Sistema de Gestin de la Calidad (S.G.C) del Municipio de Sogamoso - Administracin Central se elaboran utilizando el procesador de palabras del paquete Office, Microsoft Word Redaccin: El contenido de los documentos del Sistema de Gestin de la Calidad (SGC) del Municipio de Sogamoso - Administracin Central, en lo posible debe ser: Claro: Evite lenguaje rebuscado o extremadamente tcnico para facilitar la divulgacin con las personas y su utilizacin rpida cuando sea requerido. Real: Muestre la realidad de los procedimientos. No debe incluir situaciones hipotticas o procedimientos inexistentes, pues deja espacio para interpretaciones subjetivas. Participativo: Tenga en cuenta la participacin activa de los Funcionarios que realizan los procedimientos. Preciso: Utilice trminos que correspondan exactamente con lo que quiere decir el autor. No utilice diversos trminos para expresar una misma idea, conlleva a malas interpretaciones. nico: Cite las fuentes de informacin ya documentada, en lugar de duplicar los documentos. NOTA: Abolir el uso de trminos ambiguos o poco claros (tales como: apropiado, significativo, menor, entre otros) en la descripcin de las actividades de los documentos. Si fuera necesario usar tales trminos debe darse una clara definicin de los mismos.

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8.2.

CODIFICACIN

La codificacin de los documentos del Sistema de Gestin de la Calidad a aplicar en el Municipio de Sogamoso - Administracin Central depende del Nivel Jerrquico de la Documentacin, en cual esta dado de la Siguiente manera: Niveles Uno y Dos: Los tres primeros caracteres hacen referencia al Nivel de aplicacin del documento, de la siguiente manera: 100 Despacho del Alcalde 110 Oficina Asesora de Planeacin 120 Oficina Asesora Jurdica 130 Oficina de Control Interno 140 Oficina de Control Interno Disciplinario 150 Secretaria de Gobierno y Participacin Comunitaria 160 Secretaria General y de Talento Humano 170 Secretaria del Interior 180 Secretaria de Hacienda y Gestin Financiera 190 Secretaria de Educacin y Cultura 200 Secretaria Local de Salud y Seguridad Social 210 Secretaria de Infraestructura y Valorizacin 220 Secretaria de Desarrollo y Medio Ambiente 230 Secretaria de la Mujer , Infancia y Adolescencia. Los dos siguientes caracteres hacen referencia al tipo de documento a identificar segn la naturaleza: Por Ejemplo: MC: Manual de Calidad. MP: Manual de Procesos. MF: Manual de Funciones MM: Manual de Implementacin del Modelo Estndar de Control Interno. Las dos siguientes son nmeros consecutivos en caso de existir dos o ms documentos del mismo tipo.

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Especifica el rea a la que pertenece el Documento

Especifica el Tipo de Documento

Especificacin la numeracin consecutiva, de una misma clase de documento

EJEMPLO:
A C M C 0 1

AC: Administracin Central

MC: MANUAL DE CALIDAD

01: VERSION 1

Nivel Tres: Para la codificacin del nivel tres, que esta conformada por Formatos, Registros, Guas e Instructivos, es la siguiente: El primer carcter hace referencia al tipo de proceso que se maneja y al cual esta asociado el documento: E: Estratgico M: Misional A: Apoyo C. Control. Los dos primeros caracteres codifican el Macroproceso al cual pertenece el Documento, de la siguiente manera: GE: Gestin Estratgica de Planeacin GC: Gestin estratgica de la Comunicacin GT: Gestin Tributaria
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GP: Gestin de Participacin y Seguridad Ciudadana GS: Gestin del Sistema de Seguridad Social en Salud GE: Gestin Educacin y Cultura GI: Gestin de Desarrollo Fsico e Infraestructura GA: Gestin Ambiental y de Desarrollo GH: Gestin del Talento Humano GF: Gestin Financiera GT: Gestin de la Tecnologa GB: Gestin de Bienes y Servicios GJ: Gestin Jurdica CI: Administracin de Control Interno AC: Administracin del Sistema de Gestin de la Calidad Los dos siguientes caracteres son nmeros consecutivos que identifican el Proceso. Luego van dos caracteres numricos que identifican el Procedimiento. Luego un carcter que identifica el tipo de documento: A: Anexo. F: Formularios y Formatos. I: Instrucciones de Trabajo. L: Lista de Verificacin. G: Gua. Y por ltimo se tiene dos caracteres numricos que identifican la numeracin del documento dentro del Procedimiento.

