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Desarrollo de Sistemas Contables II 1 Semana 15-16

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Los manuales de procedimientos son un compendio de acciones documentadas que contienen en esencia, la descripcin de las actividades que se realizan producto de las funciones de una unidad administrativa, dichas funciones se traducen en lo que denominamos procesos y que entregan como resultado un producto o servicio especfico. Dichos manuales incluyen adems los puestos o unidades administrativas que intervienen adems incluyen objetos y sistemas, precisando su nivel de participacin. Tambin Suelen contener en algunos casos ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios como normativas y polticas particulares de cmo se aplican dichos limites o lineamientos de actuacin, mquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar el correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa. En l se encuentra registrada y transmitida sin distorsin la informacin bsica referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las labores de auditoria, la evaluacin y control interno y su vigilancia. OBJETIVOS Proporcionar informacin que sirva de base para evaluar la eficiencia del sistema en el cumplimiento de sus funciones especficas, una vez finalizada la identificacin y desarrollo de cada uno de los procesos y procedimientos. Incorporar a los sistemas y procedimientos administrativos, la utilizacin de herramientas que ayuden a agilizar el flujo de informacin y de esta manera facilitar el entendimiento, para ayudar a la toma de decisiones (Impactando la gestin departamental y producto de la sumatoria de los mismos mejorar la gestin institucional). Contribuir al enriquecimiento del compendio documental municipal y a la consolidacin de la institucionalizacin de procesos operativos y administrativos en lo referente gestin del capital humano como recurso que agrega valor a los servicios prestados en el municipio de Valparaso. Proporcionar una herramienta que facilite el proceso de induccin y capacitacin del personal nuevo e incentivar la polifuncionalidad al interior de cada rea, Departamento, Seccin, Oficina, etc.

UTILIDAD Permite conocer el funcionamiento interno con lo que respecta a descripcin de tareas, ubicacin, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecucin. Auxilian en la induccin del puesto y al adiestramiento facilitando la capacitacin del personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto. Sirve para el anlisis o revisin de los procedimientos de un sistema (Auditoria sistmica). Interviene en la consulta de todo el personal. Proporciona ayudas para el emprendimiento en tareas como; la simplificacin de trabajo como; anlisis de tiempos, delegacin de autoridad, eliminacin de pasos, etc. Para establecer un sistema de informacin o bien modificar el ya existente. Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteracin arbitraria (Paradigmas). Determina de forma sencilla las responsabilidades por fallas hechas bajo paradigmas. Facilita las labores de auditoria, evaluacin del control interno y estudio de desempeo. Aumenta la eficiencia de los empleados, indicndoles lo que deben hacer y cmo deben hacerlo. Ayuda a la coordinacin de actividades y evitar duplicidades, regulando a su vez la carga laboral. Construye una base para el anlisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y mtodos.

El manual de procedimientos contiene una descripcin precisa de cmo deben desarrollarse las actividades de cada empresa. Ha de ser un documento interno, del que se debe registrar y controlar las copias que de los mismos se realizan. A la hora de implantar, por ejemplo una ISO, sta exige 4 procedimientos obligatorios como son:

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Tratamiento de No Conformidades Auditora Interna Sistema de Mejora Control de la documentacin.

