F i s c a l i a G e n e r a l d e l a N a c i o n

Sistema Integrado de Gestion de l a Cal idad

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Mario Germn Iguarn Arana
Fiscal General de la Nacin
Guillermo Mendoza Diago
Vicefiscal General de la Nacin
Mariana Gutirrez Dueas
Secretaria General
Luis Germn Ortega Rivera
Director Nacional de Fiscalas
Maril Mndez Rada
Directora Nacional CTI
Sonia Stella Romero Torres
Directora Nacional Administrativa y Financiera
Francisco Javier Echeverri Lara
Director de Asuntos Internacionales
Lizbeth Triana Casas
Jefe Oficina de Planeacin
Coordinacin Editorial
Rodrigo Barrera Barinas
Jefe Oficina de Divulgacin y Prensa
Cristina Daz Vsquez
Asesor II Oficina de Divulgacin y Prensa
Profesionales Oficina de Planeacin Equipo MECI - Calidad
Esta publicacin puede consultarse en
www.fiscalia.gov.co su distribucin es gratuita
Presentacin
I. Definicin y estructura del
Sistema Integrado de Gestin
de la Calidad.
II. Articulacin y Armonizacin de
los Modelos de Gestin.
Tabl a de Contenido
III. Quin verifica que la entidad tenga
implementado el sistema integrado
de gestin?
IV. Qu debo tener en cuenta a la
hora de una auditora de certificacin?
V. Glosario.
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Presentacion
Me llena de orgullo y gran satisfaccin hacer
entrega de este valioso documento que en
su segunda versin ensea de una manera
didctica y de fcil comprensin para todos
y cada uno de los servidores que integran la
familia de la Fiscala General de la Nacin,
la manera como se articulan, armonizan e
integran en un solo sistema, los modelos
de gestin adoptados por la entidad, dos
de los cuales responden a unas normas
de obligatorio cumplimiento para todas las
entidades del Estado como son la Ley 872
de 2003 que crea el Sistema de Gestin de
la Calidad (SGC) y el Decreto 1599 de 2005
que adopta el Modelo Estndar de Control
Interno MECl y un tercer modelo que esta-
mos implementando simultneamente bajo
la norma tcnica ISO/IEC 17025 orientada
a laboratorios de calibracin y ensayo, con
el convencimiento y certeza de los invalua-
bles benefcios que brinda en trminos de
competencia tcnica de los peritos, validez
tcnica de los resultados, confanza, y recono-
cimiento al tener acreditados los ensayos
de los laboratorios de criminalstica.
Esta cartilla tiene adems la fnalidad de dar
a conocer y divulgar todos los productos o
documentos elaborados en la Fiscala Gen-
eral de la Nacin y que soportan la imple-
mentacin de la totalidad de los requisitos
exigidos por las normas que conforman este
sistema integrado de gestin.
Sea esta la ocasin para exaltar el inmenso
trabajo que con dedicacin y tesn ha venido
desarrollando un equipo de servidores, quienes
con el liderazgo de sus jefes, se han dado
a la tarea paso a paso de ir construyendo y
haciendo realidad estos resultados previs-
tos en nuestro Direccionamiento Estratgico
Gestin con Calidad 2005-2009.
Falta mucho por supuesto, pero la semilla
est sembrada y lo obtenido hasta hoy es
de gran vala y responde a los compromisos
asumidos.
No ha sido fcil, puesto que implementar
estos sistemas de gestin signifca introducir
cambios culturales en el hacer y el actuar;
modifcar paradigmas arraigados de pen-
sar que nos hacen resistentes al cambio; es
aprender e interiorizar un lenguaje comn,
nuevas formas de interactuar, trabajar y co-
municarnos, vernos ya no por dependencias
ni reas aisladas, sino por procesos en los
que nos articulamos y que se interrelacionan
entre s, dando y recibiendo entre ellos para
generar valor agregado, que tiene como fn
ltimo cumplir con la poltica y objetivos de
calidad y por ende con la misin y razn de
ser que nos asign la Constitucin Nacional
cuando le dio vida a nuestra entidad.
Estos modelos de gestin demandan compartir
conocimiento y dejar evidencia documentada
de qu, cmo, para qu y por qu se hacen
las labores, haciendo mas transparente y
pblico nuestro actuar, y garantizando la dis-
ponibilidad de informacin y conocimiento
al mayor nmero de servidores, a favor del
desempeo actual y futuro de la entidad.
La implementacin de estas normas de
calidad, la asumimos como un reto en esta
administracin y hoy las hacemos realidad,
cumpliendo con los tiempos que nos esta-
bleci el legislador. Vamos con paso frme,
en busca de la meta que es la certifcacin
del SGC y la acreditacin de ensayos en
nuestros laboratorios. El reto es grande, no
obstante, por encima de l estn el compro-
miso, persistencia, profesionalismo y sentido
de pertenencia de quienes hacemos parte
de este gran equipo de la FGN, estamos
ayudando a construir un pas con mayor
equidad y justicia, tenemos las herramientas
y el capital humano para lograrlo. Enmar-
cados en los valores y principios de estos
sistemas y en nuestro Cdigo de tica y de
Buen Gobierno, lograremos proporcionar a
la ciudadana una Justicia con Calidad.
