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CURSO BASICO DE CONTABILIDAD

CAPACITACION INTEGRAL PARA JOVENES RURALES EN DESARROLLO PRODUCTIVO AMBIENTALMENTE SANO, GESTION EMPRESARIAL, NUTRICION HUMANA, LEGISLACION NACIONAL, LIDERAZGO Y TECNOLOGAS DE INFORMACIN EN LA CUENCA DEL RIO OVEJAS EN EL MUNICIPIO DE CALDONO DEPARTAMENTO DEL CAUCA.

RODRIGO HERNAN VIVAS ROSAS Director de CIPASLA


Pescador - Cauca, 8 de Noviembre de 2004. www.cipasla.org email cipasla@cipasla.org rodriven@cipasla.org Km. 45 va Popayn Cali Colombia Telefax 57-2. 8473216

QUIENES SOMOS

EL PROYECTO CIPASLA. UN MODELO METODOLOGICO DE COORDINACION INTERINSTITUCIONAL

La Asociacin del Consorcio Interinstitucional para una Agricultura Sostenible en Laderas Cipasla es una Organizacin sin animo de lucro, que desde 1992 trabajamos en el desarrollo armnico de los campesinos mediante la coordinacin Interinstitucional y la participacin comunitaria con 12 Instituciones del orden pblico, no gubernamental , el Centro internacional de agricultura tropical CIAT (www.cgiar.org/ciat), y las comunidades campesinas de la cuenca del Ro Ovejas articuladas a travs de la Asociacin de Beneficiarios de la subcuenca del Ro Cabuyal; en el departamento del Cauca al sur de los andes en la republica de Colombia. La accin de CIPASLA se centra en la bsqueda de soluciones y la aplicacin de mtodos, e instrumentos para fortalecer a las organizaciones de la comunidad a fin de elevar la calidad de vida , mejorar el manejo de los recursos naturales, el desarrollo rural sustentable y la lucha contra la pobreza MISIN: Desarrollar acciones conjuntas con la comunidad de manera participativa, acciones que contribuyan a mejorar los niveles de vida de la poblacin de la cuenca hidrogrfica del Ro Ovejas y el Norte del Cauca, que se integren en la cadena lgica de la sostenibilidad, respetando los valores y fortaleciendo la cultura local. COBERTURA La acciones de CIPASLA se desarrollan en la cuenca del ro ovejas, zona norte del departamento del Cauca al sur de los andes republica de Colombia en Sur Amrica. La cuenca hidrogrfica del Ro Ovejas se encuentra localizada en la vertiente occidental de la cordillera central, al norte del Departamento del Cauca sur de los andes de la republica de Colombia, entre los 75, 20 76 44 de longitud oeste y los 2 y 3 00 de latitud norte, con una extensin de 102,000 hectreas, est conformada por importantes ros como el Pescador, Cabuyal, Guaicoche, Chindaco, Mondomo, Salado, Tunia, Piendamo, Bermejal entre tros, muchos de ellos abastecedores de acueductos inerveredales beneficiando a mas de 3000 familias de economa campesina

Departamento del Cauca Zona montanosa del suroeste de Colombia

1200 a 1900 m.s.n.m

Subcuenca ro Cabuyal. Municipio de Caldono Cauca

LA CONTABILIDAD EN LA EMPRESA La contabilidad surge como respuesta a la necesidad de llevar un control financiero de la empresa, proporcionando suficiente material informativo sobre su desenvolvimiento econmico y financiero, lo que permite tomar decisiones que llegar a un manejo ptimo del negocio. El estado ejerce un control sobre las empresas a travs de la contabilidad, por ello exige llevar libros de contabilidad. a. Concepto de contabilidad. Contabilidad es la ciencia y tcnica que ensea a recopilar, clasificar y registrar de una forma sistemtica y estructural, las operaciones mercantiles realizadas por una empresa, tonel fin de producir informes que, analizados e interpretados, permitan planear, controlar y tomar decisiones sobre la actividad de la empresa. b. Objetivos de la contabilidad 1. Obtener en cualquier momento una informacin ordenada y sistemtica sobre el desenvolvimiento econmico y financiero de la empresa. 2. Establecer en trminos monetarios, la cuanta de los bienes deudas y el patrimonio que posee la empresa. 3. Llevar un control de todos los ingresos y egresos 4. Facilitar la planeacin, ya que no solamente da a conocer los efectos de una operacin mercantil sino que permite prever situaciones futuras. 5. Determinar las utilidades o prdidas obtenidas al finalizar el ciclo contable. 6. Servir de fuente fidedigna de informacin ante terceros (los proveedores, los bancos y el estado). LA EMPRESA En toda empresa, grande o pequea, de cualquier tipo se encuentran tres factores necesarios para que pueda realizar su actividad: personas, capital y trabajo. Factor personas: representado en los propietarios, administradores y todos los empleados que laboran en la empresa. El capital: Constituido por aportes que hacen los propietarios de la empresa y que puede estar representado en dinero en efectivo, mercancas, maquinaria, muebles y otros bienes. Trabajo: Actividad que realizan las personas para lograr el objetivo de la empresa, como puede ser la produccin de bienes, la compra-venta de mercancas o la prestacin de un servicio.

a. Concepto de empresa Cdigo de Comercio, Art. 25 Se entender por empresa toda actividad econmica organizada para la produccin, transformacin, circulacin, administracin o custodia de bienes o para la prestacin de servicios b. Clasificacin de las empresas De Acuerdo con la Actividad: y pecuarios. Ej. Granjas avcolas,

Agropecuarias: Explotan en grandes cantidades productos agrcolas, granjas porcinas, invernaderos, haciendas de produccin agrcolas

