Manual Financiero

Las directrices presentadas a continuacin pretenden garantizar que cada VPF&L tenga los conocimientos suficientes para ser capaz de manejar los procesos financieros y legales dentro de los comits locales y del comit miembro. Sin embargo, cabe destacar que algunos comits locales han establecido polticas oficiales en sus constituciones para garantizar las competencias del candidato.

1. Misin del Vicepresidente de Finanzas y legales:

Velar por la eficiente administracin y toma de decisiones en torno a los recursos de la asociacin (financieros y fsicos) y sus procesos contables, jurdicos y administrativos. As mismo, orientar y educar en torno a una eficiente gestin legal, financiera y administrativa en los comits locales, para mejorar y facilitar experiencias integrales de aprendizaje en toda la membresa.

2. Funciones del Vicepresidente de Finanzas y legales:

Las funciones del vicepresidente de Finanzas y legales se desglosan a partir de tres procesos fundamentales que rigen las operaciones del rea. Estos son: Presupuesto

Registro

Control

Presupuesto: Es el proceso de estimacin de gastos e ingresos para un determinado lapso de tiempo, por lo general un ao; lo cual permite a la organizacin establecer prioridades y evaluar la consecucin de sus objetivos. Registro: Es el proceso de reconocimiento contable de las transacciones financieras realizadas por la organizacin. Control: Es el proceso de administracin de recursos de acuerdo al presupuesto preestablecido y las necesidades de la organizacin. En vista de los procesos anteriormente mencionados, podemos decir que las funciones del Vicepresidente de Finanzas y Legales son:

Responsable del desarrollo del plan anual del comit

Responsable de la auditoria interna y externa de la organizacin

Realizar el presupuesto y el flujo de efectivo anual Elaborar un flujo de caja de forma mensual Revisar y elaborar el registro contable de las operaciones financieras
realizadas por el comit local, comit miembro o por personas externas en orden cronolgico. Responsable de la educacin, soporte y seguimiento de los miembros involucrados en el rea Supervisar las tareas realizadas por cada uno de los miembros del rea y de otorgar la retroalimentacin respectiva a cada uno de ellos. Responsable de la custodia de la documentacin soporte de las operaciones financieras realizadas por el comit local o comit miembro. Responsable de coordinar la bsqueda de patrocinios y donaciones. Responsable del manejo de la cuenta bancaria del comit local o comit miembros en conjunto con el Presidente del comit local o comit miembro.

Responsable de la evaluacin financiera de proyectos. Prestar figura de soporte en los procesos administrativos Realizar un control exhaustivo de los activos y pasivos del comit local o comit miembro

Asistir a las reuniones de Finanzas y Legales a nivel nacional Elaborar informes financieros peridicos

Adems de las funciones de los Vicepresidente de Finanzas y Legales, es importante indicar cuales son las funciones, relacionadas al rea, de los Presidentes de los comits locales y del comit nacional. Estas son: Presidente de AIESEC en Venezuela, como integrante del Primer Consejo Legislativo, es responsable de la revisin y aprobacin del presupuesto nacional, estados financieros y otros reportes auxiliares elaborados por MCVP Finanzas y Legal. Es el representante legal de la organizacin y para la autorizacin de las transacciones comerciales que sta realice. Presidente del Comit Local, como miembro del Primer Consejo Legislativo de AIESEC Venezuela, es responsable de la revisin y supervisin de los reportes suministrados por LCVP Finanzas y Legal, as como del control de los recursos proporcionados y egresos realizados por el comit que preside. Responsable de la evaluacin y de los resultados finales del Comit Local, y representante local para la autorizacin de las transacciones financieras y legales que su comit realice.

3.

Entidades del rea de finanzas y legales:

El rea de finanzas y legales se compone de las siguientes entidades:

Member Committee President

MCVP
Finance & Legal

National Finance & Legal Team

Local Committe President

LCVP
Finance & Legal

Local Finance & Legal Team

4. Estructura centralizada de Finanzas:

Con el fin de optimizar y simplificar los procesos de auditora de la organizacin en todas sus figuras (LCs y MC), el comit miembro actuar como ente regulador de todos los ingresos y egresos de los comits locales. Es por esta razn que el comit miembros actuar como una entidad centralizadora recibiendo todo el dinero que perciban los comits locales por cualquier concepto y posteriormente reintegrndolo de acuerdo a las necesidades que presenten los mismos. Entre los procesos relacionados a la centralizacin financiera, podemos encontrar: 4.1: Cobro automtico de obligaciones financieras: El comit miembro deducir, automticamente, la cantidad de dinero que le corresponde segn lo establecido en el programa de intercambio nacional proveniente de los ingresos por intercambios de los comits locales. Cualquier otro compromiso financiero ya establecidos podr ser deducido de la cuenta de los comits locales en lapso establecido por mutuo acuerdo (mximo 3 meses). 4.2: Calculo de los estados de cuenta de los comits locales: El comit miembro llevar un control de los ingresos y egresos de cada LC, el cual ser presentado mensualmente en el wiki AIESEC Venezuela General Information el primer da de cada mes. Los comits locales tendrn derecho de pedir una revisin de sus saldos hasta el da 15 de cada mes, a partir de esta fecha se declarar correcto el estado publicado. 4.3: Transferencias bancarias a las cuenta de los comits locales: Una vez cumplidos los requisitos para la solicitud de dinero por parte de los comits locales, el comit miembro tendr la obligacin de depositarle la cantidad solicitada, si el comit local dispone de la cantidad, durante los primeros 7 das de cada mes. 4.4: Reserva para eventos nacionales e internacionales: El comit miembro destinar 15% de sus ingresos, por concepto de intercambios salientes, a un fondo de reserva destinado a eventos nacionales e internacionales relacionados con The AIESEC Way. Este fondo para eventos ser administrado de manera independiente para cada comit local y estar disponible para ellos cada vez que lo soliciten. 4.5: Reserva para cuotas de AI Fee: El comit miembro destinar 15% de los ingresos de los comits locales, por concepto de intercambios salientes, a un fondo de reserva destinado a las cuotas de AI Fee. Este fondo ser administrado de manera independiente para cada comit local y estar disponible para ellos cada vez que lo soliciten. El Comit que no tenga recursos para financiar el pago del AI Fee correspondiente, podr solicitar un prstamo a otro Comit Local que s los tenga. El Comit Miembro tiene la responsabilidad de hacerle seguimiento al pago de esta deuda. En caso de que no se pague la deuda en el tiempo establecido, el prestamista absorber el 50% de los ingresos del deudor hasta que se cancele la totalidad de la deuda

5. Elaboracin y manejo del presupuesto:

La elaboracin del presupuesto local y nacional es el proceso de estimacin de ingresos y egresos a realizarse durante el ao, tomando en consideracin el plan estratgico que ha sido elaborado en el comit local o comit nacional. Realizar el presupuesto no es un proceso lineal, implica tambin la medicin y comparacin de los resultados financieros reales del comit local. Entre los objetivos del presupuesto tenemos:

La medicin de la actuacin en relacin a:

El cumplimiento de las responsabilidades El logro de los planes La disciplina en los gastos Toma de decisiones: el presupuesto permite que el comit local para decidir si un proyecto es financieramente viable.

Flujo del presupuesto

Objetivos AIESEC

Medios con los que se dispone

Presupuesto (previsto)

Se corrigen los objetivos, los medios o los presupuestos

Contabilidad General (realidad) S hace falta tomar medidas correctivas

Comparacin de lo previsto con la realidad Control y anlisis de desviaciones

Se contina contabilizando la realidad

No hace falta tomar medidas correctivas

5.1: Preparacin del presupuesto: Los pasos para la elaboracin de un presupuesto son:

Revisar cada actividad incluida en la planificacin local y nacional con el fin

de hacer un listado de los recursos necesarios para llevarlas a cabo.

Determinar los ingresos y egresos generados por estas actividades

asignndole un valor monetario real.

Tomar en consideracin las partidas o cuentas del presupuesto nacional

que influyen en los ingresos y egresos a nivel local.

Enviar el presupuesto local al comit nacional para la evaluacin y

aprobacin del mismo. El comit nacional tendr 15 das para enviar la aprobacin o las recomendaciones necesarias para la aprobacin presupuesto. El presupuesto es responsabilidad del Vicepresidente de Finanzas el cual trabajar en conjunto con los dems vicepresidentes o encargados de cada rea de trabajo. Este debe ser elaborado durante el primer mes de inicio de cada perodo del Comit Miembro y ser evaluado por lo menos cada 3 meses. El presupuesto debe ser aprobado por una asamblea conformada por los miembros en pleno derecho del comit local y de igual forma cada cambio que se le haga al mismo. Esos cambios deben ser debidamente documentados.

 Los presupuestos para Congresos, Eventos Oficiales y Proyectos son

responsabilidad del Vicepresidente de Finanzas. Este debe trabajar en conjunto con el OC de cada actividad. Los presupuestos para eventos y actividades deben ser aprobados por la Junta Directiva y deben ser presentados a los mismos con dos semanas de antelacin.