Nar|o 6ermo |g0aro Araoa
Fiscal General de la Nacin
6 Fi scal a Gener al de l a Naci n
Si st ema I nt egr ado de Gest i n de l a Cal i dad
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I. Definicion y estructura del Sistema
Integrado de Gestion de l a Cal idad.
El Sistema de Gestin de la Calidad en la
Fiscala, es un sistema integral que articula
y armoniza la implementacin de modelos
de gestin institucional, entre los que se des-
tacan el sistema de gestin de la calidad,
bajo la norma NTC GP 1000:2004 e ISO
9001:2000, el modelo estndar de control
interno MECI 1000:2005 y la Norma ISO/IEC
17025:2000. Este sistema se concibe como
una herramienta de gestin sistemtica y
transparente que permite: dirigir, controlar y
evaluar el desempeo institucional en tr-
minos de calidad y satisfaccin social en la
prestacin de los servicios a cargo de la en-
tidad y contribuir al cumplimiento de los
objetivos institucionales que la Constitucin
y las leyes nos establecen.
Lo anterior, enmarcado en los Planes Estra-
tgico Institucional y de Desarrollo del Go-
bierno Nacional y, en los principios constitu-
cionales de efcacia, efciencia, transparencia
y publicidad de la actuacin pblica, as como
en los Principios en que se fundamentan
estos sistemas de gestin: enfoque haca el
cliente; liderazgo, competencia e idoneidad
de los servidores, gestin basada en procesos,
mejora continua fundamentada en hechos
para la toma de decisiones, relaciones mu-
tuamente benefciosas con los proveedores
de bienes y servicios, coordinacin, coope-
racin, articulacin, transparencia, autocon-
trol, autorregulacin y autogestin.
Para entender cmo se articulan estos mode-
los de gestin en el sistema integrado de
calidad de la Fiscala se debe comprender
claramente cul es el propsito de cada uno
de ellos, recordemos entonces en qu consiste
el sistema de gestin de calidad, el modelo
estndar de control interno MECI y la nor-
ma ISO/IEC/ 17025.
Sistema de Gestin de Calidad-SGC
El SGC es una herramienta que orienta el desempeo institucional hacia la satisfaccin de las necesidades de los usuarios a travs de la gestin ptima de
los recursos, el desarrollo de las competencias del talento humano, la adecuacin, documentacin y estandarizacin de los procesos para la prestacin del
servicio, su constante medicin, anlisis y mejora y el compromiso de la alta direccin, evidenciados en la defnicin de la poltica y objetivos de la calidad.
El MECI es una herramienta de gestin que busca unifcar criterios en materia de control interno para el sector pblico, su propsito esencial es orientar
a las entidades hacia el cumplimento de sus objetivos y la contribucin de stos a los fnes esenciales del Estado, enmarcado dentro de un ambiente
tico, mediante un enfoque a procesos. El modelo est estructurado en tres subsistemas: Subsistema Control Estratgico, Subsistema Control de Gestin
y Subsistema Control de Evaluacin; 9 componentes y 29 elementos.
Cada subsistema se divide en componentes y stos a su vez en elementos. Ms adelante se presenta de manera esquemtica la estructura y la manera
cmo en la entidad se ha dado respuesta a los productos requeridos.
Modelo Estndar de Control Interno-MECI
8 Fi scal a Gener al de l a Naci n
Si st ema I nt egr ado de Gest i n de l a Cal i dad
9
Norma Internacional ISO/IEC 17025
La Norma ISO/IEC 17025 Requisitos Generales
para la Competencia de Laboratorios de Ensayo y
Calibracin, es el documento que establece los
requisitos de gestin y tcnicos aplicables a labora-
torios que realizan ensayos y/o calibraciones, en el
cual se basa la acreditacin de los laboratorios de
criminalstica de la Fiscalia General de la Nacin.
Esta norma internacional incorpora requisitos de
gestin comunes con las Normas NTC GP 1000:2004
e ISO 9001 e incluye los requisitos tcnicos reque-
ridos para garantizar la validez y confabilidad de
los resultados de ensayos y la competencia tcnica
del laboratorio.
Objetivos y benefcios de implementar el sistema integrado de gestin en la fscala
Mejorar la prestacin de los servicios, aumentando
de esta manera el nivel de satisfaccin y confanza de
los clientes.
Lograr el reconocimiento, la certifcacin de los procesos
institucionales y la acreditacin de los ensayos de los
laboratorios de criminalstica.
Asegurar la confanza en los resultados de ensayos y
perfeccionar la capacidad y seguridad de los laborato-
rios mejorando as la percepcin de los clientes.
Teniendo claros los propsitos y mbito de compe-
tencias de cada uno de los sistemas, a continuacin
se relacionan los objetivos comunes y los benefcios
de la implementacin de un sistema integrado de
la calidad en la entidad.
Fortalecer el desempeo de los procesos y subprocesos
establecidos en la Fiscalia General de la Nacin.
Garantizar el uso efciente de los recursos y la
disponibilidad y competencia del talento humano.
Fortalecer la aplicacin de mecanismos de control,
autocontrol y evaluacin.
Orientar la cultura institucional a la calidad para ga-
rantizar un clima organizacional tico, proactivo y enfo-
cado a la mejora continua.
Garantizar mecanismosdeparticipacinciudadanaycon-
trol social sobre la gestin de Fiscalia General de la Nacin.
Estandarizar Procesos, procedimientos y dems
documentacin requerida por el sistema, como herra-
mientas efectivas para optimizar la realizacin de las
actividades a cargo de los servidores pblicos.