Mineras: El objetivo principal es la explotacin de los recursos que se encuentran en el subsuelo. Ej. Empresas de petrleo, aurferas, de piedras preciosas y de otros minerales Industriales: Dedicadas a transformar la materia prima en productos terminados o semielaborados. Ej. Fbricas de telas, fbricas de camisas, fabricas de muebles, fabrica de calzado. Comerciales: Se dedican a la compra y venta de productos, colocan en el mercado los productos naturales, semielaborados y terminados a mayor precio del comprado, obteniendo as una ganancia. Ej. Empresa distribuidora de productos farmacuticos, un supermercado,, un almacn de electrodomsticos. De servicios: Buscan prestar un servicio para satisfacer las necesidades de la comunidad, ya sea salud, educacin, transporte, recreacin, servicios pblicos, seguros, etc. De acuerdo con el tamao

Pequea empresa: Maneja escaso capital y pocos empleados. Se caracteriza porque no existe delimitacin clara y definida de funciones entre el administrador y/o propietario del capital de trabajo y los trabajadores. Existe una reducida divisin y especializacin del trabajo. La contabilidad es sencilla. Ej. Miscelnea con dos empleados, Taller de mecnica con dos Empleados. Mediana empresa: Se observa mayor divisin y especializacin del trabajo, el nmero de empleados es mayor, que en la anterior, la inversin y los rendimientos obtenidos ya son considerables. La informacin contable es ms amplia. Ej. Distribuidora de electrodomsticos con 10 empleados, fbrica de dulces con 15 empleados. Gran empresa: Es la de mayor organizacin. Posee personal tcnico especializado para cada actividad. En esta empresa se observa una gran divisin y especializacin del trabajo y la inversin y las utilidades obtenidas son de mayor cuanta. La informacin contable que se maneja en el desenvolvimiento de las actividades mercantiles tambin es mayor y se lleva en forma sistematizada. Ej. Carvajal, Cartn de Colombia. De acuerdo con la procedencia del Capital:

Empresas Privadas: Para su constitucin y funcionamiento necesitan aportes de personas particulares. Ej. Centro educativo privado, un supermercado de propiedad de una familia. Empresas Oficiales o pblicas: Para su funcionamiento reciben aportes del estado. Ej. Los hospitales departamentales, los colegios nacionales.

Empresas de semioficial.

economa mixta: Reciben aportes de los particulares y del estado. Ej. De acuerdo con el nmero de propietarios

Universidad

Empresas Individuales: Denominadas tambin empresas unitarias o de un propietario nico. En ellas, aunque una persona es la duea, la actividad de la empresa se extiende a ms personas. Sociedades: Son las empresas de propiedad de dos o mas personas llamadas socios. LAS SOCIEDADES a. Contrato de Sociedad Las personas se agrupan por medio de un contrato de sociedad. Segn el cdigo de Comercio Art. 98 por el contrato de sociedad dos o mas personas se obligan a hacer un aporte en dinero, en trabajo o en otros bienes apreciables en dinero, con el fin de repartirse entre s las utilidades obtenidas en la empresa o actividad social. b. Clasificacin de las Sociedades De acuerdo con la forma de asociarse las sociedades pueden ser c. Escritura de constitucin de la sociedad La sociedad se constituir por escritura pblica en la cual se expresar: Nombre y domicilio de las personas que intervengan como otorgantes. Indicar nacionalidad, documento de identificacin legal, con el nombre de las personas jurdicas, la ley, el Decreto o escritura de que se deriva su existencia. La clase o tipo de sociedad que se constituye y el nombre de la misma, Domicilio de la sociedad y de las distintas sucursales que se establezcan en el mismo acto de constitucin. El objeto social, esto es la actividad o negocio de la sociedad. Indicarse en forma clara y completa las actividades principales. El capital social, la parte que se suscribe y la que se paga por cada asociado en el acto de constitucin. En las sociedades por acciones debe indicarse el capital suscrito y pagado, la clase y el valor nominal de las acciones representativas del capital, la forma y trminos en que debern cancelarse las cuotas debidas, cuyo plazo no podr exceder de un ao. La forma de administrar los negocios sociales, indicando las atribuciones y facultades de los administradores, y de las que se reserven los asociados, las asambleas de socios. La poca y la forma de convocar y constituir la asamblea o la junta de socios en sesiones ordinarias o extraordinarias, y la manera de deliberar o tomar los acuerdos en los asuntos de su competencia. Las fechas en que debe hacerse inventarios y balances generales y la forma en que han de distribuirse los beneficios o utilidades de cada ejercicio social, con indicacin de las reservas que deban hacerse. La Duracin precisa de la sociedad y las causales de disolucin anticipada de la misma. Forma de hacer la liquidacin una vez disuelta la sociedad, con indicacin de los bienes que hayan de ser restituidos o distribuidos en especie, o de las condiciones en que, a falta de dicha indicacin, puedan hacerse distribuciones en especie.

Forma de hacer la designacin de los rbitros o amigables componedores, cuando exista diferencias con los asociados entre s o con la sociedad, con motivo del contrato social. Nombre y domicilio del representante legal de la sociedad, precisando facultades y obligaciones. Funciones y obligaciones del revisor fiscal, cuando el cargo est previsto en la Ley o los estatutos Los dems pactos que, siendo compatibles con la ndole de cada tipo de sociedad, estipulen los asociados.

Copia de la escritura social ser inscrita en el registro mercantil de la Cmara de Comercio con jurisdiccin en el lugar donde la sociedad establezca su domicilio principal. Si se abren sucursales o se fijan otros domicilios, dicha escritura deber ser registrada tambin en las respectivas Cmaras de Comercio. LOS COMERCIANTES Son comerciantes las personas que profesionalmente se ocupan en alguna de las actividades que la ley considera mercantiles. La ley de comerciantes se adquiere aunque la actividad mercantil se ejerza por medio de apoderado, intermediario o interpuesta persona. (Art. 10 C.de Co.). Se presume que una persona ejerce el comercio en los siguientes casos: -Cuando se halla inscrito en el Registro Mercantil -Cuando tenga un establecimiento de comercio abierto -Cuando se anuncia al publico como comerciante por cualquier medio (Art. 13 C de Co.) Obligaciones de los comerciantes 1. 2. 3. 4. Matricularse en el Registro mercantil Inscribir en el registro mercantil todos los actos, libros exigidos por la Ley Llevar contabilidad Conservar, con arreglo a la ley la correspondencia y dems documentos relacionados con sus negocios y actividades. 5. Denunciar ante el juez competente la cesacin en el pago corriente de sus obligaciones mercantiles 6. abstenerse de ejecutar actos de competencia desleal. Art. 19 C de Co.)

