Introduccin a Microsoft Excel

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Prof. Olga Mar Gonzlez

Microsoft Office Excel

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Hoja de clculo de gran alcance que permite a los usuarios

organizar los datos hacer clculos completos tomar decisiones a base de los datos grficas desarrollo de informes profesionales publicar datos organizados en la Web acceder a datos en tiempo real de las pginas web.

Las partes principales de excelencia son:

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1. Workbook (libro) and worksheets (hojas de clculo) Un libro en una coleccin de hojas de clculo. Estas hojas de trabajo permiten a los usuarios introducir, calcular, manipular y analizar datos tales como nmeros y texto. 2. Grficas Excel puede dibujar una variedad de grficos. 3. Tablas (Tables) Tablas de organizar y almacenar los datos en hojas de clculo. Por ejemplo, cuando un usuario introduce datos en una hoja de clculo y tabla de Excel puede ordenar los datos (sort), puede seleccionar los datos que satisface los criterios definidos.

Pantalla Principal
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Otras herramientas
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La barra de frmulas Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados. Cuando vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra variar ligeramente.

Otras herramientas
La barra de etiquetas 0011 0010 1010 1101 0001 0100 1011 Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.

Las barras de desplazamiento Permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rpida y sencilla, simplemente hay que desplazar la barra arrastrndola con el ratn, o hacer clic en los tringulos.

Otras herramientas
La barra de estado 0011 0010 1010 1101 0001 0100 1011 Indica en qu estado se encuentra el documento abierto, y posee herramientas para realizar zoom sobre la hoja de trabajo, desplazando el marcador o pulsando los botones + y -. Tambin dispone de tres botones para cambiar rpidamente de vista (forma en que se visualiza el libro).

Las Formulas
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Una frmula es una forma personalizada de crear instrucciones para Excel, que servir para realizar cualquier clculo que necesitemos (por muy complicado que sea). Una frmula se compone de operandos y de operadores.

Las Formulas
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OPERANDO: Son los datos que necesitamos calcular, y puede ser un valor constante (por ejemplo =12*5). Puede ser tambin un rango de celdas, e incluso una funcin. OPERADOR: No es ms que la forma de indicar a Excel la operacin que queremos realizar sobre un operando (por ejemplo +, %, /, etc.)

Operadores aritmticos
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Existen operadores aritmticos para:

suma (+) resta (-) multiplicar (*) dividir (/) clculo del porcentaje (%) clculo exponencial (^)

Operadores de comparacin
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Tambin existen operadores de comparacin:

igual a (=) el no igual a (<>) mayor que (>) menor que (<) mayor o igual a (>=) menor o igual a (<=)

Operadores de referencia
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Los operadores de referencia como:

rango de celdas contiguas ( : )
por ejemplo B2:D12

rango de celdas no contiguas ( , )

como por ejemplo B2,D12 y algn otro

El orden de los operadores

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Es muy importante siempre tener en cuenta el orden de los operadores, pues segn este orden Excel actuar de una u otra manera. Veamos un ejemplo prctico: **Tenemos la frmula =700-10*3 surgir la duda ya que el resultado ser distinto segn se calcule de una u otra forma.

El orden de los operadores

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De forma que en una frmula Excel siempre evaluar los operadores en este orden: 1. los nmeros negativos 2. los clculos de porcentaje y exponencial ( % y ^) 3. multiplicacin y divisin (* y /) 4. suma y resta (+ y -) 5. finalmente los operadores de comparacin (>, >=, <, <=, <>)

El orden de los operadores

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=700-10*3 10*3 (30) sern restados a 700. Resultado por tanto sera 670. Y cmo podremos hacer que Excel nos calcule primero la resta 700-10 y este resultado lo multiplique por 3 =(700-10)*3 entonces obtendramos el resultado de 2070 que responde a nuestra necesidad.

Primero lo primero
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As como Excel no puede adivinar o leer nuestras mentes, debemos conocer que operacin(es) matemtica necesitamos utilizar. En este punto, solo utilizaremos operaciones simples como suma (+), resta (-), multiplicacin (*) y divisin (/).

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Existen diferentes maneras de entrar formulas

Escribirlas a travs del teclado Utilizando el ratn o mouse A travs de shortcuts

Ejemplo
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Queremos determinar la diferencia en el nmero de casos cerrados desde el 1997 al 1998.

A 2 3 4 5 B C D 1 Nmero de casos cerrados

Region I Region II Region III Total

1997 232 481 479 1,192

1998 cambio 386 425 671 1,482

Pensemos por un minuto

Si hubo un crecimiento del 1997 al 1998 queremos que se muestre como un numero positivo. Si hubo un decrecimiento en el nmero de casos, queremos mostrarlo como un numero negativo. Entonces, que numero restamos del otro para presentar lo que queremos?
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1
E

A 2 3 4 5

1 Nmero de casos cerrados

Region I Region II Region III Total

1997 232 481 479 1,192

1998 cambio 386 425 671 1,482

Hagamos el ejercicio
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Seleccionamos la celda en donde queremos que muestre nuestro resultado Siempre colocamos primero el signo = Luego seleccionamos que celda queremos restar de la otra
A 2 3 4 5 B C D

1
E

1 Nmero de casos cerrados

Region I Region II Region III Total

1997 232 481 479 1,192

1998 cambio 386 = 425 671 1,482

Ejercicio de prctica
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Oprimimos la tecla de enter y ..

Continuemos en la prctica
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1
Queremos seguir con esta frmula en la siguientes celdas.

Continuemos en la prctica
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Continuemos en la prctica
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1
Si queremos saber el porciento del cambio???

Hagamos el ejercicio de aplicacin

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Resumen de Cuentas Mes 2008 Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto septiembre totales

2009 3025 2599 2487 1985 1599 2587 4025 1256 1356

Cambio

% de cambio

2196 1369 2585 1555 1587 1258 2598 1695 2055