Complementando al manual de procedimientos, estn las instrucciones de trabajo que completan o detallan los procedimientos, ya que se utilizan para documentar procesos especficos. CONCEPTOS Manual de procedimientos: Los Manuales de Procedimientos son medios escritos valiosos para la comunicacin, y sirven para registrar y transmitir la informacin, respecto al funcionamiento de una organizacin; es decir, es un documento que contiene, en forma ordenada y sistemtica, la informacin y/o las instrucciones de ejecucin operativoadministrativa de la organizacin. Adems, El manual de procedimientos permite el establecimiento de un marco de actuacin que fija limites (polticas) a travs de una red de procesos y posibilita por medio de la descripcin de procedimientos, dar soporte a la operacin en pos de un mejor servicio, generando una abstraccin del modelo real que entregar informacin que permitir saber: qu es lo que cada ente est facultado y debe realizar; cmo se concreta una funcin o proceso con actividades y pasos; quin es responsable del desarrollo de las actividades; dnde estn los puntos clave de control de cada procedimiento. Para as facilitar su supervisin, control, evaluacin y mejora. PROCESO: Conjunto de actividades que interactan y se relacionan a travs de recursos, transformando entradas en salidas generando un resultado (producto) que satisface una o varias necesidades. RECURSO: Factor o insumo importado por el proceso que hace posible su ejecucin. CARACTERSTICAS DE UN PROCESO: Transforma las entradas en salidas mediante recursos que van agregando valor en su desarrollo Cumple una funcin y es dinmico en el tiempo. Su finalidad o consecucin esta determinada por su resultado Los procesos contienen un componente social que le conlleva a interactuar con otros procesos, el cual es anlogo al comportamiento del ser humano. Los procesos deben su accionar a satisfacer necesidades de los distintos clientes (internos y externos).

PROCEDIMIENTO: Es la aplicacin secuenciada de tareas con sus respetivas relaciones y que es especifica en su ejecucin (esttica) el cual debe contar con un nivel de detalle que permita analizar sus posibles mejoras. CARACTERSTICAS DE UN PROCEDIMIENTO: o o o Est definido en pasos secuenciales a los cuales se le denomina tarea o actividad Las secuencia de las tareas esta normada y alineada a la estructura de la organizacin. Su caracterstica principal es el nivel de detalle que entrega de las acciones que se llevan a cabo.

La transformacin de entradas en salidas la llamamos proceso y la forma en que puede ser explicada su finalidad mediante su accionar, es lo que denominamos procedimiento

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TAREA: Es una actividad definida, que es cumplida por individuos. Las tareas son acciones especficas que contribuyen al cumplimiento de la misin de los requerimientos. Una tarea debe ser especfica, decisiva y responder al QUE, como accin adicionadora de valor al producto que recibe como input y entrega como output. CONFORMACIN DEL MANUAL A. IDENTIFICACIN Este documento debe incorporar la siguiente informacin: Logotipo de la organizacin, Nombre oficial de la organizacin. Denominacin y extensin. De corresponder a una unidad en particular debe anotarse el nombre de la misma. Lugar y fecha de elaboracin. Nmero de revisin (en su caso). Unidades responsables de su elaboracin, revisin y/o autorizacin. Clave de la forma. En primer trmino, las siglas de la organizacin, en segundo lugar las siglas de la unidad administrativa Entre las siglas y el nmero debe colocarse un guin o un diagonal. B. NDICE O CONTENIDO Relacin de los captulos y pginas correspondientes que forman parte del documento. C. PRLOGO Y/O INTRODUCCIN Exposicin sobre el documento, su contenido, objeto, reas de aplicacin e importancia de su revisin y actualizacin. Puede incluir un mensaje de la mxima autoridad de las reas comprendidas en el manual. D. OBJETIVOS DE LOS PROCEDIMIENTOS Explicacin del propsito que se pretende cumplir con los procedimientos. Los objetivos son uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteracin arbitraria; simplificar la responsabilidad por fallas o errores; facilitar las labores de auditoria; la evaluacin del control interno y su vigilancia; que tanto los empleados como sus jefes conozcan si el trabajo se est realizando adecuadamente; reducir los costos al aumentar la eficiencia general, adems de otras ventajas adicionales. E. AREAS DE APLICACIN Y/O ALCANCE DE LOS PROCEDIMIENTOS Esfera de accin que cubren los procedimientos. Dentro de la administracin Municipal los procedimientos han sido clasificados, atendiendo al mbito de aplicacin en: Procesos macro-administrativos y procesos mesoadministrativos o sectoriales, y subprocesos, y la unidad menor es la que denominamos tarea. F. RESPONSABLES Unidades administrativas y/o puestos que intervienen en los procedimientos en cualquiera de sus fases, en ningn caso se deben apuntar nombres de personas, ya que lo que importa es la funcin del ejecutante, ya que no es un documento evaluativo de desempeo personal. G. POLTICAS O NORMAS DE OPERACIN