LA CONTABILIDAD EN LA EMPRESA La Contabilidad surge como respuesta a la necesidad de llevar un control financiero de la empresa, proporcionando suficiente material informativo sobre su desenvolvimiento econmico y financiero, lo que permite tomar decisiones que llevan a un manejo optimo del negocio. El estado ejerce un control sobre las empresas a travs de la contabilidad, por ello exige llevar libros de contabilidad. a. Concepto de contabilidad. Contabilidad es la ciencia y tcnica que ensea a recopilar, clasificar y registrar de una forma sistemtica y estructural, las operaciones mercantiles realizadas por una empresa, con el fin de producir informes que, analizados e interpretados, permitan planear, controlar y tomar decisiones sobre la actividad de la empresa. c. Objetivos de la Contabilidad 1. Obtener en cualquier momento una informacin ordenada y sistemtica sobre el desenvolvimiento econmico y financiero de la empresa. 2. Establecer en trminos monetarios, la cuanta de los bienes deudas y el patrimonio que posee la empresa. 3. Llevar un control de todos los ingresos y egresos 4. Facilitar la planeacin, ya que no solamente da a conocer los efectos de una operacin mercantil sino que permite prever situaciones futuras. 5. Determinar las utilidades o prdidas obtenidas al finalizar el ciclo contable 6. Servir de fuente fidedigna de informacin ante terceros (los proveedores, los bancos y el estado. LAS CUENTAS Cuenta es el nombre que se utiliza para registrar, en forma ordenada, las operaciones que diariamente realiza una empresa. ESQUEMA DE LA CUENTA T Es la forma ms simple para iniciar el aprendizaje de los registros contables. Las partes de la cuenta T, son: 1. Nombre completo de la cuenta 2. Debe, el lado izquierdo, para registrar los debitos 3. Haber, el lado derecho, para registrar los crditos ESQUEMA DE LA CUENTA "T" 1, NOMBRE DEBE 2, debitos HABER 3, Crditos

CUENTA (Caja, Bancos, etc.) DEBE 70.000 debitar HABER 70.000 acreditar

CUENTA (Caja, Bancos, etc.) DEBE 70.000 50.000 30.000 150.000 movimiento debito HABER 40.000 20.000 10.000 70.000 movimiento crdito

CUENTA (Caja, Bancos, etc.) DEBE 70.000 50.000 30.000 150.000 80.000 Saldo Debito saldos en la cuenta T CUENTA (Caja, Bancos, etc.) DEBE 70.000 50.000 30.000 150.000 HABER 40.000 20.000 10.000 100.000 170.000 20.000 saldo Crdito HABER 40.000 20.000 10.000 70.000

CLASIFICACION, NOMENCLATURA Y MOVIMIENTO DE LAS CUENTAS Las cuentas representan las propiedades, derechos y deudas de una empresa en una fecha determinada; as mismo, los costos, los gastos y las utilidades en un perodo determinado. De acuerdo con su naturaleza, las cuentas se clasifican en: 1. 2. 3. REALES O DE BALANCE NOMINALES, DE RESULTADOS (TRANSITORIAS) ORDEN CUENTAS

reales o de balance Activo Pasivo

Nominales o de ganancias y perdidas Ingresos gastos

Cuentas de Orden

Patrimonio

Costo

Dineros, documentos y bienes que estn en poder de la empresa, y que no son de su Representan valores tangibles como las propiedades y las deudas Dan a conocer al final del ejercicio contable las utilidades, costos y gastos. Son transitorias porque se cancelan al cierre del periodo contable propiedad, sino que los ha recibido de otra empresa para su custodia, manejo o negociacin .

a. CUENTAS REALES O DE BALANCE 1. Activos: Todos los bienes y derechos apreciables en dinero, de propiedad de la empresa. Bienes: dinero en caja o en bancos, las mercancas, los muebles y los vehculos Derechos: Cuentas por cobrar y todos los crditos a favor de la empresa Caractersticas del activo: -Capacidad de generar beneficios o servicios -Estar bajo el control de la empresa -Generar un derecho de reclamacin MOVIMIENTO CUENTAS DEL ACTIVO CUENTAS DEL ACTIVO (Caja, Bancos, etc.) DEBE HABER Aqu empiezan y aumenta + Dbito Aqu disminuyen y se cancelan -

1, Compra de un carro por valor de $ 5,000,000 ( primer registro) 2, Adquisicin de otro vehculo por $ 7,000,000 ( Segundo registro) 3, Si se vende el primer carro por $ 5,000,000, se debe registrar en el crdito pues es una disminucin del Activo y su movimiento crdito FLOTA Y EQUIPO DE TRANSPORTE DEBE HABER AUMENTA (+) 5.000.000 7.000.000 12.000.000 7.000.000 Saldo dbito El saldo de la cuenta del activo se calcula mediante la diferencia entre los saldos debitos y crditos, o sea: $ 12,000,000 - $ 5,000,000 = $ 7,000,000 Disminuye (-) 5.000.000 5.000.000

Como son mayores los dbitos, el saldo es dbito

CUENTAS QUE CONFORMAN LA CUENTA DEL ACTIVO Caja, bancos, clientes, acciones, terrenos, inventarios, flota y equipo de transporte, etc. 2. Pasivo : Representa todas las obligaciones contradas por la empresa para su cancelacin en el futuro. Son las deudas que debe pagar por cualquier concepto. Caractersticas del pasivo: La obligacin tiene que haberse causado, lo cual implica el deber de hacer el pago Existe una deuda con un beneficiario cierto

MOVIMIENTO CUENTAS DEL PASIVO CUENTAS DEL PASIVO DEBE HABER aqu disminuyen y se cancelan Aqu empiezan y aumentan (+) Saldo crdito

