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Objetivos de la auditora de Caja:

Si los saldos activos de la caja representan realmente dinero en efectivo propiedad de la empresa, en poder de la empresa o en trnsito.
De forma general, se puede afirmar que el objetivo del trabajo de auditora en el sector de caja es determinar:

Si los saldos pasivos de caja recogen todas las deudas contradas por la empresa en sus relaciones con terceros.

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Si todos los saldos estn debidamente descritos y clasificados en los estados financieros. Si se han efectuado una correcta periodificacin tanto de las transacciones que afectan a cuentas patrimoniales como de las que afectan a cuenta de resultados. Si en los estados financieros se desglosan la informacin necesaria para la total interpretacin de estos saldos: de uso restringido, hipotecados, gravados.

cont.

Si estn observando todas las normas legales aplicables a esta clase de transacciones.

Si los procedimientos administrativos y las normas de control interno definidos por la direccin para este sector se estn aplicando correctamente y si tales procedimientos y normas son los mas adecuados para asegurar un buen control sobre los saldos de estas cuentas.

El arqueo se especifica en las siguientes formas:

El efectivo que comprenden billetes de diferentes tipos y metlicos (moneda nacional)


La moneda extranjera que comprende las distintas divisas calculadas al tipo de cambio del da, o sea lo que se ha pagado por ella, a su equivalencia en moneda nacional.

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Los cheques bancarios que comprenden todos los cheques recibidos por la caja a cargo de diferentes instituciones bancarias, clasificacin por los bancos respectivos, por la serie y nmero del cheque, y teniendo cuidado de observar la fecha de los cheques y su cantidad en letras y nmeros. Como es probable que el tomarse el arqueo aparezcan algunos cheques retenidos de terceros, y que carecen de fondos, ser necesario que el Auditor indague por qu no se han tomado las providencias del caso, para que dichos cheques sean cubiertos por los girados, pues el que gira un cheque sin tener fondos, comete el delito de estafa.

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Adems, hay que tener mucho cuidado, que algunos de estos cheques este cubriendo una apropiacin ilcita de fondos por parte del cajero, para conformar y compensar el saldo de Caja; y por lo cual es necesario que el Auditor efectu una prolija investigacin contable respecto al origen de dichos cheques. Puede presentarse tambin el caso que al tomarse el arqueo, se encuentren algunos vales, generalmente del personal; es necesario entonces, colocar un captulo titulado vale

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La verificacin de estos vales, har tomando en cuenta las disposiciones de organizacin interna en materia de control de caja, que tenga establecido la empresa por medio de un Manual de Caja, que el Cajero debe observar y cumplir. En este caso, se observara si el cajero ha cumplido con todo los requisitos indicados para el otorgamiento de dichos vales.

cont.
En algunos arqueos, se ha encontrado que amparando el saldo de Caja, estaban retenidos en Caja, documentos que correspondan a defraudaciones de ex cajeros que prometieron pagar el hecho delictuoso en armadas mensuales, lo que cumplan unos, pero no otros. Estos documentos que en todo caso debieron contabilizarse en cuentas de responsabilidad, aparecan como disponibilidades. Tratndose de instituciones que tienen agencias y sucursales, es necesario en un arqueo, revisar los estados diarios de las disponibilidades de las Cajas de las Agencias, que constituyen una parte de los fondos de efectivo a favor de la Caja General de la Principal; pues no vaya a suceder que se hayan alterado los saldos de dichos estados diarios, de Caja de las Agencias agregando burdamente un digito a la cifra total del saldo;

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Tambin es probable que al tomar el arqueo, se encuentren una serie de comprobantes por concepto de pagos que la Caja ha hecho, y que no han pasado todava a contabilidad. Esto dar motivo a un nuevo captulo de Pagos Efectuado, los cuales tendrn que verificarse observando los diferentes comprobantes cuyos pagos se han hecho en efectivo y;

Cuando el Cajero maneje tambin las especies valoradas (timbres, sellos de correo, papel sellado, pliza etc.), se tomara arqueo de estas especies bajo el captulo de Especies Valoradas o Simplemente Timbres y Varios.

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Se cerrar el arqueo, sumndose los respectivos captulos, y cuya suma total tendr que ser igual al saldo que aparezca en el Libro de Caja General y en el Balance de Saldos (si se hubiese realizado en la misma fecha del arqueo)...

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Frente a la suma total del arqueo, se colocara Arqueo Comprobado y Conforme. Este arqueo lo firmara el cajero en el da y hora en que se haya practicado y lo refrendara el Auditor que lo haya verificado

Los arqueos de Caja deben acompaarse de un ligero informe especialmente, si existen repararos que hacer, y tambin en el mencionado informe el auditor podr hacer las sugerencias que estime conveniente para la mejor organizacin, control y funcionamiento tanto de la Caja Principal y de la Caja Chica, como de las dems Cajas auxiliares.

Los Fraudes en Contabilidad

Un cajero omita la Contabilizacin de efectos recibidos en pagos de ciertos clientes, efectos que, despus endosaba a la orden de ciertos suministradores simulando una salida de efectivo de Caja, pero apropindose del importe. De esta manera se cometa una verdadera malversacin, pero nada podra saberse por Caja para evitar ser descubierto, abonaba el importe de los efectos en las cuentas de los clientes, de los cuales procedan, y para compensar las partidas que resultaban en falta en el Debe al formular el Balance, falseaba las sumas en el libro de Ventas.

1er. Ejemplo

El Fraude, se traspasaba as de la cuenta de Caja a la Cuenta de Mercaderas, donde difcilmente poda ser descubierto y quedando all taponado al parecer.