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En esta seccin se incluyen los criterios o lineamientos normativos de accin que se determinan en forma explcita para facilitar la cobertura de responsabilidad de las distintas instancias que participaban en los procedimientos. Adems debern contemplarse todas las normas de operacin que precisan las situaciones alterativas que pudiesen presentarse en la operacin de los procedimientos. A continuacin se mencionan algunos lineamientos que deben considerarse en su planteamiento: Se definirn perfectamente las polticas y/o normas que circunscriben el marco general de actuacin del personal, a efecto de que est no incurra en faltas. Los lineamientos se elaboran clara y concisamente, a fin de que sean comprendidos incluso por personas no familiarizadas con los aspectos administrativos o con el procedimiento mismo. Debern ser lo suficientemente explcitas para evitar la continua consulta a los niveles jerrquicos superiores. H. FORMULARIO DE REGISTRO. Formas impresas que se utilizan en un procedimiento, las cuales se intercalan dentro del mismo o se adjuntan como apndices. En la descripcin de las operaciones que impliquen su uso, debe hacerse referencia especfica de stas, empleando para ello nmeros indicadores que permitan asociarlas en forma concreta. Tambin se pueden adicionar instructivos para su llenado. I. GLOSARIO DE TRMINOS. Lista de conceptos de carcter tcnico relacionados con el contenido y tcnicas de elaboracin de los manuales de procedimientos, que sirven de apoyo para su uso o consulta. Procedimiento general para la elaboracin de manuales administrativos

ANLISIS DE LA INFORMACIN RESULTANTE DE LOS PROCEDIMIENTOS Se debe realizar un estudio o examen crtico de cada uno de los elementos de informacin o grupos de datos que se integraron con el propsito de conocer su naturaleza, caractersticas y comportamiento, sin perder de vista su relacin, interdependencia o interaccin interna y con el ambiente, para obtener un diagnstico que refleje la realidad operativa. Esta mecnica de estudio puede seguir la siguiente secuencia: Conocer Describir Descomponer Examinar crticamente Ordenar cada elemento Definir las relaciones Identificar y explicar su comportamiento

Un enfoque muy eficaz en el momento del anlisis de los datos consiste en adoptar una actitud interrogativa y formular de manera sistemtica seis cuestionarios fundamentales: Qu trabajo se hace? Para qu se hace? Quin lo hace? Cmo se hace? Con qu se hace? Cundo se hace?