Ejemplo : 1, La empresa tiene una deuda por $ 350.000 (primer registro en el haber de Proveedores Nacionales 2, La empresa tiene otra deuda por $ 500,000 (Aumento de la deuda, otro registro crdito) 3, Se cancela la primera deuda por $ 350.000, proveedores se debita por este valor, porque Constituye disminucin del pasivo. PROVEEDORES NACIONALES DEBE HABER Disminuye (-) 350.000 Aumenta (+) 350.000 500.000 850.000 500.000

350.000

Saldo crdito El saldo de la cuenta del Pasivo se calcula mediante la diferencia entre los saldos crditos y dbitos o sea: $ 850,000 - $ 350,000 = $ 500,000 Como son mayores los crditos, el saldo es crdito

CUENTAS QUE PERTENECEN AL PASIVO Obligaciones con Bancos Nacionales, Proveedores Nacionales, salarios por pagar, etc. 3. Patrimonio: Matemticamente el Patrimonio se calcula por la diferencia entre el activo y el pasivo. Representa los aportes del dueo o dueos para constituir la empresa, y ademas incluye las utilidades y reservas. Este grupo constituye un pasivo a favor de los dueos de la empresa, por lo cual se maneja de igual forma que las cuentas de Pasivo. Caractersticas: Est constituido por el aporte inicial y el aporte adicional de los dueos de la empresa Se incrementa con las utilidades y se disminuye con las prdidas del ejercicio contable. MOVIMIENTO CUENTAS DEL PATRIMONIO CUENTAS DEL PATRIMONIO DEBE HABER aqu disminuyen y se cancelan Aqu empiezan y aumentan (+) Saldo crdito

Ejemplo : 1, Para constituir una empresa, tres socios aportan $ 1,000,000, $ 2,000,000 y $ 4,000,000 respectivamente ( aumento de patrimonio, registro en el haber) 2, Se retira el socio que aport $ 1,000,000 (disminucin del patrimonio, registro dbito) APORTES SOCIALES (Cuotas o partes de inters social) DEBE HABER Disminuye (-) 1.000.000 Aumenta (+) 1.000.000 2.000.000 4.000.000 7.000.000 6.000.000

1.000.000

Saldo crdito El saldo de la cuenta del Patrimonio se calcula mediante la diferencia entre los saldos crditos y dbitos o sea: $ 7,000,000 - $ 1,000,000 = $ 6.000.000

Como son mayores los crditos, el saldo es crdito

b. CUENTAS NOMINALES, DE RESULTADOS O TRANSITORIAS Llamadas tambin de resultado porque al final de un ejercicio contable dan a conocer las utilidades, costos y gastos, y son transitorias porque se cancelan al cierre del periodo contable. CUENTAS QUE COMPRENDE EL ESTADO DE GANANCIAS Y PRDIDAS: De Ingresos, gastos y Costos de ventas 1. Ingresos: Valores que recibe una empresa cuando realiza una venta o presta un servicio con el fin de obtener una ganancia. MOVIMIENTO CUENTAS DE INGRESOS CUENTAS DE INGRESOS DEBE aqu disminuyen y se cancelan HABER Aqu empiezan y aumentan (+) Saldo crdito

Ejemplo : 1, Se reciben $ 250.000 mensuales por concepto de arrendamiento de un local por los meses de enero, febrero y Marzo. ( se registra en el haber porque representa un ingreso) ARRENDAMIENTO (Ingresos) DEBE Disminuye (-) HABER Aumenta (+) 250.000 250.000 250.000 750.000

Saldo crdito El saldo de la cuenta de Ingresos se obtiene sumando la columna del haber, saldo $ 750.000

2. Gastos: Una empresa debe efectuar pagos por los servicios y elementos necesarios para un buen funcionamiento; esto constituye un gasto o una prdida porque esos valores no son recuperables. Ejemplo: Pago de sueldos, arrendamientos, servicios pblicos y otros. MOVIMIENTO CUENTAS DE GASTOS CUENTAS DE GASTOS DEBE Aqu empiezan y aumentan + dbito HABER Aqu disminuyen y se cancelan -

Ejemplo : 1, Se pagan servicios pblicos del mes de mayo, as: energa $ 75,000, agua $ 30.000, telfono $ 65.000 (se registran en el debe, aumentan los gastos para la empresa.) GASTOS SERVICIOS DEBE Aumenta (+) 75.000 30.000 65.000 170.000 Saldo dbito HABER

El saldo de la cuenta de Gastos se obtiene sumando la columna del debe, saldo $ 170.000 3. Costo de Ventas: Representa el valor de adquisicin de los artculos destinados a la venta. MOVIMIENTO CUENTAS DE COSTOS DE VENTAS DEBE Aqu empiezan y aumentan + dbito HABER Aqu disminuyen y se cancelan -

Ejemplo : 1, Se compran 10 vestidos por valor de $ 500.000 y 20 pares de zapatos por valor de $ 400.000 COMPRA DE MERCANCIAS DEBE HABER Aumenta (+) 500.000 400.000 900.000 Saldo dbito Al sumar el movimiento de la columna del debe se obtiene un saldo dbito LA PARTIDA DOBLE Y LA ECUACION PATRIMONIAL 1. La partida doble : Al recordar el manejo de las cuentas y examinar cualquier operacin mercantil, se descubrir que en cada una de ellas se afectan, por lo menos, dos cuentas, una que se debita y otra que se acredita. Ejemplo 1. Venta al contado de un terreno por $ 7.400.000 Al vender de contado se recibe dinero, significa que CAJA, cuenta del activo, aumenta, por ello se debita. Se recibe dinero y a cambio se entrega un terreno, luego la cuenta TERRENOS, que tambin es de Activo, disminuye, por lo tanto, se acredita. LA PARTIDA DOBLE CAJA HABER

