CAPITULO III 3. DIAGNSTICO 3.1.

DIAGNSTICO LA MUNICIPALIDAD DE HUACARETA PARA EL DESARROLLO DE LA AUDITORIA EXTERNA GUBERNAMENTAL Para la comprensin de las operaciones de la Municipalidad de Huacareta, se reuni informacin para obtener un cabal entendimiento de la entidad, naturaleza, antecedentes, organizacin, objetivos, funcin principal, estrategias, riesgos, ambiente de control y controles internos, realizando las siguientes actividades: Reunir informacin suficiente. Llevar a cabo entrevistas con los responsables de la administracin de la Municipalidad de Huacareta, Visita a las principales unidades operativas ubicadas en el municipio. Revisin de informes internos y externos y otros documentos, reglamentacin especfica. Lo aspectos que se consideraron para la comprensin de las operaciones de la entidad fueron: Se identificaron las transacciones que constituyen las operaciones de la entidad y los factores internos y externos que pueden tener un efecto material sobre las mismas, Identificar la estructura orgnica de la entidad y los procesos clave para planear, supervisar y controlar las operaciones y el sistema de Contabilidad. Proporcionar una base inicial para la evaluacin del riesgo.

 Tomar conocimiento de las actitudes y preocupaciones de la administracin.

3.1.1. COMPRENSIN DE LOS FACTORES INTERNOS El ambiente interno de la Municipalidad de Huacareta fue evaluado considerando los siguientes factores: Estructura orgnico-funcional. Objetivos de la entidad. Operaciones. Estructura financiera de la entidad. Personal responsable. Polticas contables. Aspectos generales. 3.1.1.1 Estructura orgnica funcional De acuerdo al conocimiento de la estructura orgnica de la entidad se identific como personal clave al Oficial Mayor Administrativo, que conjuntamente con el Alcalde Municipal adoptan las decisiones principales. 3.1.1.2 Objetivos de la entidad Las diferentes actividades y operaciones ejecutadas por el gobierno Municipal de Huacareta, estn en funcin del Programa de Operaciones Anual, conforme a los objetivos, polticas y estrategias. 3.1.1.3 Operaciones

Las operaciones ejecutadas, estn dirigidas a la ejecucin del Presupuesto formulado y 3.1.1.4. Estructura financiera de la entidad La comprensin del manejo financiero de la entidad y sus flujos de fondos tiene un origen en transferencias del Tesoro General de la Nacin, conforme al presupuesto de recurso aprobado. 3.1.1.5. Perennal responsable El personal responsable de las operaciones administrativas, tienen formacin profesional, desconocindose su registro profesional y su experiencia en el mbito municipal 3.1.1.6 Polticas contables Las polticas contables se basan en los Manuales emitidos por el rgano rector del sistema de Contabilidad Integrada (Ministerio de Hacienda), y que en la mayor parte no se aplican, y son procesadas en el Sistema Integrado de Contabilidad Municipal SINCOM (Sistema Computarizado) 3.1.1.7 Aspectos generales Se verific otros asuntos tales, como litigios contra anteriores ejecutivos,

recomendaciones de informes de auditora externa. 3.1.2. COMPRENSIN DE LOS FACTORES EXTERNOS La Municipalidad de Huacareta, est sujeta a los cambios polticos al interior del Gobierno Municipal y las disposiciones gubernamentales que determinan restricciones y retrasos en los desembolsos de recursos. De la misma manera el Gobierno Municipal de Huacareta est sujeto al cambio de autoridades en un plazo de cinco aos, el ltimo cambio de autoridades se efectu en enero de la gestin 2005 lo cual afecto a la estabilidad laboral de la Entidad.