Servir de base para la implementacin de otros mode-
los de calidad como las normas ISO 27000 Seguridad
Informtica, 14001 GestinAmbiental, 18001 Seguridad
y Salud Ocupacional, entre otras.
II. Articul acion y armonizacion
de l os model os de Gestion
El elemento clave que permite la articulacin y
armonizacin de los modelos de gestin, des-
critos anteriormente, en un sistema integral, es
la metodologa denominada el ciclo PHVA, que
consiste en desarrollar las etapas de Planear,
Hacer, Verifcar y Actuar.
Tomar acciones
para mejorar
Establecer
metas
Defnir los mtodos
que permitirn
alcanzar las metas
propuestas
Educar y entrenar
Ejecutar la tarea
de acuerdo con lo
planifcado y recoger
los datos
Verifcar los resul-
tados de la tarea
ejecutada
A P
h V
Como se observa en el grfco, todo sistema,
programa, proyecto, incluso actividad cotidiana
cumple con este ciclo. Sea de manera conciente
o inconciente, siempre seguimos este ciclo. Por lo
anterior, es a travs del desarrollo de cada una de
estas etapas que se armoniza la implementacin
integral de estos modelos en la Fiscala.
10 Fi scal a Gener al de l a Naci n
Si st ema I nt egr ado de Gest i n de l a Cal i dad
1
1
Fase 1 Ciclo PHVA- Planear
En la etapa de planeacin se establecen las
directrices para la implementacin del sistema
integrado y se aseguran los recursos necesarios
para su adecuada gestin y mantenimiento.
En los siguientes grfcos se muestra la manera
como se da respuesta a las exigencias de los
modelos que conforman el sistema integrado
de gestin de calidad en esta fase del ciclo
PHVA.
Grfica 1. Requisitos de las normas NTC GP 1000:2004 y NTC ISO/ IEC 17025.
Requisitos
NTC
GP 1000:2004
Identificar los procesos
Describir los procesos
(caracterizar)
Establecer la poltica
y objetivos de calidad
Identificar los recursos
necesarios
Documentar los
procesos
Definir indicadores
de seguimiento
Identificar los riesgos
y establecer controles
Seleccionar y validar
mtodos de ensayo
Requisitos
NTC ISO
IEC 17025
Actividades Productos
Mapa de procesos
Caracterizacin
(Interaccin de procesos)
Poltica y objetivos de calidad del
SGC y de los grupos de balstica,
qumica y gentica
Manual de contratacin
Manual de funciones, requisitos
y competencias
Manual de calidad y de operaciones
Procedimientos obligatorios
Otros manuales, procedimientos,
protocolos, instructivos, guas,
formatos
Ficha de Indicadores

Mapa de riesgos
Polticas de riesgos
Mtodos validados
Ciclo PHVA del Sistema Integrado de Gestin
Dentro de cada una de las fases que
componen este ciclo se enmarcan todos
los de requisitos de las normas NTC GP
1000:2004, NTC ISO IEC 17025 y los
diferentes elementos del MECI 1000:2005.
En el grfco que se muestra a continu-
acin se observa la manera en que las
fases del ciclo soportan dichos requisitos
y elementos.
Armonizacin MECI
Sistema de Gestin
de Calidad
Subsistema de
control estratgico
Responsabilidad direccin



R
e
a
liz
a
c
i
n

d
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l
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M e d i c i n , a n l i s i s y m
e j o
r a
Requisitos generales
Gestin de recursos
Subsistema
control de
evaluacin
Subsistema
control de
gestin
Subsistema de
control evaluacin
A
V
h
P
Requisitos de la norma NTC GP 1000:2004
Subsistemas del MECI 1000:2005
Requisitos de la norma NTC ISO IEC 17025
12 Fi scal a Gener al de l a Naci n
Si st ema I nt egr ado de Gest i n de l a Cal i dad
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En cumplimiento de los requisitos y elementos ante-
riormente mostrados, la Fiscala cuenta con todos los
productos referenciados para esta etapa de Planear.
A continuacin se describen algunos de los productos
referenciados:
0|recc|ooam|eoto stratg|co
Documento que da los lineamientos y seala los de-
rroteros, metas y productos esperados por el seor
Fiscal General y su equipo directivo para los cuatro
aos de su administracin.
0rgao|grama |ost|t0c|ooa|
Corresponde a la estructura funcional de la entidad
establecida por la Ley 938 de diciembre de 2004 y las
resoluciones internas que desarrollan la estructura
en lo no previsto por la ley.
Napa de Procesos
Est compuesto por cuatro niveles: Estratgico, Misional,
de Apoyo y de Seguimiento y Mejora. Estos a su vez
estn integrados por procesos y subprocesos.
Nivel estratgico
Proceso planeacin
estratgica
Nivel misional
Nivel de apoyo
Mapa de procesos
U
s
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a
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d
a
s
Proceso planeacin
recursos
Proceso cooperacin
y articulacin inter-
institucional
Proceso atencin al usuario Proceso penal
Proceso gestin de
recursos
Proceso gestin del
talento humano
Proceso
comunicacin
Proceso
administracin de
documentos y registros
Nivel de seguimiento y mejora
Proceso seguimiento
y medicin
Proceso mejora
continua
Grfica 2. Elementos del componente ambiente de control
- Subsistema control estratgico del modelo MECI.
