INSTITUTO SUPERIOR DE TRANSPORTES E COMUNICAES

Planeamento Estratgico de Sistemas de Informao : Tcnicas e Mtodos

Docente: Camilo Amarcy

Email: Camilo@Amarcy.com Cell: +258823032445 BBM: 2095A1FA

Temas do Captulo

Actividades preliminares;
Preparao do estudo; Incio formal do estudo; Caracterizao do Sistema de Informao; Construo de cenrios alternativos para o Sistema de Informao futuro; Negociao, implementao e controle de solues

Camilo Amarcy

Tcnicas e Mtodos - Actividades Preliminares

Actividades preliminares
Definio do mbito e objectivos do estudo; Realizao de sesso de sensibilizao e comprometimento; Reviso do trabalho realizado e deciso de prossecuo (prosseguimento);

Camilo Amarcy

Actividades Preliminares

Definio do mbito objectivos do estudo

A definio clara do mbito de estudo permitir a todos os intervenientes perceber as reas onde devem concentrar os seus esforos e estabelecer expectativas realistas em termos dos resultados esperados. Normalmente, ser o patrociador a definir o mbito do estudo.

Patrocinador: aqui utilizado para referir o responsvel mximo pela realizao do estudo.
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Actividades Preliminares

Definio do mbito e objectivos do estudo

Objectivos Claros e Concisos, de modo a ser possvel a verificao do grau de sucesso conseguido no final da execuo.

Exemplo: Possibilitar a integrao das aplicaes de processamento de salrio e controlo de ponto Trabalho dos promotores do estudo: mbito do estudo; objectivos; contributos esperados para a organizao; obstculos que podero surgir; recomendaes para prosseguir ou adiar o estudo.
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Actividades Preliminares

Realizao de sesso de sensibilizao e comprometimento

Dever ser conduzida pelo lider do projecto e dever focar: Reviso do mbito e objectivos; Analisar a previso dos resultados esperados; Necessidades em termos de recursos

desejvel o envolvimento de todos os grupos de interesse atravs da participao de representantes daqueles que so directa ou indirectamente afectados pelas reas que iro estar sob considerao.

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Actividades Preliminares

Reviso do trabalho realizado e deciso de prossecuo

(prosseguimento)
Realizao de uma reunio com o patrocinador Decidir se o projecto dever prosseguir de imediato ou dever ser deixado para mais tarde

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Tcnicas e Mtodos Preparao do Estudo

Preparao do estudo
Definio da equipa de projecto; Definio da logistica; Definio da estratgia de comunicao; Realizao de sesso de orientao da equipa de projecto; Definio de procedimentos de gesto de projecto; Reviso do trabalho realizado;

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Preparao do Estudo

Definio da equipa de projecto A constituio da equipa de PSI varia em funo da dimenso do projecto e da prpria organizao, de modo que no possvel indicar um nmero exacto de elementos participantes. Aspectos a considerar:
Equipas de menor dimenso so geralmente mais eficazes do que equipas maiores;

Equipas com pessoasl full-time so regra geral, mais focadas e eficazes do que equiupas formadas por pessoas que trabalham em part-time;
As pessoas participantes no devero poder retirar qualquer vantagem pessoal do resultado do processo
Camilo Amarcy

Preparao do Estudo

Definio da logstica
A eficcia de um estudo depender em muito da existncia de um espao fsico prprio (sala de trabalho). Este espao dever ser utilizado para a realizao do trabalho de preparao e de anlise, bem como a realizao das entrevistas com os executivos participantes. A sala de trabalho dever reunir uma srie de caractersticas como por exemplo: possuir uma dimenso adequada; ter um quadro; ....

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Preparao do Estudo

Definio da comunicao

estratgia

de

necessria uma estratgia de comunicao plena e honesta, atravs da implementao de planos de divulgao que tornem possvel manter todos os grupos de interessse devidamente informados para que estes percebam as razes que condizem as diferentes iniciativas. Alguns dos aspectos a considerar so: os timings das aces, as implicaes na natureza do trabalho, os progressos, etc.

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Preparao do Estudo

Realizao de Sesso de Orientao da Equipa de Projecto Perspectiva geral da abordagem a utilizar, que pode incluir a clarificao de conceitos, tcnicos, resultados esperados e referncias a resultados obtidos noutros estudos similares;
Actividades a realizar: o lder da equipa dever apresentar o mbito do estudo, expor os objectivos e discutir as raes da sua realizao; Plano de estudo: o lder da equipa dever apresentar um plano geral de trabalho, o qual dever ser discutido e aprovado pelos vrios elementos da equipa.