5.2: Lapsos de tiempo para la creacin del presupuesto:

En CONAL, el comit miembro deber entregar el presupuesto nacional

indicando los gastos administrativos que debern ser cubiertos de forma equitativa por los comits locales durante el ao en cuestin. Quince das finalizados el CONAL, el vicepresidente nacional de finanzas debe enviar por correo el presupuesto nacional al equipo de vicepresidentes de finanzas locales, al equipo de presidentes locales, a la Junta Supervisora y debe ser publicado en el wiki AIESEC Venezuela General Information. El equipo de vicepresidentes de finanzas local y el de presidentes locales tienen un lapso de 15 das para enviar las modificaciones, revisiones, y para generar discusiones del presupuesto. Finalizado un mes desde CONAL, debe realizarse una reunin nacional de presidentes con el fin de poder legislar dicho presupuesto. Adems, en esta reunin cada presidente local deber entregar la planificacin y el presupuesto de su comit local legislado y registrado en un acta legislativa. Luego de ser aprobado y legislado el presupuesto, debe ser publicado en el wiki AIESEC Venezuela General Information Finalmente el comit miembro, representado por el Vicepresidente Nacional de Finanzas & Legal y el Presidente Nacional, debe de tener una reunin con la Junta Supervisora para la revisin del presupuesto nacional. 5.3: Revisin y modificacin del presupuesto nacional: Las revisiones del presupuesto se deben realizar en cada reunin nacional del rea de finanzas, donde deben revisar el flujo de ingresos y egresos de la organizacin. Para efectuar una modificacin del presupuesto nacional, cuando no estn establecidas reuniones nacionales, se debe convocar a una reunin extraordinaria del Primer Consejo Legislativo. En el caso que no sea necesaria una reunin presupuestaria, se debe esperar a efectuarse la reunin nacional de presidentes ms cercana a este. En CONAL y NSM el Vicepresidente Nacional de Finanzas & Legal debe presentar un reporte del movimiento de efectivo nacional, indicando los movimientos en cuentas efectuados. Cuando exista algn tipo de modificacin de presupuesto que implique un gasto adicional, mayor al 10% del presupuesto anual, deber ser revisado por el Comit Miembro, por el equipo de Vicepresidentes de Finanzas y aprobado ante el Primer Consejo Legislativo de AIESEC en Venezuela. El presupuesto nacional debe ser revisado, por lo menos, dos veces en el perodo por La Junta Supervisora. Al momento de la revisin el Vicepresidente Nacional debe efectuar un reporte del manejo y movimientos efectuados en el presupuesto nacional. 5.4: Registro de modificaciones del presupuesto: Una propuesta de modificacin de presupuesto la puede hacer el Comit Miembro, el equipo de Presidentes Locales y el equipo de vicepresidentes de finanzas

locales. Al momento de efectuarse una modificacin se debe identificar que cuenta y qu monto se modifican. Una vez realizado este procedimiento se debe notificar en el wiki AIESEC Venezuela General Information, la cuenta y monto a modificarse, as como explicacin de la solicitud. Esta solicitud de modificaciones deben presentarse al Comit Miembro, al Primer Consejo Legislativo, a los vicepresidentes de F&L locales y a La Junta Supervisora, por lo menos con una semana de anticipacin a las reuniones de consejo de presidentes. Al ser aprobada la modificacin, esta debe insertarse en el presupuesto y se debe generar un acta de aprobacin de esta modificacin.

6. Polticas de ingresos y egresos:

6.1: Ingresos: 6.1.1: Cuotas de las organizaciones:

Las organizaciones deben pagar una cuota mensual de 50$ la cual ser destinada exclusivamente al servicio que AIESEC le brinda al pasante mientras se encuentre en el pas. La cuota de service ser destinada para sufragar los gastos del pasante y del acompaante(s); en caso de que lo hubiere. Adicionalmente, se debern presentar todos los soportes que avalen que el dinero fue gastado en actividades de service. No obstante, en caso de no poder obtener dichos soportes, se deber presentar un voucher de caja chica en el que se detalle los gastos efectuados; ste deber estar firmado por el intern. En caso de que el dinero no hubiere sido gastado en su totalidad en alguna actividad determinada, se deber reportar el sobrante al encargado de finanzas para su contabilizacin y posterior uso por parte de algn miembro en las actividades planificadas para el pasante En caso de que este dinero sea cobrado a la empresa y no usado para algn fin anteriormente mencionado, en un lapso de tiempo no mayor a dos meses; ste ser descontado de la cuenta del LC y depositado en la cuenta del intern. Adems, el MC cobrar al LC una penalidad equivalente al 70% de una cuota de service, por incumplimiento de sus deberes hacia el pasante. La penalidad ser depositada en la cuenta del intern como compensacin por no haber provisto las actividades necesarias de service. El servicio del intern que ya se ha ido del pas, deber ser utilizado por el LC o grupo de inters en actividades de servicio