Ambiente
de control
Acuerdos, compromisos
y protocolos ticos
Desarrollo del
Talento Humano
Estilo de Direccin
Codigo de tica y Buen
Gobierno
Politicas de Talento Humano
Control Estratgi co
Componentes
Grfica 3. Elementos del componente direccionamiento estratgico
-Subsistema control estratgico del modelo MECI.
Direccionamiento
estratgico
Planes y
Programas
Modelo de operacin
por procesos
Estructura
Organizacional
Direccionamiento estratgico
Mapa de Procesos
Organigrama institucional
Control Estratgi co
Componentes
Grfica 4. Elementos del componente adminis-
tracin de riesgos- Subsistema control estrat-
gico del modelo MECI.
Administracin
de Riesgos
Control Estratgi co
Contexto Estratgico
Identificacin
de riesgos
Anlisis de riesgos
Contexto estratgico
Mapa de Riesgos
Poltica de riesgos
Valoracin de riesgos
Polticas de riesgos
14 Fi scal a Gener al de l a Naci n
Si st ema I nt egr ado de Gest i n de l a Cal i dad
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5
0ootexto estratg|co
En este documento se defnen y clasifcan los
factores generadores de riesgo a nivel interno
y externo que pueden afectar el cumplimiento
de la misin y objetivos institucionales.
Napas de r|esgo
Establece la identifcacin, el anlisis, la valo-
racin y determina las acciones de control
para mitigar los riesgos a que estn expuestos
los procesos y subprocesos, que en caso de
materializarse afectaran el cumplimiento de
sus objetivos.
Po|t|cas de r|esgo
Son las directrices emitidas por los lderes o
responsables de los procesos y subprocesos,
con el objetivo de mitigar, prevenir o eliminar
los riesgos.
Fase 2 Ciclo PHVA- Hacer
Esta fase contempla la ejecucin o puesta en marcha de todo lo planeado.
La fase de ejecucin en la norma NTCGP 1000: 2004, se encuentra en el numeral 7, que corresponde a la
prestacin del servicio, la cual se focaliza en la entidad en los procesos misionales de Atencin al Usuario y el
Proceso Penal. El diseo y desarrollo del servicio est establecido en la Constitucin y la ley, por la cual la Fiscala
General de la Nacin excluy la aplicacin del numeral 7.3 diseo y desarrollo de producto o servicio de la
norma NTC GP 1000:2004. A continuacin se establecen los productos generados en esta fase, as como los ya
establecidos en la primera fase que son objeto de ejecucin u operacin.
Grfica 5. Requisitos de las normas NTC GP 1000:2004 y NTC ISO/ IEC 17025
Prestacin del servicio
Obtencin de resultados de ensayo
Informes de ensayos
Riesgos controlados
Requisitos
NTC
GP 1000:2004
Aplicar procedimientos obligatorios
Otros manuales, procedimientos,
protocolos, instructivos, guas, formatos
Requisitos
NTC ISO
IEC 17025
Actividades
Productos
Educar y entrenar a los
servidores pblicos
Identifcar y dar tratamiento al servicio
o trabajo de ensayo no conforme
Ejecutar las actividades y ensayos de
acuerdo con el mtodo establecido
Implementar las acciones
de control de los riesgos
Recolectar datos
( indicadores, estadsticas, etc. )
0aracter|zac|ooes
Contienen la descripcin general de cada uno de los
procesos presentes en el mapa de procesos y dejan
claro el objetivo, alcance, actividades, mecanismos
de control, indicadores, lderes e involucrados en la
gestin del mismo.
Po|t|ca de 0a||dad
Es la que expresa el compromiso de la alta direccin.
Nuestra poltica de calidad es:
Garantizar un actuar institucional efciente, efectivo,
efcaz, transparente, tico y oportuno en el cumplimiento
de nuestra misin institucional, para encontrar la verdad
de los hechos en la investigacin penal y lograr la
calidad en la gerencia institucional bajo un enfoque
de mejoramiento continuo a procesos orientados a la
satisfaccin de las necesidades de la ciudadana.
0bjet|vos de 0a||dad
Son los que concretan la poltica de calidad y que la
hace medible y verifcable. Estos son:
Mejorar la capacidad de los procesos misionales de
manera que se garantice la gestin judicial efectiva
y oportuna.
Incrementar la competencia de los servidores de la
Fiscala General de la Nacin, mediante el establecimiento
de la carrera administrativa, el fortalecimiento de la
Escuela y el mejoramiento de la calidad de vida.
Unifcar, consolidar y fortalecer los sistemas de
gestin buscando la mejora continua de la entidad a
travs de la efcacia, efciencia y efectividad de sus
procesos internos.
Estructurar, implementar y mantener el sistema
de atencin al ciudadano, brindando un servicio con
oportunidad, celeridad y comodidad.
0d|go de t|ca y de 80eo 6ob|eroo
Documento que contiene los principios, valores, direc-
trices y compromisos que debemos asumir todos los
servidores de la Fiscala General de la Nacin.
Po|t|cas de Ta|eoto h0maoo
Directrices orientadas a garantizar la vinculacin del
personal idneo y competente, y de proporcionar un
ambiente laboral que contribuya a mejorar la calidad
de vida de los servidores y sus familias y fortalecer las
competencias laborales, a travs de la capacitacin
y el entrenamiento.
str0ct0ra doc0meota|
Est conformada por manuales, procedimientos, pro-
tocolos, guas, instructivos y formatos.
