Introduccin al Gobierno Electrnico

Universidad de Cuenca Ing. Malhena Snchez P. MgGE

30/06/2012

Contenido

Introduccin al Gobierno Electrnico ............................................................................................................................. 3 Un poco de historia..................................................................................................................................................... 3 Conceptos de egob ..................................................................................................................................................... 3 Modalidades de egob ................................................................................................................................................. 3 Fases de desarrollo del egov ....................................................................................................................................... 5 Proyectos de egob ..................................................................................................................................................... 6 Consideraciones en el desarrollo de Proyectos de egob ............................................................................................ 7 Los 5 Factores Criticos de xito en un proyecto de egob son: .................................................................................... 7 Situacin de E-gob en el Mundo y en la Regin .......................................................................................................... 7 Conclusiones ............................................................................................................................................................... 8 Enlaces ........................................................................................................................................................................ 8

Introduccin al Gobierno Electrnico 2012

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Introduccin al Gobierno Electrnico

Un poco de historia

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Inicialmente el concepto de Gobierno Electrnico surge vinculado al comercio electrnico y se lo define en principio simplemente como: la aplicacin de las tcnicas del comercio electrnico a las actividades gubernamentales En literatura de 1970 "Informtica en el gobierno" [Kraemer et al, 1978, Danziger y Andersen, 2002] se refiere a utilizar las TI dentro del gobierno. Hacia fines de los aos noventa se comienza a trabajar sobre el concepto de Gobierno Electrnico o EGovernment (una contraccin del nombre en ingls electronic government), como una manera de identificar aquellas actividades del gobierno realizadas y/o apoyadas a travs del uso de las Tecnologas de Informacin y Comunicacin.

Conceptos de egob
El gobierno electrnico es ms que un trmino utilizado por expertos en la materia. Es el resultado de un crecimiento exponencial de Internet y las tecnologas de la informacin durante los ltimos 50 aos o ms. Uso de las TIC por parte de las agencias de gobierno, para mejorar cualitativamente los servicios e informacin ofrecidos a los ciudadanos, aumentar la eficiencia y eficacia de la gestin pblica e incrementar sustantivamente la transparencia del sector pblico y la participacin ciudadana. Gobierno Electrnico o gobierno en red o en lnea que no es otra cosa que las telecomunicaciones puestas al servicio del aparato estatal para el mejor relacionamiento del Estado con sus habitantes a travs de un sitio de interaccin social en donde se ofrezca la realizacin de trmites, soluciones a necesidades que dan niveles de confort al ciudadano.

Modalidades de egob
G2C: Gobierno a Ciudadano en este tipo de Gobierno Electrnico se encuentran contempladas las iniciativas destinadas a entregar productos y/o servicios administrativos, de informacin y/o transaccin a los ciudadanos por parte del Estado. Algunos ejemplos de este tipo de iniciativa son las siguientes: Ejemplos Ventanilla nica, pago de impuesots, servicios pblicos, solicitudes , tramites o Impuesto sobre rentas: declaracin, notificacin, pago o Servicios pblicos de bsqueda de empleo o Postulacin o entrega de prestaciones sociales o Otorgamiento de documentos personales (pasaporte, permiso de conducir, etc.) o Registro de vehculos (vehculos nuevos, usados, importados) o Solicitudes de licencias de construccin o Declaraciones a la polica (por ejemplo en caso de robo, prdida de documentos) o Solicitud y/o entrega de certificados de nacimiento, matrimonio, defuncin Beneficios: en general los beneficios de este tipo de iniciativas para los ciudadanos tienen relacin con los potenciales ahorros en tiempo y dinero, medidos por los desplazamientos a las oficinas pblicas y esperas en la atencin que dejan de realizarse debido a estos nuevos canales de comunicacin. A ello podemos agregar la mayor flexibilidad, comodidad y ventajas del acceso a informacin ms actualizada. Una tendencia mundialmente reconocida en este tipo de iniciativas de Gobierno Electrnico est dirigida a desarrollar sistemas de atencin a travs de modelos de Ventanilla nica es decir la implementacin de accesos virtuales a todos los servicios que ofrece el Estado a los ciudadanos desde un nico punto de acceso. 3

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Experiencia exitosa G2C: proyecto POPATEMPO en el Estado de Sao Paulo en Brasil (puesto de atencin al ciudadano que incluye trmite en un solo punto, temas de orden social como escritura de cartas para comunicacin con familiares y amigos,etc.