 El costo que debe cancelar la empresa interesada en participar en el

programa de intercambio depende del tipo de prctica laboral y del tiempo que vaya a estar el pasante en el pas. A continuacin se presenta un cuadro en el cual se especifican las cantidades por tipo de prctica y las cantidades correspondientes a los comits locales y al comit miembro.

Precio $ TNs 75% TN /MC 25% TN /LC Meses MT TT 2 a 6 meses 900 900 7 a 12 meses 1.100 1.100 13 a 18 meses 1.300 1.300

ET 900 1.100 1.300

DT 50 50 50

*Los LCs tendrn la potestad de exonerar a las Asociaciones Civiles sin fines de lucro (ONG), escuelas secundarias y universidades de todos los pagos de gastos administrativos de AIESEC en Venezuela (MC y LC fee). Previa autorizacin del MC. Forma de Pago: Mtodo de pago: El primer pago a realizar la empresa deber ser el equivalente al 40% del tipo de intercambio solicitado para poder subir la planilla al sistema. Es decir, si la empresa solicita un pasante MT y la prctica laboral es de 12 meses, la empresa deber cancelar 520$ en su primer pago. Los 780$ restantes debern ser cancelados mensualmente en cuotas iguales en el transcurso de la prctica laboral.

Raising de TNs: El 75% de la primera cuota es para el MC y el 25% restante es para el LC

Realized de TNs: El 75% de la segunda cuota o cuotas subsiguientes es para el MC y el 25% restante es para el LC Observacin: Todos los pagos son realizados a la cuenta del MC, el % del LC ser sumado a su saldo.

El costo de las DTs TN ser nicamente destinado al fondo de los LCs. 6.1.2: Becas para los pasantes extranjeros:

AIESEC debe garantizar un ingreso mnimo de 930$ mensuales para

los pasantes participantes en el programa de intercambio, o su equivalente en otros tipos de servicios o especies, como apoyo para sufragar sus gastos de estada durante la prctica. Este apoyo debe ser establecido con la empresa antes de ser firmado el contrato. El vicepresidente de finanzas local es el responsable por el retiro y pago de las becas a los pasantes.

 El dinero debe ser recibido por el vicepresidente de finanzas local y

depositado en la cuenta bancaria de AIESEC Venezuela. Una vez realizado el deposito, debe ser anunciado en el foro Mensualidad de Interns indicando: Nmero de la cuenta bancaria del pasante Tipo de cuenta (ahorro/corriente) Nombre completo del pasante Monto de la beca a ser depositado en la cuenta del pasante Monto del servicio Una vez realizada la notificacin, el vicepresidente de finanzas del comit miembro deber depositar el monto de la beca en un lapso no mayor a 3 das hbiles. 6.1.3: Cuotas de los participantes de intercambio venezolanos:

El costo que debe cancelar el Exchange Participant interesado en el

programa de intercambio ser de 750 US$. Este costo aplica solamente para intercambios MT, TT y ET. En el caso de los EPs DT, el interesado solamente cancelar 100 US$. Los pagos sern realizados en bolvares a cambio oficial.

Precio $ EPs 50% EP /MC 50% EP /LC Meses MT TT 2 a 18 meses 750 750
* El pago puede ser realizado en una sola cuota. Forma de Pago:

ET 750

DT 100

Mtodo de pago: El primer pago a realizar el estudiante deber ser el 50% del costo total del intercambio, al momento de subir la planilla al sistema. El segundo pago ser el 50% restante al momento de realizar el match. Raising de EPs: El 50% de la primera cuota es para el MC (35% ingreso MC y 15% reserva para eventos) y el 50% restante es para el LC (35% ingreso LC y 15% reserva para AI Fee) Realized de EPs: El 50% de la segunda cuota es para el MC (35% ingreso MC y 15% reserva para eventos) y el 50% restante es para el LC (35% ingreso LC y 15% reserva para AI Fee) Observacin: Si se hace match de un EP a un pool diferente al que originalmente corresponda cuando fue subido al sistema, se debe hacer la correccin de Fee de acuerdo al monto correspondiente al pool. Esta correccin debe ser realizada durante el segundo pago y notificada en el foro de EP form audit. Si la diferencia es a favor de AIESEC, el estudiante deber pagar la diferencia a AIESEC; y si es a favor del EP, AIESEC deber reintegrar la cantidad correspondiente al EP. 6.1.4: Patrocinios y donaciones: Cada empresa a la cual se le vaya a solicitar patrocinio o donaciones debe ser especificada en la comunidad de Venezuela Finance and Legal indicando