Cumpliendolos requisitos delanormaNTCGP1000:2004
seelaboraroncincodocumentos obligatorios, as: 1) pro-
cedimiento para el control de documentos, 2) gua para
control deregistros, 3) procedimientoparaacciones pre-
ventivas y correctivas, 4) procedimiento para producto
no conforme y 5) procedimiento de auditoras internas
de calidad.
Dentro de los manuales se destacan el Manual de
Funciones, Competencias Laborales y Requisitos de los
Cargos de la Fiscala General de la Nacin, el Manual
de Contratacin y los Manuales de Calidad para la
acreditacin de los laboratorios de criminalstica.
Va||dac|o de |os Ntodos
Es la obtencin de pruebas debidamente documentadas,
demostrativas de que un mtodo de ensayo o control
empleado en los laboratorios de criminalstica es lo
sufcientemente confable y adecuado para su fnali-
dad y propsito. Una validacin de mtodos requiere
de infraestructura adecuada, control de condiciones
ambientales, anlisis estadstico, tablas de control,
entre otros.
Nao0a| de 0a||dad y 0perac|o
Es el documento pilar para el SGC y MECI, tiene el
propsito de estandarizar y unifcar conceptos.
16 Fi scal a Gener al de l a Naci n
Si st ema I nt egr ado de Gest i n de l a Cal i dad
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Dentro de los productos o documentos generados
se destacan los siguientes:
Po|t|cas de operac|o por procesos
Corresponde a las directrices elaboradas por el
equipo MECI SGC y aprobadas por el Comit para
asegurar la correcta operacin de los procesos
institucionales.
Natr|z de |oIormac|o
Documento que identifca a nivel externo e interno,
la fuente y tipo de informacin que entra a los
procesos y el uso que se da a la misma.
|oveotar|o de s|stemas de |oIormac|o
y reg0er|m|eotos |oIormt|cos
Corresponde a una relacin de todos los tipos
de hardware y software con que cuenta la en-
tidad, el cual administra y custodia la Ofcina
de Informtica.
Natr|z de com0o|cac|o
Documento que establece la manera como fuye
la comunicacin informativa, es decir la que se
sigue entre los lderes de proceso y el usuario
fnal a quien llegan las publicaciones dirigidas
a la ciudadana.
P|ao de med|os
Describe todos los medios de comunicacin
e informacin con que cuenta la entidad y las
polticas o directrices para el manejo de los
mismos, se puede consultar en la Ofcina de
Divulgacin y Prensa, en la intranet y en la
pgina web institucional.
Fase 3 Ciclo PHVA- Verificar
Una vez culminadas las fases de planeacin y ejecucin, el siguiente paso es verifcar lo rea-
lizado. En este punto debemos responder: Qu y de qu manera se ha realizado lo que hemos
planeado? Para esto la entidad ha determinado los siguientes productos y documentos.
Resultados de la satisfaccin
de los usuarios
Informes de auditoras
Resultados de comparaciones
interlaboratorios, repeticin de
ensayos o correlacin de resultados
Informes de resultados de quejas,
reclamos y sugerencias
Informes estadsticos
Informes de resultados de servicio o
trabajo de ensayos no conformes
Informe de desempeo del SGC
Actas de revisin del SGC
Requisitos
NTC
GP 1000:2004
Medir la satisfaccin
de los usuarios
Requisitos
NTC ISO
IEC 17025
Actividades
Efectuar la revisin
por la Direcccin
Analizar los resultados del servico y
trabajo de ensayo no conforme
Analizar datos
( indicadores, estadsticas, etc. )
Analizar las quejas,
reclamos y sugerencias
Asegurar la calidad de los
resultados de ensayos
Realizar auditoras de calidad
Productos
Grfca 9. Requisitos de las normas NTC GP 1000:2004 y NTC ISO/ IEC 17025.
Grfica 10. Elementos del componente Autoevalu-
acin - Subsistema control de evaluacin-MECI.
Autoevaluacin
Autoevaluacin
del control
Control de Eval uaci n
Autoevaluacin
de la gestin
Guas para la
Autoevaluacin
del Control
Gua para el
Seguimiento y
Evaluacin
Planes Operativos
Anuales
Grfica 11. Elementos del componente Evaluacin
independiente-Subsistema Control de evaluacin -MECI.
Evaluacin
independiente
Evaluacin
independiente
al Sistema
de Control
Interno
Control de Eval uaci n
Auditora Interna
Metodologa para la
realizacin de evalua-
ciones Independientes
al Sistema de Control
Interno
Procedimiento de
auditora Interna
Grfica 6. Elementos del componente actividades de
control-Subsistema control de gestin-MECI.
Actividades
de control
Polticas de operacin
Procedimientos
Controles
Indicadores
Manual de Operacin
Polticas
de operacin
Procedimientos,
protocolos,
manuales,
guias,
instructivos
Manual de
Operacin
Grfica 7. Elementos del componente Informacin
Subsistema control de gestin-MECI.
Informacin
Informacin
primaria
Control de Gesti n
Informacin
secundaria
Sistemas de
informacin
Matriz de
Informacon
Inventario de Siste-
mas de Informacin
y Requerimientos
informticos
Grfica 8. Elementos del componente
Comunicacin-Subsistema control de
gestin-MECI.