Asimismo, las operaciones de la Entidad estn afectadas por las constantes presiones que efectan las organizaciones sociales del Municipio y el Comit de Vigilancia. 3.1.3. DOCUMENTACIN DE LA COMPRENSIN DE LA ENTIDAD La comprensin de las operaciones de la entidad fue definida y sintetizada en el Memorando de Planificacin de Auditora de acuerdo al siguiente contenido: a) Trminos de referencia. b) Informaciones sobre los antecedentes, operaciones de la institucin y sus riesgos inherentes. c) Ambiente del sistema de informacin. d) Ambiente de control. e) Enfoque de auditora esperado. f) Consideraciones sobre significatividad. g) Trabajo realizado por la unidad de auditora interna o firmas de auditora externa. h) Apoyo de especialistas. i) Administracin del trabajo. j) Programas de trabajo. 3.13.1 Riesgos inherentes De la evaluacin preliminar, se han establecido los siguientes riesgos inherentes: La alta rotacin del personal, generada por el proceso de transicin de autoridades.

 No existen profesionales en la regin por lo que la contratacin de personal no siempre corresponde a las necesidades o requerimientos de la Entidad. El comercio en la regin es muy limitado, no existe un mercado consolidado de materiales y suministros que utiliza la Entidad, consecuentemente las adquisiciones se las efectan fuera de la sede del Municipio.

No existen agencias bancarias o entidades financieras en la localidad lo cual no permite mangar adecuadamente los recursos en efectivo. Las operaciones se realizan en lugares muy distantes de la sede administrativa del Municipio. (Camones o comunidades alejadas, por ejemplo podemos citar la compra de combustible que se la realiza en otro lugar ya que el municipio no cuenta con una estacin de servicio). En consecuencia, lo descrito anteriormente determina que el riesgo inherente sea ALTO. 3.1.3.2. Ambiente del sistema de informacin El Gobierno Municipal de Huacareta cuenta con el Sistema Integrado de Contabilidad SINCOM, que integra las transacciones presupuestaras, financieras y patrimoniales, mediante este Sistema se elaboran los comprobantes de contabilidad que registran las operaciones relacionadas con la recepcin y uso de los recursos, en base al cual se general los siguientes estados financieros bsicos y complementarios. Balance General. Balance General Comparativo. Estado de Resultados.

 Estado de Resultados Comparativo. Balance de Sumas y Saldos. Estado de Evolucin del Patrimonio Neto. Cuenta Ahorro Inversin Financiamiento. Flujo de Caja. Estados de cuenta auxiliares. Para el registro de los ingresos municipales la Entidad maneja el Sistema Integrado de Informacin Financiera (SIIF) el mismo que fue desarrollado por el Ministerio de Haciendas y proporcionado a la Municipalidad desde gestiones anteriores, a atrvs de este sistema se controla los recaudaciones dianas de ingresos por: Impuestos, Tasas, Patentes, Alquileres y otros. Por otra parte, la Municipalidad de Huacareta en el periodo bajo examen y especficamente en lo referente al objeto del examen, cuenta con un archivo ordenado de los documentos que respaldan la utilizacin de los recursos, los cuales se encuentran en custodia en las Unidades de Contabilidad y Tcnica de la Entidad 3.1.3.3. Ambiente de Control Efectuada la visita a la Entidad y como resultado de la evaluacin preliminar, a continuacin presentamos los aspectos que incidieron en al ambiente de control; Efectuada una evaluacin preliminar del control interno a continuacin presentamos los aspectos que incidieron en el ambiente de control: 3.1.3.3.1 Efectividad de los controles administrativos que se aplican El Control interno vigente hasta la gestin 2008 no ha sido implantado en forma ntegra de acuerdo con las Normas Bsicas que reglamentan los Sistemas de Administracin y