DEBE 7.400.000 7.400.000

TERRENOS DEBE HABER 7.400.000 7.400.000

Ejemplo 2. Compra de mercancas a crdito por $ 900.000 La cuenta de COMPRA DE MERCANCIAS aumenta, debitndose. Al recibir la mercanca se debe pagar ese valor pero la mercanca es comprada a crdito y las deudas aumentan, luego PROVEEDORES NALES se acredita. COMPRA DE MERCANCIAS DEBE 900.000 900.000 HABER PROVEEDORES NACIONALES DEBE HABER 900.000 900.000

a. Asientos Contables. Es el registro de las operaciones mercantiles en los comprobantes y libros de contabilidad. En el registro contable, se pueden presentar dos tipos de asientos: 4. Asiento simple: Cuando solamente se afectan dos cuentas correspondientes a un dbito y a un crdito. ASIENTO SIMPLE Ejemplo :Se compra al contado con cheque, un telfono para uso de la empresa por $ 300,000 EQUIPO DE COMPUTAC. Y COMUNICACIN DEBE HABER 300.000 300.000 2. Asiento compuesto: Cuando en el registro se afectan ms de dos cuentas CAJA DEBE 200.000 200.000 COMERCIO AL POR MAYOR Y AL POR MENOR DEBE HABER 820.000 HABER DEBE 620000 620000 CLIENTES HABER BANCOS DEBE HABER 300.000 300.000

820.000 c. Procedimiento para registrar las operaciones mercantiles Para registrar las operaciones mercantiles en los comprobantes y libros de contabilidad se cambia la cuenta T por los asientos de diario en forma horizontal. Ejemplo El ejercicio anterior se registra as: ASIENTO DE DIARIO CUENTAS CAJA CLIENTES COMERCIO AL POR MAYOR Y AL POR MENOR DEBE 200000 620.000 HABER

820.000

Proceso para registrar correctamente una operacin mercantil es el siguiente: 1. Identificar las cuentas que se afectan segn el tipo de transaccin. Para ello debe plantearse dos interrogantes. Al comprar. Qu se compra?, Cmo se cancela? Al vender Qu se vende? , Cmo se cobra su valor? Al cancelar una deuda. Qu tipo de deuda se paga?, Cmo se cancela su valor?

2. Determinar la cuenta que se debita y la cuenta que se acredita. Para ello, primero se debe identificar el grupo de cuentas a que pertenece y recordar su movimiento, teniendo presente sus aumentos o disminuciones, luego se procede a debitar o acreditar cada una.

Una cuenta se DEBITA

Una cuenta se ACREDITA

Si la cuenta es de: Activo y aumenta Pasivo y disminuye Patrimonio y disminuye Costo de ventas y aumenta Gastos y aumenta Ingresos y disminuye

Si la cuenta es de: Activo y disminuye Pasivo y aumenta Patrimonio y aumenta Costo de ventas y disminuye Gastos y disminuye Ingresos y aumenta

EJERCICIOS DE APLICACIN 1. Consignacin en Banco de Colombia por $ 500.000 2. Compra de mercancas al contado por $ 800.000, valor cancelado con cheque del Banco de Colombia 3. Compra de mercancas a crdito por $ 600.000 4. Venta de mercancas al contado por $ 1.500.000 5. Venta de mercancas a crdito por $ 1.700.000 6. Compra a crdito activos diferentes: Muebles para la oficina por $ 470.000 7. La empresa concede un prstamo a un empleado y gira cheque por $ 250.000 8. La empresa obtiene un prstamo del Banco de Colombia por $ 3.000.000, que se consigna en la cuenta corriente. 9. Un cliente abona $ 450.000 a la deuda por venta de mercancas a crdito, gira cheque a favor de la empresa. 10. La empresa gira un cheque por $ 500.000 al Banco de Colombia como abono a la deuda. 11. La empresa gira un cheque de $ 256.000 a un proveedor por concepto de abono a deuda por mercancas. 12. Para iniciar una empresa, un socio aporta $ 1.300.000 con cheque, otro socio aporta un terreno por $ 1.500.000 13. Gastos: -La empresa gira un cheque por $ 120.000 por concepto de arrendamiento de oficinas por un mes. -El banco cobra intereses por sobregiro y descuenta directamente de la cuenta corriente de la empresa $ 5.000

14. Gastos pagados por anticipado. La empresa gira un cheque por valor de $ 300.000 correspondiente a tres meses de arrendamiento anticipado. 15. Ingresos: -La empresa recibe $ 75.000 por concepto de arrendamiento de parqueadero - La empresa recibe honorarios por valor de $ 180.000 en cheque girado a favor de la empresa por asistencia tcnica. 16. Gastos causados por pagar - A fin de mes, la empresa adeuda los servicios pblicos correspondientes a un mes por valor de $ 185.450 17. Ingresos recibidos por anticipado. -La empresa recibe $90.000 por concepto de intereses anticipados b. Comprobacin de saldos Al terminar de registrar los asientos contables, se debe comprobar la aplicacin de la partida doble, para ello se resume el desarrollo del ejercicio en una sola cuenta T. Al final se suman los dbitos y los crditos, valores que deben ser iguales. BALANCE DE COMPROBACION DEBE 1) 2) 3) 4) 5) 500.000 800.000 800.000 1.500.000 1.700.000 5.300.000 HABER 500.000 1) 800.000 2) 800.000 3) 1.500.000 4) 1.700.000 5) 5.300.000

2. LA ECUACIN PATRIMONIAL Contablemente debe existir equilibrio entre las cuentas reales de Activo, de Pasivo y de patrimonio de una empresa. Para determinar el equilibrio entre estas cuentas, se utiliza una formula matemtica conocida con el nombre de ECUACIN PATRIMONIAL. Esta formula da a conocer independientemente, el valor del Activo, del Pasivo o del Patrimonio. ECUACIN PATRIMONIAL ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO De donde: PASIVO = ACTIVO PATRIMONIO - PASIVO PATRIMONIO = ACTIVO

Ejemplo 1. Villarreal Asociados & Ca., suministra la siguiente informacin: Posee $ 600.000 en una cuenta corriente bancaria, $ 3.000.000, en equipo para oficina, $ 1.200.000 que debe cobrar por venta de

mercancas, $ 1.800.000 en terrenos; debe pagar a proveedores $ 900.000, un prstamo bancario por $ 500.000. Determinar el patrimonio de la empresa. PATRIMONIO = ACTIVO - PASIVO ACTIVO Bancos Equipo de oficina Clientes Terrenos Total $ 600.000 3.000.000 1.200.000 1.800.000 $ 6.600.000 PATRIMONIO $ 5.200.000 PASIVO Bancos Nacionales Proveedores Nales Total $ 500.000 900.000 $1.400.000