Comunicacin
Comunicacin
organizacional
Control de Gesti n
Comunicacin
Informativa
Medios de
comunicacin
Matriz de
Comunicacin
Plan
de Medios
18 Fi scal a Gener al de l a Naci n
Si st ema I nt egr ado de Gest i n de l a Cal i dad
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9
Proced|m|eoto para e| tratam|eoto de| serv|c|o o
eosayo oo cooIorme
En este documento se identifcan, analizan y contro-
lan las NO CONFORMIDADES que se presenten en el
servicio o ensayo no conforme, con el fn de que se
defna su tratamiento.
60a para |a a0toeva|0ac|o de| 0ootro|
Herramienta diseada para evaluar el grado de imple-
mentacin de MECI; esta autoevaluacin se realizar
a travs de una encuesta de aplicacin regulada en
la mencionada gua. Igualmente, se utilizar para
evaluar la aplicacin del Cdigo de tica y de Buen
Gobierno en cada una de las reas y dependencias
de la entidad.
60a para e| seg0|m|eoto y eva|0ac|o de |os p|aoes
operat|vos ao0a|es
Esta gua da respuesta al documento de autoevalua-
cin de gestin, en la medida en que cumple con
los parmetros requeridos de orientar la ejecucin,
seguimiento y evaluacin a la gestin. Por esta razn,
el cumplimiento de este elemento queda asimilado
a la aplicacin de esta gua a travs de los Planes
Operativos Anuales POA.
Netodo|oga para |a rea||zac|o de eva|0ac|ooes
|odepeod|eotes a| S|stema de 0ootro| |oteroo
Documento que da directrices generales para la rea-
lizacin de estas evaluaciones que aplica la Ofcina
de Control Interno.
Establecidos estos mecanismos o instrumentos de
seguimiento y evaluacin de nuestro sistema integrado,
la siguiente pregunta a resolver es: Qu hacer con
los resultados de esta evaluacin y para qu sirve?
Este interrogante se resuelve con la ltima etapa que
cierra el ciclo:
Fase 4 Ciclo PHVA- Actuar
La ltima fase que corresponde a la mejora, es la ms importante para garantizar la sostenibilidad de los
sistemas integrados de gestin. En esta fase tenemos el balance de los resultados y las evidencias de lo
alcanzado. Por lo tanto, es el momento en que se deben tomar las medidas para corregir o prevenir cuando
se haya identifcado un problema potencial.
Grfica 12. Requisitos de las normas NTC GP 1000:2004 y NTC ISO/ IEC 1702
Planes de mejoramiento
institucional, por procesos,
subprocesos e individual
implementados
Requisitos
NTC
GP 1000:2004
Requisitos
NTC ISO
IEC 17025
Actividades
Productos
Emprender
acciones correctivas
Emprender
acciones preventivas
Grfica 13. Elementos componente Planes de mejora-
miento Subsistema control de evaluacin-MEC
Planes
de
mejoramiento
Plan de mejoramiento
institucional
Control de Eval uaci n
Plan de mejoramiento
por procesos
Plan de mejoramiento
individual
Planes
de Mejoramiento
Acciones
preventivas y
correctivas
Dando cumplimiento a la Medicin, Anlisis y Me-
jora, en esta fase del ciclo se asegura que el sistema
de gestin est siendo realmente efciente, efcaz y
efectivo en la entidad. Para ello se han establecido
instrumentos bsicos que aseguran el cumplimiento
de este numeral en su etapa de verifcacin:
Ao||s|s de |od|cadores
Esta actividad consiste en las mediciones cualitativas
y/o cuantitativas que permiten observar la situacin
y tendencias de cambio generadas en la entidad.
Los indicadores se pueden medir en trminos de
efciencia, efcacia o efectividad.
Proced|m|eoto de a0d|tor|as |oteroas
El cual establece la manera como opera el mecanismo
de verifcacin en la entidad.
60apara |a med|c|o de |a sat|sIacc|o de| c||eote
Documento que contiene los pasos a seguir para
disponer de la muestra requerida de usuarios a
quienes se aplica una encuesta de satisfaccin del
cliente, con el propsito de medir el grado de calidad
que perciben los usuarios externos en cuanto a la
prestacin del servicio.
20 Fi scal a Gener al de l a Naci n
Si st ema I nt egr ado de Gest i n de l a Cal i dad
2
1
La manera de emprender la mejora es mediante la
formulacin de una accin correctiva o preventiva
segn se trate de subsanar o resolver un problema
o de evitar que ocurra. Para ello se ha documentado
el procedimiento obligatorio de la norma de calidad
denominado Acciones correctivas y preventivas.
Este documento establece el tratamiento para las
mismas, partiendo de un anlisis de las causas que lo
originan y los efectos que producen el problema o la no
conformidad identifcada. Culmina con la formulacin
de un plan de mejoramiento, el cual debe establecer
las actividades, los responsables de implementarlas y
la fecha estimada para el cierre de la accin.
Cabe sealar que una accin correctiva o preven-
tiva puede surgir de los siguientes mecanismos de
revisin:
Auditora interna de calidad.
Otros tipos de auditoras internas.
Seguimiento o revisin interna por parte de
los lderes de proceso.
Queja, reclamo o sugerencia de un usuario.
Auditoras externas de calidad.
Seguimiento a los indicadores de los
procesos o subprocesos del sistema.