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Preparao do Estudo

Definio de procedimentos de gesto de projecto (1)

O plano de aco dever definir a calendarizao de todas as actividades: mbito: reas de interveno e enquadramento do processo de acordo com prioridades; Objectivos procurados (ex: melhorar e capacitar a utilizao de TI); Responsabilidades: identificar as pessoas que fazem parte da equipa de trabalho e respectivos papis e responsabilidades; Motivaes: razes pelas quais o processo desencadeado;
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Preparao do Estudo

Definio de procedimentos de gesto de projecto (2)

Orientaes: polticas e procedimentos que promovam um trabalho mais eficiente; Cronogramas e oramentos: actividades a desenvolver, tempos previstos e recursos necessrios. Para facilitar o acompanhamento da execuo de tarefas, a equipa de trabalho dever desenvolver formulrios de controlo, indicando as datas de concluso definidas e os elementos da equipa responsveis pela sua execuo.

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Preparao do Estudo

Definio de procedimentos de gesto de projecto (3)

Dever ser criado um repositrio para arquivo de toda a informao: Administrativa: Correspondncias, objectivos e mbito do estudo; plano de trabalho; folhas de controlo; revises do patrocinador; Dados recolhidos durante a preparao do estudo; Documentos originais: processos; entidades; classes de dados; matrizes; Anlise: anotaes resultantes das entrevistas com os executivos; sumrios das entrevistas; formulrios de anlise e concluses Relatrios e apresentaes.
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Tcnicas e Mtodos Incio Formal do Estudo

Incio formal do estudo

Identificao da informao e reunir; Recolha preliminar de informao; Reunio de arranque formal; Marcao de entrevistas; Reviso do trabalho realizado

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Incio Formal do Estudo

Identificao da informao e reunir

Ambiente (informao geral); Objectivos (misso;...);
Objectivos Globais; Funcionais;

Organizao (organograma, ns,...); Planeamento (processos, planos, prazos,...) Medidas de desempenho e controlo (medidas de desempenho); Operaes (produtos e mercados, distribuio geogrfica, encomendas,...); Suporte de SI (principais aplicaes e equipamento de TI)
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Incio Formal do Estudo

Recolha informao

preliminar

de

Identificao e definio dos servios de SI; Avaliao da infra-estrutura e a definio dos componentes tecnolgicos; Anlise da estrutura de custoos de SI e dos factores que contribuem para esse custo; Identificao de nveis de servio e respectivas mtricas; Identificao de servios que justificam a verificao das vias alternativas de fornecimento
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Incio Formal do Estudo

Reunio de arranque formal (1)

Apresentao da viso do patrocinador: Tendncias da indstria; Estratgias principais da organizao; Actividades que so fundamentais para o sucesso da organizao; Principais medidas de desempenho das actividades; Direco da organizao no futuro; Principais problemas, impedimentos actuais ou provveis no futuro; Discusso das vantagens para a organizao decorrentes de se deter informao de maior qualidade; Indicao dos resultados esperados do estudo de PSI Reviso dos dados organizacionais
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Incio Formal do Estudo

Reunio de arranque formal (2)

Reviso da informao sobre o SI e a FSI: Misso e objectivos; Evoluo da FSI; Organizao da FSI; Viso global das principais aplicaes instaladas e planeadas; Distribuio do processamento de dados e localizao dos dados; Funcionalidades actualmente disponveis para os utilizadores; Processo de aprovao de projectos; Problemas e desafios chave

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Incio Formal do Estudo

Reunio de arranque formal (3)

Reviso do Plano de Estudo: Principais actividades, resultados e cronogramas

Incumbncias individuais;
Controlo do projecto;

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Tcnicas e Mtodos Caracterizao do SI

Caracterizao do SI
Definio dos organizao; processos da

Identificao dos requisitos de dados; Definio da arquitectura de informao; Anlise do apoio actual do SI aos processos; Realizao de entrevistas; Sistematizao da informao e desenvolvimento de concluses.

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Caracterizao do Sistema de Informao

Definio dos organizao (1)

processos

da

Todos os membros da equipa devem estar presentes e devem participar nesta actividade. Deve tambm haver uma concordncia geral acerca dos resultados esperados antes que o estudo se inicie; Os responsveis pelas anotaes devem ser designados desde o incio, de forma a que as decises e as definies dos processos no sejam esquecidas ou sejam m compreendidas mais tarde; A equipa deve compreender o conceito de recurso/ciclo de vida e deve identificar os produtos e/os servios chave da organizao.