Especifica el Tipo de Proceso que se relaciona

Da las iniciales del Macroproceso relacionado

Especifica a que proceso pertenece el Documento

especifica el numero del procedimiento a que pertenece

Especifica el Tipo de documento: Formato, instructivo, anexo.

Especifica el numero del documento dentro del procedimiento

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Ejemplo:
C A C 0 1 0 1 F 0 1

MacroProceso de Control

Administracion del Sistema de Gestion de la Calidad

Gestion de la Calidad

El procedimento No. 1 de gestion de la Calidad: Control de Documentos

Formato

El formato No. 01 de dicho procedimiento

Los formatos manejaran un nmero consecutivo para su control, el cual es de la siguiente manera: Los tres primeros caracteres hacen referencia al origen del documento: 100 Despacho del Alcalde 110 Oficina Asesora de Planeacin 120 Oficina Asesora Jurdica 130 Oficina de Control Interno 140 Oficina de Control Interno Disciplinario 150 Secretaria de Gobierno y Participacin Comunitaria 160 Secretaria General y de Talento Humano 170 Secretaria del Interior 180 Secretaria de Hacienda y Gestin Financiera 190 Secretaria de Educacin y Cultura 200 Secretaria Local de Salud y Seguridad Social 210 Secretaria de Infraestructura y Valorizacin 220 Secretaria de Desarrollo y Medio Ambiente. 230 Secretaria de la Mujer Infancia y Adolescencia Luego se coloca el nmero consecutivo del documento:

Especifica el rea a la que pertenece el Documento

Especifica el Consecutivo del Documento

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160: Secretaria General y de Talento Humano

Consecutivo del Documento

8.3.

PROCEDIMIENTOS

Los procedimientos tienen la siguiente estructura:

Cuadro 2: Estructura de un Procedimiento:

PARTE TITULO OBJETIVO CARCTER Obligatorio Obligatorio CONTENIDO Identifica claramente el Procedimiento Documentado. Describen la razn de ser del procedimiento y los resultados que se desean alcanzar con el mismo. Deben contestar a las preguntas Cul es el fin del Procedimiento? Define los lmites de accin del Procedimiento. Describe en nombre de los cargos que estn involucrados en la ejecucin de la actividad y que tienen responsabilidad del mismo. Muestra aquellos conceptos que no son de uso general, y cuyo buen entendimiento son claves para la correcta comprensin y ejecucin del procedimiento. Son las actividades preliminares, requerimientos generales, disposiciones y directrices establecidas por el Procedimiento documentado, que deben estar acordes con las polticas generales de la Entidad. En este punto no se deben incluir actividades que se detallan en el flujo del procedimiento Describe el procedimiento y las actividades enumeradas en forma secuencial y lgica. Dentro del procedimiento se pueden mencionar los cargos responsables de la actividad. Cuando sea necesario se debe referenciar los documentos, registros o procedimientos de forma completa (titulo, cdigo, u otro parmetro descriptor).