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G2B Gobierno a Empresas En este tipo de Gobierno Electrnico se encuentran contempladas las iniciativas destinadas a entregar productos y/o servicios administrativos, de informacin y/o transaccin a las empresas, por parte del Estado. Algunos ejemplos de este tipo de iniciativa son las siguientes: o Pago de cuotas de la Seguridad Social de los trabajadores o Actividades relacionadas con los derechos laborales o Declaracin y/o notificacin de impuestos propios de la actividad empresarial o Inscripcin de una nueva empresa o Envo de datos a las oficinas estadsticas o Declaraciones asociadas a actividades de comercio exterior o Permisos e informes relacionados con el medio ambiente o Compras pblicas

Beneficios: los beneficios relacionados con este tipo de iniciativas son parecidas a las que se obtienen con las actividades del tipo G2C, en relacin con el ahorro de tiempo, dinero y flexibilidad en la obtencin de informacin. Pero en este caso es necesario destacar que el desarrollo de proyectos del tipo G2B, puede ser especialmente relevante para el Estado, pues podra permitirle, por un lado obtener ahorros importantes en sus costos administrativos, agilizar los procesos de creacin de empresas y licitaciones y dar una imagen de transparencia en la gestin. Experiencia exitosa G2B: Portales de compras pblicas en pases como Chile, Mxico, Ecuador G2E Gobierno a Empleado: En este tipo de Gobierno Electrnico se encuentran contempladas las iniciativas destinadas a entregar productos y/o servicios de desarrollo profesional y atencin de demandas al recurso humano del gobierno, por parte del Estado. En otras palabras es la conexin del Gobierno con sus empleados. Algunos ejemplos de este tipo de iniciativa son las siguientes: o Portales educativos elearning Capacitacin a empleados pblicos. o Portales intranet con difusin de beneficios, listas de directorios, reglamentos internos y servicios informativos. o Gestiones y flujos de trabajo internos. o Informacin de leyes, circulares, etc. o Ofertas de empleos. o Escritorios virtuales: thinkclients

Beneficios: los beneficios relacionados con este tipo de iniciativas estn relacionados con la mayor rapidez y eficiencia, as como con la disminucin en los costos de operacin para la realizacin de labores de difusin de informacin a funcionarios. Tambin existen beneficios relacionados con la posibilidad de desarrollar procesos de capacitacin a distancia, realizando un mejor aprovechamiento de las inversiones tecnolgicas realizadas. Experiencia Exitosa G2E; RELPE Red Latinoamericana de Portales Educativos y la virtualizacin de escritorio del funcionario pblico en Bolivia y Republica Dominicana. Es un trmino relativamente nuevo, introducido en la dcada de los 90, que describe el proceso de separacin entre el escritorio, que engloba los datos y programas que utilizan los usuarios para trabajar, de la mquina fsica. El escritorio "virtualizado" es almacenado 4

