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CONTABILIDAD EN EL CIBERESPACIO.

EL CLOUD COMPUTING ES NOTICIA Una pyme o un autnomo no pueden permitirse el lujo de parar su trabajo cuando ya no estn en la oficina. En estos momentos tan difciles para la economa de los pequeos comercios, la pequea empresa tiene que estar informada en todo momento de su negocio, tanto si se encuentran de viaje, como si tienen que trabajar fuera de la oficina. Gracias a la nube, esto se puede realizar a un precio muy reducido, sin necesidad de licencias, ni gastos en mantenimiento. Una gran solucin para los pequeos comercios y autnomos, ya que, no slo las grandes empresas son las nicas que pueden recibir esas ventajas. Tenemos que proteger a la pyme espaola y qu mejor que ofreciendo flexibilidad, control total sobre sus cuentas, facilidad y sobre todo seguridad en su contabilidad. CONTABILIDAD EN LA 'NUBE' PARA PYMES CON PIES EN LA TIERRA. La revolucin digital est llevando en volandas a las pymes y autnomos, cuyo trabajo diario no puede pararse por el simple hecho de que ellos se encuentren fuera de la oficina o deban usar un ordenador distinto del habitual. Los sistemas de gestin en la nube (en el original ingls, cloud computing) se abren paso como solucin y, en concreto, en los dos ltimos aos, el nmero de pymes que ha contratado un sistema de contabilidad online ha crecido un 40% en toda Europa, segn estimaciones de la firma de consultora PricewaterhouseCoopers. Carlos Gimnez Borrajo, responsable para Espaa del grupo dans E-conomic, se ha propuesto convencer a las pequeas empresas de que el software de gestin en la nube que su empresa "es una manera ms fcil, barata y flexible de gestionar un negocio que los medios tradicionales". Entre las previsiones de la compaa para 2011, "lograr una cifra superior a las 2.000 empresas clientes antes de que acabe el ao". CUENTAS 'ONLINE' BIEN SEGURAS. Pero, qu implica exactamente que una empresa o un asesor externo contrate un sistema de gestin de contabilidad en la nube? Primero, que toda persona autorizada puede acceder a los datos de la compaa -ingresos, facturacin, ventas, proveedores, movimientos de existencias, etc- desde cualquier parte del mundo y usando cualquier dispositivo con conexin a Internet. En otras palabras:

llevar la oficina en el bolsillo, lo que debera traducirse en un ahorro de tiempo y de dinero. Juan Jess Prieto, responsable de cuentas de E-conomic en Espaa, detalla: "Nuestro software de gestin funciona con un sistema de pago por uso, que ya opera con xito en Dinamarca, Reino Unido, Alemania, Suecia y Noruega. Por una cuota de solo 19 euros al mes, el empresario -o el asesor externo que le lleve las cuentas- recibe una herramienta que le permite operar en distintos idiomas y con diferentes sistemas contables". Es decir, una empresa nacional con oficina en el extranjero podra trabajar con la contabilidad del pas correspondiente y consolidar las cuentas con la central, utilizando el sistema contable espaol. Igualmente, "un gestor alemn puede operar con sus clientes alemanes desde Per usando el sistema contable alemn", recalca Prieto. Los pequeos empresarios y autnomos con Mac y otros dispositivos Apple tambin pueden usar este software. "Esto nos diferencia", explica Carlos Gimnez Borrajo, responsable de la empresa en nuestro pas, "porque la oferta de aplicaciones de gestin para los usuarios profesionales de Apple es especialmente escasa en Per, ya que se trata de soluciones ad hocdesarrolladas para atender las necesidades contables y las especificidades legislativas y fiscales de nuestro pas".

A finales de 2012, un cinco por ciento de estas empresas utilizar con sus clientes una aplicacin de contabilidad online en la nube, de manera exclusiva o conviviendo con las aplicaciones tradicionales. A pesar de que actualmente la penetracin de las aplicaciones basas en la nube es poco relevante, el estudio refleja una tendencia clara de migracin en estos despachos profesionales desde las aplicaciones in house a las cloud computing . En este sentido, segn el estudio, a finales de 2012 un cinco por ciento de estas empresas utilizar una aplicacin de contabilidad en la nubeonline, de manera exclusiva o conviviendo con las aplicaciones tradicionales. El estudio destaca el alto nivel de satisfaccin logrado por las aplicaciones online, tanto en los profesionales como entre sus clientes. El estudio seala una importante resistencia al cambio en las gestoras y asesoras tradicionales, justificada fundamentalmente, en el esfuerzo que explican estos despachos profesionales- supondra convencer a sus clientes de toda la vida. Sin embargo, en un 40 por ciento de los casos, s contemplan la opcin online para clientes nuevos, fundamentalmente para empresas de nueva creacin.