ALCANCE RESPONSABLES

Obligatorio Obligatorio

DEFINICIONES

Opcional

CONDICIONES GENERALES

Opcional

PROCEDIMIENTO:

Obligatorio

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MUNICIPIO DE SOGAMOSO MACROPROCESO: GESTION CALIDAD PROCESO: GESTION DOCUMENTAL

NIT: 891.855.130-1 S.G.C

CDIGO: CAC-01-09-G-01

GUA DE ELABORACIN DE DOCUMENTOS CARCTER Opcional

FECHA: 2010/12

VERSIN: 3

PARTE DIAGRAMA DE FLUJO

REGISTROS DOCUMENTOS DE REFERENCIA INSTRUCTIVOS RELACIONADOS ANEXOS

Obligatorio

Opcional Opcional Opcional

CONTENIDO Muestra el flujo de actividades mencionadas en el punto anterior en un diagrama de Flujo. Las convenciones empleadas en los diagramas de flujo se muestran en el cuadro 5. Lista los Registros, Cdigo y tiempo de retencin de los Registros a que hace referencia el Procedimiento o son resultado de su aplicacin. Lista los documentos internos y externos que estn relacionados y/o regulan la actividad descrita Lista de los nombres de los Instructivos derivados del Procedimiento. Lista los documentos que se encuentran adjuntos al Procedimiento. Deben estar debidamente referenciados. Describe los cambios realizados en los diferentes tems del documento para identificar su trazabilidad.

CONTROL DE CAMBIOS Fuente: Autores.

Obligatorio

El cuadro explicativo del control de cambios se determina as:

FECHA REVISIN NUMERAL NUEVA VERSIN DESCRIPCIN DE CAMBIO

A continuacin se muestra la simbologa para la realizacin de un diagrama de flujo. Cuadro 5: Simbologa para los diagramas de flujo.
SMBOLO REPRESENTA Terminal. Indica el inicio o la terminacin del flujo, puede ser accin o lugar; adems se usa para indicar una unidad administrativa o persona que recibe o proporciona informacin. Disparador. Indica el inicio de un procedimiento, conteniendo el nombre de ste o el nombre de la unidad administrativa donde se ha iniciado. Operacin. Representa la realizacin de una operacin o actividad relativas a un procedimiento.

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SMBOLO

REPRESENTA Decisin o alternativa. Indica un punto centro de flujo en que son posibles varios caminos. Documento. Representa cualquier tipo de documento que entre, se utilice, se genere o salga del procedimiento. Archivo. Representa un archivo comn y corriente de oficina. Conector. Representa una conexin o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra parte lejana del mismo. Conector de pgina. Representa una conexin o enlace con otra hoja diferente, en la que continua el diagrama de flujo. Direccin de flujo o lnea de unin. Conecta los smbolos sealando el orden en que se deben realizar las distintas operaciones. Anotacin, aclaracin o ambos casos. Siempre que se quiera hacer un comentario al margen, notas aclaratorias, etc. Se trazara indistintamente una lnea punteada que vaya de la nota aclaratoria al smbolo en que se requiere esa nota. Actividad fuera del mbito de investigacin. Se utiliza cuando es necesario conocer las actividades que se realizan en otro lugar, o bien para indicar que las actividades que se realizan en el proceso se encuentran desgranadas en otro lugar.

______

Fuente: MEJIA GARCA, Braulio. Gerencia de Procesos. Ecoediciones. Bogota. 2000; Pg. 46

8.4.

INSTRUCTIVOS:

Los Instructivos tienen la siguiente Estructura: Cuadro 3: Estructura de un Instructivo

PARTE INTRODUCCIN CARCTER CONTENIDO Obligatorio Muestra en forma general el contenido del instructivo y sus ventajas de aplicacin en la Entidad. Obligatorio Describe lo que se obtiene como resultado por la aplicacin del instructivo. Contesta a la pregunta Qu se busca de su implementacin? Obligatorio El alcance define los lmites de aplicacin del instructivo, donde inicia y donde termina, y que reas estn involucradas. Comprometidos por la CALIDAD del Servicio SUAMOX, Ciudad del Sol