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remotamente en un servidor central en lugar de en el disco duro del ordenador personal. Esto significa que cuando los usuarios trabajan en su escritorio desde su porttil u ordenador personal, todos sus programas, aplicaciones, procesos y datos se almacenan y ejecutan centralmente, permitiendo a los usuarios acceder remotamente a sus escritorios desde cualquier dispositivo capaz de conectarse remotamente al escritorio, tales como un porttil, PC, smartphone o cliente ligero. G2G Gobierno a Gobierno En este tipo de Gobierno Electrnico se encuentran contempladas las iniciativas destinadas satisfacer los crecientes y dinmicos requerimientos de coordinacin entre las distintas instituciones. Estas iniciativas implican muchas veces definir un marco de polticas, especificaciones y directrices a las reparticiones pblicas, de forma que pueda garantizarse la compatibilidad entre sistemas, plataformas y medios de almacenamiento. Algunos ejemplos de este tipo de iniciativa son las siguientes: o Gestin integrada y compartida de servicios pblicos o Traspaso de informacin y servicios electrnicos, a travs de bases de datos compartidas y/o procesos transaccionales o Uso de metodologas y estndares abiertos, tomando en cuenta la seguridad de la informacin en el acceso a los servicios y aplicaciones. Firma Electronica o Formulacin y seguimiento de presupuestos y/o actividades financieras o Adquisiciones gubernamentales o Planificacin de actividades y metas Beneficios: los beneficios relacionados con este tipo de iniciativas son producto de la estandarizacin en sus diferentes dimensiones. Entre ellas cabe destacar al menos las siguientes: Acceso a datos e informacin que las instituciones han acumulado y que en la actualidad su acceso a quienes la requieren significa superar barreras de trmites y burocracia. Ampliar y garantizar a la comunidad la oferta y disponibilidad de servicios va Internet 7x27x365.

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Fases de desarrollo del egov

El desarrollo del Gobierno Electrnico debe asumirse como un proceso evolutivo, que comprende al menos cuatro fases: Presencia, Interaccin, Transaccin y Transformacin. Estas fases no son dependientes una de la otra ni tampoco necesitan que termine una para comenzar la otra. Cada una de ellas tiene distinto objetivo y requiere distintas exigencias en trminos de costos, necesidades de conocimiento y nivel de uso de las Tecnologas de Informacin y Comunicacin. Una explicacin de cada una de ellas es la siguiente: Presencia: Esta es la fase inicial de Gobierno Electrnico. Aqu los gobiernos ponen en lnea, rpida y directamente informacin bsica, comenzando con leyes y regulaciones, documentos y estructuras organizacionales de las instituciones. No existe mayor relacin con ciudadanos y empresas debido a que el tipo de informacin puesta en lnea no posibilita la interaccin. Los beneficios para los ciudadanos y empresas tienen relacin con la posibilidad de eliminar los viajes a las oficinas gubernamentales, eliminando la espera en filas y puede constituirse en un gran avance para eliminar elementos burocrticos y de corrupcin. Interaccin: En esta fase del Gobierno Electrnico se generan las primeras interacciones entre ciudadanos y empresas con el Gobierno. Ofrece la capacidad de involucrar a ciudadanos y empresas en los procesos del gobierno, habilitando una interaccin a travs de la apertura de canales de comunicacin, ofreciendo la posibilidad de tomar contacto con los tomadores de decisin en distintos niveles del gobierno. La interactividad conlleva a una comunicacin que puede comenzar con funciones bsicas tales como: generacin de contacto va correo electrnico, envo de formularios de comentarios u opinin sobre 5