Nota: En la ecuacin patrimonial solo intervienen las cuentas reales, por ello, del ejercicio anterior nicamente se toman las cuentas del ACTIVO, PASIVO Y PATRIMONIO Ejemplo 2. Con la siguiente informacin determine el Patrimonio del Almacn la Gran Subasta: Bancos 850.000 Clientes 700.000 Costos y gastos x pagar 850.000 Acciones 1.500.000 Comercio al por Mayor y menor3.500.000 Compra de mercancas 2.800.000 Ingresos diversos 150.000 b. Modificaciones en la ecuacin patrimonial La ecuacin puede variar de acuerdo con los aumentos o disminuciones del activo, pasivo o patrimonio, ejemplo El 20 de mayo de 2004 Juan Gmez, tiene $ 3.000 en bancos y no tiene deudas a su cargo. La ecuacin patrimonial se representa as: ACTIVO Bancos $ 3.000.000 PATRIMONIO Aportes sociales Total activo Ejemplo: El 25 de mayo se compra de contado muebles por $ 500.000 y cancela con cheque $ 3.000.000 $3.000.000 $ 3.000.000 PASIVO -0Acreedores varios Maquinaria y equipo Cesantas consolidadas Gastos de personal 300.000 5.000.000 200.000 850.000

Total Patrimonio

ACTIVO Bancos $ 2.500.000 Equipo de oficina 500.000

PASIVO -0PATRIMONIO Aportes sociales $3.000.000 $ 3.000.000

Total activo

$ 3.000.000

Total Patrimonio

NOTA: Al cambiar un activo por otro activo, el patrimonio permanece igual. Ejercicios: El 26 de mayo compra un terreno a crdito por $ 5.000.000 El 27 de mayo paga con cheque $ 500.000 a la deuda del terreno Nota: Al aumentar el activo y aumentar el pasivo por igual valor, el patrimonio no sufre variacin Nota: al disminuir el activo y disminuir el pasivo por el mismo valor, el patrimonio permanece invariable. EJERCICIOS 1. Enuncie el principio universal de partida doble 2. De un ejemplo de asiento simple y uno de asiento compuesto 3. Registre por partida doble cada uno de los siguientes ejercicios: a. Para iniciar un negocio, una persona aporta $ 1.000.000 en efectivo, otra persona aporta un terreno por $ 500.000 y $ 500.000 en efectivo b. Consigna en el Banco de Colombia $ 1.500.000 c. Compra mercancas a crdito por $ 300.000 d. Compra de mercancas al contado por $ 200.000 e. Compra mercancas por $ 380.000, cancela el 50% con cheque del Banco Colombia y el resto a 60 das. f. Vende mercancas al contado por $ 90.000 g. Vende mercancas por $ 440.000, cancelan $ 40.000 y el saldo a 30 das h. Compra al contado una mquina de escribir, para uso de la empresa, por valor de $ 420.000 i. Compra a crdito un computador, para uso de la empresa, por $ 1.400.000 j. Le empresa entrega un cheque a un empleado, por concepto de prstamo por $ 75.000 k. La empresa obtiene un prstamo del Banco de Colombia por $ 890.000, valor consignado directamente en la cuenta corriente. l. Un cliente abona $ 200.000 a la deuda por venta de mercancas a crdito m. El empleado abona $ 20.000 a la deuda por prstamo y gira un cheque a favor de la empresa. n. La empresa gira un cheque por $ 230.000 al Banco de Colombia, por concepto de abono a prstamo. o. La empresa gira un cheque por $ 490.000, por cancelacin de la deuda por mercancas. p. La empresa gira un cheque por $800.000 como abono a la deuda por compra del computador de la empresa q. La empresa gira un cheque por $ 30.000 para cancelar el servicio de energa r. La empresa recibe -$300.000 por concepto de alquiler anticipado del computador. s. La empresa recibe $56.000 por concepto de arrendamiento de una bodega. La empresa obtiene un prstamo del Banco Agrario por $ 800.000, el banco le entrega el dinero, t. descontando anticipadamente intereses por $ 48.000 u. A fin de mes quedan acumulados por pagar los servicios pblicos por valor de $ 15.320 v. La empresa paga seguros contra incendio de las mercancas por un ao anticipado, por la suma de $ 120.000

4.

Realizados los ejercicios anteriores, realice el Balance de comprobacin

5. Determine el patrimonio de Hernn Gmez, quien tiene en sus libros los siguientes saldos: Caja $ 20.000 Bancos 1.450.000 Clientes 300.000 Proveedores nacionales 800.000 Mercancas no fabricadas por la empresa 1.900.000 Gastos pagados por anticipado 80.000 Equipo de oficina 700.000 Acreedores varios 200.000 Aportes sociales X 6. Determine los cambios que ocasiona en la ecuacin patrimonial, cada una de las operaciones realizadas por el seor Hernn Gmez.a. Abona con cheque $ 200.000 a proveedores nacionales b. Compra a crdito una maquina de escribir por $ 400.000 c. Paga con cheque servicios por $ 40.000 d. Recibe arrendamientos por $ 600.000 e. Consigna en el Banco el valor de los arrendamientos. IVA Y RETENCION EN LA FUENTE 1. IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS POR PAGAR: IVA POR PAGAR A partir del 1. De abril de 1984 los productores, importadores y los comerciantes deben cobrar el impuesto en el momento de vender los artculos producidos, importados y comercializados por ellos. Tambin lo deben cobrar las personas que presten algunos servicios gravados como parqueaderos, clubes sociales y deportivos, reparaciones, seguros, restaurantes, hoteles, servicio telefnico, computacin y procesamiento de datos y otros. El impuesto que se cobra en la mayora de los casos es del 16%, del precio de los artculos que se venda. Dentro de este precio se deben incluir aquellos gastos necesarios para realizar la venta, como son fletes y acarreos, gastos financieros y otros liquidados en la misma factura. a. Rgimen para registrar y declarar ventas Existen dos regmenes para la inscripcin en el registro Nal. de vendedores, quienes estn obligados, de acuerdo con sus caractersticas, deben seleccionar el que les corresponda. 1. Rgimen simplificado Tratamiento especial diseado para comerciantes minorista o detallistas, cuyas ventas estn gravadas a la tarifa general del impuesto a las ventas (16%) Responsables: Quienes vendan bienes o servicios gravados y cumplan con la totalidad de las siguientes condiciones: -Que sean personas naturales -Que tengan mximo dos establecimientos de comercio -Que no sean importadores de bienes corporales muebles -Que no venda por cuenta de terceros as sea a nombre propio -Que sus ingresos netos provenientes de su actividad comercial en el ao inmediatamente anterior sean inferiores a Compromisos de los comerciantes que pertenezcan al rgimen simplificado:

-Debern llevar como costo o gasto en el impuesto de renta el IVA pagado en la adquisicin de bienes y servicios -Debern llevar el libro fiscal de registro de operaciones diarias por cada establecimiento -No estn obligados a presentar declaracin del impuesto sobre las ventas -No pueden cobrar el IVA por la venta o prestacin de servicios gravados -No estn obligados a expedir factura en las operaciones realizadas. 2. Rgimen Comn Los comerciantes, productores e importadores que no cumplan con los requisitos para pertenecer al rgimen simplificado, deben acogerse al rgimen comn. Obligaciones: -Expedir factura con los requisitos legales -Cobrar, declarar y pagar el impuesto sobre las ventas por perodos bimestrales, de acuerdo con el calendario fiscal. -Retener, declarar y pagar mensualmente el impuesto sobre las ventas retenido, de acuerdo con los plazos que seale el Gobierno Nal. -Retener, declarar y pagar mensualmente la retencin en la fuente, segn el calendario fiscal -Expedir certificados de retencin. CONTABILIZACION: a) Su valor se acredita en la cuenta Impuesto a las ventas por pagar, (IVA generado). Ejemplo: Un comerciante vende al contado mercanca nacional por valor de $ 750.000, IVA 16% CUENTAS DEBE HABER Caja Comercio al por mayor y al por menor Impuesto sobre las ventas por pagar 870.000 750.000 120.000

Un importador vende a crdito licores por valor de $ 3.500.000, IVA 16% CUENTAS DEBE HABER Clientes Comercio al por mayor y al por menor Impuesto sobre las ventas por pagar 4.060.000 3.500.000 560.000

La compaa de equipos internacionales vende al contado mercanca por valor de $ 360.000, IVA 16% CUENTAS DEBE HABER Clientes Comercio al por mayor y al por menor Impuesto sobre las ventas por pagar 417.600 360.000 57.600

El parqueadero auto lujo por un mes de servicio recibe $ 30.000 mas IVA 16% CUENTAS DEBE HABER Clientes Comercio al por mayor y al por menor Impuesto sobre las ventas por pagar 34.800 30.000 4.800

b) IVA descontable: Las empresas responsables del IVA pueden descontar del valor del impuesto causado, lo correspondiente al impuesto pagado. Al contabilizar se debita Impuesto a las ventas por pagar (Cuenta del pasivo que disminuye). Ejemplo: Compra de mercanca nacional al contado, Fac. 4680 por $ 630.000, IVA 16% CUENTAS DEBE HABER Compra de mercancas Impuesto sobre las ventas por pagar Bancos 630.000 100.800 730.800

Compra a crdito de mercanca nacional por $ 490.000, IVA 16% CUENTAS DEBE Compra de mercancas 490.000 Impuesto sobre las ventas por pagar 78.400 Proveedores Nacionales

HABER

568.400

c) IVA no descontable. Cuando el responsable del impuesto a las ventas adquiera activos fijos gravados (Propiedades, planta y equipo) NO puede descontar el IVA constituye un mayor valor del bien adquirido. Cuando se trate de bienes de capital, equipo de computacin y el equipo de transporte para las empresas transportadoras, las personas jurdicas y asimiladas pueden descontar del impuesto de renta a su cargo, el impuesto a las ventas pagado a un anticipo de impuestos y contribuciones. Ejemplos: Compra al contado de muebles para oficina por $ 475.000, IVA 16% CUENTAS DEBE HABER Equipo de oficina Bancos 551.000 551.000

Compra al contado de computador para oficina por $1.400.000 IVA 16% CUENTAS DEBE HABER Equipo de computacin y comunicacin. 1.400.000 Anticipo de impuesto y contribuciones 224.000 Bancos

1.624.000

d) IVA en devoluciones en compras: Al devolver mercanca comprada al contado o a crdito afecta el IVA en la misma proporcin que se registro en la compra. Al comprar se debita la cuenta Impuesto a las ventas por pagar, al devolver la mercanca, se acredita. Ejemplo: Compra a crdito de mercancas por $ 350.000 IVA 16% CUENTAS Compra de mercancas Impuesto sobre las ventas por pagar Proveedores Nacionales DEBE 350.000 56.000 406.000 HABER

Se devuelve el 50% de la mercanca comprada a crdito CUENTAS DEBE Proveedores Nacionales 203.000 Devoluciones en compras Impuesto sobre las ventas por pagar

HABER 175.000 28.000

e) IVA en devoluciones en ventas: Cuando los clientes devuelven mercanca que fue vendida al contado o a crdito se afecta el impuesto a las ventas en la misma tasa que se registr la venta. Al vender mercancas se acredita impuesto a las ventas por pagar y al recibir la devolucin, se debita Ejemplo: Venta de mercancas a crdito por $ 400.000, IVA 16% CUENTAS DEBE Clientes Comercio al por mayor y al por menor Impuesto sobre las ventas por pagar 464.000 400.000 64.000

HABER

El cliente devuelve mercancas por $ 100.000 CUENTAS Devoluciones en ventas Impuesto sobre las ventas por pagar Clientes 2. RETENCION EN LA FUENTE