Control; sin embargo, se evidenci una actitud positiva de los financieros del Gobierno Municipal para la implantacin de los Sistemas mencionados. Habindose identificado loa siguientes controles relacionados con el objeto del examen: Operacin: Ingresos: Los ingresos que percibe el Gobierno Municipal, por conceptos tales como transferencias del Tesoro General de la Nacin, Donaciones y Recursos Propios, son manejados a travs de las siguientes cuentas bancarias: Banco da Crdito Cta. Cte. 701-5003695-3-10 Corporacin Tributaria. Banco da Crdito Cta. Cte. 701-5003696-3-20 SUMI Banco da Crdito Cta. Cte. 701-5011331-3-42 IFH Banco de Crdito Cta. Cte. 701-5005990-3-92 HIPC II 70% IPS Banco de Crdito Cta. Cte. 701-5005946-3-47 HIPC II 20% Educacin Banco de Crdito Cta. Cte. 701-5005968-3-69 HIPC II 10% Salud Banco de Crdito Cta. Cte. 701-5003685-3-09 Conv. UNICEF Banco de Crdito Ca. Cte. 701-5003705-3-11 San Pablo Huacareta Banco de Crdito Cta. Cte. 701 -5003697-3-30 IRPB Las transferencias realizadas por el Gobierno Central se registran en funcin a los extractos bancarios solicitados por la Entidad. Los Recursos propios recaudados por el cobro de impuestos, sitiaje, tasas y patentes son controlados en forma diaria y depositados a la cuenta correspondiente una vez a la semana.

Operacin: Gastos El Gobierno Municipal de Huacareta utiliza los recursos que percibe en: Gastos de funcionamiento: La Entidad destina a este tipo de gastos hasta un lmite del 25% de los recursos que percibe, Para fines de clculo, se consideran los Recursos de Coparticipacin Tributaria, Ingresos Municipales Propios y Recursos de la Cuenta Especial 2000 de los cuales slo pueden ser utilizados en este tipo de gastos los Ingresos Municipales Propios y los Recursos de la Coparticipacin Tributaria. Estos gastos estn relacionados con el pago de Sueldos y Salarios. Servicios Bsicos (Administracin Central, Sectores Salud y Educacin). Adquisicin de Materiales de Oficina, herramientas menores. Pasajes y Viticos, etc.; y son mangados generalmente a travs de la entrega de Fondos en Avance. A continuacin se sealan los controles detectados en el uso de tos recursos para los gastos ms frecuentes realizados por la Entidad: Cuando se realizan desembolsos como Fondos en Avance que tengan como destino el pago de sueldos, servicios bsicos, pasajes y viticos, compra de materiales, etc.; se implantaron los siguientes controles: a) La entrega de recursos est respaldada por un documento en el que constan las firmas del responsable de la entrega as como del beneficiario. b) Los descargos se respaldan presentando un Informe de actividades por parte del beneficiario y el Formulario de Rendicin de Cuentas en el que se detallan los gastos realizados, adjuntando la documentacin correspondiente (de acuerdo a la naturaleza del gasto: planillas de pago de sueldos, planillas de pago de aportes, cotizaciones, cuadros comparativos, contratos, actas de recepcin y entrega de materiales, etc.). c) Los descargos son revisados por el Contador previo a su registro.

Pastos de inversin: La Entidad destina a este tipo de gastos hasta un lmite del 75% de los recursos que percibe, por concepto de Coparticipacin Tributaria y Recursos Propios, en funcin al clculo establecido por la Ley N 2296 del Gasto Municipal y el 100% de los recursos la Cuenta Especial del Dilogo 2000 (HIPC II), Transferencias por el Impuesto Directo a los Hidrocarburos. Estos gastos estn relacionados con la ejecucin de proyectos de inversin en el rea urbana y rural del Municipio, as como los destinados a los sectores educacin y salud de su jurisdiccin. A continuacin se sealan los controles detectados en el uso de los recursos destinados a gastos de inversin. Contratacin de Obras por Administracin Directa: Las obras ejecutadas por administracin dilecta responden a los objetivos preventivos en la Programacin Operativa Anual. Las compras de materiales se respaldan con: Cotizaciones. Cuadro Competitivos, Orden de Compra y la factura original a nombre de la Municipalidad de Huacareta. Se suscriben contratos de mano de obra, cuyos pagos son realizados para la presentacin de la planilla de avance firmada por el contratista y aprobada por el Supervisor, realizndose la retencin impositiva (en los casos que corresponden). A la conclusin de la obra se suscriben las actas de recepcin provisional y definitiva. Contratacin de Obras por Administracin Delegada: Las obras contratadas responden a los objetivos previstos en la Programacin de Operaciones Anual. Se han suscrito contratos con las Empresas Constructoras.