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Despus de obtener respuestas claras y precisas para cada una de las preguntas anteriores, las mismas deben someterse, a su vez, a un nuevo interrogatorio planteando la pregunta por qu? Las nuevas respuestas que se obtengan darn la pauta para formular el manual y las medidas de mejoramiento administrativo. MANUAL DEL SISTEMA La documentacin de sistemas es el conjunto de informacin que nos dice qu hacen los sistemas, cmo lo hacen y para quin lo hacen. La documentacin consiste en material que explica las caractersticas tcnicas y la operacin de un sistema. Es esencial para proporcionar entendimiento de un sistema a quien lo vaya a usar para mantenerlo, para permitir auditoria del sistema y para ensear a los usuarios cmo interactuar con el sistema? y a los operadores cmo hacerlo funcionar? Existen varios tipos de documentacin. La de programas, que explica la lgica de un programa e incluye descripciones, diagramas de flujo, listados de programas y otros documentos; la del usuarios en forma general la naturaleza y capacidades del sistema y cmo usarlo. Muchas organizaciones tienen lo que se conoce como un "programa de documentacin", el cual consiste en una poltica formal cuya documentacin se muestra como algo que debe prepararse en forma rutinaria para cada programa de cmputo, archivo y nuevos sistemas. Otra definicin sera la de registro fsico, generalmente por escrito que contiene los siguientes elementos: Polticas y normas referentes al desarrollo del sistema, su implantacin, operacin y mantenimiento. Importancia de la documentacin de sistemas La importancia de la documentacin bien podra ser comparada con la importancia de la existencia de una Pliza de Seguro; mientras todo va bien no existe la precaucin de confirmar si nuestra Pliza de Seguros est o no vigente. La documentacin adecuada y completa, de una aplicacin que se desea implantar, mantener y actualizar en forma satisfactoria, es esencial en cualquier Sistema de Informacin, sin embargo, frecuentemente es la parte a la cual se dedica l menor tiempo y se le presta menos atencin. Siempre se debe documentar un sistema como si estuviera a punto de irse a Siberia el siguiente mes, para nunca volver. Si la documentacin del sistema es incompleta el diseador continuamente estar involucrado y no podr moverse a otra asignacin. Durante el desarrollo de un sistema, desde su concepcin hasta su puesta en marcha se ha generado gran cantidad de documentos, que en muchas ocasiones se han visto modificados por documentos posteriores debido a cambios en el sistema. Para evitar confusiones en las revisiones de la documentacin se desarrollan diferentes tipos de documentos dirigidos a las personas que trabajarn con el sistema y para facilitar el mantenimiento del mismo. La documentacin de un sistema debe ser marcada adecuadamente, bien organizada actualizada y completa; todos los trminos utilizados deben explicarse. La documentacin se har disponible a todos los usuarios de acuerdo a sus necesidades. El estilo de redaccin de los manuales de documentacin debe ser: Concreto. Ser preciso y definir los trminos utilizados. Utilizar prrafos cortos. Utilizar ttulos y subttulos. Utilizar formas activas en lugar de pasivas.

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No emplear frases largas que presenten hechos distintos. No hacer referencia a una informacin solamente con el nmero de referencia MANUAL ADMINISTRATIVO Sirve como punto de partida al Sistema propuesto, ya que ser funcin de la gerencia, de acuerdo con los usuarios de dicho Sistema, determinar silo expuesto en l satisface los requerimientos del propio sistema. Una vez lograda la aprobacin, se estar en condiciones de iniciar el desarrollo del Sistema propuesto e ir integrando el resto de la documentacin. El manual tiene como finalidad el permitir a la alta gerencia tener la informacin necesaria y suficiente sobre un sistema en particular y servir como fuente dc consulta una vez que el Sistema ha sido implantado. Contenido Nombre del sistema Describir el nombre del sistema a implantar en la empresa. Equipo Encargado Del Sistema Nombre del personal encargado del anlisis y diseo del sistema. Resumen Administrativo Compendio de lo puntos que se describen en el manual, el cual tiene como propsito permitir a los altos ejecutivos enterarse en forma somera de la propuesta del sistema. En este punto aparece por primera vez el nombre del sistema, el cual debe ser nico, este deber conservarse invariable en todos los documentos referentes a ese sistema. Planteamiento Este punto tiene como finalidad registrar los antecedentes que servirn de partida al desarrollo del anlisis del sistema. Se debe mencionar: Dependencia que requiri el trabajo. Personas y / o puestos ocupados por estas al momento de requerirse el trabajo (acuerdos, disposiciones legales, memorandos, y otros) Condiciones y criterios que normaron el desarrollo del trabajo. Fechas correspondientes.

Objetivos del sistema Aqu se dejarn establecidos los objetivos que debe cubrir el sistema, en forma clara y precisa para evitar errores de interpretacin. Entradas del sistema (informacin a captar) Debe quedar especificado en este punto, los documentos fuentes que inician las operaciones del sistema as como la informacin detallada de aquellos conceptos que sern los datos a captar por el sistema. Se debern mencionar todos los datos que en forma secundaria originan una entrada importante al sistema. Ejemplo: Mdulo o Nombre del Usuarios que manejan Procedimiento donde Origen del documento Documento Fuente el documento entra el documento