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determinadas materias, creacin de foros de opinin para el intercambio de ideas, entre otros. Los beneficios para los ciudadanos y empresas consisten en la posibilidad de aumentar la conciencia pblica sobre determinados temas, opinando sobre determinadas materias. Tambin esta fase permite la participacin ciudadana y la generacin de confianza con las reparticiones pblicas Transaccin: En esta fase del Gobierno Electrnico se incluyen la provisin de transacciones electrnicas a ciudadano y empresas por parte del gobierno, como una alternativa y/o complemento a la atencin cara a cara en las oficinas. Aqu los gobiernos implementan iniciativas equivalentes al comercio electrnico por parte de las instituciones privadas. Los sitios web transaccionales permiten un acceso directo a los servicios del gobierno. La transaccin permite a los gobiernos redisear los procedimientos administrativos, hacindolos ms simples, rpidos y baratos. Al implementar transacciones electrnicas es posible conseguir potenciales ahorros de costos, responsabilidad en las operaciones y eventuales mejoras en la productividad. Es necesario destacar que poner en operacin iniciativas en esta fase del Gobierno Electrnico no es simple ni barato. A veces incluso es necesario realizar cambios en los marcos jurdicos de los pases. Transformacin: En esta fase del Gobierno Electrnico se realizan transformaciones significativas a la forma de operar del gobierno. Cambian las relaciones entre el gobernante y el gobernador, las reparticiones pblicas modifican su estructura organizativa para proveer aquellas prestaciones que componen su misin crtica en forma electrnica. Esta fase requiere de una gran estrategia, en la cual estn considerados al menos los siguientes aspectos: una gran voluntad poltica que apoye los procesos de cambio a realizar; recursos humanos altamente capacitados en el uso de tecnologas de informacin; disponibilidades presupuestarias que permitan realizar las inversiones http://www.agesic.gub.uy/innovaportal/v/163/1/agesic/gobierno_electronico_.html Presencia (INFORMATIVA) En esta primera etapa el Gobierno tiene presencia en Internet a travs de la divulgacin de sus sitios web o portales. En esta instancia los organismos ponen a disposicin informacin bsica de manera rpida y directa. No existe mayor relacin con ciudadanos y empresas debido a que la informacin puesta en lnea no posibilita la interaccin. Interaccin En la etapa de interaccin es posible una comunicacin ms directa entre los ciudadanos y los organismos. Estos no solo brindan informacin, sino que estn preparados para recibir opiniones y establecer una comunicacin con la poblacin a travs del correo electrnico, envo de formularios, de comentarios de opinin o de foros. Transaccin Con la transaccin, una vez completada la etapa anterior, los organismos brindan a los ciudadanos la posibilidad de iniciar, realizar el seguimiento y finalizar cualquier trmite en lnea, sin tener que ir personalmente a la dependencia correspondiente. Los sitios web de los organismos estn preparados para ofrecer sus trmites y servicios como un complemento de la atencin cara a cara en las oficinas. Transformacin Para alcanzar esta fase los organismos debern modificar sus estructuras, su estilo de atencin al pblico y el flujo de trmites, para proveer sus servicios de forma electrnica. Adems se debe fomentar y promover el uso de tecnologas que permitan una participacin activa de los ciudadanos en la formacin, discusin y evaluacin de polticas pblicas.

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Proyectos de egob
Existe una estadstica del Standish Group Chaos del ao 2005 en donde se identifica que slo el 32% de los proyectos estratgicos de TIC lograron terminar en tiempo y esfuerzo, el 50% restante lo hizo excedindose en alguna de las dos variables, y el resto fue abortado durante su desarrollo.El factor comn de los proyectos que fracasaron (18%) estuvo en que los proyectos fueron liderados y presentados slo por las reas de tecnologa de las organizaciones. Ing. Malhena Snchez MgGE 6

Al hacer estas preguntas en organizaciones que con cierto grado de xito han abordado proyectos de Gobierno Electrnico, asoman tres pilares bsicos que estuvieron presentes en el desarrollo del proyecto; estos son: Procesos: actividades para generar un producto que esta dirigido al cliente final Personas: clientes internos que son autoridades, los actores y responsables de las actividades, externos ciudadano, proveedores, aliados estratgicos TIC Solo considerando al recurso humano (personas) y la simplificacin u optimizacin de los procesos la introduccin de las TIC sern exitosas. Caso contrario solo estaramos haciendo que las cosas que se hacan mal se continen haciendo mal pero ms rpido. Estrategia Organizacional: Para fortalecer la misin y alcanzar la visin organizacional

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Consideraciones en el desarrollo de Proyectos de egob