Los anticipos otorgados son inferiores al 20% del momo total del monto total del contrato.

Los pagos por las obras contratadas se respaldan con la presentacin de planillas de avance frmalas por el contratista y aprobadas por el Supervisor y factura original a nombre de la Municipalidad de Huacareta.

A la conclusin de la obra se suscriben las actas de recepcin provisional y definitiva.

Otros Programas de Inversin: As tambin existen programas de inversin tales como: El Seguro Universal Materno Infantil (SUMI), Programa de Alimentacin Complementaria Desayuno Escotar y Proyecto Nia Indgena (UNICEF), cuya ejecucin y funcionamiento es atributo del Gobierno Municipal; para tales gastos se cumplen los controles implantados en las disposiciones legales desarrolladas para cada caso es as que: Los gastos del SUMI, se respaldan principalmente con la presentacin de los FOCOS (Formulario de Prestaciones Otorgadas SUMI), por parte de los establecimientos de salud. Para el funcionamiento del Programa de Alimentacin Complementaria Desayuno Escolar se firma convenio para cada gestin con la ONG FUNDESA previa autorizacin del Concejo Municipal. FUNDES A es la responsable directa de la distribucin del desayuno escolar con la supervisin del Gobierno Municipal de Huacareta. En el caso del proyecto Nia Indgena es un programa dirigido a la no desercin y continuidad de los nios y nias en la educacin primaria, mediante la aplicacin de talleres a los directores y personal docente de los ncleos y apoyo con material logstico y transporte escolar a los nios y nias.

3.1.3.3.2. Estilo de la Gerencia El Gobierno Municipal de Huacareta, elabor en las gestiones 2006 y 2007 su Programa Operativo Anual, aprobado mediante Resolucin Municipal N 04/06 de 28 de enero de 2006 y Resolucin Municipal N 08/07 de 27 de enero de 2007, respectivamente, los mismos que fueron elaborados tomando como base el Plan de Desarrollo Municipal. 3.1.3.3.3. Importancia que la Gerencia otorga a los controles La Mxima Autoridad Ejecutiva del Municipio ha generado una actitud positiva y le da la importancia necesaria a la implantacin de los controles internos y la legalidad de las operaciones; sin embargo, aclaramos que no se realizaron trabajos de auditora relacionados con el objeto de auditora. Asimismo, si bien manifiesta que se gener una actitud positiva hacia los controles; sin embargo, se evidenci que en la Entidad no se implantaron los controles internos necesarios. A continuacin se describen los aspectos que habran afretado el ambiente de control a la fecha de nuestro examen y a las operaciones objeto de nuestra revisin:

a) Los reglamentos especficos de: Bienes y Servicios, Personal, Contabilidad Integrada y Programacin de Operaciones, se encuentran desactualizados. b) La Entidad no cuenta con Reglamentacin Especfica para las contrataciones menores. c) El Gobierno Municipal de Huacareta, no cuerna con un almacn para los productos que adquiere. d) Los comprobantes de contabilidad emitidos por el SINCOM que registran los pagos de materiales, no adjuntan toda la documentacin de respaldo tal como los formularios de control de ingreso y salida de almacenes.

e) Existen documentos que no cuentan con firmas de elaboracin, aprobacin y autorizacin. Conclusin Por lo descrito precedentemente, el nivel de confianza depositado en el sistema de control interno del Gobierno Municipal de Huacareta fue calificado como MODERADO, tamo para los ingresos como para los gastos.

AMBIENTE DE CONTROL Fuerte Adecuado Bajo

DESCRIPCIN Estimula y soporta un enfoque de confianza. Soporta un enfoque de confianza. Sugiere un enfoque sustantivo para la mayora de objetivos de auditora.