Entre los usuarios actuales de aplicaciones de contabilidad en la nube, destaca el alto nivel de satisfaccin logrado por las aplicaciones online, tanto en los profesionales como entre sus clientes. Estos despachos valoran muy positivamente cuestiones como el ahorro de costes, la flexibilidad de las aplicaciones, su actualizacin permanente y su posibilidad de personalizacin. Desde el punto de vista del servicio, las gestoras y asesoras destacan la capacidad de interactuar y compartir informacin con los clientes, en cualquier momento, desde cualquier lugar y utilizando diferentes dispositivos. Para estos profesionales, la contabilidad en la nube les permite aportar valor aadido a sus servicios y centrarse en los elementos claves del negocio de sus clientes no en introducir los apuntes contables y otras labores administrativas. Los encuestados han cifrado en 4.000 euros el ahorro medio de sus clientes en la puesta en marcha del sistema de contabilidad online y de 750 euros al ao en mantenimiento de la aplicacin. Asimismo los encuestados afirman que con las contabilidad online, las cuentas de sus clientes siempre estn al da. Segn las respuestas, la contabilidad online permite a los despachos ser ms competitivos en precio y dar servicio desde el primer minuto. Los costes de propiedad y almacenamiento se eliminan y se sustituyen por un pago mensual realmente econmico, lo que les permite mantener margen comercial ofreciendo mejor precio. Segn la encuesta, los primeros en migrar a la nube son los despachos de reciente creacin, muchos de los cuales han iniciado su actividad con aplicaciones de contabilidad en la nube, que les han permitido comenzar a trabajar de inmediato, frente a las aplicaciones in house que hay que instalar, configurar y poner en marcha, tareas que requieren entre una semanas y un mes de media, en funcin de la celeridad del integrador software y la disponibilidad de la aplicacin. Entre los ahorros, los encuestados destacan que no hay que comprar licencias ni pagar mantenimientos, tampoco se paga la puesta en marcha del sistema ni las actualizaciones ni las reinstalaciones cuando se cambia de equipo. En paralelo, las empresas no necesitan tener equipos dedicados a la contabilidad, ni sistemas de almacenamiento, backup y respaldo, ya que todos los datos de la contabilidad estn en la nube, aunque si el usuario lo desea, puede hacer copias locales. En este punto los encuestados han cifrado en 4.000 euros el ahorro medio de sus clientes en la puesta en marcha del sistema y de 750 euros al ao en mantenimiento de la aplicacin.

Entre las ventajas ms importantes de la contabilidad en la nube, los encuestados sealan las 10 siguientes:

Ahorro de costes y ROI inmediato. Se elimina el coste de propiedad y no hace falta contar con equipos y sistemas dedicados.

Actualizacin permanente de la aplicacin. Cada cambio o nueva funcionalidad est disponible inmediatamente para todos los usuarios.

Facilidad de uso. PC/Mac/iPhone/Smart Phone, etc. Manejo compartido de la contabilidad con los clientes. El asesor/gestor puede entrar en las cuentas de sus clientes en cualquier momento o cuando le autorice el titular: se puede pagar/cobrar por consulta.

Posibilidad de personalizacin. Seguridad: Los datos de la contabilidad no se pueden perder al estar almacenados en sistemas redundantes. Se realizar una copia de seguridad cada vez que se modifica o aade un dato.

Acceso universal: solo hace falta un dispositivo con navegador Web., incluso segn el fabricante- desde un smart phone o similar.

La actividad del gestor/asesor se centra en el negocio no en las tareas administrativas (picar asientos contables).

Mayor competitividad al ofrecer mejores precios. Inmediatez del servicio: basta con acceder y empezar a trabajar.

La contabilidad en la nube, por tanto, vemos que es ya un a realidad con muchas ventajas y soluciones que las empresas estn empezando a aplicar.

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