Seguimiento al estado de los planes
operativos anuales.
Revisiones por la alta direccin.
Resultados de mediciones de la
satisfaccin de los usuarios de la entidad.
P|aoes de mejoram|eoto
Se elaboran y ejecutan para responder a las ob-
servaciones formuladas en las auditoras internas,
seguimiento a la autogestin y auditoras practicadas
por entes externos, generalmente por la Contralora
General de la Repblica.
Finalmente, despus de consolidar los resultados y
determinar las acciones correctivas o preventivas,
se elabora un informe peridico el cual se presenta
al comit de Coordinacin de los Sistemas de Con-
trol Interno y Gestin de la Calidad, por conducto del
representante de la alta direccin, que para el caso
de la entidad, es el jefe de la Ofcina de Planeacin,
quien por delegacin del seor Fiscal General cumple
esta funcin.
Consecuente con lo anterior, corresponde a los inte-
grantes del citado comit, evaluar el estado general
del sistema integral y tomar las decisiones a que haya
lugar en bsqueda de mantener y mejorar continua-
mente el sistema.
III. Quien verifica
que l a entidad
tenga impl ementado
el sistema integrado
de gestion?
?
Si bien en la entidad tenemos mecanismos de veri-
fcacin como las auditoras internas, este sistema
basado y articulado en normas especfcas, puede ser
verifcado y evaluado por entidades externas.
De acuerdo con cada modelo estas entidades son:
Norma NTC GP 1000 (SGC): Organismos de control
del Estado o entidades certifcadoras.
NTC ISO/IEC 17025: la Superintendencia de Industria
y Comercio y prximamente la Organizacin Nacional
de Acreditacin Colombiana.
Modelo Estndar de Control Interno MECI. Contralora
General de la Repblica y Departamento Administrativo
de la Funcin Pblica.
Certificacin y acreditacin
Es importante entender la diferencia entre certifcacin
y acreditacin. Para comprenderla es necesario iden-
tifcar el objeto de cada actividad, as:
08T|F|0A0|0h: Proceso por medio del cual una
tercera parte otorga testimonio, por escrito, de que
un producto, proceso o servicio es conforme con
unos requisitos especfcos. Actualmente la entidad
cumple con todos los requisitos documentados que le
permitirn optar por la certifcacin bajo las normas
NTC GP 1000:2004 o ISO 9001:2000.
A080|TA0|0h: Procedimiento por medio del cual una
organizacin con autoridad otorga el reconocimiento
formal de que un organismo tiene la competencia
nece-saria para llevar a cabo tareas especfcas.
Para obtener la acreditacin de los laboratorios de
criminalstica se debe demostrar, adems de que
se cuenta con un SGC implementado, que se opera
conforme a los criterios y requisitos establecidos en
una Norma Internacional, para nuestro caso la ISO/IEC
17025 y por lo tanto los resultados que se reportan
son tcnicamente vlidos. Actualmente, la Fiscala
General de la Nacin est implementando esta norma
en los Grupos de Qumica, Balstica y Gentica de la
Divisin Criminalstica, LABICI Y LABIESCI.
El grupo de balstica de la Divisin Criminalstica,
asumi el reto de iniciar el proceso de acreditacin de
sus ensayos bajo la citada norma, lo cual ha implicado
importantes esfuerzos para lograr, entre otros:
Fortalecimiento de la competencia tcnica de los peritos.
La estandarizacin, la documentacin y
la validacin de los mtodos de ensayo.
La calibracin y mantenimiento de equipos.
La adecuacin de las instalaciones.
El control de las condiciones ambientales.
La trazabilidad de las mediciones.
La medicin de la satisfaccin de sus usuarios.
La defnicin de la alta direccin de los laboratorios y
de las responsabilidades.
La defnicin de polticas y objetivos de calidad del grupo.
La capacitacin especializada, en coordinacin con
la escuela.
Afanzar la cooperacin con todas las dependencias
de la institucin que afecten la realizacin de
los ensayos.
Generar cultura de compromiso con la calidad.
Todo este esfuerzo conduce a la decisin por parte de
la entidad a presentar ante el organismo acreditador
la Superintendencia de Industria y Comercio SIC o
la Organizacin Nacional de Acreditacin Colombiana
-ONAC, la documentacin necesaria para la acredi-
tacin de los ensayos del Grupo de Balstica y as,
ser el punto de referencia para la implementacin
de los requisitos de la norma, en los dems grupos
susceptibles de acreditacin.
22 Fi scal a Gener al de l a Naci n
Si st ema I nt egr ado de Gest i n de l a Cal i dad
2
3
Debemos conocer y entender la poltica de calidad.
No es necesario memorizarla o recitarla.
Saber cuntos son y en cules objetivos de calidad
participamos directamente.
Conocer el mapadeprocesos, saber ques, cmointer-
actan entre s y saber en cul estamos ubicados.
Aplicar y conocer los procedimientos obligatorios de
la norma (control de documentos, control de registros,
control del producto o ensayo no conforme, auditoras
internas y acciones preventivas y correctivas) y los
dems que sean de aplicacin del proceso o subpro-
ceso en el que se est involucrado.
Medir peridicamente los procesos y subprocesos a
travs de los indicadores y mantener actualizada su
medicin.
Evitar el uso de copias no controladas y obsoletas de
los documentos.
Controlar los documentos externos aplicables
al proceso o subproceso.