Nombre de la Empresa Nombre de la persona contacto dentro de la empresa Finalidad o motivo del auspicio a ser solicitado

Luego de ser notificado en la comunidad de Venezuela Finance and

Legal los comits locales tendrn un mes para reunirse con la empresa. Si transcurre el periodo de tiempo indicado anteriormente y el comit local no ha realizado ninguna reunin, la empresa pasar a estar disponible para cualquier otro comit local.

Todos los cheques destinados a patrocinios o donaciones deben

hacerse pagaderos a nombre de Asociacin Civil AIESEC Venezuela. Los beneficios a ofrecrseles a las empresas deben ser los mencionados en el paquete de beneficios generados por AIESEC Venezuela. Si se desea incluir otro beneficio adicional, debe ser notificado al vicepresidente de finanzas del comit nacional y este analizar la factibilidad de la propuesta.

El 30% de los patrocinios y donaciones ser para el comit nacional y

el 70% restante ser para el comit local que consiga el auspicio. En caso de ser patrocinios destinados a eventos internacionales, los comits locales tendrn la posibilidad de recibir un aumento en su porcentaje de ganancia a razn de un 5% por cada intercambio que realice, pudiendo llegar hasta un 85% para el comit local. El conteo del nmero de intercambios tomados en consideracin para el aumento de la ganancia de los comits locales ser reiniciado una vez asistido al evento internacional auspiciado. Cualquier patrocinio o donacin en especie que sea conseguido por el comit local ser de propiedad exclusiva del mismo.

Cualquier patrocinio o donacin otorgada por la Universidad, donde se

encuentre la sede del comit local, o por un familiar de algn miembro del comit local ser de propiedad exclusiva de ese comit. 6.2: Egresos: 6.2.1: Cuota de afiliacin internacional:

Todos los pagos que AIESEC Venezuela efecte a AIESEC

Internacional, debern ser cancelados a travs de aportes de los comits locales. Estos aportes sern divididos en porcentajes iguales para cada comit local. Todos los pagos que efecten los comits locales por concepto de cuotas internacionales debern hacerse en Dlares o Euros. Las fechas lmites para el pago de las cuotas internacionales son: 1er Invoice: 31 de julio 2do Invoice: 31 de enero Todo esto con el fin de que puedan ser entregados a AIESEC Internacional en el IC y el IPM. 6.2.2: Gastos legales y fiscales:

 Todos los gastos relacionados con el registro y actualizacin de la

documentacin legal de Asociacin Civil AIESEC Venezuela deber ser soportado por los comits locales. Entre estos gastos podemos encontrar: actas constitutivas, actualizacin de estatutos, registro de libros contables, registro de libros de actas de asamblea legislativa, gastos de visados, asesora legal, auditoria externa y dems procesos legales. 6.2.3: Cuota de evento nacional:

La cuota de evento nacional base ser igual a la sumatoria del costo

real por asistente de cada uno de los integrantes del Conference Team (comit organizador, facilitadotes y el chair del evento), dividido entre el nmero de comits locales. Su pago es obligatorio para todos los LCs, independientemente de que enven delegados o no al evento 6.2.4: Travel cost sharing: Este es un gasto que slo ser implementado en reuniones nacionales de reas y en las reuniones de presidentes, El nmero mximo de delegados beneficiados ser de 2 por comit local. La frmula para calcula el travel cost sharing ser la siguiente:

X= Sumatoria de costos de traslados de los delegados beneficiados No. de delegados beneficiados

Luego, el monto a pagar/recibir = X Costo de traslado individual. Los que tengan un saldo negativo recibirn dinero, los que tenga un saldo positivo debern cancelar.

El travel cost sharing se pagar por los delegados al inicio de la reunin

nacional. Debe ser estimado o previamente calculado y publicado 2 semanas antes de la reunin nacional, con el objetivo de que los delegados asistentes sepan cuanto deben cancelar o de recibir al momento de asistir a dicho evento.