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Caracterizao do Sistema de Informao

Definio dos organizao (2)

processos

da

Identificao dos produtos/servios e recursos da organizao; Idenfificao dos processos de planeamento de topo e gesto; Identificao dos processos relacionados com os produtos/servios e recursos ao longo de todo o seu ciclo de vida; Agrupamento/diviso de processos;

Descrio de cada um dos processos;

Relacionamento dos processos com a organizao;
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Caracterizao do Sistema de Informao

Identificao dos requisitos de dados (1)

Identificar os dados necessrios para os processos; Determinar os requisitos de partilha de dados atravs dos processos; Definir uma poltica de dados (incluindo a responsbilidade pela integridade dos dados); Construir a Arquitectura da Informao

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Caracterizao do Sistema de Informao

Identificao dos requisitos de dados (2) Identificao e definio das entidades da organizao; Pessoas: funcionrios, clientes, fornecedores;

Lugares: locais de venda, armazns; Coisas: equipamentos, produtos; Conceitos: trabalhos, requisitos legais; Eventos: ordens de compra, encomendas de clientes

Identificao da criao e uso de dados por cada processo;

Identificao das classes de dados;

Definio das classes de dados;

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Caracterizao do Sistema de Informao

Definio da Arquitectura de Informao

Listar os processos ao longo do eixo vertical; Listar as classes de dados ao longo do eixo horizontal; Colocar um U (usa) na interseco de cada processo com cada classe de dados utilizada; Reorganizar os eixos da matriz processos/classes de dados (troca de linhas e colunas); Definir grupos de processos; Definir fluxos de dados entre grupos de processos; Simplificar o grfico; Completar o grfico;

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Caracterizao do Sistema de Informao

Lista de Classes de Dados

Lista de Processos

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Caracterizao do Sistema de Informao

Preencher as relaes entre Processos e Classes com C

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Caracterizao do Sistema de Informao

Preencher as interseces entre Processos e Classes com U

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Caracterizao do Sistema de Informao

Criao de grupos contendo Processos e Classes (basicamente ao mesmo rcio)

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Caracterizao do Sistema de Informao

Definio de fluxos entre os grupos

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Caracterizao do Sistema de Informao

Simplificar o grfico

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Caracterizao do Sistema de Informao

Definio da Arquitectura de Informao

Utilidade da Arquitectura:

Constitui a recomendao da equipa para implementaes no SI a longo prazo;

Identifica os subsistemas (bloco ou caixas) que formaro o plano de longo prazo; Mostra os dados controlados por cada sub-sistema; Mostra os processos da organizao suportados por cada subsistema; Mostra o fluxo de informao entre os vrios sub-sistemas e, desta forma, o fluxo de informao atravs da prpria organizao.

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Caracterizao do Sistema de Informao

Anlise do apoio actual do SI aos processos

Estas matrizes identificam que elementos da organizao recebem apoio de aplicaes. Isto permite equipa identificar: Processos que no recebem apoio das aplicaes actuais; Elementos da organizao que no recebem apoio das aplicaes existentes; Eventuais aplicaes redundantes.

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Caracterizao do Sistema de Informao

Realizao de entrevistas
Etapas do processo: Preparao geral
Definio dos resultados esperados das entrevistas; Confirmao das entrevistas; Preparao da convocatria aos entrevistados; Definio dos responsveis pelo registo de informao; Elaborao de grficos para as entrevistas; Preparao da sala destinada realizao das entrevistas; Definio de um conjunto geral de questes; Definio de um procedimentos administrativos; Conduo inicial de algumas entrevistas menos relevantes; Planeamento de actividades paralelas.

Preparao de cada entrevista

Atribuio de papis dentro da equipa; Reviso da estrutura organizacional; Reviso dos objectivos e dos problemas existentes; Reviso das matrizes processos/organizao/aplicaes

Realozao de cada entrevista

Apresentao de informao base sobre o estudo de PSI e sobre o trabalho desenvolvido at altura; Explicitao do objectivo da entrevista e do modo como ser dirigida; Validao das matrizes processos/organizao/aplicaes; Explorao das questes chave e dos pontos de discusso; Concluso da entrevista;

Sumarizao de cada entrevista e anlise dos resultados; Actualizao dos grficos da sala de estudo.
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Tcnicas e Mtodos Construo de cenrios alternativos

Construo de cenrios alternativos para o SI futuro

Determinao de implementao; Anlise da funo SI; Identificao e avaliao de solues alternativas; Desenvolvimento de recomendaes; Documentaa e comunicao de resultados prioridades de

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Construo de cenrios alternativos

Determinao de implementao

prioridades

de

Definio da prioridades
A aplicao ir permitir a curto prazo uma economia significativa e a longo prazo um substancial rendimento do investimento? A quem ir afectar e quantas pessoas envolve?