Un Cajero sustrajo en varias ocasiones cantidades que le haban sido confiadas para que las ingresar en el Banco, para disimular sus delitos, se vala de recibos de aos anterior de los mismos importes con lo que solamente tena necesidad de modificar la fecha sin recurrir a raspaduras. Con este proceder las malversaciones pasaban inadvertidas de momento, a pesar de las frecuentes y repentinas revisiones. Claro est que el defraudador se abstenla de debitar al Banco las cifras por el sustradas, ya que de lo contrario, las irregularidad se habran descubierto pronto. Para que el Balance concordara, debito en dos casos, distintas cuentas de Gastos Generales. En otros casos, obtena el contraasiento mediante errores de suma en Gastos Generales y Mercaderas, teniendo cuidado que las sumas totales de estos errores de adicin concordaran con el importe de sus malversaciones.

2 Ejemplo:

cont.
Este caso representa una analoga con esos pretendidos errores de suma, los falsos traspasos de una pgina a otra indebida y as mismo la inversin pura y simple del Debe y el Haber. Naturalmente, estas irregularidades no puede durar mucho tiempo y tienen por objeto exclusivo detener el control durante cierto tiempo, aun cuando a veces han sido hechos con tanta destreza, que han transcurrido un plazo largo antes de poder descubrirse al autor del delito Un sistema muy clsico para disimular los asientos de Caja, cuando existen malversaciones, consiste en servirse de las distintas cuentas de gastos generales en unin de las cuentas corrientes. Es por lo tanto, aconsejable, tan pronto exista la menor sospecha, examinar los asientos de esta naturaleza, ya que, en todos los casos en que los ingresos de Fondos estn destinados a ser volatilizados sin que la inscripcin, correspondiente pueda evitarse en el crdito de la cuenta individual por temor a su descubrimiento, el debito en una cuenta de gastos constituye una escapatoria tanto ms favorable en cuanto que frecuentemente (a causa de la relacin comercial con el cliente interesado), los dbitos de esta naturaleza no acostumbran semejar falsos sin ms ni ms, (adems de la cuenta de Gastos Generales, entran en juego, sobre todo, las cuentas Comisiones, Rebajas , Descuentos , Intereses, etc.)

2 Ejemplo:

3 Ejemplo:

La cajera de una fabrica logro burlar la confianza de su jefe, durante largo tiempo, valindose de comprobantes de Caja de apariencia totalmente inofensiva: los recibos del gas y de la electricidad por lo general estos documentos llegaban impresos la mayor parte de los datos, especialmente la fecha para disponer de nuevos comprobantes de Caja, le bastaba desarchivar los recibos del propio mes, pero anteriores en uno o ms aos y falsificar con una pluma fina y con el raspado ms ligero la ltima cifra del ao. Estos manejos eran facilitados por la confianza del dueo otorgado sin reservas despus de muchos aos de colaboracin, e independientemente de ello, por la costumbre regular de revisar la Caja tres o cuatro veces al mes, de manera que resultaba fcil hacer pasar dos veces los recibos, (el verdadero y el falso). Finalmente, la contabilizacin de todos estos gastos en una cuenta global de Gastos generales facilitaba el disimulo del fraude.

cont.
De haber existido una subdivisin de cuentas con una especialidad para Gas y Electricidad, el contable se hubiera fijado pronto en la repeticin de los recibos o por lo menos, se habra extraado de lo elevado del consumo mensual. La numeracin de los comprobantes de caja se haca con lpiz azul, comenzando cada mes con el nmero 1, en lugar de seguir correlativamente la numeracin durante todo el ao. De este modo, resultaba muy fcil intercalar posteriormente un documento provisto ya de su numeracin.

3 Ejemplo:

3 Ejemplo:

De haber existido una subdivisin de cuentas con una especialidad para Gas y Electricidad, el contable se hubiera fijado pronto en la repeticin de los recibos o por lo menos, se habra extraado de lo elevado del consumo mensual. La numeracin de los comprobantes de caja se haca con lpiz azul, comenzando cada mes con el nmero 1, en lugar de seguir correlativamente la numeracin durante todo el ao. De este modo, resultaba muy fcil intercalar posteriormente un documento provisto ya de su numeracin.

Otros aspectos a considerar durante el procedimiento:


Verificar si existen circuito cerrado, o en su caso identificar la necesidad .

Tomar apuntes sobre si el encargado de caja suele tomar vacaciones normalmente.

Capacitaciones del personal de caja

Poseen cajas de seguridad?

Los comprobantes de ingresos son prenumerados y se archivan en forma consecutiva? ? Poseen sello y firma de la persona responsable

Se encuentran los funcionarios de caja, cobranzas y otros que manejan valores, debidamente afianzados

Los comprobantes de egresos estn debidamente cancelados (sellados)

El rea de caja central o tesorera se halla debidamente resguardada, y con acceso restringido para los dems funcionarios y no funcionarios

Cuentan con registros de cheques (por planilla o por sistema), verificar antigedad, y si fueron debidamente endosados y cruzados para su depsito

Formularios para el Arqueo de Caja

CUADRE DE CAJA

DETALLE DE EFECTIVO (Guaranes)

DETALLE DE EFECTIVO (US$.)

DETALLE DE EFECTIVO (otras monedas)

DETALLE DE CHEQUES
SEPARAR POR ORIGEN DE MONEDAS

CORTE DOCUMENTARIO

Espero que el material les sirva de apoyo, no obstante los auditores con ms experiencia estarn guiando y supervisando los trabajos de tal manera a que los procedimientos se lleven a cabo de la mejor manera posible