Los 5 Factores Criticos de xito en un proyecto de egob son: Fuertes conocimientos en gestin de proyectos el gerente del proyecto deber utilizar metodologas y herramientas de Gestion de proyectos para administrar los recursos, costos, tiempo, calidad para asegurar el xito. Soporte al ms alto nivel Es necesario que los alta direccin o gerencia de las instituciones publicas apoyen 100% el desarrollo del proyecto para garantizar los recursos y para que la organizacin se motive en la bsqueda del xito del proyecto. Problema cambio de autoridades Comunicar: Se dice que para que un proyecto sea exitoso se debe comunicar, comunicar y comunicar a todos los involucrados, antes, durante y despus del desarrollo del proyecto Estrategia: El proyecto debe contemplar todos los pasos a seguir para la transicin de la organizacin de su estado actual al estado futuro. Puesta en marcha organizada por fases: Existen 3 formas de implementar un sistema de egob: directa (rpido y riesgoso), paralela (lento y costoso)y por fases (en forma incremental, se pone en operacin un mdulo, cuando se estabiliza se continua con el siguiente. La viabilidad de los proyectos est condicionada a los siguientes aspectos: Financiera. Contar con el presupuesto requerido para poner en marcha el proyecto y para garantizar la sostenibilidad de la solucin a lo largo del tiempo. Poltica. Aun cuando la mayora de las veces un proyecto de Gobierno Electrnico conlleva frutos positivos desde el punto de vista poltico, algunas veces puede implicar reformas que requieren de un manejo de ciertos sectores que pudieran no estar de acuerdo. Legal o jurdica. Se deben revisar las normas jurdicas que se relacionen con el proyecto. Esto incluye normas constitucionales, legales y/o regulatorias.

Situacin de E-gob en el Mundo y en la Regin

1. La ONU presenta el Informe anual sobre Gobierno Electrnico 2012 En relacin al Informe 2010, el gobierno de la Repblica Popular Democrtica de Corea mantiene el primer lugar. Holanda, por su parte, ahora se ubica en segundo lugar, tres puestos ms que en el 2010. El Reino Unido adelanta una posicin para convertirse en el tercer pas ms avanzado en materia de gobierno electrnico en el mundo. Dinamarca, Estados Unidos, Francia y Suecia siguen de cerca, ocupando un lugar entre los lderes mundiales del gobierno electrnico 7

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2. Chile lder en egob en Latinoamrica De acuerdo con los datos de la medicin United Nations Knowledge Base (UNKB, por sus siglas en ingls) 3. Colombia: 5'000.000 usuarios, 700 municipios interconectados, Presidente Juan Manuel Santos firma decreto para reglamentar el teletrabajo 1 Mayo de 2012. 4. Ecuador: el Ministerio de Telecomunicaciones y de Sociedad de la informacin tiene a su cargo la responsabilidad del tema de egob para el pas. Ser el rgano rector del desarrollo de las Tecnologas de la Informacin y Comunicacin en el Ecuador, que emite polticas, planes generales y realiza el seguimiento y evaluacin de su implementacin, coordinando acciones de asesora y apoyo para garantizar el acceso igualitario a los servicios y promover su uso efectivo, eficiente y eficaz, que asegure el desarrollo armnico de la sociedad de la informacin para el buen vivir de toda la poblacin. Iniciativas o Ley Orgnica de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica o Delegacin coreana llegar al pas para apoyar la implementacin del Centro Nacional de Datos del Ecuador

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Conclusiones
El gobierno electrnico se constituye en un elemento fundamental en la construccin de la Sociedad de la Inf. El egob consiste en la oferta continua 7x24x365 de servicios e informacin por medios electrnicos e internet, de forma integrada y que se pueda acceder desde cualquier parte, en cualquier dispositivo, con rapidez, eficiencia, transparencia y control social.

Enlaces
ONU: Organizacin de las Naciones Unidas Evaluacion egob 2012 www2.unpan.org/egovkb/global_reports/12report.htm CEPAL: Comisin Econmica para America Latina y el Caribe. Estadsticas del desarrollo www.eclac.org/estadisticas OEA: Organizacin de Estados Americanos - Gobierno electrnico www.oas.org/en/topics/egovt.asp Gobierno en lnea de Colombia www.gobiernoenlinea.gov.co MINTEL; Ministerio de Telecomunicaciones y de la Sociedad de la informacin www.mintel.gob.ec

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