Documentao dos sistemas recomendados

Descrio e objectivos; Principais problemas que sero resolvidos; Benefcios potencias; Processos afectados; Entradas; Resumos; Nveis organizacionais afectados; Pr-requisitos Camilo Amarcy

Construo de cenrios alternativos

Anlise da Informao
Assegurar que:

Funo

Sistemas

de

A arquitectura da informao realmente implementada;

O Sistema de Informao eficiente em termos da satisfao das necessidades de dados;

Existe um plano vivel, que integra as necessidades de informao, recursos humanos, hardware, software, comunicaes e automao de escritrio; Existe uma FSI para assegurar a gesto dos recursos de SI.
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Construo de cenrios alternativos

Identificao e avaliao de solues alternativas

A equipa deve considerar a questo: desenvolver ou comprar? Anlise de externos; recursos e servios

Preparao de pedidos de propostas; Comparao de propostas;

Anlise custo/benefcio; Avaliao financeira das propostas, incluindo preos e contratos; Anlise de riscos e do impacto de negcio; Avaliao do impacto na cultura organizacional e nos recursos humanos; Anlise de viabilidade tcnica; Anlise de requisitos/funcionalidades, descries de produtos, experincias de implementao, escalabilidade, sucesso verificado.

Camilo Amarcy

Construo de cenrios alternativos

Desenvolvimento de recomendaes O plano de SI deve apresentar recomendaes respeitantes ao planeamento e gesto da informao, reflectir as prioridades da arquitectura em termos dos benefcios esperados para a organizao e deve ser apresentado gesto para validao e aprovao;
Nota: Para cada recomendao, poder haver um projecto associado No adianta dizer que no recomendvel se no existem alternativas claras

Camilo Amarcy

Construo de cenrios alternativos

Documentao e comunicao de resultados Reviso da estrutura do relatrio; Preparao do relatrio; Seleco do meio de apresentao; Apresentao aos executivos
Introduo
Viso global e enquadramento; Objectivos; mbito; Equipa de estudo Organizao e reviso do SI; Processos e classes de dados; Matrizes; Processo de entrevistas; Principais problemas identificados; Arquitectura da informao e prioridades; Requisitos de gesto da informao; Solues Descries; Ponderaes; Requisitos em termos de recursos; Benefcios; Cronogramas

Abordagem do estudo

Concluses e recomendaes

Plano de aco para as actividades seguintes

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Tcnicas e Mtodos Negociao, Implementao e Controlo

Negociao, Implementao Controlo de solues

Negociao de solues; Implementao de solues;

Controlo de solues;

Camilo Amarcy

Negociao, Implementao e Controlo

Negociao de solues
Definir claramento estratgias de negociao e metas a atingir antes do incio das negociaes; Compreender completamente o mbito das propostas; Reduzir as possveis causas de desvios; Recorrer a consultores jurdicos; Documentar todas as discusses e decises; Identificar planos de implementao e planos de transio; Definir as condies de aceitao que determinam quando a transio fica completa e o servio formalmente aceite.
Camilo Amarcy

Negociao, Implementao e Controlo

Implementao de solues
Possveis solues: Big bang
A implementao feita de uma s vez (pagamento nico)

Incremental
A implementao faseada num determinado perido (pagamento em prestaes)

Camilo Amarcy

Negociao, Implementao e Controlo

Controlo de Solues
aconselhvel a existncia de um ponto de contacto nico de coordenao para evitar que os fornecedores sejam sisttematicamente confrontados com informao confusa e conflitosa com origem em diversas fontes. Para alm de um canal consistente de comunicao, necessria uma base de dados com o regosto dos compromissos assumidos e das mensagens trocadas.

Camilo Amarcy

Temas para o Captulo 3: ITIL v3.0

Estratgia; Desenho; Transio; Operao; Melhoria Continua;

Information Technology Infrastructure Library

http://pt.wikipedia.org/wiki/ITILv3
Camilo Amarcy

Dvidas

.....

Camilo Amarcy