OBJETIVO

ALCANCE

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CONDICIONES GENERALES

Opcional

DEFINICIONES

Opcional

DESCRIPCIN ANEXOS

Obligatorio Opcional

CONTROL DE CAMBIOS

Obligatorio

Son las actividades preliminares, requerimientos generales, disposiciones y directrices que se deben tener en cuenta para facilitar el entendimiento del Instructivo. Muestra aquellos conceptos que no son de uso general, y cuyo buen entendimiento son claves para la correcta comprensin y ejecucin del Instructivo. Es el cuerpo en si del Instructivo, y da las pautas para alcanzar el objetivo del Instructivo. Lista de documentos que se encuentran adjuntos al Instructivo. Deben estar debidamente referenciados. Describe los cambios realizados en los diferentes tems del documento para identificar su trazabilidad

Fuente: Autor. 8.5. FORMATOS

El contenido es diseado segn las necesidades de la dependencia y del procedimiento al que corresponda. No obstante deben considerarse elementos uniformes y comunes para todos los formatos. Deben contener como mnimo: Encabezado: Se especifica el siguiente encabezado para todos los registros que se manejan en el Sistema de Gestin de la Calidad del Municipio de Sogamoso Administracin Central:
MUNICIPIO DE SOGAMOSO
MACROPROCESO: PROCESO: NIT: 891.855.130-1 S.G.C.

CDIGO:

Nombre del Formato

FECHA: AAAA/MM

VERSIN:

DOCUMENTOS EXTERNOS. Pie de Pgina: Consta de la siguiente estructura y se encuentra en todas las pginas.
Eslogan Programa de Gobierno Direccin y Telfonos Pagina Web y Direccin Electrnica SUAMOX, Ciudad del Sol

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El pie de pgina deber ir centrado; primer rengln con maysculas iniciales y la frase en negrilla y cursiva, segundo y tercer rengln con maysculas iniciales (No negrilla, no cursiva), cuarto rengln con maysculas iniciales y la frase en negrilla (No cursiva). El tipo de letra utilizado es Arial y el tamao de letra es 10. A esta regla se excepta los formatos si por cuestin de diseo debe manejar letra ms pequea. DOCUMENTOS INTERNOS Pie de Pagina: Consta de la siguiente estructura y se encuentra en todas las pginas. Comprometidos por la CALIDAD del Servicio SUAMOX, Ciudad del Sol Pg. X de Y En la parte central se encuentra el eslogan de Calidad del Municipio de Sogamoso. con maysculas iniciales y la frase en negrilla y cursiva el segundo rengln con maysculas iniciales y la frase en negrilla (No cursiva) En la parte inferior derecha se encuentra la paginacin especificando pgina X de Y, donde X es el nmero de pgina y es el nmero de pginas totales del documento. El tipo de letra utilizado en el pie de pgina es Arial y el tamao de letra es 12. A esta regla se excepta los formatos si por cuestin de diseo debe manejar tamao de letra ms pequea

Los Formatos en forma general constan de las siguientes partes: Nombre del Formato e Identificacin del Formato. Cdigo: Debe ir en la parte superior derecha, haciendo referencia al procedimiento que lo usa o utiliza y utilizando la codificacin especificada en el numeral 6.2. de esta gua. Cuerpo del Formato: Corresponde a la informacin que se debe obtener y utilizar. NOTA: Cualquier otro documento especial debe desarrollarse segn el Manual al cual este involucrado.

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9. DIAGRAMA DE FLUJO No Aplica para este Documento 10. REGISTROS No Aplica para este Documento 11. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Norma NTC-ISO 9000:2000. Sistemas de Gestin de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario. Norma NTC-ISO 9001:2000. Sistemas de Gestin de la Calidad. Requisitos. Gua Tcnica Colombiana GTC-ISO/TR 10013: Directrices para la Documentacin del Sistema de Gestin de la Calidad. 12. ANEXOS No aplica para este documento

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