Tener soporte o evidencia de las actividades realizadas.
IV. Que se debe tener en cuenta a l a hora
de una auditoria de certificacion?
?
Los aspectos mnimos que debo tener en cuenta,
son entre otros:
Ser concretos en las respuestas dadas al auditor.
Conocer el mapa de riesgos del proceso en que
labora.
Tener conciencia de que los resultados obtenidos
en las auditoras son oportunidades de mejora.
Cmo consultar los documentos
del sistema integrado de gestin?
Para consultar los documentos que se han referenciado
se debe ingresar a la intranet, tal y como se muestra a
continuacin:
Manual de calidad
Otros manuales
Procedimientos
Protocolos
Guas
Formatos
Instructivos
Normograma
Administracin de riesgos
hTTP:ll w8
Cada uno de estos documen-
tos se consulta de acuerdo
con el proceso que se requiera
observar.
Click en
Estructura
Documental
Cualquier inquietud adicional puede consultarse con el
representante del equipo MECI-Calidad de su dependencia,
direccin seccional o con la Ofcina de Planeacin. Porque
con honestidad, respeto, liderazgo y trabajo en equipo,
lograremos una Justicia con calidad.
V. Gl osario
A continuacin se presenta el vocabulario tcnico para
facilitar la comprensin de los requisitos de las normas
NTC GP 1000:2004 y el Modelo Estndar de Control Interno
MECI 1000:2005.
Acc|o correct|va: Conjunto de acciones tomadas para
eliminar la (s) causa (s) de una no conformidad detectada
u otra situacin indeseable. La accin correctiva se toma
para evitar que algo vuelva a suceder.
Acc|o preveot|va: Conjunto de acciones tomadas para
eliminar la (s) causa (s) de una no conformidad potencial u
otra situacin potencialmente indeseable. La accin pre-
ventiva se toma para prevenir que algo suceda.
A|ta d|recc|o: Persona o grupo de personas que dirigen
y controlan al ms alto nivel una entidad.
0a||dad: Grado en el que un conjunto de caractersticas
inherentes cumplen los requisitos.
0ootro|es: Conjunto de acciones o mecanismos defnidos
para prevenir o reducir el impacto de los eventos que ponen
en riesgo la adecuada ejecucin de los procesos requeridos
para el logro de los objetivos de la entidad. Se clasifcan
en preventivos y correctivos.
0||eotel0s0ar|o: Organizacin, entidad o persona que
recibe un producto y/o servicio. Los clientes/usuarios se
clasifcan en internos y externos. Internos los servidores y
externos, la sociedad en su conjunto.
0oc0meoto: Informacin y su medio de soporte.
v|deoc|a: Datos que respaldan la existencia o veracidad
de algo.
|mp|emeotac|o: La implementacin del SGC y MECI
se logra cuando los servidores conocen los sistemas, los
entienden y los aplican en el da a da.
|od|cador de gest|o: Expresin cuantitativa y/o cualitativa
sujeta a la medicin, que permite observar y conocer la
situacin y las tendencias de cambio generadas en la entidad,
en relacin con el logro de los objetivos planteados.
|oIormac|o pr|mar|a: Conjunto de datos de fuentes
externas provenientes de las instancias con las cuales la
entidad est en permanente contacto, la cual se procesa
dentro de la entidad, circunscribindola a su entorno.
|oIormac|o sec0odar|a: Conjunto de datos que se origi-
nan y/o procesan al interior de la entidad, provenientes
del ejercicio de su funcin. Se obtienen de los diferentes
sistemas de informacin que soportan la gestin de la
entidad.
Napa de procesos: Describe grfcamente los niveles
de procesos de la entidad, clasifcndolos en: estratgicos,
misionales, de apoyo, de seguimiento y mejora. Refeja sus
respectivas interrelaciones.
hormograma: Es un instrumento que le permite a la
entidad delimitar su mbito de responsabilidad, tener un
panorama claro sobre la vigencia de las normas de carcter
constitucional, legal, reglamentario y de autorregulacin
que le son aplicables.
Parte |oteresada: Organizacin, persona o grupo de
personas que tienen un inters en el desempeo de una
entidad.
Proceso: Conjunto de actividades relacionadas mutua-
mente o que interactan para generar valor y las cuales
transforman elementos de entrada en resultados.
Proced|m|eoto: Conjunto de especifcaciones, relaciones
y ordenamiento de tareas requeridas para cumplir con las
actividades de un proceso. Establece los mtodos para
realizar las tareas y la asignacin de responsables en la
ejecucin de las actividades.
P0otos de 0ootro|: Son aquellas actividades desarrolla-
das en los procedimientos tendientes a verifcar, revisar,
proteger, vigilar, supervisar, inspeccionar, confrontar, examinar
o evaluar el cumplimiento de los mismos.
Protoco|os t|cos: Parmetros de comportamiento que
orientan la actuacin de todos los servidores, bajo los prin-
cipios consagrados en la Constitucin Poltica y la ley.
8|esgo: Representan la posibilidad de ocurrencia de un
evento que pueda entorpecer el normal desarrollo de las fun-
ciones de la entidad y afectar el logro de sus objetivos.
El hecho de recibir una auditora interna o
externa, genera tensin y ansiedad por la
responsabilidad de desempear de manera
efectiva a la hora de responder las pregun-
tas y ubicar los registros y la documentacin
solicitada.

www.fiscalia.gov.co