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Salidas del sistema (resultados a obtener) En este punto, solamente se describirn los resultados de mayor importancia obtenidos a travs de todo el proceso. En esta seccin se debe dar mayor nfasis a la informacin que el sistema proporciona cuidando de no hacer tan slo mencin de los resultados a obtener. Ejemplo: Nombre de la salida Destino Periodicidad en que se Usuarios genera requieren que lo

Diagramacin general del sistema Es la representacin grfica de las fases del Sistema y su flujo a travs de las dependencias que intervienen en el mismo, aunque en forma generalizada. La tcnica a utilizar y la simbologa debe ser seleccionada por los interesados. Explicaciones de las fases del sistema Este punto se encuentra relacionado con el anterior ya que lo que se muestra grficamente, ahora se describe en forma genrica, explicando los procesos que se llevan a cabo en cada dependencia sin profundizar en detalles tcnicos o especficos. Se deber resaltar aquellas fases del proceso en las cules se obtengan resultados de importancia as como aquellas que requieran una supervisin especial. Requerimientos del sistema Se establecen los recursos, tanto humanos como materiales que son necesarios para poder llevar a cabo el sistema. Presentar costos y descripcin, adems de las cantidades que se requieran. Estimacin de la fecha probable de implementacin del sistema Es necesario que exista una fecha probable de implantacin cuya base ser la terminacin de todas las actividades para la creacin del sistema, tales como: anlisis, programacin, elaboracin de formas, y otros. Se recomienda utilizar diagrama de Gantt o de Pert para establecer el perodo de las actividades requeridas para el desarrollo del sistema. Ejemplo: Escala del tiempo en semanas Actividades a realizar Presentacin Propuesta Anlisis Costo / Beneficio Adquisicin del Equipo Entrenamiento ***** ***** de 1 la ***** 2 3 4

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MANUAL DEL USUARIO El manual de usuario es un documento tcnico de un determinado sistema que intenta dar asistencia que sus usuarios. Los manuales de usuario generalmente son incluidos a dispositivos electrnicos, hardware de computadora y aplicaciones. El manual de usuario puede venir tanto en forma de libro como en forma de documento digital, e incluso poder ser consultado por internet. En general, un manual de usuario debera poder ser entendido por cualquier usuario principiante, como as tambin serle til a usuarios avanzados. Un manual de usuario completo suele tener: Un prefacio, con informacin sobre cmo usar el propio manual. Un ndice. Una gua rpida sobre cmo usar las funciones principales del sistema. Una seccin para la resolucin de problemas. Una FAQ (frequently-asked questions). Preguntas ms frecuentes. Seccin que ofrece una recopilacin de las preguntas y respuestas ms solicitadas por los visitantes o usuarios de un sitio web. Aclaran dudas de forma rpida, sin leer grandes textos y adems evitan que se recurra continuamente al servicio tcnico o al web master. Informacin de contacto. Un glosario.

Cuando decimos "manual de usuario" significa que el manual est destinado a ser usado por el usuario y cuando decimos "manual de/del fabricante" significa que el manual fue escrito por la empresa fabricante del dispositivo para utilizar dicho dispositivo. Este documento est dirigido al usuario final. Pasos del manual del usuario: 1. 2. 3. 4. Portada: De que se trata el documento y quien lo elabor? Introduccin: Describe el uso del documento (para que sirve?) y de qu habla? Anlisis y requerimientos del sistema (que se ocupa para poder instalarlo y usarlo?) Explicacin del funcionamiento: Debes de poner paso a paso y con pantallas bien explicadas como funciona el programa 5. Glosario

Debe ser escrito de tal manera, que cualquier persona pueda entenderlo con la menor dificultad posible. Es recomendable, detallar todos aquellos pasos que se llevan a cabo para usar el programa. Especificar los alcances y las limitaciones que tiene el programa. Un buen punto de partida para un manual de usuario, es hacer de cuenta que las personas que lo van a leer no tienen el mas mnimo conocimiento sobre computadores.