7. Solicitud de dinero por parte de los LC:

Cada comit local debe tener una caja chica con un mximo de 10 Unidades Tributarias a su disposicin, la cual deber ser revisada mensualmente con el fin de saber el flujo de caja realizado durante el mes finalizado y de tomar las medidas necesarias para la solicitud de dinero al comit miembro. Los pasos a seguir para la solicitud de dinero son:

 El responsable de finanzas del comit local deber enviar al vicepresidente de

finanzas del Comit Miembro, a ms tardar el quinto da de cada mes, va correo electrnico, el presupuesto del mes junto a un reporte de los gastos e ingresos del mes anterior. En este reporte tendrn que incluirse de manera digital, los soporte de ingresos y egresos del mes finalizado con el fin de tener constancia de los movimientos financieros. En caso de no ser enviados los soportes de ingreso y egresos el comit miembro no realizar el depsito del mes siguiente. Una vez recibido este reporte a tiempo, el vicepresidente de finanzas del comit miembro tendr 3 das hbiles para transferir el monto solicitado o para presentar una objecin relacionada a la transferencia. Todos los comits locales debern entregar en fsico toda la informacin enviada (soportes de ingresos y egresos) durante las reuniones nacionales de finanzas o de presidentes.

8. Fondos y reservas nacionales:

Son cuentas destinadas a representar una partida econmica para afrontar un determinado gasto o propsito. Su creacin y alcance debe ser discutido y aprobado por el primer consejo legislativo. 8.1: Requisitos para la creacin del fondo nacional: Definir el objetivo del fondo nacional. Definir en cul cuenta bancaria se deben depositar los ingresos para este fondo. S este fondo es para apoyo de los Comits Locales, se tienen que definir polticas para que los comits locales puedan tener acceso a este beneficio. Para poder disponer de este servicio debe ser consultado y aprobado por el comit miembro, consejo de presidentes locales y consejo de vicepresidentes de finanzas & legal. El ente interesado en disponer de este fondo, comit miembro o comit local, debe de entregar una carta va correo electrnico (MC, grupo de presidentes locales y vicepresidentes de finanzas & legal) indicando: motivos para el uso de este fondo, cules beneficios obtendran. El tiempo de vigencia de un fondo depender del objetivo con el cul fue diseado y que uso se le dar. Lo recomendable es que siempre exista este apartado para ser destinado para el crecimiento de la organizacin.

9. Control interno:
Conjunto de procedimientos para prevenir, evaluar, corregir errores e irregularidades que puedan afectar al funcionamiento y logro de objetivos planteados por la organizacin. 9.1: Facturacin: Proceso en el que se detalla por medio de un recibo, los ingresos y egresos generados por AIESEC a travs de todas sus actividades y proyectos. Estos recibos deben incluir: Persona jurdica: Seor (es): Se debe colocar el nombre completo de la organizacin. Domicilio fiscal: La direccin de la organizacin. RIF: Registro de informacin fiscal de la organizacin. Fecha: Al momento en que se efecta la factura. Descripcin: Explicacin del servicio cobrado.

Monto: Cantidad en bolvares entregada a AIESEC. Persona natural: Seor (es): Se debe de colocar el nombre completo de la persona. Domicilio fiscal: La direccin de la persona. RIF: En esta seccin se debe de colocar el nmero de la cdula de identidad de la persona. Fecha: Al momento en que se efecta la factura. Descripcin: Explicacin del servicio cobrado. Monto: Cantidad en bolvares entregada a AIESEC. Observacin: Si una persona, ya sea natural o jurdica, desea entregar algn tipo de donacin, se debe indicar lo siguiente en la descripcin de la factura: Donacin al programa de intercambio de Asociacin Civil AIESEC Venezuela o Donacin al programa de desarrollo de membresa de Asociacin Civil AIESEC Venezuela y se debe colocar el monto establecido con la organizacin (este debe ser en bolvares). 9.2: Caja Chica: Es el fondo que la organizacin emplea para gastos menores en pro del desarrollo de sus actividades. Contablemente se refiere a una cuenta que expresa en trminos monetarios y a una fecha determinada, el saldo en efectivo, formado por billetes, monedas, vales, justificantes de gastos, comprobantes y otros referidos a operaciones normales. 9.2.1: Constitucin de la caja chica: Est constituido por una suma de dinero asignada con el objeto de satisfacer los gastos cuya naturaleza justifica el desembolso inmediato y por circunstancias especiales mximo 10 U.T. 9.2.2: Requerimientos para el manejo de caja chica: Con el propsito de obtener mejores resultados en el control interno y a fin de fortalecer los mecanismos de seguridad, custodia y operacin del fondo de caja chica, a continuacin se presentan algunos requerimientos y disposiciones para el manejo de la misma: El fondo debe estar bajo la responsabilidad de una sola persona y preferiblemente por periodos determinados. La persona encargada de la caja chica deber emitir un justificativo por cada salida y entrada de dinero. La persona encargada deber custodiar los soportes de ingresos y egresos, con el fin de realizar el cierre mensual de los movimientos financieros. 9.2.3: Manejo de Efectivo: Se debe separar adecuadamente las funciones de tal forma que una sola persona no sea la que solicite, autorice y realice alguna transaccin. Por tal situacin quin solicite debe ser miembro pleno del comit local o del comit nacional, autoriza algn representante de la Junta Directiva y realiza la transaccin el encargado de caja chica. 9.2.4: Prohibiciones:

 Mezclar o custodiar dinero, documentos, objetos, cheques, valores particulares y otros que no tengan relacin el fondo de caja chica. Compensacin de saldos entre egresos e ingresos. No se cambiarn cheques personales o emitidos por miembros de la organizacin, con los fondos de la caja chica. No se podr recibir dinero y otros valores en gratificacin por los servicios brindados. No se podrn realizar prstamos personales. 9.2.5: Sobrante y faltante de Dinero: En el caso de producirse un sobrante en el fondo de la caja chica, el responsable de la Caja Chica debe inmediatamente realizar un comprobante de ingreso por la suma correspondiente, afectando la cuenta. Es importante tomar en consideracin que los comprobantes de ingreso deben archivarse en forma consecutiva, para lo cual se debe anotar el nmero de liquidacin en la cual se dio la inconsistencia. En el caso de que ocurriese un faltante de la caja chica, el responsable de la custodia del fondo debe proceder a reintegrar en el acto, la cantidad de dinero correspondiente e indicar el hecho en la hoja de arqueo diario. La misma debe ser firmada por el representante de la junta directiva local, previa comprobacin de lo sucedido. En el Caso de que no lo reintegre se debe remitir el caso al Primer Consejo Legislativo para evaluar el estatus de la membresa de la persona 9.2.6: Renovacin del Fondo de Caja Chica: La renovacin de la caja chica es mensual. Al momento de efectuar la renovacin el comit local o el comit miembro debe de adjuntar los comprobantes que respalden los movimientos en caja chica e incluir un reporte que indique los movimientos de ingreso y egreso efectuado en el mismo, as como observaciones de inters. Ver artculo 7 del manual (Solicitud de dinero por parte de los LCs) 9.3: Inventario de activos: Es el documento que contiene la relacin de los bienes muebles de la organizacin, en el cual debe estar detallado el nombre de cada activo, caractersticas propias, estado actual de conservacin, valor en libros, usuario y ubicacin del bien.

9.3.1: Finalidad del inventario: Minimizar la inversin en activos. Minimizar las perdidas por daos, obsolescencia o por artculos perecederos. Mantener un sistema eficiente de informacin del inventario. Proporcionar informes sobre el valor del inventario a contabilidad. Hacer pronsticos sobre futuras necesidades de inventario.

9.3.2: Fecha para la realizacin del inventario:

 Comienzo de perodo: Cuando comienza el perodo de junta directiva local

y nacional se deben revisar los activos de las oficinas y llenarse el formulario para el inventario de los activos. Mitad de perodo: El inventario debe ser revisado a mitad de periodo con el fin de evaluar la cantidad y el estado de los activos. Cierre de perodo: Al terminar el perodo de junta directiva local y nacional se deben revisar los activos y realizar un informe del estado de los mismos. Al momento de efectuarse una compra o desincorporacin de algn activo debe registrarse la transaccin.

9.4: Proyectos:

Todos los comits organizadores de proyectos debern tener una persona

a cargo de las finanzas.

Todas las finanzas de proyecto debe ser actualizadas y enviadas a la junta

directiva local y nacional mensualmente. Esto incluye variaciones en el presupuesto y el flujo de efectivo. Todos los ingresos recibidos para la realizacin de los proyectos deben ser depositados en la cuenta de Asociacin Civil AIESEC Venezuela y posteriormente solicitados a medida de que se necesiten El vicepresidente de finanzas del comit local deber ser notificado de todas las deudas por pagar generadas por el proyecto. Todas las cuentas por pagar de los proyectos debern ser canceladas como mximo una semana despus de haber recibido la notificacin. El encargado de las finanzas del proyecto ser responsable de mantener un registro exacto de todas las cuentas por cobrar y por pagar que se generen. 9.5: Manejo Financiero:

Todo cheque emitido por un comit local o el comit miembro, deber ser
fotocopiado y anexado a un informe explicativo, donde se indiquen la fecha y el destino del mismo. Todos los cheques deben ser firmados por el Presidente local y el vicepresidente de finanzas local, con el fin de generar mayor control interno.