DEBE

HABER

100.000 16.000 116.000

Mecanismo de recaudo anticipado de los impuestos de renta y complementarios por el cual una persona (retenedor) deduce a otra (retenido) un porcentaje determinado del valor por pagar al contado o a crdito, en compras o servicios, con el fin de consignarlo en un banco autorizado para recaudar impuestos en nombre de la administracin de impuestos nacionales. Agentes retenedores: Personas naturales, jurdicas y las sociedades de hecho, quienes estn obligadas a efectuar retencin Obligaciones: -Retener -Consignar oportunamente los dineros recaudados -Expedir certificados a los retenidos sobre las retenciones practicadas Contabilizacin: Se utilizan dos tipos de cuenta 1. Cuando la empresa retiene, afecta una cuenta de pasivo denominada retencin en la fuente. Ejemplo: Compra de mercancas al contado por $ 900.000 IVA 16%, retencin en la fuente 3.5% 2. Cuando a la empresa le retienen, se afecta una cuenta de Activo, denominada Anticipo de Impuestos y contribuciones o saldos a favor (Retencin en la fuente) Ejemplo: Venta de mercancas al contado a persona jurdica por $ 800.000 IVA 16%, retencin en la fuente 3.5%

SOPORTES DE CONTABILIDAD Los soportes de contabilidad son los documentos que sirve de base para registrar las operaciones comerciales de una empresa. Estos deben adherirse a los comprobantes de contabilidad respectivos o dejando constancia en estos de tal circunstancia. Se archivan en orden cronolgico, de tal manera que sea posible su verificacin. Los soportes son de orden interno o externo. SOPORTES DE CONTABILIDAD EXTERNOS Recibo de caja o comprobante de ingreso Recibo de consignacin bancaria Comprobante de deposito y retiro de cuenta de ahorros Factura de venta Comprobante de venta con tarjeta de crdito Cheque Comprobante de egreso o comprobante de pago Letra de cambio Pagar Nota debito Nota crdito Recibo de caja menor o reembolso de caja menor SOPORTES DE CONTABILIDAD INTERNOS Nota de contabilidad Comprobante de contabilidad

1.

ENTIDADES MIEMBROS DE CIPASLA

Desde hace 11 aos, CIPASLA trabaja de manera participativa con 4 actores principales, que son 1 Entidades Comunitarias : ASOBESURCA: Asociacin de Beneficiarios de la Subcuenca del Ro Cabuyal. 2 Entidades Gubernamentales: UMATA de Caldono : Unidad Municipal de Asistencia Tcnica agropecuaria. Secretaria de desarrollo agropecuario y fomento econmico departamental de cauca C.R.C.: Corporacin Autnoma Regional del Cauca www.crc.gov.co SENA: Servicio Nacional de Aprendizaje, Regional del Cauca. CORPOICA: Corporacin Colombiana de Investigacin Agropecuaria Regional Cauca ICA: Instituto Colombiano Agropecuario Regional Cauca 3 Entidades No gubernamentales: CETEC: Corporacin para Estudios interdisciplinarios y Asesoras Tcnicas. CORPOTUNA: Corporacin para el Desarrollo de Tuna. www.corpotunia.org FUNDEJUR Fundacin para el desarrollo de la juventud rural Comite Departamental de Cafeteros del Cauca FIDAR Fundacin para el desarrollo de la agroindustria rural FUNDACION GESTIONAR DESARROLLO 4 Internacionales: CIAT: Centro Internacional de Agricultura Tropical. www.cgiar.org/ciat Programas de CIAT vinculados a CIPASLA : Agroempresas rurales, IPRA. Investigacin participativa- SUELOS- Unidad de Comunicaciones -Proyecto Inforcauca- Proyecto Inforcom. Informacin y comunicacin para comunidades rurales REDES CIPASLA esta afiliada a las siguientes redes y organizaciones Red de ONGs del Cauca Corporacin Ecofondo www.ecofondo.org.co Red de desarrollo Sostenible www.rds.org Red Lac. Red Latinoamericana y del Caribe de Nutricin Humana y Desarrollo Sustentable 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. ACTIVIDADES Y SERVICIOS QUE OFRECE CIPASLA Coordinacin interinstitucional y cooperacin a otros proyectos de ejecucin en la zona. Asesora en formulacin, gestin y ejecucin de proyectos socio productivos y ambientales Asesora jurdica ambiental y agro empresarial Capacitacin tcnica y empresarial a organizaciones comunitarias y pequeos productores Capacitacin en tecnologas de informacin y comunicacin ( computacin bsica, Internet ) Atencin de giras educativas y visitas de intercambio de experiencias Asistencia tcnica agropecuaria y ambiental Educacin ambiental Produccin de material educativo Reforestacin de micro cuencas Jornadas de vacunacin Contra Fiebre Aftosa, Encefalitis Equina, Rabia, Peste Porcina Y Brucelosis Jornadas de control manual de hormiga Arriera Fomento de rboles frutales y piscicultura Acompaamiento a trabajo social de escuelas y Colegios Biblioteca Agropecuaria Centro de documentacin ( libros, cartillas, videos) Biblioteca virtual AREAS DE TRABAJO DE CIPASLA Componente de Conservacin Y Manejo Integral De Recursos Naturales Componente de Organizacin Comunitaria Componente de Investigacin Componente de Capacitacin Componente de Produccin Componente de Transformacin y agroindustria rural Componente de Comercializacin

Para fortalecer el trabajo Cipasla involucra la participacin de la mujer y la juventud rural en los programas y proyectos que desarrolla, igualmente cuenta con un componente de informacin y comunicacin que permite mantener informada a las organizaciones y comunidades a travs del uso de medios y canales de comunicacin como la radio comunitaria, boletines, cartas, folletos, cartillas, correo electrnico, pagina Web, y los telecentros comunitarios.

Contacto Institucional Esp. RODRIGO HERNAN VIVAS ROSAS Director de Cipasla. www.cipasla.org E Mail : cipasla@cipasla.org rodriven@cipasla.org k.m. 45 va Popayn Cali- Celular 310-8337307 A.A. 1284 Popayn-Colombia