En cada depsito realizado por un comit local o el comit miembro, se deber

realizar un informe explicativo, donde se indique el monto, motivo y destino del mismo; adems debe de ser incluido el voucher de la transaccin. Todos los vicepresidentes o encargados de las reas funcionales debern entregarle al vicepresidente de finanzas local un informe con los gastos e ingresos a generarse durante el mes siguiente. Este informe deber ser entregado el da 25 de cada mes. Todos los gastos no presupuestados deben ser aprobados por el vicepresidente de finanzas local y el presidente local antes de ser generados. Toda persona que efecte algn gasto que se encuentre fuera del presupuesto lo har bajo su propia responsabilidad. Las cuentas por pagar de los comits locales y del comit miembro debern ser canceladas en un perodo mximo de dos semanas luego de ser recibida la notificacin o recibo de cobro. Por ninguna razn los comits locales o el comit miembro deber prestar dinero a miembros, pasantes u otra persona que lo solicite. Toda documentacin (soportes de ingresos y egresos, contratos, etc.) deber de presentarse, de manera organizada, en las reuniones nacionales de finanzas.

10. Conferencias Nacionales:

10.1: Postulacin para la realizacin de eventos nacionales: Cada comit local tiene la oportunidad de postularse para la organizacin de una conferencia nacional. Esta aplicacin debe ser realizada un ao antes del evento y debe incluir: Oportunidades. Beneficios para el Comit Local y para AIESEC Venezuela.

Presupuesto de 3 sedes donde se especifiquen los gastos fijos y los

gastos variables. En el caso de que varios comits locales postulen, estos debern enviar la postulacin al comit miembro, y este en conjunto al primer consejo legislativo debern tomar una decisin en base a las postulaciones presentadas por los Comits Locales postulantes. En el caso de que ningn comit local postule, el comit miembro deber elegir al comit local que ser el anfitrin de la prxima conferencia nacional. El comit miembro debe de tomar en cuenta que la ciudad no debe coincidir con la conferencia anterior a esta. 10.2: Cierre financiero del evento nacional: El cierre financiero de una conferencia nacional debe entregarse en un tiempo mximo de quince (15) das al vicepresidente nacional de finanzas, este debe contener los siguientes recaudos: Respaldos de los movimientos efectuados (vouchers, facturas, comprobantes de pagos, etc.) Cierre del evento. Comprobantes del check in de la conferencia y el listado de asistentes Inventario de patrocinio. 10.3: Prdida o ganancia del evento: El saldo positivo de cualquier evento nacional, ser absorbido en un 50% por el Comit Local anfitrin y el 50% restante ir a los fondos de eventos de cada comit local. En caso de prdida, el 70% ser absorbido por el comit anfitrin, y el 30% restante lo asumirn los fondos de eventos de cada comit local.

En caso de haber perdida y algn comit local no tenga dinero en su fondo de eventos, el porcentaje correspondiente a su aporte ser transformado en deuda para el comit local.

Observacin: En el caso de que haya prdidas en el evento y el comit local anfitrin haya incumplido con los las fechas establecidas para organizar la logstica del mismo, ste ser el responsable de cubrir el 100% de las prdidas generadas.

Los excedentes de patrocinio en especies debern ser reportados y entregados al Comit Miembro para su utilizacin en el prximo evento nacional. El inventario de las especies preexistentes ser reportado en la comunidad de Venezuela Finance & Legal.

11.

Reportes del rea de finanzas:

Todos los comits locales tienen la obligacin de presentar informes trimestrales al comit miembro. Es importante que el informe trimestral se entregue ya que permitirn al comit local y al comit miembro realizar ajustes en el presupuesto, si es que se encuentra completamente inviable, evitando as grandes problemas financieros a nivel local y nacional. El comit local debe incluir la siguiente informacin en el informe mensual: Flujo de caja Arqueo de caja chica Presupuesto El comit local debe incluir la siguiente informacin en el informe trimestral:

Un balance hasta ltimo da del trimestre Las cuenta de resultados para el trimestre Una comparacin de las cifras del presupuesto a los gastos e ingresos
reales

Una lista de las cuentas por cobrar Una lista de las cuentas por pagar
Los estados bancarios del trimestre Cualquier otra informacin que sea solicitada por el comit miembro